PROSJEKTDOKUMENT Prosjektplan for etablering av NAV- Sandøy

Transkript

1 , PROSJEKTDOKUMENT Prosjektplan for etablering av NAV- Sandøy [Denne kortfattede prosjekplanen forutsetter at prosjektet har egen aktivitets- og milepælsplan (i Excel, MS-project eller annet elektronisk prosjektstyringsverktøy) som brukes i forbindelse med prosjektstyring av etableringen..]

2 Side: 2 av 8 INNHOLD GODKJENNING... 2 ENDRINGSHISTORIKK... 2 REFERANSAR MÅL MED ETABLERINGA ANSVAR/ROLLER FOR ETABLERING AV NAV-KONTORET MILEPÆLSOVERSIKT ENDRINGS- OG AVVIKSHANDTERING RISIKOHANDTERING BUDSJETT KOMMUNIKASJON RAPPORTERING KRAV TIL DOKUMENTASJON OG DOKUMENTHANDTERING EVALUERING I PROSJEKTFASEN OPNINGSKRITERIAR OG SLUTTEVALUERING OVERLEVERING TIL LINJA... 8 GODKJENNING Navn Dato Versjon Prosjektgruppa Styringsgruppa ENDRINGSHISTORIKK Dato Endring Sign Versjon REFERANSER 1. Prosjektavtale mellom Sandøy kommune og NAV Møre og Romsdal, signert Etableringshandboka 3. Handbok for innføring av innhald i NAV-kontor 1. MÅL MED ETABLERINGA Prosjektplanen skal beskrive dei oppgåvene som skal planleggast og utførast fram til etableringa av eit lokalt NAV-kontor i Sandøy. Den overordna målsettinga for NAV- reforma vart vedteke i Stortinget våren 2005 med mål og oppretting av felles arbeids- og velferdsforvaltning. Sentralt for etableringa er NAV-reforma sine overordna målsettingar: Få fleire i arbeid og aktivitet og færre på stønad Gjere det enklare for brukarane, og tilpasse forvaltninga til brukarane sine behov Få en heilheitleg og effektiv arbeids- og velferdsforvaltning

3 Side: 3 av 8 NAV-Sandøy skal etablerast i 4. kvartal Tenestetilbodet frå det som tidlegare var NAV arbeid og trygd, og kommunen si sosialteneste med barnevernet, anten integrert i NAV eller samlokalisert med NAV- kontoret, skal utgjere NAV Sandøy. 2. ANSVAR/ROLLER FOR ETABLERING AV NAV-KONTORET Prosjektplanen skal organiserast i ei styringsgruppe og i ei prosjektgruppe, jfr. prosjektavtale. Styringsgruppe: Lasse Larsson Fjørtoft - rådmann i Sandøy, leiar av styringsgruppa Erik Husby - avd.dir. i NAV Møre og Romsdal Elise Fjørtoft - tillitsvalf kommune og stat Leila Hellouli Harnes - prosjektleiar og sekretær Styringsgruppas mandat: Styringsgruppa skal handsame prinsipielle spørsmål i arbeidet med etableringa av NAV-kontor herunder Vedta prosjektavtale Vedta mandat og rammer for prosjektgruppa Godkjenne prosjektplan og budsjett Utarbeide og vedta lokal samarbeidsavtale Bestille innspel fra prosjektgruppa til punkt i samarbeidsavtalen slik at desse kjem til styringsgruppa før nødvendige beslutninger vert tatt Følgje opp framdrifta i prosjektet ihht vedtatt prosjekt- og milepælsplan Forberede tilsetting av leiar i NAV-kontoret Godkjenne valg av lokaler (areal, pris etc), inngå husleieavtale Prosjektleiar si rolle: Prosjektleiar er sekretær for styringsgruppa, og sørger for innkalling, sakliste og referat. Prosjektleiar rapporterar status og avvik til styringsgruppa. Prosjektleiar fungerar i stillinga fram til leiar for NAV Sandøy tiltrer i stillinga. Prosjektgruppe: Leila Hellouli Harnes prosjektleiar Anne-Lise Börlin kommunal repr. barnevern Odd Husøy NAV Sandøy Trygd Elise Husøy NAV Sandøy Trygd og tillitsvalt stat og kommune Lars Erik Tennø NAV Haram (Arbeid) Vidar Bakke kommunal repr. tekniske tenester, ved behov Den lokale prosjektgruppa har ansvaret for detaljplanlegging og gjennomføring av NAV-etableringa ihht. overordna planar og føringar gitt av rådmannen i Sandøy og fylkesdirektøren i Møre og Romsdal. Prosjektgruppa sitt mandat: Utarbeide prosjektplan med aktivitetsplan/milepælsplan Samordne og iverksette dei planlagde aktivitetane Nedsette arbeidsgrupper ved behov med tydelege mandat og tidsfristar Sørgje for tilstrekkeleg intern og ekstern informasjon i prosjektperioden Førebu rapportering til sentralt etableringsprosjekt Utarbeide statusrapport til styringsgruppa sine møte Samhandle med fylkesprosjektet

4 Side: 4 av 8 3. MILEPÆLSOVERSIKT Milepælsoversikt NAV- Sandøy nr Beskrivelse av milepæl () eller leveranse (L) Ansvarleg Dato Prosjektavtale underskriven Styringsgruppa Anbodsdokumenta er utsendt, for andre gong Prosjektgruppa Godkjenning av prosjektplan Styringsgruppa Finne lokaler til NAV trygd i ombyggingsperioden Prosjektgruppa Når lokale mål er definerte og tilsette har vore Prosjektgruppa igjennom ein målforankringsprosess Kommunikasjonsplan er utarbeidd Prosjektgruppa Ferdig aktivitets- og milepælsplan Prosjektgruppa Tilsett NAV-leiar med nødvendig fullmakt er på plass Rådmann / NAV Møre og Romsdal Lokal samarbeidsavtale er underteikna og politisk Styringsgruppa handsama i kommunestyret Alle medarbeidarar er på plass og har fått tildelt Prosjektgruppa klare roller (tydelege arbeidsprosessar) og lokal plan for kompetansetilføring er utarbeidd Rutinar for HMS-. og informasjonstryggleik og Prosjektgruppa beredskap, i tillegg til at arkiv og økonomirutiner er klare Når driftsavtalen er underskriven Styringsgruppa Når husleigeavtalen er underskriven Styringsgruppa Når lokala er fysisk klargjorte for oppkopling av Prosjektgruppa infrastruktur for IKT/telefoni Offisiell opning av NAV - Sandøy Styringsgruppa Sluttrapport med handlingsplan er godkjent Styringsgruppa Overlevering til linja Styringsgruppa ENDRINGS- OG AVVIKSHANDTERING Endring/avvik ift prosjektplan som vert vurdert som ein risiko for etableringa, må takast opp i styringsgruppa. I samband med statusvurdering i prosjektet er oppnåing av milepælane sentrale for å halde den endelege fristen for etablering av NAV kontor i Sandøy i fjerde kvartal Prosjektgruppa vurderer status for prosjektet i sine møte og justerer prosjektplanen ved behov. Alle endringar i prosjektet vert ført under punktet endringshistorikk. Alle endringar i prosjektplanen er risiko for etablering av NAV- Sandøy og reknast som avvik. Avvik skal straks meldast til leiar for styringsgruppa. Det vert straks

5 Side: 5 av 8 sett i verk tiltak for å lukke avviket for dermed å hindre vidare forseinkingar i innfasing av NAV Sandøy. IKT er særs sårbart då det er i eit nasjonalt logistikkprogram med lite slingringsmon. Avvik og endring i forhold til IKT etableringa skal meldast på same måte som avvik i forhold til milepælar. 5. RISIKOHÅNDTERING Svært høg (> 90 %) 5 Høg (60-90 %) 4 Sannsynlighet Middels høg (30-60 %) 3 Lav (10-30 %) 2 Nr. 2 og 7 Nr 1 og 3 Svært lav (< 10 %) 1 Nr. 4 og 6 Nr. 5 Liten eller minimal skade 1 Mindre skade - Framdrift - Kostnad => Handterast 2 Merkbar skade - Kvalitet - Framdrift - Kostnad => Påverkar 3 Konsekvens Stor skade - Kvalitet - Framdrift - Kostnad => Replanlegging 4 Meget stor skade Leveransen si målsetjing vil ikkje oppnåast => Stopp 5 Risikoanalysen går ut på å multiplisere sannsynlegheit (S) og konsekvens (K): Uakseptabel / Rød (S*K > 13) Risiko uakseptabel - tiltak må iverksetjast Kan aksepterast / Gul (S*K =< 13 og > 6 og = 5) Tiltak kan avventes Akseptabel / Grønn (S*K =< 6) Tiltak ikke nødvendig Risikoanalyse Nr Risikoelement S K Beskriving Konsekvens Tiltak 1 Lokalar ferdigstilte 2 Utstyr på plass 3 IKT/infrastruktur 4 Økonomiske rammer Forseinkingar i forhold til D-dag Forseinka levering av utstyr Ferdig 6 veker før D- dag Dersom vi ikkje har dei pengane vi treng til etableringa Utsette oppstart Midlertidige løysingar Utsette oppstart Eit NAV-kontor verken brukarar eller tilsette er tilfredse med Tett oppfølging og prioritering av å få ferdigstilt lokala, tidleg ut mot entrepenørar ut på anbod Tett oppfølging Rapportere til Etableringsprosjektet Replanlegging/gjenbruk

6 Side: 6 av 8 Nr Risikoelement S K Beskriving Konsekvens Tiltak 5 Ikkje godkjent samarbeidsavtale i kommunestyret innan fristen 6 Kompetanse/opplæring 7 Personell ikkje på plass Samarbeidsavtalen har ikkje vore oppe og blitt godkjent i kommunestyret Dei tilsette i NAVkontoret skal ha vore igjennom eit løp med kompetanseheving og opplæring. Leiar, evt. sjukdom,svangerskap Uklare arbeidsprosessar og roller i NAVkontoret Eit NAV-kontor med tilsette som ikkje har tilleigna seg den kompetansen dei treng Ikkje tydelege roller, arbeidsprosessar og hektisk arbeidskvardag ved kontoret Samarbeidsavtalen må opp i kommunestyret i juni Starte med kompetanseheving/opplæring før det berre er eit par mnd. igjen til etablering av kontoret Avgjere personalsituasjonen tidleg Risiko kode S: Aktuell bedømming av sannsynlegheita for at hendinga inntreff dersom planlagte tiltak ikkje vert gjennomførte 5 Sikker hending (meir enn 90 % sannsynlegheit) 4 Høy sannsynlegheit (60 90 %) 3 Middels høg sannsynlegheit (30 60 %) 2 Lav sannsynlegheit (10 30 %) 1 Usannsynleg (mindre enn 10 %) 0 Risikoen har falle bort eller eliminert Konsekvenser kode K: Bedømming av konsekvensane om hendinga inntreff: 5 Heile (del)prosjektet er i fare 4 Heile (del)prosjektet sine planar må gjerast om 3 Heile (del)prosjektet sine planar vert påverka, men totalramma for prosjektet kan haldast 2 Planar for (del)prosjektet vert påverka, men totalramma kan haldast 1Avgrensa verknad, kan innhentast NAV Sandøy blir lokalisert i tilbygg til rådhuset. Det må gjerast store endringar av innvendige lokalar for å få eit godt NAV-lokale. 6. BUDSJETT Sjå eige vedlegg for budsjett for Det vert utarbeidd prosjektbudsjett for Budsjett for etablering av NAV-Sandøy Når det gjeld budsjettering i 2008, ser det førebels ut som at det ikkje vil bli gjennomført større investeringar. Dette vil likevel avhenge av når ein får starta arbeidet med lokalitetane. 7. KOMMUNIKASJON Det blir utarbeidd ein eigen kommunikasjonsplan for etableringsprosessen. Kommunikasjonsrådgjevar i NAV Møre og Romsdal er engasjert i samband med arbeidet. 8. RAPPORTERING For å skape flyt og oversikt i prosjektet, må det foregå rapportering.

7 Side: 7 av 8 Prosjektgruppa v/prosjektleiar rapporter framdrift til Etableringsprosjektet i Møre og Romsdal ved å sende referat frå prosjektgruppemøta. Både deltakarar i prosjektgruppa og styringsgruppa får tilsendt referat frå prosjektgruppemøta. Vidare har prosjektleiar kontakt med deltakarar i styringsgruppa og orienterer dersom det er behov for det utanom styringsgruppemøta. 9. KRAV TIL DOKUMENTASJON OG DOKUMENTHANDTERING Arkivrutinar: Inngåande og utgåande brev skal journalførast i Sandøy kommune sitt sak- og arkivsystem Ephorte og fysisk lagra i kommunen sitt arkiv. Prosjektleiar samlar på nødvendige dokument fram til tilsettjing av leiar. Dokumentasjon utarbeidde i etableringsprosessen (eks. referat, notat, utredningar, avtalar under utarbeiding og ferdige dokument) som er relevant i etableringsprosessen blir lagra i midlertidige permar ved sosialtenesta i Sandøy kommune. Dokument utarbeidd i etableringsprosessen vert elektronisk lagra på Sandøy kommune sitt saks- og arkivsystem Ephorte. Dokument under arbeid vert versjonstyrt slik at råutkast merkast med versjon 0.1, og ved seinare endringar vert dokumentert med nye tal med fortløpande nummerering. Nytt tal før punktum indikerer at det er tatt beslutning om ny versjon. Kopi av referat frå styringsgruppa blir sendt til medlemmane i styringsgruppa og prosjektrådgivar i Etableringsprosjektet i Møre og Romsdal. Kopi av referat frå prosjektgruppa blir sendt til medlemmane i prosjektgruppa, styringsgruppa og prosjektrådgivar i Etableringsprosjektet i Møre og Romsdal. 10. EVALUERING I PROSJEKTFASEN Framdrift i samsvar med prosjektplanen skal evaluerast kontinuerleg av prosjektleiar og i prosjekt- og styringsgruppemøta. Styringsgruppa blir orientert. Prosjektplanen er eit dokument som kan endrast undervegs etter behov. 11. OPNINGSKRITERIAR OG SLUTTEVALUERING Etableringsprosjektet for NAV Sandøy er samde om følgjande kriteriar for opning av kontoret: Lokala er ferdigstilte, og dei er utforma slik at det vert lagt til rette for eigenaktivitet Inventar og utstyr er levert i samsvar med bestillingar IKT/telefoni fungerer tilfredsstillande Tilsette har tileigna seg planlagt kompetanseheving, jfr. Kompetanseplan Brukarane skal oppleve ei rask og heilheitleg behovsavklaring og eit samordna og kvalitativt godt tenestetilbod Kontoret skal organiserast slik at ein frigjer ressursar til oppfølging Beslutningsmynde skal liggje nær brukar Det skal leggast til rette for tett og individuelt tilpassa oppfølging Brukarar med oppfølgingsbehov eller behov for samansette tenester skal verte tilbydd ein plan og ein kontaktperson Kontoret skal sikre god samhandling med arbeidsgivarar og andre aktørar/samarbeidspartar som understøttar ei god måloppnåing Alle medarbeidarar er på plass og har fått tildelt klare roller, med tydelege arbeidsprosessar, og ein har oppnådd god samhandlingskultur.

8 Side: 8 av OVERLEVERING TIL LINJA Etableringsprosjektet for NAV- Sandøy skal i prosjekt- og milepælsplanen fastsette dato for når overføring til linja skal skje. Det skal utarbeidast ein sluttrapport med handlingsplan før overlevering.