KVALIFIKASJONSGRUNNLAG BILTRANSPORT HOVEDPOSTGANG POSTEN NORGE AS

Transkript

1 KVALIFIKASJONSGRUNNLAG BILTRANSPORT HOVEDPOSTGANG POSTEN NORGE AS

2 INNHOLDSFORTEGNELSE 1. PRESENTASJON AV POSTEN 3 2. FORMALIA Oppdragsgiver Kunngjøring Anskaffelsesprosedyre Kostnader ved deltakelse i konkurransen Oppdragsgivers rett til å innhente supplerende opplysninger Endringer til kvalifikasjonsgrunnlaget Avlysning av konkurransen Returnering av forespørsel om deltakelse i konkurransen Kommunikasjon av kvalifikasjonsresultat 5 3. NÆRMERE OM HVA SOM SKAL ANSKAFFES Anskaffelsens formål Anskaffelsens innhold og omfang Avgrensninger Kvalitet Gjennomføring/levering 6 4. TIDSFRISTER OG PRAKTISKE FORHOLD Om prosessen Hvordan delta i konkurransen (forespørsel om deltakelse) Frist for forespørsel om deltakelse i konkurransen Anledning til å stille spørsmål Planlagt fremdrift Informasjonsmøte 9 5. KRAV TIL LEVERANDØREN OG LEVERANDØRENS FORESPØRSEL Kvalifikasjonskrav Dokumentasjonskrav og krav til forespørselens disposisjon Dokumentasjonskrav ved bruk av underleverandører Språkform UTVELGELSE AV LEVERANDØRER TIL DELTAGELSE I KONKURRANSEN13 Vedlegg 1. Egenerklæring om helse, miljø og sikkerhet (HMS) 14

3 1. PRESENTASJON AV POSTEN Posten Norge AS er et aksjeselskap som eies 100 prosent av staten ved Samferdselsdepartementet. Posten er et nordisk konsern med ca ansatte inkludert datterselskaper i Norden. Konsernet omfatter divisjoner og datterselskaper med forretningsvirksomhet innenfor tre forretningsområder: Post, Logistikk og IKT. Oversikt over organisering av Posten Norge as: Posten Norge AS Økonomi og Finans Kommunikasjon HR/HMS Post Logistikk Distribusjonsnett ErgoGroup AS Posten Privat Parti/stykkgods HovedPostGang Løsninger Bring Mail Termo Oslo/ Akershus Regionale tjenester Bring Dialogue Ekspress Øst Norden Bring Citymail SE Pakker Sør Bekk Bring Citymail DK Lagerservice Sørvest IKT-driftstjenester Vest Salg og Administrasjon Midt Nord Posten Norge AS har flere datterselskaper i Norden. De største er: Norge: Sverige: Danmark: Finland: ErgoGroup, Bring Logistics, Bring Frigoscandia, Bring Express, Bring Dialogue, Bring Solutions Bring Logistics, Bring Express, Bring Frigoscandia, Bring Citymail, Bring Parcels AB Bring Logistics, Bring Express, Bring Frigoscandia Bring Frigoscandia, Bring Express Se for mer informasjon. Side 3 av 14

4 2. FORMALIA 2.1 Oppdragsgiver Posten Norge AS v/ Konsernstaber Innkjøp (heretter kalt Oppdragsgiver) ønsker å kjøpe Biltransport Hovedpostgang. Nærmere beskrivelse av anskaffelsen følger i kapittel Kunngjøring Det vises også til kunngjøring i Official Journal. 2.3 Anskaffelsesprosedyre Tjenesten har CPV-numre: Landtransport og rørtransport, Landtransporttjenester, Postkjøring på vei. Kontrakten vil bli inngått i henhold til Lov om offentlige anskaffelser av 16.juli 1999 nr. 69 og tilhørende Forskrift om innkjøpsregler i forsyningssektorene (vann- og energiforsyning, transport og posttjenester) av 07. april 2006 (forsyningsforskriften). Anskaffelsesprosedyren er konkurranse med forhandling etter forutgående kunngjøring. Det vises til forsyningsforskriften og de prosedyreregler som fremgår av forskriftens del II. 2.4 Kostnader ved deltakelse i konkurransen Leverandøren må selv bære alle kostnader ved å delta i konkurransen. 2.5 Oppdragsgivers rett til å innhente supplerende opplysninger Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å be om supplerende opplysninger der det etter Oppdragsgivers vurdering måtte være nødvendig, dette gjelder også for eventuelle underleverandører. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å be om at de oppgitte opplysninger siden kan bekreftes gjennom for eksempel referanser fra kunder eller andre, fremvisning av autorisasjoner/ eksamenspapirer etc. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å foreta kredittvurderinger av leverandøren og/eller dens underleverandører. Oppdragsgiver vil på et senere tidspunkt i konkurransen kunne stille krav om fremleggelse av bankgaranti og/ eller morselskapsgaranti. 2.6 Endringer til kvalifikasjonsgrunnlaget Oppdragsgiver kan endre og/eller gi tilleggsopplysninger til kvalifikasjonsgrunnlaget forutsatt at dette gjøres i rimelig tid før kvalifikasjonsfristens utløp. Side 4 av 14

5 2.7 Avlysning av konkurransen Frem til utsending av konkurransegrunnlag forbeholder Oppdragsgiver seg retten til å avlyse hele eller deler av konkurransen dersom det foreligger saklig grunn uten at det medfører erstatningsansvar overfor leverandørene. 2.8 Returnering av forespørsel om deltakelse i konkurransen Oppdragsgiver vil ikke returnere kvalifiseringsforespørsler, eller deler av kvalifiseringsforespørsler. 2.9 Kommunikasjon av kvalifikasjonsresultat Oppdragsgivers beslutning vil så snart den foreligger bli meddelt skriftlig samtidig til alle som har innlevert forespørsel om å delta i konkurransen innen fristen. Det vil ikke bli opplyst om hvilke leverandører som har deltatt, hvilke leverandører som blir invitert til å delta i konkurransen eller hvilke leverandører som ikke blir invitert til å delta i konkurransen, med mindre Oppdragsgiver vurderer dette som hensiktsmessig for anskaffelsen. Side 5 av 14

6 3. NÆRMERE OM HVA SOM SKAL ANSKAFFES Det nedenstående er en foreløpig, overordnet beskrivelse. Nærmere beskrivelse, herunder krav og vilkår, vil bli gitt i konkurransegrunnlaget. 3.1 Anskaffelsens formål Anskaffelsen skal dekke Oppdragsgivers behov for transport av post med bil på strekninger definert under Anskaffelsens innhold og omfang Det er behov for transport av post med bil på følgende strekninger. Det er også definert hvilken type lastbærer som brukes av oppdragsgiver. Fra Til Paller Vekselbeholder Semitrailer Kommentar Oslo Stavanger X Postens materiell Stavanger Oslo X Postens materiell Oslo Haugesund X Enveistransport, transportørs eget materiell Oslo Førde X Enveistransport, transportørs eget materiell Oslo Trondheim X Enveistransport, transportørs eget materiell Oslo Bergen X Postens materiell Bergen Oslo X Postens materiell Oslo Ålesund X Postens materiell Ålesund Åndalsnes X Postens materiell Ålesund Oslo X Postens materiell Oslo Molde X Postens materiell Molde Oslo X Postens materiell Trondheim Fauske X Enveistransport, transportørs eget materiell Åndalsnes Ålesund X Postens materiell Åndalsnes Molde X Postens materiell Ålesund Bergen X Postens materiell Bergen Ålesund X Postens materiell 3.3 Avgrensninger Eventuelle avgrensninger vil fremkomme i konkurransegrunnlaget. 3.4 Kvalitet Krav til kvalitet fremkommer i konkurransegrunnlaget. Side 6 av 14

7 3.5 Gjennomføring/levering Nåværende avtale på de definerte strekningene går ut Ny(e) avtale(r) forventes tildelt innen Det vil da være ca 2 mnd til implementering. Side 7 av 14

8 4. TIDSFRISTER OG PRAKTISKE FORHOLD 4.1 Om prosessen Konkurransen gjennomføres som en totrinnsprosess, hvor det først gjennomføres en prekvalifisering og deretter avholdes en konkurranse blant leverandørene som er blitt prekvalifisert. Leverandører som blir prekvalifisert vil først motta en RFI (Request for Information) og deretter motta fullstendig konkurransegrunnlag. Før mottak av konkurransegrunnlaget forutsettes det at de utvalgte leverandørene undertegner en konfidensialitetserklæring. Konkurransegrunnlaget vil inneholde en utførlig beskrivelse av hva som skal anskaffes, krav til hvordan tilbudet skal struktureres samt informasjon om gjennomføringen av konkurransen. 4.2 Hvordan delta i konkurransen (forespørsel om deltakelse) For å delta i konkurransen må leverandøren sende inn en forespørsel om deltakelse hvor dokumentasjon på leverandørens oppfyllelse av kvalifikasjonskravene framsatt i kapittel 5 er vedlagt. Oppdragsgiver vil vurdere Leverandørens kvalifikasjoner basert på den fremlagte dokumentasjon. Regler for utvelgelse av leverandører for deltagelse i konkurransen er nærmere angitt i kapittel Frist for forespørsel om deltakelse i konkurransen Forespørsel om deltakelse i konkurransen må være registrert mottatt av Oppdragsgiver senest innen: klokken 12:00. Forespørselen vedlagt dokumentasjon skal leveres pr. post eller bud, i forpakning merket: "Biltransport Hovedpostgang " Forespørselen skal leveres i ett papireksemplar og et elektronisk eksemplar. Papireksemplaret skal være sortert i ringperm og inkludere en fullstendig innholdsfortegnelse undertegnet av autorisert representant for leverandøren. Det elektroniske eksemplaret skal leveres på CD eller USB-stick i PDF-, HTML- eller MS Word-format. Forespørsel og dokumentasjon skal leveres: Posten Norge AS Konsernstaber Innkjøp Att.: Tor-Inge Larsen Bauer Postadresse brev: 0001 OSLO Postadresse pakkepost: Biskop Gunnerus gate 14A, 0185 Oslo Besøksadresse: Biskop Gunnerus gate 14A, 18. etasje, Oslo. Side 8 av 14

9 4.4 Anledning til å stille spørsmål Spørsmål som vedrører konkurransen skal rettes pr. e-post til: Posten Norge AS Att.: Tor-Inge Larsen Bauer Konsernstaber Innkjøp E-postadresse: tor-inge.bauer posten.no Siste frist for innsending av spørsmål er satt til kl. 12:00. Spørsmål skal ikke rettes til andre ansatte/organisasjonsledd hos Oppdragsgiver. 4.5 Planlagt fremdrift Tentativ fremdriftsplan for gjennomføring av anskaffelsen: Aktivitet Dato Utsendelse av kvalifikasjonsgrunnlag (dette dokumentet) 05:03:2010 Frist for innlevering av forespørsel om å delta i konkurransen 23:03:2010 Leverandørkvalifikasjon gjennomført 26:03:2010 Utsendelse av RFI (Request For Information) 26:03:2010 Frist for innlevering av utfylt RFI 08:04:2010 Utsendelse av konkurransegrunnlag til kvalifiserte leverandører 21:04:2010 Tilbudsfrist 10:05:2010 Antatt kontraktstildeling 01:07:2010 Det gjøres oppmerksom på at prosessen totalt sett er tidkrevende og at leverandøren må sette av nødvendig tid og ressurser. Etter at RFI er besvart vil Oppdragsgiver gjennomføre workshops med leverandørene som er blitt prekvalifisert for å diskutere relevante tema. Nevnte workshops kan foregå pr telefon eller som fysiske møter. 4.6 Informasjonsmøte Det vil ikke avholdes informasjonsmøte. Side 9 av 14

10 5. KRAV TIL LEVERANDØREN OG LEVERANDØRENS FORESPØRSEL Forespørselen om deltakelse i konkurransen skal fremsettes skriftlig, og dokumentasjon av leverandørens kvalifikasjoner skal ligge vedlagt. Forespørselen skal være signert av autorisert representant fra Leverandøren. Kontaktinformasjon skal fremkomme på egen side i starten av forespørselen. Vedlagt forespørselen skal leverandøren forelegge dokumentasjon i samsvar med kravene som følger nedenfor. Manglende dokumentasjon vil begrense Oppdragsgivers anledning til å vurdere Leverandøren og vil kunne medføre avvisning fra konkurransen. 5.1 Kvalifikasjonskrav Oppdragsgiver vil legge til grunn følgende krav i sin vurdering og utvelgelse av leverandører til å delta i konkurransen: 1. Leverandørens egnethet til å levere Biltransport Hovedpostgang til Oppdragsgiver, herunder a. Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling: o Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak o Leverandøren skal ikke være under konkurs eller under gjeldsforhandling b. Leverandørens økonomiske og finansielle stilling: o Leverandøren skal ikke ha vesentlige restanser knyttet til skatte- og avgiftsbetaling o Leverandøren må ha tilstrekkelig soliditet, likviditet og finansielle evne til å gjennomføre kontrakten og å bære et eventuelt tap på den aktuelle og andre kontrakter c. Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner: o Leverandørens eierforhold og plan for langsiktighet i markedet o I hvilken grad anskaffelsen sammenfaller med Leverandørens primære forretningsområder o At leverandøren kan levere forespurte ytelser i Norden. Dette omfatter også bistand på stedet. o Leverandørens erfaring med leveranse, implementering og drift av de tjenester og løsninger som forespørres inkludert skissert omfang og kompleksitet mht. teknologi, mangfold og geografi. o Leverandørens kvalitetssystem o Tilgangen på faglige og tekniske ressurser til å gjennomføre kontrakten o Leverandørens egen begrunnelse for egnethet til denne anskaffelsen Side 10 av 14

11 5.2 Dokumentasjonskrav og krav til forespørselens disposisjon Kvalifikasjonskrav Dokumentasjonskrav 1. a Firmaattest som ikke er eldre enn seks måneder. Skatteattest for merverdiavgift og skatteattest for skatt som ikke er eldre enn seks måneder HMS egenerklæring Det oppfordres til bruk av Nærings- og Handelsdepartementets standardskjema som ligger vedlagt (Vedlegg 1) Leverandøren skal oppgi hvor stor andel av kontrakten han ser for seg oppfylt ved hjelp av underleverandører Leverandøren skal redegjøre for hvordan et eventuelt samarbeid med andre selskap om oppfyllelse av kontrakten tenkes organisert. 1. b Kredittvurdering med nøkkeltall fra siste tre regnskapsår fra anerkjent kredittvurderingsselskap Årsrapport med nøkkeltall fra siste regnskapsår En redegjørelse for foretakets totale omsetning de siste tre år i forhold til omsetning med relevans til denne kontrakten En redegjørelse for eierforhold i leverandørens foretak med mindre dette fremkommer i årsrapporten. Leverandøren kan etter eget ønske velge å utdype sin finansielle og økonomiske stilling gjennom informasjon av nyere dato enn siste avlagte regnskap, dokumentasjon av garantier, erklæringer fra bank eller morselskap, eller lignende. 1. c Referanser: Oversikt over Leverandørens viktigste leveranser siste tre år med relevans til kontrakten, herunder opplysning om leveransens gjenstand, årlig kontraktsverdi (f.eks. i form av verdiintervall), tidsperiode, samt navn på kunde. Dokumentasjon på Leverandørens oppfyllelse av Oppdragsgivers krav til tekniske og faglige kvalifikasjoner som fremsatt i 5.1. Bilag i Leverandørens forespørsel Bilag 1 Organisatorisk og juridisk stilling Bilag 2 Økonomisk og finansiell stilling Bilag 3 Tekniske og faglige kvalifikasjoner Forklaring til tabellen over: Kolonnen Kvalifikasjonskrav viser til kravene fremsatt i 5.1. Kolonnen Dokumentasjonskrav beskriver hvilken dokumentasjon leverandøren må vedlegge sin forespørsel og som Oppdragsgiver vil legge til grunn for sin vurdering. Kolonnen Bilag i Leverandørens forespørsel angir hvilket bilag i leverandørens forespørsel Oppdragsgiver forventer å finne den forespurte dokumentasjonen. Side 11 av 14

12 5.3 Dokumentasjonskrav ved bruk av underleverandører Ved bruk av underleverandører/samarbeidende selskap skal den samme dokumentasjon fremlegges for disse som for leverandøren. 5.4 Språkform Forespørselen med tilhørende dokumentasjon skal være utformet på norsk, svensk eller dansk. Kommersiell dokumentasjon kan være på engelsk. Det kommende konkurransegrunnlaget vil kun foreligge på norsk. Forhandlinger vil foregå på norsk, kontrakten vil være på norsk. Side 12 av 14

13 6. UTVELGELSE AV LEVERANDØRER TIL DELTAGELSE I KONKURRANSEN Når fristen for innlevering av forespørsel om å delta i konkurransen er utløpt vil Oppdragsgiver starte vurderingen av hvilke leverandører som skal kvalifiseres og inviteres til å delta i konkurransen. Oppdragsgiver vil velge ut leverandører blant de av leverandørene som etter Oppdragsgivers vurdering tilfredsstiller kvalifikasjonskravene. Dersom det finnes et tilstrekkelig antall kvalifiserte leverandører, vil Oppdragsgiver invitere minimum 3 og maksimum 20 leverandører til å levere tilbud. Hvis antall kvalifiserte leverandører overstiger det antall leverandører Oppdragsgiver har til hensikt å invitere til å delta i konkurransen, vil en innbyrdes rangering av de kvalifiserte leverandørene legges til grunn for utvelgelsen. Oppdragsgiver vil da velge de leverandørene som best tilfredsstiller de fremsatte kvalifikasjons- og dokumentasjonskravene til tekniske og faglige kvalifikasjoner (se 5.1). *** Side 13 av 14

14 Vedlegg 1. Egenerklæring om helse, miljø og sikkerhet (HMS) Denne bekreftelsen gjelder: Virksomhetens navn Adresse Postnummer Organisasjonsnr/ Fødselsnr Land* Poststed Jeg bekrefter med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstiller kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (internkontrollforskriften). 1 Jeg bekrefter at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Jeg aksepterer at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet. Dato Daglig leder Jeg bekrefter med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Ingen ansatte Dato Representant for de ansatte *For utenlandske oppdragstakere gjelder følgende: Jeg bekrefter med dette at det ved utarbeidelse av tilbudet er tatt hensyn til helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen som følger av forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften), fastsatt ved kgl. res. 6. desember 1996 i medhold av lov 17. juni 2006 nr. 62 om og arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. Jeg aksepterer at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere virksomhetens system for ivaretakelse av helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. 1 Fastsatt ved kgl.res. 6. desember 1996 nr i medhold av lov 17. juni 2006 nr. 62 om og arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern m.v. Side 14 av 14