ARBEIDSGRUPPEMØTE IGW FJELL DATO: 20. September Telefonmøte

Transkript

1 ARBEIDSGRUPPEMØTE IGW FJELL DATO: 20. September Telefonmøte DELTAKERE Anette Svastuen (var ikke med siste halvtimen) Karin Blomberg Marit Evanger Stine Lunde Trine Magnus Turid Widjusveen Olsen (var ikke med siste halvtimen) Guri Grønolen Monica Eriksson Øyvind Nese, koblet seg på litt etter møtestart Forfall Pål K Medhus Henning Wangsnes, Heidi Jønholt RUNDE RUNDT BORDET OM SAKER SOM BØR SPILLES INN TIL STYRINGSGRUPPA Følgende innspill: - Kommunikasjon i prosjektet - Prosjektets størrelse STATUS PROSJEKTLEDELSE 10 søkere, 5 kvinner og 5 menn og mange gode søker. 3 innkalt til intervju. Målet er å ha på plass kandidaten til styringsgruppemøtet fredag og at aktuell kandidat får tilbud på mandag. Alle de tre som er innkalt har mulighet til å starte arbeidet raskt. Det ble ikke aktuelt for Monica å søke stilingen, da forutsetningen for søknad var at hun måtte søke permisjon fra sin nye jobb. Dersom noen ønsker å ha innsikt i søkelisten, kan de få den ved henvendelse til personalavdelingen i Buskerud fylkeskommune. Spørsmål om hvor mye Monica involveres i forhold til overføring til ny prosjektleder avklares på styringsgruppemøtet. Arbeidsgruppa var enig om at dette har vært en langdrøy prosess. NASJONALT PROSJEKTLEDERMØTE Det har vært ett telefonmøte i nasjonal prosjektledergruppe. Det ble vurdert å få til et prosjektledermøte under matstreif, men det viste seg vanskelig. Neste møte førstkommende mandag. Mest fokus på standplassering og regionsamlingen i Berlin (se egne avsnitt for disse). KONSTITUERING AV STYRINGSGRUPPA Styringsgruppa konstitueres på styringsruppemøtet som er flyttet til Oslo på fredag kl Gruppa ser ut til å bli fulltallig på møtet. Styringsgruppa består av

2 - Gunhild Dalaker Tuseth, fra Fylkesmannen i Buskerud, - Trond Carlsson i Oppland fylkeskommune som representant for Oppland og Hedmark - Christian Hedløv Engh - Innovasjon Norge Oppland/Hedmark som Innovasjon Norges representant - Steinar Berthelsen, styreleder fjellnettverket for Fjellnettverket (er fylkestingsrepresentant fra Buskerud). Steinar er foreslått som leder for styringsgruppa. - Aud Hove, nestleder i Fjellnettverket (fylkestinget i Oppland) Arbeidsgruppa lurte på hvordan Agder var involvert. Agder har kommet med den siste tiden, og er derfor ikke representert i styringsgruppa, men er med på de andre nivåene i prosjektet. Regionrådet i Setesdal har også meldt seg inn i Fjellnettverket og meldte kort tid etterpå at de ønsket å delta i arbeidet med IGW. Siden Sørlandet deltok i fjor, er Agder også godt kjent med IGW. STANDPLASSERING Vi har fått standen der Sørlandet var i år. IGW FJELL meldte inn første ønske som den Osloregionen hadde i år, og Sørlandets stand som 2. Valg. Ingen direkte begrunnelse for plasseringen. Men både Fjord-Norge og Trøndelag har vært med flere ganger tidligere, og alle har over tid stått på de ulike stedene. Fjell er ny region. Nord-Norge har alltid vært fornøyd med denne standen. Øyvind Nese som er matansvarlig, var med Sørlandet i år og har god praktisk kjennskap til standen og forslag til forbedringer. Han har også lister over de modulene de bestilte på standen og utsyr de brukte på standen. Viktig ønske om justering fra Øyvind: Det lave trekanta profileringshjørnet som dere ser i bildet ovenfor bør byttes ut til en arbeidsbenk i hjørne. Han påpekte at det er ved å ha de beste smaksprøvene og fremtreden som er det viktige grunnlaget for å lykkes. Sørlandet solgte kun 2000Euro mindre enn Osloregionen i år. Standen har eget kjøkken. Langt og smalt. I størrelse er standene relativt like, men litt mindre plass en Osloregionen. Standen har plass til tre arbeidsstasjoner som kan betjenes av 2 personer hver. Sørlandet brukte også toppen av den ene kjøledisken til plassering av smaksprøver. Det er viktig at vi legger til rette for at kokkene kan stå i front. I kalkuleringen av antall personer, så må det også tas evt. hensyn til om vi kjører to skift daglig slik vi i utgangspunktet har planlagt og slik Osloregionen gjorde, eller om det kun kjøres ett skift.

3 - HOTELLBOOKING Bookingen for IGW er allerede åpnet. Så snart vi har alle deltakerne på plass er det viktig at alle blir registrert. Det er først og fremst antallet som er viktig å få på plass, slik at vi får nok rom. Navn kan korrigeres senere. 1. November åpnes bookingen for andre som skal nedover til regionsamlingene m.m. Monica orienterer ny prosjektleder om dette. Registreringen bør gjøres så snart navnene er klare til samlingen i oktober og vaktlista er satt opp. Gruppereservasjon er mulig.

4 MØTE MED DEPARTEMENTET Prosjektlederne blir invitert til LMD for å presentere prosjektet, prosessen og presenterer utstillerne og egen region. Estimert til oktober, men dato ikke bestemt. GODKJENNING AV PROSJEKTPLAN OG BUDSJETT Arbeidsgruppa hadde ingen forslag til justering i prosjektplanen. Gjennom møtet drøftet vi at følgende momenter har påvirkning på budsjettet - Antall deltakere totalt - Om vi gjennomfører egen samling i Berlin eller ikke. REGIONSAMLING i OKTOBER. Regionsamlingen er lagt til Kulinarisk Akademi v/mathallen 25. Oktober, som har både kjøkkenfasiliteter og møtelokalene vi trenger. Samlingene for alle regionene er lagt til denne uken og samordnet slik at Innovasjon Norge og LMD får muligheten til å delta. Og Fjord- Norge den 24, Fjell har 25, Trondheim har sitt møte den oktober er matmerkdagen. I prosjektplanen har vi kalt dette Utstillersamling smaksverksted. Programmet er ikke planlagt i detalj enda. Røff skisse laget. Naturlig å gjøre sammen med ny prosjektleder. I prosjektplanen har vi listet følgende hovedinnhold; - Utvikling av smaksprøver - Utvikling av produkter for salg - Presentasjon av konsept/profil markedsaktiviteter og hvilke opplevelser vi selger og hvilke fellestiltak som er under utvikling. - Presentasjon av pressearbeid før, under og etter. - Anja Gustavsen Falla tar med gensere til prøving og bestilling til dagen. - Som prosjekteier ønsker Landbruks- og matdepartementet å holde et innlegg. - IGW fra A-Å; viktig å gi utstillerne svar på de mange spørsmålene de har. Hvorfor er man der, hvilke forventninger har man både før, under og etter arrangementet osv. Viktig at de forstår at IGW er en jobb! Andre innspill fra arbeidsgruppa - Osloregionen hadde i fjor en journalist som snakket om hva som tenner en journalist for å inspirere deltakerne til å få effekt av pressearbeidet. - Sørlandet laget en produktmanual med alle de som representeres på IGW for at alle skulle lese seg opp på kunnskap om produsenter og regionen. Viktig å gi produsentene gode tips på møtet og heller gi kort frist for innlevering i etterkant. - Informasjon om produktene på tysk- og nyttige tyske gloser/strofer - Er det mulig å ha med en fotograf som også tar bilder både av maten, gruppevise bilder pr. region og av hver enkelt produsent. Det gjør det lettere å selge inn til journalister i etterkant. Det kan være nyttig å ha en kombinasjon med journalist/fotograf. Følgende forslag kom frem i møtet send gjerne inn andre forslag. o Runa Eggen fra Trysil, snakker flytende tysk, jobber kommunikasjonsfaglig, har jobbet på turistkontoret i Trysil. o Nevada Berg, skriver bloggen som ble nominert til det amerikanske magasinet Saveurs prestisjefylte matbloggpris i klassen

5 nykommere i 2016.Fra Rollag i Buskerud Engelsktalende men skriver og tar bilder av Fjellmat og opplevelser på en veldig flott måte. o Guri Grønolen har sendt følgende innspill fra Valdres Lene Hovi, Valdres Natur- og kulturpark flink på innholdsproduksjon og tar greie foto. Cathrine Dokken, profesjonell på foto har tatt matbilder for Valdres. - OBS! Noen matvarer må leveres før regionsamlingen! ANDRE MØTER - Møte med fylkeskontaktene + matansvarlig legges til en dag i neste uke hvor vi får samlet alle, slik at man både kan få på plass matprofil og også drøftet nødvendige tilleggsprodukter. - Møte med destinasjonsselskapene, presse og markedsansvarlig for drøfting av presse og markedsarbeid. Guri og Turid kan delta her om de har mulighet. Hensikten med møtet å trekke inn destinasjonsselskapenes kompetanse + mobilisering. Monica listet de destinasjonsselskapene som har vært med så langt. Adresselisten sendes ut til alle. Dato for dette møtet er ikke satt enda og blir et fysisk møte. MARKEDS- OG PRESSEARBEID Henning og Pål var begge forhindret for å delta på møtet i dag. De har hatt god dialog seg i mellom. Henning har også vært i kontakt med noen av destinasjonene. Han har laget en skisse/dummy som på en enkel og oversiktlig måte viser hvilket produkt vi skal selge og hvilke presse- og markedsaktiviteter som er nødvendig. Guri distribuerte skissa mens vi satt i møtet til arbeidsgruppa. Monica tar en prat med Henning og Pål og sender evt. en oppdatering til arbeidsgruppa. FYLKESKONTAKTER Utvelgelse av aktører - Trine bekreftet på møtet at Anita Panman møter på første møte for Buskerud. De øvrige fylkeskontaktene er som tidligere; Heidi Jønholt fra Telemark, Ivar Lorentzen fra Oppland, Jorunn Stubsjøen fra Hedmark og Kjellaug Øverås fra Aust- Agder. Vi arbeider med å få på plass et første møte mellom fylkeskontaktene, matansvarlig og PL i løpet av neste uke. - Målet med første møtet må være å ha en tydelig mat/råvareprofil på plass, samt at alle er omforent om kriterier for utvelgelse av produsenter for deltakelse og valg av tilleggsprodukter. STATUS UTVELGELSE Fylkene har kommet litt ulikt i utvelgelsen. Oppland med Gudbrandsdalen og Valdres har første listene med forslag til produsenter og deltakere noenlunde klart. Andre har ikke kommet så langt. - Matansvarlig og kjøkkensjef Hans Brimi har allerede hatt et møte for å bli kjent og drøfte råvareprofil m.m. Fra nasjonalt hold har det kun kommet et ønske om å ha med sau/lam. - Utvelgelsen bør være klar innen 2 uker. Matansvarlig påpekte at det pga. landbruks- og matdepartementet som eier er viktig å ha fokus på det landsbruksfaglige mest mulig av

6 råvarene vi bruker bør komme fra fjell. Vi må synliggjøre mangfoldet og vise bredden med både innlandsfisk, vilt, sau m.m. Endelig sammensetning er en del av utvelgelsesprosessen. Hva som er det særegne med fjell har vært jobbet med på workshopene. Til slutt skal vi ende opp med en meny som består av forskjellige punkter på menyen. - Vær obs på at det i tillegg til de som velges som produsenter kan velges tilleggsprodukter fra regionen. - Viktig å bruke kriteriene for utvelgelse av produsentene. - Målet med første møtet må være å ha en tydelig mat/råvareprofil på plass. Viktig at vi legger vekt på at vi gjerne kan presentere tradisjonskost på ny måte og gjerne lage smaksprøver som består av produkter fra flere av regionene. - Brimikjøken v/bjørg Vole har lang erfaring med IGW. Har meldt interesse for å være støtte for lærlinger som reiser nedover. De har navn på aktuelle lærlinger. Trygt og fint for lærlingene. At lærlingene må være over 18 tas med i kriteriene. - Flere av regionene meldte at det er spesielt vanskelig å få med kokker. Fjellområda har mange mindre reiselivsbedrifter som jobber veldig bra med lokalmat, men som ikke er interessert av hensyn til kostnadene. Det ble stilt spørsmål om godtgjørelse av kokker? PL tar spørsmålet inn i styringsgruppa som en del av drøfting rundt budsjettet. Det er satt opp en post med midler til å dekke innkjøp av tjenester for personer med særskilt belastning både før og under IGW. Det er vanskelig å ikke håndtere alle som jobber på standen likt. Det er viktig at bedriftene som er med ser fordelen med arbeidet for Norge, regionen og bedriften og klarer å se denne helheten. Hvordan vi kan kommuniserer dette mer overbevisende er kanskje noe vi må se på? - Dersom noen har en kobling på tvers av regionene blant aktørene så bør dette ivaretas. - KRITERIER FOR UTVELGELSE Tilføyelse/presiseringer til kriteriene: - lærlinger som velges ut må være over 18. År. - Viktig å presisere hva som menes med lokalmat - ikke bare kokker som er flinke til å lage mat på en lokal bedrift. - Behovet for tysktalende ble presisert GODKJENNING AV ANTALL DELTAKERE PR. REGION I prosjektplanen har vi listet 2 produsenter, en opplevelsesbedrift, en overnatting/serveringsbedrift(kokk/lærling) Dvs. 5 aktører pr. region. Oppland er delt i to regioner (Gudbrandsdalen og Valdres) dvs. 6 regioner totalt. I tillegg til disse bør det være med 4 destinasjonsselskap som jobber på Reisekafeen i løpet av perioden. Totalt blir dette 34 personer. Noen aktører tilfredsstiller flere kategorier det vil gjøre at vi blir noen færre. ARBEIDSGRUPPAS DELTAKELSE I utsendt doodle om datoer til møter i forbindelse med prosjektet var også datoene for IGW med inkl. Dag for opprigging og nedrigging. Sendt ut 22.august. Avkrysningen her er ikke bindende, men et godt utgangspunkt for prosjektleder når vaktlisten skal legges. Det er en fordel om de som deltar, kan delta minst halve perioden av hensyn til reisekostnader. Dersom noen ønsker og eller har mulighet til å delta hele perioden er det også en fordel. Deltakelse kun et par dager er vanskelig, da man trenger litt tid for å komme inn i jobben. Osloregionens arbeidsgruppe var noe mindre, men de fleste av disse jobbet i løpet av

7 perioden. Spesielt i forbindelse med vaktskifte midtveis i perioden trådte arbeidsgruppa inn som ledelsen på standen. Viktig for både standen og økonomien at vi ikke blir for mange som står der. REGIONSAMLING I BERLIN Opplegget rundt regionsamlingen i Berlin er relativt likt tidligere år, med unntak av at samlingen på kvelden vil foregå på hotellet, og ikke på standen som i år. Det er fra nasjonal prosjektledelse lagt inn ønske om at vi samordner temaet som regionene har oppe på egne møter med det som skjer på fellessamlingen. Et forslag som kom opp på møtet var å jobbe med regionens særegenhet og identitet, og eventuelt invitere noen andre nasjoner/regioner som er gode eksempler, til å presentere hvordan de jobber. En region i Tyskland og Sveits som ble fremhevet som ønsker. Følgende innspill fra arbeidsgruppa - Med den korte tiden vi har til disposisjon anbefales det ikke å pålegge prosjektleder å være ansvarlig for regionsamlingen, da dette må sees på som et prosjekt i prosjektet. Viktig at Prosjektleder har full fokus på å rigge laget. FM Hedmark stilte spørsmål om Norsk Turistutvikling har anledning til å ta på seg dette arbeidet, da Monica organiserte studieturen i fjor, og fordi kanskje er vanskelig å få noen i arbeidsgruppa eller styringsgruppa å påta seg dette ansvaret, eller om vi har andre miljøer som kan engasjeres. Forslaget fikk støtte fra de andre som har vært med på Osloregionens arbeid. I osloregionen var PL med på telefonmøtene, men arbeidet ble gjennomført av andre. Innspillet tas med til styringsgruppa. - Viktig også å se på organiseringen av regionsamlingen totalt sett. Antall deltakere på regionsamlingen er begrenset. Hver region får utdelt en kvote. Med tanke på hvor dyrt det er å leie møterom i Berlin, bør det vurderes om det er et like bra alternativ å arrangere egen workshop like før avreise til Berlin eller like etterpå som en del av oppsummeringsmøtet. Fordelen med det er at man også anledning til å invitere bredere. Programmet for de som reiser nedover fra de som blir invitert av fylkesordførere, fylkesmenn, Innovasjon Norge osv. er ganske intenst. Det er viktig at de får anledning til å se messa live. Tas med til vurdering i styringsgruppa. KOMMUNIKASJON - Adresselista vaskes viktig at alle får informasjonen de trenger. - PL tar en prat med markeds- og presseansvarlig og skriver litt om deres innspill til arbeidet. Guri sendte ut Henning sin skisse til alle i løpet av møtet. - Alle ble oppfordret til å skrive spørsmål som er av interesse for alle involverte på facebooksida Grüne Woche Fjell. Viktig at dialogen kommer i gang. - Be også gjerne om å bli med i gruppa Grüne Woche Norge - Fjellnettverket legger alle dokumenter på egen side på nettsida. Linker til dokumenter på innlegg på facebook. Sjekk her om det er info du ikke finner igjen. OPPSUMMERING HVA SOM ER VIKTIG Å FÅ BESLUTNINGER PÅ I STYRINGSGRUPPA Antall deltakere pr. region og kategori. Godtgjøring av kokker? Justering av budsjett i tråd med beslutningene ovenfor. Regionmøtet i Berlin o Workshop i Berlin eller hjemme o Arbeidsgruppa anbefaler annen PL til dette delprosjektet

8 Regionsamling i oktober Kriteriene Kommunikasjon ANNEN OPPFØLGING - Oppdatering fra Henning og Pål blir ettersendt - Adresselista ettersendes Møtet ble avsluttet ca Monica Eriksson