Flora kontrollutval SEKOM-sekretariat

Transkript

1 Flora kontrollutval SEKOM-sekretariat Møtebok Møtestad: Flora samfunnshus, møterom Ytterøyane Dato: Tid: Kl. 09:30 14:30 Faste representantar som møtte: Bjørn Hollevik Eva Richter Miriam Nesje Olav Mølster Ole Chrstian Rynning Sakliste Sak nr. Sakstittel 57/16 Godkjenning av innkalling og sakliste 58/16 Skriv og meldingar 59/16 Flora Kjøkkenservice - informasjon om rekneskap 2015 og /16 Florø Parkering AS - orientering etter første halvår /16 Plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll 62/16 Budsjett for Flora kontrollutval /16 Oppfølgingsliste /16 Eventuelt Andre som var tilstades: KRYSS Revisjon ved Terje Førde (heile møtet) og Charles Litsheim (sak 57, 58, 60 og 61). Dagleg leiar i Florø Parkering AS, Jan Harald Arnesen deltok under sak 60. Ole Christian Rynning deltok frå sak 58/16, skriv og meldingar. Miriam Nesje kom kl 10 til sak 60, Florø Parkering AS. Sak 59 vart handsama til slutt i møtet. Underskrifter:

2 57/16: Godkjenning av innkalling og sakliste Innkalling og sakliste vert godkjent. Tilrådinga vart smrøystes vedteken. FLO- 57/16 VEDTAK: Innkalling og sakliste vert godkjent. 58/16: Skriv og meldingar Skriv og meldingar vert tekne til orientering. Revisjonssjef Terje Førde informerte om årsmelding og rekneskap frå KRYSS Revisjon. Han informerte også om drøftingar som er i gang med tanke på ei fylkesdekkande revisjonseining. Kontrollutvalet ønskjer å bli orientert om framdrifta med eventuelt fylkesdekkande revisjonseining. Olav Mølster informerte om notat "Vedrørende kommunalt eierskap". Sjå sak 64, Eventuelt. FLO- 58/16 VEDTAK: Skriv og meldingar vert tekne til orientering. 59/16: Flora Kjøkkenservice - informasjon om rekneskap 2015 og 2016 (Kontrollutvalet gjer endeleg vedtak). Informasjonen vert teken til orientering. Tillegg til tilrådinga: Kontrollutvalet tingar rapport frå revisor til kontrollutvalet sitt ekstramøte den 14. oktober. Tlrådinga med tillegg vart samørystes vedteken. FLO- 59/16 VEDTAK: Side 2

3 Informasjonen vert teken til orientering. Kontrollutvalet tingar rapport frå revisor til kontrollutvalet sitt ekstreamøte den 14. oktober. 60/16: Florø Parkering AS - orientering etter første halvår 2016 (Kontrollutvalet gjer endeleg vedtak). Informasjonen vert teken til orientering. Orientering ved dagleg leiar Jan Harald Arnesen. Han delte ut halvårsrekneskap for selskapet. Utvalet ønskjer oppdatering på møte neste møte (9.11.) om avtale med Flora Hamn og konsekvensar av endra sentralt regelverk med varsla statlege gebyr. Det er også ønskjeleg at utvalet får det nye regelverket og selskapet sitt budsjett for 2017 i samband med denne orienteringa. Informasjon ved dagleg leiar og styreleiar. Tilrådinga vart samrøystes vedteken. FLO- 60/16 VEDTAK: Informasjonen vert teken til orientering. 61/16: Plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll (Saka går vidare til bystyret). 1. Plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll vert vedteken med følgjande prioritering av prosjekt: Kontrollutvalet får fullmakt til å gjere endringar i prioritering, og å legge til nye prosjekt i perioden. Side 3

4 Endringar av tekst i planen: A. Barnevern: Endra overskrift til «Barnevern internkontroll» C. Sjukefårværsoppfølging: Andre kulepunkt vert stroke. Nytt kulepunkt under stikkord: Arbeidsmiljø for tilsette E. Selskapskontroll. Ny tekst før "Aktuelle problemstillingar": Vert ikkje prioritert som prosjekt i planen. Eigarskapsmelding er pr i dag ikkje lagt fram og vedteken av bystyret. Når denne er vedteken, er det aktuelt for kontrollutvalet å tinge mindre undersøkingar og rapportar frå revisor innan selskapskontroll. G. Personalforvaltning: Endra overskrift til "Løns- og tilsetjingspolitikk". Kulepunkt 2 og 3 under problemstillingar vert strokne. H. Nytt punkt: Politisk styring på personalområdet. Aktuelle problemstillingar: Er det reell politisk kontroll med stillingsheimlar og lønsfastsetjing? Vert avgjerder på personalområdet gjort etter rett delegert mynde? Framlegg til prioritering i møtet: Endra punkt 1: Plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll vert vedteken med følgjande prosjekt: Barnevern internkontroll (A) Barnehagane (B) Sjukefråværsoppfølging (C) Læringsmiljø i skulen (D) Politisk styring på personalområdet (H) Endra punkt 2: Kontrollutvalet får fullmakt til prioritering, og legge til nye prosjekt i perioden. Avstemming: Tilrådinga med framlegg til endra tekst og endring i punkt 1 og 2 vart samrøystes vedteken. FLO- 61/16 VEDTAK: Side 4 1. Plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll vert vedteken med følgjande prosjekt: Barnevern - internkontroll (A) Barnehagane (B) Sjukefråværsoppfølging (C) Læringsmiljø i skulen (D) Politisk styring på personalområdet (H) 2. Kontrollutvalet får fullmakt til prioritering, og legge til nye prosjekt i perioden. 3. Endringar av tekst i planen: A) Barnevern: Endra overskrift til "Barnevern - internkontroll". C) Sjukefråværsoppfølging: Andre kulepunkt vert stroke. Nytt kulepunkt under stikkord: Arbeidsmiljø for tilsette. E) Selskapskontroll. Ny tekst før "Aktuelle problemstillingar": Vert ikkje prioritert som prosjekt i planen. Eigarskapsmelding er pr i dag ikkje lagt fram og vedteken av bystyret. Når denne er vedteken, er det aktuelt for kontrollutvalet å tinge mindre undersøkingar og rapportar frå revisor innan selskapskontroll.

5 G) Personalforvaltning: Endra overskrift til "Løns- og tilsetjingspolitikk". Kulepunkt 2 og 3 under problemstillingar vert strokne. H) Nytt punkt: "Politisk styring på personalområdet". Aktuelle problemstillingar: Er det reell politisk kontroll med stillingsheimlar og lønsfastsetjing? Vert avgjerder på personalområdet gjort etter rett delegert mynde? 62/16: Budsjett for Flora kontrollutval 2017 (Saka går vidare til kommunestyret). Kontrollutvalet tilrår følgjande budsjett for drift av kontrollutvalet i 2017: Konto Tekst B2016 (KU) Godtgjersle folkevalde Arbeidsgjevaravgift Matvarer Opplæring / kurs / seminar Skyss- og diettgodtgjersle Kontingentar 5 Drift av kontrollutvalet 145 B Tilrådinga vart samrøystes vedteken. FLO- 62/16 VEDTAK: Kontrollutvalet tilrår følgjande budsjett for drift av kontrollutvalet i 2017: Konto Tekst B2016 B2017 (KU) Godtgjersle folkevalde Arbeidsgjevaravgift Matvarer 4 4 Side 5

6 11500 Opplæring / kurs / seminar Skyss- og diettgodtgjersle Kontingentar 5 5 Drift av kontrollutvalet /16: Oppfølgingsliste (Kontrollutvalet gjer endeleg vedtak). Utdelt frå KRYSS Revisjon: Oversikt over godtgjersle til styreleiarar. Framlegg til vedtak: Gjennomgangen av oppfølgingslista vert teken til orientering. Framlegget til vedtak vart samrøystes vedteke. FLO- 63/16 VEDTAK: Gjennomgangen av oppfølgingslista vert teken til orientering. 64/16: Eventuelt Flora Hamn - informasjon/drøfting Det vart teke opp spørsmål om lukking av møtet under informasjon og drøfting. Vedtak om lukking: Møtet vert lukka under handsaming av den delen under eventuelt som gjeld Flora Hamn. Vedtak vert gjort med heimel i kommunelova 31, 5 og offentleglova 23. Utvalet ønskjer nærare informasjon på neste møte. Møtet vart opna etter at dette temaet var handsama. Bestilling av rapportar 2016 frå KRYSS Revisjon: Eigarskapsoppfølging: Kven representerar Flora i generalforsamlingar, årsmøte og liknande i selskap og føretak? Korleis er bystyet involvert i utpeiking av kandidatar til Side 6

7 styre i selskap? Politiattest ved tilsetjingar der det er aktuelt. Innkrevjingsrutiner ved sjukefråvær. SIS: Vedtak, avtaler eller anna som ligg til grunn for samarbeidsforumet? Møtebok frå kontrollutvalet: Tidpsunkt for avslutning av møte skal stå i protokollen. Ekstra møte i kontrollutvalet: 14. oktober kl FLO- 64/16 VEDTAK: Side 7