Universitetsbiblioteket Budsjettforslag 2013

Transkript

1 Universitetsbiblioteket Budsjettforslag 2013 INNHOLD SIDE 1. Sammendrag. Faglige oppgaver og utfordringer 2 2. Budsjettforslag Grunnbudsjett Utfordringer Tiltak innenfor budsjettrammen Driftsbudsjett Investeringsbudsjett Instituttinntekter Avskrivingsinntekter Tiltak utenfor budsjettrammen Prosjekt nytt realfagsbibliotek Innkjøp av eldre årganger av elektroniske 9 tidsskrifter (back-files) Styrking av mediebudsjettet ved UiB Digitalisering av skadet materiale og materiale 9 med UNESCO-status 2.4 Oppsummering (samlet budsjettforslag) Bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet (BOA) Forskningsrådsfinansiert virksomhet EU-finansiert virksomhet Annen finansiering 11 Side 1 av 11

2 1. SAMMENDRAG FAGLIGE OPPGAVER OG UTFORDRINGER Mål for UBs virksomhet Universitetsbiblioteket bygger sin virksomhet på Universitetets strategi, slik den fremstår i Strategi Universitetet i Bergen. 1 I gjeldende strategiplan for UB har biblioteket formulert følgende overordnete mål: Universitetsbiblioteket har som overordnet mål å bidra til å høyne kvaliteten på den forskning, undervisning og formidling som foregår ved Universitetet i Bergen, og bistå i å videreutvikle det totale faglige og pedagogiske tilbudet ved UiB i samarbeid med fagmiljøene og øvrige avdelinger ved UiB. Universitetsbiblioteket skal bidra til at Universitetet i Bergen når sine akademiske mål ved å samle og gjøre tilgjengelig faglig relevant informasjon, og ved å medvirke til at studenter og ansatte har den kompetanse og de ferdigheter som trengs for å finne, vurdere og bruke denne informasjonen. 2 På bakgrunn av disse målformuleringene vil Universitetsbiblioteket i 2013 prioritere følgende oppgaver: a) Tilgang til relevant faglitteratur Utvikle mediebudsjettet som faglig infrastruktur ved UiB, herunder anskaffelse av elektroniske informasjonsressurser og faglig fornyelse av både trykte og digitale samlinger etter innspill fra fagmiljøene/fakultetene Tilgang til eldre årganger av elektroniske informasjonsressurser (backfiles) b) Videreutvikle UB som digital infrastruktur for forskning og formidling Videreutvikle digital forskningsstøtte og digitale læremidler Digitalisering og tilgjengeliggjøring av kildemateriale både fra UBs samlinger og ved UiB ellers, herunder manuskripter med Unesco-status (Mowinckels tørrfiskarkiv ) Videreføring av faghistorisk dokumentasjonsprosjekt Bevaring av Norvin-samlingen og Album i klasse XXVI fra Bergen Museums bibliotek Utarbeide publiseringsanalyser basert på CRIStin data c) Opprettholde læringssentrene ved UB Få vurdert husleieordningen ved UiB for å klare å opprettholde læringssentra Samarbeide med fakultetene om gode fellesløsninger for læringssenter d) Redusere arealbruk Plan for samlokalisering av bibliotek for humaniora og avdeling for fellesfunksjoner Plan for samlokalisering av manuskript- og librarsamlingen og billedsamlingen Redusere trykt litteratur i depot og ved flytting av bibliotek for realfag Redusere den trykte samlingen gjennom økt innkjøp av elektronisk litteratur Strategisk plan for Universitetsbiblioteket i Bergen , kap. 2, Virksomhetsidé. Side 2 av 11

3 2. BUDSJETTFORSLAG 2013 GRUNNBUDSJETT 2.1 Utfordringer Mediekjøp, prisstigning UBs litteraturtilbud til forskere og studenter ved UiB er en viktig del av Universitetets faglige infrastruktur. Utviklingen når det gjelder UBs mediebudsjett har derfor stor betydning for den faglige og forskningsmessige utviklingen ved UiB, og for realiseringen av UiBs strategiplan. Prisstigningen på litteratur, særlig tidsskrifter, har i mange år vært klart høyere enn den generelle prisstigningen i samfunnet. Uten kompensasjon utover den generelle lønns- og prisstigningen reduseres UiBs tilbud på relevant litteratur for studenter og forskere. Nytt biblioteksystem BIBSYS inngikk avtale med OCLC høsten 2010 om kjøp og tilpassing av nytt biblioteksystem. I august 2012 ble avtalen hevet. Et moderne biblioteksystem er en forutsetning for effektiv bibliotekdrift og god tilgjengeliggjøring av UBs trykte og digitale samlinger. Det er usikkert om den nye situasjonen vil medføre økte utgifter for UB. Husleie UB har siden innføringen av ny ordning for husleie fått kompensert noe av økningen i husleien hvert år. UB har en stor arealmasse i forhold til størrelsen på avdelingen på grunn av mye studentarealer. Husleien utgjør dermed en langt større andel av UBs budsjett enn tilsvarende for andre avdelinger (med unntak av Universitetsmuseet). UB er fortsatt avhengig av å få kompensert noe av husleieøkningen for å kunne holde driften innenfor budsjettrammen. Dekningsbidrag UB har i noen år fått tildelt en sum fra universitetets inntekter på dekningsbidrag. Summen har imidlertid ikke vært justert på disse årene med hensyn til lønns- og prisstigning da tildelingen ikke er lagt inn i rammen, men tildeles særskilt hvert år. Det fører til uforutsigbarhet i forhold til mer langsiktige planer for drift. Inntekt fra dekningsbidrag bør inn i budsjettrammen. Negativ overføring på budsjettet fra 2011 UB fikk i 2012 en negativ overføring på kr ,- på basisbudsjettet og en positiv overføring på kr ,- på mediebudsjettet. En del av underskuddet skriver seg fra mediedelen i regnskapet før mediebudsjettet ble skilt ut som eget budsjett. Resten av underskuddet skriver seg fra basisdelen fra tidligere år. Innenfor budsjettrammen for 2012 er det en stor utfordring å holde et tilfredstillende aktivitets- og investeringsnivå for de oppgaver som skal utføres. I 2011/2012 har vi ved tilfeldigheter hatt en del permisjoner/sykefravær og oppsigelser som har gitt oss muligheten til å spare midler. Det betyr også at viktige oppgaver har blitt utsatt og at en del av personalet må tåle en høy belastning for å kunne yte den servicen som UiBs ansatte og studenter venter. Til tross for denne innsparingen regner vi ikke med å kunne redusere årets negative overføring. Det skyldes at basisbudsjettet for 2012 er usedvanlig stramt. UB er avhengig av stor ledighet i stillinger for å kunne holde seg innenfor rammen. Samlingspleie Et viktig aspekt av tilgjengeligjøring av informasjonsressurser består i kontinuerlig gjennomgang av samlingene for å fjerne det som er foreldet og skaffe det som er nytt og aktuelt, både innenfor trykte og digitale ressurser. I tillegg til den kontinuerlige samlingspleien har det nå akkumulert seg behov for å gjøre større omrokeringer i samlingene. Dagens budsjettramme gir ikke rom for denne typen større oppgaver. Side 3 av 11

4 2.2 Tiltak innenfor budsjettrammen Driftsbudsjett Mediekjøp og videreutvikling av elektroniske tjenester Priser på mediekjøp har de ti siste år økt i gjennomsnitt med ca 6 % årlig, mens UBs budsjett har i samme periode økt med ca 3 %. Samlede kostnader for mediekjøp har steget med 100% mens økningen i bestanden er i underkant av 50%. (Fra UBs årsmelding 2011) Grafen nedenfor viser nominelle beløp til mediekjøp i forhold til realverdi på bakgrunn av prisstigningen i perioden. (Fra UBs årsmelding 2011) Som en følge av dette har UB innført et nullvekstprinsipp for utvikling av den elektroniske tidsskriftporteføljen. UBs e-tidsskriftportefølje består av store pakkeavtaler (ca 90 %), og av enkeltabonnement (ca 10 %). Siden UBs budsjett ikke holder følge med prisutviklingen vil nullvekstprinsippet om kort tid måtte erstattes av tiltak for å redusere tidsskriftporteføljen. Et slikt tiltak vil i første rekke ramme forskningsaktiviteten ved UiB og hemme UiBs vitenskapelige Side 4 av 11

5 produksjon. For å unngå dette bør mediebudsjettet justeres årlig i tråd med prisutviklingen på e- ressurser. UB utvikler samlingene sine etter innspill fra fagmiljøene, herunder engangsinvesteringer som f.eks. kjøp av back-files, e-bøker, nye abonnement i tråd med nullvekstprinsippet og andre e-ressurser. Drift av læringssentre UB prioriterer å videreføre arbeidet med å tilby gode læringssentre ved bibliotekets avdelinger for å bidra til å bedre studentenes arbeids- og læringsmiljø. Dette gjelder både fysisk tilrettelegging og faglig innhold i læringssentrene. UB vil også legge bedre til rette for bruk av egen PC i biblioteket (strøm, tyverisikring mm. UB har tatt initiativ til et tettere samarbeid med fakultetene når det gjelder læringssentrene, både arealmessig, faglig og studieadministrativt. Men det er helt nødvendig å se nærmere på husleieordningen ved UiB og hvordan denne slår ut i forhold til læringssentrene ved UB. Det vises i den forbindelse til dialogen med ledelsen ved UiB. Digitalisering og publisering på nettet av kildemateriale UB digitaliserer kontinuerlig eget materiale (fotografi, manuskripter og bøker) innenfor ordinær ramme både til bevaring og formidling. Eldre fotografier er svært etterspurte og tilgjengeliggjøring av fotografier i nettbasen prioriteres derfor høyt. Manuskripter og bøker digitaliseres ordinært ved etterspørsel, og i prosjekter med ekstra finansiering der hele samlingsdeler digitaliseres. Det er viktig for UiB å være synlig på nett, dokumenter i fulltekst tilgjengelig på nett bidrar til dette. Nåværende systemer for digital lagring og gjenfinning av bilder og manuskripter er ikke gode nok. UB har i 2012 startet prosjektet Digitale fulltekstarkiv med støtte fra Nasjonalbiblioteket som vil resultere i bedre løsninger for dette. Prosjektet har som mål å utvikle løsninger for mottak, forvaltning og formidling av elektroniske fulltekstarkiv. UB går inn med en betydelig egenandel i form av personalressurser, lokaler og utstyr. I 2013 tilsvarer dette kr Ved utgangen av 2012 vil kunnskapsportalen Grind.no inneholde kulturhistorisk vegbok på et søkbart, dynamisk format som gjør det mulig å bruke på nye digitale plattformer. UB vil drifte Grind-portalen. Innlegging av naturhistorisk vegbok på norsk og i engelsk oversettelse og eventuelt nytt stoff vil avhenge av ekstern finansiering. Felles infrastruktur ved UB for forskningsarkiver og faghistorisk dokumentasjon UB ser både sitt ansvar og samfunnsoppdrag som går ut på å strukturere og bevare dokumenter, bilder, forskningsresultater og annet arkivmateriale samt tilgjengeliggjøre og fremme den aktive/åpne bruken av disse. I tråd med dette ønsker vi også å utvikle biblioteket til en best mulig tjenlig felles infrastruktur både for fysiske og digitale informasjonsressurser, i tett samarbeid med de relevante fagmiljøene. I første omgang ser vi at dette lettest kan la seg gjøre innenfor humanistiske og samfunnsvitenskapelige fag, og vi satser på en gradvis oppbygging. På sikt håper vi dette kan resultere i et aktivt og fruktbart samarbeid til det beste for forskningen ved UiB. UB er allerede aktivt inne i prosjekter som Digitalt fulltekstarkiv UBB, Holberg-prosjektet, Faghistorisk dokumentasjonsprosjekt m.fl. I tillegg er det en pågående dialog med Det humanistiske fakultetet om det kan være aktuelt etter hvert å overta ansvaret for deres forskningsarkiver. Et konkret pilotprosjekt innenfor Etnofolkloristisk arkiv er under planlegging, og det kan også være aktuelt å utvide dette med Bjørndalssamlingen. UB er også tett involvert i Griegakademiets arbeid for oppretting av institusjonelt arkiv (Gadimus) for formidling av kunstnerisk utviklingsarbeid. Det forutsettes at faghistorisk dokumentasjonsprosjekt blir videreført med kr utenfor rammen i Side 5 av 11

6 Øvrig drift Både studentene og UBs styre ønsker å styrke tjenestene til brukerne, som f.eks. å utvide åpningstidene. Det medfører økte lønnsutgifter. Dette dekkes innenfor budsjettrammen. En god eksternweb og gjennomtenkt strategi for markedsføring og kommunikasjon er viktig for å gi brukerne en god service. UB registrerer en økt aktivitet i bruk av UBs tjenester på nettet. Kommunikasjonsavdelingens prosjekt med ny eksternweb legger opp til at avdelingene skal gjøre mer av arbeidet selv. Dette er i tråd med UBs ønske, men krever mer personalressurser til å gjøre dette arbeidet. Dette dekkes innenfor budsjettrammen. Størstedelen av våre driftsutgifter på basisbudsjettet med unntak av lønnsutgiftene er bundet opp til drift av systemer og til porto. Dette gjør at vi innenfor dagens ramme må prioritere hardt mellom tilstrekkelig bemanning og øvrige driftsutgifter og at vi er avhengig av tilfeldige svingninger i personalmassen med muligheter for å holde stillinger ledig for å kunne holde oss innenfor budsjettrammen. Dette er ikke en holdbar situasjon på lengre sikt. Lønnsutgiftenes andel av UBs budsjett er de siste fem årene redusert med ca. 6,4 %, bl.a. for å dekke inn utgifter på mediebudsjettet og økning av internhusleie. De siste 10 årene er personalressursene redusert med ca. 10 årsverk. I samme periode har det på de fleste områder vært en stor aktivitetsøkning, både når det gjelder besøk/henvendelser til bibliotekene og bruk av UBs tjenester (lån, elektroniske ressurser osv.). Samtidig har UB tatt på seg nye oppgaver, både utvidede undervisningsoppgaver innenfor sitering og etikk, bruk av referansehåndteringsverktøy og informasjonskompetanse og bruk av bibliotekets ressurser ved oppgaveskriving. I tillegg er det satt av personalressurser til en rekke interne og eksterne prosjekter. Prosjekt: Redusere arealer til samlinger I 2012 ble det satt ned en komite som skal lage et forslag til kriterier for hvilken litteratur UB skal ha i fjernmagasin. I mandatet ligger en forutsetning om at bestanden skal reduseres for dermed å redusere arealbruken til dette formålet. Dette arbeidet dekkes innenfor bibliotekets ordinære budsjettramme. Et av målene er å få oversikt over arealbruk til historiske samlinger og til trykt materiale som oppbevares i lukkede magasiner. Lokal fjernmagasinfunksjon skal også sees i sammenheng med bruk av Nasjonalbiblioteket, Mo i Rana, som nasjonalt fjernmagasin. Arbeidet er nødvendig å starte nå fordi planer for utskillingen fra bibliotek for realfag i forbindelse med flytting i 2014 henger sammen med planer for bruken av fjernmagasinet. Arbeidet med utskilling av litteraturen kan starte i Utskilling i bibliotek for realfag og Depot vil da bli samordnet. Dette krever ekstra personalressurser, se under pkt. 2.3 Tiltak utenfor budsjettrammen, Prosjekt nytt realfagsbibliotek. Det arbeides nå med planer om samlokalisering av bibliotek for humaniora og Avdeling for fellesfunksjoner i Haakon Sheteligs plass 7. Hvis UiB beslutter at planene kan gjennomføres både av bygningstekniske og økonomiske hensyn kan det frigjøres arealer i Nygårdsgt. 5 i løpet av Det arbeides også med planer om samlokalisering av manuskript- og librarsamlingen og billedsamlingen. Det vil også frigjøre en del arealer. På grunn av store samlinger med klimakrav og at det er et omfattende arbeid å flytte slike samlinger vil dette ta noe lenger tid. I 2012 er bibliotek for odontologiske fag samlokalisert med bibliotek for medisinske fag. Dette har bidratt til noe reduksjon i UBs arealer Investeringsbudsjett IT-utstyr De senere års sterke og raske utvikling på IT-fronten, også når det gjelder bibliotek- og informasjonstjenester, har gjort det nødvendig med en omfattende utskifting og oppgradering av UBs Side 6 av 11

7 IT-utstyr. Dette er en kontinuerlig prosess, som er forsterket ved innføring av kvalitetsreformen og etablering av læringssentre ved UB. For å kunne fungere som et moderne fagbibliotek med godt utbygde elektroniske tjenester, må UB ha et stort antall PC-er som er kraftige nok til å håndtere nettbaserte tjenester og programmer, både til bibliotekets egne ansatte og til bibliotekets brukere. Tilgang til elektroniske dokumenter i fulltekst via nettet krever bedre PC-tilbud og skjermer. UB vil styrke formidling av e-ressurser og UBs tjenestetilbud til brukerne fysisk i biblioteket gjennom presentasjonsskjermer. En fornying av enkeltte utlåns- og returautometer vil effektivisere arbeidsprosesser og øke servicegraden for brukerne. Det er sterkt behov for utstyr for digitalisering av spesialsamlingenes materiale. Den gjennomførte oppgradering til Windows 7 har også utløst behov for oppgradering av arbeidsstasjoner. Det settes av totalt kr til investering i utstyr. Nybygg, større ombygginger mv. UB har sammen med EIA gått gjennom arealene i Haakon Sheteligs plass 7 (HS7) med tanke på samlokalisering av Bibliotek for humaniora og Avdeling for fellesfunksjoner som i dag er plassert i Nygårdsgt. 5. EIA skal i løpet av høsten 2012 lage et kostnadsoverslag for dette prosjektet. Det kan bli aktuelt med samlokalisering i Det er også planlagt en samlokalisering av manuskript- og librarsamlingen og billedsamlingen. Eiendomsavdelingen utreder to alternativer: samlokalisering i HF-bygget/HS7 eller i Nygårdssgt. 5. På lengre sikt ønsker UB å konsentrere større deler av virksomheten i og rundt det nåværende Bibliotek for humaniora på Haakon Sheteligs plass. En eventuell samlokalisering ønskes snarest mulig, men er trolig ikke aktuelt i Bibliotek for realfag skal flytte til ombygde lokaler i Realfagbygget. Det må sikres at lokalene blir utformet slik at de egner seg til å tilby tidsmessige og fremtidsrettede bibliotek- og informasjonstjenester, inkl. læringssenter for studentene. Det er planlagt innflytting i Mindre bygningsmessige tilpasninger mv. Ved Bibliotek for juridiske fag er takbelysningen generelt for dårlig. Det har også vært branntilløp i et av lysarmaturene i studentarealet og det oppleves derfor som et sikkerhetsproblem. Det bør skiftes til armatur som gir bedre lys. Ved manuskript- og librarsamlingen viser det seg at klimaet i rommene under HF-bygget ikke er tilfredsstillende. Klimaet er ustabilt, det er konstatert høy fuktighet, og det utvikles sopp i UBs samlinger. Dette må snarest utbedres. Det er kontinuerlig behov for å gjennomføre HMS-tiltak, mindre sikringstiltak mv. ved de fleste av UBs avdelinger, med sikte på å skaffe de ansatte og brukerne et tilfredsstillende arbeidsmiljø, inkl. tiltak med sikte på å oppfylle krav om universell utforming. Vi ber om at det settes av kr til slike tiltak. Disse tiltakene er meddelt Eiendomsavdelingen i eget brev Instituttinntekter Bibliotektjenester for brukere utenfor UiB UB tilbyr bibliotektjenester til nære samarbeidsinstitusjoner som Uni Research og Haukeland universitetssykehus (Helse Bergen). Det er i 2012 gjort avtale med Helse Bergen om en årlig betaling for bibliotektjenester som er justert i forhold til tidligere på bakgrunn av stor prisstigning. Det arbeides nå med å sluttføre en avtale med UNI Research om betaling for bibliotektjenester med virkning fra Med årlige inntekter fra både Helse Bergen og UNI Research vil UB for en tid kunne få løst noen av sine utfordringer på drifts- og mediebudsjettet. UB vil tilrå en fordeling av Side 7 av 11

8 inntektene fra Uni på 75% på mediebudsjettet og 25% på basisbudsjettet ut fra fordelingsnøkkelen som ligger til grunn for inntektene fra Helse Bergen. Andre inntekter Det budsjetteres med kr i andre instituttinntekter Avskrivingsinntekter Det budsjetteres med kr i avskrivingsinntekter. 2.3 Tiltak utenfor budsjettrammen Bibliotek for realfag skal flytte i Det må gjøres en god del arbeid med samlingene i 2013 som forberedelse til flyttingen. Dette er det ikke mulig å håndtere innenfor budsjettrammen. Dette tiltaket prioriteres derfor høyest. Som det fremgår av kap. 2.2 prioriterer UB høyt å videreutvikle og forbedre de elektroniske tjenestene for bibliotekets brukere så langt som mulig innenfor eksisterende budsjettrammer, men for å få til en større satsing på en del sentrale områder, er det nødvendig med ekstra midler. UB vil i 2013 prioritere spesielt å skaffe tilgang til viktige elektroniske tidsskriftarkiver, både i form av eldre årganger (backfiles), og tidsskrift som er etterspurt fra fagmiljøene. For å få til en nødvendig faglig fornyelse av UBs samlinger er det behov for en ekstra styrking av mediebudsjettet utenom rammen. Videre prioriteres arbeid med digitalisering av skadet kildemateriale og med skadet materiale med UNESCO-status fra UBs egne samlinger. Som tiltak nr. 5 prioriteres ekstra ressurser til drift og utvikling av felles infrastruktur ved UB for forskningsarkiver og faghistorisk dokumentasjon. Satsingen både på økt tilgang til elektroniske tidsskriftarkiver og på digitalisering av kildemateriale har to hovedformål: Bevaring og formidling. Det vil bidra til å gjøre UBs samlinger lettere tilgjengelige, og vil dermed gi en gevinst i form av økt bruk/formidling av samlingene/tjenestene. Økt tilgang til elektroniske tidsskriftarkiver vil i tillegg gi rasjonaliseringsgevinst ved at det frigjøres både arealer og personalressurser til behandling av det fysiske materialet. Samarbeidstiltak med både fakultetene og Universitetsmuseet bør prioriteres for å kunne gi institusjonelle synergieffekter både faglig og ressursmessig. I 2013 prioriteres følgende satsingsområder utenom budsjettrammen: Prosjekt nytt realfagsbibliotek Backfiles I løpet av 2014 skal Realfagsbiblioteket flytte fra sine nåværende lokaler i Autogården og inn i nye lokaler i Realfagsbygget. De nye lokalene vil samlet sett være ca 1000 m2 mindre i areal. For å muliggjøre en slik arealeffektivisering må store deler av den trykte samlingen skilles ut. Hvis dette målet skal kunnes nåes uten at det går på bekostning av samlingens kvalitet og brukernes tilgang til faglitteratur, må det gjøres omfattende investeringer i backfiles, dvs innkjøp av elektroniske versjoner av de aktuelle titlene. Uten investering i backfiles vil biblioteket av plasshensyn ikke kunne flytte inn i nye lokaler. Omfanget av investeringene vil overskride ordinære budsjettrammer og må håndteres over flere år. For 2013 ber UB om kr i tilskudd fra UiB. Personalressurser Forberedelsene til flytting innebærer omfattende samlingsrevisjon, noe som beror på innkjøp av backfiles iht. forrige punkt. Samlingsrevisjonen krever kvalifisert gjennomgang av titler for utskilling, og fortløpende flytting av titler ut av Realfagsbiblioteket. Realfagsbibliotekets samling er på omtrent titler, tilsvarende i overkant av 6000 hyllemeter, fordelt på 3000 hyllemeter Side 8 av 11

9 bøker og 3000 hyllemeter tidsskrift. Ved investering i backfiles har man et stort utskillingspotensiale blant tidsskrift. Ved statistisk analyse av låneaktiviteten på bøker har man også et visst utskillingspotensiale. Til dette arbeidet kreves det både prosjektledelse og flere hender til å gjøre jobben. UB ber om lønnsmidler utenfor ordinær budsjettramme i perioden 2013 til utgangen av 2014 til 2,5 årsverk pr år i samme periode. Reisebudsjett Prosjektet krever at man gjør seg kjent med, og høster erfaringer fra, state of the art innen fag- og forskningsbibliotek, og læringssentre. Dette innebærer reiser til utvalgte bibliotek for inntil tre personer, nemlig avdelingsleder, stedlig leder og prosjektverneombud. UB ber om kr i tilskudd fra UiB utenfor ordinær budsjettramme Innkjøp av eldre årganger av elektroniske informasjonsressurser (back-files) I 2012 fikk UB 2,5 mill. utenom rammen til innkjøp av back-files. Til tross for dette er UB det av de store universitetsbibliotekene som har dårligst dekning av elektroniske arkiv for tidsskrift (backfiles). UB har derfor et betydelig innlån av artikler fra andre biblioteks elektroniske samlinger, noe som krever både personalressurser og utgjør en økonomisk kostnad. I tillegg forhindrer dette UB i å hente ut potensialet som ligger i arealeffektivisering av våre arealer fordi vi ikke får utviklet deler av samlingene våre fra trykt til elektronisk format. For å ta igjen tapt terreng bør UB tilføres kr utenfor ordinært budsjett Styrking av mediebudsjettet ved UiB Det foregår en kontinuerlig faglig utvikling ved UiB, med etablering av stadig nye fagområder/ innsatsområder. UB tilstreber å ha samlinger som er relevante for UiBs til enhver tid vedtatte satsningsområder. Dette søker en å oppnå ved ett så tett som mulig samarbeid mellom fagmiljøene og UBs fagreferenter. Likevel erfarer vi at relevansen av UBs faglitteratur ikke har maktet å holde tritt med denne utviklingen. For å unngå at UBs samlinger blir mer og mer utdatert, er det nødvendig med en årlig ekstra styrking av mediebudsjettet i tillegg til økning for å kompensere for prisstigning. (Jfr ) For å kunne anskaffe litteratur til nye fagområder og viktige nye elektroniske ressurser som kommer til å lanseres i årene fremover, bør mediebudsjettet årlig styrkes med kr Digitalisering av skadet materiale og materiale med UNESCO-status UB har store verdifulle samlinger av bl.a. bilder, manuskripter og kart. Mye av dette er uerstattelig og til dels meget skjørt materiale som ikke bør utsettes for unødig bruk/slitasje. Det trengs en økt innsats i tillegg til ordinært arbeid i en periode for å få digitalisert større deler av dette materialet. I 2013 prioriteres det å digitalisere nedbrytingstruede deler av billedsamlingen, som for en stor del består av kjemisk ustabile acetat- og nitratfilmer, som allerede viser skader ved kjemisk nedbryting. Dette gjelder den verdifulle Norvin-samlingen. I tillegg må den eldste portrettsamlingen fra Bergen Museums bibliotek digitaliseres så den skånes for fysisk håndtering fordi den har omfattende fysiske skader. Til dette trengs det ekstra personalressurser utover egeninnsats innenfor rammen. Mowinckel-arkivet er ett av landets viktigste handelsarkiv, og dekker tidsrommet ca 1750 til ca Arkivet ble i en årrekke før det kom til Bergen museum/ub i 1937 oppbevart under ugunstige forhold. Gamle fuktskader og slitasje gjør at blekket i deler av samlingene er i ferd med å blekes til forsvinning. Arkivet har fått status i UNESCO listen over nasjonal dokumentarv som del av Kjøpmannsarkivene fra Bryggen. Denne utnevnelsen innebærer en forpliktelse både om fysisk bevaring og tilgjengeliggjøring for forskning. Prosjektet må begynne med en kartlegging av omfanget av skadene og en fysisk og digital sikring av utvalgte dokumenter. Disse tre prosjektene krever en del ekstra innsats over kort tid fordi det haster å utbedre skadene. I tillegg til UBs egeninnsats ber UB om lønnsmidler til disse prosjektene for 10 månedsverk, kr Til Mowinckelsamlingen må det også kjøpes inn en A3 skanner med bokvugge til tjukke protokoller. Side 9 av 11

10 Tiltak: Norvin-samlingen, Album XXVI og Mowinckelsamlingen Ekstra lønnsmidler, 10 månedsverk A3-skanner med bokvugge til tjukke protokoller Sum Oppsummering (samlet budsjettforslag) Inntekter 2013 (tusen kr) Sum Basis Mediekjøp Prosjektmidler faghistorie 1000 Inntekter dekningsbidrag 4000 *Inntekt fra Helse Bergen, bibliotektjenester 2450 *Inntekt fra UNI, bibliotektjenester 3500 Instituttinntekter 800 Avskrivingsinntekter 100 Sum foreslått budsjettramme Nye tiltak utenfor rammen 1. Prosjekt nytt realfagsbibliotek Innkjøp av back-files Styrking av mediebudsjettet Digitalisering av skadet materiale og materiale med UNESCO-status 700 Sum foreslått budsjettramme for nye tiltak utenfor rammen Sum foreslått budsjettramme * UB tilrår en fordeling av inntektene fra UNI på 75% til mediekjøp og 25% til basisbudsjettet på bakgrunn av den fordelingsnøkkel som er gjeldende for inntektene fra Helse Bergen. Side 10 av 11

11 3. BIDRAGS- OG OPPDRAGSFINANSIERT AKTIVITET (BOA) 3.1 Forskningsrådsfinansiert virksomhet UB har de senere år ikke hatt forskningsrådsfinansiert virksomhet i egen regi, men bibliotekets ansatte deltar i prosjekter finansiert gjennom fakultetene, f.eks «Holbergs ideologier» ved Det humanistiske fakultet. Det er ikke ført opp midler til slik virksomhet i UBs budsjettforslag for EU-finansiert virksomhet UB er partner sammen med Nasjonalbiblioteket fra Norge i en EU-søknad om midler til registrering av de eldste fotografier (daguerrotypier) i Europa. Tildelingen til UB forventes å bli kr UB står også som partner i en EU-søknad som er under arbeid på spesialsamlingsområdet som gjelder en større, vitenskapelig kartlegging av eldre bokbind i Europa. Prosjekteier er Nasjonalbiblioteket. 3.3 Annen finansiering UB har fått støtte fra Nasjonalbiblioteket for 2012 og 2013 til prosjektet Digitalt fulltekstarkiv. Budsjett for 2013 er kr UB har fått støtte fra Meltzerfondet i 2012 og 2013 til prosjektet Gustav Brosings historiske Bergen. Forprosjekt til portal for Brosings bergensiana på UB i Bergen. Total bevilgning er kr Budsjett for 2013 er kr Vi har også fått tilslag på en søknad til UD om midler til et prosjekt for bibliotekutvikling i Moldova under Eurasia-programmet. Den totale rammen for bevilgningen er 2 mill. kr. fordelt over tre år. Budsjett for 2013 er kr På grunnlag av ovenstående antas det at volumet på eksternt finansiert virksomhet ved Universitetsbiblioteket i 2013 vil bli som vist i tabell nedenfor: Inntekter på bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet, budsjettert i 2013 Registrering av de eldste fotografiene i Europa, Daguerrotypier Digitalt fulltekstarkiv Gustav Brosing Bibliotekutvikling i Moldova, Eurasia-programmet Sum /OGE/MM Side 11 av 11