KVALIFIKASJONSGRUNNLAG. Flyfrakt Post Utland Posten Norge AS POSTEN NORGE AS

Transkript

1 KVALIFIKASJONSGRUNNLAG Flyfrakt Post Utland Posten Norge AS POSTEN NORGE AS

2 INNHOLDSFORTEGNELSE 1. PRESENTASJON AV POSTEN 3 2. FORMALIA Oppdragsgiver Kunngjøring Anskaffelsesprosedyre Kostnader ved deltakelse i konkurransen Oppdragsgivers rett til å innhente supplerende opplysninger Endringer til kvalifikasjonsgrunnlaget Avlysning av konkurransen Returnering av forespørsel om deltakelse i konkurransen Kommunikasjon av kvalifikasjonsresultat 5 3. NÆRMERE OM HVA SOM SKAL ANSKAFFES Anskaffelsens formål Anskaffelsens innhold og omfang Avgrensninger Kvalitet Gjennomføring/levering 8 4. TIDSFRISTER OG PRAKTISKE FORHOLD Om prosessen Hvordan delta i konkurransen (forespørsel om deltakelse) Frist for forespørsel om deltakelse i konkurransen Anledning til å stille spørsmål Planlagt fremdrift Informasjonsmøte 9 5. KRAV TIL LEVERANDØREN OG LEVERANDØRENS FORESPØRSEL Kvalifikasjonskrav Dokumentasjonskrav og krav til forespørselens disposisjon Dokumentasjonskrav ved bruk av underleverandører Språkform UTVELGELSE AV LEVERANDØRER TIL DELTAGELSE I KONKURRANSEN13 Vedlegg 1. Egenerklæring om helse, miljø og sikkerhet (HMS) 14 Vedlegg 2. Miljøerklæring 15

3 1. PRESENTASJON AV POSTEN Posten Norge AS er et aksjeselskap som eies 100 prosent av staten ved Samferdselsdepartementet. Posten er et nordisk konsern med ca ansatte inkludert datterselskaper i Norden. Konsernet omfatter divisjoner og datterselskaper med forretningsvirksomhet innenfor tre forretningsområder: Post, Logistikk og IKT. Oversikt over organisering av Posten Norge as: Posten Norge AS har flere datterselskaper i Norden. De største er: Norge: Sverige: Danmark: Finland: ErgoGroup AS, Bring Cargo AS, Bring Frigo AS, Bring Express AS, Bring Dialog AS, Bring Warehousing AS Bring Cargo AB, Bring Express AB, Bring Frigo AB, Bring Citymail AB, Bring Parcels AB Bring Cargo A/S, Bring Express A/S, Bring Frigo A/S Bring Frigo OY, Bring Express OY Se og for mer informasjon. Side 3 av 15

4 2. FORMALIA 2.1 Oppdragsgiver Posten Norge AS v/konsernstaber Innkjøp (heretter kalt Oppdragsgiver) ønsker å kjøpe Flyfrakt Post Utland. Nærmere beskrivelse av anskaffelsen følger i kapittel Kunngjøring Det vises også til kunngjøring i Official Journal. 2.3 Anskaffelsesprosedyre Tjenesten har CPV-nummer Rutemessig posttransport med fly og Ikke rutemessig posttransport med fly. Kontrakten vil bli inngått i henhold til Lov om offentlige anskaffelser av 16.juli 1999 nr. 69 og tilhørende Forskrift om innkjøpsregler i forsyningssektorene (vann- og energiforsyning, transport og posttjenester) av 07. april 2006 (forsyningsforskriften). Anskaffelsesprosedyren er konkurranse med forhandling etter forutgående kunngjøring. Det vises til forsyningsforskriften og de prosedyreregler som fremgår av forskriftens del II. 2.4 Kostnader ved deltakelse i konkurransen Leverandøren må selv bære alle kostnader ved å delta i konkurransen. 2.5 Oppdragsgivers rett til å innhente supplerende opplysninger Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å be om supplerende opplysninger der det etter Oppdragsgivers vurdering måtte være nødvendig, dette gjelder også for eventuelle underleverandører. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å be om at de oppgitte opplysninger siden kan bekreftes gjennom for eksempel referanser fra kunder eller andre, fremvisning av autorisasjoner/ eksamenspapirer etc. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å foreta kredittvurderinger av leverandøren og/eller dens underleverandører. Oppdragsgiver vil på et senere tidspunkt i konkurransen kunne stille krav om fremleggelse av bankgaranti og/ eller morselskapsgaranti. 2.6 Endringer til kvalifikasjonsgrunnlaget Oppdragsgiver kan endre og/eller gi tilleggsopplysninger til kvalifikasjonsgrunnlaget forutsatt at dette gjøres i rimelig tid før kvalifikasjonsfristens utløp. Side 4 av 15

5 2.7 Avlysning av konkurransen Frem til utsending av konkurransegrunnlag forbeholder Oppdragsgiver seg retten til å avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn uten at det medfører erstatningsansvar overfor leverandørene. 2.8 Returnering av forespørsel om deltakelse i konkurransen Oppdragsgiver vil ikke returnere kvalifiseringsforespørsler, eller deler av kvalifiseringsforespørsler. 2.9 Kommunikasjon av kvalifikasjonsresultat Oppdragsgivers beslutning vil så snart den foreligger bli meddelt skriftlig samtidig til alle som har innlevert forespørsel om å delta i konkurransen innen fristen. Det vil ikke bli opplyst om hvilke leverandører som har deltatt, hvilke leverandører som blir invitert til å delta i konkurransen eller hvilke leverandører som ikke blir invitert til å delta i konkurransen, med mindre Oppdragsgiver vurderer dette som hensiktsmessig for anskaffelsen. Side 5 av 15

6 3. NÆRMERE OM HVA SOM SKAL ANSKAFFES Det nedenstående er en foreløpig, overordnet beskrivelse. Nærmere beskrivelse, herunder krav og vilkår, vil bli gitt i konkurransegrunnlaget. 3.1 Anskaffelsens formål Posten Norge AS har krav på eksport av A-post og pakker på 87 % skal være levert mottaker innen avtalt tid. For å kunne opprettholde dette kravet benyttes det flyfrakt på et utvalg av destinasjoner. Se pkt Anskaffelsens innhold og omfang Flyfrakttjenester av brev- og pakkepost med tilhørende bakketjenester fra Norge/Oslo/OSL til følgende destinasjoner: Country City IATA code Letters Parcels Australia Sydney SYD X X Belgium Brussels BRU X X Brazil Sao Paolo SAO X Bulgaria Sofia SOF X X Canada Montreal YMQ X X Denmark Copenhagen CPH X England London LON X Estonia Tallin TLL X X Finland Helsinki HEL X X France Paris CDG X X Greece Athens ATH X X Hong Kong Hong Kong HKG X India Delhi DEL X Ireland Dublin DUB X X Iceland Reykjavik REK X X Israel Tel Aviv TLV X Italy Milan MXP X X Japan Tokyo TYO X China Beijing BJS X Korea Seoul SEL X Croatia Zagreb ZAG X Cyprus Larnaca LCA X Latvia Riga RIX X Lithuania Vilnius VNO X X Luxemburg Luxemburg LUX X X Malta Valletta MAR X Side 6 av 15

7 Netherlands Amsterdam AMS X New Zealand Aukland AKL X Philippines Manila MNL X Poland Warsaw WAW X X Portugal Lisbon LIS X X Romania Bucharest BUH X X Russia Moscow MOW X X Singapore Singapore SIN X Slovakia Bratislava BTS X X Slovenia Ljubljana LJU X X Spain Madrid MAD X X Switzerland Zurich ZRH X X Sweden Stockholm STO X South Africa Johannesburg JNB X Thailand Bangkok BKK X Czech Republic Prague PRG X X Turkey Istanbul IST X Germany Frankfurt FRA X United Arab Emirates Dubai DXB X Hungary Budapest BUD X X United States New York JFK X X Austria Linz LNZ X Austria Wien VIE X X Brev- og pakkepost er i dag tilgjenglig på OSL fra kl: 05:30 til kl: 08:00. Flyfrakt av Brev- og pakkepost fra Oslo/OSL er det primære behovet. Det er også et behov av flyfrakt fra Denmark/Copenhagen/CPH og Sweden/Stockholm/STO. Dette vil fremkomme i konkurransegrunnlaget. Det vil være mulig å gi tilbud på alle eller deler av strekningene. Posten Norge AS har til hensikt å inngå en eller flere rammeavtaler for å dekke oppdraget. 3.3 Avgrensninger Anskaffelsen omfatter ikke Screening av brev- og pakkepost Evt avgrensninger vil fremkomme i konkurransegrunnlaget. 3.4 Kvalitet Det er definerte ulike tider og frister pr avtalt lokasjon på mottakersted. Krav til disse tidene og kvalitet for øvrig vil fremkomme i konkurransegrunnlaget. Side 7 av 15

8 3.5 Gjennomføring/levering Nåværende avtale går ut Ny avtale(r) skal være signert innen Det vil da være ca 3 mnd til implementering. 4. TIDSFRISTER OG PRAKTISKE FORHOLD 4.1 Om prosessen Konkurransen gjennomføres som en totrinnsprosess, hvor det først gjennomføres en prekvalifisering og deretter avholdes en konkurranse blant leverandørene som er blitt prekvalifisert. Leverandører som blir prekvalifisert vil først motta en RFI (Request for Information) og deretter motta fullstendig konkurransegrunnlag. Før mottak av konkurransegrunnlaget forutsettes det at de utvalgte leverandørene undertegner en konfidensialitetserklæring. Konkurransegrunnlaget vil inneholde en utførlig beskrivelse av hva som skal anskaffes, krav til hvordan tilbudet skal struktureres samt informasjon om gjennomføringen av konkurransen. 4.2 Hvordan delta i konkurransen (forespørsel om deltakelse) For å delta i konkurransen må leverandøren sende inn en forespørsel om deltakelse hvor dokumentasjon på leverandørens oppfyllelse av kvalifikasjonskravene framsatt i kapittel 5 er vedlagt. Oppdragsgiver vil vurdere Leverandørens kvalifikasjoner basert på den fremlagte dokumentasjon. Regler for utvelgelse av leverandører for deltagelse i konkurransen er nærmere angitt i kapittel Frist for forespørsel om deltakelse i konkurransen Forespørsel om deltakelse i konkurransen må være registrert mottatt av Oppdragsgiver senest innen: klokken 12:00. Forespørselen vedlagt dokumentasjon skal leveres pr. post eller bud, i forpakning merket: "Flyfrakt Post Utland" Forespørselen skal leveres i ett papireksemplar og et elektronisk eksemplar. Papireksemplaret skal være sortert i ringperm og inkludere en fullstendig innholdsfortegnelse undertegnet av autorisert representant for leverandøren. Det elektroniske eksemplaret skal leveres på CD eller USB-stick i PDF-, HTML- eller MS Word-format. Forespørsel og dokumentasjon skal leveres: Posten Norge AS Konsernstaber Innkjøp Att.: Frode Skallerud Postadresse brev: 0001 OSLO Postadresse pakkepost: Biskop Gunnerus gate 14A, 0185 Oslo Besøksadresse: Biskop Gunnerus gate 14A, 18. etasje, Oslo. Side 8 av 15

9 4.4 Anledning til å stille spørsmål Spørsmål som vedrører konkurransen skal rettes pr. e-post til: Posten Norge AS Att.: Frode Skallerud Konsernstaber Innkjøp E-postadresse: Siste frist for innsending av spørsmål er satt til kl. 12:00. Spørsmål skal ikke rettes til andre ansatte/organisasjonsledd hos Oppdragsgiver. 4.5 Planlagt fremdrift Tentativ fremdriftsplan for gjennomføring av anskaffelsen: Aktivitet Dato Kunngjøring av konkurranse Frist for innlevering av forespørsel om å delta i konkurransen Leverandørkvalifikasjon gjennomført Utsendelse av RFI (Request For Information) Frist for innlevering av utfylt RFI Utsendelse av konkurransegrunnlag til kvalifiserte leverandører Tilbudsfrist Antatt kontraktstildeling Det gjøres oppmerksom på at prosessen totalt sett er tidkrevende og at leverandøren må sette av nødvendig tid og ressurser. Etter at RFI er besvart vil Oppdragsgiver gjennomføre workshops med leverandørene som er blitt prekvalifisert for å diskutere relevante tema. Nevnte workshops kan foregå pr telefon eller som fysiske møter. 4.6 Informasjonsmøte Det vil ikke bli avhold informasjonsmøte. Side 9 av 15

10 5. KRAV TIL LEVERANDØREN OG LEVERANDØRENS FORESPØRSEL Forespørselen om deltakelse i konkurransen skal fremsettes skriftlig, og dokumentasjon av leverandørens kvalifikasjoner skal ligge vedlagt. Forespørselen skal være signert av autorisert representant fra Leverandøren. Kontaktinformasjon skal fremkomme på egen side i starten av forespørselen. Vedlagt forespørselen skal leverandøren forelegge dokumentasjon i samsvar med kravene som følger nedenfor. Manglende dokumentasjon vil begrense Oppdragsgivers anledning til å vurdere Leverandøren og vil kunne medføre avvisning fra konkurransen. 5.1 Kvalifikasjonskrav Oppdragsgiver vil legge til grunn følgende krav i sin vurdering og utvelgelse av leverandører til å delta i konkurransen: 1. Leverandørens egnethet til å levere flyfrakttjenester til Oppdragsgiver, herunder a. Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling: o Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak o Leverandøren skal ikke være under konkurs eller under gjeldsforhandling o Leverandøren skal ha fylt ut HMS-erklæring (vedlegg 1) o Leverandøren skal ha fylt ut miljøerklæring (vedlegg 2) b. Leverandørens økonomiske og finansielle stilling: o Leverandøren skal ikke ha vesentlige restanser knyttet til skatte- og avgiftsbetaling o Leverandøren må ha tilstrekkelig soliditet, likviditet og finansielle evne til å gjennomføre kontrakten og å bære et eventuelt tap på den aktuelle og andre kontrakter o Leverandørens eierforhold og plan for langsiktighet i markedet c. Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner: o I hvilken grad anskaffelsen sammenfaller med Leverandørens primære forretningsområder. o At leverandøren kan levere forespurte ytelser. o Leverandørens erfaring med leveranse, implementering og drift av de tjenester og løsninger som forespørres. o Leverandørens sertifiseringer og godkjennelser innen Flytransporttjenester. o Leverandørens egen begrunnelse for egnethet til denne anskaffelsen. Side 10 av 15

11 5.2 Dokumentasjonskrav og krav til forespørselens disposisjon Kvalifikasjonskrav Dokumentasjonskrav Bilag i Leverandørens forespørsel 1. a Firmaattest som ikke er eldre enn seks måneder. Skatteattest for merverdiavgift og skatteattest for skatt som ikke er eldre enn seks måneder (norske leverandører) HMS egenerklæring Benytt standardskjema som ligger vedlagt (Vedlegg 1) Miljøerklæring om påvirkning på ytre miljø ikke eldre enn seks måneder Benytt standardskjema som ligger vedlagt (Vedlegg 2) Leverandøren skal oppgi hvor stor andel av kontrakten han ser for seg oppfylt ved hjelp av underleverandører. Leverandøren skal redegjøre for hvordan et eventuelt samarbeid med andre selskap om oppfyllelse av kontrakten tenkes organisert. 1. b Kredittvurdering med nøkkeltall fra siste tre regnskapsår fra anerkjent kredittvurderingsselskap Bilag 2 Årsrapport med nøkkeltall fra siste regnskapsår. En redegjørelse for eierforhold i leverandørens foretak med mindre dette fremkommer i årsrapporten. 1. c Dokumentasjon på Leverandørens oppfyllelse av Oppdragsgivers krav til tekniske og faglige kvalifikasjoner som fremsatt i 5.1. Referanser: Oversikt over Leverandørens viktigste leveranser siste tre år med relevans til kontrakten, herunder opplysning om leveransens gjenstand, årlig kontraktsverdi (f.eks. i form av verdiintervall), tidsperiode, samt navn på kunde. Forklaring til tabellen over: Kolonnen Kvalifikasjonskrav viser til kravene fremsatt i 5.1. Bilag 1 Organisatorisk og juridisk stilling Økonomisk og finansiell stilling Bilag 3 Tekniske og faglige kvalifikasjoner Kolonnen Dokumentasjonskrav beskriver hvilken dokumentasjon leverandøren må vedlegge sin forespørsel og som Oppdragsgiver vil legge til grunn for sin vurdering. Kolonnen Bilag i Leverandørens forespørsel angir hvilket bilag i leverandørens forespørsel Oppdragsgiver forventer å finne den forespurte dokumentasjonen. Side 11 av 15

12 5.3 Dokumentasjonskrav ved bruk av underleverandører Ved bruk av underleverandører/samarbeidende selskap skal den samme dokumentasjon fremlegges for disse som for leverandøren. 5.4 Språkform Forespørselen med tilhørende dokumentasjon skal være utformet på norsk, svensk, dansk eller engelsk. Det kommende konkurransegrunnlaget vil foreligge på norsk og engelsk. Forhandlinger vil foregå på norsk eller engelsk, kontrakten vil være på engelsk. Side 12 av 15

13 6. UTVELGELSE AV LEVERANDØRER TIL DELTAGELSE I KONKURRANSEN Når fristen for innlevering av forespørsel om å delta i konkurransen er utløpt vil Oppdragsgiver starte vurderingen av hvilke leverandører som skal kvalifiseres og inviteres til å delta i konkurransen. Oppdragsgiver vil velge ut leverandører blant de av leverandørene som etter Oppdragsgivers vurdering tilfredsstiller kvalifikasjonskravene. Dersom det finnes et tilstrekkelig antall kvalifiserte leverandører, vil Oppdragsgiver invitere inntil 10 leverandører til å levere tilbud. Hvis antall kvalifiserte leverandører overstiger det antall leverandører Oppdragsgiver har til hensikt å invitere til å delta i konkurransen, vil en innbyrdes rangering av de kvalifiserte leverandørene legges til grunn for utvelgelsen. Oppdragsgiver vil da velge de leverandørene som best tilfredsstiller de fremsatte kvalifikasjons- og dokumentasjonskravene til tekniske og faglige kvalifikasjoner (se 5.1). *** Side 13 av 15

14 Vedlegg 1. Egenerklæring om helse, miljø og sikkerhet (HMS) Denne bekreftelsen gjelder: Virksomhetens navn Adresse Postnummer Organisasjonsnr/ Fødselsnr Land* Poststed Jeg bekrefter med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstiller kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (internkontrollforskriften). 1 Jeg bekrefter at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Jeg aksepterer at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet. Dato Daglig leder Jeg bekrefter med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Ingen ansatte Dato Representant for de ansatte *For utenlandske oppdragstakere gjelder følgende: Jeg bekrefter med dette at det ved utarbeidelse av tilbudet er tatt hensyn til helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen som følger av forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften), fastsatt ved kgl. res. 6. desember 1996 i medhold av lov 17. juni 2006 nr. 62 om og arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. Jeg aksepterer at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere virksomhetens system for ivaretakelse av helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. 1 Fastsatt ved kgl.res. 6. desember 1996 nr i medhold av lov 17. juni 2006 nr. 62 om og arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern m.v. Side 14 av 15

15 Fylles ut elektronisk, skrives ut og signeres Vedlegg 2. Miljøerklæring Denne bekreftelsen gjelder: Virksomhetens navn Adresse Postnummer Organisasjonsnummer Land Poststed Som potensiell leverandør av Flyfrakt Post Utland til Posten Norge AS med datterselskaper bekrefter jeg at denne virksomheten med relevans til anskaffelsens gjenstand: Ja Delvis Nei Kommentar* Er miljøsertifisert (ISO 14001, EMAS eller tilsvarende. Hvis Ja fortsett til punkt 1.8) Har planer om miljøsertifisering, oppgi i så fall hvilken sertifisering og når Har besluttede målbare mål og strategi for å redusere total miljøbelastning 1.4 Har en miljøpolicy Har kunnskap om, og følger miljølovgivningen i de land virksomheten opererer Har systematisk miljøopplæring av medarbeiderne Har en egen enhet eller medarbeider som er ansvarlig for miljøarbeidet Stiller forholdsmessige miljøkrav til sine underleverandører * Forventes utfylt ved svar Delvis eller Nei Dato Daglig leder Side 15 av 15