Sak L05-15: Ny kontingentrefusjonsordning og refusjon av medlemskontingenten for 2015

Transkript

1 BEHANDLING: SAKSNR.: DATO: SAKSBEH.: ARKIV: Landsmøte 2015 L Landsstyret/ daglig leder Elektronisk Sak L05-15: Ny kontingentrefusjonsordning og refusjon av medlemskontingenten for 2015 Som i de fleste demokratiske medlemsorganisasjoner med lagsvirksomhet, har også Oikos en ordning som sørger for at lagene blir tilført en andel av medlemskontingenten. Denne ordningen skal sikre at lagene har et mest mulig stabilt finansielt fundament for sine aktiviteter. Konkret virker ordningen slik at lagene hvert år får utbetalt en andel av medlemskontingent fra foregående år. For eksempel får lagene i 2015 utbetalt andelen av medlemskontingentene som ble innbetalt i Neste år vil lagene få utbetalt andelen som ble betalt inn i 2015 (et formidabelt vekstår som medlemsorganisasjon!). Ordningen er lagt opp på denne måten for at lagene skal ha forutsigbarhet og vite hva de kan budsjettere med for kommende år. På landsmøtet i 2009 ble følgende kontingentrefusjonsordning vedtatt: Regionlag/Fylkeslag: 50 kr pr medlem Lokallag: 70 kr pr medlem Produsent-/Faglag og forbrukergrupper: 50 % av beløp pr. medlem i områder der det finnes lokallag og fullt beløp i områder der det ikke finnes lokallag (altså 35 kr. eller 70 kr. pr. medlem). På senere landsmøter har man vedtatt å fortsette denne ordningen. Denne ordningen innebærer at medlemskontingenten grovt sett fordeles slik per i dag: Det kommer inn ca. kr ,- i medlemskontingenter. Av dette går ca. kr ,- til Ren Mat som betaling for produksjon og utsending av magasinet til medlemmene, og ca. kr ,- til lagene. Slik blir det kr ,- igjen til Oikos sentralt. Kostnadene forbundet med medlemsregistrering, utsendelser, kontingentkrav og purringer samt henvendelser ligger på et sted mellom kr ,- og ,-. Det er dermed på sett og vis et tapsprosjekt for Oikos sentralt å ha medlemmer, rent finansielt, siden kontingenten etter fratrekkene ikke dekker grunnleggende drift av medlemsfunksjonene i sekretariatet. Tapet dekkes inn over grunnbevilgningen. Dagens ordning gjør ikke forskjell på lagene med hensyn til deres aktivitetsnivå. Dette innebærer at også lag som ikke har særlig aktivitet kan få overført kontingentrefusjon så sant de oppfyller de formelle kravene til dette (levere inn årsmelding med regnskap). 1

2 2. Hva diskusjonen om ny kontingentrefusjonsordning handler om Diskusjonen om ny kontingentrefusjonsordning handler om hvordan vi kan stimulere til mer aktivitet på grasrotplanet i organisasjonen, det vil si i lag og grupper. Spørsmålet er hvordan kontingentrefusjonsordningen kan innrettes slik at den gir størst mulig aktivitet der ute. Dette handler både om hvor mye av medlemskontingenten som bør avsettes til denne typen finansiering og hvordan overføringene bør innrettes for å skape størst mulig aktivitet. Samtidig handler diskusjonen om hvordan vi ivaretar sekretariatets oppgaver gjennom medlemskontingenten, m.a.o. hva som er den rette balansen mellom kontingentrefusjon til lagene og ivaretakelse av sentrale funksjoner for organisasjonen i sekretariatet. 3. Diskusjonens historikk Landsmøtet 2013: På landsmøtet i 2013, ble en ny modell lagt fram og vurdert (Sak L12-13). Det var styret som hadde utarbeidet denne modellen og presenterte den sammen med den gjeldende modellen som to likestilte forslag. Formålet med den nye modellen var å styrke lagenes økonomi. Det var imidlertid uklart hvordan den nye modellen ville slå ut, særlig med tanke på en situasjon der flere lokallag etableres innenfor ett fylke eller en region. På denne bakgrunnen vedtok landsmøtet i 2013 å utsette saken til landsmøtet i 2014, og beholde gjeldende modell inntil videre. Perioden til Landsmøtet 2014: Landsstyret behandlet og bestilte en konsekvensutredning. På grunn av sykdom kunne ikke utredningen ferdigstilles til landsmøtet Dessuten ble regnskapssystemet og medlems- og abonnementsregistreringssystemene lagt om i denne perioden, og det manglet der for presise tallgrunnlag for e analyse. Det var et sammentreff av uheldige omstendigheter som gjorde at landsstyret ikke fikk gjennomført konsekvensutredningen som planlagt. Det ble også vurdert som hensiktsmessig å vente med en eventuell omlegging av kontingentrefusjonsordning til den nye strategien var i havn på Landsmøtet i Landsmøtet 2014: På Landsmøtet i 2014 (Sak L05-14), foreslo derfor Landsstyret at saken ble utsatt til neste Landsmøte (2015). Samtidig var styret opptatt av hensikten med denne omleggingen: Å styrke økonomien til lagene. Styret foreslo derfor at budsjettet for aktivitetsfondet skulle økes med kr ,- som en midlertidig ordning til nytt system for refusjon av medlemskontingenten er vedtatt. Aktivitetsfondet ville da til sammen utgjøre kr for 2014 (dette inkluder kr ,- i ubrukte midler som styret har vedtatt å overføre til 2014). I budsjettet for Oikos avgjøres det årlig hvor mye midler som skal settes av til aktivitetsfondet. I henhold til vedtektene ( 8), er det landsstyret som forvalter aktivitetsfondet, og som behandler søknader fra utvalg faggrupper og lag. Under diskusjonen tok flere delegater til orde for å støtte aktiviteter i lagene med større finansielle ressurser. I denne forbindelsen ble det reist spørsmål ved om det er hensiktsmessig å ha en tre-leddet organisasjon som i dag, eller om det vil være bedre å skalere ned til to ledd. Noen mente det kunne være tilstrekkelig med lokalt og 2

3 nasjonalt ledd, mens andre var opptatt av fylkesleddet/regionleddet. For noen var det fortsatt et spørsmål om man skulle satse på fylkes- ellers regionlag. Uavhengig av diskusjonen om organisasjonens ledd, vedtok Landsmøtet styrets forslag. Sittende landsstyrets behandling av saken etter Landsmøtet 2014: Landsstyret har behandlet saken på sine styremøter gjennom siste landsmøteperiode og presenterer her sine vurderinger. 4. Ulike modeller for kontingentrefusjon Siden diskusjonen om kontingentrefusjonsordningen begynte, har det skjedd en vesentlig endringer i Oikos. Medlemstallet er nesten fordoblet på to år. Dette betyr at beløpene som blir refundert til lagene neste år vil være vesentlig høyere enn tidligere år, avhengig av hvilke områder som har hatt størst medlemstilgang. Dette viser at medlemsvekst er positivt også for lagsøkonomien. Landsstyret framhever viktigheten av ikke å røre en sårbar grunnmur mer enn nødvendig, men å gjøre nødvendige grep for å ha et godt fundament for framtiden. Målet må være å ta vare på alle grupperinger av medlemmer og få vekst på grasrotplanet. Det bør også legges til rette for nye lokallag der det er mulig. Ordningen må være enkel og transparent, og viktigst av alt: Det må være en framtidsrettet modell. Ut fra disse vurderingene identifiserte landsstyret følgende relevante modeller: A. Beholde dagens ordning og gjøre den midlertidige tilleggsoverføringen til aktivitetsfondet permanent, men justere beløpene. B. Beholde prinsippene i dagens ordning, men øke aktivitetsfondet og redusere kontingentrefusjonsbeløpene for slik å sørge for at midlene ikke samles opp på konti rundt i landet men brukes aktivt til formålet. C. Innføre et grunnbeløp per lag, slik at det ikke blir økonomiske ulemper dersom det er flere lag i samme område. Midler som ikke utbetales går til aktivitetsfondet. D. Benytte samme prinsippene som i C, men øke aktivitetsfondet og redusere kontingentrefusjonsbeløpene for slik å sørge for at midlene ikke samles opp på konti rundt i landet men brukes aktivt til formålet. Etter en gjennomgang av disse modellene, ba landsstyret sekretariatet om å konsekvensutrede modellene A og C. I konsekvensutredningen skulle det legges vekt på i hvilken grad og på hvilken måte modellene vil stimulere til aktivitet i lag og grupper, hvilke økonomiske konsekvenser de vil få for ulike kategorier lag og grupper, og hvilke økonomiske konsekvenser de vil få for Oikos sentralt. Utredningen skulle også presentere anbefalinger om tilpasninger for å balansere ut eventuelle negative konsekvenser. Sekretariatet gjorde en utredning som tok utgangspunkt i dagens andel av medlemskontingenten som går tilbake til lagene via kontingentrefusjon og aktivitetsfondet. Om denne andelen skal beholdes eller økes ble dermed ikke berørt i utredningen. 3

4 Dagens ordning og de nye forslagene Med dagens ordning fordeles pengene fra medlemskontingenten som går til langene som følger: Lokallag: kr. 70,- per medlem Region- og fylkeslag: kr. 50,- pr medlem Aktivitetsfond: Satt til kr ,- i 2014 (samt overføring av ubrukte midler fra aktivitetsfondet i 2013). Kr tilsvarer ca. kr. 15,- pr medlem med dagens drøye 4000 medlemmer. Med modell A beholdes denne ordningen, men totalbeløpet til aktivitetsfondet vil kunne justeres i forhold til medlemstallet, altså at det nettopp går 15 kr pr betalte medlem til fondet. Med modell C vil satsene på refusjon til lagene reduseres og fondet økes tilsvarende. Det legges til grunn at økningen i utgangspunktet vil bli beregnet per medlem, og at den justeres etter behov, etter vedtak på landsmøtet. Sekretariatets vurdering Med modell A vil lagene ha større midler til fri disposisjon og som de slipper å søke om å få bruke enn ved modell C (reduserte beløp i forhold til dagens ordning). Med begge ordningene vil lagene ha tilgang til å søke aktivitetsfondet om midler for å gjennomføre aktiviteter, men med modell C vil fondet være større - på bekostning av kontingentrefusjonen. Et sentralt spørsmål å stille er om det er midler lagene uansett får (kontingentrefusjon) eller tilgang til aktivitetsfondet som skaper aktivitet. Kanskje er det til og med andre faktorer som er viktigere, i dette tilfellet menneskelige faktorer. Penger fra kontingentrefusjon gjør kanskje terskelen lavere for noen lag å gjennomføre aktiviteter da medlemmene ikke trenger å gå den ekstra veien via sekretariatet for å sette i gang noe. Lavere faste overføringer vil sannsynligvis slå dårligst ut for store lag med store geografiske avstander der det koster mye bare å samles på styremøter/årsmøter. En tilpasning som kan gjøres for å balansere dette er at noe av det økte aktivitetsfondet settes av til å organisatoriske aktiviteter, slik som årsmøter, som lagene kan søke på, om de ikke skulle få nok midler via kontingentrefusjonen til å dekke dette. Eventuelt kan søknader til slike aktiviteter prioriteres foran søknader til andre typer aktiviteter. Et argument for å gå for denne modellen er at det i noen lag med store geografiske avstander kanskje uansett vil være aktuelt med telefonmøter av og til og at det dermed ikke burde være nødvendig at de har back up med egne penger i tilfellet de får store utgifter med årsmøtet. Da kan de heller søke aktivitetsfondet for dette. I lag med tilsvarende små geografiske avstander vil det være billig for medlemmene å treffes. Da er det kanskje på sin plass at de ikke får en stor overføring som kan dekke både møteaktivitet og andre aktiviteter, mens lag med store geografiske avstander brenner av hele potten sin på det ene årsmøtet. Bruk av aktivitetsfondet bringer for øvrig noen forutsetninger med seg. Bruken vil sannsynligvis komme an på tilgjengeligheten på informasjonen om og terskelen for å 4

5 søke på fondet. I 2014 var det satt av over kr ,- i fondet (kr ,- plus midler som ble overført fra 2013), og ved utgangen av året var det kroner igjen. Det kan tyde på at fondet enten var lite kjent, at lagene ikke trengte pengene, eller at terskelen føltes for stor for å søke (kan skyldes lite kunnskap om søknadsrutinene). Om lagene ikke trengte pengene kan det for eksempel være fordi de hadde nok penger fra kontingentrefusjonen til å gjennomføre planlagte aktiviteter, eller at aktiviteten har vært liten. I lag der aktiviteten har vært liten står sannsynligvis pengene på bok. Det er slike midler som kan frigjøres ved innføring av modell C. Siden Oikos sentralt har liten oversikt over hvor mye penger som benyttes eller står på bok rundt om i lagene kan en måte å få større kontroll over pengene på være å innføre modell C. Evt. må sekretariatet bli flinkere til å kreve inn regnskap og holde oversikt over hvilke penger som har blitt brukt til hva og hva som er ubrukte midler. Det vil igjen kreve noe administrasjon, slik også større inngang av søknader på aktivitetsfondet vil kreve om det skulle bli økt og benyttet i større grad enn i dag. Uansett om aktivitetsfondet holdes på dagens nivå eller økes er det åpenbart at noen tiltak må settes inn for at det skal bli brukt, om det da ikke er overflødig. Det kan sendes ut tydelig informasjon til lagene oftere med påminnelser om muligheten for å søke underveis i året. Søknads- og rapporteringsrutinene er så enkle som det går an, så det er ikke mer å hente på ytterligere forenklinger. Menneskelige ressurser: Uansett kan det hende at aktiviteten i lagene står vel så mye på de menneskelige ressursene og den tiden folk har til disposisjon som på pengene. Er det engasjerte og aktive folk i lagene, er sannsynligheten større for at disse vil kunne legge inn en søknad til aktivitetsfondet enn om det ikke er det. Er det mangel på menneskelige ressurser er risikoen større for at penger som overføres via kontingentrefusjon blir stående ubrukt på konto. Økonomiske konsekvenser for Oikos sentralt: For Oikos sentralt vil det kunne koste litt mer penger i administrasjon av aktivitetsfondet ved innføring av modell C i forhold til modell A, forutsatt at fondet benyttes i stor grad. På den andre siden vil modell C sørge for at pengene som er avsatt til aktivitet i lagene blir brukt mer effektivt, altså at organisasjonens penger totalt sett blir brukt bedre. For begge modeller vil konsekvensene for Oikos sentralt avhenge av hvilke nivå aktivitetsfondet legges på. Dersom andelen av medlemskontingenten som føres tilbake til lagene via kontingentrefusjon og aktivitetsfond ikke økes, vil det ikke være økonomiske konsekvenser ved innføring av noen av modellen for Oikos sentralt. Diskusjonen om endring av kontingentrefusjonsordningen har lang historie, og er begrunnet i et ønske om større økonomiske ressurser til lagene, for slik å stimulere til økt aktivitet. I mellomtiden er medlemstallet nesten fordoblet på to år. Dette vil medføre økte overføringer til lagene og/eller aktivitetsfondet. I lys av den nye situasjonen, aktivitetsnivået i organisasjonen og vekten som legges på medlemsverving, vil det være mindre behov for endringer av medlemskontingentrefusjonsordningen, da økt medlemstall gir økte overføringer til lag/aktivitetsfond. 5

6 Landsstyrets anbefaling På bakgrunn av ovenstående vurdering fra Sekretariatet har landsstyret besluttet å legge fram modellene A og C for Landsmøtet som aktuelle alternativer. Landsstyret anbefaler at Landsmøtet går for modell C. Landsstyret framhever at lagene generelt får flere midler refundert ettersom medlemsmassen øker. Landsstyret ønsker også velkommen en åpen diskusjon på Landsmøtet om Oikos skal være en to- eller treleddet organisasjon. En slik diskusjon kan munne ut i et vedtak om at Landsstyret utreder saken til neste Landsmøte i 2016 for vedtak da. Forslag til vedtak: Ny kontingentrefusjonsordning vedtas basert på modell C: Regionlag/fylkeslag: Kr. 40,- per medlem Lokallag: Kr. 65,- per medlem Produsent-/faglag og forbrukergrupper: Kr. 35,- per medlem Aktivitetsfondet: Kr for 2015, og deretter med kr 15,- per medlem med utgangspunkt i medlemstallet ved utgangen av forutgående år. Ubrukte midler fra aktivitetsfondet overføres til neste år. 6