1.1 OMFANG Denne prosedyre gjelder for gjennomføring av oppdrag ved Avd. Skilt.

Størrelse: px

Begynne med side:

Download "1.1 OMFANG Denne prosedyre gjelder for gjennomføring av oppdrag ved Avd. Skilt."

Asbjørg Kristensen
6 år siden
Visninger:

1 Fakta Ansvarlig Kontroll Godkjent O. Aase T. Andreassen P. Holthe 1. INTRODUKSJON 1.1 OMFANG Denne prosedyre gjelder for gjennomføring av oppdrag ved Avd. Skilt. 1.2 HENSIKT Hensikten med dette dokument er å fastlegge prosessen for gjennomføring av oppdrag og de krav som stilles til utforming, styring, dokumentasjon og registreringer under prosessen for Avd. Skilt. 1.3 DEFINISJONER Firmastandard Nera s betegnelse på prosedyre eller retningslinjer for den daglige drift av selskapet. Dokument som beskriver planlegging, gjennomføring og kontroll av aktiviteter Firmastandard Nera s forkortelse for Firmastandard Prosedyre Begrep brukt for å angi en Firmastandard(FS) Dokument Informasjon lagret på et medium; papir, magnetbånd/disk, som kan presenteres på skjerm eller papir og som har påført dato og dokumentnummer(identitet) 2. REFERANSER ISO9001 kapittel.2,.6,.8,.9,.10 og.15 FS930 Tilbudsutarbeidelse, gjennomgang før kontrakt FS929-1 Utarbeidelse, styring og arkivering av dokumenter FS929-2 Utarbeidelse, styring og arkivering av Produkt-dokumentasjon, ved Avd. Skilt FS936 Innkjøp FS938 Mottakskontroll FS931 Håndtering, lagring, pakking og levering AS C:\Firmastd\Prosedyr\92.Doc Side 1(6)

2 3. ANSVAR Avdelingssjef har ansvaret for etablering og vedlikehold av dette dokument, samt at det blir gjort kjent for de som kan bli berørt av det. Kundeansvarlig eller den som har ansvaret for gjennomføring av det enkelte oppdrag/prosjekt har ansvar for å følge kravene som er gitt i denne FS.. GJENNOMFØRING AV OPPDRAG.1 Gjennomføringsaktiviteter relatert til Prosess-Flytskjema Boks nr. Beskrivelse - Aksjon 0 og 1 Forutsatt at kunden bestiller (evnt. Tilbudsarbeide etc. er ikke medtatt i denne oppstillingen). Oppdraget registreres i ordrebehandlingssystemet som følger: *Kundedata (navn, adresse, leveringssted etc.) *Når ordren mottas. *Mottak av originaler fra kunde *Hva oppdraget omfatter; utforming, produksjon, montasje Avklarer oppdragets art: enkelt oppdrag gå til komplekst oppdrag gå til 2 2 Gjelder komplekse oppdrag hvor det er behov for avklaringsrunder etc. 3 Kunden gir tilbakemelding enten i felles møte eller på fritt grunnlag. Kan gå en til flere runder. Registrering: * Når ble tilbakemelding mottatt * Hvor mange/hvilken utgave det gjelder? * Hvilke/hva som endres? Utarbeidelse av produksjonsdokumentasjon, produksjonsordre og ordrebekreftelse. Disse er i prinsippet helt like, kun med ulik heading. F.eks. ordrebekreftelse etc. Følgende krav skal være påført ordrebekreftelsen: dersom ikke tilbakemelding gis innen x dager anses ordren som akseptert, produksjon blir igangsatt. Dersom det blir korrigeringer p.g.a. feedback fra kunden, må dette registreres, samt at det må fremgå av den korrigerte ordren hva som er endret, (ref. 6,7, 8 og 9). AS C:\Firmastd\Prosedyr\92.Doc Side 2(6)

3 For at systemet skal fungere,er en avhengig av at underleverandør ikke starter produksjon umiddelbart etter mottak av produksjonsordre (kunder må få tid til å lese ordrebekreftelse og gi eventuelt feedback). Det skal opplyses på Produksjonsordren hvorvidt skal motta prototype/ utfallsprøve. Dersom kunden underkjenner eller på annen måte vil ha orden endret (boks 6), vil vi måtte foreta endringsbehandling (boks 8), for så å sende korrigert produksjonsordre/ ordrebekreftelse (9) til respektive underleverandør (5) og kunde (10). Endringer/korreksjoner/tillegg registreres og behandles som nevnt ovenfor. 11 produserer i h.h.t. endelig produksjonsordre skal ha system for sporbarhet i produksjonsprosessen. Dette skal arkiveres hos underleverandør, men være tilgjengelig for på forespørsel. Videre skal lysskilt og andre større/komplekse leveranser (der det er hensiktsmessig), merkes med ordrenummer. 12 I de tilfeller utfallsprøve/prototype skal forevises kunde, sendes disse via. Registrering: Det skal registreres i ordre-behandlingssystemet dersom utfallsprøve/ prototype skal forevises kunde. 16 Dersom ikke utfallsprøven ble godkjent, må nødvendige justeringer/korreksjoner iverksettes. Registrering: Det skal registreres i ordresystemet dersom endringer (og i tilfelle hvilke) er utført. 15 skal anmerke på ordresystemet (produksjonsordren) når varen sendes og hvordan og faxe dette til. Registrering: Anmerkes på dertil egnet felt på produksjonsordren: vareleveranser/ leveringsmåte/tid.. Ved forsinkelser skal underleverandør anføre forslag til ny dato på avsatt felt i produksjonsorden. Dette skal gjøres i god tid før leverings-tidspunkt (opprinnelig). Forslaget faxes til for aksept. 18 distribuerer varen enten til kunde eller til montør for montasje (hendelsesforløp ). Registrering: Anføre på ordresystemet når/hvordan varen ble distribuert. AS C:\Firmastd\Prosedyr\92.Doc Side 3(6)

4 15 Dersom underleverandør distribuerer enten direkte til kunde (hendelsesforløp 2) eller til montør (hendelsesforløp 3), skal denne melde inn leveringsbekreftelse som nevnt ovenfor. 17 Montør kan motta varen enten fra underleverandør, eller. Montøren sender bekreftelse på at montasjen er utført samt tilhørende statusrapport(egen blankett) hvor eventuelle avvik/tillegg etc. skal føres. 19 Leveringsdato registreres. Dersom det kommer inn melding om avvik på montasje, skal avviksmelding utfylles og denne skal behandles ihht Firmastandarden W0933; Avvik og korrigerende tiltak. Dette innebærer at det skal vurderes om tiltak skal iverksettes. Registrering: Dersom dette gjøres skal det føres på montasjeblanketten Registreringen gjelder også som info. til OTD(On Time Delivery) AS C:\Firmastd\Prosedyr\92.Doc Side (6)

5 .2 Prosess-Flytskjema for gjennomføring av oppdrag Referanser Skjekklister Ut/Inn Kunde Aktivitet Dokument Inn/Ut Merknader Aksjoner Diverse retn.linjer 1) vurderer etter FS "Tilbudsutarbeidelse,.gjennomgang før kontrakt 1 behandle bestilling 0 Kunde Bestilling 0) og 1) Kunde bestiller Oppdrag/Prosj. registreres i ordrebeh.systemet Behandling av Kundens underlag ) Produksjonsordre - Produktbeskrivelse - Produkttegninger - Ordrebekreftelse - Pakkeseddel - Distribusjonsliste Montasjeordre - Montasjetegning ; (blankett, tegninger, forklaring, etc.samt kundedata og plan for montasje sendes montør) Montasjeordre Ja 2 Forbereder arbeidsstrategi Utarbeide Produkt- og produksjons-dokumentasjon. Skriv Prduksjons- og Montasje- ordre samt send Ordrebekeftelse 7 Godkjent for produksjon? 3 Oppdragsbeskrivelse - Omfang - Fremgangsmåte - Handlingsplan 6 Ordrebekreftelse Underkjent 2) Gjelder komplekse oppdrag, hvor godkjenning kreves når løsning må avklares 3) Kunde gir tilbakemelding. Kan gå flere runder Endring ) Utarbeidelse av produksjonsdokumentasjon, Prod.ordre og Ordrebekreftelse Korrigert avtale. Det skal godkjennes skriftlig. Når gjør avtale over tlf. skal det noters på dokument : dato, kundenavn, din signatur 5 Produksj.ordre - Produkt spesifikasjoner - Produkttegninger - Pakkeseddel - Distribusjonsliste - Leveringsbetingelser Nei 8 Eventuell endringsbehandling 9 Korrigert og Godkjent oppdrag 10 Korrigert Ordrebekreftelse eller prototype 6) Kunde kan endre første avtale. Avvik registreres i ordrebeh.systemet 7) Bare ved endring av avtale 8) og 9) Korrigert avtale. Det skal godkjennes skriftlig. Når gjør avtale over tlf. skal det noters på dokument : dato, kundenavn, din signatur II I AS C:\Firmastd\Prosedyr\92.Doc Side 5(6)

6 Prosess-Flytskjema forts. Referanser Skjekklister Ut/Inn Kunde Aktivitet Dokument Inn/Ut Merknader Aksjoner Diverse retn.linjer skal arkivere underlaget i kundearkiv II I 12) og 13) Utf.prøve 12 Utfallsprøve/Prototype Utfallsprøv Tilbakemelding 13 Kunden forevises utfallsprøve for videre produksjon Utfallsprøve vises kunden når har godkjent. Kunden skal normalt godkjenne produktet. Ja 1 Godkjent for produksjon 1) vurderer riktig kvalitet 11) Produksjon skal baseres på teknisk kravspes. for utarbeidelse av skilt etc. Ref. 1-W092 P roduktkvalitet; Skil 11 Produksjon 1 Nei 16) 16 Ved avvik skal Avvik på produkt. Ny avviksmelding skrives produkson. bestilles og sendes kundeansvarlig Korrigerende tiltak eller det resultat som retter avviket skal registreres. 18 Distribuerer 1 1 Kunden monterer 15) skal: - Kontrollere og registrere ved fatlagte stadiier i prosessen - Melding om ferdig prod. sendes Alle dokumenter arkiveres av under-leverandør Dette skal være notert i avtalen med underleverandøren 15 Diostribuerer sender: - Dokumentasjon som viser at produktet er blitt kontrollert mot dokumentasjonen - Leveringsbekreftelse ; når varen er sendt kunde - Faktura for utført arbeid 19 Leveringsbekreftelse Produkt levert kundested Levering til for videre-sending til installatør 2 leverer direkte til kunden 17) Leveringsdato registreres, som er bekreftelse på ferdig montasje Melding om OTD oppdateres 17 Montasje av installatør 22 Fakturaunderlag 21 Montasje 20) Levering er FOB. Kopi av all dokumentasjon arkiveres. 23 Nera ved Økonomifunksj. utarbeider faktura og sender denne til kunden. 2 Faktura 23) Faktura skal inneholde Fakturaunderlaget AS C:\Firmastd\Prosedyr\92.Doc Side 6(6)

Like dokumenter

Rev.Dato Rev. Dokumentnr D FS930 Fakta Ansvarlig Kontroll Godkjent P. Holthe T. Andreassen P. Holthe 2.3 Tilbud og kontraktsgjennomgang

Rev.Dato Rev. Dokumentnr D FS930 Fakta Ansvarlig Kontroll Godkjent P. Holthe T. Andreassen P. Holthe 2.3 Tilbud og kontraktsgjennomgang Fakta Ansvarlig Kontroll Godkjent P. Holthe T. Andreassen P. Holthe 1. INTRODUKSJON 1.1 Omfang Denne prosedyren omfatter behandling av forespørsel, utarbeidelse av tilbud, gjennomgang og signering av kontrakt