Arkheion DET KOMMUNALE ARKIVDEPOT 1#2003

Transkript

1 1#2003 Arkheion ØSTFOLD IKA IKA KONGSBERG AUST-AGDER-ARKIVET IKA VEST-AGDER IKA ROGALAND IKA HORDALAND IKA TRØNDELAG IKA MØRE OG ROMSDAL FYLKESARKIVET I SOGN OG FJORDANE ARKIV I NORDLAND IKA TROMS IKA FINNMARK DET KOMMUNALE ARKIVDEPOT LES OGSÅ OM: INTERKOMMUNALE ARKIVDEPOTER - SETT FRA RIKSARKIVAREN S. 3 DEPOTSITUASJONEN VED KOMMUNEARKIVINSTITUSJONENE S. 5 ARKIVMENGDEN I KOMMUNENE S. 11

2 INNHOLD INTERKOMMUNALE ARKIVDEPOTER...3 DEPOTSITUASJONEN ETABLERING AV KOMMUNALT ELLER INTERKOMMUNALT ARKIVDEPOT HARSTAD KOMM. NYE ARKIVDEPOT..10 ARKIVMENGDEN I KOMMUNENE INTERVJUET: OLAV FIMREITE KURSTORGET INSTRUKS FOR DEPONERING UNIKT NASJONALT SAMARBEID ETABLERING AV DEPOT RINGEN SLUTTET INTERNSIDER: ØSTFOLD IKA IKA KONGSBERG AUST-AGDER-ARKIVET IKA VEST-AGDER IKA ROGALAND IKA HORDALAND IKA TRØNDELAG IKA MØRE OG ROMSDAL FYLKESARKIVET I SOGN OG FJORDANE ARKIV I NORDLAND IKA TROMS IKA FINNMARK HENDIG ARKIVHJELP TIL SKOLER Arkheion er medlemsblad for de interkommunale arkivene i Norge. Vi er 12 medeiere som representerer 15 av landets fylker. Bladet tar sikte på å være fagtidsskrift for den kommunale arkivsektor i landet. Deltakere: Interkommunalt arkiv i Finnmark (IKAF) Interkommunalt arkiv i Troms (IKAT) Arkiv i Nordland (AiN) IKA Trøndelag Iks (IKATrø) Interkommunalt arkiv Møre og Romdal Ika Fylkesarkivet i Sogn og Fjordane Interkommunalt arkiv i Hordaland (IKAH) Interkommunalt arkiv i Rogaland (IKAR) Interkommunalt arkiv i Vest-Agder (IKAVA) Aust-Agder-Arkivet (AAA) IKA Kongsberg (IKAK) Østfold Interkommunale Arkivselskap (ØIKA) LEDER "Arkivenes himmel" er vel etter hvert et noe forslitt uttrykk. Men, likevel; det er ikke så alt for mange kommunale arkiver som har nådd denne himmelen enda. Plikten til å ta vare på sine egne arkiver er like gammel som kommunene selv. Til en viss grad har de fleste oppfylt denne plikten, men mer med likegyldighet enn med en positiv holdning til sin historie. Resultatet er arkiver som bare eksisterer fordi ingen har tatt initiativ til å kaste dem! Mange arkiver har kassert seg selv gjennom å bli glemt på lite egnede plasser. Å lagre sine arkiver er ingen deponering, men så lenge de gamle protokollene og dokumentene har blitt tatt vare på har det i hvert fall ikke skjedd noe galt. Men depot er mye mer enn et lager! Gjennom arkivlovens forskrifter og senere "Normalinstruks for arkivdepot i kommuner og fylkeskommuner" har kommunene klart fått definert sitt ansvar for sine arkiver. Og, i tillegg, har de fått en mulighet for å ordne depotproblematikken gjennom interkommunale løsninger. Hele depotproblematikken grunner seg på at arkiver har en nytteverdi. Denne nytteverdien kan være av økonomisk og juridisk art, men svært ofte har den en historisk-kulturell forankring. Uansett, for å kunne ta ut nytteverdiene fra et arkiv, må det være tilgjengelig. Det er altså nødvendig å kjenne til hva som finnes i arkivene. For å oppnå det må de være ordnet og katalogisert. Og, her kommer den virkelige utfordringen, forholdet til publikum. Tradisjonelt sett har publikum lite kjennskap til de kommunale arkivene. Noen har kommet av juridiske grunner, andre på grunn av spesielle kunnskaper om arkiv. Men, det store publikum slik vi ser dem på lesesalen på statsarkivene er stort sett fraværende. Gjennom de kommunale arkivdepotene vil det bli mulighet for publikum til å bli kjent med de kommunale arkivene. I forkant må det gjøres et arbeid for at arkivene skal bli kjent for brukerne. En begynnelse er deltagelse i arrangementer på Arkivenes dag. Vi har selv erfaring for at det er mange som kommer for å høre hva vi har å si. Opplegg mot skoler har også vært prøvd med god respons, men det krever svært gode forberedelser. De moderne elektroniske arkivene er på ingen måte de minste utfordringene. På dette området er trolig samarbeid og sentralisering enda mer viktig enn for papir. Papir blir liggende i kjelleren i mange år om vi ikke kaster det. De elektroniske arkivene vil, derimot, kassere seg selv om vi ikke gjør noe aktivt for å bevare dem! Vi har derfor store utfordringer for det kommunale arkivdepot. Samarbeid er her, som mange andre steder, et viktig stikkord for fremtiden. Red. Arkheion Fast redaktør: Steinar Marvik (IKAK) Nansensgate Kongsberg Tlf.: Telefaks: E-post: steinar@ikakongsberg.no Redaksjonskomite: Ole Stian Hovland (FS&F) nestred. Hege Sætrum Kenny (IKAF) Frøydis Antonsen (IKAT) Solveig H.Lindbach (AiN) Jens Rønning (IKATrø) Arnt Ola Fidjestøl (IKAM&R) Åse Eikemo Strømme (IKAH) Forsiden: Ordning av arkiver er en viktig del av arkivenes vei mot depot. Sigve Espeland (IKAR) Bjørn Tore Rosendahl (IKAVA) Berit Stie (AAA) Steinar Marvik (IKAK) Vigdis Bjørnstad (ØIKA) Grafisk formgivning: Karin Wiwe RIKSARKIVET TEKST: TOR B REIVIK INTERKOMMUNALE ARKIVDEPOTER - SETT FRA RIKSARKIVARENS UTSIKTSPUNKT Av lov 4. desember 1992 (arkivloven) 10 tredje ledd går det fram at det forutsettes at kommuner og fylkeskommuner har ordninger for å ta vare på sine arkiver, jf. arkivloven 1 om formålet med å ta vare på arkiv. I forskrift 11. desember 1998 nr (arkivforskriften) 5-1 tredje ledd er dette konkretisert i form av et påbud om at kommuner og fylkeskommuner skal opprette egen ordninger for arkivdepot. I samme paragrafs fjerde ledd er det åpnet for at kommuner og fylkeskommuner kan overføre depotoppgaver til en interkommunal arkivordning. I arkivforskriften er det gitt nærmere bestemmelser om ordning av arkiv som avleveres til arkivdepot, om publikums muligheter for å gjøre bruk av materialet, og om utrustningen av spesialrom for arkiv. I 5-12 er Riksarkivaren pålagt å utarbeide en normalinstruks for kommuner og fylkeskommuner til bruk ved fastsettelse av spesifiserte krav til materiale som skal avleveres til arkivdepot. Dette har Riksarkivaren gjort, og normalinstruksen er sendt ut til alle kommuner og fylkeskommuner med brev Verken arkivforskriften eller normalinstruksen inneholder noe spesielt om interkommunale ordninger. De første interkommunale arkivordningene ble opprettet for å bistå medlemskommunene med å ordne eldre arkiver. Etter hvert ble de også konsulentorganer som kunne gi medlemmene bistand i arkivdanningsspørsmål. På slutten av tallet fant Datatilsynet og Riksarkivaren hverandre i en felles bekymring for kommunenes oppbevaring av konsesjonspliktige personregistre som ikke lenger var i bruk, men som ikke skulle slettes/kasseres. Her lå det en mulighet for at de interkommunale arkivordningene kunne komme til å spille en rolle, dvs. at de i begrenset omfang skulle kunne fungere som arkivdepoter for medlemskommunene. Riksarkivaren støttet en slik tanke, og Datatilsynet gav sin tilslutning til tanken om en prøveordning i et par fylker. Dette resulterte blant annet i at Interkommunalt arkiv i Hordaland fikk en rammekonsesjon fra Datatilsynet som satte rammene og vilkårene for at denne institusjonen kunne oppbevare personregistre. Lov om arkiv, satt i kraft fra , setter mer konkrete krav enn tidligere til kommunene når det gjelder oppbevaring av arkivmateriale, særlig i forbindelse med det systemet for oppbevaring og tilgjengeliggjøring av eldre og avsluttede arkiver som loven med forskrifter forplikter til. Det er ikke mange kommuner i Norge som i dag oppfyller de kravene som følger av dette regelverket det begrenser seg stort sett til de større byene. Riksarkivaren ser at det kan bli vanskelig å få fulgt opp kravene i særlig mange kommuner i overskuelig framtid. Selv om kommunene står fritt til å velge organisatoriske løsninger, vil det ikke være helt kostnadsfritt å sørge for at eldre og avsluttede arkiver i kommunen blir gjort tilgjengelig for brukere på en forsvarlig måte. Det er imidlertid ikke nå aktuelt å slakke på kravene, for disse er blitt til for å ivareta borgernes rettigheter. Det man må lete etter, er de billigste løsningene. Og at mange kommuner løser oppgaver i samarbeid, er etter hvert blitt ganske vanlig. Avfallshåndtering, vann, kloakk, innkjøp er eksempler på områder der slikt samarbeid griper om seg. Riksarkivaren har lenge vært av den oppfatning at samarbeid om langtidsoppbevaring og tilgjengeliggjøring av arkiver er et område som godt kan egne seg for slikt samarbeid. Det vil i tilfelle være naturlig å ta utgangspunkt i de interkommunale arkivordningene som allerede finnes, men vi ser nå også eksempler på at kommuner forsøker å få til ordninger på helt fritt grunnlag. Riksarkivaren kan ikke motsette seg dette, og det er ikke urimelig å anta at slike rene depotinstitusjoner vil kunne utvikle seg i samme retning som de allerede eksisterende interkommunale ordningene. Resultatet kan imidlertid i så fall bli flere interkommunale ordninger innenfor samme geografiske område. Og det er ikke sikkert at det i alle tilfeller vil være det mest rasjonelle. Her bør kanskje de eksisterende interkommunale arkivordninger være aktive og i nødvendig utstrekning passe på å tilby tjenester innenfor rammer og kostnader som vil oppleves som konkurransedyktige av de enkelte kommunene. Riksarkivaren vil fra sitt formelle ståsted klart støtte slike initiativ. Arkheion - 1#2003 3

3 IKA FINNMARK TEKST: HEGE SÆTRUM KENNY DEPOTSITUASJONEN VED KOMMUNEARKIVINSTITUSJONENE Formålet med denne artikkelen er å gi en situasjonsbeskrivelse av arbeidet med å danne arkivdepoter hos de institusjoner som er medeiere i Arkheion, med håp om at artikkelen kan være med på å gi noen ideer og innspill til de som er underveis eller er i ferd med å starte depotprosjekt. Dataene som danner grunnlag for artikkelen er i hovedsak innhentet ved telefonintervju. Artikkelen vil legge vekt på å gi en beskrivelse av dagens situasjon og prosessen mot etablering av arkivdepot, løsninger, prioriteringer og finansiering. Felles for alle de arkivinstitusjonene som her er kontaktet er at alle har et uttrykt mål og ønske om å kunne tilby depottjenester til de kommunene som ønsker dette. Bakgrunnen for at de interkommunale arkivinstitusjonene har etablert eller er i ferd med å etablere arkivdepot er blant annet kravene til depotorganisering og arkivlokaler i Arkivloven med forskrifter. Arkivforskriften slår fast at eldre og avslutta arkiv skal avleveres til arkivdepot. Kommunene og fylkeskommunen pålegges å etablere egne ordninger for arkivdepot enten hver for seg eller sammen med andre. Som et minimum skal slike ordninger innebære at det løpende ansvaret for eldre og avslutta arkiv plasseres hos en depotansvarlig. En skal etablere rutiner som ivaretar de spesielle kravene til arkivdepot, bla. i forhold til innsyn og ordning. Lokalene skal være godkjent med hensyn til sikring mot brann, vann og ulovlig innsyn. Vi skal gå over til å se på hvor langt hver enkelt IKA og kommunearkivordningene er kommet i arbeidet for å kunne tilby depottjenester. Vi starter lengst sør i landet og jobber oss nordover. IKA Vest Agder, IKAVA, jobber med å legge til rette for en interkommunal løsning på depotutfordringene i Vest-Agder. En bredt sammensatt gruppe har utredet spørsmålet og konkludert med at det er en fordel både faglig og økonomisk å få til en felles depotordning for kommunene. IKAVA har med oppsparte midler leid et firma for å lage et skisseprosjekt for hva et ideelt bygg bygningsmessig bør inneholde. Etter høring blant kommunene i 2002 har gitt positiv respons, men formell politisk tilslutning er ikke vedtatt. En har heller ikke tatt avgjørelse på lokalisering, og er opptatt av at en ikke skal havne opp i en lokaliseringsdebatt. Et prosjekt som ser på samlokalisering av arkiv, fylkesbibliotek og museum i ledige lokaler etter forsvaret er ett av flere alternativ. Finansiering diskuteres. IKAVA vil prioritere oppbevaring i henhold til loven og tilgjengeliggjøring av arkivene. Aust-Agder-Arkivet vil formelt sett være arkivdepot både for papir- og elektroniske arkiv fra 1.mai Det er foreløpig oppretta en stilling for depot som dekker både papir og elektroniske arkiv. Det har vært utarbeidet to rapporter i forbindelse med depotprosjektet. I den første rapporten ble utredet krav og konsekvenser av arkivforskriftene på kommunale depoter. I den andre rapporten utredet en detaljplan for et interkommunalt arkivdepot innkorporert i et samarbeidsprosjekt med Aust-Agder-Museet. Utvalget kom frem til at en hadde behov for en magasinkapasitet på hm og 4 nye stillinger. Den totale kostnadsrammen ved nybygg ble stipulert til 55 millioner. Kommunenes andel av finansieringen ble anslått til 13 mill. En regner med at bygget kan stå ferdig innen Samarbeidet vil omfatte Aust-Agder-Arkivet, Aust- Agder Museet og museumstjenesten i fylkeskommunen. Den nye institusjonen vil bli kalt Aust-Agder Kulturhistoriske senter IKS. Styret i Aust-Agder-Arkivet, de fleste kommunene og fylkestinget har sagt ja til forslaget. Saken skal behandles i representantskapet i april. Aust-Agder-Arkivet fremhever at fordelene med samorganisering er flere; En vil få innsparinger på å ha 1 direktør kontra 3 i dag og en vil ha felles fotograf, konservator, pedagog og resepsjon. En vil rette fokus mot formidling også av kommunale arkiv og en har allerede merket en ukentlig økning i bruken av ordna kommunearkiv. Privatarkiv har en oppbevart siden IKA Kongsberg fikk et formelt vedtak i representantskapet i 2001 om at de skal bli felles depot for de kommunene som ønsker dette. Har begynt å ta i mot arkivmateriale for ordning og oppbevaring, men har ikke inngått forpliktende avtaler med hver enkelt kommune eller fylkeskommune enda. Av de arkivene som er kommet inn er lite ordnet, og en diskuterer hvor finordnet arkivene må være. Bygger opp IT-systemet i forbindelse med at en har planer om ta i mot elektronisk arkiv til høsten. Leier i dag lokaler privat og har 2000 hm til rådighet. Har behov for atskillig større depotlokaler, ca hm, da en skal dekke tre fylker (Telemark, Buskerud og Vestfold). Har satt ned en komité for å utrede kostnader og finansiering ved å sette opp eget bygg ved siden av Statsarkivet. Har forut for dette hatt en arbeidsgruppe som har kartlagt arkiver og behov i kommunene, og sett på hvilke valg en må gjøre. Har fått tilbakemelding fra omtrent 30 kommuner om at de er interessert i å gå inn i et samarbeid med IKA Kongsberg om arkivdepot. Regner med å få satt i gang hovedprosjektet i 2004 og at lokalene kan stå klare i Forpliktende avtaler inngås før hovedprosjektet settes i gang. >>> 4 Arkheion - 1#2003 Arkheion - 1#2003 5

4 >>> Poengterer at det er viktig å komme fort i gang med etableringen av depot, da det er mange private initiativ på markedet. Når det gjelder privatarkiv er det nedfelt i selskapsavtalen at IKA Kongsberg kan jobbe med dette. Ellers vil en samarbeide med Statsarkivet om felles lesesal, konserveringstjenester og kurslokaler. Østfold Interkommunale Arkivselskap, ØIKA, er nyetablert og er ikke depot for verken papir- eller elektroniske arkiv i dag. ØIKA ønsker å komme i gang med utredningsarbeidet i nærmeste fremtid. Siden oppstarten har en i første omgang prioritert kompetanseheving i kommunene. I følge en uhøytidelig spørreundersøkelse blant kommunene i Østfold i forbindelse med opprettelsen av ØIKA var det 9 kommuner som sa seg interessert i å være med på en depotordning. Av interessante samarbeidspartnere har en tenkt litt på både Bildearkivet og museumstjenesten. IKA Rogaland er arkivdepot for både papir- og elektroniske arkiv. Det vil bli foretatt en offisiell åpning av "Arkivenes hus" i Stavanger den 8.april Dette er en samlokalisering med Statsarkivet. I løpet av våren 2003 regner IKA å ha innhentet mesteparten av det eldste materialet frem til 1965, ca hm. Nesten alt dette er allerede ferdig ordnet. Har også mottatt avleveringer av elektronisk arkiv, og ser at dette er mer arbeidskrevende enn forventet. IKA Rogaland disponerer 4603 hm med gode muligheter for tilvekst. Leier lokaler, men tok opp lån for å finansiere innredningen av lokalene. I kontrakt med hver enkelt kommune forpliktet disse seg til å betale for en bit av magasinet, i tillegg kommer kr. 230 pr.hm oppbevart arkiv. Før en inngikk forpliktende avtaler utarbeidet man en intensjonsavtale for å se hvor stor interessen for depottjeneste var hos medlemskommunene. IKA Rogaland samarbeidet med Statsarkivet om å informere kommunene om konsekvensene av Arkivloven med forskrifter og kravene til depot. Kun 1 av 24 medlemskommuner og Fylkeskommunen har pr. dags dato ikke gått inn på tilbudet om arkivdepot. I sitt arbeid med å lage felles depot har en vektlagt stordriftsfordeler, kompetanse via IKA og fellesløsninger i samarbeid med Statsarkivet, blant annet om lesesal og bruk av moderne teknologi i formidlingsarbeidet. IKA Hordaland, IKAH, har vært depot for personsensitive arkiver siden 1993, men er ikke kommet i gang med en generell depotordning for alle kommunene. En del arkiver som har vært inne til ordning har ikke kunnet bli tilbakeført til kommunene fordi de ikke har hatt tilfredstillende arkivlokaler. Disse arkivene oppbevares fortsatt av IKAH. Noen betaling for dette er ikke avkrevd. Det er for flere år siden fattet vedtak om at IKAH skal tilby depottjenester, men en har foreløpig ikke plass til å tilby alle denne tjenesten. På forespørsel har en fått tilbakemelding fra noen av medlemskommunene at de har behov for depottjenester. Fylkesarkivet i Sogn og Fjordane tar sikte på å ha etablert depot både for papir- og elektroniske arkiv i løpet av 2-3 år, men er avhengig av nye lokaler. Eldre og avslutta arkivmateriale tas i dag inn for ordning, men tilbakeføres til kommunen i ferdigordnet tilstand. Det er et initiativ på gang som går ut på å leie seg inn i et privat foretningsbygg sammen med fylkesarkivet. Dette bygget vil stå ferdig i 2004/2005. Har i en utredning skissert tilbudet for kommunene, hvilke tjenester som tilbys og kostnader. Kommunene er blitt forespeilet mulige utgifter på kr. og en oppsigelsestid på 5 år. En har bedt kommunene ta stilling til tilbudet, men det er ikke lagt press på kommunene. 13 av 26 medlemskommuner har gjort forpliktende vedtak om å gå inn i felles depotordning. Regner med at en kommuner ønsker å delta i samarbeidet om arkivdepot. Finansieringsmodeller diskuteres også her. IKA Møre og Romsdal, IKAMR, satser på å være etablert som arkivdepot fra 1.januar Disponerer 1100 hm til oppbevaring av personregistermateriale. Ytterligere 3000 hm er tilgjengelig når de blir depot for papir- og elektronisk arkiv. Leier privat og regner med å finansiere arkivdepot med en hyllemeterpris. Er i dag tre ansatte og ser at det fort kan bli aktuelt å utvide med en stilling når en blir depot. Har fått tilslutning fra 10 kommuner som ønsker at IKAMR skal være depot både for papir- og elektronisk arkiv, 6 kommuner ønsker kun å samarbeide om elektroniske arkiv, 4 kommuner har avslått og 13 kommuner er avventende til prosjektet. IKAMR er med i et privatarkivprosjekt. IKA Trøndelag er fra 2003 depot både for papirarkiv og elektroniske arkiv. Av 24 medlemskommuner har 22 fattet vedtak om at de ønsker IKA Trøndelag som depot for sine papirbaserte arkiver, mens hele 23 av medlemskommunene har vedtatt å bruke IKA Trøndelag som elektronisk depot. I tillegg til medlemskontingent betaler kommunene et beløp beregnet ut fra antall innbyggere, samt kr. 150,- i leie pr. hyllemeter papirarkiv. Investeringer i elektronisk utstyr tas av egne oppsparte midler, mens deponering av elektronisk materiale er kostnadsfritt. De leier magasiner, kontorer og lesesal av Universitetsbiblioteket, foreløpig 5000 hm med avtale om leie mer etter behov. Selskapet fikk i 2000 fullmakt fra representantskapet til å utrede depotfunksjonen og alternative løsninger. Det ble utarbeidet to rapporter; en om depot for papirbaserte arkiver, og i samarbeid med IKA Møre og Romsdal ble det laget en rapport om elektronisk depot. På dette grunnlaget ble kommunene gitt tilbud om kjøp av depottjenester. Det ble utarbeidet saksfremlegg for kommunestyrene med forslag til vedtak; svarfrist 31. mai IKA Trøndelag tror at grunnen til at prosessen frem mot depot gikk såpass greit bl.a. var at saksutredningen og tilbudet som gikk ut til kommunene var veldig konkret. I tillegg førte den korte tidsfristen til at prosessen gikk fort, men god informasjon til kommunene har også vært avgjørende. Arkiv i Nordland, AiN, har ikke offisiell status som depotarkiv for sine medlemmer. Det har ikke gått ut noe formelt tilbud og det er ikke bedt om forpliktende tilslutning. Arkivet oppbevarer i dag 2000 hm med privatarkiv, personregister og noen kommunale arkiver. Når arkivene tas inn til ordning, får kommunene et skriftlig tilbud om å bruke AiN som depot for kr.150 pr.hm for medlemmer og kr.650 for ikke-medlemmer. AiN har ikke prioritert å bli depot for elektroniske arkiver på grunn av manglende ressurser. Holder nå på å utrede alternative magasinlokaler. Å bli formelt arkivdepot ligger en 2-3 år frem i tid. IKA Troms, IKAT, har nylig sendt ut en rapport om felles kommunalt arkivdepot og Abm-samarbeid i Troms på høring i kommunene. Regner med å kunne være etablert som depot for papirarkiver i Når det gjelder depot for elektroniske arkiver er det nødvendig med ytterligere utredning og kartlegging samt opplæring og kompetanseheving av ansatte. Det vil også bli nødvendig med investeringer i utstyr og programvare. IKAT skal utarbeide en ny rapport om bevaring av elektroniske arkiver og oppstart av elektronisk depot vil først kunne finne sted om 4-5 år. IKAT leier lokaler ved Statsarkivet i Tromsø og har god tilgang på leie av depotlokaler. Finansiering av depottjenesten vil komme i tillegg til den ordinære medlemskontingenten. En ser for seg en pris pr.hm for papirarkiv og en pris på eierandel basert på innbyggertall når det gjelder elektronisk arkiv. Vil i løpet av året utforme et konkret tilbud og sende ut til kommunene. Må minimum ha med så mange at det blir nok til å finansiere en halv stilling. Det er ikke mulig for dagens ansatte å påta seg flere oppgaver. En har allerede fått signaler fra flere som er interessert. IKAT ønsker mandat fra kommunene nedfelt i depotavtalen til å inkludere bevaring av privatarkiver og formidlingstiltak i sitt arbeidsfelt. Et arkivdepot er ikke bare oppbevaring, det er også tilgjengelighet. IKA Finnmark, IKAF, har nedsatt et depotutvalg, og vil starte med utredninger rundt depotspørsmålet. Er avhengig av større depotlokaler for å kunne tilby depot for eldre og avslutta kommunearkiv. I forbindelse med utredningen av et fylkesarkiv i Finnmark ble det utarbeidet overslag over omfanget av kommunearkiver i fylket og på grunnlag av dette ble det anslått arealbehov og gjort kostnadsoverslag. IKAF gjorde våren 2000 en henvendelse til sine medlemskommuner for å kartlegge interessen for et felles depot, 3 kommuner var positive, 4 ønsket depot i egen regi og 6 svarte aldri på henvendelsen. En kartlegging av behov og interesse planlegges gjort på nytt og da samtidig som en informerer om kravene i Arkivforskriften og viser til fordelene med samarbeid både når det gjelder økonomi, kompetanse og formidling. Ellers er verken lokalisering eller finansieringsspørsmålene tatt stilling til. OPPSUMMERING Det er mange ulike veier å gå for de kommunearkivinstitusjonene som ønsker å bli felles arkivdepot for sine medlemskommuner. Variasjonene i hvordan prosessen mot depot arter seg er store. Situasjonen på landsbasis er at pr. i dag er det i 4 fylker formelt etablerte felles interkommunale depotordninger, Nord og Sør Trøndelag, Rogaland og Aust-Agder. IKA Kongsberg som dekker fylkene Vestfold, Buskerud og Telemark, Nordland og Hordaland har også kommunearkivordninger som fungerer som arkivdepot for en del kommuner, men disse har ikke enda kunnet tilby alle medlemskommunene denne tjenesten og formelle avtaler er ikke inngått. Interkommunalt Arkiv i Møre og Romsdal og i Troms regner med å være etablert som arkivdept i løpet av 2004, og det samme gjelder Sogn og Fjordane. I Vest-Agder er prosessen mot felles depot for eldre og avslutta kommunearkiv godt i gang og i Østfold og Finnmark er en i gang med å starte denne prosessen. I alle de 15 fylkene som er representert i denne undersøkelsen ser det ut til at det innen få år vil være etablert felles depot for de kommunene som ønsker det. Situasjonen i landets fire resterende fylker vites ikke. Fra det nye arkivdepotet til IKA Rogaland tatt i bruk i slutten av august Det er her plass til 4603 hyllemeter arkiv. Samlokaliseringen med Statsarkivet i Stavanger i Bergelandsgaten gjør at de kommunale arkivene i Rogaland vil bli svært lett tilgjengelige for publikum via felles lesesal. 6 Arkheion - 1#2003 Arkheion - 1#2003 7

5 AUST-AGDER-ARKIVET TEKST: BERIT S TIE ETABLERING AV KOMMUNALT ELLER INTERKOMMUNALT ARKIVDEPOT? Arkivforskriftenes kap. V om: Eldre og avsluttede arkiv, 5-1 stiller klare krav til hver enkelt kommune om å opprette egne ordninger for arkivdepot, men legger til at hver enkelt kommune kan overføre depotoppgavene til en interkommunal depotordning. Aust-Agder-Arkivet har gjennom 2 arbeidsgrupper med tilhørende rapporter utredet og vurdert de konsekvenser arkivloven m/forskrifter av 1999 har for våre medlemskommuner, spesielt med tanke på kravet til kommunene om å etablere en depotordning. I tillegg til at ansatte ved arkivet, som deltok i disse arbeidsgruppene, valgte rådmannsutvalget 3 representanter fra medlemskommunene. Den første arbeidsgruppen som startet sitt arbeid i 1999, hadde en grundig gjennomgang av de krav arkivloven m/forskrifter stiller til den enkelte kommune, spesielt ble det vurdert hva som kreves av et arkivdepot, lokaler, oppgaver og bemanning. Gruppe nr 2 startet sitt arbeid i 2001 og utarbeidet en detaljplan for et interkommunalt arkivdepot basert på utvidelse av eksisterende ordning i Aust-Agder- Arkivet, rapport fra denne gruppen ble sendt på høring våren Gruppe 1 diskuterte tenkelige fordeler og ulemper ved å etablere: arkivdepot i hver enkelt kommune, et regioninndelt depot (interkommunalt depot for kommunene i østre del av Aust-Agder, et depot for "indre" Aust-Agder (setesdalskommunene) og depot for midtre og vestre del av Aust-Agder en interkommunal ordning for hele fylket vurdert med utvidelse av eksisterende ordning i Aust-Agder-Arkivet. Etablering av arkivdepot i hver enkelt kommune vil først og fremst ha fordeler i den geografiske nærhet innbyggere og saksbehandlere i kommunen vil ha til sitt historiske arkivmateriale. Imidlertid vil investerings- /og driftskostnader være høye, i tillegg vil det kunne bli vanskelig og etablere et stabilt godt fagmiljø, i mindre kommuner vil antagelig et slikt arkivdepot kunne bemannes med 1/2 stilling. Fordelen med nærhet til arkivdepotet vil også bli ivaretatt med en regioninndelt løsning, imidlertid vil kostnadene ved en slik ordning fortsatt være høye, selv om dette vil avhjelpes i forhold til om hver enkelt kommune skulle etablere eget depot. Regioninndelt depot vil ha et større bemanningsgrunnlag enn om hver enkelt kommune etablerer depot, men grunnlaget vil fortsatt være et tynt og sårbart. Drift av en interkommunal arkivordning for hele fylket har vesentlige stordriftsfordeler. Dette gjelder investeringer i arkivlokaler, der bygningsmessige krav fører til at små arkivmagasin har en relativt mye høyere kvadratmeterpris enn større lokaler. For et elektronisk arkiv vil investeringsutgifter og driftsutgifter totalt sett være betydelig mindre for et felles depot i forhold til om hver enkelt kommune og fylkeskommune skal skaffe eget utstyr for betjening av elektronisk arkivmateriale. Ulempen ved en interkommunal ordning for hele fylket er den geografiske avstand enkelte av kommune vil få. Lengst avstand mellom kommune og depot vil være 23 mil (Arendal - Bykle i Setesdal). Arendal vil likevel være forholdsvis "sentral" plassering, ca 85% av fylkets befolkning vil ha mindre enn 1 times kjøring til arkivdepotet. Arbeidsgruppen valgte å anbefale å etablere et interkommunalt depot med utvidelse av eksisterende ordning i Aust-Agder-Arkivet. I sitt valg vektla arbeidsgruppen spesielt; stordriftsfordeler ved å etablere interkommunal ordning og den faglige og personalmessige fordelen et interkommunalt arkiv vil få. Det skal også legges til at Aust-Agder-Arkivet har lang tradisjon og erfaring med depottjeneste, kommunearkivmateriale har allerede en brukergruppe. Rapporten ble sendt medlemskommunene til høring. Vi fikk positive tilbakemeldinger og ny gruppe ble nedsatt for å arbeidere videre med saken og lage en detaljplan for et interkommunalt depot. I dette arbeidet skulle det også vurderes interkommunalt arkivdepot samlokalisert med Aust-Agder-Museet. Om den videre utvikling av denne saken kan du lese om i artikkelen "Ringen sluttet" i dette bladet, hvor det framkommer at vi fra og med våren 2003 blir både samlokalisert og "samorganisert" i Aust-Agder Kulturhistoriske senter. RETTELSE TIL ARTIKKEL I ARKHEION NR 2/2002 "Hva vil du finne i personalmappen din" I forrige nr av Arkheion hadde vi en artikkel om personalarkiv/personalmapper. I slutten av denne artikkelen ble nevnt de Noark-systemer som innfridde Riksarkivets krav til slike systemer. Her står det å lese at Acos-programmet "Web-sak" er godkjent av RA som Noark-3 system (uten elektronisk arkiv). Dette medfører ikke riktighet, juni 2002 ble Web-sak godkjent av RA som fullelektronisk system. Så er det sagt, men vi vil i tillegg anbefale alle å slå opp på Riskarkivets nettsider ( der finnes en oppdatert liste over programvare som er godkjent som NOARK-systemer. AGDERPOSTEN FREDAG 10/1-2003: Kritiserer arkiver Rettelse utklipp Statsarkivet i Kristiansand har vært på inspeksjon i Lillesand kommunes arkiver; og kommer med krasse krav om utbedringer. Som eneste kommune på Agder; har Lillesand av økonomiske grunner valgt å stå utenfor en interkommunal arkivordning. - Et slikt valg innebærer at kommunen påtar seg å løse alle arkivmessige utfordringer selv og sørge for at alle kravene i arkivloven med forskrifter er oppfylt, uten bistand fra et interkommunalt arkiv. Denne oppgaven makter ikke kommunen, skriver førstearkivar Roger Tronstad i et brev til kommunen. Han påpeker at kommunen mangler en arkivplan, bruker tilfluktsrom som arkivlokale, mangler oversikt over bortsettingsarkiver og at arkivmateriale fra Brentemoen skoles 123 års drift, kan være kastet. Førstearkivaren foreslår at Lillesand kommune løser sine problemer ved å bli medlem av en interkommunal arkivordning. Dette har da også Riksarkivaren anbefalt alle kommunene i Norge om å være. Styrer ved Aust-Agder-Arkivet, Kjell-Olav Masdalen har vært leder av begge depotutvalgene. FOTO: TORE KNUTSEN, AUST-AGDER-ARKIVET 8 Arkheion - 1#2003 Arkheion - 1#2003 9

6 IKA TROMS TEKST: HILDE E. BJØRNÅ IKA KONGSBERG TEKST: STEINAR M ARVIK HARSTAD KOMMUNES NYE ARKIVDEPOT ER ÅPNET! Harstad kommune har lenge arbeidet for å finne egnete lokaler til oppbevaring og sikring av sine eldre og avsluttete arkiver. Lokalene skulle tilfredsstille regelverkets krav til oppbevaring og sikring av offentlige arkiver. De måtte ikke ligge for lang borte fra rådhuset og sentrum av byen. Og lokalene måtte være store nok til å romme den omfattende arkivmasse Harstad kommune forvalter på vegne av sine innbyggere. 17. oktober 2002 var det høytidelig åpning av de nye lokalene, som befinner seg i en bygning som tidligere var svømmehall, og arkitektonisk svært interessant. Bygget ble tegnet på 1950-tallet av arkitekt Inge Hovig, som også tegnet Ishavskatedralen i Tromsø. Harstads ordfører Halvar Hansen sto selv for åpningen, og han ga i sin tale også et tilbakeblikk på prosessen som førte fram til innredningen av nettopp disse lokalene. I tillegg til pressen deltok rådmann Arne Johansen, kontorsjef Arne Vigstad, de som har sitt daglige arbeid i depotet: depotansvarlig Hjørdis Holter og sekretær May Einem, arkivleder Bodil Kinn og daværende statsarkivar Lisbeth Trollvik. Arkivsjef Hilde E. Bjørnå og arkivar Harald Lindbach representerte IKAT. Etter en omvisning i lokalene, framførte Trollvik og Bjørnå sine hilsninger og overrakte gaver. Gavene utgjør - Oppslag fra Harstad Tidene, 18. oktober 2002 om åpning av det nye arkivmagasinet de første delene av et eget bibliotek for arkivdepotet: en oppdatert utgave av Norges lover, et historisk atlas og en historisk årstallsliste. Trollvik understreket lovverkets regulering av innsynsretten, og hvor viktig det er med gode rutiner for publikums adgang og bruk. Bjørnå informerte om hvordan den videre utbygging av publikumstjenester vil skje i nært samarbeid med IKAT. En av Harstad kommunes største utfordringer innen sin arkivforvaltning er nå på plass. Dette har kommunen arbeidet med systematisk og langsiktig over flere år for å få til. IKAT ser fram til det videre samarbeidet med å få til en organisasjon rundt arkivdepotet, og en videre oppbygging av publikumstjenester og formidlingstiltak. Sammen skal Harstad kommune og IKAT arbeide for at kunnskap om de eldre og avsluttete arkiv, hvor de oppbevares og hva de kan brukes til, når ut til så mange som mulig. ARKIVMENGDEN I KOMMUNENE Representantskapet for IKA Kongsberg vedtok den 2.mai 2001 å opprette et felles arkivdepot for kommunene i Vestfold, Telemark og Buskerud fylker. I vedtaket lå planer om nybygg. På denne bakgrunn besluttet styret å nedsette en del arbeidsgrupper. En av gruppene fikk som mandat å komme med "konkrete tall for mengden av kommunalt og privat arkivmateriale, søke om økonomisk støtte om midler til oppbevaring og utarbeide et forslag til deponeringsrutiner for arkivdepotet". Arbeidsgruppen besto av: Gert Olav Green, Kultursjef i Hof kommune, Turid Holen, Arkivleder i Tokke kommune, Gunn Johansen, Arkivleder i Nedre Eiker kommune, June Wahl og Steinar Marvik, Arkivkonsulenter ved IKA Kongsberg. Leder og sekretær var Steinar Marvik. Rapporten ble levert i mars For å få et best mulig overslag over de mengder arkivmateriale som finnes ute i kommunene, samlet vi inn tall fra både egne og andres erfaringer. Vi hadde først og fremst behov for å finne best mulige tall for hvor mye arkiv kommunene kan tenkes å ville avlevere til et felles depot. Vi har derfor forsøkt å holde bilagene til kommunekassa og de tekniske byggesakarkivene utenfor. "NORGE RUNDT" Det ble tatt utgangspunkt i undersøkelser foretatt av andre interkommunale arkiver i Norge. Aust-Agder fylke rapporteres å ha ca.3700 hm kommunale arkiver fram til I tillegg kommer fylkeskommunen med ca.900 hm. Tilvekst for årene var beregnet til 2130 hm for kommunene og 350 hm for fylkeskommunen. Ved en eventuell deponering av sykehusarkivene ville det komme ca.500 hm i tillegg. I Vest-Agder har IKA Vest-Agder undersøkt fire eksempelkommuner med til sammen innbyggere. Fram til 1980 fant de da 2078 hm arkiv og fram til 2000 ble det i alt 4586 hm arkiv i disse kommunene. Rogaland har det mest veletablerte interkommunale arkiv i Norge. De har rukket å ordne de fleste av sine eldre arkiver og har forventet deponering i sentralt depot på 1996 hm fra kommunene og ca.1000 hm fra fylkeskommunen. Tidsperioden er dessverre noe varierende fra eldre enn 1950 til opp til IKA Møre og Romsdal har en helt annen vinkling på problemstillingen. De har et lokale med gitt plass. Fra det lokalet fordeles hylleplass ut fra eierandel slik at hver kommune får et gitt antall hyllemeter til rådighet. For Finnmark har vi et anslag om hm kommunale arkiver, men her iregnet alt. De anslår at 40% kan kasseres og står da tilbake med hm. Dette er vesentlig fra etter 1945 pga at det eldre materialet stort sett ble brent under krigen. EGNE ERFARINGER Våre egne erfaringer med arkivmengdene i kommunene var noe spede da vi avsluttet rapporten. Med et ekstra år som depot har vi fått inn litt flere opplysninger. Av ordnete arkiver fram til 1965 kan nevnes Uvdal, Brevik og Holla kommuner. Nesten ordnete arkiver fram til er Ø.Eiker, Ø.Sandsvær, Åsgårdstrand, Lier, Hedrum, Tjølling, Brunlanes og Hovin kommuner. Vi har også tall fra 7 kommuner fram til ca som viser at disse har totalt 3283 hm arkiv med en total befolkning på innbyggere. Buskerud fylkeskommune kan ut fra de kartlegginger vi her gjort anslås til å ha ca.1250 hm i fjernarkiv. Tar vi med en eventuell deponering av sykehusarkiver, kommer rundt 1000 hm i tillegg. PERSONSENSITIVE ARKIVER Ved IKA Kongsberg har vi tatt inn ca.105 hm personarkiver fra sosial- og barnevernssektorene. Dette kommer fra kommuner med til sammen innbyggere. PRIVATE ARKIVER Arbeidet med å ta vare på private arkiver er mer eller mindre overlatt til tilfeldighetene. Riksarkivet har en egen avdeling for privatarkiv som tar seg av store, nasjonale arkivskapere. Statsarkivene har større eller mindre mengder arkiv alt etter interessen til den lokale statsarkivar. Stort sett er dette arkiver av bred, allmen interesse. I Vestfold fylke har fylkeskommunen opprettet et Fylkesarkiv for Vestfold som har til ansvar å ta seg av fylkeskommunens egne arkiver, samt private arkiver fra Vestfold (de har for tiden ca. 411 hm privatarkiv). Fylkesmuseet for Vestfold har ca. 400 hm privatarkiv. Dessuten har Sandefjordmuseene rundt 850 hm. Disse tre institusjonene har således ca.1660 hm privatarkiver. >>> 10 Arkheion - 1#2003 Depotansvarlig Hjørdis Holter, statsarkivar Lisbeth Trollvik og sekretær May Einem er svært fornøyde med de nye arkivlokalene. Steinar Marvik. FOTO: TORLEIF LIND 11

7 >>> Det er intensjoner og målsetning om at Vestfold skal tilby tilstrekkelig magasinplass lokalt, og fylket anses i utgangspunktet som dekket. Men IKA Kongsberg må ha kapasitet til å betjene sine medlemskommuner også i Vestfold, dersom disse finner det mer hensiktsmessig å deponere privatarkiv her. Telemark har lokalhistoriske arkiver i Vinje og Bø kommuner samt Arbeiderbevegelsens arkiv i Skien. Fylkesmuseet har også en god del arkiv. I Buskerud kjenner vi til lokalhistoriske arkiver i Hemsedal (ca hm), Hol, Gol, Nore og Uvdal og et arkivsenter ved Solberg spinneri i Eiker (ca hm). Resten av Telemark og Buskerud har altså små muligheter for avlevering av private arkiver til et sikkert depot. Mengdene av private arkiver er likeledes vanskelig å anslå. I en undersøkelse utført av Landslaget for Lokal- og Privatarkiv kom det inn svar fra 109 medlemsinstitusjoner fra hele landet. Disse hadde i alt hm private arkiver. Omregnet etter folketall til våre fylker gir det ca.1235 hm i Vestfold, ca.950 hm i Telemark og ca.1360 hm i Buskerud. Som vi har sett av erfaringene fra Vestfold så ligger det fylket godt over dette landsgjennomsnittet. SAMMENDRAG AV MÅLERESULTATER Vi har fått inn data fra fire interkommunale arkiver i tillegg til de målingene vi har produsert selv. Det er ikke uventet at resultatene spriker en del. Tallene er selvsagt ikke helt nøyaktige. Dessuten vil det ha stor betydning hva som telles og hvilken grad av orden arkivet er i. Ut fra tanken om at det er forholdet til innbyggerne som skaper arkiver har vi forsøkt å regne arkivmengde pr.innbygger. Grunnmaterialet viser store variasjoner fra kommune til kommune, men ved beregning av flere kommuner sammen blir det en forbausende likhet mellom tallene fra de forskjellige undersøkelsene gjort i Aust-Agder, Vest-Agder, Rogaland, Finnmark og hos oss. Dette går ganske tydelig frem av figur 1. Ser vi på figur 1 kan vi lese ut at arkivmengden rundt 1970 lå på i rundt 0,01 hm/innbygger. I 1980 ca. 0,018 hm pr.innbygger, i 1990 rundt 0,025 hm/innbygger og i 2000 rundt 0,05 hm pr.innbygger. Bruker vi disse tallene får vi følgende arkivmengder i de kommunale arkivene fordelt på fylker: Fylke Til 1970 Til 1980 Til 1990 Til 2000 Vestfold 2131 hm 3896 hm 5328 hm hm Telemark 1651 hm 2972 hm 4127 hm 8254 hm Buskerud 2363 hm 4254 hm 5909 hm hm Sum 6145 hm hm hm hm Tallene for fylkeskommunene er enda mer usikre, men som anslag ut fra de få tall vi har kan vi si: Fylke Til 1970 Til 1990 Buskerud 600 hm 1250 hm Telemark 410 hm 850 hm Sum 1010 hm 2100 hm En eventuell deponering av sykehusarkivene vil komme i tillegg med minst 2000 hm. De personsensitive arkivene er trolig medregnet i tellingene fra nyere tid (1990årene). Ut fra det anslag vi har gjort med sosial- og barnevernsarkiver er det borti 500 hm i våre tre fylker. Dersom vi anslår at skole og PPT har like mye, vil det kunne være omkring 1000 hm personsensitive arkiver totalt. Privatarkivene ut fra rapporten til LLP fra 1999 vil kunne ligge på 954 hm i Telemark og 1363 hm i Buskerud ut fra landsgjennomsnittet i rapporten. Vestfold fylke har sin egen arkivinstitusjon som tar seg av disse arkivene, men erfaringene fra det fylket viser at tallene kan være langt høyere. Det er selvsagt at landsgjennomsnittet sier lite om hva som egentlig finnes av private arkiver i fylkene. Det sier heller ikke mye om hva som allerede er tatt vare på i eksisterende institusjoner. Det gir dog en pekepinn om at det er et behov for hylleplass til slike arkiver. KONKLUSJON De tallene vi samlet inn er til en stor grad sammenlignbare fra fylke til fylke med Vest-Agder høyest og Rogaland lavest. Dette har selvsagt med ordningsgrad å gjøre, så vel som hvilke typer arkiv tallene omfatter. Rogaland har et IKA som har bestått lenge. De fleste arkivene der er ordnet, tallene blir lave. For Vest-Agder sies det at en del av tallene for de seneste årene inneholder regnskapsarkiver og trolig også byggesaksarkiver. Deponering i felles kommunalt arkivdepot vil neppe omfatte disse typer arkiver. Tallene der er derfor trolig for høye. Vi har derfor valgt å legge oss opp til våre egne tall som ikke omfatter regnskapsbilag eller byggesaksarkiver. Mengde i Mengde etter Medlemskommunene ordning kommunenes del Til hm 5500 hm 3110 hm Til hm 8500 hm 4810 hm Til hm hm 5940 hm Til hm hm hm I tillegg kommer fylkeskommunene i Buskerud og Telemark med ca.2100 hm arkiv (til 1990) pluss eventuelle sykehusarkiver. De konsesjonspliktige arkivene er anslått til ca.1000 hm. Trolig vil de være en del av totalmengden frem til 2000 som er omtalt ovenfor. Medlemskommunenes andel er 56,6% eller 566 hm. Privatarkivene i Buskerud og Telemark kan utgjøre ca.2300 hm og oppover. De nåværende institusjonene oppbevarer allerede store deler av dette. Det bør likevel beregnes litt kapasitet til å kunne ta inn private arkiver der det blir nødvendig. Det bør også være åpning for at medlemskommunene i Vestfold kan levere privatarkivet til depot her. Deponering vil normalt skje etter ca.30 år. Behov for hylleplass i for eksempel 2005 må derfor tilsvare arkivmengdene rundt Først etter 2030 vil de siste av dagens arkiver være klar for levering til depot. Det er med andre ord mulig å anslå depotbehovet ganske mange år inn i fremtiden. Den vanskelige vurderingen vil ligge i å finne ut hvilke kommuner som kommer til å benytte seg av depottilbudet, samt å fastlegge hvor mange år inn i fremtiden vi skal planlegge for. Fylke Innbyggere Tidsrom Arkiv- Mengde/ mengde innbygger VEST-AGDER- 4 testkommuner Til hm 0,023 hm VEST-AGDER- 4 testkommuner Til hm 0,050 hm AUST-AGDER Til hm 0,036 hm AUST-AGDER Til hm 0,057 hm ROGALAND IKA-medlemmer Til ca hm 0,011 hm IKA FINNMARK hm? 0,041-0,049 hm IKA KONGSBERG kommuner Til ca.1965/ hm 0,0117 hm IKA KONGSBERG Målte kommuner Til ca hm 0,026 hm IKA KONGSBERG Målte kommuner Til ca hm 0,025 hm Vest-Agder fk Aust-Agder fk Til hm 0,0089 hm Rogaland fk Til ca hm 0,0027 hm Buskerud fk Til ca hm 0,0052 hm Selv om tallene spriker er det også klare fellestrekk. Ved vurdering av disse faktorene og beregning mhp folketall har vi fått disse tallene for våre fylker: Kommuner Fylkeskommuner Sykehus Sum Til hm 1010 hm 7155 hm Til hm Til hm 2100 hm hm Til hm 2000 hm? Medlemskommunene til IKA Kongsberg utgjør av totalt innbyggere i de tre fylkene. Dette er 56,6%. Vi kan også regne med at arkivmengdene de seneste årene kan reduseres betraktelig ved ordning og kassasjon. Vi anslår 10% på de eldste arkivene økende til 50% på de nyere arkivene. Vi kan etter dette tenkes å få denne situasjonen: Hm./innbygger 0,06 0,05 0,04 0,03 0,02 0, Vestfold, Telemark og Buskerud Aust-Agder Vest-Agder Rogaland Finnmark Figur 1: Utviklingen i arkivmengde i kommunene målt som hyllemeter/innbygger fra ca.1965/70 til ca År Fra det nyinnredete arkivmagasinet til IKA Kongsberg. 12 Arkheion - 1#2003 FOTO: STEINAR MARVIK Arkheion - 1#

8 FYLKESARKIVET I SOGN OG FJORDANE TEKST: OLE S TIAN H OVLAND Du har vore arkivleiar i Vik kommune i fleire år no, men no høyrer eg at du har fått eit meir utvida ansvarsområde? Eg har arbeida i arkivtenesta i Vik kommune sidan 1996, men stillinga som arkivleiar vart ikkje formalisert før 3 år seinare. Eg har såleis hatt eit fagleg leiarskap for alle arkiva og journalførande einingane sidan No er eg nett vorten utpeikt som leiar for tenestetorget, eller rettare sagt, etableringa av tenestetorget i Vik kommune. Me er i startfasen når det gjeld å få i stand eit tenestetorg. Det er sett ned ei prosjektgruppe der eg er leiar. Denne gruppa har fått som mandat å styra prosessen. Det vert eit spanande prosjekt, og eg vonar me vil få til ei løysing som gjer det lettare for publikum å venda seg til kommunen. Målet er at tenestetorget skal vera den staden der folk som ber om hjelp eller informasjon frå kommunen kan venda seg. Tykkjer du at du har fått vera arkivleiar med dei fullmaktene som høyrer til ei slik stilling? Ja, eg føler at arkivet har hatt bra status i kommunen, og med denne statusen har det vore moglegheit for påverknad av utviklinga. Det har vore god kontakt med sentraladministrasjonen, og eg tykkjer at eg har fått høve til å utøva det ansvaret og dei oppgåvene som ligg til stillinga mi. Kontakten ARKIVLEIAR I VIK KOMMUNE utetter i kommunen kunne nok sikkert vore betre. Dei ytre einingane som ikkje er knytte til sentralarkivet, til dømes skulane, styrer seg godt sjølve. Det har diverre ikkje alltid vore tid til å driva den oppsøkinga og rettleiinga ein skulle ynskja ein kunne driva med. Dette skuldast i hovudsak at me ofte lyt prioritera førefallande arbeidsoppgåver. Me har avgrensa ressursar i arkivtensta, og den daglege drifta lyt gå føre andre oppgåver. Den løpande kontakten med einingane utanfor sentralarkivet går stort sett via via e-post eller telefonbeskjedar, og eg kunne nok ynskt meg at eg hadde litt betre tid til å følgja opp dette ansvarsområdet. Tykkjer du at kommunen har prioritert arkivoppgåvene? Ja, det tykkjer eg. Eg har lite å samanlikna med, men det har i alle fall vore velvilje i høve til dei sakene me har teke opp. Me har god kontakt med den politiske leiinga. Kvar gong arkivplanen vert oppdatert eller rullert vert dette handsama i kommunestyret. I forhold til den administrative leiinga har me og gode og opne kanalar. Arkivtenesta får i all hovudsak moglegheit til å utføra dei grepa me ser det er trong for og me har ynskje om. Me får god oppbakking i dei prosjekta me satsar på. Då me til dømes innførte skanning av inngåande post fekk arkivtenesta fullmakter til å fullføra prosjektet slik me meinte det var best. Kva arbeida du med før du vart arkivleiar? Eg er i utgangspunktet lærar. Eg har vore lærar i Vik sidan 1973, og eg har vore heldig og fått forskjellige oppgåver i skulesektoren. I tillegg til den ordinære lærargjerninga har eg hatt ein del administrative oppgåver, eg var mellom anna undervisningsinspektør. I fem år var eg pedagogisk konsulent med arbeidsstad Vik skulekontor, og i ein periode fungerte eg som øvste administrative sjef for skulesektoren i kommunen. Elles har eg vore politisk aktiv i ein lang periode. På 80-talet var eg medlem av kommunestyret og formannskapet, og seinare sat eg i helseog sosialutvalet i ein periode. Eg vart valt inn att i kommunestyret i inneverande valperiode, men sidan i fjor haust har eg hatt permisjon frå kommunestyret i samband med at eg har fått utvida arbeidsoppgåver og leiaransvar i arbeidet mitt i kommunen.. Vik kommune var medlemmar av den interkommunale arkivordninga ved Fylkesarkivet i Sogn og Fjordane då du byrja som arkivleiar, tykkjer du at du vart informert om arbeidet til kommunearkivordninga og at ordninga har vore til hjelp for deg i arbeidet ditt? Informasjon kom vel på ein måte gjennom at eg ved eiga røynsle lærte meg til at kommunearkivordninga var ein god fagleg alliert i arkivspørsmål. Etter kvart som eg kom i gang med arkivarbeidet såg eg at det absolutt var trong for å ha eit kontaktpunkt i faglege spørsmål. Medlemskapen i kommunearkivordninga har difor vore av stor verdi i arbeidet mitt. Elles meiner eg at me saknar formell arkivkompetanse i arkivtenesta. Eg har signalisert dette behovet til leiinga og til personalet, men så langt er me ikkje komne lenger enn at me jobbar med å overtala nokon til å ta fatt i dette. Problemet i denne samanhengen er å finna tid til å reisa ut og vera med på samlingane som til dømes Arkivakademiet skipar til. Vik kommune har arbeidd flittig med arkivplan og rullering av denne. De har no teke i bruk kommunearkivordninga sin standard og laga dykkar eigen arkivplan på Fylkesarkivet sine internettsider. Tykkjer du denne arkivplanen har vore eit nyttig verkty? Det tykkjer eg. Det er fleire føremoner ved denne, den er meir handterleg enn ein papirversjon, den er godt komprimert og presis i språket. Dette meiner eg er svært nyttig for brukarane. Det er lett å finna fram til dei emna ein har bruk for i det daglege, og den er lenka opp til relevant informasjon og andre nyttige internettressusrsar. Eg har diverre ikkje fått kontrollert grundig nok korleis den vert brukt i organisasjonen og korleis den fungerar ute på dei ulike arbeidsplassane. Kva meiner du er dei største utfordringane frametter? Eigentleg er det mange utfordringar som no står for døra. Det som må skje ved samlokaliseringa i kommunen er å samla alle aktive arkiv som til no har lege utanfor sentralarkivet og organisera desse. Eg er ikkje heilt sikker på kva me skal gjera i og med at framtida vert elektronisk. I høve til eit papirbasert arkiv treng me eit meir funksjonelt system, men dette er ei investering som det kanskje ikkje er trong for etter kvart som arkiva vert elektroniske og papira vert førebelse. Ei anna utfordring som må skje snarast er å få til eit eitt postmottakt for heile kommunen og ein infrastruktur som fungerer i samband med dette. Me er spreidde geografisk, og det er fleire mil frå ein ende av kommunen til den andre. Alle avdelingar må knytast opp i eit påliteleg og effektivt nettverk før posten kan distribuerast elektronisk til alle. Eg ventar meg og litt motbør i organisasjonen i samband med dette då det sikkert høyrest skremmande ut at ingen får sjå posten sin lenger. Sentralarkivet vil overta oppgåver for dei som tidlegare har vore eigne journaleiningar og fungert som eigne postmottak, og me får ei utfordring i samband med flytting av nødvendige ressursar. Det må nok ein prosess til for å finna ut om dette i det heile let seg gjera. Utviklinga av ein slik infrastruktur høyrer i hop med etableringa av tenestetorget, og eg tykkjer det er ein spanande jobb. Eg skulle gjerne hatt meir røynsler i slikt arbeid, men ein får prøva å gå friskt ut og ikkje vera for skeptisk i utgangspunktet. Lokalitetane vert og ei utfordring. Objektarkiva og spesialarkiva til dei nedlagde etatane skal kanskje sentraliserast, og me må få til eit fysisk arkiv som kan fungere som ein effektiv og god arbeidsplass. INTERVJUET: 14 Arkheion - 1#2003 Namn: Olav Fimreite Kommune: Vik i Sogn Fylke: Sogn og Fjordane Innbyggjartal: 2943 Tilsette: om lag 350 Årsverk i kommunen: om lag 200 Hovudnæring: jordbruk og industri Areal: 828 km2 OLAV FIMREITE Arkheion - 1#

9 KURSTORGET FØLGENDE KURS KAN TILBYS: IKA KONGSBERG Vi har en rekke faste kurs som kommunene kan bestille, men vi ønsker at kommunene selv vil formulere sine behov. Ta derfor kontakt med oss når det er behov for kursing innen arkivfaget. AUST-AGDER-ARKIVET Kursene nevnt nedenfor kjøres på bestilling fra medlemskommunene og vil vanligvis kjøres i kommunen som bestiller kurset. I noen grad samarbeider medlemskommunene om felles kurs: Arkiv grunnkurs - 2 dager Arkivrutiner - 1 dag (kurset tilpasses den enkelte kommunes behov og ønsker) Arkivnøkkel-kurs, K-koder 1 dag Arkivplan kurs, 1 2 dager Arkivkurs for saksbehandlere 4 timer Arkivloven m/forskrifter og NOARK 4 om edb-baserte arkiv og registre 1 dag Avlevering av konsesjonspliktige personregistre som er ute av aktivt bruk 4 timer Kurs i spesialarkiver elevarkiv Kurs i klientarkiv tilhørende sosial- og barneverntjenesten Arkivlederkurset i samarbeid med Interkommunalt arkiv i Kongsberg og Vest-Agder. 2. og 3. april 2003 har vi seminar om langtidslagring av edb-baserte arkiv og registre på Revsnes Hotell, Bygland. IKA VEST-AGDER K-kodekurs (1 dag) Grunnkurs Periodisering av arkiv og sanering av databaser Arkivplankurs Arkivbegrensing (og kassasjon) Arkivlederkurs Arkivloven med forskrifter IKA ROGALAND Vi har et omfattende kursprogram. Nærmere opplysninger kan finnes på våre hjemmesider: IKA HORDALAND Kurs om arkivforskrifta (ein dag) Kurs i arkivplanlegging (ein dag) Grunnkurs i arkivarbeid (to dagar) Bevaring og kassasjon (1 dag med oppfølging) Kurs i periodisering av arkiv (ein dag) Arkivkurs for saksbehandlarar Arkivkurs for grunnskulen (ein dag) Arkivkurs for barnehagen (ein dag) IKA MØRE OG ROMSDAL IKS K-kodekurs Arkivavgrensing- og kassasjon Arkivplankurs IKA TRØNDELAG IKS Grunnkurs (1 dag) K-kodekurs (1 dag) Lover som styrer arkivarbeidet Arkivplankurs Bevaring- og kassasjon Arkivkurs for skoler- og barnehager Arkivkurs for helse- og sosial Noark-4 (elektronisk arkiv) Periodedeling/avlevering til depot IKA TROMS Grunnkurs i arkiv (2 dager), holdes i kommunen Kortversjon grunnkurs (1 dag), holdes i kommunen Periodisering og bortsetting (1 dag), holdes i kommunen for et begrenset antall deltakere Arkivloven og arkivforskriften (1 dag) Behandling av personalarkiv (1 dag) Innsyn og tilgjengelighet - kommunale arkiv (1 dag) Behandling av personregistre (1 dag) Arkivkurs for skoler og barnehager (1 dag) Orientering om arkivplanlegging (1 time) Hospitering under ordningsarbeid (1-3 dager), hos IKAT Ellers arrangeres kurs/veiledninger i ulike emner for enkeltkommuner og sektorer etter nærmere avtale (for eksempel behandling av prosjektarkiv og andre spesialarkiver). IKA FINNMARK Grunnkurs i Arkiv (1 1/2 dag) Arkivkurs for skoler og barnehager (1 dag) Periodisering (1 dag) Ellers kan kurs og veiledning av kortere varighet tilbys på forespørsel I forbindelse med at IKA Kongsberg ble arkivdepot i 2001 ble det utarbeidet en instruks for deponering av arkivmateriale til bruk for våre kommuner. Arbeidet foregikk delvis parallelt med Riksarkivarens arbeid med "Normalinstruks for arkivdepot i kommuner og fylkeskommuner" som ble levert ferdig trykt Denne normalinstruksen dannet derfor grunnlaget for vår instruks. Den første tilpasningen til normalinstruksen besto i å legge inn de lokale administrative forhold med IKA Kongsberg som depot, og kommunene i Vestfold, Telemark og Buskerud som avleverende instanser. Ved avklaring av hjemmel for instruksen måtte bl.a. selskapsavtalen (Lov om interkommunale selskaper) tas med. Under ansvarsforhold valgte vi dessuten å ta med kommunenes plikt til å forsikre egne arkiver og vår plikt til å følge de yrkesetiske retningslinjer for arkivarer. Normalinstruksen har med en del ideelle målsetninger om at arkiv skal leveres ordnet, listeført, reparert og i en stand som krever et høyt faglig nivå. Disse oppgavene er det stort sett oss selv som har utført de siste årene. Slik bør det også i hovedsaken være i årene fremover. Vi har derfor modifisert instruksen med gjentatte henvisninger om at IKA KONGSBERG TEKST: STEINAR M ARVIK INSTRUKS FOR DEPONERING AV ARKIVMATERIALE VED IKA KONGSBERG IKA Kongsberg må kontaktes før man utfører noen form for ordningsarbeid. På den måten håper vi å beholde kontrollen med kvaliteten på det arbeid som blir gjort med arkivene. Ut over dette har vi også lagt inn konkrete henvisninger til vår måte å registrere arkivsaker på Asta. Dette involverer bruk av vårt arkivskaperskjema og norsk allment arkivskjema. På den måten håper vi å standardisere både oppsetning og katalogisering av de kommunearkiv vi får inn til vårt depot. Et av de store problemene innen arkiv er reparasjon av arkivsaker. Dette stiller høye krav om både utstyr og konserveringsekspertise. Begge deler er mangelvare innen den kommunale arkivverdenen slik situasjonen er i dag. Ved IKA Kongsberg kan vi utføre en del reparasjoner av innbinding, mens større skader på papir er utenfor våre muligheter. Kommunene har heller ikke slik ekspertise. Eneste mulighet er derfor å vente med disse arkivsakene inntil videre. Selv "enkle" ting som fjerning av tape er nærmest umulig uten å ødelegge papiret. Instruksen har fremdeles ikke fått et kapittel om elektronisk materiale. Den mangler også et lesesalsreglement for å være komplett. Vi synes likevel vi har kommet et stykke på vei mot et vel fungerende arkivdepot. Irgensgården er bygget etter den store bybrannen i 1810 og inneholder i dag kontorene til IKA Kongsberg i 1.etasje. FOTO: STEINAR MARVIK KURSTORGET Arkheion 16 Arkheion - 1#2003-1#

10 IKA HORDALAND TEKST: JAN TORE H ELLE UNIKT NASJONALT SAMARBEID OM LAGRING AV ELEKTRONISKE ARKIV Overgang til elektronisk arkivering utgjer den største revolusjon nokon sinne på arkivsektoren, og den ber med seg både mogelegheiter og utfordringar. Utfordringa for arkivsektoren er av eit slag vi ikkje har sett tidlegare. Elektronisk arkivering grip inn i kjerneområdet for arkivfunksjonen med nye krav til korleis vi skal dokumentere aktivitetar og handlingar, og korleis vi skal ta vare på informasjonen over tid. Den mest openberre er at vi har fått eit nytt medium for primærlagring. Vi må faktisk heilt tilbake til 1500-talet og overgangen frå pergament til papir på for å finne tilsvarande endring. Fleire av kommunearkivinstitusjonane er i ferd med å ta utfordringa og har etablert eit tilbod om depottenester for elektroniske arkiv. Arbeidet med denne typen materiale er svært krevjande, og kommunearkivinstitusjonane har difor teke initiativ til å etablere eit nasjonalt samarbeid på området. Eit slik samarbeid vil vere heilt unikt. Dei fylkesvise institusjonane omfattar rundt 300 av landets kommunar, Oslo, Bergen og Trondheim inkludert FOKUS FRÅ OPPBEVARINGSPLASS TIL KOMPETANSE Papir som medium har den eigenskapen at dersom ein ikkje gjer noko aktivt for å øydeleggje det, vert det bevart. For elektroniske arkiv er stoda heilt motsett. Dersom ein ikkje går aktivt inn for å ta vare på den elektroniske informasjonen går den tapt. Sett i lys av at datamaskiner og programvare har ei levetid på fem år, er difor vårt uendelighetsperspektiv ei stor utfordring. Migrering er vald som metode for langtidslagring. Dette inneber at ein ved avlevering må eksportere data ut av det opprinnelege systemet i definerte uttrekk. IT-systemet og maskinene som data er skapt og lagra i, skal ikkje vere med. Kvar tabell i ein relasjonsdatabase skal hentast ut som ei fil, og informasjonen i tabellane skal lagrast i godkjende format. Tilgjengeleggjering av avleverte uttrekk frå IT-system er avhengig av at det finst fullstendig og detaljert dokumentasjon av struktur og innhald, og god nok informasjon om systemet som skapte data. Ved avleverering skal slike metadata følgje med. Elektroniske arkiv har likevel ein vesentleg fordel. Det som tidlegare var ein utbredt måte å oppbevare papirarkiv på tilfeldig i nærmaste kjellar bak låst dør for seinare å ta det igjen for eit tidkrevjande ordningsarbeid kan no erstattast med funksjonalitet i dei verktøya som skaper informasjonen. Arkiva vert ordna når dei vert skapt og plass er ikkje noko problem. GRUNNLAG FOR SAMARBEID Det viktigaste grunnlaget for eit samarbeid har med kommunestrukturen og bruken av IT som verktøy i forvaltninga. Kommunane er svært ulikt organisert, men dei løyser dei same oppgåvene og nyttar i stor grad dei same datasystema. I ei samanlikning mellom kommunane i Møre og Romsdal, Rogaland og Hordaland var det rapportert 262 datasystem i bruk fordelt på fem fagområde 1 ). Det interessante er at desse fordeler seg på berre 37 ulike system. Vidare viser undersøkinga at for dei fem fagområda har dei tre mest utbreidde systema mellom 70 og 90 % av marknaden. Førekomst Ulike system Sak-arkivsystem 69 7 Lege/Helse 62 4 Sosial 48 9 Pleie og omsorg Barnevern 44 7 Totalt Største gevinsten i eit samarbeid mellom kommunearkiva er først og fremst knytt til utarbeiding av bevaringsplanar og dokumentasjon av uttrekk. Bevaringsplanar er vi truleg avhengig av å samarbeide om. BEVARINGSPLANAR Bevaring av elektroniske arkiv inneber å gjere eit utval av informasjon som skal trekkast ut mao å kassere den informasjonen som ikkje er med i utvalet. Dette krev ei bevaringsvurdering i forkant. Denne må ta utgangspunkt i ein makroplan kva for system frå kva kommune/sektor skal takast vare på, og på mikronivå, kva for informasjon frå tabellar og felt i systemet skal trekkast ut. Det statleg oppnemnde Bevaringsutvalget har lagt fram forslag til organisering og metodikk for arbeidet. Kommunalforvaltninga skal delast sektorvis med ein prosjektansvarleg for kvar sektor og med Riksarkivaren i ei initierande og koordinerande rolle. Ei slik sektorinndeling med forslag til prosjektansvarleg bør komme så raskt som råd, og initiativet bør komme frå kommunearkivinstitusjonane sjølv t.d. gjennom LLP sin kommunalseksjon. Det statlige sektorvise arbeidet er allereie starta, og både med tanke på koordinering og nytteeffekt er det viktig at vi følgjer opp. Den praktiske gjennomføringa følgjer ein skjematisk arbeidsmetode. Innanfor sektorane skal på makronivå arkivskapar og arkiv identifiserast, overordna funksjonar og arkivmateriale skal definerast og deretter skal funksjonar og materiale vurderast med tanke på bevaring/kassasjon etter gjevne kriterium. På eit stadium her må det utførast ei kartlegging på mikronivå av det materiale som finst for dei ulike sektorane, uavhengig av medium. Det må dessutan gjerast ei vurdering av om materialet skal oppbevarast elektronisk eller på papir. Ei slik kartlegging og vurdering kan inngå i eit samarbeidsprosjekt. Vidare må samarbeidsprosjektet omfatte bevaringsvurderinga på systemnivå. Resultatet av arbeidet både på makroog mikronivå kan gjerast tilgjengeleg på ein felles nettstad. Det vil tross alt vere den enkelte kommune eller kommunearkiv som må utføre arbeidet med bevaring/kassasjon. UTARBEIDING OG FORMIDLING AV DOKUMENTASJON I samband med avlevering skal tabelluttrekka dokumenterast i Arkadukt. Fordi kommunane i stor grad nyttar standardisert programvare vil det vere ein fordel å fordele oppgåvene med dokumentasjon kommunearkivinstitusjonane i mellom. Det er funksjonalitet for eksport og import av ADDMML-filer i Arkadukt og desse vil med fordel kunne distribuerast over ein felles nettstad. LISENSAR, UTSTYR OG UTVIKLING AV PROGRAMVARE Eit depot for elektroniske arkiv er avhengig av programvare som spenner om heile prosessen frå kartlegging til testing av avleveringar, vedlikehald og lagring til formidling. Ein del av dette utstyret kan vi kjøpe men mykje må utviklast frå grunnen av. Også på dette området vil det vere ein stor fordel å samarbeide. Det er allereie etablert eit samarbeid om kartlegging av elektroniske arkiv gjennom utviklinga av ein standard elektronisk arkivplan. Informasjon om kvart system skal her kartleggast etter ein felles mal og mellom anna innehalde bevaringsvurdering med informasjon om tabelluttrekk. Vidare er filer med system- og brukardokumentasjon samt ADDMML tenkt formidla over fellesområdet i denne planen. Det kan vere eit alternativ å tilgjengeleggjere denne informasjonen for fleire enn dei som deltar i prosjektet, t.d. på ein felles nettstad. Lagring og tenester knytt til formidling vil vere ei anna tung oppgåve med store kostnadar både til utvikling og lisensar/maskinvare. Eit samarbeid her kan omfatta enkle løysingar om felles nettstad for presentasjon av elektronisk arkivmateriale, fordeling av oppgåver knytt til utvikling, eller meir avanserte samarbeidsformer som etablering av sentrale lagringsmiljø. SAMARBEID OM TENESTER EIT FELLES MILJØ FOR TESTING Arbeidet med testing av avleveringar vil vere både tid- og kostnadskrevjande. Til arbeidet er tenkt brukt det nyutvikla Arkade som i innkjøp vil koste omlag ,-. I tillegg kjem ein årleg lisens på kr ,-. Å fordele desse kostnadane på fleire vil truleg vere naudsynt dersom vi skal ta dette systemet i bruk. Men dette vil igjen krevje at vi samarbeider om testinga, anten ved at det vert opprette eit fast testemiljø eller at denne oppgåva sirkulerer mellom institusjonane. I tillegg vil arbeidet med testing vere relativt kompetansekrevjande og difor vil eit form for samarbeid gje gevinstar gjennom reduserte personalkostnader. UTVEKSLING AV KOMPETANSE Eit anna område for samarbeid som meir eller mindre er etablert gjennom møte og seminarverksemd er utveksling av kompetanse. Mykje av det som er nemnt ovanfor peikar mot eit utvida samarbeid om kompetanseutveksling, og det sentrale blir då å koordinere mot spesialisering på t.d. system eller fagområde. Ein del institusjonar har etterkvart faglege tyngde på nye og spesialiserte områder som programmering, drift av nettverk, jus o.l. Kombinert med tradisjonell arkivfagleg kompetanse vil vi eit mangfaldig og stort miljø som er grunnleggande for å utføre dei oppgåvene vi no står framfor. Det fremste arkivverktøy i framtidas 1 ) Undersøkinga frå Hordaland vart utført i 1998 og utvalet her er såleis depot vil truleg bli datamaskinen. noko annleis enn i dei to andre fylka der kartlegginga var avslutta i Utvalet som her er presentert omfattar berre dei systema som var i aktiv FOTO: STEINAR MARVIK bruk på det tidspunktet undersøkinga vart gjort. Dei tre undersøkingane omfattar i alt 83 kommunar, men det var alltid nokre kommunar som ikkje hadde system innanfor eit eller fleire av fagområda. 18 Arkheion - 1#2003 Arkheion - 1#

11 IKA TRØNDELAG IKS TEKST: STÅLE P RESTØY AUST-AGDER-ARKIVET TEKST: KJELL-OLAV M ASDALEN ETABLERING AV DEPOT FOR ELEKTRONISKE ARKIVER FOR TRØNDELAGSKOMMUNENE RINGEN SLUTTET IKA Trøndelag er i gang med å gjøre klart for avleveringer fra elektroniske arkiver hos våre 24 medlemskommuner. Vi er nå i oppstartsfasen, og kjennskapen til hvilke systemer som finnes ute i Trøndelags-kommunene er foreløpig liten. Vi må bruke mye tid på kartlegging, planlegging og prøveavleveringer før vi kan tilby kommunene å avlevere "en masse". Som IKT-arkivar er det mitt ansvar å etablere en strategi for å møte denne utfordringen. I denne artikkelen vil jeg presentere hvilken arbeidsmetodikk vi har tenkt å følge, og si litt om"verktøykassen" vi trenger for å kunne møte utfordringene som venter oss. METODIKK Som nevnt er vi inne i første trinn av prosessen med å forberede et system for mottak av avleveringer, og det betyr å kartlegge hvilke bevaringsverdige elektroniske arkiver som finnes hos våre kommuner. Ut over å be om en liste over systemer i bruk vil jeg fokusere på to momenter til; det ene er om det finnes planer om nedlegginger eller store oppgraderinger av fagsystemer, og det andre er når kommunen vil gå over fra journalsystem basert på Noark-3 til arkivsystemer i hht. Noark-4. Resultatene fra informasjonsinnsamlingen er grunnlaget for neste fase, der målet er å lage en prioritert liste av systemer med arkivverdige data jeg vil arbeide videre med. Systemene som står i størst fare for å legges ned eller gjennomgå store oppgraderinger vil komme øverst på prioriteringslista. Det er viktig å få bevart databasen fra disse systemene før de tas ut av drift og blir utilgjengelige, mens systemer som vil være i vanlig bruk en tid framover vil komme lengre ned på lista. I tillegg til prioriteringen ut fra kriteriene skissert ovenfor må jeg også ta hensyn til et "samkommune"-prosjekt som er i gang i Nord-Trøndelag. Frosta, Levanger og Verdal kommune skal fra 1. januar 2004 samarbeide for blant annet å kunne yte bedre og mer effektive tjenester. Å få samlet inn data fra systemene som ikke blir videreført etter samordningen vil kreve en utstrakt koordinering med prosjektet og må derfor planlegges nøye. Få leverandører av fagsystemer har tenkt på at innholdet i databasen skal kunne periodiseres og eksporteres for langtidsarkivering. Derfor er vi avhengig av en "manuell" prosedyre der vi går inn i databasen og henter ut den arkivverdige informasjonen som finnes der. En del større kommuner har IKT-personell som har kompetanse til å hente ut data fra fagsystemene på denne måten, men hos de kommunene som ikke har slik kompetanse er vi nødt til å gjøre denne jobben selv. Når CDene med avleveringene er "i hus" på vårt depot må vi kjøre dem gjennom et sett av IT-verktøy for å sjekke at avleveringene er gyldige. Første steg er å sikre at elementene i databasen som inneholder arkivverdig informasjon inngår i avleveringen. Deretter må den flyttes til arkivformatet ADDMML slik det er spesifisert av Riksarkivaren. ADDMMLformatet må så testes for å sikre at dataene er av god nok kvalitet til at avleveringen kan godkjennes. Hvis testen tilsier at dataene er av for dårlig kvalitet er vi nødt til å gå tilbake til arkivskaperen å ta nye uttrekk fra databasen. EN IKT-ARKIVARS VERKTØYKASSE Som nevnt besitter langt fra alle kommuner IKT-kompetanse som gjør at vi kan kreve av dem at avleveringene kommer til oss på CD i gyldige formater og med korrekte beskrivelser. Derfor må et depot som skal ta imot avleveringer fra systemer som inneholder bevaringsverdige arkiver etablere et IKTmiljø. Dette miljøet må inneholde et sett av verktøy som lar arkivarene hente ut, ta imot, teste og lagre avleverte data. En "rå" avlevering fra et fagsystem, som i utgangspunktet kan være tilnærmet uleselig, må ofte etterbehandles i stor grad. Det vil si konverteres, struktureres og på andre måter behandles med verktøy som Oracle, Data Junction, Arkadukt, Arkade og annen relevant programvare helt til dataene egner seg for langtidslagring og vi kan rusle ut mellom reolene og sette CDene på plass i hylla. Det er stort behov for en samordning IKAene imellom når det gjelder denne typen verktøy og relevante prosedyrer for bruken av dem. Et samarbeid må også omfatte etablering av standardiserte avleveringsprosedyrer for fagsystemene som ikke har automatisert denne funksjonen. Når disse elementene er på plass kan IKT-arkivaren fokusere på å være i forkant av systemanskaffelsene i kommunene og sørge for at korrekte avleveringsprosedyrer er på plass fra første dag. 8. mars 1832 ble Arendals Skoles Offentlige Bibliotek og Museum opprettet. De fem grunnleggerne, som naturlignok hørte til byens fremste borgere, oppfordret sine medborgere til å levere inn "Manuskripter, Pergamentbreve og Haandskrifter av berømte eller alment bekjænte Mænd". Det første dokumentet innskrevet i tilvekstprotokollen var "En Markegangsforretning mellem Asbie, Bie og Klodeborg, dateret Papir. Alle Seglene borte", og det er tilvekstført i Dette var den første spede begynnelse på det som etter hvert skulle utvikle seg til å bli Aust-Agder- Arkivet, en institusjon som 171 år seinere har en samling på ca hyllemeter arkivmateriale - omtrent halvparten hvert av kommunale arkiv og privatarkiv - det eldste dokumentet fra 1341, et bibliotek på ca bind, den eldste boka fra 1499, kart og tegninger og om lag fotografier. I virkeligheten var det en ABM-institusjon som ble etablert. Alle de tre elementene var til stede; arkiv, bibliotek og museum. Men etter hvert ble de tre oppgavefeltene separert og de utviklet seg til å bli tre av Arendals og fylkets viktigste kulturinstitusjoner: Aust-Agder-Arkivet, Arendal Bibliotek og Aust-Agder-Museet. Det er en lang historie. Jeg skal nøye meg med å vise noen trekk av arkivets utviklingshistorie, som egentlig er en vandring tilbake til opphavet. Men det er også en historie om etableringen av landets første interkommunale arkivinstitusjon, der en av målsettingene var å etablere et arkivdepot for hele fylket for så vel statlige og kommunale arkiv, som for privatarkiv. I 1907 ble Arendals Museum skilt ut som en egen institusjon. Arkivsamlingene fulgte med på flyttelasset. Med jevne mellomrom ble det reist krav fra Kristiansand om at byen som stiftstad måtte få sitt eget stiftsarkiv (statsarkiv). Det ble ikke sett på med blide øyne fra Arendal: "For store deler av Sørlandet vil det være et tilbakeskritt å få sine arkivalier overflyttet til Kristiansand", hevdet Agderposten på lederplass 31. mars "Ble arkivaliene fra Aust-Agder flyttet til Kristiansand, ville det ofte medføre en ekstratur for brukerne" - underforstått at i Kristiania hadde man ofte ærend å utrette - og kunne da samtidig besøke arkivet der - men hva skulle man til Kristiansand å gjøre? I 1928 tok redaktør Jens Vevstad opp spørsmålet i Agderposten på nytt. Pengelotteriet hadde nettopp bevilget kr til bygging av nytt museum, og arkivsaken burde for Aust-Agders del løse i den sammenheng. Sto ikke arkivet i Arendal ferdig når Kristiansand fikk sitt statsarkiv, burde dokumentene fra Aust-Agder heller bli i Oslo. I 1928 opererte man for første gang med betegnelsen Arendals Arkiv, som en parallell til Arendals Museum. Men først i 1930-årene ble spørsmålet om å etablere en egen arkivinstitusjon for alvor tatt opp av politikerne. Den direkte foranledningen var etableringen av Statsarkivet i Kristiansand i Statsarkivar Jacob Friis krevde da å få utlevert en del dokumenter fra museets arkivsamling, som han mente stammet fra stiftamtmannen i Kristiansand. Det skulle han ikke ha gjort. Arendalittene hadde ikke glemt stiftstadens mange forsøk på å tilrane seg byens handel og å hindre Arendals etablering som egen kjøpstad - noe de forresten fortsatt ikke har glemt. Stortingsrepresentant Ola Solberg fra Arbeiderpartiet kastet seg ut i en heftig avispolemikk med statsarkivaren: "Det er sagt om dette arkivet at "knapt noen annen landsdel kan oppvise noe lignende". Nå vil Statsarkivet i Kristiansand ha tak i disse arkivsakene for å innlemme dem der borte, men "det er det ingen grunn til å gå med på". Friis på sin side beskyldte Solberg for å ha falt "som offer for den snevreste lokalpatriotisme". Sosialisten Solberg kvitterte overfor den tidligere kommunisten Friis med å si at "vi har heldigvis ikke noe oldenborgerstyre lenger. Det ser ut til at statsarkivaren i Kristiansand tror at han er en slags overdommer som med makt kan tvinge Arendal til å danse etter hans linje". Dermed var prosessen i gang, og styret for Arendals Museum utredet spørsmålet om et eget fylkesarkiv for Aust-Agder. Spørsmålet ble sendt ut til høring i kommunene, og de fleste uttalte seg positivt om planene om et felles arkiv. Spørsmålet ble behandlet i Arendal formannskap 16. mars I borgermesterens innstilling til formannskapet heter det: "Riksarkivarens foreslag går ut på å etablere fylkesarkiver for både offentlige [statlige] og kommunale >>> 20 Arkheion - 1#2003 Arkheion - 1#

12 >>> arkivsaker. Det foreslås at det nuværende statsarkiv i Kristiansand skal tjene som fylkesarkiv både for Aust- Agder og Vest-Agder. Hermed er hverken Aust-Agder fylke eller Arendal by tjent. Som det vil ses går muséets forslag ut på å samle Arendals byarkiv, Aust-Agder fylkesarkiv samt Aust-Agder herredsarkiver, i et felles by- og fylkesarkiv. Jeg kan helt ut slutte mig til det av muséet i så henseende anførte. Det er hverken en naturlig eller rimelig ordning at det vidstrakte Aust-Agder fylke og en by av Arendals størrelse i arkivmessig henseende skal sogne til Kristiansand. Alle forhold tilsier at der blir et fylkesarkiv også for Aust-Agder. Jeg må henstille til formannskapet å uttale at det på ingen måte kan slutte sig til riksarkivarens forslag om et fellesarkiv for Aust-Agder og Vest- Agder fylke i Kristiansand. Der må etableres særskilt fylkesarkiv for Aust-Agder fylke, og sæte for dette bør være i Arendal. Det bør komme i stand ved et samarbeid mellem staten og de øvrige interesserte (fylket, herredene og byene) og kan eventuelt tenkes kombinert med et by- og fylkesmuséum". Borgermesterens innstilling ble enstemmig vedtatt i formannskapet samme dag. 3. april 1936 gjorde fylkestinget følgende vedtak: "Fylkestinget hev samhug med tanken um eit fylkesarkiv i Arendal". I saksframlegget heter det: "Nemndi meiner at skal ein få ei heldig løysing av arkivspursmålet må ein få eit fylkesarkiv i Arendal. Der kan so dei herad som det høver for få sine heradsarkiv". På dette grunnlaget fattet styret for Arendals Museum 7. januar 1938 vedtak om "å opprette et fylkesarkiv for Aust-Agder fylke og Arendals by og eventuelt andre byer innen fylket". Av forskjellige årsaker stoppet arbeidet med etableringen av et eget by- og fylkesarkiv opp. De vanskelige økonomiske forhold i 30-årene gjorde sitt - og så kom krigen. Men man hadde satt en stopper for overføringen av de kommunale arkivene til Kristiansand. I 1950 kom arbeidet med å etablere et by- og fylkesarkiv i gang igjen. Det ble nå knyttet til arbeidet med å omdanne Arendals Museum til et by- og fylkesmuseum, slik det var foreslått i Dette arbeidet ble drevet fram av "den muséale felleskomite" for Aust-Agder fylke og Arendal by, der det satt sentrale aktører som fylkesmann Nils Hjelmtveit, fylkesordfører Andreas Holm, rådmann K.M. Haavig, ordfører Jens Thommesen og stortingsrepresentant Ola Solberg. Felleskomitéen fremmet forslag til vedtekter for Aust- Agdermuseet, og disse ble vedtatt av Arendal bystyre 5. mars 1951 og av fylkestinget 12. april samme år. I vedtektenes 2 (formålsparagrafen) heter det: "Fylkes-, by- og herredsarkivet har som formål: 1. å innsamle, bevare og arkivere dokumenter og historiske aktstykker. 2. i samarbeid med Statsarkivet i Kristiansand, med Riksarkivet og Statens arkivvesen for øvrig å fungere som fylkes-, by- og herredsarkiv for de av fylkets byer og herreder som måtte finne en slik ordning formålstjenelig. 4. å gjøre det arkiverte materialet, utenom de særlig deponerte kommunearkiver, tilgjengelige for studium i en lesesal knyttet til arkivet". Fylkesmuseets øverste styrende organ, rådet, ble sammensatt av en representant fra hver deltagende kommune (i realiteten alle), men 5 fra Arendal, samt av representanter fra en rekke foreninger, lag og institusjoner. Fra kommunene møtte ordførerne, og det årlige års- og rådsmøtet ble holdt samtidig med den ene halvårlige fylkestingssesjonen. Kluet med denne ordningen var at muséets råd i realiteten tilsvarte fylkestinget. Det var den gang makt og kultur gikk hånd i hånd - og her ligger en av hovedforklaringene til prosjektets suksess. Aust-Agder-Arkivet ble altså etablert som en "avdeling" av Aust-Agder-Museet. Men nokså raskt kom spørsmålet om å skille arkivet ut som egen institusjon opp. Den direkte foranledning var behovet for å opprette en egen stilling som fylkesarkivar. I 1956 sendte fylkesmann Hjelmtveit, kirke- og undervisningsminister i Nygaardsvolds regjering, en søknad til Kirkedepartementet: "Alt fra museets stiftelse [i 1832] var det særlig maktpåliggende å innsamle gamle dokumenter, aktstykker og protokoller m.v. Dette var ikke minst tilfelle i 1. halvdel av forrige århundre, dengang arkivvesenet ennå ikke var under de ordnede forhold som det senere har fått". Dernest ramser Hjelmtveit opp alle de betydelige arkiv som finnes i samlingen og "Flere arkiver av denne art vil komme inn, når arkivet kan by på den sikkerhet eierne har krav på. I mellomtiden går meget verdifullt arkivstoff tapt". Nå sto de kommunale arkivene for tur: "De enkelte kommunale arkiver, særlig i fylket, står til dels meget tilbake å ønske med hensyn til sikker oppbevaring og ordning". Selv om Riksarkivaren anbefalte søknaden, ble det avslag i første omgang. Han pekte på at byen og distriktet allerede hadde ofret mye for å skaffe lokaler, som var atskillig bedre enn ved flere av statsarkivene: "Ein framifrå god og høveleg måte for staten å stø dette tiltaket på vil vere den som er nemnd i søknaden, at staten løner styraren og at Aust-Agder- Arkivet administrativt vert knytta til Arkivverket", skrev riksarkivar Asgaut Steinnes. Og slik ble det - nesten. 21. april 1958 opprettet Stortinget den foreslåtte stillingen som fylkesarkivar. Stillingen ble opprettet som en egen arkivarstilling ved Statsarkivet i Kristiansand med plikt til å bestyre Aust-Agder-Arkivet. Det forutsatte at arkivet administrativt ble skilt fra muséet - og fra 1. august 1958, da cand.jur. Olav Anton Aalholm ble tilsatt som fylkesarkivar - regnes Aust-Agder-Arkivet som egen institusjon. Overgangen var pragmatisk og glidende, men i løpet av første halvdel av årene fikk institusjonen egne vedtekter, eget budsjett, regnskap osv. Institusjonen hadde helt fram til 1995 felles styre og råd med Aust-Agder-Museet, men alle saker ble behandlet separat av de styrende organer. De kommunale arkivene kom i den første tiden inn pø om pø og stykkevis og delt. Det tok tid før arbeide kom inn i gode organiserte former. Først og fremst ble Arendals eldre byarkiv avlevert omkring Men fra 1976, da arkivet ble delegert Riksarkivarens inspeksjonsrett for kommunale arkiv, skjøt arbeidet fart. Det ble foretatt inspeksjoner, som ikke overraskende avdekte til dels graverende oppbevaringsforhold og nærmest fullstendig manglende tilgjengelighet til arkivene. Fra omkring 1980 ble det satt i gang en systematisk kartlegging av kommunearkivene, som i et godt samarbeid med kommunene etter hvert ble ordnet og for en stor del deponert i Aust-Agder-Arkivets magasiner. Intensiveringen av dette arbeidet avdekte imidlertid at arkivet ikke lenger hadde en styringsstruktur som var tilpasset oppgavene. Det var ikke lenger sammenheng mellom de oppgaver som skulle løse, de organer som hadde vedtaksmyndighet og de organer som bevilget midler til løsning av oppgavene. Da fylkeskommunen ble omorganisert fra og med 1. januar 1976, ble det sterke båndet mellom fylkestinget og arkivets råd brutt. Ved direkte valg til fylkestinget ble ordførerne, som satt i arkivets råd, ikke lenger automatisk medlem av fylkestinget. Samtidig ble det ikke lenger status å sitte i arkivets styrende organer, og fremtredende politikere ble avløst av perifere kulturpolitikere. Aust- Agder-Arkivet begynte vandringen inn i dødsskyggenes dal. Noe måtte gjøres. Etter et mislykket forsøk på å reformere institusjonens styrende organer i 1986, ble spørsmålet om ny styrings- og eierstruktur tatt opp igjen i Målsettingen var å reetablere de tette båndene mellom oppgaveløsning og oppdragsgiver, dvs. å reetablere Aust-Agder-Arkivet som et fylkesarkiv - i moderne språkbruk, som et interkommunalt arkiv. Dette falt sammen med Riksarkivarens politikk - og dette ble gjennomført i godt samarbeid med fylkeskommunen. Fra 1. januar 1995 Aust-Agder-Arkivets nyeste arkvidokument: Utrekk fra det edb- basert seilskuteregisteret ble Aust-Agder-Arkivet organisert som et interkommunalt arkiv, der fylkeskommunen og de fleste kommunene sluttet seg til. I dag er det bare én kommune som ikke er medlem av selskapet. De tette bånd var igjen opprettet - og har ført til en vitalisering av institusjonen. For å foregripe utviklingens gang - og dra nytte av den varslede stortingsmeldingen om arkiv, bibliotek og museum, ble det i 1998 utarbeidet en rapport som tok sikte på å utvikle et tettere samarbeid mellom Aust-Agder-Arkivet og Aust-Agder-Museet. Målsettingen var i første omgang å få til en helt nødvendig opprusting og utbygging av arkivets og museets bygningsmasse på Langsæ. For arkivets del var dette helt nødvendig for å kunne stille til disposisjon de nødvendige magasinarealer for videre avlevering av kommunale og fylkeskommunale arkiv, samt selvsagt også for privatarkiv. Samtidig satte arkivet i gang utredningsarbeider for å kartlegge behovet for arealer m.v. og å beregne kostnadene ved å etablere og formalisere Aust-Agder-Arkivet som interkommunalt depot for fylkeskommunen og kommunene i fylket. Dette arbeidet ble gjort i tråd med Riksarkivarens målsettingen og anbefalinger gjort i ABM-meldingen. Utredningen ble sendt ut til høring i medlemskommunene. Samtlige medlemskommuner ga positive tilbakemeldinger. Neste skritt ble da å utrede selve etableringen av et interkommunalt depot for eldre og avslutta papirbaserte og elektroniske arkiv. Denne utredningen ble sendt ut til høring sommeren Til nå har fylkeskommunen og 8 av 15 medlemskommuner sluttet seg til ordningen. De øvrige 6 medlemskommunene har meldt tilbake at de først vil utrede et alternativ for de to Agderfylkene lokalisert til Hornnes nederst i Setesdal før de tar stilling til spørsmålet. Ordningen er besluttet satt i verk fra 1. mai I realiteten benytter også de øvrige kommunene allerede AAA som depot. I 2002 ble også spørsmålet om å slå sammen arkivet, muséet og Aust-Agder museumstjeneste til én institusjon utredet. Utredningen konkluderte enstemmig med at den nye organisasjonen, kalt Aust-Agder Kulturhistoriske senter, burde organiseres som et interkommunalt selskap med fylkeskommunen og kommunene som eiere. Fylkeskommunen og samtlige kommuner, med ett unntak, har meldt tilbake at de vil slutte seg til det nye selskapet. Det var altså "intet nytt" i at Aust- Agder-Arkivet ble omorganisert til et interkommunalt arkiv i 1995, heller ikke at det får tillagt oppgaver som interkommunalt depot fra og med 1. mai 2003, og for så vidt heller ikke i det at det samorganiseres med muséet og museumstjenesten i en ABM-institusjon i løpet av "Intet nytt under solen", heter det visst. 22 Arkheion - 1#2003 Arkheion - 1#

13 24 Arkheion - 1#2003 ET SAMARBEID MELLOM NORSK ARKIVRÅD OG RIKSARKIVAREN OM ARKIVUTDANNING ARKIVAKADEMIET STARTER UNDERVISNING FOR NYTT KULL HØSTEN 2003 SEMESTERENHET I ARKIV- OG INFORMASJONSFORVALTNING MÅLGRUPPE OG TEMA Utdanningstilbudet er beregnet på personale som arbeider med arkiv i offentlig forvaltning og i private bedrifter og organisasjoner. Studiet konsentrerer seg om den administrative prosess hvor arkiver blir til, det vi til daglig kaller arkivdanning. Riksarkivaren har det fagligeansvaret for utdanningen. OPPLEGG OG TIDSPUNKT Arkivakademiet omfatter 175 timers undervisning som gis konsentrert i 5 adskilte uker over 2 semestre fra september til juni. Pensum er på ca sider. Undervisningen foregår i Oslo. Kurset avsluttes med skriftlig eksamen. OPPTAK OG SØKNADSFRIST Det stilles ikke spesielle kvalifikasjonskrav for å bli tatt opp som student, men søkerne rangeres etter opptakskriterier hvorav arkiverfaring er viktig. Kriteriene er trykt på baksiden av søknadsskjemaet. Det vil bli tatt opp 65 studenter. Tidligere søkere må søke på nytt. Søknadsfristen er 1. august KOSTNADER Stiftelsen Arkivakademiet er selvfinansierende, og deltakeravgiften som er på kr ,- dekker undervisning, pensumlitteratur, lunsj i kursukene og eksamen med vitnemål. INTERESSERT? Søknadsskjema, studieplan og ytterligere opplysninger får du ved å kontakte: Arkivakademiet c/o Riksarkivet, postboks 4013 Ullevål Stadion, 0806 OSLO. Tlf , faks: ARKIVAKADEMIET PÅ INTERNETT: arkivakademiet.html ET SAMARBEID MELLOM NORSK ARKIVRÅD OG RIKSARKIVAREN PÅBYGGINGSENHET I ELEKTRONISK ARKIV For dem som har gjennomført Arkivakademiet (Semesterenhet i arkiv- og informasjonsforvaltning), tilbys høsten 2003 en påbyggingsenhet tilsvarende femten studiepoeng/fem vekttall. Undervisningen vil foregå i Oslo over to adskilte uker, en uke i høstsemesteret og en uke i vårsemesteret og behandler elektronisk arkiv arkivteoretisk, teknologisk, juridisk og praktisk arkivfaglig. Pensum blir på ca 1000 sider, hvorav noe er på engelsk. Eksamen holdes tre til fire uker etter siste kursuke. Deltakeravgiften er kr ,- som dekker undervisning, lunsj i kursukene og pensumlitteratur. SØKNADSFRISTEN ER 1. AUGUST TIDLIGERE SØKERE KAN SØKE PÅ NYTT. Søknadsskjema og ytterligere opplysninger får du ved å kontakte: Arkivakademiet c/o Riksarkivet, postboks 4013 Ullevål Stadion, 0806 OSLO, tlf: ARKIVAKADEMIET PÅ INTERNETT: arkivakademiet.html ØSTFOLD INTERKOMMUNALE ARKIVSELSKAP NY MEDARBEIDER 1. mars begynte Lene-Kari Bjerketvedt i stillingen som arkivfaglig konsulent så nå er vi fulltallig. Lene-Kari har de siste 7 årene jobbet som arkivar ved sentralarkivet i Østfold fylkeskommune. Hun kjenner således godt til fylkeskommunen og kommunene i fylket. Hennes hovedarbeidsoppgaver vil være å arbeide med eldre arkivmateriale. Lene-Kari er de ansattes representant i styret i Østfold interkommunale arkivselskap. BESØKSRUNDE Vi har i løpet av mars og førsten av april gjennomført en besøksrunde hos alle våre medlemskommuner. Nå skal vi sette oss ned og lage arbeidsplaner ut fra de innspillene og ønskene om kurs, temamøter og veiledning som vi har fått fra medlemmene. HJEMMESIDE PÅ INTERNETT Vi holder på å utvikle egen hjemmeside som skal være klar i løpet av våren. Informasjon om adresse blir sendt ut når siden er ferdig. VEILEDENDE RETNINGSLINJER FOR ELEVMAPPER I løpet av våren vil vi ha laget ferdig retningslinjer for elevmapper. Når retningslinjene er ferdige vil vi presentere de på et temamøte for de som jobber med elevmapper. VEILEDENDE RETNINGSLINJER FOR PERSONALMAPPER Det skal også lages ferdig retningslinjer for personalmapper. Også her vil vi presentere de på et temamøte for de som jobber med personalmapper. INTERKOMMUNALT ARKIV FOR BUSKERUD, VESTFOLD OG TELEMARK IKS IKA KONGSBERG På ekstraordinært representantskapsmøte ble IKA Kongsberg omgjort til interkommunalt selskap med egen selskapsavtale. Samtidig kom det med fem nye medlemskommuner slik at vi nå er oppe i 33 kommuner og en fylkeskommune. Vi ønsker Ringerike, Hole, Flå, Røyken og Nøtterøy kommuner velkommen. I disse dager (midt i mars) har vi skiftet til terminalserver. Dette skal gi oss et tryggere system og flere muligheter for å arbeide i nettverk, men også en del innkjøringsproblemer. Nye epost-adresser vil være operative innen Arkheion er distribuert (se høyre side!). Vår nye hjemmeside vil ha adresse Torleif Lind har redaktøransvaret, og Gunnar Aulesjord vil ha et medansvar for å holde sidene oppdatert. Vår nyeste medarbeider heter Tariq Latif og er utplassert av Aetat. Vi er med det 9 personer. Arkivenes dag i november ble arrangert på Statsarkivet i Kongsberg i samarbeid med Statsarkivet. Steinar Marvik hadde innlegg om temaet "Kilder til flyttinger i kommunearkivene". Et resyme av innlegget er gjengitt i Arkivmagasinet 3/02. Den tradisjonelle kursuka ble arrangert i februar med deltakere fordelt på 3 kursdager. De siste magasinarealene ble fylt med arkivhyller rett før jul. Vi har nå ca hm ledig arkivplass til deponering av kommunale arkiver. Forhåpentligvis vil vi få nye lokaler ferdig til ca.2007 etter planene. Adresse: Postboks 220, 1702 Sarpsborg Besøksadresse: Fylkeshuset, Oscar Pedersens v. 39, 1706 Sarpsborg Tlf: Faks: E-post: ika.postmottak@ostfold-f.kommune.no Personale: Vigdis Bjørnstad, daglig leder Tlf: Mobil: E-post: vigdis.bjornstad@ostfold-f.kommune.no Medlemskommuner: Aremark, Askim, Eidsberg, Hvaler, Marker, Rakkestad, Rygge, Rømskog, Råde, Sarpsborg, Skiptvet, Spydeberg, Trøgstad, Våler og Østfold fylkeskommune Adresse: Nansensgate 1, 3616 Kongsberg Tlf.: Faks: E-post: postmottak@ikakongsberg.no Personale: Wenche Risdal Osen, daglig leder Tlf.: Mob.: E-post: wenche@ikakongsberg.no Torleif Lind, arkivkonsulent Tlf.: Mob.: E-post: torleif@ikakongsberg.no Ina Halle-Knutzen, arkivkonsulent Tlf.: Mob.: E-post: ina@ikakongsberg.no June Wahl, arkivkonsulent Tlf.: Mob.: E-post: june@ikakongsberg.no Steinar Marvik, arkivkonsulent Tlf.: Mob.: E-post: steinar@ikakongsberg.no Gunnar Aulesjord, sekretær, Tlf.: E-post: gunnar@ikakongsberg.no Medlemskommuner: Flesberg, Flå, Gol, Hemsedal, Hole, Hurum, Krødsherad, Lier, Nedre Eiker, Nore og Uvdal, Ringerike, Rollag, Røyken, Sigdal, Øvre Eiker, Hof, Horten, Lardal, Larvik, Nøtterøy, Sande, Svelvik, Tjøme, Tønsberg, Fyresdal, Hjartdal, Nome, Notodden, Porsgrunn, Siljan, Tinn, Tokke, Vinje, Buskerud fylkeskommune 25

14 AUST-AGDER-ARKIVET INTERKOMMUNALT ARKIV I ROGALAND IKS IKA Adresse: Kontor, ekspedisjon og lesesal på Langsæ Postadr.: Parkveien 16, 4838 Arendal Tlf: Faks: E-post: postmottak@aa-arkivet.no Bokbinderverksted: Tlf.: Åpningstider: Ekspedisjon: Man-fre: 8-15 Lesesalen: 15.sept.-14.mai: ma,on,fr: 9-15, ti,to: Lesesalen: 15.mai-14.sept.: ma-fr: 9-15 Personale: Anne-Tone Aanby (p.t. engasjert i bokprosjekt) Anette Walmann, arkivar (1 års vikariat) Hanne Kaastrup, bokbinderlærling Brit Østerud, avdelingsleder formidling Berit Stie, avd.leder depot og kompetanse Medlemskommuner: Arendal, Birkenes, Bygland, Bykle, Evje og Hornes, Froland, Gjerstad, Grimstad, Iveland, Risør, Tvedestrand, Valle, Vegårshei, Åmli, Aust-Agder fylkeskommune DEPOTOPPGAVER PAPIRBASERTE ARKIV I 2002 mottok vi ca 380 hyllemeter arkiv fra kommunene i Aust-Agder. ELEKTRONISKE ARKIV Styret har i sak 31/02 behandlet retningslinjer for deponering og avlevering av elektroniske arkiv til Aust- Agder-Arkivet. 2. og 3. april avholder vi seminar om elektroniske arkiv hvor vi bla. skal presentere retningslinjene og vi skal få demonstrert en test på prøveuttrekk og gjenfinning fra et Noark-system. ARKIVDANNING Bygland kommune er i avslutningen av arkivplanarbeidet, Evje og Hornnes er i gang med revisjonsarbeid. Vi har avholdt et kurs i offentlighetsloven og forvaltningsloven med juridisk rådgiver Svein Festervoll i fylkeskommunen som foreleser. I samarbeid med IKA Kongsberg og IKA Vest-Agder starter vi arkivlederkurs igjen til høsten. Øvrige kurs og seminarer i år vil være viet til periodisering og avlevering av arkiv samt innføring og vedlikehold av elektroniske arkiv. PERSONALE I bokbinderverkstedet har vi nå fått lærling. Hanne Kaastrup startet sin læretid i håndbokbinding august 2002 og vil være ferdig utlært våren Anne Tone Aanby startet sitt arbeid i prosjektet "Skipsbyggmestre og skipsbyggingsmiljø i Vikkilen i seilskutetida" november Prosjektet er finansiert av skipsredermiljøet på Sørlandet. Anette Walmann er ansatt i et års vikariat i tilknytning til formidlingsavdelingen. I forbindelse med formalisering av Aust-Agder-Arkivet som depot for papirbaserte og elektroniske arkiv, har vi p.t. utlyst arkivarstilling. Søknadsfristen utgår Vi anbefaler alle å besøke vårt oppdaterte nettsted, adresse INTERKOMMUNALT ARKIV I VEST-AGDER INTERNETTSIDE IKA Rogaland har fått egen internettside! vi kom på nettet i februar. Web-redaktør er Sigve som har tatt på seg ansvaret for vedlikeholdet. Alle kurstilbudene ligger ute slik at det er mulig å melde seg på kurs direkte fra "siden vår" og det har fungert vi har fått inn kurspåmeldinger via Internett! Internett adressen er: DEPOT Vi holder fremdeles på med å flytte arkivmateriale inn til depotet men nå er det like før vi er i havn. Flere av medlemskommunene har allerede ønsket å reservere mer plass i depotet. Det blir storslagen åpning av "arkivhuset" i Bergelandsgt. 30 den 8.april - med både fylkesmann og riksarkivar tilstede. Temaet for den årlige Kontaktkonferansen for våre medlemskommuner vil naturlig nok være depot i år. Vi merker publikumspågang og vi har allerede merket at interessen er stor for materialet i depotet, dette har medført en viss omlegging av arbeidsfeltet vårt. KURS På kursfronten har vi vært aktive; kurs for Helse Stavanger i grunnleggende arkivkunnskap, arkivnøkkel, arkivbegrensning/ kassasjon og offentlighet og tilgang, kurs for KAF i Oslo med elevarkiv som tema, og i Stavanger kommune med barnehagearkiv, samt våre egne grunnkurs og spesialkurs. Det første spesialkurset i 2003 var om forvaltningsloven og offentlighetsloven og hadde 78 deltakere. INTERKOMMUNALT ARKIV I HORDALAND PERSONALNYTT Arkivsjef Gudmund Valderhaug har permisjon frå i 1 år. Jorunn Dobbe er konstituert arkivsjef. Jan Tore Helle er tilsett som IKT-arkivar frå Han har tidlegare vore tilsett med IKA Møre og Romsdal. Adresse: Bergelandsgt. 30, 4012 Stavanger Tlf: Faks: E-post: epost@ikarogaland.no Internett: Personale: Anne-Lise Kirkerud, arkivkonsulent Tlf: Mob: E-post:annelise.kirkerud@ikarogaland.no Vigdis Bergstad, Permisjon Tlf: Mob: E-post: vigdis.bergstad@ikarogaland.no Sigve Espeland, arkivkonsulent Tlf: Mob: E-post: sigve.espeland@ikarogaland.no Gerd Hertaas, arkivsekretær Tlf: Mob: Anja Meybohm Næss Midlertidig stilling Tlf: Hallgeir Olsen, arkivsjef Tlf: Mob: E-post: hallgeir.olsen@ikarogaland.no Medlemskommuner: Bjerkreim, Bokn, Eigersund, Finnøy, Forsand, Gjesdal, Hjelmeland, Hå, Klepp, Kvitsøy, Lund, Randaberg, Rennesøy, Sandnes, Sauda, Sokndal, Sola, Suldal, Time, Tysvær, Utsira, Vindafjord, Ølen,Rogaland fylkeskommune INTERKOMMUNALT ARKIV I VEST-AGDER Adresse: Märthas vei 1, 4633 Kristiansand Tlf: Faks: E-post: ikava@ikava.va.no Hjemmeside: Personale: Kjetil Reithaug, arkivsjef Tlf E-post: reithaug@ikava.va.no Bjørn Tore Rosendahl, arkivkonsulent Tlf: E-post: rosendahl@ikava.va.no Medlemskommuner: Audnedal, Farsund, Flekkefjord, Hægebostad, Kristiansand, Kvinesdal, Lindesnes, Lyngdal, Mandal, Marnardal, Sirdal, Songdalen, Søgne, Vennesla, Åseral, Vest-Agder fylkeskommune ELEKTRONISKE "ARKIVER" OG HELSESTASJONER Vi har advart alle helsestasjonene i Vest-Agder mot å tro at de uten videre kan innføre elektronisk arkiv. Flere helsestasjoner oppbevarer sine arkiver kun elektronisk, i fagsystemer som ikke nødvendigvis tilfredsstiller kravene gitt i lov og forskrift. Dette har gitt oss en rekke reaksjoner som viser at denne praksisen er en utfordring for mange kommuneadministrasjoner. Arbeidet med saken har også vist oss at sentrale aktører har stort behov for grunnleggende informasjon om lover og regler for arkiver i det offentlige. PERSONALE Etter en forsøksperiode i fjor er nå staben utvidet med en 50%-stilling. Vi har ansatt Betty D. Stensgård. Betty skal først og fremst avlaste arkivsjef og -konsulent med merkantile oppgaver. Erfaringene fra i fjor tilsier at dette vil bidra til at kommunene får mer arkivfaglig bistand fra oss. Videre har vi engasjert Anne Britt Nygård for et ordningsprosjekt for eldre arkiver. INTERKOMMUNALT SELSKAP Alle medlemskommunene har nå vedtatt den nye selskapsavtalen, og vi har avholdt det siste representantskapsmøtet i det "gamle" IKAVA. IKAVA IKS sitt første representantskapsmøte vil bli avholdt den 19. juni DEPOTPROSJEKT Etter oppfordring fra styret begynner medlemskommunenes prinsipielle tilslutning til et interkommunalt arkivdepot å komme. Styret får samtidig fullmakt til å utrede realistiske plasseringsalternativer for et eventuelt depot. REPRESENTANTSKAPSMØTE OG KONTAKTSEMINAR IKAH sitt kontaktseminar går føre seg på Solstrand Fjordhotell i Os, mai. Representantskapsmøtet blir same stad onsdag 14. mai. ARKIVPLANARBEIDET Det blir arkivplanarbeid i fleire kommunar i vår. I Øygarden, Eidfjord, Fedje, Askøy, Meland og Radøy kommunar vert arbeidet snart sett i gang. Vaksdal kommune har sin plan snart ferdig. Dersom fleire av kommunane ønskjer å få laga arkivplan eller revidert den gamle i samarbeid med IKAH, så ta kontakt med oss. AKTUELLE KURS Det er kome nye arkivrettleiingar for grunnskulen og for barnehagar, og vi vil tilby kurs i desse. Vi har tenkt å arrangere desse kursa som regionale kurs og invitere deltakarar frå fem -seks kommunar i same region. Nærare informasjon om desse kursa vil bli sendt til kommunane. ORDNINGSARBEID Det eldre arkivet etter Ølen kommune, som er overført til Rogaland, var ferdig ordna ved årsskifte. Endeleg arkivkatalog ligg no føre. Ved årsskiftet var det også utarbeidd endeleg arkivkatalog for kommunane Lindås, Manger, Hordabø og Sæbø, som våren 2003 vert attendeført til arkivdepotet i Lindås kommune og i Radøy kommune. Dei siste månadane har det vorte ordna og registrert ein del restar av eldre arkiv frå ymse kommunar, der hovudtyngda av arbeidet er gjort tidlegare. Det ligg no føre endeleg arkivkatalog for kommunane Fitjar, Jondal, Skånevik, Strandebarm og Vikebygd. Verksemdsplanen vidare for 2003 er å sluttføra ordninga og utarbeida endeleg arkivkatalog for kommunane Eidfjord, Fedje, Fusa, Meland, Sund og Voss. Registrering av mottekne konsesjonspliktige personregistre føregår kontinuerleg. Adresse: Årstadveien 22, 5009 Bergen Tlf: Faks: E-post: ika@hordarkiv.kl.no Personale: Jorunn Dobbe, konstituert arkivsjef Tel E-post: jorunn.dobbe@hordarkiv.hl.no Jan Tore Helle, arkivar Tlf E-post: jan.tore.helle@hordarkiv.hl.no Randi Krüger, arkivkonsulent Tlf E-post: randi.krueger@hordarkiv.hl.no Åse Eikemo Strømme, arkivkonsulent Tlf E-post: aase.stroemme@hordarkiv.hl.no Gudmund Valderhaug, permisjon Medlemskommunar: Askøy, Austevoll, Austrheim, Bømlo, Eidfjord, Etne, Fedje, Fjell, Fitjar, Fusa, Granvin, Jondal, Kvam, Kvinnherad, Lindås, Masfjorden, Meland, Modalen, Odda, Os, Osterøy, Radøy, Samnanger, Stord, Sund, Sveio, Tysnes, Ullensvang, Ulvik, Vaksdal, Voss, Øygarden 26 Arkheion - 1#2003 Arkheion - 1#

15 Adresse: Interkommunalt arkiv Trøndelag iks Tlf: Postboks 2825 Elgeseter 7432 TRONDHEIM Besøksadr: Maskinistgata 1 (Varelevering: Kjørebru 6) 7042 TRONDHEIM Personale: Kari Remseth, daglig leder Mob: e-post: kari.remseth@ikatrondelag.no Morten Johansen, arkivkonsulent Gro Merete Løkvoll, arkivkonsulent Ståle Prestøy, IKT-rådgiver Jens Rønning, arkivar/ rådgiver Medlemskommuner: Bjugn, Frosta, Grong, Hemne, Hitra, Holtålen, Inderøy, Klæbu, Levanger, Lierne, Malvik, Melhus, Meråker, Midtre Gauldal, Mosvik, Oppdal, Orkdal, Selbu, Skaun, Steinkjer, Stjørdal, Tydal, Verdal, Ørland Adresse hovudkontor: Kirkegt. 10, Pb. 1073, 6001 Ålesund Tlf: Faks: E-post: postmottak@ikamr.no Heimeside: Adresse avdelingskontor: Rådhuset, Kaibakken 2, 6509 Kristiansund Tlf: E-post: torun.soknes@ikamr.no Personale: Arnt Ola Fidjestøl, dagleg leiar Mob: E-post: arnt.ola.fidjestol@ikamr.nojan Torun Segtnan Soknes, arkivkonsulent (permisjon f.o.m ) E-post: torun.soknes@ikamr.no Mads Langnes, arkivkonsulent E-post: mads.langnes@ikamr.no Rolf Petter Waage, IKT-arkivar (f.om ) E-post: rolf.petter.waage@ikamr.no Medlemskommunar: Aukra, Aure, Averøy, Giske, Gjemnes, Halsa, Haram, Herøy, Kristiansund, Midsund, Nesset, Norddal, Rauma, Rindal, Sande, Sandøy, Skodje, Smøla, Stordal, Stranda, Sula, Sunndal, Surnadal, Sykkylven, Tingvoll, Tustna, Ulstein, Vanylven, Vestnes, Volda, Ørskog, Ørsta, Møre og Romsdal fylkeskommune 28 Arkheion - 1#2003 INTERKOMMUNALT ARKIV I TRØNDELAG IKS GENERELT IKA Trøndelag iks er på plass i nye lokaler med kontor og magasin i Universitetsbibliotekets lokaler i DORA. Hjemmesidene, er oppe og går, og her ligger kontaktinformasjon, diskusjonsforum og vårt arkivfaglige diskusjonsforum. PERSONALET Alle de tre ledige stillingene ble besatt fra årsskiftet. Ståle Prestøy har vært ansatt som rådgiver/ikt-arkivar siden 1. januar 2003, og han skal ha ansvar for etablering og drift av depot for elektroniske arkiver. Ståle er 40, opprinnelig fra Helligvær i Bodø kommune og flyttet med sin familie fra Oslo hit til Trondheim i Han har IKT-utdannelse fra Universitetet i Tromsø og har jobbet i 15 år innenfor IKT-faget, hovedsaklig med programvareutvikling og rådgiving. Han har god kjennskap til programvare og IKT-status i kommunal forvaltning. Ståle vil bruke den første tiden hos IKA Trøndelag til å sette seg inn i det arkivfaglige arbeidet, siden dette er et relativt nytt område for ham. Ståle vil også ha ansvar for drift og vedlikehold av vårt interne IKT-miljø samt våre hjemmesider. Morten Johansen er vikar for Gro Merete Løkvoll frem til september, og Jens Rønning har ansvaret for depot av papirbaserte arkiver. ARBEIDSOPPGAVER Hittil har vi avholdt kurs i enkeltkommuner i K-koder og lovverket. IKA Trøndelags kontaktkonferanse avholdes på m/s Midnatsol 7. og 8. april. Hovedtemaer vil være arkivlederrollen, periodedeling og avlevering av historiske arkiver. Det vil også bli en grundig presentasjon av et web-basert verktøy for arkivplaner. Vi har begynt å ta i mot historiske arkiver, og dette kommer til å være et hovedarbeidsområde i tiden fremover. Etter hvert som materialet fra medlemskommunene kommer på plass vil det ordnede og katalogiserte materialet bli registrert i ASTA og katalogene lagt ut på våre hjemmesider. INTERKOMMUNALT ARKIV I MØRE OG ROMSDAL IKS ARKIVDEPOT Selskapet arbeider for tida med å opprette arkivdepot for medlemskommunane. Depotet skal femne om både elektroniske- og papirbaserte arkiv. I skrivande stund ser det ut som om 16 kommunar vil vere tilslutta depotet når tenesta kjem i gang ved årsskiftet 03/04. ELEKTRONISK ARKIVPLAN Selskapet står også i spissen for eit samarbeidsprosjekt for utvikling av elektronisk arkivplan. Eit prosjekt som omfattar 15 kommunearkivinstitusjonar. Dette arbeidet er godt i gang og ein reknar å vere ferdig med utviklingsarbeidet på vårparten Dette prosjektet er støtta av med kr ,- av ABMU. AVLEVERINGSPROSJEKT PERSONARKIV Vi har helde avleveringskurs i dei fleste medlemskommunane og ein har fått avlevert personarkiv frå fem kommunar som eit resultat av desse. Fleire kommunar er i ferd med å avlevere personarkiva sine i desse dagar. ARKIVPLAN Selskapet deltar for tida i arkivplanprosjekt i åtte kommunar. ARBEID MED ELEKTRONISKE SAKSHANDSAMINGSSYSTEM Selskapet har arbeidd særleg tett opp mot fylkeskommunen i samband med at kommunen har teke ibruk eit Noark-4-system. Arbeidet har bestått både i å utarbeide rutinar for elektronisk dokumentflyt, samt å konfigurere systemet i samsvar med dei arkivfaglege krava. KURS OG INFORMASJONSVERKSEMD Vi arrangerer stadig kurs i kommunane der tema i regelen vert bestemt utifrå aktuelle problemstillingar i kommunane. I april står vi som arrangør av den fylkesdekkande kontaktkonferansen. Tema i år femner om elektronisk arkivplan, Noark-4system, arkivakademiet og krav til arkivlokale. IKA har også oppretta fem faggrupper der vi tek opp aktuelle arkivfaglege tema regionsvis innanfor fylket. PERSONALET Jan Tore Helle slutta i selskapet 12. februar og Torun Soknes går ut i svangerskapspermisjon 11. april. I vikariatet til Torun har vi tilsett Mads Langnes som tek til 24. mars. Rolf Petter Waage er tilsett som IKT-arkivar og tek til 2. juni. FYLKESARKIVET I SOGN OG FJORDANE Fylkesarkivet i Sogn og Fjordane er ein fylkeskommunal kulturverninstitusjon som arbeidar med vern og formidling av arkiv og anna kjeldetilfang. Formidlingsverksemda til Fylkesarkivet skjer via internett, føredrag, konferansar, artiklar i ulike fagblad og gjennom Fylkesarkivet sitt eige tidsskrift, Kjelda. Kommunearkivordninga er ein av fagavdelingane ved Fylkesarkivet, og arbeider med arkivfaglege tenester for fylkeskommunen og alle dei 26 kommunane i fylket. ARKIVPLAN Arkivplan på internett er eit satsingsområde for kommunearkivordninga. Det er utarbeida ein eigen standard som kommunane i fylket kan nytte som eit utgangspunkt for sitt arbeid med arkivplan. I vår har det vore seminar om arkivplan for arkivleiarar og det er no fleire kommunar som er i gang med arkivplanarbeid. Alle kommunar har tilbod om å legge sin arkivplan på Fylkesarkivet sine nettsider slik at arkivplanen kan fungere som eit lett tilgjengeleg arbeidsverktøy ute i kommunane. KONTAKTKONFERANSEN Hovudsatsinga denne våren er den årlege kontaktkonferansen, 7. og 8. april. Hovudtema for konferansen i fjor var elektroniske arkiv. Dette har vi ført vidare i år med emne som registrering og vern av elektroniske arkiv. I tillegg tar konferansen mellom anna opp arkivplan på internett og personopplysningslova. ARKIV I NORDLAND KONTAKTSEMINAR 2003 Vi arrangerer årets kontaktseminar april på Luftfartsmuseet i Bodø. Kontaktseminaret vil i år avvikles samtidig med representantskapsmøtet for IKA Nordland (AiNs kommunearkiv-institusjon). Programmet i år har følgende tema: - Arkivplan/arkivplan på nett - Personopplysningsloven - Informasjonssikkerhet og internkontroll KURS Foreløpige program for høstens kurs er allerede klart. Vi vil tilby grunnkurs i arkivdanning og k-koder. Det er lenge siden sist og vi har stor etterspørsel etter disse kursene. I tillegg vil vi tilby arkivkurs spesielt tilrettelagt for barnehager, grunnskoler og muligens PPT spesialarkiv). ARKIVPLAN Lurøy kommune og Grane kommune har ferdigstilt sine arkivplaner. Vi takker for et godt samarbeid i denne prosessen. Fauske kommune har startet opp arbeidet med sin arkivplan. Vi har valgt å følge opp bare en kommune dette året, og heller bruke ressurser på prosjektet med elektronisk arkivplan i samarbeid med de andre kommunearkivinstitusjonene. Målsetningen er at dette prosjektet vil kunne effektivisere arkivplanarbeidet, slik at vi kan følge opp flere kommuner samtidig i arbeidet med arkivplan. ARKIVENES DAG 9. NOVEMBER 2002 I fjor deltok vi for første gang på Arkivenes dag og satte opp utstillingen "Dag Skogheim og hans dokumentariske virksomhet". Utstillingen var tilgjengelig på biblioteket på høgskolen i Bodø i 3 uker etterpå. Bilder og annen informasjon fra Arkivenes dag ligger tilgjengelig på vår hjemmeside. PRIVATARKIV OG KURIOSITETER PÅ HJEMMESIDEN Vi har lagt ut en del informasjon og bilder fra noen privatarkiv som vi har i våre magasin. Dette er bl.a. Sulitjelma gruber og Nordland landbruksselskap. Vi har også lagt ut en del "kuriositeter" som det kan være artig å se nærmere på. Se vår hjemmeside for mer informasjon ( Adresse: Fylkesarkivet i Sogn og Fjordane, Askedalen 2, 6863 Leikanger Tlf: Faks: E-post: postmottak@sffarkiv.no Tilsette: Gunnar Urtegaard, fylkesarkivar, Tlf Randi Melvær, sekretær/stadnamn, Tlf: , E-post: randim@sffarkiv.no Oddvar Natvik, utvandring/pers.data/fotovern, Tlf: , E-post: oddvarn@sffarkiv.no Hermund Kleppa, Kulturhistorisk Atlas og Leksikon/møtebokregister, Tlf: , E-post: hermundk@sffarkiv.no Anders Gjerde, Kulturhistorisk Atlas og Leksikon, Tlf: E-post: andersg@sffarkiv.no Øystein Åsnes, musikkarkivar (nytilsett) Snorre Øverbø, arkivar-privatarkiv, Tlf: , E-post: snorreo@sffarkiv.no Karianne Schmidt Vindenes, arkivar-kommunale arkiv, Tlf: , E-post: kariannev@sffarkiv.no Ole Stian Hovland, arkivar-kommunale arkiv, Tlf: , E-post: oleh@sffarkiv.no Gunnar Yttri, arkivar-fylkeskommunale arkiv, Tlf: , E-post: gunnary@sffarkiv.no Berit Selseng, registrator, Tlf: , E-post: berits@sffarkiv.no Arild Reppen, fotograf/fotoarkivar, Tlf: , E-post: arildr@sffarkiv.no Medlemskomm. i kommunearkivorninga: Askvoll, Aurland, Balestrand, Bremanger, Eid, Fjaler, Flora, Førde, Gaular, Gloppen, Gulen, Hornindal, Hyllestad, Høyanger, Jølster, Leikanger, Luster, Lærdal, Naustdal, Selje, Sogndal, Solund, Stryn, Vik, Vågsøy, Årdal, Sogn og Fjordane fylkeskommune. Adresse: Høgskolen i Bodø, 8049 Bodø Tlf.nr Telefaks E-post: arkiv.i.nordland@hibo.no Hjemmeside: Ansatte Svein Fygle, leder Ketil Alsos, arkivar Hanne O. Johansen, sekretær Kari A. Kleve, arkivar Tone-Lise Fische, arkivar Solveig Lindbach Jensen, arkivar/it-ansvarlig Nansy Schulzki, arkivar Inge Strand, arkivar (privatarkiv) Finn Myrvang, prosjektleder/navnekonsulent (Stadnamnprosjektet) Medlemskommuner i IKAN: Ballangen,Beiarn,Bodø, Dønna,Evenes, Fauske,Gildeskål, Grane, Hamarøy, Lurøy, Lødingen, Meløy, Nesna, Røst, Saltdal, Skjerstad, Sørfold, Tjeldsund, Træna,Tysfjord, Værøy Interkommunalt selskap: Søndre Helgeland, Miljøverk (SHMIL) 29

16 Adresse: c/o Statsarkivet i Tromsø, 9293 Tromsø Tlf: Faks: E-post: interkom@online.no Ansatte: Hilde E. Bjørnå, arkivsjef Mobil: E-post: hild-elv@online.no Harald H. Lindbach, arkivar Mobil: E-post: haraldli@online.no Frøydis Antonsen, arkivkonsulent Mobil: E-post: froydisa@online.no Medlemskommuner: Balsfjord, Bardu, Berg, Bjarkøy, Dyrøy, Gáivuona/Kåfjord, Gratangen, Harstad, Ibestad, Karlsøy, Kvænangen, Lavangen, Lenvik, Lyngen, Målselv, Nordreisa, Salangen, Storfjord, Sørreisa, Torsken, Tranøy 30 Arkheion - 1#2003 Postadresse c/o Porsanger kommune, Rådhuset, 9712 Lakselv Kontoradresse Gamle herredshuset, Meierivn. 2, 9700 Lakselv Tlf / Telefaks E-post ika.finnmark@c2i.net Internett: Personale Hege Sætrum Kenny, daglig leder Marion J. Sørensen, arkivkonsulent Medlemskommuner Berlevåg, Båtsfjord, Gamvik, Hammerfest, Kárásjohka - Karasjok, Kvalsund, Loppa, Måsøy, Nordkapp, Porsanger,Unjargga - Nesseby, Vadsø, Vardø INTERKOMMUNALT ARKIV I TROMS (IKAT) OMORGANISERING TIL IKS OG UTVIKLING AV NYTT TJENESTETILBUD Forslag til selskapsavtale og Rapport om felles arkivdepot og ABM-samarbeid i Troms er nå til behandling i kommunene. Omorganiseringen og utvikling av nye tjenester vil bli tatt opp på årsmøte i representantskapet 24. april. ORDNING AV ELDRE OG AVSLUTTET ARKIV Materiale fra Målselv, Trondenes, Harstad, Lyngen og Gáivuona/Kåfjord kommuner er nå inne til ordning. Etter disse står Berg, Lavangen og Balsfjord for tur. ARBEIDET MED PERSONREGISTRE IKAT tar jevnlig imot avleveringer av kommunale personregistre, og ordningen fortsetter som før. Nye avtaler om deponering av personregistre er blitt inngått, og IKAT arbeider med å utvikle veiledningshefter for behandling av en rekke ulike registre. ARKIVPLANLEGGING IKAT er for tiden involvert i arkivplanprosjekt i Harstad og Målselv kommuner, og er også med i samarbeidet om utvikling av Elektronisk arkivplan. Lenvik, Gáivuona/Kåfjord, Lavangen, Bjarkøy, Sørreisa og Balsfjord står på venteliste, og vil få startet opp prosjekter så snart IKAT har ledig kapasitet. KURS Årets Kontaktseminar blir arrangert i Tromsø, april. Oversikt over kurs som kan bestilles finnes på Kurstorget foran i bladet. Alle kommuner som har eldre arkiv inne til ordning får tilbud om å hospitere under ordningsarbeidet. INTERKOMMUNALT ARKIV I FINNMARK IKAF har gleden av å ønske Kvalsund kommune som nytt medlem fra 1.januar IKAF vil avholde årsmøte for 2002 og stiftelsesmøte for IKAF IKS 19.mars i Lakselv. Vi har som mål å være omorganisert pr. 1.juli I den forbindelse må vi bytte regnskapsfører og revisor siden vi skal gå over til å føre regnskap etter Regnskapslovens prinsipper. Tidligere har Porsanger kommune vært vår regnskapsfører. PERSONALNYTT Arkivkonsulent Marion Jeanette Sørensen er innvilget 75% studiepermisjon fra 1.mars til 8.juni. Det vil ikke bli ansatt vikar. ARKIVOPPLÆRING Høsten 2002 gjennomførte vi Grunnkurs Arkiv i 7 av våre medlemskommuner. I februar avholdt vi kurset i Kvalsund og vi har som mål å få gjennomført kurset i de resterende kommunen i løpet av våren. Ellers vil vi arrangere Arkivkurs for skoler og barnehager i Lakselv i april og vi vil før sommeren også tilby et dagskurs i Periodisering. UTADRETTET VIRKSOMHET For å komme i kontakt med de kommunene som ikke er medlemmer hos oss deltok IKAF 4.februar på en rådmannskonferanse i Alta og informerte om hvilke tjenester vi kan tilby. Vi kommer i løpet av våren til å ta kontakt med de kommunene som ikke er medlemmer for å tilby kommunebesøk med orientering og informasjon om IKAF til de som ønsker dette. HENDIG ARKIVHJELP TIL SKULAR OG BARNEHAGAR I dag vert det sett store krav til dei offentlege skulane og barnehagane si handsaming av informasjon. Ein stadig aukande informasjonsstraum må handsamast i samsvar med gjeldande lovverk. I det daglege har ålmenta, elevar og føresette alle ulike rettmessige krav på innsyn i skulane og barnehagane sine saksdokument. På den andre sida må dei same skulane og barnehagane syta for at saksdokumenta vert tekne vare på for ettertida. I samsvar med arkivforskrifta pliktar alle offentlege organ å ha arkiv. Arkiv etter skular og barnehagar inneheld dokument med stor kulturell, rettsleg og forvaltningsmessig verdi. Saman med lovkrava er det dette som er bakgrunnen for at kommunearkivordninga ved Fylkesarkivet i Sogn og Fjordane no tilbyr hendige arkivrettleiingar for skular og barnehagar. Arkivrettleiingane er lagt opp som ei hjelp til etablering og gjennomføring av arkivrutinar som er i tråd med Arkivlova med forskrifter. Arkivrettleiingane omfattar arkivarbeidet heilt frå dei daglege post- og arkivgjeremåla, og til og med avleveringa av eldre arkiv til arkivdepot. Rettleiingane har også eit eige kapittel som tek føre seg behandling og bevaring av personopplysningar. FYLKESARKIVET I SOGN OG FJORDANE TEKST: KARIANNE S CHMIDT V INDENES OLE S TIAN H OVLAND Arkivrettleiingane har kome i stand som eit samarbeid mellom Interkommunalt arkiv i Hordaland, Bergen Byarkiv, Interkommunalt arkiv i Møre og Romsdal, Interkommunalt arkiv i Rogaland og Fylkesarkivet i Sogn og Fjordane. Forfattar av arkivrettleiingane er arkivar Gunnar Yttri ved Fylkesarkivet i Sogn og Fjordane. Arkivrettleiingane er på høvesvis 42 (skule) og 40 (barnehage) sider, og er trykt i same hendige format (A5) som Arkivlova med forskrifter. Fylkesarkivet i Sogn og Fjordane kan tilby arkivrettleiingane til kr. 100,- inklusive mva. pr. rettleiing + frakt. BESTILLING AV RETTLEIINGANE KAN SKJE PÅ E-POST TIL : KARIANNEV@SFFARKIV.NO, ELLER VED VANLEG POST TIL FYLKESARKIVET, ASKEDALEN 2, 6863 LEIKANGER. ARKIVLEDERKURS IKA Vest-Agder, Aust-Agder-Arkivet og IKA Kongsberg vil i arrangere fem samlinger for sine arkivledere. Kursene vil gi en unik mulighet for å bli faglig oppdatert, lære hvordan man skal takle arkivlederrollen og knytte kontakter med andre arkivledere. KURSPLANEN ER FORELØPIG SATT OPP SLIK: okt.2003 Kongsberg Arkivlederrollen nov.2003 Bø Arkivets ytre rammebetingelser Forts jan.2004 Arendal Organinterne styrende dokumente Web-basert arkivplan Organets plandokumenter mars 2004 Kristiansand Vår elektroniske arkivhverdag 2.-3.juni 2004 Risør Arkivenes vei til og liv i depot Kursinvitasjon er sendt ut til våre medlemskommuner. Arkheion - 1#

17