Transkript

1 STATENS SIVILRETTSFORVALTNING VERA Brukerveiledning VERA

2 Innhold 1. ARVE-VERA - Forskjeller Navigasjon Generelle symboler Mitt kontor Mitt kontor - Innkurv Mitt kontor - Historikk Mitt kontor Til fordeling Mitt kontor Under arbeid Mitt kontor Venter godkjenning Mitt kontor - Utskriftskø Mitt kontor - Styringsinformasjon Mitt skrivebord Mine aktiviteter Mitt skrivebord På vent Mitt skrivebord Venter godkjenning Mitt skrivebord Historikk Mitt skrivebord Særskilt status Mitt skrivebord Kontrollaktiviteter Mitt skrivebord Nylig oppdatert Saksmappen Basisinformasjon Aktiviteter Dokumenter Økonomi Konti Merknad Opprett X-notat Administrasjon Vergeprofilen Basisinformasjon Saker Dokumenter Merknad (tidl. Logg) Enkel endring - verge

3 2.5. Øvrige sider Forsiden Saksarkiv Vergeregister Adresseregister Søkesenter Opprett aktivitet Fra Mitt kontor Fra forsiden Fra saksmappe/vergeprofil Opplasting av et dokument Opprett sak Uspesifisert sak Topplinjen Prosess Person Pårørende Økonomi Helse Opprett sak Voksen/Voksen midlertidig Saksinfo Verge Samtykke Rettslig handleevne Opprett sak Mindreårig/Mindreårig midlertidig Saksinfo Medvirkning Opprett sak Enslig Mindreårig Asylsøker Saksinfo Representant Opprett sak Annen forvaltning Saksinfo Forvalter Opprett sak Fremtidsfullmakt

4 9.1. Saksinfo Fullmektig Endre sak Enkel endring Elektronisk dokumentoversendelse Behandle andre dokumenter Behandling Øvrige Behandle andre dokumenter Fritekstbrev Dokumenter Generelt Forberedende dokumentproduksjon Dokumentproduksjon X-notat Legg til/fjern mottaker Utskriftskø Godkjenning Godkjenning første steg Godkjenn andre steg Godkjenning tredje steg Separat godkjenning Flytt sak Behandle (embete A) Beskrivelse av prosessen Steg 1 Behandle-fanen Steg 2 - Oversendelsesbrevet Steg 3 Godkjenning Steg 4 Ny sak hos Embete B Steg 5 Avslutning hos Embete A Klagebehandling Behandling Beskrivelse av klagebehandlingsprosessen Steg 1 - Behandling: Steg 2 Dokumentproduksjon:

5 Steg 3 Godkjenning: Steg 4 Behandling hos SRF: Steg 5 Klageresultat: Søknad om å bli verge Behandling Knytt sak til en annen sak Eksempel Oppfølging Behandling Varsel 18 år Innregistrer økonomisk status Innregistrer Behandle økonomisk status Formue/Gjeld/Inntekter/Livspoliser Tilleggsopplysninger Registrering av kapitalkonto Behandle Fylkesmannens godkjenning (samtykke) Behandle Utbetaling Innkreving av midler Rådighetsbegrensning Krav om innbetaling Godtgjørelse og utgiftsdekning Behandle Utbetaling Vergeregnskap Generelt om vergemålsoppdraget Avviksrapport Avslutt sak Behandling Slå sammen saker Godkjenning Varsel 25 år

6 31. Slå sammen saker/kanseller sak Slå sammen saker Kanseller sak

7 6

8 1. ARVE-VERA - Forskjeller ARVE og VERA benytter samme database og dokumentarkiv; med andre ord vil sakene som eksisterer i ARVE også eksistere i VERA. Aktivitetene er ikke like. Måten VERA behandler aktiviteter på er helt annerledes fra ARVE, og det er derfor ikke mulig å overføre aktiviteter mellom systemene. Sakene vil forbli relativt like, selv om det også her er noen forskjeller: - Nye sakstyper er tilgjengelige i VERA, med flere underkategorier for flere sakstyper. - Mandat og regnskapsplikt er i ARVE tilknyttet saken; i VERA er dette tilknyttet vergeansvaret. - Aktiviteter i ARVE har en fast rekkefølge saksbehandler gjennomgår. I VERA er en aktivitet delt opp i faner som gir brukeren friheten til å selv velge hvordan en vil jobbe. - Det er innført et såkalt VH-nummer; VH står for Vergemål Hjelpenummer, og er en autogenerert ID liknende hjelpenummer i helsevesenet. Nummeret er tiltenkt brukt for å identifisere personer som ikke har fødselsnummer, DUF-nummer eller D-nummer. (VHnummeret kan ikke endres i etterkant). - I VERA kan språk, samboerstatus og opprinnelsesland registreres på PMV, i tillegg til muligheten for å registrere personen som forsvunnet. Det er også mulighet til å manuelt registrere at en person har hemmelig adresse når denne informasjonen ikke er folkeregistrert. - Alle nye saker opprettes med sakstype Uspesifisert sak. Dette er en sakstype hvor saksbehandler registrerer personopplysninger og informasjon om pårørende. Dokumenter kan også legges på slike saker. Mer om Uspesifisert sak i 4.7 Uspesifisert sak. - Flytt sak og Klagebehandling er nye funksjoner. - På Mitt Skrivebord vises nå aktivitetens status. - Arkivet må heretter legge inn Mottatt Dato på alle innkommende dokumenter. - Endringer gjøres annerledes på saksmappen. Her kan enten aktiviteten Endre Sak benyttes (med godkjenning), eller aktiviteten Forenklet endring av sak uten godkjenning (også kjent som Enkel endring). - I ARVE er mappestrukturen saksbasert, i VERA er den personbasert. Mye generell navigasjon og utseende er dog likt som i ARVE. Også tilknytningen til Agresso og ephorte er lik. 7

9 2. Navigasjon 2.1. Generelle symboler Symbolene presentert i tabellen under vises primært i lister over aktiviteter eller dokumenter. De indikerer en status eller attributt ved aktiviteten/dokumentet. Aktiviteten er startet og er under arbeid Aktiviteten er en hastesak Aktiviteten ligger på vent Aktiviteten er opprettet men ikke startet. Indikerer at PMV i saken aktiviteten tilhører er registrert med hemmelig adresse Mitt kontor Mitt kontor - Innkurv På denne siden ligger alle dokumenter klare til innregistrering. Her vises primært dokumenter fra arkivkjernen, men det er også mulig for saksbehandler å laste opp dokument direkte. Fig Undermeny. Herfra har saksbehandler tilgang til undersidene til Mitt kontor. 2. Søkefelt. Her kan saksbehandler søke på dokumentnavn. Knappen Tilbakestill fjerner innholdet i søkefeltet. Søket utføres ved trykk på knappen Søk. 3. Knappen Last opp dokument lar saksbehandler legge et dokument inn i VERA direkte. Dokumentet lagres i ephorte, og vil havne i listen sammen med øvrige dokumenter. Deretter kan saksbehandler innregistrere. Dette blir beskrevet nærmere i kapittel 3.3. Opprett aktivitet Mitt kontor. 4. Trykker saksbehandler på forstørrelsesglasset under Vis åpnes dokumentet for lesing. 5. Trykker saksbehandler på mappeikonet under Innregistrer begynnes innregistreringen av dokumentet. Denne prosessen blir beskrevet nærmere i kapittel 3.3. Opprett aktivitet Mitt kontor. 8

10 6. De to triangelsymbolene lar saksbehandler justere sorteringen i listen. Det kan sorteres fra alfabetisk og motsatt, fra nyeste til eldste mottatt og dokumentdato, og omvendt. Per default er dokumentene sortert etter mottatt dato. 7. Ved å trykke på linken åpnes dokumentet for lesing. 8. Knappene i dette feltet navigerer saksbehandler mellom sidene i listen. Hver side inneholder 15 dokumenter Mitt kontor - Historikk Her vises saksbehandlers ferdigstilte aktiviteter. Fig Undermeny. Herfra har saksbehandler tilgang til undersidene til Mitt kontor. 2. De to triangelsymbolene lar saksbehandler justere sorteringen i listen. Dato kan sorteres fra eldste til nyeste og motsatt, navn og type kan justeres alfabetisk, osv. 3. Trykk på saksiden eller navnet for å gå til saksmappen (åpnes i ny fane). 4. Trykk på førstørrelsesglasset åpner aktiviteten for visning. 5. Knappene i dette feltet navigerer saksbehandler mellom sidene i listen. 9

11 Mitt kontor Til fordeling Etter at dokumenter er innregistrert, og relevant aktivitet opprettet, havner disse aktivitetene på undersiden Til fordeling, der riktig saksbehandler overtar saken fra innregistrerer. Fig Undermeny. Herfra har saksbehandler tilgang til undersidene til Mitt kontor. 2. Søkefelt. Her kan saksbehandler søke på aktiviteter. Knappen Tilbakestill fjerner innholdet i søkefeltet. Søket utføres ved trykk på knappen Søk. Bruk avhukingsfeltet under Fordeling for å markere aktiviteter som ønskes fordelt. 3. Trykk på saksiden eller navnet for å gå til saksmappen (åpnes i ny fane). 4. Trykk på førstørrelsesglasset åpner aktiviteten for visning. 5. Bruk nedtrekkmenyen til å velge saksbehandler og trykk på knappen Omfordel for å fordele en markert aktivitet. 6. Knappene i dette feltet navigerer saksbehandler mellom sidene i listen. 10

12 Mitt kontor Under arbeid Aktiviteter som er blitt fordelt ligger i en samlet oversikt på undersiden Under arbeid. Siden viser aktiviteter på alle saksbehandlere i embetet. Fig Undermeny. Herfra har saksbehandler tilgang til undersidene til Mitt kontor. 2. Søkefelt. Her kan saksbehandler søke på aktiviteter. Knappen Tilbakestill fjerner innholdet i søkefeltet. Søket utføres ved trykk på knappen Søk. 3. Trykk på saksiden eller navnet for å gå til saksmappen (åpnes i ny fane). 4. Trykk på førstørrelsesglasset åpner aktiviteten for visning. 5. Huk av i avhukingsfeltet under Omfordel for å velge aktivitet til omfordeling. Bruk nedtrekkmenyen til å velge saksbehandler og trykk på knappen Omfordel for å fordele en markert aktivitet. 6. Knappene i dette feltet navigerer saksbehandler mellom sidene i listen. 11

13 Mitt kontor Venter godkjenning Aktiviteter sendt til godkjenning vil havne på undersiden Venter godkjenning hos godkjenner. Fig Undermeny. Herfra har saksbehandler tilgang til undersidene til Mitt kontor 2. Søkefelt. Her kan saksbehandler søke på dokumentnavn. Knappen Tilbakestill fjerner innholdet i søkefeltet. Søket utføres ved trykk på knappen Søk. 3. Trykk på saksid eller navnet på PMV for å gå til saksmappen. Mappen åpnes i ny fane i nettleseren. 4. Trykk på forstørrelsesglasset for å vise aktiviteten 5. Huk av i avhukingsfeltet under Omfordel for å velge aktivitet til omfordeling. Bruk nedtrekkmenyen til å velge saksbehandler og trykk på knappen Omfordel for å fordele en markert aktivitet. 6. Knappene i dette feltet navigerer saksbehandler mellom sidene i listen. 12

14 Mitt kontor - Utskriftskø Undersiden Utskriftskø gir brukere tilgang til alle Utskriftskø-aktiviteter. Aktivitetene opprettes når dokumenter i andre aktiviteter sendes til utskriftskø. Fig Undermeny. Herfra har saksbehandler tilgang til undersidene til Mitt kontor. 2. Trykk på blyantsymbolet for å åpne aktiviteten for utskrift. 3. Trykk på saksiden eller navnet for å gå til saksmappen (åpnes i ny fane). 4. Trykk på kryss-symbolet for å kansellere aktiviteten. 5. Knappene i dette feltet navigerer saksbehandler mellom sidene i listen Mitt kontor - Styringsinformasjon Undersiden Styringsinformasjon er fortsatt under utvikling, men viser per oktober 2016 en knapp for åpning av et nytt vindu. I dette vindu vises statistisk informasjon om vergeregnskap. Fig Undermeny. 2. Knapp for å åpne styringsinformasjonsbilde 13

15 Mitt skrivebord Mine aktiviteter På undersiden Mine aktiviteter vises alle påbegynte aktiviteter tilknyttet saksbehandleren. Fig Undermeny. Herfra har saksbehandler tilgang til undersidene til Mitt kontor. 2. Søkefelt. Her kan saksbehandler søke på dokumentnavn. Knappen Tilbakestill fjerner innholdet i søkefeltet. Søket utføres ved trykk på knappen Søk. 3. Trykk på blyantsymbolet for å åpne aktiviteten for redigering. 4. Ved å trykke på navnet til PMV eller saksid åpnes saksmappen i en ny fane. 5. De to triangelsymbolene lar saksbehandler justere sorteringen i listen. Dato kan sorteres fra eldste til nyeste og motsatt, navn og type kan justeres alfabetisk, osv. 6. Trykk på førstørrelsesglasset åpner aktiviteten for visning. 7. Trykk på kryss-symbolet for å kansellere aktiviteten. 8. Huk av i avhukingsfeltet under Omfordel for å velge aktivitet til omfordeling. Bruk nedtrekkmenyen til å velge saksbehandler og trykk på knappen Omfordel for å fordele en markert aktivitet. 9. Knappene dette feltet navigerer saksbehandler mellom sidene i listen. 14

16 Mitt skrivebord På vent På undersiden På vent vises aktiviteter som har blitt satt på vent. Fig Undermeny. Herfra har saksbehandler tilgang til undersidene til Mitt kontor. 2. Søkefelt. Her kan saksbehandler søke på aktiviteter. Knappen Tilbakestill fjerner innholdet i søkefeltet. Søket utføres ved trykk på knappen Søk. 3. Trykk på blyantsymbolet for å åpne aktiviteten for redigering. 4. Trykk på saksiden eller navnet for å gå til saksmappen (åpnes i ny fane). 5. Trykk på førstørrelsesglasset åpner aktiviteten for visning. 6. Trykk på kryss-symbolet for å kansellere aktiviteten. Innkomne dokumenter sendes til innkurven, utgående uekspederte dokumenter forsvinner. 7. Huk av i avhukingsfeltet under Omfordel for å velge aktivitet til omfordeling. Bruk nedtrekkmenyen til å velge saksbehandler og trykk på knappen Omfordel for å fordele en markert aktivitet. 8. Knappene i dette feltet navigerer saksbehandler mellom sidene i listen. 15

17 Mitt skrivebord Venter godkjenning På undersiden Venter godkjenning vises aktiviteter tilhørende saksbehandler, men som har blitt sendt til en annen saksbehandler for godkjenning. Fig Undermeny. Herfra har saksbehandler tilgang til undersidene i saksmappen. 2. Søkefelt. Her kan saksbehandler søke på aktiviteter. Knappen Tilbakestill fjerner innholdet i søkefeltet. Søket utføres ved trykk på knappen Søk. 3. Trykk på blyanten åpner aktiviteten for behandling. 4. Trykk på saksiden eller navnet for å gå til saksmappen (åpnes i ny fane). 5. Trykk på førstørrelsesglasset åpner aktiviteten for visning. 6. Trykk på krysset lengst til høyre kansellerer aktiviteten. 7. Knappene i dette feltet navigerer saksbehandler mellom sidene i listen. 16

18 Mitt skrivebord Historikk Her vises historiske aktiviteter per saksbehandler Fig Undermeny. Herfra har saksbehandler tilgang til undersidene i saksmappen. 2. Trykk på triangelsymbolene lar saksbehandler sortere listen i stigende eller synkende rekkefølge på hver kategori. 3. Trykk på saksiden eller navnet for å gå til saksmappen (åpnes i ny fane). 4. Trykk på førstørrelsesglasset åpner aktiviteten for visning. 5. Knappene i dette feltet navigerer saksbehandler mellom sidene i listen. 17

19 Mitt skrivebord Særskilt status Listen viser alle aktiviteter på Mitt Skrivebord som ikke har status Startet eller Ikke startet. Hensikten med dette er å lettere kunne fange opp aktiviteter som returnerer fra godkjenning. Fig Undermeny. Herfra har saksbehandler tilgang til undersidene i saksmappen. 2. Søkefelt. Her kan saksbehandler søke på aktiviteter. Knappen Tilbakestill fjerner innholdet i søkefeltet. Søket utføres ved trykk på knappen Søk. 3. Trykk på blyanten åpner aktiviteten for behandling. 4. Trykk på saksiden eller navnet for å gå til saksmappen (åpnes i ny fane). 5. Trykk på førstørrelsesglasset åpner aktiviteten for visning. 6. Trykk på krysset lengst til høyre kansellerer aktiviteten. 7. Huk av for aktivitet som skal omfordeles. Bruk nedtrekkmenyen til å velge saksbehandler og trykk på knappen Omfordel for å fordele en markert aktivitet. 8. Knappene i dette feltet navigerer saksbehandler mellom sidene i listen Mitt skrivebord Kontrollaktiviteter Denne undersiden viser alle aktiviteter opprettet i forbindelse med kontroll av vergeregnskap. Fig Undermeny. Herfra har saksbehandler tilgang til undersidene i saksmappen. 2. Søkefelt. Her kan saksbehandler søke på aktiviteter. Knappen Tilbakestill fjerner innholdet i søkefeltet. Søket utføres ved trykk på knappen Søk. 3. Trykk på blyanten åpner aktiviteten for behandling. 18

20 4. Trykk på saksiden eller navnet for å gå til saksmappen (åpnes i ny fane). 5. Trykk på krysset lengst til høyre kansellerer aktiviteten. 6. Bruk nedtrekkmenyen til å velge saksbehandler og trykk på knappen Omfordel for å fordele en markert aktivitet. 7. Knappene i dette feltet navigerer saksbehandler mellom sidene i listen Mitt skrivebord Nylig oppdatert Når saksbehandler har fått en aktivitet fra en annen saksbehandler (ved omfordeling eller til/fra godkjenning), en aktivitet som har blitt returnert fra På vent eller en aktivitet tildelt i Opprett aktivitet, legges aktiviteten automatisk under Nylig oppdatert. Merk at aktivitetene får et symbol («N») foran seg. Dette indikerer at aktiviteten er nylig oppdatert. Fig Undermeny. Herfra har saksbehandler tilgang til undersidene i saksmappen. 2. Søkefelt. Her kan saksbehandler søke på aktiviteter. Knappen Tilbakestill fjerner innholdet i søkefeltet. Søket utføres ved trykk på knappen Søk. 3. Trykk på blyanten åpner aktiviteten for behandling. 4. Trykk på saksiden eller navnet for å gå til saksmappen (åpnes i ny fane). 5. Trykk på krysset lengst til høyre kansellerer aktiviteten. 6. Bruk nedtrekkmenyen til å velge saksbehandler og trykk på knappen Omfordel for å fordele en markert aktivitet. 7. Knappene i dette feltet navigerer saksbehandler mellom sidene i listen. 19

21 2.3. Saksmappen Basisinformasjon På undersiden Basisinformasjon vises hovedinformasjon om personen, og om saken. Fig Undermeny. Herfra har saksbehandler tilgang til undersidene i saksmappen. 2. Her vises underkategori for sakstypen. 3. Ved trykk på linken Oppdater data fra folkeregistret oppdateres personalia til nyeste informasjon registrert i folkeregisteret. 4. Ved å trykke på linken blir saksbehandler sendt til vergeprofilen for vergen. 5. Pluss-/minussymbolene åpner og lukker rubrikkene med informasjon. 20

22 Aktiviteter Denne undersiden viser en oversikt over alle aktive, og ferdigstilte, aktiviteter på saken. Fig Undermeny. Herfra har saksbehandler tilgang til undersidene i saksmappen. 2. Her vises nøkkelinformasjon (navn, saksid, fødselsnummer/duf/d-nr/vh-nr og personid). 3. Søkefelt. Her kan saksbehandler søke på aktivitet. Knappen Tilbakestill fjerner innholdet i søkefeltet. 4. De to triangelsymbolene lar saksbehandler justere sorteringen i listen. Det kan sorteres fra alfabetisk og motsatt, fra nyeste til eldste, og omvendt. 5. Ved trykk på dokumentsymbolet vises dokumentene tilknyttet aktiviteten nederst på siden. 6. Knappene i dette feltet navigerer saksbehandler mellom sidene i listen. 21

23 Dokumenter Undersiden Dokumenter viser alle dokumenter (utgående, innkommende, X-notater). Fig Undermeny. Herfra har saksbehandler tilgang til undersidene i saksmappen. 2. Her vises nøkkelinformasjon (navn, saksid, fødselsnummer og personid). 3. Knappene Vis dokumenter og Vis historiske dokumenter lar saksbehandler veksle mellom lister over dokumenter innregistrert før og etter 01/07/ Ved trykk på dokumentnavnet åpnes dokumentet for lesing. 5. Knappene i dette feltet navigerer saksbehandler mellom sidene i listen Økonomi På undersiden Økonomi vises økonomisk informasjon om PMV, herunder formue, inntekter og gjeld. Fig Undermeny. Herfra har saksbehandler tilgang til undersidene i saksmappen. 2. Her vises nøkkelinformasjon (navn, saksid, fødselsnummer og personid). 3. Pluss-/minussymbolene åpner og lukker rubrikkene med informasjon. 4. Her vises mer detaljert informasjon til hver rad. a. Beskrivelse: Her vises de forskjellige postene fra selvangivelsen sortert etter eiendeler, gjeld og inntekter. b. Saldo hovedbok: Her vises kun innregistrert økonomisk status. Beløpene er identiske med hva saksbehandler har registrert av økonomisk status fra verge. c. Skattedata for foregående år: Her vil data rett fra Skatteetaten bli implementert. 22

24 d. Post i selvangivelse: Her beskrives hvilken post i selvangivelsen beløpet er hentet fra. e. Agresso-konto: Her beskrives konto i Agresso. f. Øk.status: Her vises hvilket punkt i økonomisk status beløpet kommer fra Konti På denne siden vises alle konti registrert på PMV, med saldo fra bank og fra Agresso. Her listes også vergekonto. Fig Hovedmeny. 2. Undermeny. Herfra har saksbehandler tilgang til undersidene i saksmappen. 3. Informasjonslinje. Viser PMV-ens navn, saksid, fødselsnummer/d-nummer/dufnummer/vh-nummer og personid. 4. Knappene Kapitalkonto og Vergekonto lar saksbehandler se alle kapitalkonti og vergekonto registrert på PMV, respektivt. 5. Nedtrekkmenyen viser kapitalkonto. Om personen har flere kapitalkonti kan man åpne listen ved å trykke på vinkelsymbolet på høyre side. Her er det viktig å passe på om det er konti som ikke lenger er aktive. 6. I linjen vises saldo på kapitalkonto. Banksaldo viser saldo direkte fra banken, og Avvik bank/agresso viser eventuelle avvik mellom det beløpet lagt inn i Agresso og faktisk banksaldo. Dette må løpende korrigeres i Agresso. 7. Ved trykk på knappene Forrige år og Neste år kan saksbehandler veksle mellom kontoutskrifter fra forrige og neste år, respektivt. 23

25 Merknad Tidligere kalt Logg, siden viser merknader på saken, og har også funksjonalitet for å legge inn merknader. Fig Undermeny. Herfra har saksbehandler tilgang til undersidene i saksmappen. 2. Her vises nøkkelinformasjon (navn, saksid, fødselsnummer og personid). 3. Knappen Opprett X notat lar saksbehandler opprette et x-notat på saken. Se under punkt Knappen Ny merknad lar saksbehandler legge inn en merknad på saken. 5. Søkefelt. Her kan saksbehandler søke på merknadstittel. Knappen Tilbakestill fjerner innholdet i søkefeltet. 6. Pluss-/minussymbolene åpner og lukker rubrikkene med informasjon. 7. De to triangelsymbolene lar saksbehandler justere sorteringen i listen. Det kan sorteres fra alfabetisk og motsatt, fra nyeste til eldste, og omvendt. 8. Trykk på blyantsymbolet for å åpne merknaden for redigering. 9. Knappene i dette feltet navigerer saksbehandler mellom sidene i listen. 24

26 Opprett X-notat Fig Trykker man «Opprett X-notat» fra saksmappen, får man opp bildet over. Funksjonaliteten her er ganske enkel, man skriver inn en tittel på x-notatet samt innholdet i notatet. Man kan få en forhåndsvisning av hvordan det vil se ut ved å trykke på den blå «forhåndsvisning x-notat» knappen på bunnlinjen. Ved trykk på den grønne «arkiver» knappen lagres x-notatet i dokumentlisten på saksmappen som et PDF-dokument Administrasjon På siden Administrasjon finnes per oktober 2016 to knapper, der saksbehandler kan utføre visse administrative aktiviteter på saken. Fig Undermeny. Herfra har saksbehandler tilgang til undersidene i saksmappen. 2. Knytt sak til en annen sak lar saksbehandler relatere to saker. Se kap. 21 for mer informasjon. 3. Avslutt vergemål er en hurtigknapp til aktiviteten Avslutt vergemål. Se kap. 30 for mer informasjon. 25

27 2.4. Vergeprofilen Basisinformasjon På undersiden Basisinformasjon vises hovedinformasjon om personen, og om saken. Fig Undermeny. Herfra har saksbehandler tilgang til undersidene i vergemappen 2. Ved trykk på linken Oppdater data fra folkeregistret oppdateres personalia til nyeste informasjon registrert i folkeregisteret. 3. Her vises kontaktinformasjon. Det kan gjøres endringer her ved å bruke Enkel Endring verge. 26

28 Saker Undersiden Saker viser alle saker personen er oppnevnt som verge eller representant i til en gitt tid. Fig Undermeny. Herfra har saksbehandler tilgang til undersidene i vergemappen. 2. Søkefelt. Her kan saksbehandler søke etter saker vergen er tilknyttet. 3. Ved trykk på mappesymbolet ledes saksbehandler til saksmappen. 4. Knappene i dette feltet navigerer saksbehandler mellom sidene i listen Dokumenter Undersiden Dokumenter viser alle dokumenter (utgående, innkommende, X-notater). Fig Undermeny. Herfra har saksbehandler tilgang til undersidene i vergemappen. 2. Søkefelt. Her kan saksbehandler søke etter spesifikke dokumenter 3. Ved å klikke på dokumentets tittel kan saksbehandler åpne dokumentet 4. De to triangelsymbolene lar saksbehandler justere sorteringen i listen. Det kan sorteres fra alfabetisk og motsatt, fra nyeste til eldste, og omvendt. 5. Knappene i dette feltet navigerer saksbehandler mellom sidene i listen. 27

29 Merknad (tidl. Logg) Tidligere kalt Logg, siden viser merknader på saken, og har også funksjonalitet for å legge inn merknader. Fig Undermeny. Herfra har saksbehandler tilgang til undersidene i vergemappen. 2. Her vises nøkkelinformasjon (navn, saksid, fødselsnummer og personid). 3. Knappen Ny merknad lar saksbehandler legge inn en merknad på saken. 4. Søkefelt. Her kan saksbehandler søke etter merknad. 5. Pluss-/minussymbolene åpner og lukker rubrikkene med informasjon. 6. De to triangelsymbolene lar saksbehandler justere sorteringen i listen. Det kan sorteres fra alfabetisk og motsatt, fra nyeste til eldste dato, og omvendt. 7. Trykk på blyantsymbolet for å åpne merknaden for redigering. 8. Knappene i dette feltet navigerer saksbehandler mellom sidene i listen. 28

30 Enkel endring - verge Aktiviteten Enkel endring - verge lar saksbehandler legge inn informasjon om vergen, blant annet kompetanseområder, tilsynsbehov, status for politiattest, med mer, samt kontaktinformasjon og personalia. Fig I Personfanen kan saksbehandler gjøre endringer i grunnleggende personalia og kontaktinformasjon for vergen. Denne funksjonaliteten erstatter de tidligere redigeringsmulighetene i Basisinformasjon på vergeprofilen. Fig I fanen Behandling, som tilsvarer den tidligere funksjonaliteten i Vergeprofil, der man setter vergetype, kompetanseområde, informasjon om kredittsjekk og politiattest, med mer. 29

31 2.5. Øvrige sider Forsiden Forsiden av VERA. Her vises en oversikt over siste saker, aktiviteter, samt meldinger. Linker til Infotorg ligger også her. Fig Her vises antall aktiviteter saksbehandler har under arbeid og godkjenninger saksbehandler venter på. 2. Søkefelt. Her kan saksbehandler søke på navn, fødselsnummer/duf/d-nr/vh-nr og saksid. Knappen Tilbakestill fjerner innholdet i søkefeltet. 3. Link til VERA Hjelpesenter, der mer informasjon om applikasjonen kan leses. 4. Hovedmeny. 5. Siste aktiviteter saksbehandler har jobbet med. Trykk på blyanten for å åpne for redigering. 6. Saksbehandler kan opprette aktivitet fra forsiden via knappen Opprett aktivitet. 7. Linken Mine aktiviteter tar saksbehandler til Mitt skrivebord. 8. Siste saker saksbehandler har jobbet med. Trykk på mappesymbolet for å gå til saksmappen. 9. Linken Alle saker tar saksbehandler til Saksarkiv. 10. Infotorg-linkene lar saksbehandler søke ytterligere informasjon i Infotorg/Folkeregisteret. 11. Linken Sentrale meldinger sender saksbehandler til en ekstern side med nyheter. 12. Meldinger fra sentralt hold og fra embetet legges i disse rubrikkene. 30

32 Saksarkiv Liste over alle saker registrert i VERA. Herfra kan saksbehandler også navigere videre til saksmapper. Fig Søkefelt. Her kan saksbehandler søke på navn, fødselsnummer, DUF, osv. Knappen Tilbakestill fjerner innholdet i søkefeltet. 2. Søket kan filtreres på sakstype ved bruk av nedtrekkmenyen under Sakstype. 3. Ved trykk på mappesymbolet ledes saksbehandler til saksmappen. 4. Knappene i dette feltet navigerer saksbehandler mellom sidene i listen Vergeregister Liste over alle registrerte verger. Herfra kan saksbehandler også navigere videre vergeprofiler. Fig Søkefelt. Her kan saksbehandler søke på vergens navn eller fødselsnummer. Knappen Tilbakestill fjerner innholdet i søkefeltet. Søket returnerer svar for hele landet, og er altså ikke fylkesspesifikt. 31

33 2. Søket kan filtreres på vergetype ved bruk av nedtrekkmenyen under Vergetype. 3. Ved trykk på mappesymbolet ledes saksbehandler til vergeprofilen. 4. Knappene i dette feltet navigerer saksbehandler mellom sidene i listen Adresseregister Liste over alle registrerte adresser. Disse vises i «Legg til/fjern mottaker» i aktivitetene, og nye adresser registrert i en aktivitet registreres også her. Fig Knappen Legg til organisasjon åpner en ny dialog. På den måten kan saksbehandler legge inn organisasjoner i adresselisten. 2. Søkefelt. Her kan saksbehandler søke på adressat. Knappen Tilbakestill fjerner innholdet i søkefeltet. 3. Trykk på blyantsymbolet for å åpne merknaden for redigering. 4. Trykk på førstørrelsesglasset åpner adressaten for visning. 5. Knappene i dette feltet navigerer saksbehandler mellom sidene i listen. 32

34 Søkesenter På denne siden har saksbehandler mulighet til å søke på saksmapper og verger. Fig Søkefelt. Her kan saksbehandler søke opp saksmapper på navn, fødselsnummer, osv. Knappen Tilbakestill fjerner innholdet i søkefeltet. 2. Ved trykk på mappesymbolet, saksiden eller Se dokumenter blir saksbehandler sendt til saksmappen. 3. Knappene i dette feltet navigerer saksbehandler mellom sidene i listen. 33

35 3. Opprett aktivitet Det er mulig å opprette aktiviteter fra forsiden, saksmappe og Mitt kontor (Innkurv). Det kan også opprettes fra aktiviteten, via Prosess-fanen. Vanligvis vil aktiviteter bli opprettet fra dokumenter i innkurven Fra Mitt kontor Fig Trykk Søk for å hente opp listen. 2. Trykk på mappeikonet under Innregistrer for å opprette aktivitet. 3. For å vurdere dokumentet før innregistrering kan man se dokumentet ved å trykke på forstørrelsesglasset under Vis. 4. Det er også mulig å laste opp et dokument direkte ved å trykke Last opp dokument. Saksbehandler vil få opp en dialog der dokumentet legges inn. Dokumentet havner deretter på listen, og kan innregistreres på samme måte som andre dokumenter. Fig Opprettelse av aktivitet fra forsiden tar brukeren til skjermbildet vist i fig Legg inn fødselsnummer/vh-nummer/duf-nummer på PMV for å søke opp saken/personen. 2. Hvis personen ikke er folkeregistrert, eller registrert i VERA, kan VH-nummer (2) eller DUFnummer (3) opprettes. Ved trykk på noen av disse knappene vil en dialog vises på skjermen, der saksbehandler fyller inn personalia. 34

36 Fig Alle felter der feltnavnet er markert med stjerne er obligatoriske 2. For å lukke dialogen benyttes enten a. Knappen Avbryt b. Krysset i øverste høyre hjørne 3. Ved ferdig utfylling av skjemaet, trykk på knappen Opprett for å lagre. Fig Alle felter der feltnavnet er markert med stjerne er obligatoriske 2. For å lukke dialogen benyttes enten a. Knappen Avbryt b. Krysset i øverste høyre hjørne 3. Ved ferdig utfylling av skjemaet, trykk på knappen Opprett for å lagre. 35

37 Fig Søkefeltet fra fig er fortsatt tilgjengelig. 2. Her vises melding i rødt om personen er død, utvandret, eller er registrert med kode 6 eller Her velges aktivitetstype. I tilfellene Opprett sak eller Fylkesmannens godkjennelse vil en ny nedtrekkmeny bli tilgjengelig rett under Aktivitetstype. Her kan aktiviteten spesifiseres nærmere (Opprett sak voksen, for eksempel). Det er også mulighet for å markere aktiviteten som hasteaktivitet. 4. Her kan en merknad legges inn. Denne vil i utgangspunktet ikke bli arkivert i noe X-notat. 5. Hvis en sak ikke finnes på personen kan ny sak opprettes ved hjelp av denne knappen. Saken opprettes som uspesifisert. 6. Om aktiviteten ønskes omfordelt kan det gjøres ved hjelp av nedtrekkmenyen. Huk av for Fortsett registrering hvis du skal fortsette saksbehandlingen umiddelbart. Hvis denne ikke er huket av, og ditt navn står valgt i nedtrekkmenyen, vil aktiviteten havne på Mitt Skrivebord. 7. Ved trykk på denne knappen åpnes en ny dialog der man kan fylle inn X-notat. Her er det mulig å hente inn merknaden og arkivere (4). 36

38 3.2. Fra forsiden Fig Ved opprettelse av sak fra forsiden, benytter man seg av knappen Opprett Aktivitet. Fig Opprettelse av aktivitet fra forsiden tar brukeren til skjermbildet vist i fig Legg inn fødselsnummer/vh-nummer/duf-nummer/d-nummer på PMV for å søke opp saken/personen. 2. Hvis personen ikke er folkeregistrert, eller registrert i VERA, kan VH-nummer (2) eller DUFnummer (3) opprettes. Ved valg av VH-nummer åpnes en ny dialog der saksbehandler fyller inn informasjon om personen. VH-nummeret opprettes automatisk. Se fig og for beskrivelse av opprettelse av VH/DUF-nummer. 37

39 Fig Søkefeltet fra fig er fortsatt tilgjengelig. 2. Her vises melding i rødt om personen er død, utvandret, eller er registrert med kode 6 eller Her velges aktivitetstype. I tilfellene Opprett sak eller Fylkesmannens godkjennelse vil en ny nedtrekkmeny bli tilgjengelig rett under Aktivitetstype. Her kan aktiviteten spesifiseres nærmere (Opprett sak voksen, for eksempel). Det er også mulighet for å markere aktiviteten som en hasteaktivitet. 4. Her kan en merknad legges inn. Denne vil i utgangspunktet ikke bli arkivert i noe X-notat. 5. Hvis en sak ikke finnes på personen kan ny sak opprettes ved hjelp av denne knappen. Saken opprettes som uspesifisert. 6. Om aktiviteten ønskes omfordelt kan det gjøres ved hjelp av nedtrekkmenyen. Huk av for Fortsett registrering hvis du skal fortsette saksbehandlingen umiddelbart. Hvis denne ikke er huket av, og ditt navn står valgt i nedtrekkmenyen, vil aktiviteten havne på Mitt Skrivebord. 7. Ved trykk på denne knappen åpnes en ny dialog der man kan fylle inn X-notat. Her er det mulig å hente inn merknaden og arkivere (4). 38

40 3.3. Fra saksmappe/vergeprofil Fig Ved opprettelse av sak fra saksmappen, benytter man seg av knappen Opprett Aktivitet nederst i menyen på venstre side av skjermbildet. 39

41 Fig Merk at søkefeltet er grått; det er ikke tilgjengelig når man oppretter fra saksmappe, da person allerede er valgt. 2. Her vises melding i rødt om personen er død, utvandret, eller er registrert med kode 6 eller Her velges aktivitetstype. I tilfellene Opprett sak eller Fylkesmannens godkjennelse vil en ny nedtrekkmeny bli tilgjengelig rett under Aktivitetstype. Her kan aktiviteten spesifiseres nærmere (Opprett sak voksen, for eksempel). Det er også mulighet for å markere aktiviteten som hastende. 4. Her kan en merknad legges inn. Denne vil i utgangspunktet ikke bli arkivert i noe X-notat. 5. Om aktiviteten ønskes omfordelt kan det gjøres ved hjelp av nedtrekkmenyen. Huk av for Fortsett registrering, hvis du skal fortsette saksbehandlingen umiddelbart. Hvis denne ikke er huket av, og ditt navn står valgt i nedtrekkmenyen, vil aktiviteten havne på Mitt Skrivebord. 6. Ved trykk på denne knappen åpnes en ny dialog der man kan fylle inn X-notat. Her er det mulig å hente inn merknaden og arkivere (4). 40

42 3.4. Opplasting av et dokument I noen tilfeller er det nødvendig for saksbehandler å selv laste opp et eller flere dokumenter manuelt. Dette kan gjøres via en funksjon på Mitt Kontor. Fig Ved opplasting av dokument trykker man først på knappen Last opp dokument, i øvre høyre hjørne på Mitt kontor Innkurv. Fig Velg dokumenttype med nedtrekksmenyen. Her kan saksbehandler velge mellom Inngående, utgående, X-notat og Y-notat. 3. Trykk på Bla gjennom for å finne dokumentet. Registrer så riktig mottatt dato og dokumentdato i feltene under. 4. Fyll inn informasjon om innsender; fornavn, etternavn, postnr og poststed er obligatoriske. 5. Trykk deretter Arkiver. Dokumentet blir så tilgjengelig på Mitt Kontor Innkurv, og kan registreres videre (se kap 3.1). Noen felter blir borte avhengig av dokumenttype. Ved X-notat, for eksempel vil kun Bla gjennom vises. Det er ikke mulig å laste opp flere dokumenter av gangen. 41

43 4. Opprett sak I dette kapittelet vil det foretas en gjennomgang av de fanene som er felles for de fleste Opprett sakaktiviteter. Noen av disse fanene går også igjen i andre aktiviteter. Dette er altså en generell, sakstypenøytral gjennomgang av Opprett sak-faner Uspesifisert sak Uspesifisert sak er en sakstype som egentlig ikke er en sakstype. Ved opprettelse av ny sak vil sakstypen alltid være uspesifisert inntil et vedtak er blitt fattet. Når en Opprett sak-aktivitet er godkjent og fullført vil saken få en «reell» sakstype (EMA, Voksen midlertidig, osv). En uspesifisert sak kan slås sammen med en spesifisert sak via funksjonen Slå sammen saker Topplinjen Fig I hver aktivitet vil topplinjen vises. Topplinjen viser personens navn, fødselsnummer (eller D-, DUFeller VH-nummer), saksid, sakstype og steg i prosessen. Hvis personen er død, utvandret, er uten fast bopæl eller har hemmelig adresse vil dette fremkomme i rødt på høyre side av skjermbildet Prosess Fig Under Grunnlagsdokument vises mottattdato (legges inn av arkivet) og dokumentdato for grunnlagsdokumentet. Dersom aktiviteten er opprettet uten innkommet grunnlagsdokument vil feltene være tomme. 2. Under Innsender/melder gis saksbehandler muligheten til å fylle inn informasjon om innsender(e) av grunnlagsdokumentet. Det er mulighet for å legge inn to avsendere her, og begge kan defineres som enkeltpersoner eller organisasjoner (og kontaktperson i organisasjoner). Informasjonen som legges inn i feltene av saksbehandler vil ikke skrive 42

44 informasjon tilbake til ephorte, da journalposten ikke skal endres etter journalføringen. Ved opprettelse fra Innkurv er feltene allerede utfylt. 3. Nedtrekkmenyen Avsenderkategori gir muligheten til å definere avsender som begjærer, melder og fylkesmannsembetet. 4. Tilleggsinformasjon kan benyttes til å beskrive aktiviteten. Denne informasjonen vises i aktivitetslisten på sak og i aktivitetslisten på Mine Aktiviteter, under Mitt Skrivebord. 5. Aktivitetsmerknad kan benyttes til å legge inn merknader. Ved avhuking for Arkivverdig lagres kommentarer i et oppsummerende X-notat som lagres i ephorte. Se Dokumentproduksjon for nærmere beskrivelse av oppsummerende X-notat. 6. Ved avhuking av Hasteaktivitet settes et lite rødt flagg på symbolet for aktiviteten. 7. Ved avhuking av Settes på vent settes frist i datofeltet til høyre. Her må saksbehandler huke av for årsak; internt (venter på saksbehandling), eksternt (venter på dokumenter, f. eks.), eller til senere oppfølging. Aktivitetens symbol (representert ved en farget «ball») skifter farge til blått, og aktiviteten flyttes til På Vent. Ved fjerning av avhukingen flyttes aktiviteten tilbake til Mitt Skrivebord. Korrekt angitt årsak er av betydning for statistikkføring. 8. Knappen Endre aktivitetstype gir saksbehandler muligheten til å endre aktivitetstypen. En ny dialogboks åpnes (fig 4.2.2). Fanene i skjermbildet endres automatisk til faner som passer ny aktivitet. Dokumenter generert i aktiviteten før endring medfølger hvis lagret før endring. 9. Ny aktivitet kan opprettes ved trykk på knappen Opprett ny aktivitet. En dialogboks åpnes der saksbehandler velger aktivitet, legger inn aktivitetsmerknad (hvis nødvendig) og trykk på knappen Opprett. En ny aktivitet legges nå på saken, og er fordelt til saksbehandler. Aktiviteten er tilgjengelig fra Mitt Skrivebord Mine aktiviteteter. Ingen dokumenter følger med denne aktiviteten. 10. Prosesshistorie er en loggfunksjon som viser, på et overordnet nivå, hvilke endringer som har blitt gjort på aktiviteten. Fig Nedtrekkmenyen Velg aktivitetstype lar saksbehandler velge ny aktivitetstype. Skjermbildet viser enda en nedtrekkmeny (Velg aktivitetskategori); denne vil bare være tilgjengelig ved visse aktivitetstyper for å spesifisere aktivitetskategori. 2. Knappen Endre utfører valgt endring. 3. Knappen Avbryt lukker menyen uten å gjøre endringer. 43

45 4.4. Person Fig Siden Folkeregisteret kun registrerer giftemål kan saksbehandler benytte avhukingsfeltet Samboer hvis personen er i et samboerforhold. 2. Nedtrekkmenyen Overstyrt hemmelig adresse gir saksbehandler muligheten til å, ved behov, legge koder til personen som normalt vil være innhentet fra Folkeregisteret, eksempelvis å legge til kode 6 på en enslig mindreårig asylsøker der det er mistanke om menneskehandel. 3. Nedtrekkmenyen Velg målform definerer standard målform, hvis ønskelig. Informasjonselementet vises i fanene for dokumentproduksjon og vil gjøre det lettere for saksbehandler å velge riktig målform på dokumentmalene. 4. Under Foretrukken adresse kan saksbehandler legge inn alternativ adresse. Folkeregistrert adresse er satt som standard. Postnummer og poststed må være utfylt hvis annen adresse velges. 5. Knappen Oppdater fra Folkeregisteret oppdaterer personalia (spesifikt sivilstand, adresse, statsborgerskap). 6. Under Person forsvunnet kan saksbehandler registrere om personen har forsvunnet. 44

46 4.5. Pårørende Fig Nedtrekkmenyen Velg målform definerer standard målform, hvis ønskelig. Informasjonselementet vises i fanene for dokumentproduksjon og vil gjøre det lettere for saksbehandler å velge riktig målform på dokumentmalene. 2. Avhukingsfeltet Ikke mottaker av brev fjerner vedkommende som mottaker av brev. Hvis vedkommende legges til som mottaker vil VERA returnere feilmelding ved fletting av dokumenter. 3. Knappen Legg til pårørende åpner en dialog der brukeren kan søke opp pårørende fra folkeregisteret, eller opprette VH-nummer for uregistrerte personer. 4. Knappen Oppdater fra DSF oppdaterer personalia (spesifikt sivilstand, adresse, statsborgerskap). (Med DSF menes Folkeregisteret). 5. Under Foretrukken adresse kan saksbehandler legge inn alternativ adresse. Folkeregistrert adresse er satt som standard. Postnummer og poststed må være utfylt hvis annen adresse velges. 6. Knappen Fjern fjerner pårørende fra saken. Skjermbildet endres dog ikke nevneverdig før lagring. Knappen erstattes med en ny knapp; Tilbakekall. Denne knappen angrer fjerningen av personen. 7. Vinkelsymbolet kollapser eller ekspanderer ruten, avhengig av hvordan vinkelen er orientert. Dette er for å gjøre skjermbildet mer oversiktlig når flere pårørende er registrert. Vanligvis er rutene ekspandert, og må kollapses av brukeren. 8. Feltet Relasjon er obligatorisk. Her registrerer saksbehandler hva slags tilknytning vedkommende har til PMV. 45

47 4.6. Økonomi Denne fanen er enda ikke ferdigutviklet. Fig Knappen Hent data fra Skatteetaten er ikke aktiv. Brukerveiledningen vil oppdateres når denne funksjonen er tilgjengelig. 2. Under Beskrivelse vises informasjonen hentet fra vedkommendes selvangivelse Helse Fig Ved trykk på knappen Legg til sakkyndig vil skjermbildet ekspanderes, og ytterligere tekstfelter blir synlige (se fig 4.7.2) 2. Under Diagnose kan saksbehandler huke av for diagnose. 3. Under tekstfeltet Helseinformasjon kan saksbehandler legge inn mer detaljert informasjon om helsetilstand. Avhuking i avhukingsfeltet Arkivverdig legger notatet inn i et oppsummerende X-notat. 46

48 Fig Type sakkyndig velges i nedtrekkmenyen Type. 2. Kontaktinformasjon legges inn manuelt. Feltene Fornavn, Etternavn, Postnummer og Poststed er obligatoriske. 3. Sakkyndig kan defineres som fastlege ved avhuking i feltet Fastlege. 4. Vinkelsymbolet kollapser eller ekspanderer ruten, avhengig av hvordan vinkelen er orientert. Dette er for å gjøre skjermbildet mer oversiktlig når flere pårørende er registrert. Vanligvis er rutene ekspandert, og må kollapses av brukeren. 5. Ved å trykke på knappen Fjern velger man å ta vekk sakkyndig. Personen forsvinner ikke fra listen umiddelbart, men knappen Fjern endres til knappen Tilbakekall. Ved å trykke på denne knappen kan saksbehandler angre valget om å fjerne vedkommende, og dermed gjenopprette personen som sakkyndig. 47

49 48

50 5. Opprett sak Voksen/Voksen midlertidig Aktiviteten Opprett sak, underkategoriene Voksen og Voksen midlertidig inneholder fanene Prosess, Saksinfo, Person, Pårørende, Helse, Økonomi, Verge, Samtykke, Rettslig handleevne, Forberedende dokumentproduksjon, Dokumentproduksjon og Godkjenning. For gjennomgang av disse se 3. Opprett sak. Dette kapittelet tar for seg fanene som er spesielle for aktiviteten Voksen/Voksen midlertidig: Saksinfo, Verge og Rettslig handleevne Saksinfo Fig Nedtrekkmenyen Sakstype lar saksbehandler endre sakstype. 2. Underkategori må være utfylt for å kunne sende til godkjenning. Her må det hukes av for minst ett alternativ. 3. Feltet Sak opprettet viser dato for når saken ble opprettet. 4. Under Kommentar til sakstype/kategori kan ytterligere notater kan legges inn ved behov. Avhuking i avhukingsfeltet Arkivverdig legger notatet inn i et oppsummerende X-notat. 5. Hvis sakstype er Voksen midlertidig vil Anslått avslutningsdato også være tilgjengelig. Dette datofeltet brukes til å sette sluttdato for vergemålet. Feltet er obligatorisk. 49

51 5.2. Verge Fig Vergetype velges i nedtrekkmenyen. Saksbehandler kan definere vergen som midlertidig ved å huke av i feltet Midlertidig verge. Ved avhuking blir et datofelt tilgjengeliggjort, der saksbehandler må fylle ut sluttdato. Dette feltet er obligatorisk. 2. Under Regnskapsplikt må et alternativ velges. Fritak brukes der vergen er fritatt etter søknad, mens alternativet Ikke regnskapsplikt brukes der vergen ikke har regnskapsplikt etter loven. I VERA er regnskapsplikt tilknyttet vergen, ikke saken som i ARVE. 3. Registrering hos Folkeregisteret angir om informasjon om vergeoppdraget skal sendes elektronisk til Folkeregisteret. NB! Per dags dato foretas det ikke sending av informasjonen elektronisk, men det oppfordres til at saksbehandler fyller ut dette med riktig verdi for fremtidig oversendelse. 4. Her defineres om vergen skal være mottaker av brev fra bank. Et av alternativene må velges. 5. Under Mandat må et alternativ velges. Hvis Tilpasset blir valgt aktiveres tekstfeltet Tilpasset mandat rett under alternativet, der mandatet må beskrives. Under Notat til mandat kan ytterligere notat kan legges inn ved behov, uavhengig av valgt kategori. Avhuking i avhukingsfeltet Arkivverdig legger notatet inn i et oppsummerende X-notat. 6. Under Samtale med verge kan saksbehandler vise om vergen har samtykket eller ikke til oppnevnelsen. Det er også mulig å markere for at samtalen ikke enda er gjennomført (Ikke behandlet) eller at samtale ikke er relevant for saken. Ved valg av Samtykket aktiveres feltet Dato gjennomført, der samtaledato skal registreres. Under datofeltet ligger tekstfeltet Notat fra samtale med verge, der saksbehandler kan legge inn relevante notater. Avhuking i avhukingsfeltet Arkivverdig legger notatet inn i et oppsummerende X-notat. 50

52 7. Ved å trykke på knappen Opprett vergeprofil kan man opprette en vergeprofil på en person som enda ikke har en (f.eks pårørende). Hvis personen allerede har en vergeprofil vil denne knappen være utilgjengelig (grå). 8. Ved å trykke på knappen Fjern verge velger man å ta vekk vedkommende som foreslått verge. Personen forsvinner ikke fra listen umiddelbart, men knappen Fjern endres til knappen Tilbakekall. Ved å trykke på denne knappen kan saksbehandler angre valget om å fjerne vedkommende, og dermed gjenopprette personen som foreslått verge. 9. Knappen Finn person og tilhørende tekstfelt er en søkefunksjon for å søke opp potensielle verger ved hjelp av fødsels-, DUF-, D- eller VH-nummer. Søkefunksjonen søker først i vergemålsregisteret, og dersom det ikke finner treff her, mot Folkeregisteret. 10. Knappene Fra pårørende og Finn fast verge gir mulighet til å legge til foreslåtte verger fra henholdsvis listen over pårørende i saken og listen over faste verger i vergeregisteret. 11. Dersom det ikke skal oppnevnes noen verge i saken, hukes det av for Ingen verge Sak administreres av Fylkesmannen. 12. Vinkelsymbolet kollapser eller ekspanderer ruten, avhengig av hvordan vinkelen er orientert. Dette er for å gjøre skjermbildet mer oversiktlig når flere pårørende er registrert. Vanligvis er rutene ekspandert, og må kollapses av brukeren. Fig Søkefeltet lar saksbehandler søke etter en spesifikk verge. For å vise alle registrerte verger, la søkefeltet og avhukingsfeltene være tomme og trykk på knappen med forstørrelsesglasset. 2. Avhukingsfeltene gir saksbehandler mulighet til å filtrere på vergetype, oppdragstype og kompetanse. Det er også mulig å inkludere verger hos andre fylker, og å begrense til verger med beredskap. 3. Triangelsymbolene lar saksbehandler endre rekkefølgen på listen. 4. For å velge en verge fra listen, huk av i avhukingsfeltet under Bruk. 5. Når alle verger er valgt, trykk på knappen Bekreft for å fullføre. 6. Dialogvinduet lukkes ved å trykke på a. Knappen Avbryt. b. Krysset i øvre høyre hjørne. 51

53 5.3. Samtykke Fig Under Samtykkekompetanse definerer saksbehandler om personen er samtykkekompetent. Til høyre, i tekstfeltet Kommentar til samtykkekompetanse kan ytterligere notat kan legges inn ved behov. Avhuking i avhukingsfeltet Arkivverdig legger notatet inn i et oppsummerende X-notat. 2. Hvis samtale med person er gjennomført kan dette settes under Samtale med person. Dersom Gjennomført er valgt vil datofeltet Dato for gjennomført samtale aktiveres. Til høyre, i tekstfeltet Kommentar til samtale kan ytterligere notat kan legges inn ved behov. Avhuking i avhukingsfeltet Arkivverdig legger notatet inn i et oppsummerende X-notat. 3. Saksbehandler kan huke av for hva personen har samtykket til i avhukingsfeltene under Personen har samtykket til. Til høyre, i tekstfeltet Kommentar til samtykke kan ytterligere notat kan legges inn ved behov. Avhuking i avhukingsfeltet Arkivverdig legger notatet inn i et oppsummerende X-notat. 52

54 5.4. Rettslig handleevne Fig Under Fullstendig rettslig handleevne registrerer saksbehandler personens rettslige handleevne. Per standard tar man utgangspunkt i at personen er handledyktig, så endringer gjøres kun hvis dette ikke er tilfellet. 2. Dersom Nei eller Nei Midlertidig vedtak velges i punkt 1 vil Omfang gjøres tilgjengelig. Her velger saksbehandler passende alternativ i avhukingsfeltene. 3. Under Kommentar til rettslig handleevne kan ytterligere kommentarer kan legges inn ved behov. Avhuking i avhukingsfeltet Arkivverdig legger notatet inn i et oppsummerende X- notat. 53

55 54

56 6. Opprett sak Mindreårig/Mindreårig midlertidig Aktiviteten Opprett sak, underkategoriene Mindreårig og Mindreårig midlertidig inneholder fanene Prosess, Saksinfo, Person, Pårørende, Helse, Økonomi, Verge, Medvirkning, Forberedende dokumentproduksjon, Dokumentproduksjon og Godkjenning. For gjennomgang av disse se 3. Opprett sak. Dette kapittelet tar for seg fanene som er spesielle for aktiviteten Mindreårig/Mindreårig midlertidig: Saksinfo og Medvirkning Saksinfo Fig Nedtrekkmenyen Sakstype lar saksbehandler endre sakstype. 2. Underkategori må være utfylt for å kunne sende til godkjenning. Her må det hukes av for minst ett alternativ. 3. Feltet Sak opprettet viser dato for når saken ble opprettet. 4. Under Kommentar til sakstype/kategori kan ytterligere notater legges inn ved behov. Avhuking i avhukingsfeltet Arkivverdig legger notatet inn i et oppsummerende X-notat. 5. Hvis sakstype er Mindreårig Midlertidig vil Anslått avslutningsdato også være tilgjengelig. Dette datofeltet brukes til å sette sluttdato for vergemålet Medvirkning Fig Under Barnet er hørt huker saksbehandler av for om samtale er gjennomført eller ikke, eller om samtale er relevant i det hele tatt. 2. Hvis Gjennomført er valgt vil feltet Dato for gjennomført samtale aktiveres, slik at saksbehandler kan legge inn dato. 3. Kommentar til samtale kan også legges inn. Ved avhuking for Arkivverdig lagres kommentarer i et oppsummerende X-notat i ephorte. 55

57 56

58 7. Opprett sak Enslig Mindreårig Asylsøker Aktiviteten Opprett sak, underkategorien Enslig Mindreårig Asylsøker inneholder fanene Prosess, Saksinfo, Person, Pårørende, Helse, Representant, Medvirkning, Forberedende dokumentproduksjon, Dokumentproduksjon og Godkjenning. For gjennomgang av disse se kapittel 4. Opprett sak. Dette kapittelet tar for seg fanene som er spesielle for aktiviteten Enslig Mindreårig Asylsøker: Saksinfo og Representant Saksinfo Fig Nedtrekkmenyen Sakstype lar saksbehandler endre sakstype. 2. Underkategori må være utfylt for å kunne sende til godkjenning. Her må det hukes av for minst ett alternativ. 3. Feltet Sak opprettet viser dato for når saken ble opprettet. 4. Under Kommentar til sakstype/kategori kan ytterligere notater kan legges inn ved behov. Avhuking i avhukingsfeltet Arkivverdig legger notatet inn i et oppsummerende X-notat. 57

59 7.2. Representant Fig Type velges i nedtrekkmenyen. Saksbehandler kan definere representanten som midlertidig ved å huke av i feltet Midlertidig representant. Ved avhuking blir et datofelt tilgjengeliggjort der saksbehandler må sette sluttdato. Dette feltet er obligatorisk. 2. Under Regnskapsplikt må et alternativ velges. Fritak brukes der representanten er fritatt etter søknad, mens alternativet Ikke regnskapsplikt brukes der vergen ikke har regnskapsplikt etter loven. For EMA vil dette sjeldent være relevant. 3. Under Mandat må et alternativ velges. Hvis Tilpasset blir valgt aktiveres tekstfeltet Tilpasset mandat rett under alternativet, der mandatet må beskrives. 4. Under Notat til mandat kan ytterligere notat kan legges inn ved behov, uavhengig av valgt kategori. Avhuking i avhukingsfeltet Arkivverdig legger notatet inn i et oppsummerende X- notat. 5. Under Samtale med representant kan saksbehandler vise om representanten har samtykket eller ikke til oppnevnelsen. Det er også mulig å markere for at samtalen ikke enda er gjennomført (Ikke behandlet) eller at samtale ikke er relevant for saken. Ved valg av Samtykket aktiveres feltet Dato gjennomført, der samtaledato skal registreres. Under datofeltet ligger tekstfeltet Notat fra samtale med representant, der saksbehandler kan legge inn relevante notater. Avhuking i avhukingsfeltet Arkivverdig legger notatet inn i et oppsummerende X-notat. 6. Ved å trykke på knappen Fjern representant velger man å ta vekk vedkommende som foreslått representant. Personen forsvinner ikke fra listen umiddelbart, men knappen Fjern endres til knappen Tilbakekall. Ved å trykke på denne knappen kan saksbehandler angre 58

60 valget om å fjerne vedkommende, og dermed gjenopprette personen som foreslått representant. 7. Knappene Fra pårørende og Finn fast representant gir mulighet til å legge til foreslåtte representanter fra henholdsvis listen over pårørende i saken og listen over faste representanter i vergeregisteret. 8. Knappen Finn person og tilhørende tekstfelt er en søkefunksjon for å søke opp potensielle representanter ved hjelp av fødsels-, DUF-, D- eller VH-nummer. Søkefunksjonen søker først i vergemålsregisteret, og dersom det ikke finner treff her, mot Folkeregisteret. 9. Dersom det ikke skal oppnevnes noen representant i saken, hukes det av for Ingen representant Sak administreres av Fylkesmannen. 10. Vinkelsymbolet kollapser eller ekspanderer ruten, avhengig av hvordan vinkelen er orientert. Dette er for å gjøre skjermbildet mer oversiktlig når flere pårørende er registrert. Vanligvis er rutene ekspandert, og må kollapses av brukeren. Fig (Bildet viser Finn fast verge, men Finn fast representant er identisk). 1. Søkefeltet lar saksbehandler søke etter en spesifikk representant. For å vise alle registrerte representanter, la søkefeltet og avhukingsfeltene være tomme og trykk på knappen med forstørrelsesglasset. 2. Avhukingsfeltene gir saksbehandler mulighet til å filtrere på representanttype, oppdragstype og kompetanse. Det er også mulig å inkludere representanter hos andre fylker, og å begrense til representanter med beredskap. 3. Triangelsymbolene lar saksbehandler endre rekkefølgen på listen. 4. For å velge en representant fra listen, huk av i avhukingsfeltet under Bruk. 5. Når alle representanter er valgt, trykk på knappen Bekreft for å fullføre. 6. Dialogvinduet lukkes ved å trykke på a. Knappen Avbryt. b. Krysset i øvre høyre hjørne. 59

61 60

62 8. Opprett sak Annen forvaltning Aktiviteten Opprett sak, underkategorien Annen forvaltning inneholder fanene Prosess, Saksinfo, Person, Pårørende, Helse, Forvalter, Økonomi, Samtykke, Forberedende dokumentproduksjon, Dokumentproduksjon og Godkjenning. For gjennomgang av disse se kapittel 4. Opprett sak. Dette kapittelet tar for seg fanene som er spesielle for aktiviteten Annen forvaltning: Saksinfo og Forvalter. For gjennomgang av øvrige faner vises det til Opprett sak - Generell Saksinfo Fig Nedtrekkmenyen Sakstype lar saksbehandler endre sakstype. 2. Underkategori må være utfylt for å kunne sende til godkjenning. Her må det hukes av for minst ett alternativ. 3. Feltet Sak opprettet viser dato for når saken ble opprettet. 4. Under Kommentar til sakstype/kategori kan ytterligere notater kan legges inn ved behov. Avhuking i avhukingsfeltet Arkivverdig legger notatet inn i et oppsummerende X-notat. 61

63 8.2. Forvalter Fig Type velges i nedtrekkmenyen. Saksbehandler kan definere forvalter som midlertidig ved å huke av i feltet Midlertidig forvalter. 2. Under Regnskapsplikt må et alternativ velges. Fritak brukes der forvalter er fritatt etter søknad, mens alternativet Ikke regnskapsplikt brukes der vergen ikke har regnskapsplikt etter loven. 3. Under Mandat må et alternativ velges. Hvis Tilpasset blir valgt aktiveres tekstfeltet Tilpasset mandat rett under alternativet, der mandatet må beskrives. 4. Under Notat til mandat kan ytterligere notat kan legges inn ved behov, uavhengig av valgt kategori. Avhuking i avhukingsfeltet Arkivverdig legger notatet inn i et oppsummerende X- notat. 5. Under Samtale med forvalter kan saksbehandler vise om forvalter har samtykket eller ikke til oppnevnelsen. Det er også mulig å markere for at samtalen ikke enda er gjennomført (Ikke behandlet) eller at samtale ikke er relevant for saken. Ved valg av Samtykket aktiveres feltet Dato gjennomført, der samtaledato skal registreres. Under datofeltet ligger tekstfeltet Notat fra samtale med forvalter, der saksbehandler kan legge inn relevante notater. Avhuking i avhukingsfeltet Arkivverdig legger notatet inn i et oppsummerende X-notat. 6. Ved å trykke på knappen Fjern forvalter velger man å ta vekk vedkommende som foreslått forvalter. Personen forsvinner ikke fra listen umiddelbart, men knappen Fjern endres til knappen Tilbakekall. Ved å trykke på denne knappen kan saksbehandler angre valget om å fjerne vedkommende, og dermed gjenopprette personen som foreslått forvalter. 62

64 7. Knappene Fra pårørende og Finn fast forvalter gir mulighet til å legge til foreslåtte forvaltere fra henholdsvis listen over pårørende i saken og listen over faste forvaltere i vergeregisteret. 8. Knappen Finn person og tilhørende tekstfelt er en søkefunksjon for å søke opp potensielle forvaltere ved hjelp av fødsels-, DUF-, D- eller VH-nummer. Søkefunksjonen søker først i vergemålsregisteret, og dersom det ikke finner treff her, mot Folkeregisteret. 9. Dersom det ikke skal oppnevnes noen forvalter i saken, hukes det av for Ingen forvalter Sak administreres av Fylkesmannen. 10. Vinkelsymbolet kollapser eller ekspanderer ruten, avhengig av hvordan vinkelen er orientert. Dette er for å gjøre skjermbildet mer oversiktlig når flere pårørende er registrert. Vanligvis er rutene ekspandert, og må kollapses av brukeren. Fig (Bildet viser Finn fast verge, men Finn fast forvalter er identisk). 1. Søkefeltet lar saksbehandler søke etter en spesifikk forvalter. For å vise alle registrerte forvaltere, la søkefeltet og avhukingsfeltene være tomme og trykk på knappen med forstørrelsesglasset. 2. Avhukingsfeltene gir saksbehandler mulighet til å filtrere på forvaltertype, oppdragstype og kompetanse. Det er også mulig å inkludere forvaltere hos andre fylker, og å begrense til forvaltere med beredskap. 3. Triangelsymbolene lar saksbehandler endre rekkefølgen på listen. 4. For å velge en forvalter fra listen, huk av i avhukingsfeltet under Bruk. 5. Når alle forvaltere er valgt, trykk på knappen Bekreft for å fullføre. 6. Dialogvinduet lukkes ved å trykke på a. Knappen Avbryt. b. Krysset i øvre høyre hjørne. 63

65 9. Opprett sak Fremtidsfullmakt Aktiviteten Opprett sak, underkategorien Fremtidsfullmakt inneholder fanene Prosess, Saksinfo, Person, Pårørende, Helse, Fullmektig, Økonomi, Forberedende dokumentproduksjon, Dokumentproduksjon og Godkjenning. For gjennomgang av disse se 3. Opprett sak. Dette kapittelet tar for seg fanene som er spesielle for aktiviteten Fremtidsfullmakt: Saksinfo og Fullmektig. For gjennomgang av øvrige faner vises det til Opprett sak - Generell Saksinfo Fig Nedtrekkmenyen Sakstype lar saksbehandler endre sakstype. 2. Nedtrekkmenyen Saksstatus lar saksbehandler velge saksstatus. Alternativet som velges her blir status saken vil ha etter godkjenning og ekspedering. 3. Feltet Sak opprettet viser dato for når saken ble opprettet. 4. Under Kommentar til sakstype/kategori kan ytterligere notater kan legges inn ved behov. Avhuking i avhukingsfeltet Arkivverdig legger notatet inn i et oppsummerende X-notat. 64

66 9.2. Fullmektig Fig Regnskapsplikt velges fra alternativene under ved å huke av radiofeltene. 2. Under Mandat må et alternativ velges. Hvis Tilpasset blir valgt aktiveres tekstfeltet Tilpasset mandat rett under alternativet, der mandatet må beskrives. 3. Under Notat til mandat kan ytterligere notat kan legges inn ved behov, uavhengig av valgt kategori. Avhuking i avhukingsfeltet Arkivverdig legger notatet inn i et oppsummerende X- notat. 4. Samtale med fullmektig er ikke relevant for aktiviteten, og feltene kan ignoreres. Velg Ikke relevant for dette feltet. 5. Ved å trykke på knappen Fjern fullmektig velger man å ta vekk vedkommende som foreslått fullmektig. Personen forsvinner ikke fra listen umiddelbart, men knappen Fjern endres til knappen Tilbakekall. Ved å trykke på denne knappen kan saksbehandler angre valget om å fjerne vedkommende, og dermed gjenopprette personen som foreslått fullmektig. 6. Knappen Fra pårørende gir mulighet til å legge til foreslått fullmektig fra listen over pårørende i saken. 7. Knappen Finn person og tilhørende tekstfelt er en søkefunksjon for å søke opp potensielle fullmektiger ved hjelp av fødsels-, DUF-, D- eller VH-nummer. 8. Ingen fullmektig Sak administreres av Fylkesmannen er ikke relevant for aktiviteten, og feltet kan ignoreres. 9. Vinkelsymbolet kollapser eller ekspanderer ruten, avhengig av hvordan vinkelen er orientert. Dette er for å gjøre skjermbildet mer oversiktlig når flere pårørende er registrert. Vanligvis er rutene ekspandert, og må kollapses av brukeren. 65

67 66

68 10. Endre sak Aktiviteten Endre sak har ingen unike faner, men benytter heller fanene fra sakstypen på saken aktiviteten knyttes til. Det er behov for godkjenning. Endre sak gir saksbehandleren muligheten til å endre detaljinformasjon på saken uten å måtte opprette ny sak. Aktiviteten endrer ikke sakstype eller status, kun informasjon lagret på saken. Det vil være relevant å bruke denne aktiviteten ved skifte av verge/representant/forvalter eller endringer i rettslig handleevne. Hvis det er behov for å endre sakstype eller saksstatus må aktiviteten Opprett sak benyttes. Godkjenner vil ikke kunne se noen endringslogg, så det er viktig å benytte seg av kommentarfelter for å beskrive endringer. Siden aktiviteten ikke har noen unike faner vil den ikke bli gjennomgått i detalj i denne brukerveiledningen. Det henvises til øvrige fanebeskrivelser for ytterligere forklaring av denne aktiviteten. 11. Enkel endring Enkel endring eller Forenklet endring av sak uten godkjenning gir saksbehandleren muligheten til å endre mer grunnleggende informasjon om saken, eller om vergen. Aktiviteten for sak inneholder fanene Saksinfo, Person, Pårørende, Verge, Helse, Samtykke og Rettslig Handleevne, og fungerer som en erstatning for funksjonen i ARVE for endring av personopplysninger på saksmappen. Merk at fanene ikke er like dyptgående som i Endre sak-aktiviteten, da formålet er kun å foreta enkle endringer som ikke krever godkjenning. Aktiviteten startes fra saksmappen, ved å trykke på menyvalget Enkel endring i undermenyen på venstre side. I aktiviteten Enkel endring verge finnes to faner; Person og Behandling. I personfanen kan personalia endres (koh 67

69 12. Elektronisk dokumentoversendelse Aktiviteten Elektronisk dokumentoversendelse inneholder fanene Prosess, Behandling og Dokumentproduksjon. Dette kapittelet tar for seg fanen som er spesiell for aktiviteten; Behandling. Fra versjon er også SRF tilgjengelig som mottaker. Fig I nedtrekkmenyen velger saksbehandler mottakende embete. Merk at i fanen Dokumentproduksjon, Legg til/fjern mottaker, er mottakende embete automatisk lagt inn som et alternativ. 2. Trykk på knappen Velg dokumenter for oversendelse for å velge dokumenter (se Fig ). 3. Dokumenter kan fjernes fra listen ved å huke av for dokumentet og trykke knappen Fjern. 4. Kommentarfelt til oversendelsen, med avhukingsboks for arkivering. Fig Huk av dokumenter for å velge 6. Trykk deretter på knappen OK. Fig Trykk på knappen Send og ferdigstill for å fullføre oversendelsen. 68

70 13. Behandle andre dokumenter Aktiviteten Behandle andre dokumenter inneholder fanene Prosess, Behandling og Dokumentproduksjon. For gjennomgang av disse se kapittel 4. Opprett sak. Dette kapittelet tar for seg fanen som er spesiell for aktiviteten Behandle andre dokumenter: Behandling Behandling Fig Nedtrekkmenyen under Velg dokumentkategori lar saksbehandler velge dokumentkategori. Kategoriene står i alfabetisk rekkefølge. 9. Avhukingsfelt Innkommet dokument er behandlet lar saksbehandler bekrefte for VERA at det innkommende dokumentet er behandlet. 10. Det er mulighet for å legge inn kommentar i tekstfeltet Merknad til behandle dokument. Tilhørende tekstfeltet er også avhukingsfelt Arkivverdig som, i likhet med alle andre Arkivverdig-felter, legger inn kommentaren i et oppsummerende X-notat på saken. 69

71 14. Øvrige Behandle andre dokumenter Aktiviteten Behandle andre dokumenter har flere undertyper. Disse er i praksis ikke aktiviteter; dette er funksjonalitet som benyttes for å legge dokumenter direkte på en sak, vergemappe eller aktivitet. Merk at knappen Opprett aktivitet endres til Arkiver når denne aktivitetstypen er valgt i bildet Opprett aktivitet (fig 3.1.5). For å kunne benytte denne funksjonen må man ha et dokument å ta utgangspunkt i. Dokumentet hentes fra Innkurv (eller lastes opp av saksbehandler direkte, hvis nødvendig) Rett på sak Behandle andre dokumenter Rett på sak lar saksbehandler legge dokumentene på saken uten noen saksbehandling. Dette kan for eksempel være ettersendte dokumenter som ikke skal legges til noen spesiell aktivitet. Fig Velg aktivitetstypen Behandle andre dokumenter Rett på sak/verge. Husk å markere hvilken sak dokumentet skal legges på! 2. Velg dokumentkategori. 3. Trykk Arkiver for å lagre dokumentet. Vinduet lukkes etter dette, da aktiviteten er fullført. 70

72 14.2. Rett på verge Behandle andre dokumenter Rett på verge tilsvarer Rett på sak, men gjelder spesifikt for vergemappene. Fig Her er det viktig å ikke velge noen sak. En verge vil ikke ha noen saksmappe fra før av, og det er svært viktig at saksbehandler ikke oppretter uspesifisert sak på personen. Som i forrige tilfelle, velges Behandle andre dokumenter Rett på sak/verge fra nedtrekkmenyen Velg aktivitetstype. 2. Velg dokumentkategori. 3. Saksbehandler vil ha valget om å legge sak på verge eller sak i form av radioknapper. Sett valget til Verge. 4. Trykk Arkiver for å lagre og fullføre aktiviteten. 71

73 14.3. Knytt til aktivitet Behandle andre dokumenter Knytt til aktivitet lar saksbehandler legge dokumentene på aktiviteten uten noen saksbehandling. Dette kan for eksempel være ettersendte dokumenter som tilhører en spesifikk, uavsluttet aktivitet. Fig Ved å bruke +-knappen kan saksbehandler se alle aktiviteter under arbeid på saken. 2. Velg aktiviteten dokumentet skal tilknyttes. 3. Velg aktivitetstypen Behandle andre dokumenter Knytt til aktivitet. 4. Velg dokumentkategori. 5. Trykk Arkiver for å lagre dokumentet. Vinduet lukkes etter dette, da aktiviteten er fullført Arkiver X-notat/Arkiver Y-notat/Utgående Behandle andre dokumenter Arkiver X-notat og tilsvarende aktivitet for Y-notat og Utgående lar saksbehandler legge dokumentene på saken uten noen saksbehandling. Disse aktivitetene fungerer helt likt som Rett på sak/verge, men er kun tilgjengelige der grunnlagsdokumentet er registrert med dokumentkategori X-notat, Y-notat eller Utgående. 72

74 15. Fritekstbrev Aktiviteten Fritekstbrev inneholder fanene Prosess, Person, Pårørende og Dokumentproduksjon. Aktiviteten følger en svært forenklet flyt. Det er ikke mulighet for godkjenning. Fritekstbrev gir saksbehandleren muligheten til å sende et fritekstbrev uten godkjenning. Aktiviteten er ment for å dekke behov som faller utenfor andre aktiviteter. Fritekstbrevet krevet mottaker. Siden aktiviteten ikke har noen unike faner vil den ikke bli gjennomgått i detalj i denne brukerveiledningen. Det henvises til øvrige fanebeskrivelser for ytterligere forklaring av denne aktiviteten (se kapittel 4. Opprett sak). 73

75 16. Dokumenter Fanene Forberedende dokumentproduksjon og Dokumentproduksjon går igjen i de fleste aktiviteter. I dette kapittelet ser vi på hvordan man produserer dokumenter i VERA i generelle trekk, unntakene, og hvordan fletting fungerer. Vi ser også på X-notater, og hvordan disse genereres Generelt Konvertering/ekspedering: Dokumentene konverteres fra doc-format (MS Word) til PDF ved ekspedering. Det er kun PDF-dokumenter som skal skrives ut, ikke doc-filer. Fletting/Refletting: Informasjon registrert i aktiviteten flettes inn i dokumenter som blir produsert. Pass på å ikke reflett etter at dokumentet er redigert; refletter man vil man risikere å miste endringer gjort i dokumentet, da reflettingsprosessen overstyrer endringer gjort av saksbehandler direkte i dokumentet! Forberedende dokumentproduksjon: Brukes til dokumentproduksjon der det ikke er behov for godkjenninger (varslinger og liknende). Etter at dokumentene er produsert, redigert og lagret må saksbehandler ekspedere dokumentene direkte og deretter skrive ut. Dokumentproduksjon: Brukes til all vedtaksproduksjon. Dokumentproduksjonsfanen produserer dokumenter der det er behov for godkjenning. Ekspedering og utskrift av dokumentene skjer etter at aktiviteten har blitt godkjent av en annen saksbehandler. Fritekstbrev: Etter å ha trykket Lagre vil man ha muligheten til å endre navnet på dokumentet (i form av et tekstfelt). Endrer man navnet må man trykke Lagre før man trykker Produser/reflett alle igjen. Deretter vil fritekstbrevet være likt ethvert annet dokument ift. redigering. Lås opp låste dokumenter: I tilfelle godkjenner (eller saksbehandler) har glemt å lukke dokumentet før aktiviteten ble sendt videre vil mottaker ikke kunne åpne det for redigering. Knappen Lås opp låste dokumenter vil forsøke å frigjøre de, slik at det ikke er nødvendig å sende aktiviteten i retur. E-ID: Hvert dokument får en egen identifikator i ephorte. Denne identifikatoren vises i alle dokumentlister i VERA, både i og utenfor aktivitetene. Redigering av dokumenttitler: Fra versjon kan dokumenttitler redigeres av saksbehandler. Dette gjøres ved å trykke på den blå blyanten ( ) til høyre for dokumenttittelen. Tittelen blir så til et redigeringsfelt der saksbehandler kan endre tittel. Trykk på grønn hake ( ) for å godta endringen, eller på rødt kryss ( ) for å avslå Forberedende dokumentproduksjon Fig Hent dokumenter ved hjelp av knappen Hent enkeltdokumenter. Her får man tilgang til alle maler i løsningen. Dokumentpakke kan også hentes ved å trykke på Hent dokumentpakke. 74

76 2. Saksbehandler kan endre tittel på dokumenter gjennom hele prosessen, fram til aktiviteten blir ferdigstilt. 3. Velg mål fra nedtrekkmenyen under Målform om nødvendig. Bokstaven etter mottakers navn indikerer foretrukken målform (B = Bokmål, N = Nynorsk). 4. Ved behov, legg til mottakere/kopimottakere via knappen Legg til/fjern mottaker. 5. Når alle ønskede dokumenter er blitt lagt til listen, og har riktige mottakere, trykk på knappen Produser/reflett alle. Dokumentnavnet under Dokumentproduksjon vil nå bli aktivert som en link. Fig Trykk på linken for å redigere dokumentet. Merk at lagringssymbolet i Word nå har to grønne piler. 7. Etter redigering, velg dokumenter til ekspedering via avhukingsboksen til høyre for linken eller knappen (alle). Fig Trykk Ekspeder markerte for å arkivere dokumentene i ephorte som PDF. 9. Hvis et dokument skal fjernes kan man på samme måte markere dette ved hjelp av avhukingsbokser og deretter trykke Fjern markerte. Dette kan gjøres både før og etter produksjon/refletting. Fig Trykk på knappen Lagre Og Oppfrisk hvis ikke linker har blitt generert (som i dette tilfellet). Hvis trykk på Lagre Og Oppfrisk ikke generer link må man vente en kort stund (ca. 1 minutt) og prøve igjen, inntil link har blitt generert. 75

77 Fig Dokumentet har nå blitt konvertert til PDF. Åpne dokumentet ved å trykke på linken og skriv det ut. Kun PDF-dokumenter skal skrives ut. Trykk på mappesymbolet for å bekrefte at dokumentet er skrevet ut. 12. Hvis saksbehandler ikke selv skal skrive ut dokumentene kan man trykke Send arkiverte til utskriftskø. Da blir en aktivitet generert for utskrift, og lagt under Mitt kontor - Utskriftskø Fig Her har vi skrevet ut to av dokumentene, og sender det siste til utskriftskø Fig Merk at symbonene nå har endret seg til å vise status; to av dokumentene er skrevet ut (skriver-symbolet), og et er sendt til utskriftskø (pil-symbolet) Dokumentproduksjon Fig Dokumenter hentes via to knapper; Hent enkeltdokumenter og Hent dokumentpakke. Saksbehandler velger selv hvilken vei man ønsker å gå, men dokumentpakkene har som formål å gjøre henting av dokumenter enklere og mer effektivt. 76

78 a. Hent enkeltdokumenter gir saksbehandler en liste over alle tilgjengelige dokumentmaler, lik den i Forberedende dokumentproduksjon. b. Hent dokumentpakke gir saksbehandler et valg mellom positivt eller negativt vedtak. Dokumentpakkene inneholder alle relevante dokumenter for den aktiviteten som er valgt. Ved trykk på et av alternativene henter VERA dokumentene som skal produseres, avhengig av hvilket valg som ble tatt, og hva slags aktivitet man produserer dokumenter i. 2. Når man trykker Lagre vil dokumenttittel kunne endres i tekstfeltet. 3. Ved å bruke nedrekkmenyen Målform kan saksbehandler velge mellom mal på Bokmål og Nynorsk. 4. Knappen Legg til/fjern mottaker er lik som i Forberedende dokumentproduksjon. Trykk på knappen for å velge mottakere. 5. I likhet med fanen Forberedende dokumentproduksjon trykker man på knappen Produser/reflett alle for å generere Word-dokumenter. 6. Linken Forhåndsvisning X-notat åpner det oppsummerende X-notatet for visning. Her vises kommentarer lagt inn underveis, der det har blitt huket av for Arkivverdig. 7. Trykker saksbehandler på knappen Opprett X-notat vil en få opp en dialog der saksbehandler kan legge inn notater i et eget X-notat. Dette vil bli forklart nærmere i X-notat. Fig Merk at dokumentnavnene nå har blitt aktive linker etter produsering. Trykk på linken for å åpne Word-dokumentet for redigering. Merk at lagringssymbolet i Word nå har to grønne piler. Dette betyr når man lagrer endringer, lagres disse i VERA. Merk også den blå blyanten; trykk på denne for å endre tittel. Dette kan gjøres helt inntil dokumentet er ekspedert X-notat Ferden går deretter videre til godkjenningsfanen, hvilket er beskrevet i kapittel 17. Godkjenning. X-notatet er et dokument som lagres på saksmappen, men som ikke er ment for utsending (eksterne vil dog kunne få innsyn). Merk alle kommentarfelter med avhukingsfeltet Arkivverdig; huker man av her vil kommentaren inkluderes i et automatisk generert oppsummerende X-notat. Det er også mulig å generere X-notater som ikke er knyttet til noen spesifikke kommentarfelter. Disse er tilgjengelige i Forberedende dokumentproduksjon og Dokumentproduksjon. Det var kun mulig å opprette et X-notat via en aktivitet, så man måtte som regel bruke aktiviteten 21. Oppfølging til dette. Fra versjon kan man også opprette fra aktiviteter uten dokumentproduksjon med godkjenning (Fritekstbrev, Elektronisk dokumentoversendelse, Behandle andre dokumenter, Fritekstbrev Verge, Oppfølging). Det er også mulig å opprette X-notat fra undersiden Merknad på saksmappen. Se kapittel Merknad for en beskrivelse av dette. 77

79 Fig Tekstfeltene Tittel og Notat gir henholdsvis tittelen og innholdet i X-notatet. Tittelen er det som vises i dokumentarkivet i VERA. 2. Lagre lar saksbehandler lagre innholdet i X-notatet. X-notatet er enda ikke blitt konvertert til PDF. 3. Ved trykk på knappen Arkiver X-notat lagres notatet i ephorte. Ved arkivering vil det ikke være mulig å gjøre endringer, eller slette, X-notatet. 4. Trykk på Lukk for å lukke dialogvinduet. Fig Etter å ha opprettet et X-notat, skrevet innholdet, lagret og lukket vinduet, vil man få knappene vist i Fig i Forberedende dokumentproduksjon/dokumentproduksjonsfanen. 1. Linken Forhåndsvisning X-notat åpner det oppsummerende X-notatet for visning. Her vises kommentarer lagt inn underveis, der det har blitt huket av for Arkivverdig. 2. Endre X-notat åpner X-notatet for redigering. Vinduet vil være likt det man lukket tidligere. 3. Knappen Slett X-notat fjerner X-notatet helt. Fig Ved opprettelse av X-notat fra Merknad i saksmappen åpnes det en ny aktivitet. Trykk på Opprett X- notat (1) i øvre høyre hjørne for å opprette X-notat. 78

80 Fig Aktiviteten er i utgangspunktet lik som i Fig , men forhåndsvisning gjøres ved å trykke på den blå knappen (2) nederst på siden. Et midlertidig dokument produseres som PDF, og saksbehandler får valget om å åpne, lagre eller avbryte. Trykk Åpne for å se forhåndsvisningen. Det er per en feil med valideringen, der man ikke får avbrutt/lukket uten å få feilmelding. Dette løses ved å fylle inn tekst i både Tittel og Notat før man lukker uten å lagre. 79

81 16.5. Legg til/fjern mottaker Fig Huk av for mottaker via avhukingsfeltene under Mottaker eller Kopimottaker. 2. Andre mottakere kan velges ved å: a. legge til ny mottaker i rubrikken under Legg til ny mottaker. Felter markert med stjerne er obligatoriske. Trykk på knappen Legg til for å legge til en annen mottaker b. finne mottaker via rubrikken Finn mottaker. Trykk på fanefliken og bruk deretter søkefeltet til å hente mottakere fra adresseregisteret. For å hente opp alle registrerte adresser, trykk på knappen Søk uten å fylle inn søkefeltet. Trykk på ønsket mottaker i listen under, og huk av for mottaker eller kopimottaker. (se Fig ) 3. Trykk på knappen Lukk for å lukke dialogvinduet. Fig

82 16.6. Utskriftskø Fig Dokumenter kan sendes til utskriftskø ved å trykke på knappen Send arkiverte til utskriftskø. Vanligvis må dokumentene skrives ut (og bekreftes utskrevet) for å kunne ferdigstille en aktivitet. Utskriftskøen forbigår dette, og oppretter en ny aktivitet på Mitt Kontor. Denne aktiviteten gir f.eks en dokumentseksjon muligheten til å utføre all utskriving for saksbehandlere. Fig Aktiviteten kan gjenfinnes under Utskriftskø, på Mitt Kontor. Aktiviteten åpnes ved trykk på blyanten (se rødkantet boks). Fig Merk det nye symbolet. Når utskriftsaktiviteten har blitt avsluttet endres ikonet til ikonet som indikerer at dokumentene er skrevet ut. Dette oppfriskes når aktiviteten åpnes på nytt. 81

83 82

84 17. Godkjenning Denne delen vil ta for seg godkjenningsflyten generelt. Godkjenningsflyten må ikke forveksles med resultatet Godkjent, da den beskriver prosessen rundt videresending til annen saksbehandler/leder. En rekke aktiviteter benytter seg av denne funksjonaliteten, og vil være lik i alle tilfeller. Fanene godkjenning og godkjenn går igjen i svært mange aktiviteter. Denne delen vil ta for seg fanene, og forsøke å gi en forståelse av hvordan godkjenningsflyten fungerer. Seksjonen er delt opp i tre steg. Første steg utføres av saksbehandler, andre steg av godkjenner, og tredje steg av saksbehandler igjen. Dette gjelder både hvis aktiviteten godkjennes eller returneres til saksbehandler Godkjenning første steg Fig Fig viser fanebildet slik saksbehandler vil se det når aktiviteten skal sendes til godkjenning. 1. Nedtrekkmenyen lar saksbehandler velge vedtaksresultat. 2. Vedtaksdato må være satt. 3. Det er også i visse aktiviteter automatisk avhuket for Opprett aktivitet «Behandle økonomisk status», men denne kan fjernes manuelt (som i eksempelbildene). Hvis denne er avhuket vil det opprettes en ny aktivitet etter at aktiviteten er godkjent og ferdigstilt. Aktiviteten blir liggende under På Vent, med frist fire uker frem i tid. 4. Det er mulig å legge til kommentarer for aktiviteten. Både saksbehandler og godkjenner kan legge inn kommentarer. Kommentaren vises rett over tekstboksen, og blir automatisk registrert med tidspunkt og forfatter. Kommentaren kan ikke fjernes etter ekspedering. 5. Avhuking av feltet Arkivverdig legger kommentarene inn i et oppsummerende X-notat. 6. I nedtrekkmenyen velger man godkjenner. Per standard er denne tom. 7. Trykk på Send til godkjenning sender saken videre til valgt godkjenner. 83

85 17.2. Godkjenn andre steg Dette steget tar for seg skjermbildet godkjenner får. Fig Fig viser fanebildet slik godkjenner vil se det etter at det er mottatt fra saksbehandler. Godkjenner kan se alle fanene, og kan gjøre endringer i disse helt fritt. Godkjenner kan også gjøre endringer i dokumenter. Det er derfor viktig å bruke kommentarfelter for å gjøre oppmerksom på endringer gjort av godkjenner. 1. Merk at saksbehandlers navn vises (1). 2. Knappen Returner til saksbehandler sender saken tilbake. Evt. endringer godkjenner har gjort vil følge med, men saksbehandlers skjermbilde vil være likt fig Bruk kommentarfelter til å forklare endringer her, da saksbehandler ikke har noen annen måte å se endringer på. 3. Knappen Godkjenn aktivitet sender aktiviteten tilbake til saksbehandler som godkjent. Saksbehandler får da opp skjermbildet som vist i fig Endringer gjort av godkjenner følger med uavhengig av om aktiviteten returneres eller godkjennes Godkjenning tredje steg Nå har saksbehandler mottatt aktiviteten etter godkjenning, og kan ekspedere og fullføre, eller gjenåpne aktiviteten for å gjøre endringer. Fig Knappen Ekspeder aktivitet konverterer dokumenter i dokumentproduksjonsfanen til PDF og klargjør disse for utskrift. Saksbehandler blir deretter sendt til dokumentproduksjonsfanen og må åpne dokumentene, skrive ut, og bekrefte utskriften ved å trykke på mappesymbolene. 84

86 2. Avhuking av Send til utskriftskø gir samme effekt som å trykke på mappesymbolene i dokumentproduksjon; dokumentene lagres i arkivkjernen. (Funksjonen er enda ikke implementert) 3. Knappen Gjenåpne aktivitet gir saksbehandler mulighet til å gjøre endringer i aktiviteten. Gjøres dette må aktiviteten sendes på ny godkjenningsrunde. Gjenåpning må gjøres før ekspedering. Det er ikke mulig å gjenåpne aktiviteten etter ekspedering. Etter ekspedering og utskrift trykker saksbehandler på knappen Ferdigstill i godkjenningsfanen. Dette konkluderer aktiviteten Separat godkjenning Separat godkjenning er en funksjon som gjør det mulig å sende et enkelt dokument (eller flere) til godkjenning utenom aktiviteten dokumentene er opprettet i. Fig Merk avhukingsfelt under SG (Separat Godkjenning). Huk av ved hvert dokument som skal sendes til separat godkjenning. 2. Knappen Send til separat godkjenning åpner en dialogboks (se fig ) der saksbehandler velger godkjenner. Fig Nedrekksmenyen under Godkjenner for separat godkjenning brukes til å velge godkjenner. 4. Knappen Send til godkjenning sender saken videre. 5. Lukk stenger dialogboksen, på samme måte som krysset i høyre hjørne. En aktivitet opprettes deretter hos godkjenner (med navn Separat godkjenning). Aktiviteten inneholder kun en fane, illustrert i fig Fig

87 1. Avhukingsfeltene under Velg (alle) benyttes til å velge dokumentene. (alle) kan benyttes til å velge samtlige dokumenter i en handling. 2. Knappene Godkjent og Ikke godkjent setter resultat på valgte dokumenter. 3. Notat fra separat godkjenning Legg merke til symbolet rett til høyre for Legg til/fjern mottaker. Godkjent Ikke godkjent Sendt til separat godkjenning Venter på godkjenning 86

88 87

89 18. Flytt sak Aktiviteten Flytt sak inneholder fanene Prosess, Behandling, Forberedende dokumentproduksjon, Dokumentproduksjon, Godkjenning og Flytteresultat. Aktiviteten følger med andre ord typisk dokumentproduksjon og godkjenningsflyt. Dette kapittelet kommer til å ta for seg fanen Behandling. Fanen Flytteresultat gjennomgås under Beskrivelse av prosessen, som siste ledd. For gjennomgang av faner Prosess, Forberedende dokumentproduksjon, Dokumentproduksjon og Godkjenning vises det til respektive gjennomganger. Begrepene «Embete A» og «Embete B» benyttes her for å beskrive embetet saken flyttes fra, og embetet saken flyttes til, respektivt. Flytt sak brukes til å flytte saksmapper og dokumenter fra embete A til embete B. Når aktiviteten er godkjent og ekspedert i embete A får saksmappen i dette embetet status Under flytting, og legges på vent hos saksbehandleren med frist 4 uker frem i tid. En ny Opprett sak-aktivitet opprettes i fordelingsmappen (under Mitt kontor) hos Embete B. Denne aktiviteten går gjennom samme behandling og godkjenning som andre Opprett sak-aktiviteter. Ved ekspedering og ferdigstilling i embete B blir saksstatus på denne saken satt til Løpende. Aktiviteten som ligger på vent hos embete A legges nå under Mine aktiviteter på saksbehandlers skrivebord der man registrerer utfallet av flyttingen (altså om embete B godtok eller avslo flyttingen). Dette konkluderer flyttingen av saken, og hvis flyttingen ble godtatt er status nå Flyttet og Løpende i embete A og B, respektivt. Hvis flyttingen ikke ble godtatt vil status være Løpende og Avvist i embete A og B, respektivt. Hvis PMV flytter fra embete B før flytteprosessen er ferdigstilt må flyttingen først godkjennes av embete B og aktiviteten ferdigstilles før saken flyttes videre fra embete B til embete C. Hvis PMV flytter tilbake til embete A er det best at embete B avviser saken. Fordi det er svært viktig at alle bruker Flytt sak på samme måte vil dette kapittelet også stegvis gjennomgå prosessen, i tillegg til fanebeskrivelsene. Visse forhåndsregler må tas for at flyttingen skal utføres riktig: - Oversendelsesbrevet må skrives i dokumentproduksjonsfanen, IKKE i Forberedende dokumentproduksjon. Hvis ikke disse forhåndsreglene tas vil ikke informasjonen/dokumentet følge med i flyttingen. 88

90 18.1. Behandle (embete A) Fig I fanen Behandling finnes følgende elementer av interesse: 1. I nedtrekkmenyen under Flytt til velges hvilket embete saken skal flyttes til. 2. Knappen Velg dokumenter for flytting åpner en ny dialog (fig ). Her velges hvilke dokumenter som skal flyttes til embete B. 3. Ved bruk av avhukingsfelter og knappen Fjern kan man fjerne tillagte dokumenter ved behov. 4. Det er mulighet for å legge inn kommentar i tekstfeltet Kommentar til flyttingen. Tilhørende tekstfeltet er også avhukingsfeltet Arkivverdig som, i likhet med alle andre Arkivverdig-felter, legger inn kommentaren i et oppsummerende X-notat på saken. Kommentarene forsvinner ved ferdigstilling av aktiviteten hvis det ikke er huket av her. 5. Kolonnen Type i listen over valgte dokumenter definerer et gitt dokument som inngående eller utgående (I og U, respektivt.) Fig Velg dokumenter ved å huke av i avhukingsfeltene (1) og trykk OK (2) 89

91 18.2. Beskrivelse av prosessen Steg 1 Behandle-fanen Fig Velg fylke fra nedtrekkmenyen. 2. Velg dokumenter til overføring ved å trykke på knappen Velg dokumenter for flytting. Dokumenter produsert i fanen Forberedende dokumentproduksjon vil bare overføres hvis de er ekspederte, og hvis det finnes et oversendelsesbrev laget i fanen Dokumentproduksjon. 3. Kommentarer kan legges til i kommentarfeltet, hvis ønskelig. Husk å huke av for Arkivverdig; hvis ikke kommer kommentarene ikke med i oppsummerende X-notat. Steg 2 - Oversendelsesbrevet Gå til fanen Dokumentproduksjon for å produsere oversendelsesbrevet, ikke til Forberedende dokumentproduksjon; hvis oversendelsesbrevet kommer fra fanen Forberedende dokumentproduksjon vil ikke saken kunne flyttes; ingen dokumenter fra Forberedende dokumentproduksjon er tilgjengelige som oversendelsesbrev i godkjenningfanen. Mottaker må søkes opp via søkefeltet i Finn mottaker, ikke legges til manuelt. Annet enn dette er prosessen i Dokumentproduksjon lik som i andre tilfeller. Forberedende dokumentproduksjon kan selvsagt brukes til andre dokumenter, bare ikke oversendelsesbrevet. Fig Hent dokumentene ved å trykke på Hent enkeltdokumenter. 5. Trykk på Legg til/fjern mottaker. 90

92 Fig Mottakende embete vil ligge tilgjengelig i listen hvis dette er valgt i Behandle-fanen, og det er lagret. Huk av for mottakende embete. 7. Trykk deretter Legg til/fjern mottaker. 8. Trykk deretter Produser/reflett alle. Åpne dokumentet som ble generert. Steg 3 Godkjenning Fig Velg Godkjent i nedtrekkmenyen under Resultat. 10. Velg oversendelsesdokumentet i nedtrekkmenyen under Oversendelsesdokument. 11. Velg godkjenner og trykk på Send til godkjenning Godkjenningsflyten avviker ikke fra beskrivelsen gitt i kapittel 17. Godkjenning. Saksbehandler ekspederer dokumentet ved aktivitetens retur, skriver ut til eventuelle kopimottakere, og ferdigstiller. Saksmappen vil med dette få status Under flytting, aktiviteten legges på vent hos embete A, og en ny uspesifisert sak opprettes i embete B. Dette konkluderer flytteprosessen for embete A. 91

93 Steg 4 Ny sak hos Embete B Flytteaktiviteten ligger nå i Mitt kontor, under Til fordeling hos nytt embete (embete B), og må behandles her. Fig Trykk på Mitt Kontor. 2. Trykk deretter på Til fordeling. 3. Aktiviteten gjenfinnes under navnet «Opprett sak grunnet flytting». Huk av i feltet under Fordeling. 4. Velg saksbehandler, og trykk deretter Omfordel. Saken finnes deretter på saksbehandlerens skrivebord. I dette eksempelet tar vi utgangspunkt i at saksbehandler omfordeler til seg selv. Saksbehandler gjenfinner aktiviteten på Mitt Skrivebord, og trykker på blyanten for å redigere. Dette er i utgangspunktet en Opprett Sak-aktivitet, men stegene som må gjennomgås er forholdsvis like de saksbehandleren i embete A gjennomgikk (med unntak av Behandle-fanen); svardokument produseres i Dokumentproduksjon på samme måte. Fanen Behandle er dog annerledes. Øvrige dokumenter produseres som de ellers hadde blitt gjort i en Opprett Sak-aktivitet. Saksbehandler i embete B sender på godkjenningsrunde til godkjenner i eget embete. Ved ekspedering og ferdigstilling blir saken opprettet med status Løpende. Steg 5 Avslutning hos Embete A Aktiviteten Flytt Sak er igjen tilbake hos saksbehandler i embete A, og kan gjenfinnes på Mitt Skrivebord (under Mine aktiviteter) hos opprinnelig saksbehandler. Merk at saksbehandler nå vil ha fått en ny fane; Flytteresultat. Fig Gå til fanen Flytteresultat. 2. Saksbehandler huker av for hvilket alternativ svarbrevet gir; om flyttingen ble godkjent av Embete B huker saksbehandler av for Saken er akseptert hos mottakende embete. Hvis ikke velges Saken er avvist hos mottakende embete. Trykk så på knappen Ferdigstill. Saken hos embete A vil nå få status Flyttet og Løpende hos embete B, hvis akseptert av sistnevnte. Hvis ikke blir saken satt til Løpende hos embete A og Avvist hos embete B. Dette konkluderer flytteprosessen. 92

94 93

95 19. Klagebehandling Aktiviteten Behandle klage inneholder fanene Prosess, Person, Pårørende, Behandling, Forberedende dokumentproduksjon, Dokumentproduksjon og Godkjenning. Aktiviteten følger med andre ord typisk dokumentproduksjon og godkjenningsflyt. Dette kapittelet kommer til å ta for seg fanen Behandling. For gjennomgang av faner Prosess, Forberedende dokumentproduksjon, Dokumentproduksjon og Godkjenning vises det til respektive gjennomganger. Kapittelet gir også en gjennomgang av klagebehandlingsflyten Behandling Fig Under Aktivitet ligger en liste over aktiviteter på saken. Her huker saksbehandler av for aktiviteten klagen skal tilknyttes. Aktiviteter fra ARVE er ikke synlige her, og må behandles under Annet klagegrunnlag. 2. Det er mulighet for å huke av for Annet klagegrunnlag. Dette alternativet kan brukes eksempelvis der en klage ikke kan knyttes til noe vedtak. 3. Trykk på knappen Tilknytt dokumenter fra sak åpner ny dialog i skjermbildet. Her kan saksbehandler velge fra en liste over dokumentene tilknyttet saken, og legge disse til i listen under (4). Se skjermbilde Fig og tilhørende avsnitt for nærmere forklaring. 4. Listen Valgte dokumenter viser dokumentene saksbehandler tilknyttet aktiviteten i punkt 3. Type indikerer hvorvidt dokumentet er inngående eller utgående (med I og U, respektivt). Nummer viser dokumentets journalnummer, og Beskrivelse viser dokumentkategori. Navn viser dokumentnavnet som en lenke (trykk på denne lenken åpner dokumentet) 5. Knappen Fjern fungerer i sammenheng med avhukingsfelter i elementet Valgte dokumenter (3). Huk av for dokumentene som ønskes fjernet og trykk på Fjern. Saksbehandler kan velge samtlige dokumenter ved trykk på (alle) (over avhukingsfelt). 6. Det er mulighet for å legge inn kommentar i tekstfeltet Kommentar til klagen. Tilhørende tekstfeltet er også avhukingsfeltet Arkivverdig som, i likhet med alle andre Arkivverdig-felter, legger inn kommentaren i et oppsummerende X-notat på saken. Kommentarene forsvinner ved ferdigstilling av aktiviteten hvis det ikke er huket av her. 94

96 Fig Avhukingsfeltet benyttes til å velge hvilke dokumenter som skal knyttes til aktiviteten. 2. U og I viser om dokumentet er utgående eller inngående (respektivt). 3. Dokumentnavnet er understreket; dette er fordi det er en lenke. Trykk på denne lenken for å åpne dokumentet. 4. Her vises dokumentets dokumentdato. 5. Trykk på OK for å legge valgte dokumenter til aktiviteten. Hvis ingen dokumenter er valgt vil trykk på OK lukke dialogboksen uten å legge til dokumenter Beskrivelse av klagebehandlingsprosessen I dette eksempelet skal vi se på hvordan klageflyten ser ut i praksis. Vi tar utgangspunkt i en situasjon der klagen sendes videre til SRF. I tilfeller der klagen ikke sendes videre behandles saken hos embetet. I disse tilfellene følges vanlig dokumentproduksjon og godkjenningsflyt. Vi produserer heller ingen andre dokumenter enn oversendingsbrevet i dette eksempelet, men andre dokumenter produseres også som i andre aktiviteter. Se kapittel 16. Dokumenter for en nærmere beskrivelse av dette. Steg 1 - Behandling: Fig

97 1. Velg hvilken aktivitet klagen knyttes til, evt Annet klagegrunnlag hvis det ikke skal knyttes til noen spesifikk aktivitet. 2. Trykk på Tilknytt dokumenter fra sak. Her er det viktig at alle relevante dokumenter inkluderes, da SRF ikke har tilgang til saksmappen. Det er heller ikke mulig å ettersende dokumenter elektronisk, så dette bør vurderes med omhu. 3. Legg inn eventuelle kommentarer, og huk av for Arkivverdig. Trykk deretter lagre. Steg 2 Dokumentproduksjon: Fig I likhet med aktiviteten Flytt sak MÅ vedtaksbrevet som skal oversendes SRF produseres i fanen Dokumentproduksjon for å kunne sende saken videre, og mottaker må også her søkes opp via Finn mottaker. Dokumenter produsert i fanen Forberedende dokumentproduksjon sendes heller ikke hvis ikke de er ekspederte og hentet opp i fanen Behandle. 4. Trykk på Hent dokumentpakke og deretter på Klagebehandling, eller på Hent enkeltdokumenter og trykk på B-011 Brev om behandlingsutfall av klage 5. Trykk deretter på Legg til/fjern mottakere. Fig Trykk på fanen Finn mottaker. 7. Skriv inn f.eks «statens» i søkefeltet og trykk på Søk. 8. Navnet på malen blir nå til et tekstfelt. 96

98 9. Trykk på Lagre og deretter på Produser/reflett alle etter at evt. endringer i navnet er gjort. Dokumentet vil nå bli tilgjengeliggjort for redigering. Rediger dokumentet, lagre, og gå deretter videre til Godkjenningsfanen. Steg 3 Godkjenning: Resultat Avsluttet uten vedtak Avvist Delvis omgjort Omgjort Opprettholdt Trukket Beskrivelse/konsekvenser Sendes ikke videre til SRF. Sendes ikke videre til SRF. Sendes videre til SRF. Sendes ikke videre til SRF. Behandles hos embetet. Sendes videre til SRF. Sendes ikke videre til SRF. Godkjenningsrunden er ellers helt lik godkjenningen i andre aktiviteter; saksbehandler 2 godkjenner aktiviteten, og saksbehandler 1 (opprinnelig saksbehandler) ekspederer. Når saken er ekspedert får aktiviteten en ny fane; Klageresultat. Denne vil bli beskrevet til slutt i dette eksempelet. Saksbehandler trykker Lukk etter at aktiviteten er ekspedert. Steg 4 Behandling hos SRF: Fig Gå til Mitt kontor. 2. Gå deretter til Til fordeling. 3. Finn aktiviteten. Denne vil hete Klageinstans SRF. Huk av i avhukingsfeltet under Fordeling 4. Fordel deretter til saksbehandler via nedtrekkmenyen Velg saksbehandler, og trykk på knappen Omfordel. Fig Gå til Mitt skrivebord. 6. Finn aktiviteten i listen under Mine Aktiviteter, og trykk på blyanten for å åpne for redigering. Saken behandles heretter på lik måte som i embetet; SRF vurderer tilsendt dokumentasjon og genererer dokumenter via fanene Forberedende dokumentproduksjon og Dokumentproduksjon. Svarbrev til fylkesmannen må produseres i Dokumentproduksjon, akkurat som oversendelsesbrevet fra embetet. Klageaktiviteten hos SRF går samme godkjenningsflyt som i embetet. Når aktiviteten er godkjent og ferdigstilt oppdateres aktiviteten hos saksbehandler i embetet. 97

99 Steg 5 Klageresultat: Fig Her vises resultatet fra det opprinnelige vedtaket. 2. Her vises resultatet fra klagebehandlingen hos fylkesmannen. 3. Her vises resultatet fra behandlingen hos andreinstans. Denne vil selvsagt være tom hvis saken ikke ble eskalert til SRF. 4. Tidligere tillagte dokumenter ligger også i rubrikken Valgte dokumenter. Dokumentene kan åpnes ved å trykke på linkene. 5. Saksbehandler huker av for Vedtak behandlet og ferdigstiller. Med dette verifiserer saksbehandler at klagebehandlingen er fullført. Merk at før man kan gjøre dette må man selv ta nødvendige steg for å håndtere saken på bakgrunn av klagen. Skal f.eks. vergen byttes må saksbehandler selv utføre endringen via aktiviteten Endre sak. VERA utfører altså ikke vedtatte endringer automatisk; dette må gjøres av saksbehandler selv Spesielle hensyn ved omgjøring av vedtak Klagen legges inn som en klageaktivitet, og behandles uten å produsere dokumenter. Dette er for å unngå spredning av dokumenter over flere aktiviteter der klagebehandlingen også er et nytt vedtak fra fylkesmannen. Noter i merknadsfeltet i klageaktiviteten at omgjøringen utføres i en annen aktivitet (identifiser aktiviteten med navn) og beskriv hvorfor aktiviteten ikke inneholder dokumenter; dette er for å informere godkjenner. Opprett deretter en ny aktivitet fra Prosess-fanen tilpasset det som skal omgjøres. NB! Dersom omgjøringen medfører endring av sakens status må denne aktiviteten være Opprett sak. Andre endringer kan gjøres via aktiviteten Endre sak. Klagebehandling og omgjøringsvedtaket håndteres i samme dokument i den nye aktiviteten (bruk fane Dokumentproduksjon). Både denne aktiviteten og den opprinnelige klageaktiviteten bør sendes til godkjenning samtidig for ordens skyld. Bruk Tilleggsinformasjon i Prosess-fanene for å merke at aktivitetene henger sammen (f.eks «Klage, *dato*» eller liknende). 98

100 99

101 20. Søknad om å bli verge Aktiviteten Søknad om å bli verge inneholder fanene Prosess, Person, Behandling, Forberedende dokumentproduksjon, Dokumentproduksjon og Godkjenning. Aktiviteten følger med andre ord typisk dokumentproduksjon og godkjenningsflyt. Dette kapittelet kommer til å ta for seg fanen Behandling. For gjennomgang av faner Prosess, Person, Forberedende dokumentproduksjon, Dokumentproduksjon og Godkjenning vises det til respektive gjennomganger. Aktiviteten opprettes via Opprett Aktivitet. Uspesifisert sak må ikke opprettes før aktivitetstype. Etter å ha søkt opp personen velger saksbehandler aktivitetstypen Søknad om å bli verge fra liste, og går videre derifra Behandling Fig Her velger saksbehandler hvorvidt kredittsjekk er godkjent eller ei, hvis vurdert, eller om det er aktuelt i det hele tatt. Hvis vurdert fyller man ut når i datofeltet Dato vurdert. Linken Infotorg (Kredittvurdering) åpner en ny fane der saksbehandler ledes til Infotorg for mer informasjon. 2. Her velger saksbehandler hvorvidt politiattest er godkjent eller ei, hvis vurdert, eller om det er aktuelt i det hele tatt. Hvis vurdert fyller man ut når i datofeltet Dato vurdert. 3. Her velger saksbehandler hvorvidt samtale er gjennomført eller ei, hvis det er aktuelt. Hvis aktuelt fyller man ut når i datofeltet Dato vurdert. 4. Her velger saksbehandler hvorvidt egnethetsvurdering er godkjent eller ei, hvis vurdert, eller om det er aktuelt i det hele tatt. Hvis vurdert fyller man ut når i datofeltet Dato vurdert. 5. Avhukingsfeltene under Type lar saksbehandler definere vergetype. 100

102 6. Avhukingsfeltene under Kompetanse lar saksbehandler registrere vergens kompetanseområder. Hvis alle alternativer skal verges kan saksbehandler trykke på (Velg alle) for å hurtigvelge alle alternativer. 7. Avhukingsfeltene under Oppdragstype lar saksbehandler registrere hvilke type oppdrag vergen er villig/kvalifisert til å påta seg. Hvis alle alternativer skal verges kan saksbehandler trykke på (Velg alle) for å hurtigvelge alle alternativer. 8. Kommentarfeltet under Utdanning og arbeidserfaring lar saksbehandler utdype vergens profesjonelle historikk. 101

103 21. Knytt sak til en annen sak Funksjonen Knytt sak til en annen sak kan benyttes til å saker til hverandre. Funksjonen ligger i saksmappen under Administrasjon Eksempel Fig I saksmappen, gå til Administrasjon i menyen til venstre 2. Trykk deretter på Knytt sak til en annen sak. Dette åpner et nytt dialogvindu (Fig ) Fig Huk av for hvilken annen sak saken skal sammenslås med. 2. Trykk deretter på Relater sak. 3. Sammenslåtte saker kan også separeres ved å trykke på Fjern relasjon. 4. Navigasjonsknappene benyttes til å veksle mellom sidene. 5. Søkefeltet kan også benyttes sammen med knappen Søk for å finne sak via saksid. 102

104 22. Oppfølging Aktiviteten Oppfølging inneholder fanene Prosess, Behandling og Dokumentproduksjon. Aktiviteten krever ingen godkjenning. Oppfølgingsaktiviteten er den raskeste og enkleste måten å opprette et X- notat på uten å måtte behandle en aktivitet. Dette kapittelet kommer til å ta for seg fanen Behandling. For gjennomgang av fanene Prosess og Dokumentproduksjon vises det til respektive gjennomganger Behandling Fig Knappen Velg dokumenter fra sak åpner en ny dialog der saksbehandler kan velge dokumenter på saken og knytte de til aktiviteten. Se Fig for videre forklaring. 2. Tilknyttede dokumenter dukker opp i listen under Valgte dokumenter. Her kan dokumentene åpnes ved å trykke på linken. 3. Ved bruk av avhukingsfeltene i listen kan dokumenter fjernes ved å trykke på knappen Fjern. 4. Kommentarer kan legges til ved å fylle inn i tekstfeltet og trykke på knappen Legg til. Kommentarene blir deretter vist i feltet rett over. Fig Saksbehandler har tilgang til både arkiverte dokumenter og historiske dokumenter på saken ved å velge en av fanene. 2. Huk av for dokumentene man ønsker å knytte aktivitetene til. U står for Utgående, og I står for Inngående. 3. Dokumentene kan åpnes for lesning ved å trykke på dokumentlinken. 103

105 Trykk OK for å lukke bildet når dokumentene er valgt. Fordi aktivitetstypen ikke trenger godkjenning må dokumentene produsert i Dokumentproduksjon ekspederes før ferdigstilling. Dette gjøres ved å huke av for dokumentene og trykke på knappen Ekspeder. Saksbehandler vil deretter få mulighet til å markere som utskrevet ved å trykke på mappesymbolet. Hvis linken til dokumentet ikke er tilgjengelig kan saksbehandler trykke på knappen Oppfrisk for å hente link Varsel 18 år Det vil opprettes varslingsaktiviteter på løpende saker der personen fyller 18 år. Aktiviteten opprettes som en oppfølgingsaktivitet 90 dager før personen fyller år. 1. Saksbehandler skriver tilbud om fortsatt forvaltning i fanen Forberedende Dokumentproduksjon, skriver ut og sender til personen. 2. Aktiviteten settes på vent til personens fødselsdato. Lagre og lukk aktiviteten 3. Hvis intet svar mottas innen fristen må saksbehandler selv opprette en Avslutt Sak-aktivitet fra Prosessfanen. Slik avsluttes saken. 104

106 23. Innregistrer økonomisk status Aktiviteten Innregistrer økonomisk status inneholder fanene Prosess og Innregistrer. Aktiviteten krever ikke godkjenning, og inkluderer heller ingen form for dokumentproduksjon. Dette kapittelet kommer til å ta for seg fanen Innregistrer. For gjennomgang av faner Prosess vises det til kapittel 4. Opprett sak Innregistrer Fig Tekstfeltene vil fylles ut automatisk hvis innsendte skjema kommer via Altinn (hvis en aktivitet Behandle økonomisk status ligger på vent på saken vil denne overføres til saksbehandlers Mitt Skrivebord. Hvis ikke, vil Altinn-skjemaet ligge under Til Fordeling på Mitt Kontor og må innregistreres manuelt.) Dersom skjemaet er sendt inn med post må saksbehandler fylle ut manuelt. 2. Knappene pluss (+) og minus (-) er ligger i del av skjemaet. Pluss-tegnet legger til en rubrikk i samme avsnitt, og minus-tegnet fjerner tillagte rubrikker. Denne funksjonen gjør skjemaet mer oversiktlig, samtidig som man har muligheten til å legge inn flere poster (fond, f.eks). 3. Under 1.7 Øvrig formue fra likningen og 2.1 Gjeld finnes også nedtrekkmenyer. Her velges kontotype og gjeldstype, respektivt. 105

107 Fig Ved aktivering av avhukingsfeltet Start behandling umiddelbart opprettes en ny aktivitet når saksbehandler trykker på knappen Send til behandling; Behandle økonomisk status. Saksbehandler blir automatisk tatt videre til den nye aktiviteten. Hvis det ikke hukes av vil behandlingsaktiviteten gjøres tilgjengelig på Mitt Skrivebord hos saksbehandleren aktiviteten er fordelt til. Hvis ingen saksbehandler har en slik aktivitet på vent vil aktiviteten genereres på samme saksbehandler som innregistrerer. Saksbehandler bør derfor omfordele hvis en ikke selv skal behandle saken videre. 5. Knappen Send til behandling lagrer innregistrert informasjon til aktiviteten Behandle økonomisk status. 106

108 24. Behandle økonomisk status Aktiviteten Behandle økonomisk status inneholder fanene Prosess, Formue, Gjeld, Inntekter, Livspoliser, Tilleggsopplysninger og Dokumentproduksjon. Aktiviteten krever ikke godkjenning. Dette kapittelet kommer til å ta for seg fanene Formue, Gjeld, Inntekter og Livspoliser, men siden disse i utgangspunktet er likt oppbygget har de blitt slått sammen til en forklaring. Fanen Tilleggsopplysninger vil også bli gjennomgått. For gjennomgang av faner Prosess vises det til kapittel 4. Opprett sak Formue/Gjeld/Inntekter/Livspoliser (Disse fanene beskrives i ett underkapittel, da strukturen er helt lik) Fig Knappene pluss (+) og minus (-) viser og skjuler informasjonsfeltene(6). 2. Kolonnen Ligning 2013 viser ligningstall. Denne funksjonaliteten er enda ikke implementert. 3. Kolonnen Økonomisk status viser tall registrert inn i aktiviteten Innregistrer økonomisk status. Ved trykk på knappen pluss (+) vises oversikt over hva samlet sum inneholder av poster. 4. Kolonnen Differanse viser differansen mellom ligningstall og tall fra økonomisk statusskjema. 5. I tekstfeltene under Inngående balanse til Agresso kan saksbehandler redigere balansen om nødvendig. Dette feltet er vanligvis fylt ut. 6. Rubrikken som åpnes viser informasjonen som ble registrert i Innregistrer økonomisk status. 107

109 Fig Tekstfeltet Merknader til formueopplysninger kan benyttes til å legge inn kommentarer relatert til personens økonomiske status. Husk å huke av for Arkivverdig for å legge kommentaren inn i et oppsummerende X-notat Tilleggsopplysninger Fig Tekstfeltet Tilleggsopplysninger kan benyttes til å legge inn eventuelle opplysninger. Ved å huke av for Arkivverdig legges kommentaren det oppsummerende X-notatet. 2. I rubrikken Registrer vergekonto kan saksbehandler legge inn navn og kontonummer for vergen. Kontoen legger seg i saksmappens underside Konti. Vergekonto lagres i Agresso. Husk å verifisere at kontonummeret er riktig, da det er denne kontoen som kommer opp som vergekonto i aktiviteten Bruk av kapital! Før saksbehandler velger å ferdigstille aktiviteten bør det vurderes om man skal opprette en aktivitet Innkreving av midler. Dette kan gjøres via Prosess-fanen (Opprett ny aktivitet). For å ferdigstille aktiviteten trykker saksbehandler på knappen Ferdigstill og lagre til Agresso, nederst på siden. Registrert data blir deretter lagret i Agresso, på angivende poster. Data vises på undersiden Økonomi, på saksmappen. 108

110 109

111 25. Registrering av kapitalkonto Aktiviteten Registrering av kapitalkonto inneholder fanene Prosess, Behandle og Dokumentproduksjon. Aktiviteten krever ingen godkjenning Dette kapittelet kommer til å ta for seg fanen Behandle. For gjennomgang av fanene Prosess og Dokumentproduksjon vises det til respektive gjennomganger. Aktiviteten opprettes på grunnlag av Skjema for opprettelse av kapitalkonto del Behandle Fig Mottatt kontonummer viser informasjon fra Skjema for opprettelse av kapitalkonto del 2 fra banken. Denne informasjonen vises når innsendt skjema har blitt registrert via Behandler andre dokumenter (underkategori Skjema for opprettelse av kapitalkonto del 2). 2. Registrerte kapitalkonti på sak viser de konti registrert på saken i Agresso og under Konti på saksmappen. Ingen informasjon vises her inntil konto er registrert i Agresso. 3. Knappen Oppfrisk oppdaterer siden og viser alle kapitalkontoene registrert i Agresso. 4. Avhukingsfeltet Nytt kontonummer registrert i Agresso må være avhuket for å kunne ferdigstille aktiviteten. 110

112 26. Fylkesmannens godkjenning (samtykke) Aktiviteten Fylkesmannens godkjenning (også kalt Fylkesmannens samtykke) inneholder fanene Prosess, Behandle, Utbetaling, Forberedende dokumentproduksjon, Dokumentproduksjon og Godkjenning. Aktiviteten følger med andre ord typisk dokumentproduksjon og godkjenningsflyt. Dette kapittelet kommer til å ta for seg fanen Behandling og Utbetaling. For gjennomgang av faner Prosess, Forberedende dokumentproduksjon, Dokumentproduksjon og Godkjenning vises det til respektive gjennomganger Behandle Fig Nedtrekkmenyen under Kategori lar saksbehandler velge dokumentkategori for søknaden/henvendelsen 2. Avhukingsfeltet Generer aktivitet for innkreving av midler gir saksbehandler muligheten til å bestemme om VERA skal opprette en ny aktivitet (Innkreving av midler) automatisk ved ferdigstilling av aktiviteten Fylkesmannens samtykke Utbetaling Fig Knappen Oppdater kontoliste oppdaterer listen under Fra kontonummer og nedtrekkmenyen Til kontonummer. 2. Listen over kapitalkonti registrert i Agresso. Bruk radioknappen lengst til venstre på linjen for å markere hvilken konto det utbetales fra. Saksbehandler kan her se kapitalkontoens produkt, saldo og eventuelt båndlagte midler. Systemet vil returnere valideringsfeil hvis man velger å utbetale fra en kapitalkonto som ikke har produktkode 1, valgt beløp er høyere enn saldo, eller at beløpet er av en slik størrelse at også båndlagte midler blir berørt. 111

113 3. Når øvrige felter er fylt inn trykker saksbehandler på knappen Til utbetaling. Dette legger utbetalingen i listen Transaksjoner (4). Man kan velge å legge til flere transaksjoner eller gå videre i aktiviteten. a. Til kontonummer: Her vises vergekonto, samt alle andre konti som er registrert på PMV. Disse konti registreres i Agresso, under leverandør (eventuelt gjennom aktiviteten Behandle økonomisk status) b. Beløp: Man kan her innregistrere med og uten desimaler. c. Utbetalingsdato: Her kan man velge ønsket dato. Betalingen vil bli liggende i remitteringslisten i Agresso med status N, og vil få status R (klar til utbetaling/remitteringsforslag gjennomført), ved gitt dato. d. Kid/Melding til mottaker: Det er kun mulig å velge et av alternativene. Velger man KID vil Melding til mottaker bli grå, og motsatt. 4. Transaksjoner viser utbetalingene registrert i aktiviteten. Saksbehandler kan fjerne et utbetaling fra listen ved å huke av for Fjern lengst til høyre i listen, og deretter trykke på knappen Fjern markerte. 112

114 27. Innkreving av midler Aktiviteten Innkreving av midler inneholder fanene Prosess, Rådighetsbegrensning, Krav om innbetaling, Forberedende dokumentproduksjon, Dokumentproduksjon og Godkjenning. Aktiviteten følger med andre ord typisk dokumentproduksjon og godkjenningsflyt. Krav om innbetaling og rådighetsbegrensning MÅ skrives i fanen Dokumentproduksjon. Dette kapittelet kommer til å ta for seg fanene Rådighetsbegrensning og Krav om innbetaling. For gjennomgang av faner Prosess, Forberedende dokumentproduksjon, Dokumentproduksjon og Godkjenning vises det til respektive gjennomganger Rådighetsbegrensning Fig Fanen Rådighetsbegrensning viser de samlede eiendelene PMV har a. Saldo hovedbok: viser sum på respektiv post b. Rådighetsbegrensning: avhukingsfeltet kan brukes til å velge de eiendelene man skal sette rådighetsbegrensning på. Ved avhuking tilgjengeliggjøres kommentarfeltet til høyre, der ytterligere merknader kan registreres. Brev om rådighetsbegrensning skrives i fanen Dokumentproduksjon. 113

115 27.2. Krav om innbetaling Fig Ved avhuking av feltet Ingen krav skal registreres blir ingen krav om innbetaling registrert i Agresso. Feltet må avhukes dersom saksbehandler skal avslutte aktiviteten uten et krav om innbetaling, eller hvis saksbehandler kun skal sette rådighetsbegrensning 2. Her kan saksbehandler trykke på knappen Importer fra hovedbok for å hente frem oppdatert saldo. Saksbehandler kan redigere i tekstfeltet. Feltet summerer bankinnskudd, kontanter og bankinnskudd i utenlandske banker. 3. Ved trykk på knappen 2*Grunnbeløp kan saksbehandler legge inn fratrekket automatisk. Også her kan endringer gjøres i tekstfeltet. 4. Beløp for innbetaling utregnes automatisk basert på ovennevnte felter (2 og 3). Dette feltet kan også redigeres. 5. Legg inn forfallsdato ved å trykke på det røde kalendersymbolet i tekstfeltet. Dato kan også fylles inn i tekstfeltet. 6. Ved trykk på knappen Oppfrisk oppdateres listen over Konto for innbetaling. 7. Listen Konto for innbetaling hentes fra Agresso og viser alle kapitalkonti registrert på vergemålet. Velg konto ved å huke av i radioknappen under Velg. Konto må velges for krav om innbetaling, og det kan kun velges én konto. 114

116 28. Godtgjørelse og utgiftsdekning Aktiviteten Godtgjørelse og utgiftsdekning (tidl. Vergegodtgjørelse, etter ) inneholder fanene Prosess, Behandle, Utbetaling, Forberedende dokumentproduksjon, Dokumentproduksjon og Godkjenning. Aktiviteten følger med andre ord typisk dokumentproduksjon og godkjenningsflyt. Dette kapittelet kommer til å ta for seg fanene Behandle og Utbetaling. For gjennomgang av faner Prosess, Forberedende dokumentproduksjon, Dokumentproduksjon og Godkjenning vises det til respektive gjennomganger Behandle Fig Saksbehandler velger hvilken verge godtgjøringen skal utbetales til. Det er kun mulig å velge en verge. Hvis flere verger skal ha godtgjøring må hver godtgjøring behandles som separate aktiviteter. Valgt verge blir flettet inn i vedtaksbrevet Utbetaling Fig Knappen Oppdater kontoliste oppdaterer listen under Fra kontonummer og nedtrekkmenyen Til kontonummer. 6. Listen over registrerte kapitalkonti. Bruk radioknappen lengst til venstre på linjen for å markere hvilken konto det utbetales fra. 7. Når øvrige felter er fylt inn (Til kontonummer, Beløp, Utbetalingsdato og KID eller Melding til mottaker) trykker saksbehandler på knappen Til utbetaling. Dette legger utbetalingen i listen Transaksjoner (4). 115

117 8. Transaksjoner viser utbetalingene registrert i aktiviteten. Saksbehandler kan fjerne et utbetaling fra listen ved å huke av for Fjern lengst til høyre i listen, og deretter trykke på knappen Fjern markerte. 116

118 29. Vergeregnskap Aktiviteten Vergeregnskap inneholder fanene Saksdetaljer, Generelt om vergemålsoppdraget, Fullstendighetserklæringen, Vergekontoutskrifter, Selvangivelsen og Avviksrapport. Dette kapittelet kommer til å ta for seg fanene Saksdetaljer, Generelt om vergemålsoppdragen og Avviksrapporten, da øvrige faner er funksjonelt like førstnevnte Saksdetaljer Fig Her vises en liste over verger tilknyttet saken, med status, regnskapsplikt og startdato på vergeoppdraget. 2. Her vises midler til forvaltning. Ved å trykke på Oppfrisk vil VERA hente inn nyeste registrerte tall. 3. Liste over dokumenter innsendt ifb. med kontroll av vergeregnskap. 117

119 29.2. Generelt om vergemålsoppdraget Fig i-symbolet gir saksbehandler informasjon om linjen i skjemaet. La musepekeren hvile over symbolet for å få opp en tekstboks med informasjon. 2. Saksbehandler besvarer spørsmålene i listen ved å huke av i et av radiofeltene til høyre for spørsmålet. Til høyre for radiofeltene ligger et kommentarfelt tilhørende spørsmålet der saksbehandler kan utbrodere svaret. Hvis svaret på spørsmålet ikke er «riktig» blir tilhørende kommentarfelt obligatorisk. Et eksempel er spørsmålet «Er selvangivelsen mottatt?». Hvis svaret er nei må saksbehandler forklare hvorfor i kommentarfeltet. 118

120 29.3. Avviksrapport Fig Avviksrapporten viser en oppsummering av skjemaene saksbehandler fylte ut. Kun de avvikende punktene vises i listen, enten med Ikke utfylt! hvis spørsmålet ikke er besvart, eller Ikke lagt inn kommentar! hvis kommentaren mangler. 2. I nedtrekkmenyen Konklusjon velger saksbehandler resultatet av kontrollen, og kan også legge inn kommentar i kommentarfeltet til høyre. Velger man Godkjent med merknad eller Ikke godkjent må kommentar legges inn for å kunne ferdigstille aktiviteten. 3. Etter at alle poster er utfylt, og konklusjon er nådd, trykker saksbehandler på knappen Ferdigstill for å fullføre aktiviteten. Regnskapsrapporten legger seg så på saksmappen under Dokumenter. Dokumentet viser hele rapporten og utførende saksbehandler. 119

121 120

122 30. Avslutt sak Aktiviteten Avslutt sak inneholder fanene Prosess, Behandling, Forberedende dokumentproduksjon, Dokumentproduksjon og Godkjenning. Aktiviteten følger med andre ord typisk dokumentproduksjon og godkjenningsflyt. Merk at godkjenning kun er nødvendig hvis årsaken til avslutning er Bortfall av vilkår. Ved valg av andre alternativer kan saken avsluttes direkte av saksbehandler. Dette kapittelet tar for seg fanen som er spesiell for aktiviteten Avslutt sak: Behandling. For gjennomgang av ovennevnte faner se 4. Opprett sak Behandling Fig Nedtrekkmenyen Årsak benyttes til å definere begrunnelsen for avslutning av saken. Alternativene her er Annet, Bortfall av vilkår, Person 18 år, Person død. 2. Under Verge vises hver verge med følgende elementer: a. Ved avhuking av boksene Innlevering av fullmakt og/eller Innlevering av regnskap gir saksbehandler beskjed til VERA om at embetet venter på fullmakt/regnskap fra verge. b. Sett Frist ved å trykke på rød kalender. En dialog åpnes der saksbehandler kan velge dato. Aktiviteten vil legges på vent til datoen satt i Frist-feltet. c. Knappen +40 dager legger 40 dager til fristen som ble satt. Dette frigjør saksbehandler fra å måtte regne ut dette manuelt. Merk at datoen i Frist-feltet (2b) endres ved trykk på denne knappen. 3. Avhukingsfeltet under Saksstatus gir saksbehandler mulighet til å sette sakens status til Avsluttet ved aktivitetens slutt (etter godkjenningsrunde og ekspedering i tilfelle Bortfall av vilkår er satt som årsak). Feltet er kun tilgjengelig hvis innleveringsfeltene på hver verge er tomme/umarkerte. Hvis Annet velges under Årsak kan man velge å kansellere saken eller slå den sammen med en annen. Velger man å kansellere saken får saken status Kansellert (dette betyr at saksmappen er «slettet»). 121

123 Man kan også velge å sette status til Avsluttet. Se Slå sammen saker for beskrivelse av sammenslåing av saker Slå sammen saker Det er kun mulig å slå sammen en åpen uspesifisert sak med en annen sak! Fig Setter man Årsak til Annet, og velger Slå sammen denne saken med en annen under Resultat får man muligheten til å slå sammen saken med en annen. 2. Etter å ha valgt Slå sammen denne saken med en annen får man opp listen over saker registrert på PMV. Trykk på saken man ønsker å slå sammen med (merk at den blir blåmarkert). 3. Avslutt ved å ferdigstille saken (trykk på knappen Ferdigstill aktivitet, på bunnen av vinduet) Godkjenning Fig Velg resultat i nedtrekksmenyen. 2. Hvis Årsak i Behandlingsfanen er Bortfall av vilkår må aktiviteten sendes til godkjenning. Ved øvrige kategorier kan aktiviteten også fullføres uten godkjenning. Hvis dette velges vil siden oppdatere seg, og knappen Ferdigstill aktivitet vises på bunnen av siden. Trykk på denne for å fullføre Varsel 25 år Ved løpende saker med underkategori Fortsatt forvaltning vil det opprettes en aktivitet Avslutt Sak, med underkategori Person 25 år, 8 uker før personens fødselsdag. 122