Referat styremøte Sameiet Vekterkvartalet

Transkript

1 Referat styremøte Sameiet Vekterkvartalet Tidspunkt: Onsdag kl. 18:00 21:00 Sted: Stallen (galleriet), Teatergata Til stede: Glenn Nordholmen Knut Larsen Torgeir Edland Ted-Kristian Nilsen Reidun Eriksen Sissel Weik 1. Valg av referent : Glenn 2. Godkjenning av dagsorden : Godkjent 3. Godkjenning av møtereferat : Godkjent 4. Regnskap/økonomi Rapport tom juli viser et positivt resultat på Det god likviditet, noe som skyldes at det fremdeles mangler en del regninger fra tidligere perioder, særlig knyttet til fordeling næring/bolig hvor vi venter til tilbakemeldinger fra utbygger. Vi vet at utgiftene vil øke og styret vil i den forbindelse revidere budsjettet og det må forventes en økning av fellesutgiftene relativt raskt. Styret vil særlig følge med 3600 (innkrevde felleskostnader) og 3610 (kapitalinnskudd). Den nye styreportalen fra USBL er så dårlig at den grenser til det ubrukelige. Dette medfører mye ekstraarbeid i forbindelse med regnskapsrapporter o.l. Vi vil be om redusering av honoraret til usbl pga. dette. 5. Status «store» saker med utbygger Viser til notat av med svar fra utbygger som ble vedlagt forrige styrereferat. Pga. sommerferien har det ikke vært jobbet mye med disse punktene, men styret vil ta opp igjen arbeidet med disse sakene nå. I korte trekk er status: Heis: Det har vært gjennomført møte med Heis-Tek og Securitas. Styret går inn for å tegne en service/vedlikeholdsavtale med Heis-Tek og Securitas for vakt/alarm/tilkalling ved stans. Bruk av Securitas medfører en mye raskere respons enn ved bruk av Nokas. Det har vært flere vannlekkasjer i heis Teatergata her skal luftehatt byttes og taket over heis tekkes på nytt. Minner om at røyklukene kun skal betjenes av brannvesenet. Står disse åpne i regnvær vil det kunne komme vann i styreskapene. Søplerom: Kommunen har sendt brev til utbygger og bedt om er redegjørelse vedr luftinntak fra lukket rom. Heller på svalgang: Disse skal sjekkes/rettes på, se også punkt 6. Tilgang kjellerboder utenom senteres åpningstider: Kommunen har bedt utbygger komme med en løsning på dette. Boder i kjeller Se eget punkt om tilsyn tilfluktsrom. Det foreligger ingen krav om at armatur skal være plassert slik de er. Etter styrets mening bør alle f.eks. ha godt lys i sin bod. Antall sykkelplasser: 1

2 Kommunen bedt utbygger om en redegjørelse da det ikke er i tråd med reguleringsplan, avtaler og tegninger. 6. Mangel-liste trinn 1,2,3 Styret har i over ett år jobbet med «mangel-liste» (vedlagt) som inneholder for det meste småting vi mener utbygger burde ha ryddet av veien for lenge siden. Noen punkter er tatt de siste dagene, resten skal tas i forbindelse med ettårskontrollen leiligheter trinn-1 (siste uke august). 7. Tilfluktsrom Vi er brukere av tilfluktsrommet og med det ansvarlig for vedlikehold. Vi har fått gjennomført tilsyn fra Vestfold sivilforsvarsdistrikt. Rapporten avslørte «betydningsfulle feil og mangler». Utbygger har frist til for utbedring. Det ble i 2010 søkt om sletting av tilfluktsrom, noe som ble avslått. Styret vil følge denne prosessen nøye og sameiet har heldigvis meget god kompetanse selv på dette området. Det er en rekke punkter vi mener må avklares nærmere. Det er også juridiske sider ved bruk av boder i tilfluktsrom som styret ønsker en avklaring på. Det er etter vår mening heftelser knyttet til bodene, som må tømmes innen 72 timer når tilfluktsrommet tas i bruk. Dette fremkommer ikke av salgsmateriell og er heller ikke opplyst om i forkant. Styret anbefaler de i trinn 1 som skal ha ettårsbefaring om å vurdere en reservasjon når det gjelder bod i kjeller/tilfluktsrom inntil det juridiske er avklart. 8. Maling av fasader Det er innhentet 2 tilbud, fra C. Kristoffersen og Fasade & Interiørservice. Vi må gå en runde til her for å få sammenlignbare tilbud. 9. Forsikring Det er tegnet ordinær forsikring for boligsammenslutning gjennom Gjensidige. Årsbeløp (7.672/mnd). I tillegg kommer vår andel fra deling m/næring. 10. Søknad om innglassing av balkong fra Gundersen Gundersen har søkt styret om innglassing, det er også andre som er interessert i dette. Styret er positivt innstilt til innglassing. Etter henvendelse til kommunen har vi fått svar at dette er søknadspliktig, se vedlegg. Pga stor arbeidsmengde med andre saker har styret ikke kapasitet til å jobbe med dette nå. De som er interessert må evt gå sammen og komme med et gjennomarbeidet forslag som legges frem for styret. Her må det avklares kostnader i forbindelse med søknader, prosjektering etc. 11. Dueproblem trinn-3, 3.etg Det er et problem at duer kommer inn der det er avstand mellom gesims på bygget og avslutning på terrasser. Dette er tatt opp med utbygger som skal behandle saken på byggherremøte torsdag (15.8) Duer slår seg til andre steder også, her forslår styret at man kan prøve å strekke tynn wire for å hindre at de setter seg. 12. Utarbeide regler for bruk av garasje Vi er bedt av Dag Kjeldsberg om å utarbeide «garasjeregler», epost : Jeg ville snarest ha laget ordensregler som utelukker all annen lagring/parkering enn biler, motorsykler, bilhengere og slike ting innenfor oppmerket plass. Forbud mot alt av oppheng i tak også. Samt innbygging av p-areal og slike ting. Alt av brennbare beholdere og lignende kan selvsagt heller ikke lagres. Kanskje dere kan få en mal fra USBL?? Dette er nok vanlig praksis i alle slike anlegg. 2

3 Alle arealer som ikke er innenfor oppmerket p-plass(er) er jo fellesareal og her må det også være naturlig med ordensregler. Uansett hvem som til slutt får ansvaret for forvaltningen av fellesarealene. Da sameiet ikke har forvaltning/råderett over dette området ønsker ikke styret å blande seg inn i dette, men oppfordrer alle til å holde seg innenfor sine oppmerkede plasser. 13. Skal vi gi nøkkelbrikke til AMK? Orienteringsplan? Det er kommet forslag om å gi AMK (ambulansene) nøkkelbrikke slik at de kan komme seg inn i bygget selv. Tanken er at Apotekergata 13 (her er det båreheis) skal være felles adresse/inngang. Styret er skeptisk til en slik løsning. Hvis det kommer en ambulanse som ikke har brikke vil det brukes unødig lang tid for å komme til korrekt leilighet. Vi vil likevel ta et møte med AMK for å diskutere saken nærmere. 14. Søknad fra Stålsett om aviskasse v/apotekergata 13 Epost av I regnvær blir våre søndagsaviser våte/ødelagt fordi budet må levere avisene utenfor inngangen til Vekterkvartalet. Budet har ikke tilgang til de ordinære postkassene i grunnetasjen på søndagene. I Teatergaten er det satt opp slike kasser. Jeg ber om styrets behandling av dette forslaget. " Det settes opp aviskasse utenfor inngangen til Vekterkvartalet i Apotekergaten 13. " Avisbudet har fått utlevert nøkkelbrikke for å komme til postkassene. Styret har henvendt seg til Edda Distribusjon både pr. epost og telefon uten å få svar på hvorfor avisene ikke leveres i postkassene. Vi vil gjøre noen flere forsøk før det vurderes aviskasse på utsiden. 15. Forslag fra Stålsett vedr. gjesteparkering Epost av : Jeg snakket med deg om gjesteparkering og kan skissere følgende løsning for å bruke beboernes plasser når de er ledige. 1. Styret utpeker en parkeringsansvarlig. 2. Den som stiller sin plass til disposisjon, sender en mail til vedkommende og angir plass nr og tidsrom for gjestebruk 3. Den som trenger en gjesteplass, kontakter parkeringsansvarlig og får anvist plass. Opplysning om en eventuell ordning ( denne eller en annen ) gis i din informasjon til beboerne. Styret synes dette er en glimrende idé, men har ikke kapasitet til å administrere en slik ordning. Hvis det er noen som har lyst/anledning til å være «parkeringsansvarlig» så gi styret beskjed. 16. Sommer/høst-fest? Det har kommet ønske om en «fest» fra flere, en mulighet til å bli litt bedre kjent med naboer. Planen er da å bruke fellesarealet mellom trinnene. Hvis noen har lyst/anledning til å arrangere/organisere dette så gi beskjed til styret. 17. Orienteringssaker - Brannvesenet er kontaktet for en befaring. Vi vil ta opp bruk av svalganger, se på rømningsveier etc 18. Eventuelt - Trinn-4 (sak ) begynner å «røre» på seg i kommunens postliste (innsyn). De som er interessert kan følge dette følge dette på: &scripturi=/innsyn.aspx&skin=infolink&Mid1=2898& 3

4 - Det er fint om alle bruker søppelcontainere korrekt. Det kastes noe matavfall i restavfallet, noe som fører til lukt/flueproblemer da restavfallet kun tømmes hver 3. uke. - Enkelte bjelker/dragere i etasjeskillene (f. eks øverst på veggen på terrasser) er stygge og noen ønsker å male disse. Ta da kontakt med styret for korrekt produkt/fargekode. - Minner om at det er påbudt kjøreretning alle plan i garasjebygget, se gule piler i kjørebanen. Det medfører at oppkjøring er nærmest butikkene og nedkjøring nærmest Skippergata. - Det er ønske om å gjennomføre hyppigere styremøte med færre punket på hvert møte. - Vi vil se på hvordan glassplatene på svalganger skal vedlikeholdes/vaskes. - De som velger solskjerming/screen med en tett løsning (zip) må selv avklare med kommunen at de ikke kommer i konflikt med regler for krav til sprinkling. (Referatet er ikke godkjent av styret, gjøres på neste styremøte) 4

5 Sameiet Vekterkvartalet Pr Listen er fra , oppdatert (nye punkter fom 21) 1. Mangler husnummerskift Apotekergata 13. Flere plundrer med å finne frem. 2. Justering av flere dører / dørpumper ser ut til å være evig tilbakevendende problem o Innerste søppelrom o 3. etg. Trappeløp Teatergata til svalgang går ikke i lås (dørblad passer ikke i karm) o 5. etg. Trappeløp Apotekergata til svalgang går fremdeles noe på. o Branndør fra lasterampe v/posten (ikke vår men likevel ) 3. Trappeløp Teatergata. Rør ut over dør til kitt (gammelt punkt) - hull skal proppes 4. Trinn-1: Østre del svalgang 5. etg mangler tetting i tak (gammelt punkt) 5. Rengjøring/kosting kant uteplass over garasjeanlegg mot trinn-1 (gammelt punkt) 6. Mangler branntetting utlufting første søppelrom 7. Sensor for lys mangler innerste søppelrom 8. Mangler spile (beskyttelse trapp) rømningsvei fra fellesområde ned til kitt 9. Mangler beslag rundt dør felles takterrasse (utvendig) 10. Himling lager 5. etasje trinn-1 er noe ødelagt etter arbeid fra elektriker 11. Mangler himling + lys tavlerom 4. etg trinn Hvis dører trinn-1 til boder skal være branndører skal disse lukkes av seg selv. De går på gulvet. 13. Ønske om tette gulv i rom for avlesing strøm trinn-3. Lett å miste nøkler etc gjennom gulv. Manger lys. 14. Ønske om skråkant fra svalgang inn til trappeløp Apotekergata slik at det blir «rullatorvennlig» 15. Fellesområde mellom trinnene. Renne mot trinn-1 mangler fall til sluk og det blir liggende «grønn guffe» her. Noen planer om en bedre løsning? 16. Trinn-2 mangler en del avslutning langs gulv/svalganger 17. Skal vannposter avtappes på høsten? Hvor gjøres evt det? 18. Ser at duer tar seg inn i teknisk rom på tak trinn-1. Noen planer om å hindre dette? Helsefarlig? Er luset, men dør settes opp for lufting(?) da er vi like langt. 19. Boder kjeller, når fikses det opp her? 20. Det som er av væske i teknisk skap i søppelrom er det brannfarlig? 21. Flere heller på svalganger vipper, samt store glipper 22. Dør teknisk rom 5. etg trinn-3 må males 23. Alle tekniske rom trinn-3 o Mangler himling og vegger o Bryter/sensor for lys? 24. Mangler rengjøring av glassplater fellesarealer trinn-2/3 + vegger 25. Ser ikke ut til å ha vært nedvask vegger trappeløp Apotekergata, kun gulver 26. Noen flekker på gulv korridorer v/boder trinn-1 skulle vært fjernet 27. «Renne» i trappeløp Apotekergata samler søppel (flere steder, repos under 5.etg etc) 28. Mangler mange sykkelparkering (står på listen til Kjeldsberg, men mye mas intern om dette) 29. Heis Teatergata o Fremdeles problemer med varme o Mangler skrue til feste mot vindu 30. Trinn-1 tavlerom 4. etg: skap bør merkes 31. Trinn-1 tavlerom 3. etg: mangler himling og avslutning på gulv (hindre vann) + merking av tavler 32. Trinn-1, 3. etg gang: må bruke skrutrekker for å åpne skap (stenge vann), skal det være slik? 33. Trinn-2/3 hvor er hovedstoppekraner? Hver etasje, deler av bygget? 34. Trinn-1, bodgang 5. etg. løs himlingsplate 35. Trinn-1, bodgang 3/5 etg mangler rydding 36. Topp trappeløp Langgata: oppskrapet gulvbelegg 37. Felles takterrasse o Må ryddes, rusk og raske flere steder (kabeltrommel) o Dør teknisk må avlåses pga sikkerhet (barn) 5

6 6