Prosjektplan for Mulighetsstudie Knutepunkt Porsgrunn

Transkript

1 Prosjektplan for Mulighetsstudie Knutepunkt Et samarbeidsprosjekt med Bane NOR Eiendom, Telemark Fylkeskommune og Statens Vegvesen Opprettet Sist datert Sammen om

2

3 Innhold i prosjektplanen 1. Hvorfor trenger vi en mulighetsstudie? 2. Mål med prosjektet 3. Arbeidsmetode 4. Hva forventes av partene Rollefordeling og ansvarsområder inn i mulighetsstudien Organisering av arbeidet Økonomiske rammer 5. Kommunikasjonsstrategi 6. Fremdriftsplan 7. Politisk og administrativ forankring

4 1. Hvorfor trenger vi en mulighetsstudie? har stort behov for avklaringer på området rundt den nåværende jernbanestasjonen. Området ligger sentralt i byen og har stort potensial som utviklingsområde for et fremtidig knutepunkt med bolig og næring. Den store usikkerheten rundt den kommende jernbaneutviklingen i regionen har imidlertid bidratt til en båndlegging av området med lite mulighet for videre utvikling. I nasjonal transportplan er videre av planlegging og utbygging av InterCity mot Skien hverken omtalt eller avklart. Fremtidig realisering av Grenlandsbanen er en annen viktig føring når området rundt stasjon skal utvikles, men det er heller ikke her avsatt statlige midler for planlegging før mellom 2024 og Behovet for sporkapasitet mellom og Skien, lokalisering av stopp i Skien sentrum og knutepunkt i omtales i den pågående byutredningen. Mulighetsstudien kan sammen med byutredningen gi nærmere avklaringer for å komme i gang med utvikling av området, og har en mulighet at gjennom forhandlinger om en byvekstavtale, resultere i en bestilling om videre planlegging av jernbanen. Avklaringsfasen Høringsutkastet til den nasjonale veilederen for helhetlig knutepunktsutvikling (2017) anbefaler at utviklingen av et knutepunkt deles inn i fire faser. Den første fasen er avklaringsfasen, som blant annet skal avklare mål, rammer, og muligheter for knutepunktsutviklingen. Mulighetsstudien er en del av denne fasen. Det er, Bane NOR Eiendom, Telemark fylkeskommune og Statens vegvesen som samarbeider i dette prosjektet. Jernbanedirektoratet er representert i styringsgruppen for å ivareta de langsiktige jernbanebehovene. Avklaringsfasen Planfasen Utbyggingsfasen Drift- og vedlikeholdsfasen Forslag til faseinndeling av utviklingen av et knutepunkt (fra Veileder for helhetlig knutepunktsutvikling ) Mulighetsstudien 2. Mål med prosjektet Mulighetsstudien skal gjennom sin organisasjon og fremgangsmåte sikre den involvering og kunnskapsinnhenting som trengs for å synliggjøre utviklingspotensialet rundt knutepunktet. Mulighetsstudien skal også bidra med kunnskap inn i andre prosesser. Prinsippene og diskusjonene som kommer fra mulighetsstudien skal kunne fungere som en utviklingsstrategi for de formelle planprosessene de kommende årene. Selve mulighetsstudien foreslås imidlertid gjennomført utenfor plan- og bygningsloven. Mulighetsstudien skal: Synliggjøre utviklingspotensialet rundt knutepunktet og få frigjort arealer til dette Prosjektet skal vise det samlede potensialet på arealer i tilknytning til det nye knutepunktet. Målet er å konkretisere omfanget av det båndlagte arealet til jernbaneformål, og komme i gang med en helhetlig byutvikling. Bidra med kunnskap inn i andre prosesser Mulighetsstudien skal være et kunnskapsgrunnlag til blant annet kommende forhandlinger om en byvekstavtale, videre planlegging av IC til Skien, planlegging av Grenlandsbanen og rullering av NTP. Fungere som en utviklingsstrategi Mulighetsstudien skal gi anbefalinger om videre prosess, og hvordan utviklingen kan gjennomføres. 4

5 3. Arbeidsmetode Herunder illustreres arbeidsmetoden og de ulike fasene i prosjektet. Prosjektet skal i tråd med illustrasjonen, invitere til et parallelloppdrag for å få synliggjort utviklingsmulighetene på knutepunktet i tråd med gitte premisser. Det skal i tillegg inviteres til et seminar med Høyskolen i sør-øst Norge, statsbygg, studentsamskipnaden, og representanter fra studentdemokratiet, for å diskutere hvordan den fremtidige knutepunktsutviklingen kan brukes for å minske barriereeffekten mellom sentrum og Kjølnes, og på den måten knytte Kjølnes nærmere byen. Resultatet fra parallelloppdraget, sammen med eventuelle konklusjoner fra seminaret, skal evalueres og brukes videre som grunnlag i en sluttrapport. Sluttrapporten skal fungere som en anbefaling og tiltaksplan for videre utvikling av området. Sluttrapporten skal behandles politisk, og planlegges ferdigstilt til juni Datoen kan imidlertid endres hvis det oppstår behov for koordinering med andre prosesser, som for eksempel forhandlinger om en byvekstavtale. Avklaringsfasen Planfasen Utbyggingsfasen Drift- og vedlikeholdsfasen Mulighetsstudien Arbeidsmetode og forløp september - oktober 2017 oktober - desember 2017 januar mars 2018 mars - juni 2018 Juni 2018 Omforent prosjektplan Prosjektplanen fungerer som en intensjonsavtale og danner grunnlaget for arbeidet videre. Planen avklarer mål, arbeidsmetode organisering, økonomi, roller, kommunikasjon og fremdrift. Samarbeidsseminar med høyskolen i sør-øst Norge og statsbygg Diskusjon om ulike scenarier for et mer sentrumsnært campus i lys av endringer knyttet til infrastruktur. Program for parallelloppdrag Det skal utarbeides en oppgavebeskrivelse for et parallelloppdrag. Parallelloppdrag To konsulentteam lager hvert sitt forslag for utvikling av det fremtidige knutepunktet. Konklusjon Forslagene fra konsulentene, sammen med konklusjoner fra seminar, legges til grunn for en sluttrapport som skal svare ut resultat sett opp mot målene, og fungere som en anbefaling og tiltaksplan for videre utvikling av området. Ferdigstilt mulighetsstudie = et konkret grunnlag for veien videre Synliggjøre utviklingspotensial Bidra med kunnskap inn i andre prosesser Fungere som en utviklingsstrategi Hva er et parallelloppdrag? Parallelloppdrag er ikke en konkurranse, men en prosess der flere konsulenter parallelt arbeider med å belyse en problemstilling, utføre mulighetsstudier, komme med ideinnspill til senere planarbeid osv. Dette gjøres til en på forhånd avtalt godtgjørelse som et ordinært avsluttet oppdrag. Arbeidene blir gjerne evaluert, men det er ingen ordinær jury som skal kåre noen vinner og det tildeles heller intet oppdrag på grunnlag av prosessen. 5

6 4. Hva forventes av partene? Rollefordeling og ansvarsområder inn i mulighetsstudien Herunder beskrives partenes ulike roller og ansvarsområder inn arbeidet. Organisering av selve arbeidet beskrives i neste punkt. kommune Bane NOR Eiendom Rollebeskrivelse Representanter Oppgaver og ansvar Kommunen er grunneier og planmyndighet, og ansvarlig for avklaringer knyttet til byutviklingsspørsmål og koblinger til andre aktører. Kommunen har koordineringsansvaret i arbeidet med mulighetsstudien og sørger for nødvendig politisk forankring og utarbeiding av det ferdige produktet. Kommunen ansvarer også for kommunale veger og parkeringspolitikk. Eierskap og eiendomsutvikling/forvaltning av all jernbaneeiendom er Bane NOR Eiendom sin hovedsakelige oppgave. Bane NOR Eiendom bidrar sammen med andre parter til å søke nødvendige avklaringer på området rundt nåværende stasjon og bidrar også økonomisk til arbeidet med mulighetsstudien. Øistein Brinck (kommunalsjef miljø og byutvikling) Helena Eide (sivilarkitekt plan og miljø) Marius Lid (avdelingsleder plan og miljø) Per Atle Tufte (Bane NOR Eiendom, prosjektdirektør) Svein Ellingsen (Bane NOR Eiendom, prosjektavdelingen) Hovedansvarlig fra kommunens administrasjon. Leder for prosjektets styringsgruppe som sørger for politisk forankring i kommunen, samt i politisk styringsgruppe og administrativ koordineringsgruppe for bystrategi grenland Prosjektleder som utarbeider dokument, sørger for kontakt innenfor prosjektet og med konsulenter, samt er ansvarlig for at leveranser skjer til avtalt tid. Deltar i styringsgruppen og i arbeidsgruppen. Kommunens tredje representant inn i prosjektet. Deltar i styringsgruppen og i arbeidsgruppen. Hovedansvarlig fra Bane NOR Eiendom og representat i styringsgruppen. Representerer Bane NOR Eiendom i begge prosjektgruppene. Telemark Fylkeskommune Fylkeskommunen har ansvar for fylkesveger, lokal kollektivtrafikk, og er løyvemyndighet for taxi og regionale busser. Telemark fylkeskommunes rolle i prosjektet er i hovedsak som regional utviklingsaktør. Anne-Gro Ahnstrøm (rådgiver areal og transport) Kjersti Berg (rådgiver bystrategi grenland) Fylkeskommunens representant i styringsgruppen. Representant i arbeidsgruppen og sørger for ivaretakelse av s deltakelse i Program for fortetting. Vegvesenet sin representant i styringsgruppen. Statens Vegvesen Vegvesenet er grunneier og ansvarlig for planlegging, utbygging, drift og vedlikehold av riksveier, og også for fylkesveger etter avtale med fylkeskommunen. Vegvesenet har i tillegg sektoransvar for kollektivtransport. Eivind Gurholt (representant fra statens vegvesen) Maria Westrum Solem (representant fra statens vegvesen) Ove Skovdahl (seksjonssjef Regional samhandling øst) Vegvesenet sin representant i arbeidsgruppen. Jernbanedirektoratet Jernbanedirektoratet er ansvarlig for å ivareta de langsiktige behovene for jernbanesystemet i området Jernbanedirektoratets representant i styringsgruppen Byutredningen Det er viktig at mulighetsstudien og arbeidet med byutredningen koordineres. Det foreslås derfor at Eva Preede og Bodil Riis deltar i arbeidsmøter ved behov, som en del av en ressursgruppe. Dette er spesielt viktig når programmet for parallelloppdraget skal utarbeides, og når arbeidet skal evalueres. Eva Preede (prosjektleder for byutredningen fra statens vegvesen) Bodil Riis (jernbanedirektoratets representant i prosjektgruppen for byutredningen) Deltar på arbeidsmøter ved behov som en del av ressursgruppen. Deltar på arbeidsmøter ved behov som en del av ressursgruppen. 6

7 Organisering av arbeidet Arbeidet fordeles på to nivåer. Herunder beskrives ansvarsområdene og hvem som foreslås bidra inn i de ulike gruppene. Styringsgruppe Øistein Brinck (PK) Helena Eide (PK) Marius Lid (PK) Ove Skovdahl (JDIR) Per Atle Tufte (BNE) Svein Ellingsen (BNE) Anne-Gro Ahnstrøm (TFK) Eivind Gurholt (SVV) Ansvarlig for politisk og administrativ forankring, samt for at langsiktig infrastrukturutvikling blir ivaretatt. Ansvarlig for fastsetting av de dokument som utarbeides i arbeidsgruppen. Diskuterer og videreutvikler utkast til de dokumenter som skal fastsettes i styringsgruppen. kommune er ansvarlig for selve utarbeidelsen av dokumentene. Sikrer koblingen mot byutredningen, og mot forhandlingene om en byvekstavtale. Økonomisk ramme Budsjettet for mulighetsstudien er på kr, eksklusive kostnad for partenes eget ressursbruk. bidrar med kr, og Bane Nor Eiendom med kr. Telemark fylkeskommune bidrar med kr. gjennom prosjektet Program for fortetting kan brukes på parallelloppdrag ( per konsulentteam) kan brukes til arbeid med sluttrapport 5. Kommunikasjonsstrategi Arbeidsgruppe Helena Eide (PK) Marius Lid (PK) Svein Ellingsen (BNE) Kjersti Berg (TFK) Maria Westrum Solem (SVV) Ressursgruppe Eva Preede (SVV) Bodil Riis (JDIR) Kommunikasjon skal være en selvfølgelig del av all planlegging i en kommune. Å bruke kommunikasjon strategisk vil si at man i alle faglige, politiske og økonomiske vedtak, tar hensyn til at beslutninger og handlinger skal kunne kommuniseres. To typer av kommunikasjon Kommunikasjonen i dette prosjektet kan fordeles på to måter. Den første er kommunisering og forankring av prosjektet underveis til politikere, media og publikum. Mulige forankringareaner er grenlandssamarbeidet, bystrategisamarbeidet, jernbaneforum sør, plattform vestfold og arena samferdsel. Prosjektet skal også kunne bidra med kunnskap til det pågående arbeidet med å utvikle regionale kriterier for fortetting ( Program for fortetting ved Telemark fylkeskommune). Med den andre typen kommunikasjon menes hvordan den ferdigstilte mulighetsstudien skal kunne legges til grunn for en utviklingstrategi, og bidra til andre prosesser som forhandlinger om byvekstavtaler. For at nytteeffekten av sluttproduktet skal bli så stor som mulig er det viktig at programmet til konsulentene er målrettet. En vesentlig del av arbeidet blir å ferdigstille sluttrapporten på bakgrunn av de innleverte parallelloppdragene, som en strategi for hvordan Knutepunkt skal utvikles videre. Den politiske saken skal anbefale en fremgangsmåte og en tiltaksplan for en fremtidig utvikling av området, sett i lys av forhandlinger om byvekstavtaler og kommende revisjon av nasjonal transportplan. Skal kunne kommuniseres underveis Mulighetsstudien Skal kunne kommuniseres inn i prosesser som følger etter avsluttet studie Synliggjøre utviklingspotensial Bidra med kunnskap inn i andre prosesser Fungere som en utviklingsstrategi 7

8 6. Fremdriftsplan Detaljer i fremdriftsplanen er veiledende og vil oppdateres løpende etter behov. Det inkluderer blant annet dato for møter som fastsettes underveis. Omforent prosjektplan Program for parallelloppdrag Samarbeidsseminar Seminar med høyskolen og statsbygg Konklusjo Oppstartsmøte Fastsetting prosjektplan Fastsette program Oppstartsmøter med konsulenter Presentasjoner av forslagene Rammer for sluttrapport Desember 2017 September 2017 Oktober 2017 Januar 2018 Mars 2018 Juni Arbeidsmøte Arbeidsmøter Anskaffelsesprosess Underveismøte Åpne presentasjoner og utstillinger Arbeid med sluttrapport Parallelloppdrag Tidspunkt 7. september Aktivitet Oppstartsmøte Arbeidsmøteutkast til program for oppdrag Sted Øisteins kontor, Rådhuset Før 27.oktober oktober 2017 kl Teknisk bygg, Fastsetting av prosjektplan Øisteins kontor, Rådhuset Deltakere Styringsgruppen Arbeidsgruppen Styringsgruppen Hensikt Oppgaver og ansvar Diskutere prosjektplanen med rammer og struktur for det videre arbeidet. forbereder utkast til prosjektplan for mulighetstudien som sendes ut i god tid før møte. Vi går igjennom forslag til prosjektplan og jobber med et første utkast til program for parallelloppdraget. forbereder et utgangspunkt før møte basert på Bane NORs tidligere erfaringer. Fastsetting av prosjektplanen og gjennomgang av utkastet til program for oppdraget. Utkast til prosjektplan og første utkast til program sendes ut senest 20. oktober. Før 20.november 2017 Arbeidsmøterutkast til program for oppdrag Teknisk bygg, 20. november Fastsette program for oppdrag Øisteins kontor, Rådhuset Nov/des 2017 Anskaffelsesprosess Teknisk bygg, Arbeidsgruppen Styringsgruppen kommune 1 eller 2 møter der det jobbes videre med utkast til program for diskusjon i neste møte. kommune tar ansvar for å revidere program i etterkant av møter. Fastsetting av programmet for parallelloppdraget. Utkast til revidert program sendes ut senest 15. november. Prosess rundt anskaffelsen av oppdraget planlegges til november og desember reviderer program og sender ut evt. med behov for avklaringer i arbeidsgruppen i forkant. des/jan Seminar med høyskolen og statsbygg Relevante parter Diskusjonsdag om ulike scenarier for et mer sentrumsnært campus i lys av endringer knyttet til infrastruktur. tar initiativ til et seminar, og avtaler dato og egenda nærmere med berørte parter. 7. Politisk og administrativ forankring Egnede møtetidspunkter for politiske og administrative organ i kommunen og innenfor bystrategisamarbeidet Orientering politisk styringsgruppe 17 november Orientering i Formmanskapet 30.november Oppstart er forankret i Formannskapet og i politisk styringsgruppe i Bystrategi Grenland Orientering på folkemøte for Myrene og Bjørnvedt 1. november Orientering i administrativ koordineringsgruppe 9. november 8

9 n Fastsetting av sluttrapport Synliggjøre utviklingspotensial 2018 Ferdigstilt mulighetsstudie Bidra med kunnskap inn i andre prosesser Fungere som en utviklingsstrategi Ved oppstartsdato Halvveis mars 2018 mars 2018 mars/april 2018 april/mai 2018 juni 2018 Oppstartseminar med konsulenter Underveismøte med konsulente Presentasjoner av forslagene Åpne presentasjoner og utstillinger Rammer for sluttrapport Arbeid med sluttrapport Fastsetting av sluttrapport for politisk behandling Ælvespeilet Ælvespeilet Ælvespeilet Ælvespeilet Øisteins kontor, Rådhuset Relevante parter Oppstartseminar med konsulentene Relevante parter Diskusjonsmøte og underveispresentasjon med konsulentene. Alle involverte parter Presentasjon av resultat Teknisk bygg, Øisteins kontor, Rådhuset Alle Styringsgruppen Arbeidsgruppen Styringsgruppen Presentasjon av resultat Diskusjon om hvordan resultatet skal sammenstilles og brukes strategisk videre Flere møter der det skal jobbes med utkast til sluttrapport for politisk behandling Avsluttende møte med evaluering av prosjektet og diskusjon om veien videre. er kontaktperson og avtaler tidspunkt med konsulentene I etterkant av møte sendes en oppsummering for videre arbeidet til hvert team. er kontaktperson og avtaler tidspunkt med konsulentene sender ut invitasjoner og annonse kommune sender ut dokumenter i forkant av møte. tar ansvar for å revidere rapporten i etterkant av møtene. tar ansvar for å ferdigstille rapport og skrive politiske saker Informasjonsmøte med grunneiere på området Presentasjon i Bystyret og politisk styringsgruppe Politisk behandling av sluttrapporten i Bystyret og pol. styringsgruppe (flere orienteringspunkter settes opp når nye møtekalendere er tilgjengelige) Ferdigstilt mulighetsstudie 9

10 PORSGRUNN KOMMUNE Servicesenteret: Besøksadresse: Storgata 153 Postadresse: Pb. 128, Foto forside: Helena Eide