Vedlegg til dokument: Oversikt over arkivering av dokumenter på avdeling for mikrobiologi og smittevern (MIKS)

Transkript

1 Definisjoner: : Mikrobiologi og smittevern TLMB: Tverrfaglig laboratoriemedisin DIPS: Pasientjournalsystemet LIS: Laboratoriedatasystemet Analytix (tidligere SafirLIS) MICLIS: Tidligere mikrobiologisk labdatasystem benyttet frem til 7/ PHT: primærhelsetjenesten REKVISISJONER / HENVISNINGER: Inneliggende rekvisisjoner/henvisninger på papir, DIPS-utskrift (få). > 1mnd etter innscanning i LIS Ekspedisjon B304 TLMB (Prøvemottak) Inneliggende rekvisisjoner/henvisninger på data > 10 år I DIPS (utenfor vårt ansvarsområde) Sykehuspartner Rekvisisjoner/henvisninger fra poliklinikk og PHT på papir Manuelt registrerte -10 år. Scannede - 1 mnd I esker på avd. i ca. 1 år (TLMB B304), deretter på fjernlager Ekspedisjonen B304 TLMB (Prøvemottak) Det elektroniske arkivet av rekvisisjoner/henvisninger fra PHT 10 år På server, ved plassmangel; overføring til elektronisk arkiv etter Sykehuspartner Kopi av rekvisisjon/sendeskjema til andre henvisningslaboratorier og sendelaboratorier. > 1 mnd etter sending I perm på respektive seksjoner i perm/ordner Godkjent av: Merete Holth Dato: Versjon: 1.0 Side 1 av 5

2 ANALYSERESULTATER: Arbeidsark med prøveidentifikasjon 1 måned På respektive seksjoner i perm/ordner Arbeidsark over manuelle analyser På respektive seksjoner/nærlager PRØVESVAR: Prøvesvar med pasientopplysninger overføres fra LIS til DIPS på to måter: Svar fra før 7/ foreligger som svar i MICLIS. Enkelte prøvesvar er overført til LIS, men dette er ikke komplett. 1. Elektronisk overføring til DIPS fra LIS på analyser fra infeksjonsimmunologi og genteknologi 2. Scanning til DIPS av papirsvar fra bakteriologi 1. Ikke tidfestet tid for lagring av data i LIS 2. Etter scanning sendes papirkopier til dokumentasjonssenteret en gang per måned 1. LIS m/ backup server 2. Dokumentasjonssenteret lagrer papirkopiene 1 mnd før de makuleres 1. E-helse DDT 2. Merkantilt personal i Prøvesvar fra andre laboratorier: (Henvisnings- laboratorier og sendelaboratorier. Gjelder både svar og kopi av svar). Scannes til filarkiv i LIS for dokumentasjon. Papirkopier lagres 1 år etter innscanning til filarkiv. 1. I esker på avd. i ca.1 år, ( B204). 2. Resultater fra genotyping av problemmikrober i perm på Smittevernseksjonen (avlåst kontor) Merkantilt personal i 2. smittevern 1 Som for referansesvar fra K-res, bare på smittevern i stedet for på kontor baktlab. Godkjent av: Merete Holth Dato: Versjon: 1.0 Side 2 av 5

3 Loggdokumentasjon: Resultat av interne kvalitetskontroller * Minimum I perm på respektive seksjon og/eller elektronisk på seksjon * Noen kontroller registreres og lagres i tillegg i LIS Resultater av eksterne kvalitetskontroller * Minimum I perm på respektive seksjon og/eller elektronisk på seksjon * Noen SLP registreres og lagres i tillegg i LIS Resultat av metodekalibreringer I perm eller elektronisk på K\DDT\ for respektive instrument/utstyr/metode ved hver seksjon Rapporter fra validering av metoder, utstyr og produksjonsprosesser, eller så lenge metoden/utstyret er i bruk Elektronisk på K\DDT\ Informasjon om kjemikalier og reagenser 10 år Elektronisk (ECO-online), internett Pakningsvedlegg/pakksedler/ bestilling/ firmaavtaler med leveringsavtaler Pakksedler og bestillinger minimum 1 år I perm på respektive seksjon og/eller elektronisk på seksjon Kontrakter/innkjøpsavtaler med firma/leverandør (Gjennomføres av innkjøpsavdelingen den anskaffende avdeling eier avtalen) Avtaler arkiveres så lenge den er gyldig Arkiveres av innkjøpsavdelingen i sykehusets saksarkiv Innkjøpsavdelingen Driftsproblemer/feilsøking m.m I perm eller loggbøker på respektive seksjon og/eller elektronisk på seksjon/utstyr Elektronisk lagrede dokumenter. Ikke tidfestet frist for datalagring (Ingen overordnede krav definert) I sykehusets datanettverk Alle på avdelingen har ansvar for å lagre dokumenter i hht krav angitt i dette dokument Godkjent av: Merete Holth Dato: Versjon: 1.0 Side 3 av 5

4 Loggdokumentasjon: Vedlikeholdskjema-daglig/ukentlig/månedlig eller så lenge utstyret er i bruk I perm på respektive seksjon og/eller elektronisk på seksjon/utstyr på K\DDT\ Sjekklister for utførte arbeidsoppgaver I perm på respektive seksjon og/eller elektronisk på seksjon/utstyr på K\DDT\ Temperaturovervåking EMS Avviksbehandling EMS På server, evnt. hos Sykehuspartner I permer på seksjonen Fagansvarlig for EMS i Temperaturovervåking - manuell Perm for temperaturovervåking på seksjoner / Spesialbioingeniør Utfyllte oppskrifter fra medieproduksjon 5 år (krav til CE-merking) Permer i avdelingen Arbeidslister ved smitteoppsporinger Perm i avlåst kontorområde Smittevernseksjonen Svarskjema fra pasienter ifm lovpålagt insidensregistrering.* * Brukes også til forskning. 1. Ikke tidfestet tid for lagring av data i DIPS 2. Manuell registrering: ortopedi: Minimum 10 år etter prosjektslutt 1. Elektronisk registrering i DIPS. 3. Alle data oppbevares i permer på avlåst kontor, samt egen database på K:DDT/. Dataene sendes i tillegg til FHI s kvalitetsregister. Resultater fra kontroll av resistensskåler I perm på respektive seksjon Godkjent av: Merete Holth Dato: Versjon: 1.0 Side 4 av 5

5 Personalinformasjon: Sjekklister for gjennomgått nyansattinnføring / opplæring / re-opplæring etter avsluttet arbeidsforhold I perm på de ulike seksjoner eller elektronisk på seksjonens område K\DDT\ Godkjenningsavtale, fullmakter og arbeidsavtaler 2 etter avsluttet arbeidsforhold I personalmappene i saksarkivet 2 Lagres i sykehusets saksarkiv Godkjent av: Merete Holth Dato: Versjon: 1.0 Side 5 av 5