ORGANISERING, ROLLER OG MÅL VED NAV SANDØY

Transkript

1 ORGANISERING, ROLLER OG MÅL VED NAV SANDØY

2 Innhold 1 RAMMER/PREMISSAR Lokale mål Føringar Lokal samarbeidsavtale, stat og kommune KOMPETANSE Basiskompetanse Rollespesifikk kompetanse Kompetanseplan Frå saksbehandlar til rettleiar ROLLER Roller - hovudlinjer Rettleiar publikumsmottak Rettleiar oppfølging Fordeling av brukarar Kompetansedeling Markedsarbeid og arbeidsgivarkontakt Andre roller og funksjonar i Sandøy: Barneverntenesta Støttefunksjonar/Merkantil funksjon..7 4 LEIING 7 5 MØTE MED BRUKAR Handtering av telefon Organisering av publikumstilstrøyming Post Mottak/Oppfølging.8 Endringshistorikk Dato Endringsbeskrivelse Signatur Versjon L.H.H Godkjent i styringsgruppa 1.0 1

3 1 RAMMER/PREMISSAR NAV Sandøy blir etablert i tråd med Arbeids- og velferdslova av 16. juni 2006, 13 og 14, der det føresett felles lokalt NAV kontor i alle kommunar. Stat og kommune vert pålagt å etablere slike kontor gjennom ein forpliktande avtale mellom to likeverdige partar. Kommunen og NAV Møre og Romsdal er likeverdige samarbeidspartnarar som aktivt skal bidra til å skape eit godt arbeidsfellesskap. Saman skal samarbeidspartane skape eit velfungerande arbeids- og velferdskontor som står fram som ei samla eining for brukarane. NAV Sandøy skal arbeide etter arbeids- og velferdsforvaltninga sin visjon Vi gir menneske moglegheiter. Vi skal også arbeide etter hovudmåla med reforma: Fleire i arbeid og aktivitet, færre på stønad Enklare for brukarane og tilpassa brukarane sine behov Ei heilskapleg og effektiv arbeids- og velferdsforvaltning Når vi her skal skildre rollene og organiseringa av kontoret, er det vesentleg å ha måla som premiss og ramme for desse. 1.1 Lokale mål Brukarane: Personalet: Organisasjon: Brukarane av NAV Sandøy skal få rask og god avklaring på bestillinga si. Brukarane av NAV Sandøy skal få eit samordna tenestetilbod. Brukarane av NAV Sandøy skal oppleve respekt og reell brukarmedverknad. Brukarane av NAV Sandøy skal oppleve at vi ved NAV Sandøy er løysingsorienterte og at vi gir moglegheiter. Dei tilsette ved NAV Sandøy skal arbeide etter NAV sin visjon, mål og verdiar. Dei tilsette ved NAV Sandøy skal framstå som imøtekommande og serviceinnstilte. Dei tilsette ved NAV Sandøy skal ha eit arbeidsmiljø med trivsel, fagleg samhandling og utvikling. NAV Sandøy skal vere ein tydeleg aktør i lokalmiljøet NAV Sandøy skal vere ein fleksibel organisasjon som er i stand til å tilpasse seg endringar i brukarane sine behov. NAV Sandøy skal organisere seg slik at vi får brukt det beste i kvar einskild. 2

4 1.2 Føringar Anbefalt tilstand ved oppstart av kontoret 1. Brukarane skal oppleve ei rask og heilskapleg behovsavklaring og eit samordna og kvalitativt godt tenestetilbod 2. Kontoret skal utformast slik at det blir lagt til rette for eigenaktivitet, mellom anna gjennom elektroniske sjølvbetjeningstenester 3. Kontoret skal organiserast slik at ein frigjer ressursar til oppfølgingsoppgaver 4. Avgjerdsmynde skal ligge nær brukaren 5. Det skal leggast til rette for tett og individuelt tilpassa oppfølging 6. Brukarar med oppfølgingsbehov eller behov for samansette tenester skal få tilbod om ein plan og ein kontaktperson 7. Kontora skal sikre god samhandling med arbeidsgivarar og andre aktørar som støttar opp om ei god måloppnåing 1.3 Lokal samarbeidsavtale, stat og kommune Det skal utarbeidast ein lokal samarbeidsavtale for stat og kommunen. Statlege og kommunale tenester er definerte i avtalen. Denne avtalen skal til behandling i kommunestyret. Samarbeidsavtalen er bygd på mål og rammer gitt sentralt, og i samsvar med lokale tilhøve i stat og kommune. I samarbeidsavtalen forpliktar partane seg til i fellesskap å arbeide for å nå måla. 2 KOMPETANSE I prinsippet skal alle tilsette i NAV Sandøy tileigne seg nye kunnskapar. Det vert difor lagt vekt på å vere aktiv i høve kompetansebygging. 2.1 Basiskompetanse Med basiskompetanse forstår vi den grunnleggande kompetansen som alle NAV-tilsette i Sandøy skal ha. Det er nødvendig med ein felles fagleg og kulturell plattform, og det betyr at vi må ha: Eit gjennomarbeidd forhold til visjon, verdiar og mål Kunnskap om tenester, organisering og arbeidsmetodikk Kjennskap til datatekniske løysingar Vi må alle kjenne rettar og plikter, og forstå rolla vår. 2.2 Rollespesifikk kompetanse Med rollespesifikk kompetanse forstår vi den kompetansen som er knytta til dei ulike rollene i NAVkontoret. Rollespesifikk kompetanse skal bidra til at vi som medarbeidarar: Opplever tryggleik i møte med brukar Er i stand til å utøve brukarmedverknad og avklare brukar si bestilling Er i stand til å rettleie brukar og å utøve godt fagleg skjønn Er i stand til å gi brukar rask og rett avklaring samt individuell oppfølging 3

5 2.3 Kompetanseplan Som eit ledd i kompetansebygginga i NAV Sandøy, vert det utarbeidd ein kompetanseplan som skal gjelde for alle tilsette. Denne kompetanseplanen skal ta høgde for den basiskompetansen og rollespesifikke kompetansen som er nødvendig for å gi brukarane eit godt tilbod. Kompetanseplanen skal rullerast og vere eit aktivt verktøy for at NAV Sandøy skal nå måla sine. Kompetansebygginga skal påverkast, iverksettast og forankrast lokalt. Det er ein viktig faktor at dei lokale kompetansebehova vert samanstilte med sentrale føringar både med tanke på samordning og at produktet skal vere vårt eige. Styringsgruppa for NAV-prosjektet skal godkjenne kompetanseplanen. 2.4 Frå saksbehandlar til rettleiar I den nye organisasjonen vert det brukt nye omgrep. Som eit ledd i ei felles forståing finn vi det hensiktmessig å avklare ei vesentleg endring i samband med dette med roller. Tradisjonelt har nemninga saksbehandlar vore nytta. Vi går no vekk ifrå det omgrepet og nyttar no nemninga RETTLEIAR. Dette omgrepet vil i større grad fortelje kva som er intensjonen i arbeidet vårt. Rettleiar er ikkje eksperten som veit alt, men skal gjennom spørsmål og innspel bistå brukar til å finne løysingar, samt hjelpe brukar til å reflektere over eigen situasjon. Rettleiaren skal synleggjere aktuelle moglegheiter og unngå å vere den som gjer val på vegne av brukaren. Rettleiar skal vere til stades i møte med brukar, bygge opp gjensidige og tillitsfulle relasjonar og bidra til å fremme motivasjon.. Rettleiar skal vere tilgjengeleg, løysingsdyktig og tydeleg. Rettleiar skal ivareta forvaltningsmessige prinsipp, teieplikt, personvern, likebehandling og rettstryggleik. All samhandling skal vere basert på informert samtykke. Alle tilsette i NAV Sandøy (som arbeider direkte brukarretta) skal nytte nemninga Rettleiar. 3 ROLLER 3.1 Roller - hovudlinjer: Ny organisering gir større fagmiljø og breitt oppgåvespekter med tilgang til tverrfagleg kompetanse. Dette skal igjen bidra til heilskapleg, koordinerte tiltak og meir effektiv drift. Rollene må utformast slik at det vert synleg for brukarar, samarbeidspartane, tilsette og samfunnet elles at den nye forvaltninga representerer ei endring. I denne samanhengen forstår vi rolle som eit ansvarsområde med tillagte oppgåver og mynde. Ei rolle skal vere: Definert Fleksibel med tanke på arbeidsoppgåver, slik at den kan tilpassast endring i brukar sitt behov Beskrivande i forhold til innhald, kunnskap, verdiar og ferdigheiter Eit bidrag til å skape stabile driftssituasjonar på kontoret. Vi blir fire tilsette som arbeider ved NAV Sandøy med ein totalressurs på 3,8 stillingar. I tillegg får vi ein liten ressurs på ein person i ca. 0,2 stillingsressurs knytt til NAV som blir lokalisert ved sørvistorget. Dette betyr at vi i hovudregelen dagleg blir fire tilsette ved kontoret. Kontoret blir delt inn i mottak og oppfølging. Kvar enkelt vil ha ei rolle både i mottak og oppfølging, med den grunn at vi ikkje er fleire ved kontoret. Dette følger også av den fysiske utforminga av kontoret. NAV Sandøy har definert tre roller: Leiar NAV-Sandøy, rettleiar mottak og rettleiar oppfølging. 4

6 Rollene blir som beskrivne i Nav-konseptet Veileder i mottak og Veileder i oppfølging (jfr. Nye roller i Nav-kontor ) 3.2 Rettleiar publikumsmottak Med publikumsmottak forstår vi det arealet som brukar kjem inn i når han oppsøker NAV-kontoret. Brukar har også andre kontaktpunkt med oss; nettbasert, skriftleg eller via telefon. Rettleiar i publikumsmottaket betjener mottaket med rettleiing i bruk av sjølvbetjeningsløysingar og enkeltsamtalar med brukarar. Rolla vil i hovudsak vere knytt til dialog med brukar, og då med tanke på avklaring. Oppgåver i mottak kan vere: Ta imot brukaren og avklare den enkelte sitt behov for bistand. Gi informasjon, rettleiing og råd om heile tenestespekteret i NAV, eller sette brukar i kontakt med nokon som kan gi den nødvendige informasjonen Rettleiing i bruk av sjølvbetjeningsløysingar i samhandling med brukar Korttidsoppfølging av brukarar, som ikkje har behov for samansette tenester. Sette brukar i kontakt med rettleiar oppfølging ved behov for samansette tenester eller lengre oppfølgingsløp Utfylling og levering av ulike søknader Informasjonssøk på nett Jobbsøking Fatte enkle vedtak Telefoni Rullering av team: Dei tilsette rullerer mellom mottak og oppfølging etter ein oppsett turnus. Mottaket blir inndelt i frontvakt og bakvakt. Det blir ein person i frontvakt som har hovudansvar i mottak og på telefonmottak. Bakvakta oppbemannar mottak og telefon når det blir kø, sameleis i matpause og ved andre fråversbehov frå frontvakta. Rullering er krevande. Dette betyr at alle må beherske begge rollene i NAV-kontoret, både rettleiar i mottak og oppfølging. Dette vil auke opplæringsbehovet av dei tilsette. Ein av fordelane med at alle betjener mottaket er at mottaket etterkvart vil få ein breiare kompetanse. I tillegg vil ein unngå usemje/konflikter og uklarheiter mellom mottak og oppfølging, ved at dei tilsette har begge roller. Ein slepp dermed å lage rigide rutinar og reglar om arbeidsdelinga mellom mottak og oppfølging, slik at organisasjonen kan ha ein større fleksibilitet. I tillegg unngår vi ein skildnad i status mellom personar i mottak og oppfølging. Telefonimottak Vi opprettheld løysinga med eige telefonmottak. Dersom vi har behov for avløysing av telefonmottaket, skal vi ha trådlaus telefon, slik at tilsett ressurs ved sørvistorget i kommunen kan bistå i samband med dette. Då vil kontoret også ha moglegheit til noko fleksibelt å kunne ha teamarbeid og arbeid med å auke kompetansen ved kontoret og ved behov arbeide samanhengande utan å bli avbroten av telefonar. Det å sitte med telefonmottak krev god kompetanse innanfor rettleiing og å finne fram i våre dataverktøy: nav.no, bruk av ofte stilte spørsmål, personkort, arena m.m. 5

7 3.3 Rettleiar oppfølging Ei anna av NAV sine kjerneoppgåver er individuell oppfølging av brukar. Rollen som rettleiar skal ivareta brukar som har behov for oppfølging over tid mot eit nærare fastsett mål. Eit viktig perspektiv her er perspektivet om den myndiggjorte brukar. I og med at vi har brukarar som har behov for koordinerte tenester ser vi det som nødvendig at mange av dei får tilbod om ein fast rettleiar kontaktperson- som har særleg ansvar for å sørge for framdrift og kvalitet i alle ledd på dei tenestene som vert tilbydd brukar. Rolla skal ivareta brukarar som har behov for støtte og oppfølging over tid til eigen prosess mot eit hovudmål for bistand; skaffe arbeid, behalde arbeid og auke deltaking. Rolleutøvinga inneber det å inkludere brukaren og stille krav på ein respektfull måte. Kartleggje og sette mål saman med brukaren, utarbeide handlingsplan, oppfølging over tid og evaluering Brukarar med omfattande bistandsbehov skal møtast med tett og målretta oppfølging med individuelt tilpassa løysingar For dei brukarane som har eit arbeidsforhold, inneber rolla å understøtte dialogen og prosessen mellom arbeidsgiver og arbeidstakar. Marknadskontakt og oppfølging av arbeidsgivarar/tiltak Fatte vedtak 3.4 Fordeling av brukarar Organisering av brukarkontakten/oppfølging: Brukarar som ikkje får dekt sine behov i mottak, skal få tilbod om ein kontaktperson. Det vil seie at brukaren har samansette behov som krev ei tett eller langvarig oppfølging. Før D-dag går kommune og stat igjennom brukarane på oppfølging for å finne ut kven som har meir enn ein kontaktperson. Brukarane blir fordelte til den som har hovudansvaret, slik at alle av brukarane får ein kontaktperson å forhalde seg til. I forhold til nye brukarar etter at vi er etablerte NAV-kontor blir det på følgjande måte: Behova blir kartlagte av rettleiar som kjem i kontakt med brukar. Rettleiar presenterer brukar sitt behov i vekentleg fordelingsmøte. Alle rettleiarane deltek som eit team. Teamet avgjer kven som skal følgje opp brukaren og bli kontaktperson. Val av kontaktperson bør vurderast utifrå fleire forhold, bl.a kompetanse og arbeidsbelastning. Ved tvil avgjer NAV-leiar kven som skal vere kontaktperson. Kontaktperson følgjer brukar, og kontaktpersonen er ansvarleg for å koordinere andre sin fagkompetanse i kontoret mot brukar, men treng ikkje sjølv å vere behandlar. Skifte av kontaktperson skjer heilt unntaksvis. 3.5 Kompetansedeling Utgangspunktet er at det er alle og ikkje den enkelte rettleiar som har ansvar for arbeidsoppgåvene tillagt oppfølging. I praksis vil det likevel den første tida vere nødvendig med ein stor grad av fordeling av arbeidsoppgåver mellom rettleiarane etter tidlegare kompetanse, kunnskap og kvalifikasjonar for å oppretthalde produksjonen fram til naudsynt kompetanse er på plass. På oppfølging blir det kritisk viktig at kontaktpersonane følgjer sine brukarar sjølv om dei får andre behov som blir dekte av ein annan rettleiar sin kompetanse. Greier vi å følgje våre brukarar som kontaktpersonar, så har vi god tru på brukarstyrt kompetanseoverføring. 6

8 3.6 Marknadsarbeid og arbeidsgivarkontakt Rekruttering av arbeidskraft er ei kjerneoppgåve for NAV, og det skal utviklast ein eigen marknadstrategi. Arbeidsgivarkontakt skal støtte opp om arbeidsgivar og arbeidstakar sitt ansvar i arbeidsforhold. Eksempel kan vere å støtte oppunder IA avtalar og sjukefråversoppfølging. Kontoret på systemnivå organiserer vi med at det blir fordelt kontaktpersonar til verksemder og bransjer. Med grunnlag i at vi er eit lite kontor, vurderer vi å ha ein kontaktperson for Sandøy kommune, og ein for private verksemder. Vi har også planlagt å ta kontakt med kvar enkelt arbeidsgivar i kommunen i samband med etableringa av NAV-kontoret. Vi har også planlagt å ha faste møte med kvar enkelt arbeidsgivar ein-to gongar i året. Merk: Kontaktperson er ikjke ansvarleg for å følgje opp enkeltsaker frå kvar enkelt verksemd, men er NAV sitt felles kontaktpunkt med den enkelte verksemd på systemnivå. Fordelinga er foreløpig og vil kunne inkludere fleire. Arbeidslivssenteret og evt. andre spesialiserte einingar, vil vi også ha eit samarbeid med. 3.7 Andre roller og funksjonar i Sandøy: Barneverntenesta I Sandøy er også barneverntenesta lagt til NAV-kontoret. Barneverntenesta har til saman ein ressurs på 1,2 årsverk. 0,1 av dette er lagt til sørvistorget. Begge dei to som kjem ifrå kommunen inn i NAVkontoret har arbeidd med barnevern som ein del av stillinga si. Dette inneber at iallfall ein av desse to har barnevern som ein stor del av jobben sin, og blir difor i mindre grad med på rulleringa i rollene ved NAV-kontoret. Barneverntenesta blir integrert inn i NAV-kontoret. 3.8 Støttefunksjon/Merkantil funksjon Vi bli organiserte med ein stillingsressurs på 0,20 ved sørvistorget. Denne vil bl.a. gå til avlastning ved telefoniløysing, hjelp med arkivering, utbetaling av stønader etter lov om sosiale tenester og fakturabehandling. Det vil også bli noko saksbehandling som den merkantile har avlasta sosialtenesta med ifrå tidlegare organisering. 4 LEIING Leiar for NAV-kontoret er Odd Husøy. Leiar for barneverntenesta, Leila Hellouli Harnes, vert framleis fagleg leiar etter at det har blitt NAV-kontor. Odd Husøy har personalansvaret. Odd Husøy får delegerte fullmakter frå rådmannen i Sandøy kommune og ifrå Arbeids- og Velferdsetaten i Møre og Romsdal. Ein viser til eigne delegasjonsfullmakter som blir vedlagt samarbeidsavtalen. Odd Husøy blir i kommunen definert som einingsleiar med rådmannen som næraste overordna på det kommunale området i NAV-kontoret. Leiaren har det øverste administrative, økonomiske, personalmessige og faglege ansvaret (med unntak av barnevern) for kontoret si samla verksemd. Leiaren skal etablere gode og forpliktande samarbeidsrelasjonar med faglege støttespelarar på dei fagområda som kontoret har ansvar for og som dei ikkje sjølve har tilstrekkeleg fagkompetanse til å dekkje. Leiaren mottek styringssignal frå og rapporterer til overordna nivå i kommunen og staten om måloppnåing for avtalte resultatkrav. 7

9 Det er semje om at leiaren kan ta i bruk kommunalt og statleg personell til å utføre oppgåver på kvarandre sine myndigheitsområde. Når ein har fått delegasjonsvedtaka, vil dei gi ei nærmare forklaring om kva oppgåver dette er. Leiaren deltek i den kommunale einingsleiargruppa etter innkalling/avtale, og i fylkesdirektøren si leiargruppe for NAV-kontorleiarar. 5 MØTE MED BRUKAR Det er mange ting som skal takast stilling til ved etablering av ein ny organisasjon. Vi har nokre prioriterte ting som synest heilt sentrale ved oppstart. 5.1 Handtering av telefon Ansvaret for telefonitenester skal høyre til ved mottaket. Kvaliteten på den tenesta skal vere like god som den brukar vil få ved oppmøte. Innringar skal få best mogleg avklaring ved innringing og sleppe å bli ført omkring i eit system (sjå tidl. punkt: Telefonimottak, s 5). 5.2 Organisering av publikumstilstrøyming Det er vesentleg at brukar sine interesser omkring personvern og tryggleik vert ivaretatt. Vi bør vurdere om vi treng ein støystasjon i mottaket som gjer at det ikkje vert tydeleg for alle kva som vert omsnakka. T.d. musikk eller radio. Brukar må raskt få tilbod om å avvikle samtalar i samtalerom. Dersom det vert mange brukarar samtidig i mottak, må det etablerast ei ordning i forhold til det. Her må den som er bakvakt ved mottaket vere aktiv i si rolle. 5.3 Post Med post i denne samanhengen forstår vi inn- og utgåande brevpost og e-post til kontoret. Det skal førast postjournal, og post skal fordelast. Ansvaret blir lagt til mottaket, men ein bør her vere fleksibel mellom den som er frontvakt ved mottaket og den som har bakvakt ved mottaket i forhold til publikumstilstrøyminga. 5.4 Mottak/Oppfølging Grenseoppgangen mellom mottak og oppfølging vil vere ei utfordring. Uansett skal eit heilskapleg brukarfokus ligge til grunn for slike vurderingar. I 14 a står det i Arbeids- og velferdslova at alle som tar kontakt med NAV med tanke på bistand retta mot arbeid og aktivitet har rett på ei behovsvurdering. Etter ei første behovsvurdering vil brukar hamne i ei av desse sørvisgruppene: Standardinnsats Situasjonsbestemt innsats Spesielt tilpassa innsats Varig tilpassa innsats Ved ei slik inndeling vil dei to første gruppene vere naturleg at ein følgjer opp ved mottaket. På eit visst tidspunkt i dette arbeidet vil vi sjå at nokre saker krev ei ytterlegare kartlegging og evt. arbeidsevnevurdering. Saker som krev slik vurdering vert då overførte til å gjelde oppfølging. 8

10 Det vil framover vere nødvendig med ytterlegare presiseringar av rutinar, både kring grensene for fordeling av oppgåver mellom mottak og oppfølging, og i forhold til andre rutinar. I dette har ein kun tatt stilling til overordna føringar. 9