MØTEINNKALLING FOR. NB!!! TID: kl NB!!! STED: HAUGTUN NORDRE LAND KIRKELIGE FELLESRÅD KIRKEVERGEN

Transkript

1 NORDRE LAND KIRKELIGE FELLESRÅD KIRKEVERGEN MØTEINNKALLING FOR NORDRE LAND KIRKELIGE FELLESRÅD NB!!! TID: kl NB!!! STED: HAUGTUN Eventuelle forfall meldes på telefon Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. SAKSLISTE: Sak nr. Innhold: 50/13 51/13 52/13 53/13 54/13 GODKJENNING AV INNKALLING OG REFERAT FRA FORRIGE MØTE. VALG AV LEDER OG NESTLEDER FOR BUDSJETTJUSTERING 2013 BUDSJETT 2014 EVENTUELT NORDRE LAND KIRKELIGE FELLESRÅD, den 9. desember Kirsten Sætheren Lande leder

2 Lnr.: 11726/13 Arkivsaksnr.: 13/2994 Arkivnøkkel.: KIRKE Perm for fellesrådssaker Saksbehandler: GRU Utskrift til: GODKJENNING AV INNKALLING OG REFERAT FRA FORRIGE MØTE. Administrasjonens innstilling: Kirkevergen vil råde fellesrådet til å fatte slikt vedtak: Referat fra forrige møte godkjennes. Innkalling til dagens møte godkjennes. NORDRE LAND KIRKELIGE FELLESRÅD, den 5. desember Grethe Sveen Rundhaug kirkeverge

3 Lnr.: 11727/13 Arkivsaksnr.: 13/2995 Arkivnøkkel.: KIRKE Perm for fellesrådssaker Saksbehandler: GRU Utskrift til: VALG AV LEDER OG NESTLEDER FOR Sammendrag: I følge regler fastsatt av Kirkemøtet om formene for kirkelig fellesråd sin virksomhet velger fellesrådet i det konstituerende møtet og senere hvert år blant sine medlemmer, leder og nestleder. (Del ) I tillegg til leder og nestleder velges det en representant fra fellesrådet som varaperson dersom leder eller nestleder må melde forfall til andre møter enn fellesrådsmøter. Vedlegg: Ingen Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): Ingen Saksopplysninger: Følgende faste medlemmer og varamedlemmer er valgt fra det enkelte menighetsråd til fellesrådet for perioden : Østsinni menighetsråd: Lillian Rønningen Annie Voldhaug Nordsinni menighetsråd: Torild Slåttsveen Steinar Loeng Personlig vara: Wenche Eimann Personlig vara: Grethe Bjørke Personlig vara: Kirsti Thomlevold Personlig vara: Hilde Nordby Tønderum Torpa menighetsråd Henry Vestrum Bent Haugerud Lunde menighetsråd: Roger Jøranli Kirsten Sætheren Lande Personlig vara: Mona Røste Goplen Personlig vara: Aase Marie Rød Personlig vara: Kari Bodil Kjeldsrud Personlig vara:

4 I tillegg oppnevner biskopen et medlem blant prestene, med varamedlem. I denne perioden blir det ikke gjort endringer i forhold til tidligere vedtak. I henhold til kirkeloven 12 C er derfor Knut Ellefsrud representant i fellesrådet, med Berit Rinde som vararepresentant. I perioden er Kjell Rønningen valgt til kommunens representant til fellesrådet. Vurdering: Det er kun faste medlemmer i fellesrådet som kan velges til leder og nestleder. Valget holdes som flertallsvalg og foregår skriftlig. Først velges leder, deretter nestleder. Den som ett år har vært leder, kan unnslå seg valg for det følgende år. Administrasjonens innstilling: Kirkevergen vil råde fellesrådet til å fatte slikt vedtak: Saken legges fram uten innstilling. Fellesrådet foreslår kandidater, og velger leder og nestleder for Fellesrådet foreslår en ekstra kandidat som kan delta i forhandlinger og som vara for leder og nestleder i andre utvalg. NORDRE LAND KIRKELIGE FELLESRÅD, den 5. desember 2013 Grethe Sveen Rundhaug kirkeverge

5 Lnr.: 11728/13 Arkivsaksnr.: 13/2996 Arkivnøkkel.: KIRKE Perm for fellesrådssaker Saksbehandler: GRU Utskrift til: Økonomiavdelingen BUDSJETTJUSTERING 2013 Sammendrag: Kirkevergen foreslår justering i drifts- og investeringsbudsjettet for Kirkevergen anbefaler fellesrådet og vedta følgende endringer: I drifts- og investeringsbudsjettet for Nordre Land kirkelige fellesråd gjøres følgende endringer: Kirke Konto/art Ansvar Tjeneste Regnskap Budsjett Bud.endr. Korr. Budsjett Serviceavt/driftsavtaler Refusjon sykepenger Refusjon fra andre (private) Kirkegård Ekstrahjelp Forsikringsoppgjør Refusjon moms påløpt dr.regnskapet Overføring til inv.regnskapet Overføring til inv.regnskapet Investering Overført fra driftsregnskapet Leie/leasing kjøp av maskiner Utlån, kjøp aksjer Sum inntekter/kostnader 0,00 Vedlegg: Ingen Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): Ingen Saksopplysninger: Fellesrådet vedtok i sak 35/13 å gå til innkjøp av en kirkegårdstraktor.

6 Egenkapitalinnskudd KLP må dekkes inn. Vurdering: Disse postene må dekkes inn ved å redusere utgiftsposter, eller øke inntektsposter. Serviceavtaler/driftsavtaler og ekstrahjelp kan reduseres da det ligger an til at det ikke vil påløpe større utgifter på disse postene resten av året. Refusjoner og forsikring økes. Administrasjonens innstilling: Kirkevergen vil råde fellesrådet til å fatte slikt vedtak: I drifts- og investeringsbudsjettet for Nordre Land kirkelige fellesråd gjøres følgende endringer: Kirke Konto/art Ansvar Tjeneste Regnskap Budsjett Bud.endr. Korr. Budsjett Serviceavt/driftsavtaler Refusjon sykepenger Refusjon fra andre (private) Kirkegård Ekstrahjelp Forsikringsoppgjør Refusjon moms påløpt dr.regnskapet Overføring til inv.regnskapet Overføring til inv.regnskapet Investering Overført fra driftsregnskapet Leie/leasing kjøp av maskiner Utlån, kjøp aksjer Sum inntekter/kostnader 0,00 NORDRE LAND KIRKELIGE FELLESRÅD, den 6. desember 2013 Grethe Sveen Rundhaug kirkeverge

7 Lnr.: 11747/13 Arkivsaksnr.: 13/3002 Arkivnøkkel.: KIRKE Perm for fellesrådssaker Saksbehandler: GRU Utskrift til: øk. avdelingen BUDSJETT 2014 Sammendrag: Fellesrådet har pr. i dag fått en budsjettramme på kr ,-. Forslag til drift- og investeringsbudsjett for 2014 vedtas, men justeres dersom det skjer endringer i kommunestyrets behandling den 17. desember. Vedlegg: Forslag til budsjett for 2014, sendes ut pr. mail/post i forkant av møtet. Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): Innleverte kuttforslag, nye tiltak og konsekvensjusteringer for drift og investering. Saksopplysninger: Fellesrådet fikk forrige år et tilskudd på kr ,-, mens årets tilskudd blir kr ,- som er en økning på kr Det er levert inn kuttforslag på kr , og en oversikt over nye tiltak og konsekvensjusteringer. Rådmannen har anbefalt at alle kutt bortsett fra kr ,- til serviceavtaler/driftsavtaler må gjennomføres. Av nye tiltak og konsekvensjusteringer anbefaler han at vi får konsekvensjustert kr ,- for økta alarmkostnader. Det har ikke vært noen kommentarer i forhold til kirkelig fellesråd sitt tilskudd for 2014 i politiske protokoller. Vurdering: Forslaget til budsjett for 2014 innebærer en meget stram økonomi, og store muligheter for at standarden på kirkelig fellesråd sine tjenester til innbyggerne i Nordre Land kan falle betydelig. På grunn av at mange fester forfaller også i 2014 skal budsjettet for 2014 i likhet med budsjett for 2013 kunne gå i overskudd slik at det kan avsettes et betydelig beløp til disposisjonsfond selv om det ikke er stor økning i tilskudd. Beløpet som avsettes på disposisjonsfond må brukes på en slik måte at vi holder festeavgiftsbeløpet på et stabilt nivå hvert år.

8 Administrasjonens innstilling: Kirkevergen vil råde fellesrådet til å fatte slikt vedtak: Forslag til drift- og investeringsbudsjett for 2014 vedtas, men justeres dersom det skjer endringer i kommunestyrets behandling den 17. desember. NORDRE LAND KIRKELIGE FELLESRÅD, den 9. desember Grethe Sveen Rundhaug kirkeverge

9 Kirkelige formål Ramme 2014 fremskrevet Tiltak fra økonomiplanen /konsekvensjust. Økte alarmkostnader sentral/flere alarmer Økte lisenser dataprogramvare Leasing av kopimaskin Rundvask av en kirke pr. år Lønnstillegg generelt - ikke justert Nye vedtatte tiltak i 2013 Nye tiltak i økonomiplanprosessen Økt sekretærressurs 20% Økning til mindre vedlikeholdsarbeider Kateket/trosopplæring??? Salderingstiltak fra Konsekvenser kommer. Ekstrahjelp kirkegårder Ekstrahjelp kirke Energi Serviceavtaler/driftsavtaler KORR1GERTRAMME Større vedlikeholdsoppgaver og investeringer er ikke tatt med i denne oversikten da dette er lagt inn i vedlikeholdsplan.

10 Kommentarer til nye tiitak for Nordre Land kirkelige fellesråd. Økte alarmkostnader overgang til 110 sentralen. Kr ,-. Nye alarmer ble installert i 2010/2011, og alarmoverføringen ble overført fra Vaktservice til 110 sentralen. Den årlige utgiften var da kr ,- mer enn når vi brukte Vaktservice. Brannsjefen i Nordre Land var klar på at vi måtte skifte til 110. I dag er forskjellen ca , og det er ikke konsekvensjustert for dette. Økte lisenser til IKT løsninger kr ,-. I forbindelse med innføring av gudstjenestereformen har lisenskostnadene økt betydelig, og fellesrådet har måttet kjøpe lisenser for å få tilgang til helt elementær fagstoff som noter, liturgi m.m. Leasing av kopimaskin kr ,-. Fellesrådet har i ca. fire år hatt kopimaskin på leasing. Det kopieres mye her og denne maskinen var utslitt og saktegående. Særlig etter innføring av gadstj enestereformen ble det behov for en raskere maskin, noe som gjør at beløpet har økt litt årlig. Rundvask en kirke pr. år kr ,-. Her blir mye gjort på dugnad i alle kirkene, men det er allikevel nødvendig med en nedvasking kirkene av betalte folk en gang i blant. av Lønnsmidler ikke justert kr ,-. Når festeavgiften lå på et normalt nivå som i 2012 manglet fellesrådet i 2013 kr i første budsjettforslag. (Innspill fra 2012) Fellesrådet manglet kr ,- etter alle vedtatte kutt for Beløpet ble vedtatt dekket inn med bruk av fellesrådets disposisjonsfond i 2012, men etter underskudd i driften i 2011 falt det meste av den muligheten bort. Resten av beløpet gjelder lønn, da mange av de ansatte har fått store lønnstillegg etter tariffoppgjøret for 2012, i tillegg til at det har kommet endringer i beregning av pensjon for småstillinger. 20 % økt sekretærressurs På grunn av merarbeid etter pålegg fra sentrale hold og på grunn av innføring av gudstjenestereformen, er det for lite sekretærressurs i fellesrådet. Sekretærressursen vi har pr. i dag er kun til prester og menighetsråd. Arkivarbeid, vedlikehold, innkjøpsansvar og oppfølging av nettløsninger er viktige oppgave som krever mer ressurser. Kirkevergen har ingen sekretærressurs, og har stort behov for å kunne bruke mer tid på lederoppgaver deriblant personalarbeid, budsjett/regnskap og arbeid med planer. Økning til mindre vedlikeholdsoppgaver ,-. Da kirke ble lagt inn i det som tidligere het vedlikeholdsplanen, ble vedlikeholdspotten i kirkebudsjettet kuttet ned til ,-. Dersom maling av kirker og mindre arbeider ikke kan tas via midler i planen må vedlikeholdspotten i kirkepotten økes igjen. Nå foreslås det , men dersom maling skal tas på kirkebudsjettet må den høynes enda mer. Kateket/trosopplærer Tiltaket nevnes da det er sagt at alle skal få trosopplæringsmidler med det første. Når vi får midler er det antydet at det kan dekke en 50-60% stilling, men det er anbefalt og ikke ansette i hele stillingen. Det er antydet ansettelse i halvparten av dette. For og få søkere til en slik stilling er det mulig det må legges til noen midler for å få økt stillingsstørrelsen. Ingen sum lagt inn da vi må se hva vi får av trosopplæringsmidler.

11 Salderingsffitak fra Ekstrahjelp kirkegårder kr ,-.. Gressklipping og stell utført av andre må kuttes helt, og vi vil raskt få klager fra publikum fordi kirkegårdsarbeiderne ikke kan klare å ta dette i tillegg til det de har i det daglige. Arbeidsmengden blir meget stor på de kirkegårdsarbeideme under ferieavviklingen. De to som er på jobb må tjenestegjøre på andre kirkegårder for å ta begravelser når det er aktuelt. Det er helt klart av vi ikke vil klare å gjennomføre begravelsene uten lange ventetider, og det er stor fare for sykmeldinger på grunn av overbelastning. Nordre Land har pr. dags dato en bra standard på kirkene og på kirkegårdene. Kirkekontoret har det siste året fått j evnlig tilbakemeldinger på at det er fint ved kirkene i Nordre Land. Det er derfor viktig at vi fortsetter å holde kirkene og kirkegårdene i orden, da kirkene er et viktig ansikt utad i for Nordre Land kommune. Ekstrahjelp kirke ,-. Har ikke mulighet til å leie inn vikar dersom en organist eller klokker blir syk eller skal ha lovpålagt fri. Dette kan påvirke både gudstjenester og begravelser. Strøm ,-. Det er 7 kirker og 8 kirkegårder i Nordre Land. Det er stor aktivitet ved de fleste av kirkene, og det er mange begravelser i kommunene i løpet av et år. Det er gudstjenester med dåp, konfirmasjoner, vigsler og begravelser i kirkene og befolkningen er meget knyttet til sin kirke. Statistikken viser at det er mange besøkende i kirkene våre. Dersom vi skal redusere strømforbruket kan vi måtte stenge kirker i perioder pga av klimaet. Stenging vil da også måtte gjøres i forhold til begravelser, med mulighet for å ha seremoniene i en av de minste kirkene som ikke krever så mye oppvanning. Det blir satt opp nye flomlys ved alle kirken nå i høst, og vi håper å spare en del her, men budsjettbeløpet for 2013 er allerede kuttet i forhold til det som virkelig er brukt tidligere år. Serviceavtaler/driftsavtaler ,-. Vi har serviceavtaler for orglene i kommunen. Kutt i disse vil kunne føre til at orglene blir ustemte og forfaller. Dette vil få veldig alvorlige konsekvenser dersom et orgel plutselig stopper opp under en begravelse.

12 Tabell 3 Behov 2014 Vedlikeh. Investering Nytt tiltak Nye tiltak økt rammetilsk Programvare gudstjenestreform Økt pga innføring ref. Økning 20% sekretær Investering Østsinni Minitraktor kirker Salmebøker Vedlikeholdsbehov Tak alle kirker sjekkes Sikre tak med beslag Rundvask - 1 kirke pr.år Åmot Råte i klokketårn Bårerom males Råte nederst på vegg Sprekker i mur på kirken Råte i vindskier og tak Østsinni Råte i gjerde ca 75 m Beslag av tårn spiss Traktor med henger Nordsinni Takrenner og nedløp Tak sakristi og hjørne Lunde Gjerde Haugner Maling/beising av gjerde Råte i vann brett Rense vann Kinn Parkerings utvidelse Eletrisk lukeåpner Åsli Maling/beising gjerde Maling Råte i tak / vegger SUM KIRKER _ i-a grunn av lekkasje er det mye råte på bjelker i klokketårnet Problemer tor større biler å komme fram hvis det parkes i veien under arr. i kirken. Vecllikeholdsplan

13 Kirkelig fellesråd Ekstrahjelp Idrkegårder Ekstrahjelp kirke Energi Serviceavtaleddrlftsavtaler Ekstrahjelp kirkegårder kr ,-. Gressklipping og stell utført av andre må kuttes helt, og vi vil raskt få klager fra publikum fordi kirkegårdsarbeiderne ikke kan kfare å ta dette i tillegg til det de har idet daglige. Arbeidsmengden blir meget stor på de kirkegårdsarbeiderne under ferieavviklingen. De to som er på jobb må tjenestegjøre på andre kirkegårder for å ta begravelser når det er aktuelt. Det er helt klart at vi ikke vil klare å gjennomføre begravelsene uten lange ventetider, og det er stor fare for sykmeldinger på grunn av overbelastning. Nordre land har pr. dags dato en bra standard på kirkene og på kirkegårdene. Kirkekontoret har det siste året fått jevnlig tilbakemeldinger på at det er fint ved kirkene i Nordre Land. Det er derfor viktig at vi fortsetter å holde kirkene og kirkegårdene i orden, da kirkene er et viktig ansikt utad i for Nordre Land komm une. Ekstrahjelp kirke ,-. Har ikke mulighet til å lele inn vikar dersom en organist eller klokker blir syk eller skal ha lovpålagt fri. Dette kan påvirke både gudstjenester og begravelser. Strøm ,-. Det er 7 kirker og 8 kirkegårder i Nordre Land. Det er stor aktivitet ved de fleste av kirkene, og dei er mange begravelser i kommunene i løpet av et år. Det er gudstjenester med dåp, konfirmasjoner, vigsler og begravelser i kirkene og befolkningen er meget knyttet til sin kirke. Statistikken viser at det er mange besøkende I kirkene våre. Dersom vi skal redusere strømforbruket kan vi måtte stenge kirker i perioder pga. av klimaet. Stenging vil da også måtte gjøres i forhold til begravelser, med mulighet for å ha seremoniene i en av de minste kirkene som ikke krever så mye oppvarming. Det blir satt opp nye flomlys ved alle kirkene nå i høst, og vi håper å spare en del her, men budsjettbeløpet for 2013 er allerede kuttet i forhold til det som virkelig er brukttidligere år. 15

14 4. Serviceavtaler/driftsavtaler 20.00G,-. Vi har serviceavtaler for orglene i kommunen. Kutt i disse vil kunne føre til at orglene blir ustemte og forfaller. Dette vil få veldig alvorlige konsekvenser dersom et orgel plutselig stopper opp under en begravelse. Rådrnannens vurdering: Rådmannen anbefaler at midlene til serviceavtalen for orglene opprettholdes. De andre kutttiltakene er vurdert som akseptable ut fra den økonomiske situasjonen kommen er i. Kirkelig fellesråd har en god standard på sine eiendommer og tjenester i dag, og på lik linje med de kommunale tjenestene må også fellesrådet øke fokuset på å jobbe mer effektivt. Med mindre midler tilgjengelig må man prioritere de viktigste oppgavene og kanskje tåle at gresset ikke er helt frisert til enhver tid. Man må finne et godt nok nivå på tilbudet som er mulig innenfor tilgjengelige midler. 16