INNKALLING TIL MØTE I ARBEIDSUTVALGET I OFOTEN REGIONRÅD Fredag 22.mai umiddelbart etter møte i hovedstyret Myklebostad kulturhus, Tjeldsund

Transkript

1 INNKALLING TIL MØTE I ARBEIDSUTVALGET I OFOTEN REGIONRÅD Fredag 22.mai umiddelbart etter møte i hovedstyret Myklebostad kulturhus, Tjeldsund Til: Leder Tore Nysæter, nestleder Tor Asgeir Johansen, Bjørnar Pettersen, Anne-Rita Nicklasson, Svein Erik Kristiansen. Administrasjonssjefene i medlemskommunene. 20. mai 15 Drøftingssaker: - Sak AU 29/15 Regnskap og årsmelding Ofoten regionråd Sak AU 30/15 Budsjett Ofoten regionråd 2016, med handlingsplan - Sak AU 31/15 Finansiering sekretariatet Ofoten regionråd 2015 med tertialrapportering. - Sak AU 32/15 Forberedelse av neste møte med Kiruna - Eventuelt Tore Nysæter Leder

2 Dato: Saksbehandler: Elisabeth Storjord Sak AU 29/15 Regnskap og årsmelding Ofoten regionråd 2014 Forslag til vedtak: «Arbeidsutvalget for Ofoten regionråd anbefaler Representantskapet å godkjenne det framlagte forslaget til regnskap og årsmelding for Ofoten regionråd for 2014» Saksopplysninger: Vedlagt ligger regnskap og årsmelding for Ofoten regionråd Regnskapet er for året 2014 ført som en del av regnskapet for Evenes kommune og blir revidert som en del av dette. Det er derfor ikke foretatt egen revisjon. For hovedpostene 0, 1, 2 og 3 som omhandler drift av sekretariatet har det vært et forbruk på totalt ,- mot justert budsjett på ,- altså et forbruk på 90 %. Økonomiforvaltningen for Partnerskap Ofoten ble overført til regionrådet i For 2014 er dette ikke budsjettert på utgifts- eller inntektssiden, men vises som avvik i regnskapet. Posten tilhører prosjekter knyttet til bruk av næringsfond og speiles på inntektssiden på post En underdekning på inntektssiden på ,- blir dekket av fond post Etter avsetning til merforbruk har Ofoten regionråd ,- avsatt til driftsfond. Vedlegg: - Årsmelding og regnskap for Ofoten regionråd 2014 Ofoten Regionråd Samarbeidsråd for Ballangen, Evenes, Narvik, Tjeldsund og Tysfjord kommuner

3 Årsmelding 2014 Ordførerne i Tjeldsund, Evenes, Ballangen, Narvik og Tysfjord i felles kommunestyremøte den

4 Innledning Hovedmålsetningene for det interkommunale samarbeidet er å styrke næringsgrunnlaget og den offentlige tjenesteyting gjennom å: samordne eksisterende og vurdere nye interkommunale samarbeidsordninger, profilere Ofoten og ivareta regionens interesser utad, øke påvirkning av fylkeskommunal og statlig tjenesteproduksjon, medvirke til større åpenhet, samarbeid og gjensidig informasjon mellom kommunene. 1 Ofoten regionråds vedtekter Regionbygging er et krevende og utfordrende arbeid som har mange fasetter og fordrer langsiktighet og vilje til å fortsette å gå imot vinden. Som det fremgår av vedtektene er det store og brede oppgaver Ofoten regionråd ønsker å gjøre noe med. Regionrådet har gjennom 2014 arbeidet aktivt innen de fleste av feltene nevnt ovenfor. En rekke møter av formell og uformell art har vært avholdt med sentrale aktører innenfor både næringsliv og det offentlige. Både politisk og administrativ ledelse har vektlagt synligheten i det regionale og nasjonale offentlige rom. Regionrådet har avgitt en rekke uttalelser til høringer og andre aktuelle saker, noe som er med på å øke synlighet og samhandling. Det er også et stadig økende ønske om å benytte regionrådet som informasjonskanal inn mot kommunene, dette gjelder særlig fra region/fylkesnivået i ulike deler av offentlig forvaltning. Gjennom året har regionrådet hatt et omforent fokus på flere saker; for å nevne noen: gode samferdselsløsninger, arbeid med felles regionalt omdømme og utvikling av samarbeid med Kiruna kommune. Vi ser en utvikling i saker som krever at en samlet region skal stå bak for at vi skal lykkes i nå frem med våre synspunkter. I denne sammenheng er det avgjørende at regionrådet har en sekretariatsressurs som kan gripe fatt i og koordinere krevende politiske prosesser. Mange av disse sakene er kommet i offentlighetens lys på bakgrunn av oppslag i media og krever ofte en rask respons fra et samlet politisk miljø og øvrige utviklingsaktører. Regionrådet har i 2014 vært ledet av Tore Nysæter, ordfører i Narvik.

5 Organisering Sammensetning Regionrådet er sammensatt av ordfører, varaordfører og opposisjonspolitiker fra de fem kommunene som deltar i Ofoten regionråd. I tillegg innkalles administrasjonssjefene med talerett til alle møter i regionrådets organer. Ofoten regionråd hadde følgende sammensetning i 2014 Tore Nysæter (leder) Ordfører (H) Narvik Tor Asgeir Johansen Ordfører (Ap) Tysfjord (nestleder) Hermod Amundsen Varaordfører (Ap) Ballangen Gunnhill Andreassen Opposisjonspolitiker Tjeldsund (HTL) Rune Edvardsen Opposisjonspolitiker Narvik (Ap) Lene Fjelldal Opposisjonspolitiker Ballangen (Sp) Bjørn Hanssen Varaordfører (Ap) Tjeldsund Svein Erik Kristiansen Ordfører (H) Evenes Filip Mikkelsen Opposisjonspolitiker Tysfjord (H) Trond Millerjord Varaordfører (uavh) Narvik Anne-Rita Nicklasson Ordfører (H) Ballangen Svein Nilsen Opposisjonspolitiker Evenes (Sp) Petter Paulsen Varaordfører (H) Evenes Bjørnar Pettersen Ordfører (H) Tjeldsund Guttorm Aasebøstøl Varaordfører (TPL) Tysfjord Arbeidsutvalget hadde følgende sammensetning i 2014 Tore Nysæter (leder) Ordfører Narvik Tor Asgeir Johansen(nestleder) Ordfører Tysfjord Anne-Rita Nicklasson Ordfører Ballangen Svein Erik Kristiansen Ordfører Evenes Bjørnar Pettersen Ordfører Tjeldsund Rådmannsutvalget ble i 2014 ledet av rådmann i Tjeldsund, Bjørn Alling. Sekretariatet Prosjektkoordinator Sigbjørn Astrup var alene i sekretariatet fram til 10. mars 2014, og var da konstituert sekretariatsleder. Elisabeth Storjord ble ansatt i sekretariatet fra 10. mars, med tittel daglig leder, og Sigbjørn Astrup fungerte igjen som prosjektkoordinator fra 10. mars Friluftsrådet Anne-Margrethe Roll var i perioden ansatt som daglig leder for Ofoten friluftsråd i full stilling.

6 Kontorforhold/Arbeidsmiljø Sekretariatet for Ofoten regionråd hadde i 2014 kontorer leide lokaler i Bogen Servicebygg i Bogen i Ofoten. Daglig leder hadde kontor i Narvik rådhus fra 10. mars og ut året. Friluftsrådet var i 2014 samlokalisert med kulturetaten i Narvik kommune. Evenes og Narvik kommuner har ivaretatt funksjonene som regnskapsfører og det praktiske arbeidsgiverarbeidet for henholdsvis sekretariatet og friluftsrådet. Virksomheten i 2014 Møtevirksomhet Ofoten regionråd (hovedstyret) avholdt i 2014 syv møter hvor det ble behandlet 34 saker, i tillegg til referatsaker og orienteringer. Arbeidsutvalget behandlet i samme periode 29 saker i tillegg til forberedelse og oppfølging av regionrådets saker. Rådmannsutvalget i Ofoten avholdt 6 møter i løpet av året. Representantskap for Ofoten regionråd ble avholdt i juni. Årsmøte for Ofoten friluftsråd ble avholdt i september. Det er holdt en rekke møter med ulike representanter fra politiske nivåer på kommunalt, regionalt, fylkeskommunalt og statlig nivå. Nytt av året er et samarbeid med den politiske ledelsen i Kiruna kommune for å utvikle og fronte felles saker i aksen øst-vest. Kommunestruktur i Ofoten Arbeidet med kommunestruktur hadde en sentral plass i Ofoten regionråds virksomhet i I den daglige driften av de kommunale tjenester oppleves det en økende fragmentering på grunn av stadig flere interkommunale samarbeidsløsninger for tjenesteproduksjon. Denne fragmenteringen skaper utfordringer for utøvelse av helhetlig ledelse og i hvilken grad styringen er underlagt reell demokratisk kontroll fra kommunestyrene. Kravet til kompetanse er imidlertid stadig økende innen alle tjenestefelt og enkeltvis blir kommunene for lette. En mulig løsning på dette er å slå sammen kommuner. Dette vil øke størrelsen på fagmiljøene, minske behovet for interkommunale løsninger, gi mulighet for en mer helhetlig ledelse og gi mulighet for styring og kontroll fra folkevalgte organ. Med midler fra KMD ble det bestilt en utredning av kommunene Ballangen, Evenes, Narvik og Tysfjord. Utredningen ble foretatt av Telemarksforskning og overlevert i møte i hovedstyret den 12. september. Den 17. oktober samlet Ofoten regionråd alle kommunestyrene i Ofoten til felles møte i Narvik med kommunestruktur som tema. Samferdsel Samarbeidet rundt store samferdselsprosjekter har også i 2014 vært viktig for samarbeid både innad i regionen og med naboregionene. Ofotbanen har hatt en svært positiv økning når det gjelder trafikk av gods og malm. Det foreligger konkrete planer for en betydelig økning av skipning av malm over Narvik som vil kreve investeringer for å øke kapasiteten. Regionrådet har arbeidet aktivt for en umiddelbar kapasitetsøkning og utbygging av dobbeltspor så snart som mulig. Saken har blitt nevnt og gjentatt ved mange anledninger i møter med fylke og departementer. Dette for å holde oppe fokuset på Ofotbanen. Det har vært gjennomført møte med samferdselsdepartementet angående fergeruter over Tysfjord, og spørsmålet om fergefri E6 over Tysfjord har vært løftet til både fylke og departement. I samarbeid med Vegforum Nord har denne saken hatt et særlig trykk i Samferdsel har også vært et flittig debattert tema i Midtre Hålogaland regionrådsforum.

7 Regionalt samarbeid Ofoten regionråd har videreført tidligere fokus på regionalt samarbeid gjennom stadig kontakt med regionens utviklingsmiljøer og andre offentlige og private organer og organisasjoner, både i Ofoten og nasjonalt. Flere av disse har orientert Ofoten regionråd om sin virksomhet, og regionrådsmøtene har dermed fungert som en møteplass med statlige, fylkeskommunale og andre satsinger i Ofoten. Filosofien bak dette er at man som region må trekke sammen og støtte hverandre i saker som er viktige for helheten. Interregionalt samarbeid i Midtre Hålogaland Ofoten regionråd har et formalisert samarbeid med regionene i Midtre-Hålogaland (Lofoten, Ofoten, Sør-Troms og Vesterålen). I 2014 hadde Midtre Hålogaland regionrådsforum to møter, i tillegg til at uttalelser i viktige saker for storregionen ble frontet i fellesskap. Et tettere samarbeid med Sør-Troms regionen er også initiert gjennom prosjektet ByR fase 1 hvor utrederne av samfunnsanalysene så på samspillet mellom de to regionene. Helserelaterte saker Styret i Helse Nord vedtok i september 2013 at ambulansehelikopter skal stasjoneres på Evenes. Dette tilbudet vil dekke opp et tydelig hull i dagens dekning. Dette har vært en sak som Ofoten regionråd har vært engasjert i gjennom lengere tid. Ambulansehelikopteret skal være i tjeneste 1. mai Ofoten regionråd har vært aktive for å få til denne etableringen. Ofoten regionråd har inngått et prosjektsamarbeid med Norsafety, der man setter fokus på forebygging av ulykker. Innleggelser på sykehus koster kommunene store summer i behandling og oppfølging etter ulykker. I prosjektet blir kommunalt ansatte oppdatert og utdannet til å vise forebygging et større fokus. Oppstartsamlingen ble avholdt først i Sykehusstruktur har seilt opp som en ny stor sak. I 2014 ble det levert høringsuttalelse om fremtidens legespesialister og Ofoten regionråd har fulgt utviklingen rundt lokalsykehus og akuttberedskap nøye i Regionalt næringsfond - Partnerskap Ofoten Partnerskapsordningen ble opprettet gjennom fylkestingsvedtak i 2008 i FT 71/2008 Vekstkraft gjennom regionale partnerskap. Et av de viktigste tildelingskriterier var at prosjektet måtte medføre aktivitet i to eller flere kommuner. Således var midlene viktige for tanken om regional integrering og samarbeid. Regionene i Nordland fikk etter avviklingen av Partnerskapsordningen mulighet til å disponere en ordning kalt Regionalt næringsfond. Fondet besto av tilsagn i 2012 og 2013 på til sammen 3,4 mill. eller omtrent halvparten av Partnerskapsordningens midler. Det var opprinnelig ment at dette skulle videreføres i 2014, men ordningen ble avviklet fra fylkets side da de fikk reduksjon av sine utviklingsmidler. Styret består av: Tore Nysæter (leder), Tor Asgeir Johansen, Svein Erik Kristiansen, Anne Rita Nicklasson, Kjetil Moe (Narvikregionens næringsforening), Kjersti Myrnes Balto (Vardobaiki) og Siv Lysvold (Narvik vgs). Sekretariatet for Ofoten regionråd har levert sekretariatstjenester til Partnerskap Ofoten. I 2014 ble det avholdt et styremøte i regionalt næringsfond. Fredag 21. mars ble det behandlet 8 søknader om støtte. I dette møtet ble det både fordelt midler som tidligere har vært disponert, men som har kommet i retur fra prosjekter som ikke har blitt gjennomført og midler som tidligere ikke har vært disponert. Det forventes at fondet blir ferdig disponert i løpet av 2015, det har pr dags dato kommet en del midler i retur, slik at fondet i dag inneholder ca 0,5 mill. Norges Brannskole Tjeldsund En sak for hele Nord-Norge. Man klarte å skaffe seg støtte fra mange regioner i Nord-Norge, inkludert Bodø. Norges brannskole utdanner brannkonstabler til kommunenes brannvesen. Stortinget vedtok i forbindelse med statsbudsjettet i 1991 å flytte Norges Brannskole fra Oslo

8 til Tjeldsund, jf.st.prp.nr. 1. Forut for denne politiske beslutningen var det gjort et grundig arbeid med hensyn til rasjonaliteten i beslutningen. Det synes at det er sterke krefter i Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap som arbeider for å omgjøre Stortingets beslutning gjennom å omorganisere driften av brannskolen. I februar 2015 kom den gledelige nyheten om at regjeringen har besluttet å legge fagskolen for brann- og redningspersonell til Norges Brannskole. Saken drives videre med Tjeldsund kommune som hovedkoordinator. Utviklingsprogram byregioner ByR fase 1- vekstkraft Ofoten Alle de fem kommunene i Ofoten deltok i utviklingsprogrammet ByR fase 1, Vekstkraft Ofoten, initiert av KMD. Narvik kommune søkte og fikk innvilget deltakelse i programmet av KMD. I fase 1 var hensikten å se på samspillet mellom små og mellomstore byer, identifisere flaskehalser og gi forslag til løsninger på dette. Analysen ble bestilt av styringsgruppen i prosjektet ved prosjektleder Kirstin Mobakken, Futurum og Analyse & Strategi vant anbudsrunden. I oppdraget lå også å se på samspillet mellom Ofoten og Sør- Troms. Prosjektet ble fundert gjennom vedtak i alle kommunene, anbefaling av regionrådet og gjennom oppstartmøte i Ofoten regionråd og intervjuer i kommunene. Ofoten friluftsråd Besto i 2014 av kommunene Ballangen, Evenes, Gratangen, Narvik, Tysfjord og Tjeldsund. Noen hovedsaker: Lærende nettverk med 17 barnehager og 11 skoler. Kartlegging og verdisetting av friluftsområder er gjennomført i alle friluftsrådets kommuner etter metode anbefalt av Direktoratet for Naturforvaltning. Forprosjekt for å se på mulighet for etablering av Geopark Nord lagt fram for Ofoten regionråd april Museum Nord har tatt oppgaven med å viderefører arbeidet. Kurs, fellesturer og leir for barn, ungdom, funksjonshemmede, asylsøkere og barnefamilier og voksne. Skiltkurs i forbindelse med skilting av løyper. Fremmet sak for politisk behandling utarbeidelse av Sti- og løypeplan i kommunene. To kommuner gjorde positivt vedtak om oppstart i Utarbeidelse av turkort til 7 ulike turmål ble laget på slutten av Etablering av raste-/møteplasser, 5 rasteplasser ble ferdigstilte og 5 andre er påbegynt. Forprosjekt utarbeidelse av turkart-pakke startet opp høsten 2014 NaturLos ble også en suksess i Over 100 turer ble presentert og gjennomført. Turene er fordelt på 8 kommuner. Utstyret som er i friluftsrådets eie ble også i 2014 flittig brukt av skoler og av enkeltpersoner. Ofoten friluftsråd har avgitt egen årsmelding, se denne for fyldigere beskrivelse av driften. Økonomi Ofoten regionråd Det fremlagte regnskap viser et brutto forbruk for sekretariatsfunksjonene for Ofoten regionråd på NOK ,-. På inntektssiden er regnskapet balansert med et bruk av bundne driftsfond på ,-. Regnskapet for regionalt næringsfond er ikke budsjettert på utgifts- eller inntektssiden, men vises som avvik i regnskapet. Arbeidet ble finansiert gjennom et bidrag på ,- fra deltagerkommunene fordelt etter en per capita-modell. Andre inntekter kommer delvis via Nordland fylkeskommune som tilskudd til drift av partnerskapsordningen og delvis fra ekstern finansiering av ulike prosjekter. Etter 2014 Ofoten regionråd NOK ,- avsatt til driftsfond.

9 Leder Nestleder Tore Nysæter Ordfører i Narvik Tor Asgeir Johansen Ordfører i Tysfjord Svein Erik Kristiansen Ordfører i Evenes Anne-Rita Nicklasson Ordfører i Ballangen Bjørnar Pettersen Ordfører i Tjeldsund Elisabeth Storjord Daglig leder Regnskap Ofoten regionråd 2014 Regnskap Buds(end) Avvik Ansvar 1060 Ofoten regionråd Lønn faste stillinger Trekkpliktige godtgjørelser/naturalytelser Pensjon KLP, fellesordningen Gruppelivsforsikring, ulykkesf Arbeidsgiveravgift Kontormateriell Abonnementer Matvarer Bevertning Andre varer og tjenester Bedriftshelsetjeneste

10 11207 Arrangementer/ tiltak Gaver Utgiftsdekning/ overnatting Telefon Porto Datakommunikasjon Internett Markedsføring og informasjon Annonser Kurs/ opplæring Kjøregodtgjørelse Kostgodtgjørelse Transport-/ reiseutgifter Reiseutgifter ikke oppg.plikt Strøm og brensel Forsikringer Leie av lokaler Diverse avgifter/ lisenser Kjøp av utstyr Kjøp av EDB programvare Kjøp av EDB utstyr Service-/driftsavtaler IT Renholds- og vaskeritjenester Konsulenttjenester Internkjøp Kjøp fra IKS Merverdiavgift, momskompensasjonsordningen Overføring til private og org Morarenter Sum utgifter Refusjon fra staten Kompensasjon for merverdiavgift Refusjon fra fylkeskommunen Refusjon fra andre kommuner Internsalg Bruk av bundne driftsfond Bruk av næringsfond Sum inntekter Sum ansvar: 1060 Ofoten regionråd

11 Dato: Saksbehandler: Elisabeth Storjord Sak AU 30/15 Budsjett Ofoten regionråd 2016, med handlingsplan Saksopplysninger: Arbeidsutvalget drøfter her forslag til budsjett for Ofoten regionråd 2016 som legges fram for representantskapet, samt tilhørende handlingsplan. Det legges her fram to alternative budsjetter for Ofoten regionråd Arbeidet blir finansiert gjennom et bidrag på NOK ,- fra deltakerkommunene fordelt etter en per capita modell. Kostnader fordelt etter folketall Kommune Folketall Sum % Ballangen ,9 % Evenes ,3 % Narvik ,2 % Tjeldsund ,9 % Tysfjord ,7 % Sum % Den totale summen er basert på en anslått kommunal deflator pr Den er noe usikker og kan bli justert når endelig fastsetting har blitt gjort. - Alternativ 1 baserer seg på at ByR søknaden fase 2, evt andre prosjekter blir innvilget, og med to ansatte i sekretariatet. -Alternativ 2 baserer seg på kun det kommunale bidraget og med en ansatt i sekretariatet. I vedtektene for Ofoten regionråd er følgende tekst om målsettingene: Hovedmålsetningene for det interkommunale samarbeidet er å styrke næringsgrunnlaget og den offentlige tjenesteyting gjennom å: samordne eksisterende og vurdere nye interkommunale samarbeidsordninger profilere Ofoten og ivareta regionens interesser utad, øke påvirkning av fylkeskommunal og statlig tjenesteproduksjon, medvirke til større åpenhet, samarbeid og gjensidig informasjon mellom kommunene. 1 Ofoten regionråds vedtekteter Ofoten Regionråd Samarbeidsråd for Ballangen, Evenes, Narvik, Tjeldsund og Tysfjord kommuner

12 For alternativ 1 foreslås følgende handlingsplan for 2016: Ofoten regionråd skal i 2016: Arrangere jevnlige møter : - hovedstyret, arbeidsutvalget, rådmannsutvalget, representantskapet Ha prosjektledelse for ByR fase 2 - herunder starte arbeidet med å utvikle ny regional strategisk næringsplan for Ofoten, forprosjekt marin kartlegging, stedsutvikling, tidligfasekapital og nye arbeidsplasser i Ofoten. Koordinere andre samarbeidsavtaler mellom kommunene - gi innspill og høringsuttalelser i saker som angår regionen - markedsføre Ofoten og virksomhetene i regionen i presse - være tilstede og gi innspill på lokale, regionale og internasjonale arenaer - være aktiv pådriver i opprettholdelse av eksisterende og opprettelse av nye statlige og fylkeskommunale arbeidsplasser For alternativ 2 foreslås følgende handlingsplan for 2016: Ofoten regionråd skal i 2016: Arrangere jevnlige møter : - hovedstyret, arbeidsutvalget, rådmannsutvalget, representantskapet Koordinere andre samarbeidsavtaler mellom kommunene - gi innspill og høringsuttalelser i saker som angår regionen - markedsføre Ofoten og virksomhetene i regionen i presse - være tilstede og gi innspill på lokale, regionale og internasjonale arenaer - være aktiv pådriver i opprettholdelse av eksisterende og opprettelse av nye statlige og fylkeskommunale arbeidsplasser Vedlegg: - Forslag budsjett 2016 alt 1 og alt 2. Ofoten Regionråd Samarbeidsråd for Ballangen, Evenes, Narvik, Tjeldsund og Tysfjord kommuner

13 Budsjett Ofoten regionråd 2016 Forslag 1 art Vedtatt 2015 Budsjett Lønn faste stillinger Pensjon Arbeidsgiveravgift Kontormateriell Abbonementer Bevertning Arrangementer/tiltak Gaver Utgiftsdekning/overnatting Telefon (og internett) Porto Markedsføring og informasjon Kurs/ opplæring Kjøregodtgjørelse Kostgodtgjørelse Transport/ reiseutgifter Reiseutgifter ikke oppg. Plikt Strøm og brensel Forsikringer Leie av lokaler Div avgifter/lisenser Kjøp av utstyr Kjøp av EDB programvare Renholds- og vaskeritjenester Konsulenttjenester Kjøp fra IKS Merverdiavgift, momskomp SUM Inntekter Kompensasjon merverdiavgift Refusjon fra fylkeskommunen Refusjon fra andre kommuner Refusjon andre priv/ Staten Balanse

14 Budsjett Ofoten regionråd 2016 Forslag 2 art Vedatt 2015 Budsjett Lønn faste stillinger Pensjon Arbeidsgiveravgift Kontormateriell Abonnementer Bevertning Arrangementer/tiltak Gaver Utgiftsdekning/overnatting Telefon (og internett) Porto Markedsføring og informasjon Kurs/ opplæring Kjøregodtgjørelse Kostgodtgjørelse Transport/ reiseutgifter Reiseutgifter ikke oppg. Plikt Strøm og brensel Forsikringer Leie av lokaler Div avgifter/lisenser Kjøp av utstyr Kjøp av EDB programvare Renholds- og vaskeritjenester Konsulenttjenester Kjøp fra IKS Merverdiavgift, momskomp SUM Inntekter Kompensasjon merverdiavgift Refusjon fra fylkeskommunen Refusjon fra andre kommuner Refusjon fra andre private Balanse

15 Dato: Saksbehandler: Elisabeth Storjord Sak AU 31/15 Finansiering sekretariatet Ofoten regionråd 2015 Om saken: Ofoten regionråd har et vedtatt budsjett på NOK ,- for Av dette er NOK ,- lønnsrelaterte utgifter. Pr 30. april hadde Ofoten regionråd et forbruk på NOK ,-, noe som utgjør 30 % av vedtatt budsjett. På inntektssiden er utfordringen som følger: Vedtatt refusjon fra medlemskommunene er på til sammen NOK ,-. De resterende budsjetterte inntektene på 1 mill er foreløpig ikke sikre, men tenkt NOK ,- fra regionalt næringsfond til arbeidet med kommunestruktur og ByR fase 2. Dersom ikke søknaden på ByR innvilges bør disse midlene brukes til arbeid med strategisk næringsplan. Resten er budsjetterte inntekter knyttet til ByR fase 2 fra Staten, Nfk og bankene. Se vedlagt tertialrapport. Det er forventet at hvem som blir med i ByR fase 2 skal være avklart før ferien. Arbeidsutvalget bes her ta stilling til evt tiltak for å sikre en forsvarlig økonomisk drift av Ofoten regionråd ALT 1: - NOK ,- Kommunenes bidrag - NOK ,- Regionalt næringsfond, kommunestruktur og ByR fase 2 - NOK ,- ByR fase 2, Staten, NFK, bankene. TOTALT: NOK ,- Ofoten regionråd fullt finansiert. ALT 2: - NOK ,- Kommunenes bidrag - NOK ,- Regionalt næringsfond, kommunestruktur og strategisk næringsplan - NOK ,- Bundne fond, tidligere oppsparte midler TOTALT: NOK ,- Manglende finansiering er da NOK ,- ALT 3: - NOK ,- Kommunenes bidrag - NOK ,- Bundne fond, tidligere oppsparte midler TOTALT: NOK ,- Manglende finansiering er da NOK ,- Ofoten Regionråd Samarbeidsråd for Ballangen, Evenes, Narvik, Tjeldsund og Tysfjord kommuner

16 Budsjetterte utgifter: Lønnsrelaterte utgifter er budsjettert til NOK ,-. Dette fordeler seg slik på de to stillingene i sekretariatet: NOK ,- og NOK ,- i lønnsrelaterte utgifter pr år, NOK ,- og NOK ,- pr måned. Det resterende budsjettet er på NOK ,- og knyttes i stor grad til leie av lokaler, servering, reiser mm i forbindelse med regionrådets møter, samt drift sekretariatet. Alternative tiltak for inntjening: - Oppfølging av søknad ByR fase 2 - Midler fra regionalt næringsfond - Salg av tjenester, f. eks. prosjektledelse, til medlemskommunene for kostpris. - Høyne den kommunale andelen Alternative tiltak for innsparing: Oppsigelse/ permittering av medarbeider ved sekretariatet i Ofoten regionråd. Konsekvens av dette vil være at sekretariatet blir mer sårbart og mindre robust mht sykdom og til å være operativt på flere arenaer samtidig. Det vil også bli mindre kapasitet til ledelse av ulike prosjekter som måtte dukke opp. I perioden med arbeid med kommunestruktur vil dette være en svært uheldig situasjon. Ofoten Regionråd Samarbeidsråd for Ballangen, Evenes, Narvik, Tjeldsund og Tysfjord kommuner

17 RESULTATVURDERING OFOTEN REGIONRÅD 30. april 2015 I. Budsjettgjennomføring 1. Budsjettsituasjonen hittil i år Driftsutgifter: Forbruk fram til 30. mai er for hovedpost HP 0, HP1, HP2 og HP ,-, 30%, noe som tilsvarer litt i underkant av forventet forbruk for første tertial. Av regnskapet framgår det at totalt kr ,- ble brukt til utgifter i arbeidet med kommunestruktur. Driftsinntekter: De budsjetterte driftsinntektene på HP 7 er delt inn som følger i vedtatt budsjett: Refusjon fra kommunene: ,- Refusjon fra fylkeskommunen: ,- Refusjon fra andre private: ,- Dette er vurderingen ift de forventede inntektene på ,- : - Nordland fylkeskommune har gitt muntlig tilbakemelding på at tilsagn på ,- til «Framtidsdugnad» kan omdisponeres til ByR fase 2. - Eikabankene anslår muntlig mulighet for ,- i 2015 til ByR Det er søkt om totalt fra Staten til ByR fase 2, ,-. Her er det muligheter for finansiering av prosjektleder/ sekretariatsfunksjon på ,- i Totalt mulige inntekter til sekretariatet knyttet til ByR fase 2 NOK ,- - Sekretariatet søker regionalt næringsfond om: ,- til ByR fase 2 og ,- til arbeidet med kommunestruktur. Ofoten regionråd har i tillegg NOK ,- satt av på fond, midler som har blitt satt av overskudd tidligere år. Dette er midler utenom regionalt næringsfond. II. Aktivitetsgjennomføring 1. Vurdering av aktivitetsgjennomføringen hittil i år Aktiviteten med møter og prosjekter er gjennomført som planlagt i perioden Det har vært avholdt tre møter i AU, tre møter i HS og to møter i RU. I tillegg er det gjennomført tre møter i intensjonsutvalget for kommunestruktur, og et møte i Midtre Hålogaland Regionrådsforum organisert av Ofoten regionråd. Av møter innkalt av andre kan nevnes to møter med HiN og HiH, en stortingshøring om politireformen og møte med Nordlandsbenken. Rapport med samfunnsanalysen for ByR fase 1 ble framlagt 6. mars og søknad om deltakelse i fase 2 er sendt til Staten. Sekretariatet har arbeidet med intensjonsgrunnlaget for kommunereformen. Det er sendt ni innspill/ høringsuttalelser i første tertial av 2015.

18 Tabell 2: Resultat pr fordelt på hovedposter Ofoten regionråd 1. tertial 2015 Forbruk Budsjett Regnskap Avvik i % HP0 Lønn og sosiale utgifter HP1 Kjøp av varer og tjenester som inngår i produksjon HP2 Inventar og utstyr HP3 Kjøp av tjenester som erstatter egenproduksjon HP4 MVA momskomp HP4 Overføringer (tilskudd) Regionalt næringsfond - 0 HP5 Morarenter 0-0 Sum driftsutgifter Sum utgifter HP7 Statlige, fylkeskomm og komm overføringer HP MVA HP9 Bruk av næringsfond - 0 Sum driftsinntekter HP9 Finansinntekter 0-0 Sum inntekter Netto driftsutgifter Netto finanstransaksjoner Nettoramme ansvarområde #DIV/0! Med hilsen Ofoten regionråd Elisabeth Storjord daglig leder sekretariatet

19 SAK AU 32/15 FORBEREDELSE AV MØTE MED KIRUNA KOMMUNE JUNI PROGRAM KIRUNA JUNI 2015 Torsdag 25 juni ca Invigning Kiruna Festivalen, Här önskar vi bjuda in Tore till att öppna festivalen Möte Kiruna kommun och Ofoten regionråd, Kiruna stadshus Gemensam middag En fråga till er är också om ni önskar få med något musikaliskt inslag i samband med festivalinvigningen och också i övrigt Mingel under kvällen på festivalområdet. Fredag 26 Juni Inte lika planerad men vi skulle förslagsvis kunna se om vi kunde ha något kulturell aktivitet? Cykelloppet Crossboarder startar en etapp vid lunchtid. För de som vill stanna under fredagkväll bjuder kommunen på festivalbiljetter. Overnatting: 10 stugor bestilt på Camp Ripan juni Referat fra siste møte med Kiruna kommune: Møte med Kiruna kommune v/ kommunstyrelsens ordførande Kristina Zakrisson, kommunchef Peter Niemi næringslivsutveklare Ann-Christine Samuelsson, kultursekreterare Lennart Lanto. - Åpningstider Bjørnefjell Tollstasjon. Hva har hendt og drøfting av den videre oppfølgingen. Enighet om å fortsette arbeidet med åpningstidene mot hver vår regjering, og også se på utfordringene med personbiler samt muligheter for lastebilsparkering ved tollstedet. - Kiruna Cargo og Narvik Havn med planer om en containerhavn i Narvik Informasjon fra Narvik Havn ved Ragnar Krogstad og Rune Arnøy. Åsunn Lyngedal om Ofotbanealliansen. - Besøksnæringen. June Sollund fra Visit Narvik møtte. Drøftet samarbeidet mellom Kiruna Lappland og Visit Narvik, og behovet for å sette felles kraft for bedret togtilbud. Skape sømløse løsninger for turismen i aksen. Kiruna v Ann-C Samuelsson orienterte om at prosessen med nattogene er i gang. Bjørnar Pettersen presenterte Øst-Vest-Best. - Kulturspørsmål Drøfting av muligheter for kultursamarbeid mellom våre regioner, kultursekretær Lennart Lanto fra Kiruna kommune. En presentasjon av hva som finnes i Kiruna, samt muligheter for utviklingen av samarbeidet Ofoten- Norrbotten. Forslag om å utfordre de som arbeider med kultur i kommunene og foreningene. De enkle prosjektene først med utveksling av grupper, og f eks busser til Kirunafestivalen. Se på UKM som en mulighet. - Arctic Race of Norway Informasjon ved leder av Ofoten regionråd, Tore Nysæter