KVALIFIKASJONSGRUNNLAG REKLAMEBYRÅ POSTEN NORGE AS

Transkript

1 KVALIFIKASJONSGRUNNLAG REKLAMEBYRÅ POSTEN NORGE AS

2 INNHOLDSFORTEGNELSE 1. PRESENTASJON AV POSTEN 3 2. NÆRMERE OM HVA SOM SKAL ANSKAFFES 4 3. TIDSFRISTER OG PRAKTISKE FORHOLD Om prosessen Hvordan delta i konkurransen (forespørsel om deltakelse) Frist for forespørsel om deltakelse i konkurransen Anledning til å stille spørsmål Planlagt fremdrift 7 4. KRAV TIL LEVERANDØREN OG LEVERANDØRENS FORESPØRSEL Kvalifikasjonskrav Dokumentasjonskrav og krav til forespørselens disposisjon Dokumentasjonen på CD Dokumentasjonskrav ved bruk av underleverandører Språkform UTVELGELSE AV LEVERANDØRER TIL DELTAGELSE I KONKURRANSEN14 6. FORMALIA Oppdragsgiver Kunngjøring Anskaffelsesprosedyre Kostnader ved deltakelse i konkurransen Oppdragsgivers rett til å innhente supplerende opplysninger Endringer i kvalifikasjonsgrunnlaget Avlysning av konkurransen Returnering av forespørsel om deltakelse i konkurransen Kommunikasjon av kvalifikasjonsresultat 15 Vedlegg 1. Egenerklæring om helse, miljø og sikkerhet (HMS) 16 Vedlegg 2. Miljøerklæring 17 Vedlegg 3. Egenerklæring om etisk standard for leverandører til Posten Norge AS 18

3 1. PRESENTASJON AV POSTEN Posten Norge AS er et aksjeselskap som eies 100 prosent av staten ved Samferdselsdepartementet. Posten er et nordisk konsern med ca ansatte inkludert datterselskaper i Norden. Konsernet omfatter divisjoner og datterselskaper med forretningsvirksomhet innenfor to forretningsområder: Post og Logistikk. Oversikt over organisering av Posten Norge AS: Posten Norge AS har flere datterselskaper i Norden. De største er: Norge: Sverige: Danmark: Finland: Bring Cargo AS, Bring Frigo AS, Bring Express AS, Bring Dialog AS, Bring Warehousing AS Bring Cargo AB, Bring Express AB, Bring Frigo AB, Bring Citymail AB, Bring Parcels AB Bring Cargo A/S, Bring Express A/S, Bring Frigo A/S Bring Frigo OY, Bring Express OY Se og for mer informasjon. Side 3 av 20

4 2. NÆRMERE OM HVA SOM SKAL ANSKAFFES Det nedenstående er en foreløpig, overordnet beskrivelse. Nærmere beskrivelse, herunder krav og vilkår, vil bli gitt i konkurransegrunnlaget. Posten Norge gjennomfører konkurranse om reklamebyråavtaler for de neste tre årene (med mulighet for ett års forlengelse). Byråene som velges skal hjelpe oss å virkeliggjøre vår kommunikasjonsstrategi: Sammen skal vi utforme salgsfremmende og/ eller omdømmebyggende aktiviteter. Posten Norge møter markedet med merkevarene Posten og Bring. Disse er knyttet sammen gjennom et totalt merkevarehierarki. Posten er et av Norges mest kjente merkenavn i privatmarkedet. Bring er konsernets tilbud til bedriftsmarkedet i Norge, Norden og internasjonalt. Bring er en post-og logistikkaktør som består av ni spesialister; Bring Mail, Bring Dialog, Bring Citymail (i Sverige); Bring Cargo, Bring Parcels, Bring Express, Bring Warehousing, Bring Frigo og Bring Supply Services. I Norge er sammenhengen mellom Posten og Bring viktig, blant annet fordi Brings tilbud innen post og pakker blir distribuert av Posten gjennom Postens distribusjonsnett. Fremtidens kommunikasjonsutfordringer er altså knyttet både til B2B-markedsføring og å styrke Postens posisjon innenfor sine tjenester. Noen få av mange fremtidige utfordringer er for øvrig : Synliggjøre at postkassen fortsatt er en viktig og nyttig kanal for bedrifters kommunikasjon med kunder, etablere Bring som den foretrukne post-og logistikkpartneren for store og små bedrifter i Norden ("finding new ways"), opprettholde og styrke Postens omdømme i den norske befolkningen ("vi lever for å levere") også gjennom digitale verdiforslag til markedet. Posten har til hensikt å gjennomføre en streng prekvalifisering: Vi vil bare invitere et lite antall byråer til å levere konkrete tilbud. Vi vil bare avholde møter med de som inviteres til å gi tilbud, ikke med andre som søker om å delta. Målet vårt er å knytte til oss inntil to hovedbyråer (oppdragene kan deles i Posten vs Bring, i Norge vs resten av Norden, eller på en annen måte som følger logisk av konstellasjonen). Hovedbyåene må ha tung, strategisk kompetanse innen merkevarebygging. Siden vi altså har til hensikt å ende opp med én eller to kontraktspartnere som hovedbyrå, vil vi invitere inntil seks byråer til å gi tilbud. Vi har også til hensikt å inngå avtaler med to spesialister innen taktisk markedsføring (salgsutløsende/ adferdsendring). (Under helt spesielle omstendigheter, og hvis det er til Posten Norges fordel, kan dette tallet økes til tre). Digital kommunikasjon er selvsagt meget viktig, men vi understreker vårt sterke behov for også å bruke ikke-digitale kanaler i kommunikasjonen med bedriftsmarkedet. De som skal være med å konkurrere om en kontrakt må ha et multikanalperspektiv, og en velutviklet målgruppeforståelse. Vi vil invitere inntil åtte byråer til å konkurrere om disse kontraktene. Også fullservicebyråer kan melde sin interesse for "spesialistkontraktene", men de må da være helt og fullt innforstått med at de bare vil få denne typen oppdrag, og ikke brukes på andre prosjekter. Side 4 av 20

5 De byråene som inviteres til å gi tilbud og presentere seg for Posten Norge (prekvalifiseres), vil være de som etter vårt beste skjønn scorer høyest på de nedenstående kriteriene. OBS: Vi understreker særlig at vi i denne omgangen IKKE vurderer konkrete cases. Nå i første fase vurderer vi heller ikke tilbudt team. Dette vil bli nøye vurdert i neste runde, og vil da være en del av tilbudene til de som faktisk blir invitert til å delta i konkurransen. Side 5 av 20

6 3. TIDSFRISTER OG PRAKTISKE FORHOLD 3.1 Om prosessen Konkurransen gjennomføres som en totrinnsprosess, hvor det først gjennomføres en prekvalifisering og deretter avholdes en konkurranse blant leverandørene som er blitt prekvalifisert. Leverandører som blir prekvalifisert vil først motta en RFI (Request for Information) og deretter motta fullstendig konkurransegrunnlag. Før mottak av konkurransegrunnlaget forutsettes det at de utvalgte leverandørene undertegner en konfidensialitetserklæring. Konkurransegrunnlaget vil inneholde en utførlig beskrivelse av hva som skal anskaffes, krav til hvordan tilbudet skal struktureres samt informasjon om gjennomføringen av konkurransen. 3.2 Hvordan delta i konkurransen (forespørsel om deltakelse) For å delta i konkurransen må leverandøren sende inn en forespørsel om deltakelse hvor dokumentasjon på leverandørens oppfyllelse av kvalifikasjonskravene fremsatt i kapittel 4 er vedlagt. Oppdragsgiver vil vurdere Leverandørens kvalifikasjoner basert på den fremlagte dokumentasjon. Regler for utvelgelse av leverandører for deltagelse i konkurransen er nærmere angitt i kapittel Frist for forespørsel om deltakelse i konkurransen Forespørsel om deltakelse i konkurransen må være registrert mottatt av Oppdragsgiver senest innen: 21. mars 2012 klokken Vedlagt forespørselen skal ligge dokumentasjon av leverandørens kvalifikasjoner (se kapittel 4). Forespørselen vedlagt dokumentasjon skal leveres pr. post eller bud, i forpakning merket: "Reklamebyrå" Forespørselen skal leveres i ett papireksemplar og et elektronisk eksemplar. Papireksemplaret skal være sortert i ringperm og inkludere en fullstendig innholdsfortegnelse undertegnet av autorisert representant for leverandøren. Det elektroniske eksemplaret skal leveres på CD i PDF-, HTML- eller MS Word-format. Forespørsel og dokumentasjon skal leveres: Posten Norge AS Konserninnkjøp Att.: Tormod Sæbø Postadresse: Postboks 1500, 0001 OSLO Besøksadresse: Biskop Gunnerus gate 14A, 18. etasje, Oslo. Side 6 av 20

7 3.4 Anledning til å stille spørsmål Spørsmål som vedrører konkurransen skal rettes pr. e-post til: Posten Norge AS Att.: Tormod Sæbø Konserninnkjøp E-postadresse: Siste frist for innsending av spørsmål er satt til 14. mars klokken Spørsmål skal ikke rettes til andre ansatte/organisasjonsledd hos Oppdragsgiver. 3.5 Planlagt fremdrift Tentativ fremdriftsplan for gjennomføring av anskaffelsen: Aktivitet Dato Kunngjøring av konkurranse Frist for innlevering av forespørsel om å delta i konkurransen kl 1000 Leverandørkvalifikasjon gjennomført Utsendelse av RFI (Request For Information) Frist for innlevering av utfylt RFI Utsendelse av konkurransegrunnlag til kvalifiserte leverandører Tilbudsfrist Antatt kontraktstildeling Det gjøres oppmerksom på at prosessen totalt sett er tidkrevende, og at leverandøren må sette av nødvendig tid og ressurser. Side 7 av 20

8 4. KRAV TIL LEVERANDØREN OG LEVERANDØRENS FORESPØRSEL Forespørselen om deltakelse i konkurransen skal fremsettes skriftlig, og dokumentasjon av leverandørens kvalifikasjoner skal ligge vedlagt. Forespørselen skal være signert av autorisert representant fra leverandøren. Kontaktinformasjon skal fremkomme på egen side i starten av forespørselen, og være fylt inn i vedlagte regnearksmal. Vedlagt forespørselen skal leverandøren forelegge dokumentasjon i samsvar med kravene som følger nedenfor. Manglende dokumentasjon vil begrense Oppdragsgivers anledning til å vurdere leverandøren og vil kunne medføre avvisning fra konkurransen. 4.1 Kvalifikasjonskrav Oppdragsgiver vil legge til grunn følgende krav i sin vurdering og utvelgelse av leverandører til å delta i konkurransen: 1. Leverandørens egnethet til å levere reklamebyråtjenester til Oppdragsgiver, herunder a. Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling: o Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak o Leverandøren skal ikke være under konkurs eller under gjeldsforhandling Leverandøren skal ha fylt ut HMS-erklæring (vedlegg 1) o Leverandøren skal ha fylt ut miljøerklæring (vedlegg 2) o Leverandøren skal ha fylt ut Etisk Standard for leverandører (vedlegg 3) b. Leverandørens økonomiske og finansielle stilling: o Leverandøren skal ikke ha vesentlige restanser knyttet til skatte- og avgiftsbetaling o Leverandøren må ha tilstrekkelig soliditet, likviditet og finansielle evne til å gjennomføre kontrakten og å bære et eventuelt tap på den aktuelle og andre kontrakter o Leverandørens eierforhold og plan for langsiktighet i markedet Side 8 av 20

9 c. Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner: Tekniske og faglige kvalifikasjoner hovedbyrå og spesialistbyrå: Nr Kriterium: Hva vi vurderer: Dokumenteres gjennom: Vedlegg i søknaden: 1 Kvantitet og sammensetning 2 Arbeidsform 3 Forstår samfunnet vi driver forretning i 4 Forstår oss 5 Forstår kundene våre 6 Har relevant erfaring 7 Multikanalperspektiv 8 Egen begrunnelse Stort nok i antallet hoder med bredde- og dybdekompetanse til at byrået kan håndtere en kunde av Postens størrelse og kompleksitet. Byråets kompetansesammensetning (tilgang på ulike typer kompetanse) må være relevant, gitt Postens behov. Har veletablerte rutiner for prosjektledelse og kvalitetssikring orden og system! Solid forståelse for kommunikasjonsutfordringer i Norge, men med et nordisk perspektiv. (Av denne grunn kommer for øvrig alle dokumentene våre i denne konkurransen bare til å foreligge på norsk). Kan arbeide for store konsern som Posten, som har mange divisjoner, forretningsområder og initiativ som trenger å koordineres. Vi bruker merkenavnene Posten og Bring, som gjensidig støtter hverandre. Erfaring med tilsvarende problemstillinger som dette teller positivt. Har jobbet for bedrifter med forretningsmessige utfordringer som ligner på våre. Har med stor suksess håndtert merkevarebygging innenfor et merkevarehierarki. Det gis særlig pluss-poeng om dette har skjedd innenfor B2B. Må samtidig som eventuelt hovedbyrå også være i stand til å arbeide med Postens taktiske behov Har demonstrert effektiv bruk av flere kanaler i parallell. God praktisk tilnærming til både digitale og ikke-digitale kanaler. Og dessuten leverandørens egen begrunnelse for egnethet til denne anskaffelsen Inntil 6 foiler (eller 3 A4-sider) som beskriver byrået. Inntil 4 foiler (eller 2 A4-sider) som beskriver rutinene. Inntil 2 foiler (eller 1 A4-side) som underbygger dette. Inntil 2 foiler (eller 1 A4-side) som underbygger dette. Inntil 2 foiler (eller 1 A4-side) som underbygger dette. Inntil 4 foiler (eller 2 A4-sider) som gir et overblikk over dette (OBS: Overblikk, ikke detaljerte cases) Inntil 4 foiler (eller 2 A4-sider) som underbygger dette Inntil 2 foiler (eller 1 A4-side) Vi ønsker altså ikke å motta mer enn 26 foiler eller 13 A4-sider som vedlegg til søknaden om prekvalifisering som hovedbyrå. A B C D E F G H Side 9 av 20

10 Tilleggskriterium tekniske og faglige kvalifikasjoner spesialistbyrå: Nr Kriterium: Hva vi vurderer: Dokumenteres gjennom: Vedlegg i søknaden: 9 Særskilt kompetanse Har med stor suksess håndtert taktisk markedsføring (salgsutløsende/ adferdsendring) i et B2B- og B2C-perspektiv. Det gis særlig pluss-poeng om dette har skjedd innenfor B2B. Inntil 6 foiler (eller 3 A4-sider) som gir et overblikk over dette (OBS: Overblikk, ikke detaljerte cases) Vi ønsker altså ikke å motta mer enn 32 foiler eller 16 A4-sider som vedlegg til søknaden om prekvalifisering som spesialistbyrå. I Side 10 av 20

11 4.2 Dokumentasjonskrav og krav til forespørselens disposisjon Kvalifikasjonskrav Dokumentasjonskrav 1. a Firmaattest som ikke er eldre enn seks måneder. Skatteattest for merverdiavgift og skatteattest for skatt som ikke er eldre enn seks måneder (obligatorisk for norske tilbydere, frivillig for andre) HMS egenerklæring, ikke eldre enn seks måneder Benytt standardskjema som ligger vedlagt (Vedlegg 1) Miljøerklæring om påvirkning på ytre miljø ikke eldre enn seks måneder Benytt standardskjema som ligger vedlagt (Vedlegg 2) Egenerklæring om etisk standard, ikke eldre enn seks måneder Benytt standardskjema som ligger vedlagt (Vedlegg 3) Leverandøren skal oppgi hvor stor andel av kontrakten han ser for seg oppfylt ved hjelp av underleverandører Leverandøren skal redegjøre for hvordan et eventuelt samarbeid med andre selskap om oppfyllelse av kontrakten tenkes organisert. 1. b Leverandøren skal fremlegge fullverdig årsregnskap og årsberetning, samt revisjonsberetning (jfr. regnskapslovens 3-2 og 3-3, aksjelovens 7-8, eller tilsvarende bestemmelser i det land hvor tilbyder har regnskapsplikt). Det skal fremlegges årsregnskap, årsberetning og revisjonsberetning for de siste tre regnskapsår. Dersom årsrapport for siste regnskapsår ennå ikke er avlagt, legges i stedet frem en foreløpig oppstilling over nøkkeltall. For lette vårt arbeid med vurderingen av leverandørenes økonomiske kvalifikasjoner, ber vi om at dere fyller inn en rekke nøkkeltall fra deres tre siste årsregnskap i vedlagte Excel-mal (vedlegg 4). Excel-arket må returneres i redigerbar form. Det skal ikke tilføyes eller slettes rader, kolonner eller celler i Excel-arket. En redegjørelse for eierforhold i Leverandørens foretak, med mindre dette fremkommer av årsrapporten. Bilag i Leverandørens forespørsel Bilag 1 Organisatorisk og juridisk stilling Bilag 2 Økonomisk og finansiell stilling Side 11 av 20

12 Kvalifikasjonskrav Dokumentasjonskrav Leverandøren kan etter eget ønske velge å utdype sin finansielle og økonomiske stilling gjennom informasjon av nyere dato enn siste avlagte regnskap, dokumentasjon av garantier, erklæringer fra bank eller morselskap, eller lignende. Leverandøren plikter å informere Oppdragsgiver om forhold ved hans økonomi som kan ansees relevant hva gjelder Leverandørens økonomiske egnethet for anskaffelsen, men som av tidsmessige årsaker ikke fremkommer av årsregnskap, årsberetning eller revisjonsberetning. Dersom Oppdragsgiver oppdager at relevant informasjon er holdt tilbake, kan Leverandøren bli avvist fra konkurransen. 1. c Dokumentasjon på Leverandørens oppfyllelse av Oppdragsgivers krav til tekniske og faglige kvalifikasjoner som fremsatt i punkt 4.1. Referanser: Oversikt over Leverandørens viktigste leveranser siste tre år som har relevans for denne anskaffelsen, herunder opplysning om leveransens gjenstand, årlig kontraktsverdi (f.eks. i form av Administrativt verdiintervall), tidsperiode, samt navn på kunde. Vi ber om at Leverandøren fyller ut navn, telefon, faks, e-post- og postboksadresse til to personer som kan være våre kontakter i den videre prosessen. Vi ber videre om at leverandøren bruker vedlagte Excel-mal (vedlegg 5) Bilag i Leverandørens forespørsel Bilag 3 Tekniske og faglige kvalifikasjoner Bilag 4 Kontaktinformasjon Forklaring til tabellen over: Kolonnen Kvalifikasjonskrav viser til kravene fremsatt i punkt 4.1 Kolonnen Dokumentasjonskrav beskriver hvilken dokumentasjon leverandøren må vedlegge sin forespørsel og som Oppdragsgiver vil legge til grunn for sin vurdering. Kolonnen Bilag i Leverandørens forespørsel angir hvilket bilag i leverandørens forespørsel Oppdragsgiver forventer å finne den forespurte dokumentasjonen. 4.3 Dokumentasjonen på CD Det er de elektroniske filene som vil bli benyttet av Oppdragsgiver ved gjennomgang av søknaden. CD'en må derfor struktureres på en oversiktlig måte. Vi ber om at følgende mappestruktur benyttes: Side 12 av 20

13 4.4 Dokumentasjonskrav ved bruk av underleverandører Ved bruk av underleverandører/samarbeidende selskap skal den samme dokumentasjon fremlegges for disse som for Leverandøren. 4.5 Språkform Forespørselen med tilhørende dokumentasjon skal være utformet på norsk, svensk eller dansk. Kommersiell dokumentasjon kan foreligge på engelsk. Det kommende konkurransegrunnlaget vil foreligge på norsk. Forhandlinger vil foregå på norsk. Side 13 av 20

14 5. UTVELGELSE AV LEVERANDØRER TIL DELTAGELSE I KONKURRANSEN Når fristen for innlevering av forespørsel om å delta i konkurransen er utløpt vil Oppdragsgiver starte vurderingen av hvilke leverandører som skal kvalifiseres og inviteres til å delta i konkurransen. Oppdragsgiver vil velge ut leverandører blant de av leverandørene som etter Oppdragsgivers vurdering tilfredsstiller kvalifikasjonskravene. Dersom det finnes et tilstrekkelig antall kvalifiserte leverandører, vil Oppdragsgiver invitere inntil 6 leverandører til å levere tilbud som hovedbyrå og inntil 8 leverandører til å levere tilbud som spesialistbyrå.. Hvis antall kvalifiserte leverandører overstiger det antall leverandører Oppdragsgiver har til hensikt å invitere til å delta i konkurransen, vil en innbyrdes rangering av de kvalifiserte leverandørene legges til grunn for utvelgelsen. Oppdragsgiver vil da velge de leverandørene som best tilfredsstiller de fremsatte kvalifikasjons- og dokumentasjonskravene til tekniske og faglige kvalifikasjoner (se 5.1). Konkurransegrunnlaget vil inneholde utførlig beskrivelse av hva som skal anskaffes, samt krav til hvordan tilbudet skal struktureres. 6. FORMALIA 6.1 Oppdragsgiver Posten Norge AS v/ Konsernstab Kommunikasjon (heretter kalt Oppdragsgiver) ønsker å kjøpe reklamebyråtjenester. Nærmere beskrivelse av anskaffelsen er gitt i kapittel Kunngjøring Det vises også til kunngjøring i Official Journal. 6.3 Anskaffelsesprosedyre Leveransen har CPV-nummer: Kontrakten vil bli inngått i henhold til Lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 og tilhørende Forskrift om innkjøpsregler i forsyningssektorene (vann- og energiforsyning, transport og posttjenester) av 07. april 2006 (forsyningsforskriften). Anskaffelsesprosedyren er konkurranse med forhandling etter forutgående kunngjøring. Det vises til forsyningsforskriften og de prosedyreregler som fremgår av forskriftens del II. 6.4 Kostnader ved deltakelse i konkurransen Leverandøren må selv bære alle kostnader ved å delta i konkurransen. Side 14 av 20

15 6.5 Oppdragsgivers rett til å innhente supplerende opplysninger Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å be om supplerende opplysninger der det etter Oppdragsgivers vurdering måtte være nødvendig, dette gjelder også for eventuelle underleverandører. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å be om at de oppgitte opplysninger siden kan bekreftes gjennom for eksempel referanser fra kunder eller andre, fremvisning av autorisasjoner/ eksamenspapirer etc. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å foreta kredittvurderinger av leverandøren og dennes underleverandører. Oppdragsgiver vil på et senere tidspunkt i konkurransen kunne stille krav om fremleggelse av bankgaranti og/ eller morselskapsgaranti. 6.6 Endringer i kvalifikasjonsgrunnlaget Oppdragsgiver kan endre og/eller gi tilleggsopplysninger til kvalifikasjonsgrunnlaget, forutsatt at dette gjøres i rimelig tid før utløp av frist for søknad om deltakelse i konkurransen. 6.7 Avlysning av konkurransen Frem til utsending av konkurransegrunnlaget forbeholder Oppdragsgiver seg retten til å avlyse konkurransen, dersom det foreligger saklig grunn. Dette uten at det medfører erstatningsansvar overfor leverandørene. 6.8 Returnering av forespørsel om deltakelse i konkurransen Oppdragsgiver vil ikke returnere kvalifiseringsforespørsler, eller deler av kvalifiseringsforespørsler. 6.9 Kommunikasjon av kvalifikasjonsresultat Oppdragsgivers beslutning vil så snart den foreligger bli meddelt skriftlig samtidig til alle som har innlevert forespørsel om å delta i konkurransen innen fristen. Det vil ikke bli opplyst om hvilke leverandører som har deltatt, hvilke leverandører som blir invitert til å delta i konkurransen eller hvilke leverandører som ikke blir invitert til å delta i konkurransen, med mindre Oppdragsgiver vurderer dette som hensiktsmessig for anskaffelsen. *** Side 15 av 20

16 Vedlegg 1. Egenerklæring om helse, miljø og sikkerhet (HMS) Denne bekreftelsen gjelder: Virksomhetens navn Adresse Postnummer Organisasjonsnr/ Fødselsnr Land* Poststed Jeg bekrefter med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstiller kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (internkontrollforskriften). 1 Jeg bekrefter at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Jeg aksepterer at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet. Dato Daglig leder Jeg bekrefter med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Ingen ansatte Dato Representant for de ansatte *For utenlandske oppdragstakere gjelder følgende: Jeg bekrefter med dette at det ved utarbeidelse av tilbudet er tatt hensyn til helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen som følger av forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften), fastsatt ved kgl. res. 6. desember 1996 i medhold av lov 17. juni 2006 nr. 62 om og arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. Jeg aksepterer at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere virksomhetens system for ivaretakelse av helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. 1 Fastsatt ved kgl.res. 6. desember 1996 nr i medhold av lov 17. juni 2006 nr. 62 om og arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern m.v. Side 16 av 20

17 Fylles ut elektronisk, skrives ut og signeres Vedlegg 2. Miljøerklæring Denne bekreftelsen gjelder: Virksomhetens navn Adresse Postnummer Organisasjonsnummer Land Poststed Som potensiell leverandør av reklamebyråtjenester til Posten Norge AS med datterselskaper bekrefter jeg at denne virksomheten med relevans til anskaffelsens gjenstand: Ja Delvis Nei Kommentar* Er miljøsertifisert (ISO 14001, EMAS eller tilsvarende. Hvis Ja fortsett til punkt 1.8) Har planer om miljøsertifisering, oppgi i så fall hvilken sertifisering og når Har besluttede målbare mål og strategi for å redusere total miljøbelastning 1.4 Har en miljøpolicy Har kunnskap om, og følger miljølovgivningen i de land virksomheten opererer Har systematisk miljøopplæring av medarbeiderne Har en egen enhet eller medarbeider som er ansvarlig for miljøarbeidet Stiller forholdsmessige miljøkrav til sine underleverandører * Forventes utfylt ved svar Delvis eller Nei Dato Daglig leder Side 17 av 20

18 Vedlegg 3. Egenerklæring om etisk standard for leverandører til Posten Norge AS (med datterselskaper og tilknyttede selskaper, heretter kalt Konsernet ) Denne erklæringen gjelder: Virksomhetens navn Adresse Postnummer Organisasjonsnr Land Poststed Posten Norge AS er et norsk aksjeselskap og morselskap/konsernspiss i konsernet Posten Norge. Konsernet Posten Norge omfatter både selskaper under merkevaren Posten og Bring. Dette dokumentet angir hvilken etisk minimumsstandard som skal gjelde for Konsernets leverandører. Den etiske minimumsstandarden skal gjelde uavhengig av hvor datterselskapene, de tilknyttede selskapene eller leverandørene er etablert eller utøver sin virksomhet. Der hvor konvensjoner, lover og reguleringer omhandler samme tema, skal den strengeste standarden alltid gjelde. Dersom leverandøren bruker underleverandører for å oppfylle kontrakten, er leverandøren ansvarlig for å videreføre og påse at kravene blir fulgt også hos sine underleverandører og samarbeidspartnere. Dette skal gjelde i hele verdikjeden. 1. Overholdelse av lovgivning og konvensjoner Leverandøren skal overholde lokal lovgivning i de land hvor han utøver virksomhet. Videre skal han overholde relevante bestemmelser om utøvelse av næringsvirksomhet i internasjonale avtaler og konvensjoner som den norske stat har sluttet seg til. Med lokal lovgivning menes blant annet HMS-relatert lovgivning, miljølovgivning og arbeidslovgivning (herunder bestemmelser vedrørende lønn, arbeidstid, lovfestede forsikringer, sosiale ordninger, arbeidskontrakter og oppsigelsesvern). Med bestemmelser i internasjonale avtaler og konvensjoner menes blant annet bestemmelser for å bekjempe korrupsjon, og bestemmelser som tar sikte på å forhindre pris- og markedssamarbeide som hemmer konkurranse. 2. Overholdelse av grunnleggende etiske standarder Leverandøren forplikter seg til å overholde grunnleggende etiske standarder for forretningspraksis, ivaretakelse av menneskerettigheter og arbeidstakerrettigheter, samt handlemåte i konkurranse med andre. Kravene gjelder både for leverandørens forretningsvirksomhet og for leverandørens medarbeidere. Med medarbeidere menes både Side 18 av 20

19 ansatte og de som jobber for virksomheten, men som ikke er ansatt. Heretter i fellesskap omtalt som arbeidstakere. Forretningspraksis Korrupsjon og andre økonomiske misligheter aksepteres ikke. Leverandøren skal arbeide aktivt mot alle former for korrupsjon, og skal ikke selv eller gjennom mellommann tilby, love eller gi en utilbørlig fordel, tjeneste eller fordel til noen offentlig ansatte, tredjeparter eller Konsernets ansatte. En handling kan være korrupsjon selv om den som mottar fordelen eller tilbudet ikke selv yter noe tilbake. Internasjonale handelsrestriksjoner som den norske stat har sluttet seg til skal overholdes, også av leverandører som ikke er hjemmehørende i Norge. Herunder hører restriksjoner på eksport av varer, tjenester, teknologi og finansielle transaksjoner. Konfidensiell informasjon som leverandøren får tilgang til gjennom samarbeid med Konsernet skal respekteres og beskyttes. Konfidensiell eller fortrolig informasjon inkluderer spesielt: Informasjon om, eller tilhørende Konsernet, Konsernets kunder, samarbeidspartnere, leverandører eller andre tredjeparter. Slik informasjon skal behandles konfidensielt i henhold til juridiske eller kontraktsmessige krav. Detaljer rundt Konsernets organisering, produksjonsutstyr, priser, salg, resultater, markeder, kunder og andre forretningsrelaterte forhold Menneskerettigheter Internasjonalt anerkjente menneskerettigheter skal respekteres. Leverandøren skal unngå å medvirke til brudd på menneskerettigheter. Arbeidstakerrettigheter Leverandøren skal sørge for at arbeidsmiljøet alltid er forsvarlig ut fra hensynet til arbeidstakernes helse, miljø, sikkerhet og velferd. Barnearbeid skal ikke forekomme, jf. definisjonene i ILO konvensjonen om minimumsalder på 15 år. Leverandøren skal ikke medvirke til noen form for tvangsarbeid, slavearbeid eller ufrivillig arbeid. Leverandøren skal ikke medvirke til diskriminering på bakgrunn av etnisk tilhørighet, religion, alder, kjønn, seksuell legning, funksjonshemming, fagforeningsmedlemskap eller politisk tilhørighet. Retten til å slutte seg til eller etablere fagforeninger, samt til kollektive forhandlinger, skal respekteres. Leverandøren skal sørge for at ansattes lønn tilfredsstiller de krav til minstelønn som følger av relevant lovgivning. Leverandøren skal ikke foreta sosial dumping. Det vil si å la en utenlandsk arbeider arbeide for lavere lønn enn minstelønn, eller få dårligere arbeidsvilkår enn normalt for tilsvarende arbeid i det landet hvor arbeidet utføres. Vern om god konkurranse Konsernet har en grunnleggende konsernpolicy om å bidra til en effektiv og rettferdig konkurranse i samsvar med gjeldende konkurranseregelverk. Leverandøren skal overholde konkurranseregelverket. I konkurranse om markedsandeler skal leverandøren opprettholde en høy etisk standard. Side 19 av 20

20 Dersom leverandøren også er en konkurrent av Konsernet, skal ikke leverandøren på noe tidspunkt innlede en dialog som har til hensikt å begrense konkurransen i markedet. Innenfor den type virksomhet hvor Konsernet og leverandøren er konkurrenter, skal det ikke utveksles informasjon om priser, vilkår, kostnader, marginer, metoder strategier, eller annet som kan være egnet til å begrense konkurransen i markedet. Dersom det er egnet til å begrense konkurransen i markedet, skal leverandøren heller ikke inngå avtaler som sikrer Konsernet en eksklusiv posisjon som kunde. 3. Miljø Konsernet ønsker å være en samfunnsansvarlig aktør som tar ansvar for å redusere påvirkningen på det ytre miljøet gjennom bruk av miljøeffektive løsninger. Leverandøren skal kontinuerlig forholde seg til miljøspørsmål etter føre-var-prinsippet og aktivt ta beslutninger som minimerer konkret og sannsynlig negativ miljøpåvirkning. Leverandøren skal ha et effektivt system for kontinuerlig å minimere negativ miljøpåvirkning fra sin virksomhet. 4. Etterlevelse og kontroll Konsernet har rett til å be leverandøren om nødvendig dokumentasjon på etterlevelse av de etiske standardene som kreves av Konsernet. Denne skal gis uten ugrunnet opphold på et format partene finner formålstjenelig. Konsernet, eller tredjepart utpekt av Konsernet, har rett til å gjennomføre anmeldte eller uanmeldte kontroller hos leverandøren og leverandørens underleverandører for å undersøke etterlevelse av disse kravene. Dersom leverandøren ved inngåelse av kontrakten ikke oppfyller alle kravene, skal Konsernet og leverandøren avtale en plan for når forholdet skal være brakt i orden. Dersom partene avdekker avvik fra disse etiske standardene i kontraktsperioden, kan partene avtale en tidsfrist for når forholdet skal være brakt i orden. Tidsfristen vil være avhengig av avvikets alvorlighetsgrad. Alvorlige og/eller vedvarende brudd på de etiske standardene ansees som vesentlig mislighold og gir Konsernet rett til å heve kontrakten. Dette gjelder selv om dette ikke er uttrykkelig nevnt i kontrakten mellom partene *** Jeg bekrefter herved at etterlever disse etiske standardene og vil videreføre og bidra til etterlevelse av disse også hos våre underleverandører. Jeg aksepterer at Konsernet vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere etterlevelse av ovennevnte standarder. Dato Daglig leder Side 20 av 20