Redegjørelse fra varslerne om MVA- fordelingssaken i Norges Velforbund.

Transkript

1 Redegjørelse fra varslerne om MVA- fordelingssaken i Norges Velforbund. På vegne av varslerne i Norges Velforbund i den såkalte moms saken ønskes det å redegjøre for noen sentrale forhold. Bakgrunnen for at denne redegjørelsen gis er at varslerne har fått klare indikasjoner på at sentrale opplysninger trolig ikke er kommet fram medlemsforeningene og andre impliserte/intresserte. For varslernes vedkommende starter saken høsten 2007 da de blir kjent med at Lotteri- og stiftelsestilsynet har innledet en granskning av Norges Velforbunds bruk av tildelt mvakompensasjon. Her presiserer tilsynet at de tildelte midler ikke kan benyttes til drift av forbundet sentralt. Midlene skal fordeles etter en sjablongmodell til lokale foreninger som er berettiget til å motta mva-kompensasjon. I den påfølgende korrespondanse og dialog mellom Lotteri- og Stiftelsestilsynet og Norges Velforbund redegjør Norges Velforbund for de utfordringer organisasjonen står ovenfor i tilknytning til fordeling av mva- kompensasjonen. Det vises her til usikkerheter knyttet til opplysninger i foreningsregisteret. Dette gjelder spesielt foreninger som ikke eksisterer lenger, og ikke er slettet/korrigert i foreningsregisteret, foreninger som eksisterer og er i drift, men ikke er registrert i foreningsregisteret, samt at et betydelig antall foreninger trolig ikke vil være berettiget til å motta mva- kompensasjon. Det ble også i denne prosessen avklart med Lotteri- og Stiftelsestilsynet at Norges Velforbund kunne avregne kontingent mot mva-kompensasjon. Fra Lotteri- og Stiftelsestilsynet var det en grunnleggende forutsetning at Norges Velforbund kvalitetssikret medlemsregisteret og sørget for ryddighet i sitt arbeid. Dette ble imøtekommet ved at styret/representantskapet vedtok Retningslinjer for forvaltning og intern fordeling av kompensasjon av mva til Bolig- og lokalmiljøforeninger. I disse retningslinjene fremgår det at NVF må foreta en kvalitetssikring av sitt medlemsregister. Som en følge av den kontakt som var mellom NVF og Lotteri- og stiftelsestilsynet ble det bestemt å avvikle "fondene" som ble benyttet til å finansiere NVF drift. Videre ble det bestemt at alle velforeninger som var i NVF's register og som var berettiget til å motta MVA kompensasjon skulle få dette. En direkte følge av dette var at NVF måtte forholde seg til ca foreninger som var i NVFs foreningsregister, mot tidligere foreninger. Styret og representantskapet besluttet, i februar 2008, derfor at de foreningene som bare var registrert (ikke direkte medlem) i NVFs medlemsregister, skulle defineres som 1B side 1 av 7

2 medlemmer. Dette innebar at foreningene kunne motta MVA kompensasjon fra NVF. Kontingenten ble fastsatt til 550 kroner og skulle avregnes mot MVA-kompensasjonen. Dette innebar at 1B medlemmene fikk fulle demokratiske rettigheter og de fikk også en del av de medlemsgoder som NVF hadde for sine foreninger. Da representantskapet innførte ordningen med 1B medlemskap ble det lagt til grunn at Retningslinjer for forvaltning og intern fordeling av kompensasjon av mva til Bolig- og lokalmiljøforeninger måtte etterleves slik at NVF ikke avregnet medlemskontingent fra foreninger som ikke ble kvalitetssikret eller som ikke ønsket å være med på ordningen. For å kunne gjennomføre denne kvalitetssikringen av medlemsmassen var det i budsjettforslaget fra styret avsatt midler til å engasjere personer regionalt i landet til disse oppgavene. Da representantskapet behandlet budsjettet ble det framsatt ønsker om en ytterligere styrking av disse arbeidsoppgavene. Dette førte til at representantskapet vedtok at arbeidet og stillingshjemlene for engasjementet skulle legges til administrasjonen i Oslo slik at man fikk størst mulig effekt og koordinering av arbeidet. Det ble også vedtatt et nytt prinsipp/system for regnskapsføring basert på avdelingsregnskap og prosjektregnskap. Regnskap og budsjett skulle være transparent og aktivitetsbasert. Dette for å kunne ha bedre kontroll med budsjett, regnskap og resultatoppnåelse. Når administrasjonen gjennomfører den første avregningen av 1B kontingent inntektsføres bare 75% av det som var beregningsgrunnlaget. Dette ble gjort fordi man visste det var feil i medlemsregisteret, samt at man var usikker på hvor mange foreninger man ville klare å kvalitetssikre i Samtlige ansatte i administrasjonen var grundig orientert om at vi sto ovenfor omfattende oppgaver i tilknytning til kvalitetssikring av medlemsregisteret. De ansatte var også instruert om at hvis det kom tilbakemeldinger fra foreninger som ikke ønsket å være med på ordningen eller det ble oppdaget foreninger som ikke lenger eksisterte, måtte medlemskontingenten fra disse tilbakeføres til "klientkontoen" for MVA i regnskapet. Ved utgangen av 2008 skulle det foretas en avstemning av medlemsregisteret. Kontingent fra foreninger som ikke var kvalitetssikret skulle tilbakeføres til "klientkontoen" for MVA. Videre skulle det avregnes hvor mye hver enkelt forening skulle ha refundert av MVA ut over det som var trukket i kontingent. Dette beløpet skulle så utbetales til den enkelte forening. Dette er i hovedtrekk det som skjer første halvåret 2008 og det som ble planlagt for Da den landsmøtevalgte styreleder søker permisjon fra styret, og daglig leder gjeninntrer i stillingen som adm. leder sommeren 2008, ser det ut som alt arbeid med kvalitetssikring og etterlevelse av avtalene med Lotteri- og Stiftelsestilsynet stopper helt opp og ignoreres side 2 av 7

3 Representantskapets vedtatte budsjett for 2008, og de prioriteringer som lå i dette, blir av daglig leder betegnet som både svulstig og håpløst. Dette fører til stor bekymring hos de ansatte som er varslere. Man forsøker ved en rekke anledninger å ta opp og påpeke at man må foreta seg noe i forhold til kvalitetssikringen og de avtaler som er inngått med Lotteri- og stiftelsestilsynet. Men alle forsøk avvises eller ignoreres. Noen eksempler på konkrete situasjoner hvor det varsles internt i organisasjonen: September 2008 I medarbeidersamtaler med fungerende styreleder blir det fra flere av de ansatte tatt opp og påpekt nødvendigheten av at man fulgte opp kvalitetssikringen av medlemsregisteret og etterlevde avtalen med Lotteri- og stiftelsestilsynet. De ansatte ble lovet at de skulle få referat fra medarbeidersamtalene. Disse har ennå ikke kommet til tross for gjentatte purringer. Oktober 2008 En av varslerne kontakter fungerende styreleder i forbindelse med at det ble planlagt og satt i gang et prosjekt som skal utvikle et nytt medlemsdatasystem. Det ble her påpekt at den foreslåtte rammen var alt for lav og at det ikke er i forhold til datasystemet at utfordringen ligger, men i forhold til å kvalitetssikre medlemsdataene. Blir ikke dette gjort vil vi få problemer i forhold til Lotteri- og Stiftelsestilsynet og NVF vil ikke lenger ha grunnlag for å avregne kontingent fra 1B medlemmene mot MVA-kompensasjonen. Februar 2009 En av varslerne tar opp med daglig leder at det må gjøres noe for å sørge for at medlemsregisteret blir kvalitetssikret. I denne sammenheng konfronteres daglig leder med dette, på direkte spørsmål vedrørende Lotteritilsynets krav til dokumentasjon med hensyn til kvalitetsikring er hans svar:...dersom en forening sier til meg at de er en velforening så betaler jeg ut penger til de... Februar 2009 To av varslerne utarbeider et spørreskjema som inneholder relevante spørsmål for å komme i gang med kvalitetssikringen og kartleggingen av foreningene i NVFs register. Daglig leder redigerer bort de relevante spørsmål som kunne dannet grunnlaget for en innledende kartlegging og kvalitetssikring side 3 av 7

4 Mars 2009 På nytt gjennomførte styreleder medarbeidersamtaler med de ansatte. Flere ansatte tar på nytt opp spørsmålet med kvalitetssikring av medlemsregister og forvaltning av MVAmidlene. Det påpekes at man ikke kan ta inn kontingent fra 1B medlemmer uten at disse kvalitetssikres. De ansatte blir på nytt lovet referat fra medarbeidersamtalene. Dette har heller ikke kommet til tross for gjentatte purringer fra de ansatte. April 2009 I forbindelse med revisjonen av regnskapet for 2008 tok en av varslerne kontakt med en representant for revisor og påpekte at regnskapet ikke ble lagt fram slik representantskapet hadde bestemt at det skulle fremlegges i sitt vedtak i mars Dette gjorde at det var helt umulig å se hvilke transaksjoner som var foretatt i tilknytning til "klientkontoene" for MVA. Regnskapet var på ingen måte transparent og oversiktlig. Det ble fra varsleren uttrykt sterk uro for forvaltningen av MVA midlene. Det ble også opplyst at det var gjort gjentatte forsøk på å få saken inn på et rett spor uten at dette hadde lykkes. Revisors representant lovet at de skulle foreta en grundig gjennomgang av regnskapene. April 2009 På landsmøtet blir det framstilt som om Lotteri- og Stiftelsestilsynet hadde godkjent at Norges Velforbund kunne trekke inn 1B kontingenten. Dette var ikke en riktig framstilling og en av varslerne tok spørsmålet opp med daglig leder og et av representantskapets medlemmer. Dette medlemmet tok ordet under landsmøtet og påpekte at Lotteri- og Stiftelsestilsynet ikke hadde gitt noen slik godkjenning, men de hadde akseptert at NVF avregnet kontingent mot MVA refusjon. Dette under forutsetning av at medlemsregisteret ble kvalitetssikret i henhold til de vedtatte regler. Mai 2009 I en telefonsamtale mellom styreleder og en av varslerne gjøres styreleder oppmerksom på at varsleren ikke lenger kan sitte stille og se på hva som skjer. Det vil bli utarbeidet et varslingsnotat i saken. Notatet overleveres først til NVFs revisor som omgående innkaller styreleder til et møte påfølgende dag. Under møtet opplever varsleren at han blir utsatt for trusler/press fra styreleder. Dette går ut på at styreleder kommer med uttalelser om at han visste hvem som skulle tas hvis noe var galt. Dette oppleves å være direkte rettet mot varsleren. Styreleder gjøres oppmerksom på at varsleren etter gjentatte varslinger internt i organisasjonen nå hadde søkt juridisk bistand side 4 av 7

5 Dokumentet fra varsleren var på dette tidspunktet strengt fortrolig. Etter noen dager får varsleren en henvendelse fra revisor som ber om at dokumentet ikke lenger skal være hemmelig. Dette ønsket blir imøtekommet av varsleren. Juni 2009 Fredag 12. ba FLT gruppen om et møte med daglig leder hvor MVA situasjonen, kommunikasjon, mangel på informasjon, samt den generelle arbeidsformen ble tatt opp. Daglig leder tok umiddelbart informasjonen fra møtet opp med styreleder. Daglig leder informerte senere på dagen at styreleder hadde tatt saken til etterettning og at man nå skulle ta tak i tingene og samarbeide for å løse problemene. I tilknytning til styremøte 15. juni innkalles alle ansatte til møte med styret. Bakgrunnen for dette møtet er situasjonen knyttet til forvaltningen av de MVA midler som NVF mottar, samt nummerert brev fra revisor hvor en rekke kritikkverdige forhold tas opp. Under møtet ble det fra flere av varslerne gitt en klar og utvetydig orientering om de faktiske forhold som rådet i forbindelse med forvaltning av MVA midlene. Vi som varslere oppfattet at hovedkonklusjonen fra dette møtet var at alle krefter nå skulle settes inn for å forsøke å rette opp situasjonen som NVF befant seg i. Vi som ansatte hadde nå store forhåpninger til at noe skulle skje. Vi ble av styret lovet et referat fra dette møtet. Til tross for flere purringer fra de ansatte er ikke referatet mottatt. I oppryddingsarbeidet NVF sto ovenfor ville en av varslerne vært en nøkkelperson. I stedet for å benytte denne kompetansen velger man å innlede en avskjedssak mot han (se avsluttende del av dokumentet). Til tross for flere initiativ fra de ansatte kommer arbeidet aldri i gang. Juni 2009 Etter gjentatt varslinger internt i organisasjonen, uten at noe ble gjort, ble det foretatt varsling til offentlig myndighet om saken den 22. juni. Juli 2009 På oppfordring fra styreleder utarbeider en av varslerne en prosjektplan for Oppretting av feil i MVA håndtering - kvalitetssikring av medlemsregister. Prosjektplanen oversendes til styreleder. Det bes om en tilbakemelding i forbindelse med ressursallokering. Verken styreleder eller daglig leder besvarer henvendelsen. Prosjektet kommer aldri i gang side 5 av 7

6 August 2009 Etter at Lotteri- og Stiftelsestilsynet rettet en henvendelse til Norges Velforbund og ba om en redegjørelse om hvordan Norges Velforbund etterlevde regelverket for forvaltning og viderefordeling av MVA kompensasjon ble en av varslerne bedt om å lage et utkast til svarbrev, samt å fremskaffe de regnskapsdata som det ble bedt om. Utkast til svarbrev ble utarbeidet og regnskapsbilag og rapporter blir fremskaffet. De utarbeidede og fremskaffede dokumenter ble overlevert til dagligleder. På et senere tidspunkt kom det fram at daglig leder hadde kastet dokumentene. September 2009 En av varslerne bes av daglig leder om å kartlegge status og se på hvilke muligheter som finnes for å komme ut av den situasjonen som NVF er i når det gjelder forvaltning og fordeling av MVA kompensasjon. Bakgrunnen for at kartleggingen foretas er henvendelsen fra LST og daglig leders ønske om å få frigjort kapital til drift av NVF. I tilknytning til kartleggingen ble det avtalt at varsleren skulle ta kontakt med Lotteri- og Stiftelsestilsynet og revisor i Interrevisjon. Notatets hovedkonklusjon er at det ikke er mulig å frigjøre midler ved å avregne kontingent mot MVA-midlene før dette skjer i overensstemmelse med de regler som representantskapet vedtok våren 2008 og de avtaler som ble gjort med Lotteri- og Stiftelsestilsynet i denne prosessen. Det ble også påpekt at når man ikke hadde fulgt opp de forpliktelser og avtaler som ble inngått våren 2008 hadde man heller ikke grunnlag for å avregne medlemskontingent mot MVA midler. Det ble også gitt en økonomisk oversikt over hvordan status var i forhold til mottatt MVA og fordelt MVA. Tallene viste at NVF hadde mottatt ca. 34 millioner og at det kun var fordelt ca 4 millioner til medlemsforeningene. Det vises i denne sammenheng til representantskapets vedtak fra våren 2008, og NVFs lovnader ovenfor Lotteri- og stiftelsestilsynet, om at MVA midlene skulle stå på "klientkonto". September 2009 Ettersommeren/høsten 2009 iverksetter styreleder/dagligleder irregulær/ulovlig kontroll med en av varslernes mobiltelefon. Den ulovlige kontrollen oppdages av varsleren og Lotteri- og Stiftelsestilsynet underrettes om hva som har skjedd. Varsleren opplyser at det vil bli opprettet et nytt mobilabonnement som ikke kan kontrolleres av NVF. Videre avtales det at fremtidig kontakt mellom varsleren og Lotteri- og Stiftelsestilsynet skjer på dette mobilnummeret side 6 av 7

7 Oktober 2009 Regnskapet for første halvår viser et underskudd på flere millioner. I sakspapirene til styret foreslås å dekke inn underskuddet ved at penger tas fra "klientkonto" og inntektsføres som medlemskontingent. Dette til tross for at både styreleder og daglig leder ved en rekke anledninger er varslet om at man ikke kan trekke inn MVA-midler som kontingent uten at man gjennomfører og etterlever de vedtak som representantskapet har fattet for forvaltning av disse midlene og de avtaler som er mellom NVF og Lotteri- og Stiftelsestilsynet. Dette forholdet er også styret i sin helhet gjort oppmerksom på. I tilknytning til forsøket på underskuddsinndekning bestemmer styret også at man skal trekke inn den sikkerhetskapitalen som ble holdt tilbake i 2007 som risikobuffer. (tidligere nevnte 25%) November 2009 På ordre fra daglig leder blir det forsøk å kjøre en transaksjonsliste mellom medlemsregister og regnskapsprogram. Hensikten med dette er å overføre midler fra "klientkonto" for MVA til medlemskontingent. Disse transaksjonene blir utført på en slik måte at man ikke kan synkronisere medlemsregister og økonomisystem. NVF / NVF s representant blir gjentatte ganger informert om at dette ikke er i tråd med avtalen. Til tross for dette blir alle transaksjoner gjennomført side 7 av 7