INNKALLING TIL MØTE I HOVEDSTYRET OFOTEN REGIONRÅD

Transkript

1 INNKALLING TIL MØTE I HOVEDSTYRET OFOTEN REGIONRÅD Tid: Fredag 5. mai kl 10:00-14:00 Sted: Stetind Hotell, Kjøpsvik Til: Leder Tor Asgeir Johansen, nestleder Rune Edvardsen, Geir-Ketil Hansen, Paul Rosenmeyer, Per Kristian Arntzen, Hermod Amundsen, Helene Gabrielsen, Svein Erik Kristiansen, Viveka Teras, Svein Nilsen, Filip Mikkelsen, Guttorm Aasebøstøl, Liv Kristin Johnsen, Gunnhill Andreassen, Lill-Grethe Bakkland. Administrasjonssjefene i medlemskommunene. REFERATSAKER: Høring RTP handlingsplan Innspill til Stortingshøring NTP 28. april 17 ORIENTERINGER: - Orientering om Sivilforsvaret i Midtre Hålogaland Invitasjon til å gi høringsinnspill ifm. Sivilforsvarets konseptutredning Høringsfristen er 9. juni, les mer: -konseptutredning-sivilforsvaret/id / Sivilforsvarsadjutant Ole Gunnar Håland, Sivilforsvarsadjutant Lars Kr. Gjertsen - Byregionprogrammet- status og framdrift, Sigbjørn Astrup - Nasjonal Transportplan- orientering fra høring, Tor Asgeir Johansen - UNN Narvik- status, Geir-Ketil Hansen - Politireformen- status, Geir-Ketil Hansen Saker til behandling: - Sak HS 09/17 Årsmelding og regnskap Ofoten regionråd Sak HS 10/17 Budsjett 2018 Ofoten regionråd - Sak HS 11/17 Ofoten regionråds rolle i kommunestrukturarbeidet Sak HS 12/17 Søknad midler infrastruktur ny kommune - Sak HS 13/17 Møteplan Ofoten regionråd høst Evt Tor Asgeir Johansen leder Ofoten regionråd

2 Dato: Saksbehandler: Elisabeth Storjord Sak HS 09/17 Årsmelding og regnskap Ofoten regionråd 2016 Forslag til vedtak: «Hovedstyret for Ofoten regionråd anbefaler representantskapet å godkjenne det framlagte forslaget til regnskap og årsmelding for Ofoten regionråd for 2016» Saksopplysninger: Vedlagt ligger årsmelding og regnskap for Ofoten regionråd Hovedstyret bes her om å forberede saken til vedtak i representantskapet. Regionrådet har gjennom 2016 arbeidet aktivt innen mange felt av samfunnsutvikling. En rekke møter av formell og uformell art har vært avholdt med sentrale aktører innenfor både næringsliv og det offentlige. Både politisk og administrativ ledelse har vektlagt synligheten i det regionale og nasjonale offentlige rom. Ofoten regionråd har i 2016 tatt del i fase 2 i Byregionprogrammet eid av Kommunalog moderniseringsdepartementet (KMD). Hensikten med midlene er å fremme et positivt samspill mellom byene og omlandet rundt for å legge til rette for vekst og utvikling. Regnskapet er for året 2016 ført som en del av regnskapet for Narvik kommune og blir revidert som en del av dette. Det er derfor ikke foretatt egen revisjon. Det fremlagte regnskap viser et forbruk for Ofoten regionråd på NOK ,-. og tilsvarende inntekter på NOK ,-. Regnskapet for Ofoten regionråd 2016 går i balanse. Sekretariatet ble finansiert gjennom et bidrag på NOK ,- fra deltagerkommunene fordelt etter en per capita-modell. Andre inntekter kommer fra Staten gjennom KMD, fra NFK, Eikabankene, Miljødir, FMNO samt sykelønnsrefusjon. Ved årsavslutning 2016 hadde Ofoten regionråd avsatt følgende på fond: Driftsfond NOK ,- Regionalt næringsfond NOK ,- Hovedprosjekt marin kartlegging NOK ,- Byregionprogrammet NOK ,- Til sammen: NOK ,- Vedlegg: - Årsmelding og regnskap for Ofoten regionråd 2016 Ofoten Regionråd Samarbeidsråd for Ballangen, Evenes, Narvik, Tjeldsund og Tysfjord kommuner

3 Årsmelding 2016

4 Innledning Hovedmålsetningene for det interkommunale samarbeidet er å styrke næringsgrunnlaget og den offentlige tjenesteyting gjennom å: samordne eksisterende og vurdere nye interkommunale samarbeidsordninger, profilere Ofoten og ivareta regionens interesser utad, øke påvirkning av fylkeskommunal og statlig tjenesteproduksjon, medvirke til større åpenhet, samarbeid og gjensidig informasjon mellom kommunene. 1 Ofoten regionråds vedtekter Regionbygging er et krevende og utfordrende arbeid som har mange fasetter og fordrer langsiktighet og vilje til å fortsette å gå imot vinden. Som det fremgår av vedtektene er det store og brede oppgaver Ofoten regionråd ønsker å gjøre noe med. Regionrådet har gjennom 2016 arbeidet aktivt innen de fleste av feltene nevnt ovenfor. En rekke møter av formell og uformell art har vært avholdt med sentrale aktører innenfor både næringsliv og det offentlige. Både politisk og administrativ ledelse har vektlagt synligheten i det regionale og nasjonale offentlige rom. Regionrådet har avgitt en rekke uttalelser til høringer og andre aktuelle saker i 2016, noe som er med på å øke synlighet og samhandling. Ofoten regionråd har i 2016 tatt del i fase 2 i Byregionprogrammet eid av Kommunal- og moderniseringsdepartementet (KMD). Hensikten med midlene er å fremme et positivt samspill mellom byene og omlandet rundt for å legge til rette for vekst og utvikling. Regionrådet har i 2016 vært ledet av Tor Asgeir Johansen, ordfører i Tysfjord.

5 Organisering Sammensetning Regionrådet er sammensatt av ordfører, varaordfører og opposisjonspolitiker fra de fem kommunene som deltar i Ofoten regionråd. I tillegg innkalles administrasjonssjefene med talerett til alle møter i regionrådets organer. Ofoten regionråd hadde følgende sammensetning i 2016 Tor Asgeir Johansen (leder) Ordfører (Ap) Tysfjord Rune Edvardsen (nestleder) Ordfører (Ap) Narvik Hermod Amundsen Varaordfører (Ap) Ballangen Gunnhill Andreassen Varaordfører (HTPL) Tjeldsund Per Kristian Arntzen Ordfører (Sp) Ballangen Lill-Grethe Bakkland Opposisjonspolitiker (Ap) Tjeldsund Helene Gabrielsen Opposisjonspolitiker (H) Ballangen Geir-Ketil Hansen Varaordfører (SV) Narvik Liv Kristin Johnsen Ordfører (H) Tjeldsund Svein Erik Kristiansen Ordfører (H) Evenes Filip Mikkelsen Opposisjonspolitiker (H) Tysfjord Svein Nilsen Opposisjonspolitiker (Sp) Evenes Viveka Teras Varaordfører (H) Evenes Paul Rosenmeyer Opposisjonspolitiker (H) Narvik Guttorm Aasebøstøl Varaordfører (TPL) Tysfjord Arbeidsutvalget hadde følgende sammensetning i 2016 Tor Asgeir Johansen (leder) Ordfører Tysfjord Rune Edvardsen (nestleder) Ordfører Narvik Per Kristian Arntzen Ordfører Ballangen Svein Erik Kristiansen Ordfører Evenes Liv Kristin Johnsen Ordfører Tjeldsund Sekretariatet Sekretariatet har bestått av daglig leder Elisabeth Storjord og prosjektkoordinator Sigbjørn Astrup gjennom hele året. I Storjords sykefravær i årets to første måneder kjøpte Ofoten regionråd tjenester fra Narvik Havn v Åsunn Lyngedal. Sekretariatet har i 2016 hatt Narvik som vertskommune, med kontoradresse i midlertidig rådhus, Havnens Hus, Narvik. Møtevirksomhet Ofoten regionråd (hovedstyret) avholdt i 2016 syv møter hvor det ble behandlet 30 saker, i tillegg til referatsaker og orienteringer. Arbeidsutvalget behandlet i samme periode 32 saker i tillegg til forberedelse og oppfølging av regionrådets saker. Rådmannsutvalget i Ofoten avholdt 5 møter i løpet av året. Representantskap for Ofoten regionråd ble avholdt i juni. Det er holdt en rekke møter med ulike representanter fra politiske nivåer på kommunalt, regionalt, fylkeskommunalt og statlig nivå. Med Sør-Troms regionråd er det avholdt to møter hvor Byregionprogrammet og næringsutvikling i storregionen Ofoten og Sør-Troms har vært tema. Ofoten regionråd møtte Salten regionråd hvor Nasjonal Transportplan var i fokus.

6 Det har vært samarbeid og møtevirksomhet med en rekke utviklingsaktører i regionen, bl a Futurum, VINN og Partnerskapet Ofoten Studiesenter. Ofoten regionråd foretok i 2016 en evaluering av virksomheten, noe som resulterte i en rapport som legges fram for representantskapet i juni Samferdsel Det har vært et stort fokus på gode samferdselsløsninger for hele regionen, og mye av arbeidet har dreid seg om å levere innspill til Nasjonal Transportplan og Regional Transportplan. Arbeidet har skjedd i nært samarbeid med samferdselsaktører i regionen, og her har Åsunn Lyngedal gjennom sitt arbeid i Ofotbanealliansen og Narvik Havn vært sentral, i tillegg til at sentrale politikere har gjort en viktig jobb. Hovedsatsningene på samferdsel har vært: - Dobbeltspor på Ofotbanen - Bypakke Narvik - Hålogalandsveien - E6 utenom Ballangen sentrum - Fergefri E6 - Nye Narvik Havn - Fylkesveier- behov for oppgraderinger - Båtruta Evenes-Kjeldebotn - Kollektivtransport, bussruter Narvik- Evenes-Harstad - Døgnåpen tollstasjon på Bjørnefjell Forsvar Et stort arbeid ble lagt ned i forkant av at Forsvaret la fram sin langtidsplan, og i november 2016 ble planen vedtatt. Endringene av forsvarsstrukturen i forbindelse med Evenes som QRA base og de forsvarsmessige strukturendringer gjennom Forsvarets langtidsplan vil gi stor aktivitet på Evenes flystasjon. Det ligger an til 600 direkte arbeidsplasser og stasjonering av 300 vernepliktige. I tillegg vil man få ringvirkninger. I perioden fram imot 2025 vil det gradvis pågå en oppbygging på Evenes innen luftvern, baseforsvar, kampfly og maritime patruljefly. Andre viktige saker i Ofoten Andre saker som det ble jobbet med i 2016 var nærpolitireformen, sykehustilbudet med stedlig ledelse og akuttberedskap, kommunereformen, regionreformen og omorganiseringen av høgskole/universitetet samt utviklingen av Norges Brannskole. Utviklingsprogram byregioner ByR fase 2 Byregionprogrammet (ByR) har vært en del av Ofoten regionråds oppgaver i Programmet ble igangsatt i 2015 av KMD for å øke kunnskapen mellom by og omland for å styrke regional vekstkraft. Ofoten gjennomførte en samfunnsanalyse i 2015 som viste til en del regionale problemer. Byregionsprogrammet i Ofoten skal bøte på noen av dem. ByR legger opp til et nærmere samarbeid med Sør-Troms. Således har det vært gjennomført 2 politiske fellesmøter med Sør Troms i Første møte ble gjennomført 28 og 29 april i Harstad. Første møte gav grunnlag for hva man skal samarbeide om. Andre møte ble gjennomført 10 og 11. nov i Narvik. Der ble det utformet noen fellesområder som vil inngå i begge regioners næringsplaner. Sekretariatene i begge regioner jobber videre med iverksettingen av fellesområder.

7 ByR har vært inndelt i 5 underprosjekter. Prosjektene er 1) Strategisk næringsplan Ofoten, 2) Marin kartlegging (forprosjekt), 3) Stedsutvikling, 4) Tidligfasekapital, 5) Nye arbeidsplasser i Narvik og Ofoten. 1) Strategisk næringsplan: Har vært drevet av Futurum. Gjennomført møteserie med alle kommunene som «datainnsamling» på hva kommunene ønsker å prioritere. Har også gjennomført et fellesmøte. Planen forventes å være ferdig til sommeren ) Marin kartlegging Forprosjekt: Forprosjektet har klart å finansiere hovedprosjekt Kartlegging av Ofoten, Tjeldsundet og Tysfjord. Første kartleggingstokt gjennomføres sommeren Prosjektet er noe underfinansiert og det må søkes nye midler for å få fullført prosjektet i Prosjektet er organisert slik at det også ivaretar arbeidet med EUs vanndirektiv. 3) Stedsutvikling: Opprinnelige plan var at kommune i Ofoten skulle følge samme modell som Sør Troms. Imidlertid har det ikke vært politisk samstemmighet for å kunne gjennomføre dette som opprinnelig forutsatt. Det har også vært manglende administrativ kapasitet i kommunene til å kunne følge dette opp. Stedsutvikling blir tatt med videre inn i jobben med kommunestruktur, da man må jobbe med ny identitet både blant befolkningen og innfor den nye kommunale organisasjon. 4) Tidligfasekapital: Det har gjennomført møter mellom lokale investorer og lokale gründere. Der har gründeren hatt mulighet til å presentere sine forretningsideer. Mye grunnlagsarbeid har vært lagt ned for å sette opp et fungerende system. Det har også bli finansiert ny virksomhet gjennom prosjektet. 5) Nye arbeidsplasser Ofoten: Det har vært jobbet mye med dette gjennom hele året. Prosjektet har nå potensiale til å bli en suksess som vil bli lagt merke til nasjonalt gjennom etablering av et datasenter. Mye av suksessen kan tilskrives at Ballangen kommune har klart å følge opp både politisk og administrativt det opplegget som var skissert gjennom Byregionsprogrammet. Vi håper at vi i løpet av 2017 vil kunne se at man nærmer seg en realisering før programmet avsluttes.

8 Økonomi Ofoten regionråd Det fremlagte regnskap viser et forbruk for Ofoten regionråd på NOK ,-. og tilsvarende inntekter på NOK ,-. Regnskapet for Ofoten regionråd 2016 går i balanse. Det er ført utgifter for tre prosjekter driftet av Ofoten regionråd i Nettoforbruk for disse har vært: Byregionprogrammet NOK ,- Forprosjekt Marin kartlegging NOK ,- Fergefri E6 NOK ,-. Byregionprogrammet er ikke avsluttet og fortsetter i Nordland fylkeskommune ga en restbevilgning til regionalt næringsfond på NOK ,- i Sekretariatet ble finansiert gjennom et bidrag på NOK ,- fra deltagerkommunene fordelt etter en per capita-modell. Andre inntekter kommer fra Staten gjennom KMD, fra NFK, Eikabankene, Miljødir, FMNO samt sykelønnsrefusjon. Ved årsavslunting 2016 hadde Ofoten regionråd avsatt følgende på fond: Driftsfond NOK ,- Regionalt næringsfond NOK ,- Hovedprosjekt marin kartlegging NOK ,- Byregionprogrammet NOK ,- Til sammen: NOK ,- Leder Nestleder Tor Asgeir Johansen Ordfører i Tysfjord Rune Edvardsen Ordfører i Narvik Svein Erik Kristiansen Ordfører i Evenes Per Kristian Arntzen Ordfører i Ballangen Liv Kristin Johnsen Ordfører i Tjeldsund Elisabeth Storjord daglig leder

9 OFOTEN REGIONRÅD BUDSJETT OG REGNSKAP 2016 Innt/Utgift Konto Regnskap Budsjett Utgifter FASTLØNN Utgifter SYKEVIKAR REF BERETTIGET Utgifter ANNEN LØNN OG TREKKPLIKTIGE GODTGJØRELSE Utgifter PENSJONSINNSKUDD FELLESORDNINGEN Utgifter ARBEIDSGIVERAVGIFT Utgifter KONTORMATERIELL Utgifter AVISER, TIDSSKRIFTER OG FAGLITTERATUR Utgifter BEVERTNING/REPRESENTASJON Utgifter ANNET FORBRUKSMATERIELL/RÅVARER OG TJENE Utgifter OPPHOLDSUTGIFTER TJENESTEREISER Utgifter VAREKJØP FOR SALG, FRADRAG INNG. MVA Utgifter FRANKERINGSUTGIFTER Utgifter TELEFON, LINJELEIE, SAMBAND Utgifter MARKEDSFØRING, REKLAME, SALG Utgifter GAVER Utgifter OPPLÆRING, KURSUTGIFTER Utgifter OPPHOLDSUTGIFTER, KURSDELTAKELSE Utgifter OPPG.PL. REISEGODTGJØRELSE Utgifter OPPG.PL. REISE- OG OPPHOLD KURS Utgifter OPPG.PL. REISE- OG OPPHOLD TJENESTEREISER Utgifter OPPG.PL. REISEUTG. IKKE EGNE ANSATTE Utgifter TRANSPORTTJENESTER Utgifter REISEUTGIFTER KURS Utgifter REISEUTGIFTER TJENESTEREISER Utgifter REISEUTGIFTER Utgifter STRØM Utgifter FORSIKRINGER (YRKESSKADE OG ANSVAR) Utgifter HUSLEIE, LEIE AV LOKALER OG GRUNN MV Utgifter AVGIFTER, GEBYRER, LISENSER MV 65 0 Utgifter KOMMUNALE AVGIFTER/EIENDOMSSKATT Utgifter LISENSER OG BRUKERAVTALER DATA Utgifter KJØP OG FIN. LEASING DRIFTSMIDLER Utgifter KJØP OG FIN. LEASING, INVENTAR Utgifter RENHOLD Utgifter KONSULENTTJENESTER Utgifter KJØP FRA IKS DER KOMMUNEN ER DELTAKER Utgifter MVA UTENFOR MVA-LOVEN Utgifter OVERFØRING TIL ANDRE (PRIVATE) Utgifter ØK STØNAD ANDRE UTGIFTER 1 0 Utgifter FORSINKELSESRENTER/GEBYR 75 0 Utgifter AVSETNINGER TIL BUNDNE FOND

10 Inntekter SALG T ANDRE KOMMUNALE ENHETER (INTERNSALG) Inntekter REFUSJON FRA STATEN Inntekter SYKELØNNSREFUSJON Inntekter KOMP. MOMS PÅLØPT I DRIFTSREGNSKAPET Inntekter REFUSJON FRA FYLKESKOMMUNER Inntekter REFUSJON FRA KOMMUNER Inntekter REFUSJON FRA ANDRE (PRIVATE) Inntekter OVERFØRING FRA FYLKESKOMMUNER Inntekter BRUK AV BUNDNE DRIFTSFOND

11 Dato: Saksbehandler: Elisabeth Storjord Sak HS 10/17 Budsjett Ofoten regionråd 2018 Forslag til vedtak: Hovedstyret for Ofoten regionråd anbefaler representantskapet å vedta det fremlagte budsjett for Ofoten regionråd for Saksopplysninger: Det legges her fram forslag til budsjett 2018 for Ofoten regionråd som forberedelse til vedtak i representantskapet. Arbeidet blir finansiert gjennom et bidrag på NOK ,- fra deltakerkommunene fordelt etter en per capita modell. Den totale summen som foreslås finansiert av kommunene er 2,5 % høyere enn bevilgningen for 2017 og ligger innenfor forventet pris- og lønnvekst for sektoren. De totale utgiftene budsjetteres til NOK ,- hvorav lønnsrelaterte utgifter beløper seg til NOK ,- for to ansatte. Gjennom ulike prosjekter budsjetteres det med inntekter på NOK ,-. Dette kan være prosjekter knyttet til kommunesammenslåing og oppgaver knyttet til marin kartlegging, forsvarsutbyggingen og andre utviklingsprosjekter. Det foreligger ikke tilsagn på noen av disse prosjektene og midler må søkes. En mulighet er at Ofoten regionråd søker «Tilskudd til veier og digitaliseringstiltak i kommuner som skal slå seg sammen» fra KMD, se sak HS 12/17. Utenom budsjetterte prosjektinntekter gjenstår NOK ,- som budsjetteres som kommunenes bevilgning. I budsjettet vises en nedgang på art 12700, konsulenttjenester, i forhold til budsjettet for Dette skyldes budsjetterte prosjektmidler for Byregionprogrammet på NOK ,- i Kostnader fordelt etter folketall Kommune Folketall Sum % Ballangen ,85 % Evenes ,41 % Narvik ,35 % Tjeldsund ,83 % Tysfjord ,56 % Sum % Ofoten Regionråd Samarbeidsråd for Ballangen, Evenes, Narvik, Tjeldsund og Tysfjord kommuner

12 I vedtektene for Ofoten regionråd er følgende tekst om målsettingene: Hovedmålsetningene for det interkommunale samarbeidet er å styrke næringsgrunnlaget og den offentlige tjenesteyting gjennom å: samordne eksisterende og vurdere nye interkommunale samarbeidsordninger profilere Ofoten og ivareta regionens interesser utad, øke påvirkning av fylkeskommunal og statlig tjenesteproduksjon, medvirke til større åpenhet, samarbeid og gjensidig informasjon mellom kommunene. 1 Ofoten regionråds vedtekter Vedlegg: - Forslag budsjett 2018 Ofoten Regionråd Samarbeidsråd for Ballangen, Evenes, Narvik, Tjeldsund og Tysfjord kommuner

13 Budsjett Ofoten regionråd 2018 Inkl ByR Utgifter Vedtatt 2017 Forslag Lønn faste stillinger Pensjon Arbeidsgiveravgift Kontormateriell Abbonementer Bevertning Oppholdsutgift tjenestereise Utgiftsdekning/overnatting Frankeringsutgifter Telefon (og internett) Markedsføring og informasjon Gaver Kurs/ opplæring Oppg pl reisegodtgjørelse Kostgodtgjørelse Transport/ reiseutgifter Parkering, bompenger Strøm og brensel Forsikringer Leie av lokaler Lisenser/brukeravtaler Kjøp av utstyr Kjøp av EDB programvare Renholds- og vaskeritjenester Konsulenttjenester Kjøp fra IKS Merverdiavgift, momskomp SUM Inntekter Kompensasjon merverdiavgift Refusjon fra fylkeskommunen Refusjon fra andre kommuner Refusjon andre priv/ Staten Balanse Ofoten Regionråd Samarbeidsråd for Ballangen, Evenes, Narvik, Tjeldsund og Tysfjord kommuner

14 Dato: Saksbehandler: Sigbjørn Astrup Sak HS 11/17 Kommunereformen Skal sekretariatet i OR ha noen rolle i arbeidet med å bygge ny kommune? Forslag til vedtak: «Sekretariatet i Ofoten regionråd innkaller representantene i styringsgruppen for kommunesammenslåing til første møte i løpet av mai-juni. Denne vil etter Stortingsvedtak sommeren 2017 være ny kommunes fellesnemd. Fellesnemda vil ta stilling til arbeidsmetode i forhold til kommune sammenslåing, lage prosjekt- og fremdriftsplan, samt avgjøre om sekretariatet skal ha en videre rolle etter Stortingsvedtaket.» Om saken: Sekretariatet i Ofoten regionråd administrerte arbeidet med kommunestruktur frem til januar Sekretariatet har dermed opparbeidet seg erfaring og kompetanse innen arbeidet med kommunestruktur. Sekretariatet er også godt kjent med lokale politiske preferanser og prioriteringer som vil være viktig for utfall av prosessen med å bygge en ny kommune. Sekretariatet har også god erfaring med å arrangere møter mellom kommunene. Sekretariatet kan også kjøpe inn eller anskaffe nødvendig kompetanse som kan bidra til at prosessen blir vellykket. Det er viktig å komme i gang med arbeidet så snart som mulig da man strengt tatt ikke har mye tid til å gjennomføre prosessen. Det er et stort arbeid som skal utføres, og sekretariatets nøytrale rolle i forhold til kommunene vil være en styrke for å kunne produsere et godt utkomme for alle involverte parter. Fellesnemda skal fungere som et konstruktivt samarbeidsorgan og ikke drevet av strategier og særinteresser. Nøytralitet er derfor viktig. Spesielt er det viktig for nærings- og samfunnsutvikling å finne en bedre organisering av arbeidet enn i dag, hvis man skal evne og utnytte de ressurser som er i hele den nye kommunen. Samfunns- og næringsutvikling har blitt trukket frem av regjeringen som et av de områder man skal kunne tjene på ved å slå sammen kommuner. Det er viktig å lage et funksjonelt system og holdninger til at man utvikler hele kommunen. For mye fokus har vært på de bynære områder, mens det ligger potensielt store ressurser i de mindre kommunene som ikke har blitt utviklet pga manglende kommunal kapasitet. Prosessen må ivareta demokratiaspektet slik som beskrevet i Intensjonsgrunnlaget med Lokalutvalg. Derfor er det viktig å bygge et system både politisk og administrativt som vil ivareta innbyggernes interesser uansett hvor de bor. Kommunenes Sentralforbund har et fokus på den store jobben som angår de personell og organisatoriske endringer kommunene står ovenfor. Dette er en krevende prosess som vil involvere mange ansatte i kommunene. Endringer skaper også usikkerhet, derfor er det viktig å gå frem slik at man får redusert usikkerheten for de ansatte. Det har både vært utredet, men også et uttalt ønske fra kommunene at Evenes kommune burde være med i å bygge ny kommune, slik er det ikke etter vedtak i Evenes kommunestyre. Evenes har vedtatt å stå alene, samtidig er det i vedtaks form sagt at Evenes ønsker samarbeid om mange kommunale oppgaver. Det har derfor vært et ønske om at utviklingen av ny regionkommune ikke skjer totalt isolert fra Evenes. Pr i dag er det flere operasjonelle kommunale samarbeidsområder. Hvis byggingen av ny kommune blir riktig samordnet kan dette medføre totalt sett lavere

15 driftsomkostninger av ny kommune. Videre vil det i fremtiden bli enklere å foreta ytterligere justeringer i av kommunestrukturen. Tjeldsunds rolle i forhold til kommunestruktur er foreløpig noe uavklart, også i forhold til regionstilknytning. Etter "oppskriften" skal det først utnevnes representanter til fellesnemda som er et interimsstyre av den nye kommunekonstellasjonen. Frem til Stortingsproposisjon til sommeren nevnes ikke Fellesnemda som fellesnemd, men som styringsgruppe for kommunesammenslåing. Dette er underveis i kommunene (mangler fremdeles Tysfjord). Noen Fellesnemnder ansetter en prosjektleder som skal drive prosessen gjennom, denne blir ansatt som ny rådmann i ny kommune (det er også sagt lokalt at det ikke trenges å gjøres på denne måten). Fellesnemnder har gjerne et politisk sekretariat som organiserer møtene og arbeidet. Alternativt kan rådmennene i fellesskap gjøre dette. Situasjonen i Tysfjord er noe uavklart med tanke på hvilken kapasitet rådmann vil ha for å følge opp en slik prosess i Tysfjord. Om Fellesnemd fra Fakta og intensjonsgrunnlaget «Ved søknad om kommunesammenslåing blir det satt ned en Fellesnemd etter inndelingsloven 26. En Fellesnemd skal forberede og samordne sammenslåing av kommuner. Hver kommune skal minimum ha tre medlemmer, men bør avspeile befolkningstallet i kommunen. Det enkelte kommunestyre velger selv sine medlemmer til fellesnemda fra sitt kommunestyre. Fellesnemda skal søke å oppnå konsensus i alle avgjørelser. Fellesnemda består av 16 medlemmer, Narvik 7, Evenes 3, Ballangen 3, Tysfjord 3. Fellesnemda har ansvar for å planlegge og samordne sammenslåing av kommunene. Fellesnemda velger et partssammensatt utvalg som skal behandle saker som gjelder forholdet mellom ny kommune som arbeidsgiver og de ansatte. Utvalget skal gi uttalelser i saker som vedrører overordnete personalpolitiske spørsmål.» Merknad: Fellesnemda for ny kommune blir 13 medlemmer. Fellesnemdas oppgaver 26.Fellesnemnd (fra Lovdata). Ved samanslåing av kommunar eller fylkeskommunar og ved deling som nemnt i 3 andre ledd bokstav b skal det opprettast ei fellesnemnd til å samordne og ta seg av førebuinga av samanslåinga eller delinga. Nemnda bør spegle av innbyggjartalet i dei enkelte kommunane eller fylkeskommunane. Det skal likevel vere minimum tre medlemmer i nemnda frå kvar kommune eller fylkeskommune. Fellesnemnda blir valt av og blant medlemmene i kommunestyret eller fylkestinget. Også medlemmer av kommunerådet eller fylkesrådet kan veljast. Nemnda vel sjølv leiar og nestleiar. Reglane i kommunelova om val og saksbehandling i folkevalde organ gjeld elles tilsvarande. Kommunane eller fylkeskommunane kan også opprette eit felles partssamansett utval etter kommunelova 25 for behandling av saker som gjeld forholdet mellom den nye eininga som arbeidsgivar og dei tilsette. Fellesnemnda skal ta hand om det førebuande arbeidet med økonomiplanen og med budsjettet for det første driftsåret etter at samanslåinga eller delinga som nemnt i 3 andre ledd bokstav b, er sett i verk. Nemnda skal i sin verkeperiode gi fråsegn til departementet om årsbudsjetta og økonomiplanen for dei kommunane eller fylkeskommunane saka gjeld. Andre arbeidsoppgåver og fullmakter for nemnda blir fastsette i reglement som må vedtakast i alle kommunestyra eller fylkestinga. Kvar av kommunane eller fylkeskommunane kan be departementet om å ta avgjerd i slike spørsmål dersom det ikkje er mogleg å kome til semje.

16 Nemnda kan få fullmakt til å tilsetje personale i den nye eininga. Dette omfattar også tilsetjing av administrasjonssjef og revisor. Tilsetjing av revisor skjer på bakgrunn av innstilling frå kontrollutvala. Nemnda kan òg få fullmakt til å vidareføre deltaking i interkommunalt samarbeid om revisjon eller vidareføre avtale med annan revisor. Tilsvarande gjeld for sekretariatet for kontrollutvalet. Slikt vedtak skjer etter innstilling frå kontrollutvala. Fellesnemnda kan gi eit arbeidsutval myndigheit til å gjere vedtak i enkeltsaker eller i saker som ikkje er av prinsipiell art. Reglane i kommunelova om møte- og talerett for ordførar, leiar av kommuneråd eller fylkesråd, administrasjonssjef og tilsette gjeld tilsvarande for nemnda. Reglane i 59 om lovlegkontroll gjeld tilsvarande for avgjerder fellesnemnda tek. Funksjonsperioden for fellesnemnda går ut når det nye kommunestyret eller fylkestinget er konstituert etter reglane i Endra med lover 8 feb 2013 nr. 7 (ikr. 1 juli 2013 iflg. res. 8 feb 2013 nr. 144), 21 juni 2013 nr. 94 (ikr. 1 jan 2014 iflg. res. 21 juni 2013 nr. 735), 17 juni 2016 nr. 60 (ikr. 1 juli 2016 iflg. res. 17 juni 2016 nr. 681). Konkretisering av Fellesnemdas arbeidsområde. Fellesnemnda skal søke å oppnå konsensus i alle avgjørelser. Ved uenighet skal Fellesnemnda vurdere om spørsmålet kan utsettes til etter at nytt kommunestyre er konstituert. Forhold som likevel vurderes som nødvendig å ta stilling til avgjøres med alminnelig flertall. Nemndas leder (møteleder) har dobbeltstemme ved stemmelikhet. Fellesnemnda skal i åpne møter planlegge og forberede iverksettingen av sammenslåingen fram til konstituering av nytt kommunestyre i ny kommune. Herunder ligger ikke styringen av den daglige driften i de 3 kommunene fram til sammenslåingstidspunktet. Dette innebærer at fellesnemnda; a) gjennomgår og vurderer alle prinsipielle forhold ved sammenslåingsprosessen. Videre kan fellesnemnda fatte vedtak i alle saker som er nødvendig for å etablere den nye kommunen med mindre dette påvirker en eller flere av de eksisterende kommunene. Nemnda disponerer engangstilskudd og reformstøtte fra staten i forbindelse med kommunesammenslåingen. b) kan inngå avtaler på vegne av den nye kommunen. c) godkjenner sentrale styringsdokument for prosessen som: - Framdriftsplan/ prosjektplan - Økonomiplan for selve sammenslåingsprosessen - Omstillingsplaner /planer for overføring av personell - Kommunikasjonsplaner (internt og eksternt) - Planer for kulturbygging og sosiale aktiviteter - Eventuelt andre dokument som ansees nødvendig for ansvarlig styring av prosessen d) tar avgjørelse i valg av hovedmodell for den politiske organisering av den nye kommunen. Herunder reglement for de nye politiske organene og reglement for arbeidsvilkårene for kommunens politikere. e) drøfter valg av hovedmodell for administrativ organisering av den nye kommunen, sammen med prosjektleder/ ny rådmann. f) vedtar kommunevåpen for den nye kommunen. g) har ansvaret for det forberedende arbeidet med budsjettet for det første driftsåret etter at sammenslåingen er satt i verk (2020)

17 Dato: Saksbehandler: Sigbjørn Astrup Sak HS 12/17 Tilskudd til veier og digitaliseringstiltak i kommuner som slår seg sammen. Forslag til vedtak: «Ofoten regionråd v/ sekretariatet søker på vegne av kommunene Ballangen, Narvik og Tysfjord om midler til digitaliseringstiltak og veier i forbindelse med kommunesammenslåing. De innspill som kom frem i møtet hensynstas i søknaden» Det er satt av 150 millioner til tilskudd til kommuner som slår seg sammen. Kommunene som slår seg sammen kan søke i felleskap evt. sammen med fylkeskommunen. Under veier menes ulike typer veier og infrastruktur knyttet til vei. Med digitaliseringstiltak menes utvikling av digitale tjenester til innbyggerne. Det kan gis støtte til bredbånd drift av den nye kommunen. Det gis ikke støtte til generell bredbåndsutbygging. Tiltakene skal være ferdigstillet innen 1. jan Det er en målsetning for KMD at flest mulig mottar tilskudd. Kommunene Ballangen, Narvik og Tysfjord fyller kriteriene til å søke, frist 1.juni Hva skal prioriteres i søknaden? Spørsmålet er om hva som skal prioriteres i søknaden. Digitale tjenester, veier eller begge deler. Angående digitale tjenester er det igangsatt et prosjekt med Evenes som kan være relevant innholdsmessig. Når arbeidet med sammenslåing tar, til vil det bli avdekket muligheter for en større digitalisering. Det er tenkelig at flere kommunale tjenester bør bli digitalisert grunnet større geografisk utstrekning. Det kan også tenkes at publikum trenger informasjon og hjelp til å gå over til digitale løsninger, spesielt de eldre. På nåværende tidspunkt er det vanskelig å definere hva som vil bli det viktigste tiltak. Første steg er å gjennomføre møter med IT for å avdekke hvor man bør sette inn ressurser for å få best mulige resultater. Administrasjonen i kommunene bør også ha noen ideer om hvordan man kan effektivisere driften med digitalisering. Angående veier så er maksimal søknadssum 5 mill. Det blir det ikke mye vei av, men kanskje kunne man inngått et spleiselag med NFK om utbedring av kritiske punkter på fylkesveier som er viktige for kommunikasjonen mellom sentrum og periferi i ny kommune. Mulige veier her kan være Sjomenveien (FV 761), Kjeldebotn-Ballangen (FV 819) Kjeldebotn E6 (FV 732), utbedring av disse vil gjøre det lettere å komme seg til kommunesentrum, samt lettere komme seg til flyplass for brukere sør for Efjord.

18 Vedlegg: Utlysningsbrev fra KMD

19 Kommunene Fylkeskommunene Deres ref Vår ref Dato 15/ Tilskudd til veier og digitaliseringstiltak i kommuner som skal slå seg sammen Kommunal- og moderniseringsdepartementet kunngjør med dette at det er mulig å søke om tilskudd til veier og digitaliseringstiltak i kommuner som slår seg sammen i kommunereformen. Det er satt av 150 millioner kroner til tilskuddet i Mål for ordningen Ved behandling av statsbudsjettet for 2016 vedtok Stortinget å opprette en bevilgning til fylkesveier og andre infrastrukturtiltak i kommuner som søker om sammenslåing. Det ble lagt vekt på at bedre infrastruktur kan legge til rette for og forsterke effekten av en ny og mer hensiktsmessig kommunestruktur. Hvem kan søke? Tilskuddet er rettet mot kommuner som skal slå seg sammen. Kommunene i sammenslåingen må søke sammen (for rene kommunale tiltak), eventuelt kan det også søkes sammen med fylkeskommuner. Hva kan det søkes om støtte til? Det kan søkes om støtte til etablering eller forbedring av veier og digitaliseringstiltak. Med veier menes ulike typer veier og infrastruktur knyttet til vei. Med digitaliseringstiltak menes for eksempel utvikling av digitale tjenester til innbyggerne. Det kan også gis støtte til bredbånd til drift av den nye kommunen. Det vil ikke gis tilskudd til generell bredbåndsutbygging for kommunens innbyggere. Postadresse Kontoradresse Telefon* Kommunalavdelingen Saksbehandler Postboks 8112 Dep Akersg Jørgen Teslo NO-0032 Oslo Org no postmottak@kmd.dep.no

20 Det kan søkes om tilskudd på inntil 5 mill. kroner. Hva skal søknaden inneholde? Søknaden må inneholde en beskrivelse av tiltaket og hvordan det vil gagne sammenslåingen. Videre må søknaden inneholde en kort plan for gjennomføring og ferdigstilling og finansiering av tiltaket. Ved tiltak der fylkeskommunen og kommunen søker sammen, må det også fremgå hvem som er prosjekteier og hvordan partene skal forholde seg til hverandre i gjennomføringen av prosjektet. Tildelingskriterier Det vil bli gjort en helhetsvurdering av søknadene opp mot målet for tilskuddet. Maksimal sum for tilskudd til den enkelte sammenslåing i 2017 vil være 5 mill. kroner. Det vil også være en målsetning at så mange sammenslåinger som mulig skal motta tilskudd, 2016 og 2017 sett under ett. Videre må følgende kriterier være oppfylt: - Kommunene må være vedtatt slått sammen i kommunereformen. - Tiltaket må være planlagt ferdigstilt innen 1. januar Søknadsfrist Søknadsfristen for tilskuddet er 1. juni Oppfølging og kontroll Midlene skal brukes i tråd med søknaden. Når prosjektet er ferdigstilt, og senest innen 31. desember 2020, skal det framlegges bekreftelse fra kommunerevisjonen om at midlene er brukt i henhold til formålet. Ubrukte midler (midlene er ikke brukt i henhold til formålet eller utgiftene er lavere enn antatt) kan bli krevd tilbakebetalt til departementet. Kontaktinformasjon Søknader sendes: postmottak@kmd.dep.no Ved spørsmål om tilskuddet, kontakt: Jørgen Teslo, seniorrådgiver, jorgen.teslo@kmd.dep.no, Hanne Thonstad, seniorrådgiver, hanne.thonstad@kmd.dep.no, Med hilsen Hans Petter F. Gravdahl (e.f.) avdelingsdirektør Dette dokumentet er elektronisk godkjent og sendes uten signatur. Jørgen Teslo seniorrådgiver Kopi: Fylkesmennene Side 2

21 Saksbehandler: Elisabeth Storjord Sak HS 13/17 FORSLAG MØTEPLAN FOR HØSTEN 2017 Forslag til vedtak: «Hovedstyret vedtar det framlagte forslag til møteplan for høsten 2017.» Om saken: I evaluering foretatt i 2016 kom det fram at Ofoten regionråd har hatt for hyppige møter i regionrådets styre og utvalg. Det legges derfor her fram en møteplan hvor hovedstyret er begrenset til to lunsj til lunsj møter, arbeidsutvalget tre møter og rådmannsutvalget to møter. Forslaget er tilpasset møteplan for Narvik og Evenes da det var disse som var tilgjengelig ved tidspunkt for saksbehandling. Hovedstyrets medlemmer bes om å se på de foreslåtte datoene for å se om det evt er store kollisjoner og slik at møteplanen blir hensiktsmessig ift kommunenes virksomhet. Forslag til møteplan: Ofoten regionråd hovedstyret Merknad Sted Tor.-fre sept Lunsj-lunsj møte Ballangen Tor.-fre nov Lunsj-lunsj møte Tjeldsund Arbeidsutvalget Fre kl.10:00-14:00 Fre kl.10:00-14:00 Fre kl.10:00-14:00 Narvik Narvik Narvik Rådmannsutvalget Fre kl. 10:00-14:00 Fre kl. 10:00-14:00 Narvik Narvik