Kvalifikasjonsgrunnlag - Prekvalifisering

Transkript

1 Kvalifikasjonsgrunnlag - Prekvalifisering Kjøp av refleksprodukter Dokumentets dato: Saksnummer: Side 1 av 10

2 Innholdsfortegnelse Innholdsfortegnelse Informasjon om anskaffelsen Om oppdragsgiver Generelle konkurranseregler Konkurranseform Terskelverdi Anskaffelsens formål, art og omfang CPV-koder Kunngjøring Tidsfrister og praktiske forhold Om prosessen Hvordan delta i konkurransen (forespørsel om deltakelse) Frist for forespørsel om deltakelse i konkurransen Anledning til å stille spørsmål Planlagt fremdriftsplan Spesielle konkurranseregler Kostnader ved deltakelse i konkurransen Oppdragsgivers rett til å foreta rettelser, suppleringer eller endringer Oppdragivers rett til å innhente supplerende opplysninger Endringer til kvalifikasjonsgrunnlaget Avlysning av konkurransen Returnering av forespørsel om deltakelse i konkurransen Kommunikasjon av kvalifikasjonsresultat Krav til leverandøren og leverandørens forespørsel Dokumentasjonskrav og krav til forespørselens disposisjon Arbeidsfellesskap erklæring om solidaransvar Bruk av underleverandør krav om forpliktelseserklæring Språkform Utvelgelse av leverandør til deltakelse i konkurransen Side 2 av 10

3 1. Informasjon om anskaffelsen 1.1 Om oppdragsgiver Statens vegvesen - Vegdirektoratet («oppdragsgiver») innbyr til konkurranse for kjøp av refleksprodukter. Informasjon om Statens vegvesen finnes på: Generelle konkurranseregler Lov om offentlige anskaffelser 16. juli 1999 nr. 69 ( LOA ) med senere endringslover og forskrift om offentlige anskaffelser 07. april 2006 nr. 402 ( FOA ) med senere endringer gjelder for konkurransen. 1.3 Konkurranseform Konkurransen gjennomføres som: Åpen anbudskonkurranse Begrenset anbudskonkurranse Konkurransepreget dialog, jf. FOA 20-8 Konkurranse med forhandling, jf. FOA Terskelverdi Anskaffelsen gjøres i henhold til reglene som gjelder kontraktsverdi: Over EØS-terskelverdi Under EØS-terskelverdi 1.5 Anskaffelsens formål, art og omfang Oppdragsgiver vil inngå rammeavtale med én leverandør for refleksprodukter, herved refleksvester til unge og voksne, refleksprodukter til publikum som gaver ved arrangementer, messer o.l. Refleksene skal være profilert med Statens vegvesens logo enten påtrykket eller med tags som ikke skal kunne rives av lett. Statens vegvesens visjon er å være på veg for et bedre samfunn. Vi utvikler og tar vare på et sikkert, miljøriktig og effektivt transportsystem. Dette skjer på godt faglig grunnlag og i samspill med politikere, brukere og andre interessenter. I tråd med vår visjon, ønsker vi å knytte til oss leverandører med et forpliktende engasjement for menneskerettigheter og beskyttelse av miljøet. I tillegg stiller vi høye krav til kvaliteten til reflekseneproduktene slik at trafikksikkerhet blir best mulig ivaretatt. Rammeavtalens varighet er 2 år med mulighet med opsjon på å forlenge avtalen med år. Slik at total mulig avtaleperiode blir 4 år. Det skal inngås en rammeavtale med én leverandør. Tidligere leverandør på avtalen, Reflexprodukter AS, hadde en årlig gjennomsnittlig omsetning på 1,2 millioner for de to siste årene. Uttaket kan variere fra år til år avhengig av behov og bevilgning, og er ikke bindene for kjøp i avtaleperioden. Side 3 av 10

4 Leverandøren skal kunne levere etter bestillinger til alle Statens vegvesens lokasjoner. Leverandøren skal disponere et bufferlager av et basisutvalg. I tillegg skal leverandøren kunne produsere nye produkter etter forespørsel. Nærmere beskrivelse av anskaffelsen fremgår av Konkurransegrunnlagets del D Beskrivelse/Kravspesifikasjon. 1.6 CPV-koder Anskaffelsen har følgende Common Procurement Vocabulary produktkoder (CPV): reflekterende vester sikkerhetsutstyr Informasjons- og markedsføringsprodukter 1.7 Kunngjøring Anskaffelsen er kunngjort i: DOFFIN ( DOFFIN og TED ( Side 4 av 10

5 2. Tidsfrister og praktiske forhold 2.1 Om prosessen Konkurransen gjennomføres som en totrinnsprosess, hvor det først gjennomføres en prekvalifisering og deretter avholdes en konkurranse blant leverandørene som er blitt prekvalifisert. Leverandører som blir prekvalifisert vil motta fullstendig konkurransegrunnlag. Konkurransegrunnlaget vil inneholde en utførlig beskrivelse av hva som skal anskaffes, krav til hvordan tilbudet skal struktureres samt informasjon om gjennomføringen av konkurransen. 2.2 Hvordan delta i konkurransen (forespørsel om deltakelse) For å delta i konkurransen må leverandøren sende inn en forespørsel om deltakelse hvor dokumentasjon på leverandørens oppfyllelse av kvalifikasjonskravene framsatt i kapittel 5 er vedlagt. Oppdragsgiver vil vurdere Leverandørens kvalifikasjoner basert på den fremlagte dokumentasjon. Regler for utvelgelse av leverandører for deltagelse i konkurransen er nærmere angitt i kapittel Frist for forespørsel om deltakelse i konkurransen Forespørselen vedlagt dokumentasjon skal leveres pr. post eller bud, i forpakning merket: "Prekvalifisering Refleksprodukter med saksnummer Forespørselen skal leveres i ett papireksemplar og et elektronisk eksemplar. Papireksemplaret skal være sortert i ringperm og inkludere en fullstendig innholdsfortegnelse undertegnet av autorisert representant for leverandøren. Det elektroniske eksemplaret skal leveres på USB-stick i PDF- eller MS Word-format. Forespørsel om deltakelse i konkurransen må være registrert mottatt hos SVV senest innen: klokken Forespørselsdokumenter som ikke er kommet oppdragsgiver i hende innen innleveringsfristen vil bli avvist. Forespørsel og dokumentasjon skal leveres: Statens Vegvesen, Vegdirektoratet Kontor for Anskaffelser Att.: Sonja Korsgaard Postadresse: Postboks 8142 Dep, 0033 OSLO Besøksadresse: Brynsengfaret 6 A Oslo Side 5 av 10

6 2.4 Anledning til å stille spørsmål Spørsmål som vedrører konkurransen skal rettes pr. e-post til: Statens Vegvesen, Vegdirektioratet Att.: Sonja Korsgaard Kontor for Anskaffelser E-postadresse: Siste frist for innsending av spørsmål er satt til kl Spørsmål skal ikke rettes til andre ansatte/organisasjonsledd hos SVV. 2.5 Planlagt fremdriftsplan Aktivitet Dato Kunngjøring av konkurranse Frist for innlevering av forespørsel om å delta i konkurransen kl Leverandørkvalifikasjon gjennomført Utsendelse av konkurransegrunnlag til kvalifiserte leverandører Tilbudsfrist Antatt kontraktstildeling august 2014 Det gjøres oppmerksom på at prosessen totalt sett er tidkrevende og at tilbyderne må sette av nødvendig tid og ressurser. Side 6 av 10

7 3. Spesielle konkurranseregler 3.1 Kostnader ved deltakelse i konkurransen Leverandøren må selv dekke kostnader ved å delta i konkurransen. 3.2 Oppdragsgivers rett til å foreta rettelser, suppleringer eller endringer Oppdragsgivers rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer fremgår av FOAs bestemmelser om dette. 3.3 Oppdragivers rett til å innhente supplerende opplysninger Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å be om supplerende opplysninger der det etter SVV s vurdering måtte være nødvendig, dette gjelder også for eventuelle underleverandører. SVV forbeholder seg retten til å be om at de oppgitte opplysninger siden kan bekreftes gjennom for eksempel referanser fra kunder. SVV vil på et senere tidspunkt i konkurransen kunne stille krav om fremleggelse av bankgaranti og/ eller morselskapsgaranti. 3.4 Endringer til kvalifikasjonsgrunnlaget Oppdragsgiver kan endre og/eller gi tilleggsopplysninger til kvalifikasjonsgrunnlaget forutsatt at dette gjøres i rimelig tid før kvalifikasjonsfristens utløp. 3.5 Avlysning av konkurransen Frem til utsending av konkurransegrunnlag forbeholder Oppdragsgiver seg retten til å avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn uten at det medfører erstatningsansvar overfor leverandørene. 3.6 Returnering av forespørsel om deltakelse i konkurransen Oppdragsgiver vil ikke returnere kvalifiseringsforespørsler, eller deler av kvalifiseringsforespørsler. 3.7 Kommunikasjon av kvalifikasjonsresultat Oppdragsgivers beslutning vil så snart den foreligger bli meddelt skriftlig samtidig til alle som har innlevert forespørsel om å delta i konkurransen innen fristen. Det vil ikke bli opplyst om hvilke leverandører som har deltatt, hvilke leverandører som blir invitert til å delta i konkurransen eller hvilke leverandører som ikke blir invitert til å delta i konkurransen, med mindre SVV vurderer dette som hensiktsmessig for anskaffelsen. Side 7 av 10

8 4. Krav til leverandøren og leverandørens forespørsel Forespørselen om deltakelse i konkurransen skal fremsettes skriftlig, og dokumentasjon av leverandørens kvalifikasjoner skal ligge vedlagt. Forespørselen skal være signert av autorisert representant fra Leverandøren. Kontaktinformasjon skal fremkomme på egen side i starten av forespørselen. Vedlagt forespørselen skal leverandøren forelegge dokumentasjon i samsvar med kravene som følger nedenfor. Manglende dokumentasjon vil begrense Oppdragsgivers anledning til å vurdere Leverandøren og vil kunne medføre avvisning fra konkurransen. For å avgjøre om tilbyder har tilstrekkelige kvalifikasjoner vil krav og dokumentasjon som følger nedenfor legges til grunn. I tillegg til den dokumentasjon som tilbyder har levert vil oppdragsgiver kunne vektlegge egne dokumenterte erfaringer med tilbyderen. 4.1 Dokumentasjonskrav og krav til forespørselens disposisjon Kvalifikasjonskrav Skatteattester Foretaket skal ha ordnede forhold hva gjelder betaling av skatter og avgifter HMS-egenerklæring Foretaket skal oppfylle lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet Erfaring og kapasitet Dokumentasjonskrav Tilbyder skal vedlegge to attester: 1. Attest fra kemner eller kommunekasserer (skatt, forskuddstrekk, påleggstrekk og arbeidsgiveravgift). 2. Attest fra skattekontor i vedkommende region (merverdiavgift). Norske firma: Attestene skal være så nye som mulig og ikke eldre enn seks måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. Begge attestene skal ha betegnelsen RF-1244 og være fastsatt av Skattedirektoratet. Utenlandske firma: For utenlandske leverandører skal det fremlegges attester som dokumenterer at tilbyder har oppfylt sine forpliktelser vedrørende betaling av skatter og avgifter. Tilbyder skal vedlegge utfylt og undertegnet HMSegenerklæring (se oppdatert egenerklæring på: Egenerklæringen skal være undertegnet av daglig leder og en representant for de ansatte. Oversikt over Leverandørens viktigste leveranser siste tre år med relevans til kontrakten, herunder opplysning om leveransens gjenstand, årlig kontraktsverdi, tidsperiode, samt referansenavn på kunde. Det må oppgi minst 5 referanser i tilsvarende størrelsen som Oppdragsgiver siste tre år. Referanseperson med kontaktinformasjon skal oppgis og Oppdragsgiver gis fullmakt til å kontakte vedkommende. Side 8 av 10

9 Økonomi Kvalitetssystem Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre kontrakten. Oppdragsgiver vil selv foreta kredittevaluering av Leverandøren. Oppdragsgiver har inngått avtale med Experian As for å hente ut kredittrapport. Leverandøren skal ha et velfungerende kvalitetssystem for denne type leveransen. Attest for firmaets kvalitetssystem/styringssystem utstedt av uavhengige organer som bekrefter at leverandøren oppfyller visse kvalitetssikringsstandarder, eksempelvis ISO 9001:2002 Oppdragsgiver godtar også annen dokumentasjon som viser at leverandøren har likeverdige kvalitetssikringstiltak. Her må det minimum gis en overordnet beskrivelse av innholdet i systemet herunder en oversikt over kontrollplaner og sjekklister som er relevant for denne kontrakten. Bestillingsrutine: E-handel Oppdragsgiver skal bruke egen innkjøpsløsning til å foreta bestilling på reflekser. Leverandøren skal ha enten inngått eller forplikte seg til å inngå en avtale med operatøren av ehandelsplattformen senest 1 måned etter inngått kontrakt. 4.2 Arbeidsfellesskap erklæring om solidaransvar Dette kravet dokumenteres ved enten en kopi av avtalen, eller en egenerklæring fra selskapet om at det vil bli inngått avtale, signert av bemyndiget person. Der tilbyder støtter seg på andre leverandører for å bli kvalifisert, skal det med tilbudet følge en erklæring om solidarisk ansvar overfor oppdragsgiver og tredjemann. Videre skal hvert enkelt deltakende firma i arbeidsfellesskapet gi slike opplysninger om sitt firma som er krevd i konkurransegrunnlaget. Arbeidsfellesskap vil bli vurdert under ett for alle kvalifikasjonskrav unntatt HMS. For HMS vurderes hver enkelt deltager individuelt. 4.3 Bruk av underleverandør krav om forpliktelseserklæring Der leverandøren støtter seg på en underleverandør for å bli kvalifisert, må leverandøren dokumentere overfor oppdragsgiver at den vil ha rådighet over de nødvendige ressursene. Dette kan dokumenteres ved at leverandøren fremlegger en gjensidig forpliktelseserklæring eller tilsvarende. 4.4 Språkform Forespørselen med tilhørende dokumentasjon skal være utformet på norsk. Kommersiell dokumentasjon kan være på engelsk. Det kommende konkurransegrunnlaget vil foreligge på norsk. Kontrakten vil være på norsk. Side 9 av 10

10 5. Utvelgelse av leverandør til deltakelse i konkurransen Når fristen for innlevering av forespørsel om å delta i konkurransen er utløpt vil Oppdragsgiver starte vurderingen av hvilke leverandører som skal kvalifiseres og inviteres til å delta i konkurransen. Oppdragsgiver vil velge ut leverandører blant de av leverandørene som etter SVVs vurdering tilfredsstiller kvalifikasjonskravene. Dersom det finnes et tilstrekkelig antall kvalifiserte leverandører, vil Oppdragsgiver invitere inntil 5 leverandører til å levere tilbud. Hvis antall kvalifiserte leverandører overstiger det antall leverandører SVV har til hensikt å invitere til å delta i konkurransen, vil en innbyrdes rangering av de kvalifiserte leverandørene legges til grunn for utvelgelsen. SVV vil da velge de leverandørene som best tilfredsstiller de fremsatte kvalifikasjons- og dokumentasjonskravene til tekniske og faglige kvalifikasjoner (se 4.1). Side 10 av 10