Universitetsbiblioteket Budsjettforslag 2012

Transkript

1 Universitetsbiblioteket Budsjettforslag 2012 I N N H O L D 1. SAMMENDRAG FAGLIGE OPPGAVER OG UTFORDRINGER Mål for UBs virksomhet Innsatsområder/prioriterte oppgaver ved UB i Prosjekter/spesielle satsinger utenom budsjettrammen Utbyggingsoppgaver mv. (bygninger/lokaler) Bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet (BOA) 4 2. BUDSJETTFORSLAG 2012 GRUNNBUDSJETT Budsjettutviklingen for UB Bibliotektjenester for brukere utenfor UiB Tiltak innenfor budsjettrammen Budsjettmessige virkninger/konsekvensjustering av budsjett Mediekjøp og videreutvikling av elektroniske tjenester Tidsskrifter Bøker Fulltekstdatabaser ved UiB (DSpace) Digitalisering og publisering på nettet av kildemateriale Nytt biblioteksystem Søk & Skriv Drift av læringssentre Depotmagasinfunksjonen Lønnsbudsjett Omorganisering/omstilling og kompetanseutvikling Utstyr/investeringer Konsekvensjustert budsjett 2011 innenfor budsjettrammen Innkjøp av eldre årganger av elektroniske informasjonsressurser Styrking av mediebudsjettet ved UiB Økt digitalisering og tilgjengeliggjøring av kildemateriale Digitalisering av materiale fra UBs egne samlinger Felles infrastruktur ved UB for forskningsarkiver og faghistorisk dokumentasjon Kunnskapsportalen Grind.no DigUiB Bibliometri Videreutvikling/oppgradering av læringssentrene Personal/omstillingsprosjekt Bygningsmessige tiltak, ombygginger, utbygginger, mv Nybygg, større ombygginger mv Mindre bygningsmessige tilpasninger mv Oppsummering (samlet budsjettforslag) BIDRAGS- OG OPPDRAGSFINANSIERT AKTIVITET (BOA) Forskningsrådsfinansiert virksomhet EU-finansiert virksomhet Annen finansiering 17 Side 1 av 17

2 1. SAMMENDRAG FAGLIGE OPPGAVER OG UTFORDRINGER 1.1 Mål for UBs virksomhet Universitetsbiblioteket bygger sin virksomhet på Universitetets strategi, slik den fremstår i Strategi Universitetet i Bergen. 1 I gjeldende strategiplan for UB har biblioteket formulert følgende overordnete mål: Universitetsbiblioteket har som overordnet mål å bidra til å høyne kvaliteten på den forskning, undervisning og formidling som foregår ved Universitetet i Bergen, og bistå i å videreutvikle det totale faglige og pedagogiske tilbudet ved UiB i samarbeid med fagmiljøene og øvrige avdelinger ved UiB. Universitetsbiblioteket skal bidra til at Universitetet i Bergen når sine akademiske mål ved å samle og gjøre tilgjengelig faglig relevant informasjon, og ved å medvirke til at studenter og ansatte har den kompetanse og de ferdigheter som trengs for å finne, vurdere og bruke denne informasjonen. 2 På bakgrunn av disse målformuleringene vil Universitetsbiblioteket i 2012 prioritere følgende oppgaver høyest i 2012: 1. For at Universitetet skal kunne styrke sin stilling som et internasjonalt anerkjent forskningsuniversitet er det helt avgjørende at fagmiljøene og studentene har den nødvendige tilgang til relevant faglitteratur. Mediebudsjettet bør derfor ytterligere styrkes. 2. For å kunne videreutvikle UB som en infrastruktur for forskning er det nødvendig å tilby oppdaterte og funksjonelle digitale tjenester til det beste for brukerne. Websider, datasystemer for bibliotek og forskningsdokumentasjon, digital forskningstøtte, digitale læremidler og digitale spesialsamlinger med dokumenter og bilder bør derfor styrkes og videreutvikles. 3. UB vil bidra til kvalitet i utdanning og forskerutdanning gjennom bedre integrasjon av UBs kurstilbud og kompetanse inn i studieprogrammene. Dette i tråd med kvalifikasjonsrammeverket og i tett samarbeid med fakultetene/fagmiljøene. 4. UB vil bidra til et godt læringsmiljø for studentene ved UiB gjennom å tilby godt tilrettelagte studentarbeidsplasser/læringsmiljø med universell utforming. 5. UB vil utvikle kompetente medarbeidere med ønske om å utvikle høy kvalitet på de tjenester som tilbys Innsatsområder/prioriterte oppgaver ved UB i 2012 Tilgang til relevant faglitteratur Utvikle mediebudsjettet som faglig infrastruktur ved UiB, herunder anskaffelse av elektroniske informasjonsressurser og faglig fornyelse av både trykte og digitale samlinger etter innspill fra fagmiljøene/fakultetene Strategisk plan for Universitetsbiblioteket i Bergen , kap. 2, Virksomhetsidé. Side 2 av 17

3 Videreutvikle UB som en infrastruktur for forskning Styrke og videreutvikle websider, datasystemer for bibliotek og forskningsdokumentasjon, digital forskningstøtte, digitale læremidler og digitale spesialsamlinger med dokumenter og bilder Sørge for en god innføring av nytt biblioteksystem ved UiB Opprettholde læringssentrene ved UB Få vurdert husleieordningen ved UiB for å klare å opprettholde læringssentra Frigjøre mer plass til studentarbeidsplasser Samarbeide med fakultetene om gode fellesløsninger for læringssenter Utvikle kompetente medarbeidere med ønske om å utvikle høy kvalitet i UBs tjenester Følge opp den vedtatte kompetanseplanen ved å sette av egne midler til kompetanseutvikling ved UB Disse oppgavene vil så langt som mulig bli gjennomført innenfor tildelt budsjettramme, men det er behov for midler til flere av dem også utenom budsjettrammen, dersom målene for UB og UiBs virksomhet skal kunne oppfylles på en tilfredsstillende måte Prosjekter/spesielle satsinger utenom budsjettrammen Tilgang til eldre årganger av elektroniske informasjonsressurser (backfiles) Relevans og faglig fornyelse av UBs samlinger (økning av mediebudsjettet) Digitalisering og tilgjengeliggjøring av kildemateriale UB som faglig infrastruktur for fagmiljøene (Videreføring av faghistorisk dokumentasjonsprosjekt, pilotprosjekt sammen med Humaniora) Videreføring av kunnskapsportalen Grind.no Videreføring av DigUiB Videreutvikle/oppgradere læringssentra ved UiB Prosjekt for å vurdere arbeidsoppgaver og arbeidsflyt i et stadig mer digitalt bibliotek Utbyggingsoppgaver mv. (bygninger/lokaler) For å få til en mest mulig effektiv arealutnyttelse har UB sammen med EIA startet et prosjekt for arealgjennomgang av alle lokaler som disponeres av UB. På lengre sikt ønsker UB å konsentrere større deler av virksomheten i og rundt det nåværende Bibliotek for humaniora på Haakon Sheteligs plass. Bibliotek for realfag skal flytte til ombygde lokaler i Realfagbygget. Her vil vi tilby tidsmessige og fremtidsrettede bibliotek- og informasjonstjenester, inkl. læringssenter for studentene. UB er i en prosess med Det medisinsk-odontologiske fakultet om utforming av bibliotektjenester i forbindelse med åpningen av nytt odontologibygg på Årstadvollen i I tillegg er det behov for mindre bygningsmessige tilpasninger og generelt vedlikehold ved de fleste av UBs avdelinger, særlig i forbindelse med videre utbygging av læringssentre. Side 3 av 17

4 1.1.4 Bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet (BOA) UB har de senere år satset aktivt på ekstern finansiering for å få gjennomført faglig interessante utviklingsprosjekter. I 2011 har UB bl.a. ansvar for tre større eksternt finansierte prosjekter i Sør-Sudan, der målet er å bygge opp infrastruktur og kompetanse for fagbibliotek i regionen. I tillegg har UB utviklingsprosjekter finansiert av Nasjonalbiblioteket, og deltar også i nasjonale samarbeidsprosjekter. Samlet budsjett for UBs eksternt finansierte virksomhet er i 2011 ca. 9,4 mill. kr. inkl. overføringer fra UB vil satse ytterligere på å skaffe eksterne prosjektmidler til bibliotekets innsatsområder i tiden fremover, bl.a. til videreutvikling av kunnskapsportalen Grind.no. Side 4 av 17

5 2. BUDSJETTFORSLAG 2012 GRUNNBUDSJETT 2.1 Budsjettutviklingen for UB UBs litteraturtilbud til forskere og studenter ved UiB er en viktig del av Universitetets faglige infrastruktur. Utviklingen når det gjelder UBs mediebudsjett har derfor stor betydning for den faglige og forskningsmessige utviklingen ved UiB, og for realiseringen av UiBs strategiplan. Prisstigningen på litteratur, særlig tidsskrifter, har i mange år vært klart høyere enn den generelle prisstigningen i samfunnet. Fra budsjettåret 2011 ble mediebudsjettet skilt ut som en egen post som vedtas separat, men forvaltes som en del av UBs budsjett. Dette er et riktig grep, men det gjenstår fortsatt noen budsjettekniske justeringer som må komme på plass fra Innføring av nytt opplegg for internhusleie fra 2010 har ført til et budsjettmessig problem for UB, som har høy internhusleie i forhold til øvrig budsjettposter. UBs lokaler er i stor grad en fellesressurs for UiB, noe som bør kompenseres i forhold til internhusleien. UB fikk i utgangspunktet en negativ saldo på grunnbudsjettet i 2010 på 5,163 mill. kr. Hovedgrunnen til dette var merutgifter på mediebudsjettet på 3,43 mill. kr. i forhold til fordelt budsjett. Det nye opplegget for beregning av internhusleie samt en ekstra husleiebelastning på kr bidro også til den negative saldoen. I brev fra Universitetsdirektøren av har UB fått opplyst at 2,55 mill. kr. av den negative saldoen fra 2010 er dekket av UiB sentralt. Det gjenstår dermed en negativ saldo på 2,613 mill. kr. som må dekkes inn i Etter UBs vurdering må også resten av den negative saldoen på mediebudsjettet i 2010 (3,43-2,55 mill = kr ) samt en del, f.eks. halvparten, av den ekstra husleiebelastningen på kr dekkes av UiB sentralt. I så fall står UB igjen med en negativ saldo på ca 1,3 mill. kr. fra UBs driftsbudsjett utenom mediebudsjettet og internhusleie blir stadig strammere, en utvikling som vil gå ut over de tjenester som UB kan tilby sine brukere Bibliotektjenester for brukere utenfor UiB UB tilbyr bibliotektjenester til nære samarbeidsinstitusjoner som Uni Research og Haukeland universitetssykehus (Helse Bergen). Det arbeides med å få betalingen for disse tjenestene justert i takt med den ekstraordinære prisstigningen på elektroniske litteraturressurser, men fortsatt gjenstår noe arbeid. Bl.a. gjenstår det noe utredning når det gjelder hvem som faktisk har rett på disse tjenestene ihht. kontrakt. Dette aktualiseres av at stadig flere samarbeidende institusjoner søker biblioteksamarbeid med UiB, bl.a. CMI og CMR. De avtaler som inngås må være i samsvar med UBs utgifter til disse formål. UB er i god dialog med Helse Bergen, men det nå bør raskt gripes tak i avtalen med UNI Research. Det er mye som tyder på at UNI ikke har dekket inn sin del av de økte utgiftene til mediebudsjettet, spesielt de siste 5-6 årene. UB er imidlertid her avhengig av et samarbeid med Økonomiavdelingen/Universitetsdirektøren, da UNI ønsker å se hele avtalen med UiB under ett. Side 5 av 17

6 2.2 Tiltak innenfor budsjettrammen Budsjettmessige virkninger/konsekvensjustering av budsjett 2011 Siden 2009 har UB fått tilført 4 mill. kr. pr. år av dekningsbidragsinntekter utenom det ordinære grunnbudsjettet. For å sikre at UBs mediebudsjett kan videreføres på samme nivå i 2012 som i år, bør dekningsbidragsinntektene økes med til 4,5 mill., og overføres til det ordinære grunnbudsjettet. Det foreslås derfor en økning (konsekvensjustering) av UBs ordinære budsjettramme 2011 på 4,5 mill. kr. Fra 2009 har UB også fått en egen kompensasjon for svingninger i valutakursene. Dette er ikke tatt med i regnestykket ovenfor. Det vises for øvrig til den kontinuerlige dialogen som UB har med Universitetsdirektøren og Økonomiavdelingen om disse forholdene. Nedenfor følger ordinært budsjettforslag 2012 for UB, basert på budsjettrammen i 2011, med en konsekvensjustering på 4,5 mill. kr Mediekjøp og videreutvikling av elektroniske tjenester Til tross for økte tilskudd har ikke UB maktet annet enn å holde status quo for elektroniske tidsskrifter. Dette er en situasjon UB har til felles med andre universitetsbibliotek i inn- og utland. Mens budsjettene øker med 2 3 % øker tidsskriftprisene med minst 6 % per år. Tall fra Association of Research Libraries viser følgende fakta: Prisøkninger de siste to tiårene har i gjennomsnitt vært 7-10 % årlig, mens konsumprisindeksen har økt med 2-4 %. Bibliotekenes budsjett har økt med et årlig gjennomsnitt på 3 % det siste tiåret, mens prisveksten for vitenskapelige tidsskrifter har vært på 9 %. De aller fleste fusjoner blant kommersielle vitenskapelig tidsskriftutgivere det siste tiåret har vært fulgt av prisøkninger. Fra 1986 til 2002 økte antallet utgitte tidsskrifttitler med 58 prosent, og bibliotekenes utgifter til tidsskrifter økte med 227 prosent, mens antall titler bibliotekene fikk tilgang til bare økte med 9 prosent (kilde: Association of Research Libraries). Tilgang til relevant og oppdatert litteratur er en nødvendig forutsetning for universitetets virksomhet, og en helt nødvendig del av universitetets faglige infrastruktur Tidsskrifter UBs e-tidsskriftportefølje består av store lisensavtaler, pakkeavtaler ( big deals ), og av enkeltabonnement. Til tross for at pakkeavtalene binder store deler av budsjettet, viser det seg at disse avtalene er økonomisk gunstige sett i forhold til hvor viktig innholdet er og hvor mye de brukes. Det er de store utgiverne med de mest sentrale vitenskaplige journaltitlene som tilbyr disse avtalene. Pakkeavtalene utgjør dermed UBs kjernesamling. De store avtalene utgjør samlet nærmere 80 % av hele mediebudsjettet. Abonnement på enkelttitler fornyes fra år til år og er gjenstand for kritisk vurdering av bruk og nytteverdi. Enkelttitler utgjør ca 10 % av mediebudsjettet. De to siste årene har UB i praksis hatt liten mulighet til å drive offensiv, proaktiv samlingsutvikling. Dette gjelder både for e- og p-ressurser. Det har vært prioritert å beholde de store avtalene, og ved nytegning av abonnement har en samtidig sagt opp abonnement for tilsvarende beløp. Denne nullvekststrategien har akkumulert behov for tilgang til nye viktige ressurser særlig innen humaniora. Side 6 av 17

7 UB har etter innspill fra fagmiljøene utarbeidet en kontinuerlig prioriteringsplan for e- ressurser. Planen består av en tredelt liste over e-ressurser: 1. Engangsinvesteringer som for eksempel e-bøker 2. Nye abonnement som vil kreve økning av rammen 3. Kjøp av journalarkiv (back files) - engangsinvestering Bøker Den summen som har vært avsatt til kjøp av bøker er nominelt blitt endret svært lite de siste 5 årene (ca 3,6-3,7 mill.). Bokbudsjettet har vært forbeholdt kjøp av trykte bøker, men en utvikling de senere årene har vært at e-bøker (som enkelttitler) blir kjøpt inn over bokbudsjettet. Alt tyder på at denne utviklingen vil fortsette også i Prisutviklingen på fagbøker er ikke like bratt som for tidsskrifter, men for å sørge for at UB har relevante og oppdaterte samlinger bør bokbudsjettet økes med 5 % Fulltekstdatabaser ved UiB (DSpace) UiB har flere fulltekstdatabaser som bruker programvaren DSpace: Bergen Open Research Archive (BORA), Digital-UB og UiB Eksamensarkivet (Utdanningsavdelingen). IT-avdelingen drifter også en DSpace-installasjon for Høgskolen i Bergen. DSpace-basene er viktige ettersom de inneholder viktig arkivmateriale og materiale som profilerer UiB i web-rankinger. Det er behov for å oppgradere DSpace til nyere versjon med mindre lokale tilpasninger, for bedre å kunne integrere DSpace mot andre systemer, spesielt Cristin og nytt biblioteksystem. En oppgradering vil også legge grunnlaget for å utvikle/tilpasse en innleveringsportal for dr.grader. En slik portal vil kunne lette arbeidet med saksbehandling, arkivering og tilgjengeliggjøring av dr.grader både for doktorandene, fakultetene, dokumentsenteret, trykkeriet og for UB. Det vil derfor settes av kr innenfor rammen til dette tiltaket i tillegg til faste lønnsutgifter Digitalisering og publisering på nettet av kildemateriale UB digitaliserer kontinuerlig eget materiale (fotografi, manuskripter og bøker) innenfor ordinær ramme. Eldre fotografier er svært etterspurte og tilgjengeliggjøring av fotografier i nettbasen prioriteres derfor høyt. Manuskripter og bøker digitaliseres ordinært ved etterspørsel, og i prosjekter med ekstra finansiering der hele samlingsdeler digitaliseres. Det er viktig for UiB å være synlig på nett, dokumenter i fulltekst tilgjengelig på nett bidrar til dette. Nåværende systemer for digital lagring og gjenfinning av bilder og manuskripter er ikke gode nok. Det må arbeides for å få disse bedre integrert med øvrige bibliotek- og ITsystemer Nytt biblioteksystem BIBSYS skal ta i bruk nytt biblioteksystem fra OCLC UB må sette av ekstra. ressurser og ekstra innsats i 2012 for å forberede overgang til nytt system. BIBSYS får ekstra utgifter i forbindelse med overgang til nytt biblioteksystem, men hvor mye av disse som vil bli belastet deltakerne i BIBSYS-samarbeidet er usikkert. Det må settes av 4 mill. kr. til den ordinære BIBSYS-lisensen samt til eventuelle ekstraordinære BIBSYS-utgifter i 2012, til tilpasning av lokalt radiobrikkeutstyr til nytt biblioteksystem, til drift av Bibliotekportalen, til referansehåndteringsverktøy og til annen aktuell programvare, systemer/tjenester i 2012, samt til utredning av nye systemløsninger for spesialsamlingene Søk & Skriv Det er behov for kr til drift og videreutvikling av nettstedet Søk & Skriv i På bakgrunn av en brukerundersøkelse høsten 2010 og en dansk evalueringsrapport i 2011 Side 7 av 17

8 satses det særlig på å utvide delen om skriving og etisk kildebruk i tilknytning til informasjonssøk Drift av læringssentre UB prioriterer å videreføre arbeidet med tilby gode læringssentre ved bibliotekets avdelinger for å bidra til å bedre studentenes arbeids- og læringsmiljø. Dette gjelder både fysisk tilrettelegging og faglig innhold i læringssentrene, Det tas sikte på et tettere samarbeid med fakultetene når det gjelder læringssentrene, både arealmessig, faglig og studieadministrativt. UB sliter imidlertid med å holde læringssentrene oppdatert pga budsjettsituasjonen og vil f. eks. ikke klare overgangen til Windows 7 pga. utdatert utstyr. Det er også helt nødvendig å se nærmere på husleieordningen ved UiB og hvordan denne slår ut i forhold til læringssentrene ved UB. Det vises i den forbindelse til dialogen med ledelsen ved UiB Depotmagasinfunksjonen Depotmagasinfunksjonen blir gjennomgått høsten 2011 og en sak om denne legges fram for styret av bibliotekdirektøren. Gjennomgangen dekkes innenfor bibliotekets ordinære budsjettramme. Et av målene er å få oversikt over arealbruk til historiske samlinger og til trykt materiale som oppbevares i lukkede magasiner. Lokal fjernmagasinfunksjon skal også sees i sammenheng med bruk av Nasjonalbiblioteket, Mo i Rana, som nasjonalt fjernmagasin Lønnsbudsjett Lønnsutgiftenes andel av UBs budsjett er de siste fem årene redusert med ca. 6,4 %, bl.a. for å dekke inn utgifter på mediebudsjettet og økning av internhusleie. I samme periode har det på de fleste områder vært en stor aktivitetsøkning, både når det gjelder besøk/henvendelser til biblioteket og bruk av UBs tjenester (lån, elektroniske ressurser osv.). Samtidig har de ansatte fått stadig mer arbeid innen brukeropplæring og undervisning for studenter, som en følge av kvalitetsreformen og i forbindelse med etablering av læringssentre ved UBs avdelinger. Dette har vært mulig uten en økning i personalressursene, fordi øvrig drift er omorganisert og effektivisert. Av flere årsaker er det ikke mulig å videreføre denne utviklingen. 1. UB er blitt en stadig tyngre eier av fellessystemer ved UiB, noe som har ført til økt behov for personer med IKT-kompetanse i organisasjonen. 2. Læringssentrene skal opprettholdes, og både studentene og UBs styre ønsker i tillegg utvidede åpningstider 3. Omorganisering ved UB medfører økte utgifter til personalressurser i en overgangsperiode før organisasjonen har mulighet for å tilpasse seg et nivå som er i samsvar med de mål man vil oppnå med denne prosessen. 4. Som et ledd i kompetanseplanen skal det gås gjennom og vurderes hvilke typer kompetanse UB har størst behov for i årene fremover. Dette vil få betydning både for kompetanseutvikling av eksisterende personale og for disponering av frigjorte lønnsmidler. UB ønsker i den sammenhengen også å gå gjennom arbeidsprosessene i lys av stadig mer digitaliserte tjenester og vurdere dette sammen med brukernes behov for undervisning og publikumstjenester (se punkt , utenfor rammen) På denne bakgrunn er det beregnet at det må avsettes 50,45 mill. kr. til ordinært lønnsbudsjett ved UB i 2012 (utenom kompensasjon for lønns- og prisstigning). Side 8 av 17

9 2.2.6 Omorganisering/omstilling og kompetanseutvikling Organiseringsprosessene ved UB er nå ferdigstilt og den nye organisasjonen er på plass. I 2012 vil det fortsatt være fokus på hvordan den nye organisasjonen fungerer med et lederutviklingsprogram og implementering av UBs plan for kompetanseutvikling som skal vedtas høsten Denne planen kan få budsjettmessige konsekvenser for 2012 og i budsjettforslaget settes det av kr til dette formålet innenfor rammen Utstyr/investeringer De senere års sterke og raske utvikling på IT-fronten, også når det gjelder bibliotek- og informasjonstjenester, har gjort det nødvendig med en omfattende utskifting og oppgradering av UBs IT-utstyr. Dette er en kontinuerlig prosess, som er forsterket ved innføring av kvalitetsreformen og etablering av læringssentre ved UB. For å kunne fungere som et moderne fagbibliotek med godt utbygde elektroniske tjenester, må UB ha et stort antall PC-er som er kraftige nok til å håndtere nettbaserte tjenester og programmer, både til bibliotekets egne ansatte og til bibliotekets brukere. Tilgang til elektroniske dokumenter i fulltekst via nettet krever bedre PC-tilbud. På grunn av en stram budsjettsituasjon ligger vi etter med nødvendig oppgradering av PC-tilbudet. UB vil fortsette med programmet for utskifting og oppgradering IT-utstyr og programvare i 2012, men vil ha store problemer med å klare å komme over på Windows 7 og tilby ny Office-pakke både på læresenter PC-ene og for ansatte. UB vil også legge bedre til rette for bruk av egen PC i biblioteket (strøm, tyverisikring mm). Behov for utstyr Beløp 1. IT-utstyr (PC-er, skrivere/multifunksjonsmaskiner, skannere, mv.) Oppgradering av programvare, inkl. nødvendige lisenser SUM Konsekvensjustert budsjett 2011 innenfor budsjettrammen Tabell 1: Konsekvensjustert budsjett 2012 Utgiftsart Beløp Beløp Lønn Mediebudsjett dekket av UiB, inkl. elektroniske ressurser* Mediebudsjett dekket av tilskudd fra Helse Bergen Sum mediekjøp Datatjenester, inkl. BIBSYS driftsutgifter Internhusleie Drift utstyr og inventar, samt kjøp mindre utstyr, inventar Reiser, kurs, kompetanseutvikling Øvrige driftsutgifter (telefon, porto, kopiering, rekvisita, mv.) Sum driftsutgifter unntatt lønn og mediekjøp Inntekter inkl. tilskudd fra Helse Bergen Utstyr, programvare mv Sum budsjett innenfor budsjettrammen * Behov for midler utover eksisterende ressursrammer til elektroniske informasjonsressurser (arkivtilgang) og faglig fornyelse av UBs samlinger er satt opp i kap og Beløpet til mediebudsjett er redusert med den delen av tilskuddet fra Helse bergen som går til mediekjøp. Side 9 av 17

10 2.3 Tiltak utenfor budsjettrammen Som det fremgår av kap. 2.2 prioriterer UB høyt å videreutvikle og forbedre de elektroniske tjenestene for bibliotekets brukere så langt som mulig innenfor eksisterende budsjettrammer, men for å få til en større satsing på en del sentrale områder, er det nødvendig med ekstra midler. UB vil i 2012 prioritere spesielt å skaffe tilgang til viktige elektroniske tidsskriftarkiver, både i form av eldre årganger (backfiles), og tidsskrift som er etterspurt fra fagmiljøene. Innenfor ordinære budsjettrammer er det heller ikke mulig å skaffe det som trengs av trykte bøker mv. til nye fagområder/innsatsområder ved UiB. For å få til en nødvendig faglig fornyelse av UBs samlinger er det behov for en ekstra styrking av mediebudsjettet utenom rammen. Videre prioriteres arbeidet med digitalisering av kildemateriale både fra UBs egne samlinger og ved UiB ellers. UB har både i 2010 og 2011 fått midler utenom budsjettrammen fra Universitetet sentralt til flere formål/prosjekter, faghistorisk dokumentasjonsprosjekt, kunnskapsportalen Grind.no, prosjekt for forskningsdokumentasjon, og DigUiB. Disse må videreføres og styrkes i Satsingen både på økt tilgang til elektroniske tidsskriftarkiver og på digitalisering av kildemateriale har to hovedformål: Bevaring og formidling. Disse tiltakene vil gi rasjonaliseringsgevinster ved at det frigjøres både personalressurser og arealer, samtidig som de vil bidra til å gjøre UBs samlinger lettere tilgjengelige, og dermed vil gi en gevinst i form av økt bruk/formidling av samlingene/tjenestene. Samarbeidstiltak med både fakultetene og Bergen Museum bør prioriteres for å kunne gi institusjonelle synergieffekter både faglig og ressursmessig. I 2012 prioriteres følgende satsingsområder utenom budsjettrammen: Innkjøp av eldre årganger av elektroniske informasjonsressurser Det tilbys nå tilgang til digitaliserte utgaver av de fleste viktige tidsskrifter fra de ble startet til de begynte å komme ut elektronisk i løpende abonnement. Skal UiB kunne gi et bibliotektilbud i samsvar med ambisjonen om å være et internasjonalt synlig forskningsuniversitet, er det helt nødvendig å skaffe tilgang til de viktigste digitale tidsskriftarkivene. Tidsskriftarkiv er dyre i innkjøp, men vil være en engangsinvestering som har stor betydning for UiBs fagmiljøer. I 2011 ble det inngått en avtale med Elsevier om innkjøp av deres digitale tidsskriftsarkiver, med utgiftene fordelt over fem år (1,3 mill. kr. pr. år). Dette kjøpet finansieres innenfor rammen av dagens mediebudsjett. Fra 2012 bør en investere i ytterligere arkiver. Dette er en engangsutgift, som samtidig vil bidra til å frigjøre arealer til f.eks. flere studentarbeidsplasser. UB er det av de større universitetsbibliotekene i Norge som har dårligst dekning på de viktigste elektroniske tidsskriftarkivene. Tiltak 1 Art Beløp Tilgang til elektroniske utgaver av eldre tidsskriftårganger Styrking av mediebudsjettet ved UiB Det foregår en sterk faglig utvikling ved UiB, med etablering av stadig nye fagområder/ innsatsområder, som f.eks. marin forskning, utviklingsrelatert forskning og globale studier, energi, klima og teknologi, fattigdom og helse, translasjonell medisin, demokrati og rettsstat, Latin-Amerika, Øst-Asia mm. Tilgangen til relevant faglitteratur fra UB har ikke maktet å holde tritt med denne utviklingen. For humaniora har overgangen til elektroniske ressurser gått Side 10 av 17

11 langsommere enn de fleste andre fagområder, men nå skjer det en sterk utvikling også her. Det er derfor behov for å prioritere ekstra midler til elektroniske ressurser innen humaniora i UB har ingen muligheter til å følge opp disse behovene med anskaffelse av nødvendig faglitteratur og andre informasjonsressurser innenfor sine ordinære budsjettrammer. Dette gjelder både trykte og elektroniske ressurser. For å unngå at UBs samlinger blir mer og mer utdatert, er det nødvendig med en årlig ekstra styrking av mediebudsjettet i tillegg til økning for å kompensere for prisstigning. For å kunne anskaffe litteratur til nye fagområder og viktige nye elektroniske ressurser som kommer til å lanseres i årene fremover, regner vi med at det årlig fra 2012 vil trengs ca. 3 mill. kr. ekstra utenom rammen. Det bør vurderes om innkjøp av nødvendige digitale informasjonsressurser bør inngå som faste poster på større institusjonelle eksternt finansierte prosjekter som for eksempel SFF, SFI og lignende, spesielt der hvor disse prosjektene danner grunnlag for institusjonelt voksende fagområder. Både klima og middelalderstudier er eksempler på sterkt voksende fagområder som har behov som går utover det UB tilbyr. Tiltak 2. Relevans og faglig fornyelse av UBs samlinger Art Beløp Litteratur til nye fagområder/innsatsområder ved UiB Økt digitalisering og tilgjengeliggjøring av kildemateriale Både i UBs samlinger og i Universitetets ulike forskningsarkiver er det store mengder kildemateriale som bør digitaliseres både av sikrings-/bevaringshensyn og med sikte på tilgjengeliggjøring på nett, til bruk i IKT-basert undervisning, og i forskning og studier. Disse mål og hensyn styrer UBs prioritering av digitaliseringsinnsatsen på de ulike materialetypene, inkludert materialet som blir innsamlet av Faghistorisk prosjekt Digitalisering av materiale fra UBs egne samlinger UB har store verdifulle samlinger av bl.a. bilder, manuskripter og kart. Mye av dette er uerstattelig og til dels meget skjørt materiale som ikke bør utsettes for unødig bruk/slitasje. Det trengs en økt innsats i en periode for å få digitalisert større deler av dette materialet. I 2012 prioriteres det å digitalisere nedbrytingstruede og slitasjeutsatte deler av billedsamlingen, dvs. de eldste delene, som for en stor del består av kjemisk ustabile acetatog nitratfilmer, som står i fare for å bli fysisk ødelagt innen kort tid. I denne omgang prioriteres den verdifulle Norvin-samlingen. Det er sterkt ønskelig å samarbeide tettere med Bergen museum om digitalisering av eldre verdifullt materiale, i første omgang gjelder dette bilder, men også eldre dokumenter, fagarkiver og bøker er aktuelt i denne sammenhengen Felles infrastruktur ved UB for forskningsarkiver og faghistorisk dokumentasjon UB som felles infrastruktur for fagmiljøer ved UiB UB ser det som en viktig oppgave å være en felles infrastruktur for Universitetet i Bergen når det gjelder kunnskapsorganisering og tilgjengeliggjøring av informasjonsressurser for å støtte og legge til rette for forskning og undervisning. I tråd med dette ønsker vi også å utvikle biblioteket til en best mulig tjenlig felles infrastruktur både for fysiske og digitale informasjonsressurser, i tett samarbeid med de relevante fagmiljøene. UB ser både sitt ansvar og samfunnsoppdrag som går ut på å strukturere og bevare dokumenter, bilder, forskningsresultater og annet arkivmateriale samt tilgjengeliggjøre og fremme den aktive/åpne bruken av disse. Vi har, både gjennom egne observasjoner, gjennom å erfare og diskutere nasjonale og internasjonale trender med kolleger i inn- og utland, og gjennom samtaler med fagmiljøene, sett at det er stadig vanskeligere for Side 11 av 17

12 enkeltmiljøer å opprettholde kompetanse og drift av både fysiske og digitale forskningsarkiver, databaser og lignende type infrastruktur. Her ønsker - og håper - vi å kunne bli et robust kompetanse- og servicesenter innenfor fysisk og digitale forskningsarkiv og databaser for fagmiljøene. I første omgang ser vi at dette lettest kan la seg gjøre innenfor humanistiske og samfunnsvitenskapelige fag, og vi satser på en gradvis oppbygging. På sikt håper vi dette kan resultere i et aktivt og fruktbart samarbeid til det beste for forskningen ved UiB. UB er allerede aktivt inne i prosjekter som Holberg-prosjektet, Faghistorisk dokumentasjonsprosjekt m.fl. I tillegg er det en pågående dialog med Det humanistiske fakultetet om det kan være aktuelt etter hvert å overta ansvaret for deres forskningsarkiver. Et konkret pilotprosjekt innenfor Etnofolkloristisk arkiv er under planlegging (jf. egen prosjektbeskrivelse), og det kan også være aktuelt å utvide dette med Bjørndalssamlingen (det vises for øvrig til budsjettforslaget til HF, kap 2.3). UB er også delaktig i UiBs søknad om infrastruktur under EU-programmet CLARIN (CLARINO). Mulige stordriftsfordeler med UB som fellestjeneste for arkiver, databaser og annen type infrastruktur ved UiB Her er en punktvis oppsummering av de stordriftsfordeler vi ser at det kan gi for UiB dersom UB får større institusjonelt ansvar for en felles infrastruktur: Bedre tilgjengeliggjøring gjennom definerte publikumsarealer, magasiner og nettside Bedre synliggjøring på institusjonsnivå av de ulike arkivene og databaser Bygge miljø for arkivarbeidet og databasearbeidet - samle arkivmiljø, samle konservatormiljø Felles laboratorium for arkiv og databaser - samle kompetanse på drift og infrastruktur innenfor digitale arkiv og databaser Stordriftsfordeler med tanke på systemløsninger Mer systematisk kobling opp mot andre tilsvarende tjenester og miljøer i inn- og utland (f. eks Nasjonalbiblioteket, andre forskningsbibliotek mfl.) Lettere koblinger mot sentrale avdelinger ved UiB som også har/kan ha en rolle (f. eks Sentralarkivet, IT-avdelingen og Forskningsavdelingen, Bergen museum, mfl.) Lettere kobling mot den digitale utviklingen innenfor læremidler (f.eks. på systemnivå) Fagmiljøene kan få assistanse til formidling og forskningstilrettelegging gjennom webapplikasjoner Skisse for omfang av felles infrastruktur ved UB for forskningsarkiver og faghistorisk dokumentasjon i 2012 Tiltak 3: UB som felles infrastruktur for fagmiljøer ved UiB Art Beløp Lønnsmidler til prosjektmedarbeidere, 2 årsverk Utgifter til drift og utvikling Sum UB som felles infrastruktur for fagmiljøer ved UiB Fra 2012 ønsker UB prosjektet konkretisert som en videreføring av faghistorisk dokumentasjonsprosjekt (1 mill), personalressurser til å gå inn i Clarino søknaden ( ), samt pilotprosjekt innenfor Etnofolkloristisk arkiv/bjørndalssamlingen ( ). Behovet for en slik infrastruktur må videre utredes ved UiB, og andre fagmiljøer ved for eksempel SVfakultetet og Bergen museum må trekkes inn. Erfaringene fra pilotprosjektet ved HF, samt Holberg-prosjektet og evt Clarin, må være med i en slik planlegging. UB går inn med en betydelig egenandel i form av personer, lokaler og utstyr. Det forutsettes at 1 mill. av disse utgiftene dekkes ved videreføring av tildeling til faghistorisk dokumentasjonsprosjekt i 2011, mens resten (0,6 mill) må dekkes utenfor budsjettrammen. Side 12 av 17

13 Kunnskapsportalen Grind.no UB er systemeier for Grind.no, en kunnskapsportal som skal synliggjøre forskningsbasert kunnskap om natur- og kulturhistorie fra fagmiljø ved UiB og andre sentrale forskningsmiljø på Vestlandet. For å møte fremtidens behov for plattformmobilitet, design og brukergrensesnitt må Grind omgjøres fra dagens statiske nettsider til en dynamisk og fremtidsrettet portal/applikasjon. For å kunne utvikle den nye presentasjonsplattformen må allerede eksisterende materiale XML-kodes. Arbeidet vil involvere både utvikling av et rammeverk og selve kodingen. Det søkes i tillegg om midler til drift av prosjektet og eksisterende portal. Budsjettforslag Grind 2012: Tiltak 4: Kunnskapsportalen Grind.no Art Beløp UB administrasjon, koordinator Fagredaksjon/honorarer XML-koding Utvikling IT-drift Annet (møter, reiser, markedsføring osv.) Sum kunnskapsportalen Grind.no Det forutsettes at 1 mill. av disse utgiftene dekkes ved videreføring av tildeling til Grind.no i 2011, mens resten ( ) må dekkes utenfor budsjettrammen DigUiB UB bidrar med personalressurser i prosjektet DigUiB. UB har prosjektlederen i delprosjektet Digitalt pensum i tillegg til å ha et medlem i arbeidsgruppen for Digital undervisning. Utover dette sitter bibliotekdirektøren i styringsgruppen for prosjektet. Systemeierskap: I prosjektet skal det velges et/flere system for opptak og lagring av audiovisuelt materiale, og arkivdelen av dette vil UB bli systemeier for. Personalbehovet vil avhenge av hvordan arbeidet organiseres (om arkivering skal foregå hos fagmiljøene eller hos UB), om og hvordan systemet blir knyttet opp mot opptakssystem og av mengde materiale. Tiltak 5: Deltakelse fra UB i prosjektet DigUiB Art Beløp Lønnsmidler til prosjektmedarbeider, 0,5 årsverk Prosjektledelse/administrasjon Systemeierskap for audiovisuelt arkiv, 1 årsverk Opplæring, brukerstøtte + registrering og kvalitetskontroll av metadata, 1 årsverk Sum Deltakelse fra UB i prosjektet DigUiB Det vises for øvrig til budsjettforslag fra Studieadministrativ avdeling Bibliometri Det bør settes av kr til videreføring av bibliometriprosjektet. Tiltak 6. Bibliometri Art Beløp Lønnsmidler til prosjektmedarbeider, 0,2 årsverk Drift/databehandling Sum Bibliometri Side 13 av 17

14 Videreutvikling/oppgradering av læringssentrene For at læringssentrene ved UB skal fungere optimalt, må de hele tiden videreutvikles og oppgraderes. Biblioteket har fått tilbakemeldinger om at studentene ønsker utvidete åpningstider ved UB. Også bibliotekstyret har gitt klart uttrykk for at det er ønskelig med lengre åpningstider ved biblioteket. Dette vil kreve økte lønnsmidler. Styret ser for seg at biblioteket kan fungere som åpne akademiske møteplasser ved UiB. Det kan også være aktuelt å gi ansatte og studenter ved UiB egen tilgang til biblioteket utenom ordinære åpningstider. Det må også skaffes nytt utstyr, ny programvare, og bedre tilkoplingsmuligheter for egen bærbar PC, mv. Videre trenger UB midler for å kunne oppgradere PC-parken til studentene for å kunne gå over til Windows 7. De fleste norske aviser kan fås i pdfabonnement og UB bør derfor teste ut muligheter for å tilby read-only skjermer. Tiltak 7. Videreutvikling/oppgradering av læringssentre Art Beløp Lønnsmidler til utvidete åpningstider Utstyr og inventar, kabling og tilrettelegging for tilokopling av bærbar PC Sum videreutvikling/oppgradering av læringssentre Personal/omstillingsprosjekt For å disponere UBs personalressurser på best mulig måte og kanalisere kompetanseutviklingen i riktig retning er det behov for en gjennomgang av UBs totale virksomhet og å vurdere denne i forhold til bibliotekets overordnete oppgaver og mål. I 2012 ønsker UB å starte opp et prosjekt som skal kartlegge funksjoner, arbeidsflyt og ressursbruk på UB med sikte på å sette fokus på aktuelle områder for omstilling og utvikling. UB har begrenset med administrativ kapasitet og erfaringer fra arbeidet med ny organisering av UB i 2010 og 2011 viser at det er for krevende å gjennomføre en slik kartlegging uten ekstra ressurser. Det søkes derfor om midler til en prosjektstilling i Tiltak 8. Personal/omstillingsprosjekt Art Beløp Lønnsmidler til prosjektmedarbeider, 1 årsverk Bygningsmessige tiltak, ombygginger, utbygginger, mv. Universitetet innførte ny internhusleieordning. Formålet med ordningen er bl.a. å stimulere til en mer effektiv utnyttelse av arealer for å redusere kostnader. UB har på den bakgrunn, sammen med EIA, startet et prosjekt for arealgjennomgang av alle lokaler som disponeres av UB. På lengre sikt ønsker UB å konsentrere større deler av virksomheten i og rundt det nåværende Bibliotek for humaniora på Haakon Sheteligs plass Nybygg, større ombygginger mv. CMR skal etter planen overta den tidligere Autogården (Johs. Bruns gt. 12), der bl.a. Bibliotek for realfag i dag befinner seg. Det må sikres at lokalene blir utformet slik at de egner seg til å tilby tidsmessige og fremtidsrettede bibliotek- og informasjonstjenester, inkl. læringssenter for studentene. Det er en forutsetning at dette prosjektet gjennomføres i tett samarbeid med MN-fakultetet og i tråd med UBs til enhver tid rådende policy for studentarbeidsplasser og areal. Vi regner med at prosjektet vil bli igangsatt i løpet av SV-fakultetet har i samarbeid med UB satt i gang et utredningsprosjekt om en mulig felles lokalisering av infotjenesten og bibliotek. Dette utredningsarbeidet forventes å avsluttes i Side 14 av 17

15 Arbeidet med nytt odontologibygg på Årstadvollen er i gang, noe som gjør det nødvendig å vurdere innhold og utforming av bibliotektjenester UB leverer til fagmiljøene ved Det medisinsk-odontologiske fakultet. UB er i en prosess med Det medisinsk-odontologiske fakultet om dette. Prosjektet avsluttes i Mindre bygningsmessige tilpasninger mv. Ved flere av UBs avdelinger er det behov for mindre bygningsmessige tilpasninger og arealendringer i forbindelse med videre utbygging og forbedring av læringssentre. I denne omgang prioriteres følgende avdelinger: 1. Bibliotek for psykologi, utdanning og helse 2. Bibliotek for medisinske fag Ved Bibliotek for juridiske fag er takbelysningen generelt for dårlig. Denne bør derfor skiftes ut med en mer velegnet lysarmatur. I tillegg er det ved flere avdelinger også behov for diverse oppussing og vedlikeholdsarbeider i lokalene. Det er kontinuerlig behov for å gjennomføre HMS-tiltak, mindre sikringstiltak mv. ved de fleste av UBs avdelinger, med sikte på å skaffe de ansatte og brukerne et tilfredsstillende arbeidsmiljø, inkl. tiltak med sikte på å oppfylle krav om universell utforming. Det bør settes av kr til disse formål i Mindre bygningsmessige tilpasninger mv. Art Beløp 1. Ombygging ved Bibliotek for psykologi, utdanning og helse, inkl. inventar til undervisningsareal/studentarbeidsplasser Ombygging/utvidelse av areal til læringssenter/studentarbeidsplasser ved Bibliotek for medisinske fag Utskifting av takbelysning ved Bibliotek for juridiske fag Oppussing/vedlikehold ved UBs avdelinger HMS-tiltak, sikringstiltak, Universell utforming, mv Sum Side 15 av 17

16 2.4 Oppsummering (samlet budsjettforslag) Tabell 2: Budsjettforslag Grunnbevilgning Budsjettforslag GB Prosjekt Drift Investering Total Budsjettramme 2011 (hovedfordeling) Herav følgende midlertidige avsetninger: 0 Prosjektavsetning GRIND Prosjektavsetning faghistorisk dokumentasjon Mediekjøp Konsekvensjusteringer Overføring til GB av dekningsbidragsinntekter, jf. kap Konsekvensjustert ramme Lønn Mediebudsjett Datatjenester, inkl. BIBSYS driftsutgifter Internhusleie Kjøp/drift mindre utstyr, inventar mv Øvrige driftsutgifter Inntekter* Sum ordinært driftsbudsjett ( ) Investeringer (større utstyr) Sum budsjett innenfor budsjettrammen Tiltak utenfor rammen 1. Arkivtilgang til elektroniske utgaver av eldre tidsskriftårganger Relevans og faglig fornyelse av UBs samlinger UB som felles infrastruktur for fagmiljøer ved UiB Kunnskapsportalen Grind.no DigUiB Bibliometri Videreutvikling/oppgradering av læringssentre Personal/omstillingstiltak Sum tiltak utenfor rammen Sum foreslått budsjettramme Tillegg for inntekter til avskrivninger Tillegg for instituttinntekter, inkl. tilskudd fra Helse Bergen Sum budsjettramme Bygninger/lokaler/utbygginger mv.** 1. Bygningsmessige tilpasninger, HMS-tiltak, mv * Omfatter inntekter til avskrivninger ( ), ordinære instituttinntekter ( ) samt antatt tilskudd fra Helse Bergen (2,7 mill.). Side 16 av 17

17 3. BIDRAGS- OG OPPDRAGSFINANSIERT AKTIVITET (BOA) 3.1 Forskningsrådsfinansiert virksomhet UB har de senere år ikke hatt forskningsrådsfinansiert virksomhet i egen regi, men biblioteket har deltatt i prosjekter finansiert gjennom fakultetene. Det er derfor ikke ført opp midler til slik virksomhet i UBs budsjettforslag for EU-finansiert virksomhet UB har tidligere deltatt i flere EU-finansierte prosjekter, men har for tiden ingen slike prosjekter. Det er sendt søknader om EU-midler i 2012 til forskningsdokumentasjon, og UB står også som partner i to EU-søknader som er under arbeid på spesialsamlingsområdet, ett om registrering av de eldste fotografiene (daguerreotypier) i Europa, og ett som gjelder en større, vitenskapelig kartlegging av eldre bokbind i Europa. UB vil imidlertid ikke bli prosjekteier for de to sistnevnte prosjektene. 3.3 Annen finansiering Ved UB er det i 2011 i gang tre prosjekter på grunnlag av midler avsatt av Utenriksdepartementet til et universitetssamarbeid mellom institusjoner i Norge og Sudan, kanalisert gjennom Senter for internasjonalisering av høyere utdanning (NUFU-programmet). To av disse vil bli avsluttet i løpet av året, mens det tredje, EdLib Educating Librarians for the Future, vil bli videreført i 2012, med et budsjett på 1,2 mill. kr. I tillegg er det eller vil det bli søkt om midler til flere nye prosjekter, bl.a. er det sendt søknad til UD om midler til et prosjekt for bibliotekutvikling i Moldova under Eurasia-programmet. Den totale rammen for søknaden er 4 mill. kr. fordelt over tre år. Det vil også bli sendt søknader til Nasjonalbiblioteket om 1 mill. i støtte til prosjekt for felles infrastruktur for forskningsarkiver og faghistorisk dokumentasjon ved UiB, og til Kulturrådet om støtte til prosjektet Grind.no. På grunnlag av ovenstående antas det at volumet på eksternt finansiert virksomhet ved Universitetsbiblioteket i 2012 vil bli kr Side 17 av 17