Flora kontrollutval. SEKOM-sekretariat. Sakliste. Møtestad: Flora samfunnshus, møterom Ytterøyane Dato: Tid: Kl. 09:30

Transkript

1 Flora kontrollutval SEKOM-sekretariat Møtebok Møtestad: Flora samfunnshus, møterom Ytterøyane Dato: Tid: Kl. 09:30 Faste representantar som møtte: Eva Richter Miriam Nesje Olav Mølster Ole Chrstian Rynning Forfall faste representantar: Bjørn Hollevik Fylgjande vararep. møtte: Dag Henrik Nygård Sakliste Sak nr. Sakstittel 01/17 Godkjenning av innkalling og sakliste 02/17 Skriv og meldingar 03/17 Framdrift i saker: Eigarskapsstrategi, møte og delegeringsreglement med meir 04/17 Prosjektrekneskap Hamnegata VA-leidningar 05/17 Informasjon om tilsetjingssaker 06/17 Innkrevjingsrutinar ved sjukefråvær 07/17 Revisor si vurdering av uavhengigheit 08/17 Organisering av kommunerevisjonen i Sogn og Fjordane - informasjon 09/17 Forvaltningsrevisjon - val av prosjekt (ny handsaming) 10/17 Årsmelding Flora kontrollutval 11/17 Oppfølgingsliste /17 Eventuelt Andre som møtte: SEKOM-sekretariat ved Arnar Helgheim, KRYSS Revisjon ved Terje Førde og Charles Litsheim. Administrasjonen ved Norunn Stavø (sak 1, 3-6), Linda Nipen (sak 1, 3-6) og Berit S Osa. Ordførar Ola Teigen i sak 3. Utvalet endra rekkefølga på sakene: Sak 1, sak 4, sak 5, sak 3, sak 6-10, sak 2, sak Leiaren hadde forfall, og nestleiar Eva Richter leia møtet. Underskrifter:

2 01/17: Godkjenning av innkalling og sakliste (Kontrollutvalet gjer endeleg vedtak) Innkalling og sakliste vert godkjent. FLO- 01/17 VEDTAK: Innkalling og sakliste vert godkjent. 02/17: Skriv og meldingar Tilråding frå SEKOM-sekretariat (Kontrollutvalet gjer endeleg vedtak) Skriv og meldingar vert tekne til orientering. Skriv og melding nr 1 - FKT si fagkonferanse 7. og 8. juni: Ole Christian Rynning melder seg på. Eva Richter undersøker om ho har høve, og melder seg eventuelt på. Skriv og melding nr 8 - Saker til kontrollutvalet 30. mars: I samband med sak om rekneskap 2016 på neste møte, kallar kontrollutvalet rådmannen inn for å gi svar på spørsmåla frå Eva Richter om administrative kostnader: "Administrative kostnader: Orientering om fordeling av økonomiske midler og bruken av disse. Organisering av kommunen: antall tjenesteenheter og deres ansvarsområder, antall stabsenheter og deres ansvarsområder. Hva er stabenes ansvar overfor/i forhold til linjeenhetene? Det må legges fram stillingsbeskrivelser for stabsenheter og linjeenheter. Kontrollutvalget må nå få en grundig gjennomgang av Flora kommune sin bruk av den store veksten i byråkratiet og kjøp av eksterne tjenester". FLO- 02/17 VEDTAK: Skriv og meldingar vert tekne til orientering. Side 2

3 03/17: Framdrift i saker: Eigarskapsstrategi, møte og delegeringsreglement med meir Saka vart handsama etter sak 1, 4 og 5. Ordførar Ola Teigen informerte: Eigarskasoppfølging: Formannskapet har dette som tema i arbeidsmøte 18. og 19. april. Mål om handaming i bystyret i slutten av mai. Delegeringsreglement: Mål om handsaming i bystyret i slutten av april. FLO- 03/17 VEDTAK: 04/17: Prosjektrekneskap Hamnegata VA-leidningar (Saka går vidare til bystyret). Kontrollutvalet viser til revisjonsuttale frå KRYSS Revisjon datert for prosjektnr Hamnegata VA-leidningar og tilrår at prosjektrekneskapen vert godkjent slik den ligg føre. FLO- 04/17 VEDTAK: Kontrollutvalet viser til revisjonsuttale frå KRYSS Revisjon datert for prosjektnr Hamnegata VA-leidningar og tilrår at prosjektrekneskapen vert godkjent slik den ligg føre. Side 3

4 05/17: Informasjon om tilsetjingssaker Informasjon ved revisjonssjef Terje Førde. Framlegg i møtet: Framlegget vart samrøystes vedteke. FLO- 05/17 VEDTAK: 06/17: Innkrevjingsrutinar ved sjukefråvær Informasjon ved Terje Førde og Linda Nipen. Framlegg i møtet: Revisjonsnotatet vert sendt bystyret til informasjon. Framlegget vart samrøystes vedteke. FLO- 06/17 VEDTAK: Revisjonsnotatet vert sendt bystyret til informasjon. Side 4

5 07/17: Revisor si vurdering av uavhengigheit Kontrollutvalet tek revisor si vurdering av uavhengigheit til orientering. Revisor si vurdering av uavhengigheit vert sendt bystyret til informasjon. FLO- 07/17 VEDTAK: Kontrollutvalet tek revisor si vurdering av uavhengigheit til orientering. 08/17: Organisering av kommunerevisjonen i Sogn og Fjordane - informasjon Informasjon ved revisjonssjef Terje Førde. Presentasjon som vert brukt i alle eigarkommunane vart delt ut. FLO- 08/17 VEDTAK: 09/17: Forvaltningsrevisjon - val av prosjekt (ny handsaming) Kontrollutvalet vedtek følgjande prioritering av forvaltningsrevisjonsprosjekt: 1. Side 5

6 Framlegg i møtet: Saka vert utsett til kontrollutvalet sitt møte den 1. juni. Framlegget vart samrøystes vedteke. FLO- 09/17 VEDTAK: Saka vert utsett til kontrollutvalet sitt møte den 1. juni. 10/17: Årsmelding Flora kontrollutval (Saka går vidare til kommunestyret). Framlegg til årsmelding 2016 for Flora kontrollutval vert vedteke. FLO- 10/17 VEDTAK: Framlegg til årsmelding 2016 for Flora kontrollutval vert vedteke. 11/17: Oppfølgingsliste Gjennomgangen av oppfølgingslista vert teken til orientering Politiattest ved tilsetjingar: Kontrollutvalet ber om skriftleg tilbakemelding og informasjon i møte den 4. mai om korleis rådmannen følgjer dette opp. Møteplan 2017: Retting av dato: Felles samling for kontrollutvala i fylket (på Skei) er den 15. juni. (ikkje 16. som det Side 6

7 stod i oppfølgingslista). FLO- 11/17 VEDTAK: Gjennomgangen av oppfølgingslista vert teken til orientering 12/17: Eventuelt Møtefrekvens: Eva Richter tok opp møtefrekvensen i kontrollutvalet. Forskyving av møte har gitt opphoping av skriv og meldingar og saker på dette møtet. FLO- 12/17 VEDTAK: Side 7