Bilag 1 Kravspesifikasjon Rammeavtale om Organisering av gruppereiser

Transkript

1 Bilag 1 Kravspesifikasjon Rammeavtale om Organisering av gruppereiser Referanse: NT

2 Innhold 1 Overordnet beskrivelse Leverandørforpliktelser Krav til tjenestene Gruppreiser med tilrettelagt innhold - caser Kravdefinisjon Krav til organisering og gjennomføring av oppdrag Rutiner og rapportering Prising og fakturering Caser Tre ekempelreiser det skal gis tilbud på Forutsetninger Vennligst gi tilbud på følgende reiser Bilag til kravspesifikasjonen Tildelingskriterier

3 1 Overordnet beskrivelse Bilag 1 Kravspesifikasjon NT Norsk Tipping skal i denne anskaffelsen knytte til seg en samarbeidspartner for organisering av gruppereiser med innhold som for eksempel overværelse av idretts- eller kulturarrangement eller andre tema og tilpasset opplegg. Eksisterende avtale går ut Oppdrag som er påbegynt før avtalen utløper vil utføres av nåværende avtalepartner. Norsk Tipping har til hensikt å inngå en rammeavtale for organisering av gruppereiser med spesialtilpasset innhold. Arrangement av gruppereiser, tema- og premiereiser Leverandøren skal arrangere ulike typer reiser for grupper inntil ca. 50 personer, ev. med eller uten tilpasset innhold. I enkelte tilfeller kan antall deltakere være høyere. En type gruppereiser kan være reiser eller studieturer for selskapets ledergruppe, styre, eller andre grupper. Andre typer reiser kan være turer for kommisjonærene som de melder seg på og betaler selv. Norsk Tipping arrangerer 2-5 kommisjonærturer pr. år. I tillegg kan Norsk Tipping arrangere 1-2 såkalte Superweekends i året, dette da som premiereiser til kommisjonærer eller spillere. Sistnevnte reiser betales av Norsk Tipping. Kommisjonærturer og Superweekends har større krav til tilrettelagt innhold, som kan være spesielle tema eller å overvære idretts- eller kulturarrangement. Det stilles høye krav spesielt til reiser til kultur- og idrettsarrangement. Turene skal være av en slik kvalitet at deltakerne skal sitte igjen med et inntrykk av at turen og det faglige innholdet ikke hadde vært mulig å kjøpe hos en ordinær turoperatør. Tilbyderne skal gi tilbud på tre caser for reiseopplegg beskrevet senere i dette dokumentet. Det vil ikke bli anledning til å gi alternative tilbud. 1.1 Leverandørforpliktelser Leverandøren er i sin helhet forpliktet til for å administrere samarbeidet, er ansvarlig for leveransene og skal være Norsk Tippings «single point of contact». Det er alltid en eller flere representanter fra Norsk Tipping med på alle reiser. Hovedreiseleder skal alltid være en av Norsk Tippings representanter da deltakerne på reisene skal føle at de er med Norsk Tipping på tur, og ikke en reisearrangør. Leverandørens representant skal være hovedreiselederens «høyre hånd» og teknisk operatør. Denne personen skal skal ha kontakt med lokale arrangører, hotell, spiseseteder etc. Vedkommende bør også ha kunnskap om lokal kultur og spesielle forhold, hva som er vanlig når det gjelder f.eks. tips etc. Leverandørens representant må ha alle fullmakter, også økonomiske. Alle regninger skal betales på stedet og faktureres Norsk Tipping samlet i ettertid. 3

4 Leverandøren kan benytte underleverandører for å oppfylle de kravene som stilles i kravspesifikasjonen. Disse må navngis i tilbudet, og kvalifikasjonskrav som stilles til leverandøren gjelder også for underleverandører. Norsk Tipping skal ha muligheten til å kreve innsyn i avtaler mellom leverandør og underleverandør. Alle endringer i forhold til benyttede underleverandører skal uten forsinkelser fremlegges for Norsk Tipping. 2 Krav til tjenestene Nedenfor er en oversikt over krav til tjenesten som skal besvares i Leverandørens løsningsspesifikasjon, bilag 2. Enkelte krav skal besvares direkte i avtalebilagene. I de tilfellene er det henvist til det enkelte bilaget. 2.1 Gruppreiser med tilrettelagt innhold - caser Leverandøren er en turoperatør som skal arrangere gruppereiser med ulik grad av spesialtilpasset innhold. Det kan dreie seg om komplette reiser med overnatting på 4-stjerners hotell, opplegg for opplevelser og bespisning; kultur- og/eller idrettsopplevelser, spisesteder osv. Det kan for eksempel være fotballturer med billetter til en eller flere Premier League- kamper med måltider, omvisninger eller annet innhold. Dette er fotballturer på et nivå som "gutta" vanligvis ikke spanderer på seg når de skal ha en fotballtur til England. Det kan være fordi de får se steder og treffe personer som en vanligvis ikke møter. Norsk Tipping arrangerer f.eks. kommisjonærturer med faglig, opplevelsesrikt og sosialt samvær og ønsker på den måten å bygge relasjoner mellom selskapet og kommisjonærene. Et viktig mål er å øke den faglige kompetansen og samspillet mellom partene. Det legges vekt på å relatere turenes reisemål til Norsk Tippings virksomhet, for eksempel idrettsarrangementer, kulturelle begivenheter, eller studier av spill i andre land. Da kommisjonærene betaler disse reisene selv, er det viktig at prisnivået står i forhold til reisemål og innhold. Selskapet kan også avholde et antall premiereiser, enten for kommisjonærer som vinner konkurranser gjennom sin utøvelse av kommisjonærvervet for Norsk Tipping, eller for spillere som vinner reiser gjennom deltakelse i selskapets spill, for eksempel såkalte Superweekendturer som vinnes i Tipping. På disse turene er innholdet tilpasset det aktuelle spillets karakter (for eksempel fotball). I disse tilfellene er det et ubetinget krav om at leverandøren må kunne skaffe gode billetter til ulike arrangement, f.eks. til Premier League kamper. Disse premiereisene bekostes av Norsk Tipping, men de skal fortsatt ha et nøkternt prisnivå. Tilbyderne får som oppgave å svare på tre caser som vil bli vurdert som en del av tilbudet. 4

5 Vi forventer at casene settes inn i et forslag til program som hensyntar de generelle forholdene som er nevnt i dette dokumentet, blant annet tid til faglig oppdatering. Norsk Tipping forplikter seg ikke til å gjennomføre disse reisene i løpet av avtaleperioden, men turene er representative for den typen gruppereiser selskapet kan komme til å gjennomføre. Løsning av casene gir Norsk Tipping et bilde av hvordan leverandøren vil gjennomføre oppdrag og hvordan leverandøren priser reiser. Casene vil derfor bli vurdert både under pris og under et eget kriterium. Nærmere beskrivelse av casene finnes i kapittel Kravdefinisjon For hvert av kravene skal leverandør svare om løsningen dekker kravet ved å svare Ja/Nei/Delvis i kolonnen Oppfylles / Aksepteres. I tillegg redegjør leverandøren for oppfyllelsen ved å skrive leverandørens svar i feltet Leverandørens besvarelse. Kravene er delt inn i to typer: Ufravikelige krav: Krav som skal tilfredsstilles som et minimum. Ved svar NEI på et ufravikelig krav faller leverandøren ut av konkurransen. Kravene kan også vurderes mellom 0 og 10, hvor 10 er best, etter grad av oppfyllelse. Krav: krav som ønskes oppfylt. Vurderingen av disse kravene gis score mellom 0 og 10, hvor 10 er best Enkelte krav skal besvares direkte i avtalebilagene. I de tilfellene er det henvist til det enkelte bilaget Krav til organisering og gjennomføring av oppdrag Krav-ID Type krav 1 U Kravbeskrivelse Leverandøren skal tilby en fast hovedkontaktperson,. Hovedkontakten skal være involvert i alle faser av arrangementet og ha erfaring som reiseleder / teknisk operatør. Beskriv hovedkontakten med av navn og bakgrunn og hvilke fullmakter vedkommende har i feltet nedenfor. Legg ved Cv eller beskrivelse av kompetanse og erfaring. Oppfylles/ Aksepteres J/N/D Navn og stilling føres inn i bilag 6 Administrative bestemmelser, punkt 2.1 5

6 Krav-ID Type krav Kravbeskrivelse Oppfylles/ Aksepteres J/N/D 2 U Leverandøren skal oppgi hvem / hvilke nøkkelpersoner som skal utføre de forskjellige delene av oppdraget, bookinger, reiseledelse etc. Navn og stilling føres inn i bilag 6 Administrative bestemmelser, punkt 2.2 Beskriv kompetanse og erfaring eller legg ved Cv. 3 K Leverandøren bør ha et etablert nettverk / gode relasjoner med utenlandske agenter og underleverandører av lokale tilbud/ aktiviteter/ severdigheter etc.. Beskriv de mest relevante kontaktene / nettverkene / agentene eller samarbeidspartnerne i ulike verdensdeler eller land. (Dette er ikke samme krav som kvalifkasjonskravet til billetter). 4 K Kommunikasjon Leverandøren skal ha et etablert opplegg for kommunikasjon og samhandling med Norsk Tipping Beskriv hvordan kontakten ivaretas. 5 K Tilgjengelighet. Norsk Tipping krever at vår hovedkontakt/ tekniske reiseleder på reiser kan kontaktes 24/7. Beskriv hvordan dette ivaretas og via hvilke kanaler. 6

7 Krav-ID Type krav Kravbeskrivelse 6 U All kommunikasjon, både skriftlig og muntlig, mellom leverandør og Norsk Tipping skal skje på norsk. Oppfylles/ Aksepteres J/N/D Leverandøren beskriver hvordan kravet imøtekommes. 7 U Leverandøren skal ha etablerte rutiner for Planlegging bestilling aksept endringer av oppdrag. Beskriv hvordan dette ivaretas for hvert punkt ovenfor. 8 K Leverandøren skal ha en rutine for behandling av uforutsette hendelser underveis på tur. Beskriv hvordan dette håndteres Rutiner og rapportering Norsk Tipping innkaller til årsplanleggingsmøte når budsjetter er lagt og til planleggingsmøter for enkelte turopplegg. Krav-ID Type krav Kravbeskrivelse 9 U Leverandøren skal dokumentere og rapportere fra gjennomførte oppdrag etter hver tur med komplett beskrivelse av innhold og kostnader. Oppfylles/ Aksepteres J/N/D Leverandøren beskriver hvordan kravet imøtekommes 7

8 2.2.3 Prising og fakturering Krav-ID Type krav Kravbeskrivelse Oppfylles/ Aksepteres J/N/D 10 U Overnatting All overnatting skal være av god standard, men ikke luksuriøs. Hvis ikke annet er avtalt, er kravet til overnatting 4-stjerners hotell. Pris på overnatting skal inkludere frokost. Leverandøren beskriver hvordan kravet imøtekommes 11 U. Prising av gruppereiser Pris-/kostnadsoversikten skal inneholde: - Administrativt arbeid, planlegging, avslutning etc. - Prising av leverandørens tekniske reiseleder - Ev. Påslagsprosent på faktura fra underleverandører - Gebyrer - Annet Pris fylles ut i Bilag 7A Prismatrise. Ev. beskrivelser og kommentarer fylles ut her. 12 U Prissetting av casene iht. forutsetningene i kap. 3. Fylles ut i Bilag 7A Prismatrise. Leverandøren beskriver hvordan kravet imøtekommes 13 K Kan leverandør tilby eventuelle rabattordninger eller bonuser? Leverandøren beskriver og eller tallfester hva som eventuelt kan tilbys. 14 K Beskriv mekanisme for regulering av pris, hvis aktuelt. Besvares i Bilag 7 Pris og prisbestemmelser. 8

9 Krav-ID Type krav Kravbeskrivelse Oppfylles/ Aksepteres J/N/D 15 K Leverandøren skal beskrive hvordan turopplegg budsjetteres. Leverandøren skal levere et detaljert budsjett hvor alle kjente kostnader framkommer. Tillegg som ikke kan prissettes i forkant skal nevnes. Siden Norsk Tipping skal fakturere turdeltakerne for den ordinære deltakerkostnaden, trenger vi å vite kostnad pr. deltaker inkl. mva. på et tidlig tidspunkt. Kostnader til mat og drikke, møterom og ev. tips skal ikke inkluderes i deltakerpris, men budsjetteres. Leverandøren beskriver hvordan kravet imøtekommes 16 K Leverandøren skal beskrive hvordan turopplegg faktureres. Norsk Tipping godtar akonto fakturering for påløpte bestillings-/depositum-/reservasjonskostnader når en tur er bestilt. Leverandøren skal levere en detaljert sluttrapport / og - faktura hvor alle turens totale kostnader fremkommer. Leverandøren beskriver hvordan kravet imøtekommes 17 K Leverandøren fakturerer turdeltakerne for eventuelle tilleggskostnader som bestilles av den enkelte. For.eks tilslutningsfly og hotellovernatting på Gardermoen før/etter turen, forlengelse av reisen i privat regi etc. Leverandøren beskriver hvordan kravet imøtekommes. 9

10 Krav-ID Type krav Kravbeskrivelse Oppfylles/ Aksepteres J/N/D 18 U Kopi av faktura fra underleverandører skal være vedlagt. Leverandøren beskriver hvordan kravet imøtekommes Eventuelle påslag skal oppgis i Bilag 7A Prismatrise. 19 K Leverandøren skal ivareta ev. direkte utlegg underveis på reisen. Beskriv hvordan dette ivaretas, også mht. dokumentasjon og fakturering. 20 U Leverandøren skal levere fakturaer og alle underlag - i elektronisk handelsformat (EHF) eller - sende faktura som PDF til epost@norsktipping.no Bekreftes i Bilag 7 Pris og prisbestemmelser 21 U Betaling skal skje etter faktura per 30 (tretti) kalenderdager etter mottak av korrekt faktura. Bekreftes i Bilag 7 Pris og prisbestemmelser 22 U Faktura skal være merket med avtalens referansenummer, NT , samt navn på den som har gjort bestillingen hos Norsk Tipping. Fakturaer som ikke inneholder disse opplysningnene vil bli returnert. Bekreftes i Bilag 7 Pris og prisbestemmelser 23 U Leverandøren skal ikke beregne fakturagebyr. Bekreftes i Bilag 7 Pris og prisbestemmelser Se også Bilag 7 APrismatriser. 10

11 3 Caser Tre ekempelreiser det skal gis tilbud på 3.1 Forutsetninger Bilag 1 Kravspesifikasjon NT Tilbyderne skal gi tilbud på tre forskjellige reiseopplegg som er beskrevet nedenfor. Norsk Tipping forplikter seg ikke til å gjennomføre disse reisene i løpet av avtaleperioden, men turene er representative for den typen gruppereiser vi kan komme til å gjennomføre. Alle casene har utreise fra Oslo Lufthavn, Gardermoen. Dette er generelle krav som gjelder alle forslag til program for de nedenstående reisene: Programmet skal inkludere: - Tid til måltider. Oppgi forlsag til spisesteder. - I det foreslåtte programmet skal det avsettes tid til faglig oppdatering (unntatt på «Superweekend»). Det skal kun settes av tid til faglig oppdatering og ikke innhold i denne delen av programmet. - På 3-4 dagers kommisjonærturer skal det settes av minimum en halv dag til fagmøter. - På lengre turer skal det settes av til sammen minimum en dag (6-8 timer) til fagmøter, gjerne fordelt over flere dager. Dette spesifiseres i programmet. - Kostnader til mat og drikke, møterom og ev. tips skal ikke inkluderes i casene. Programmet bør ikke være for fullspekket eller ha mange forflytninger i løpet av en dag. Pris-/kostnadsoversikten skal inneholde: - Reisekostnader (oppgi transportmiddel, reiserute og pris) - Kostnader til billetter til de omvisninger og opplevelser som foreslås - Kostnader til overnatting med frokost (oppgi overnattingssted). Kommisjonærreiser: dobbeltrom Superweekend: enkeltrom Det skal være god standard på overnatting (4 stjerner) om det er mulig, men det skal ikke være luksuriøst. Prisene kan baseres på 2014-priser og skal være nettopriser. I vurderingen av tilbudene er det «verdi for pengene» som vil få høyest score på vårt evalueringsskjema. Casene skal omfatte program vs. Pris innenfor rimelighetens grenser. Casene vil derfor bli vurdert både under tildelingskriteriet pris og for innhold under et eget tildelingskriterium. Kostadsnivået pr. person for kommisjonærturen i Europa bør ikke overstige ca. NOK ,- ekskl. mat og drikke. USA-turen bør ha en pris på omkring ,- pr. person ekskl. mat og drikke. Pris for Superweekend pr. person bør ikke overstige ca. NOK ,- ekskl. mat og drikke. Hvert case skal inneholde kun ett løsningsforslag, på norsk. Det skal ikke gis flere alternative løsninger. 11

12 3.2 Vennligst gi tilbud på følgende reiser I. April/mai 2015 «Møt våren på den Iberiske halvøy» Dette er en kommisjonærtur for 40 deltakere hvor deler av reisemålet er relatert til Norsk Tippings virksomhet. Vi ønsker forslag til reisemål og overnatting, beskrivelse av program inkludert tid til faglig oppdatering, reiseopplegg, og opplegg for bespisning og opplevelser. Vi forventer en god hotellstandard i en reise med fem (5) overnattinger. Måltider og spisesteder skal foreslås. II. April «Stor-tur til USA» Dette skal være en kommisjonærtur for 48 deltakere. Varighet fra vi reiser fra Oslo til vi er tilbake i Oslo er 12 hotellovernattinger, pluss tiden ombord på flyreisene. Utgangspunkt er uke 17, med mulighet til å bruke lørdag og søndag i begge ender. Norsk Tipping har i de senere år gjennomført reiser for våre kommisjonærer til steder hvor spillopplevelser har kunnet bli kombinert med kulturelle og sosiale opplevelser. Slike turer har både gått til Asia og til USA. Denne gangen ønsker vi et forslag til en tur til Las Vegas, kombinert med besøk på vestkysten, eller til Nashville, Graceland, New Orleans eller andre steder som kan være spennende opplevelses-mål for våre kommisjonærer. Det er ønskelig at tilbyderne begrunner sitt valg av reisemål/reiserute, som inkluderer Las Vegas. Vi ber om forslag til reiseopplegg, overnatting på 4-stjerners hotell, opplegg for opplevelser og bespisning (kultur- og/eller idrettsopplevelser, spisesteder osv.) Vi forventer at dette settes inn i et forslag til program, som tar hensyn til de generelle forholdene som er nevnt innledningsvis i dette kapitlet, blant annet tid til faglig oppdatering. III. November 2015 «Superweekend-tur til England» (London, Manchester eller Liverpool) "Superweekend-tur" er betegnelsen på en vinnerreise som en til to ganger pr. år har vært trukket som ekstrapremie i Tipping blant spillere som har vunnet premie for 10, 11 eller 12 rette i bestemte spilleomganger. Turene går vanligvis til London, Liverpool eller Manchester og må inneholde to kamper i Premier League (øverste divisjon). Turene går vanligvis fra fredag til mandag, dvs. tre overnattinger. Det er ikke gitt at vi skal fortsette med disse turene i Vi ønsker likevel å programsette og prise en slik tur. Fotballkampene står i sentrum, men programmet må inneholde mer enn fotballkamper. Siden kampprogrammet for sesongen 2015/16 ikke er satt opp enda, ønsker vi at tilbyderne 12

13 skal foreslå «tenkte kamper» basert på dagens billettpriser. Dette er vinnerturer for spillere, så her behøver tilbyderne ikke å avsette «møtetid» i programmet for faglig møte/oppdatering. Vi ser for oss en tur for 40 deltakere. Dette er en fotballtur, men skal være en type tur på et nivå som "gutta" vanligvis ikke spanderer på seg når de skal ha en fotballtur til England! Turen bør gå til en aktuell destinasjon (fortrinnsvis London eller Manchester/Liverpool) i England, og inneholde to Premier-League-kamper. Det forutsettes lunsj og middag på interessante/bra spisesteder. Middager gjerne i gangavstand fra hotellet. Casebeskrivelsen skal inneholde : Forslag til reisemål Beskrivelse av program Reiseopplegg Opplegg for overnatting i 4-stjerners hotell Spisested og ev. øvrige opplevelser Hvordan tilbyderen kan sikre tilgang til billetter til kampene Norges Fotballforbund bistår vanligvis med å skaffe en "fotballpersonlighet" som kan bli med gruppen en times tid i løpet av oppholdet. Om tilbyder har aktuelle forbindelser som kan sikre slike besøk, vil vi at dette spesifiseres i tilbudet. 3.3 Bilag til kravspesifikasjonen For at tilbyderne skal få et inntrykk av Norsk Tippings kommisjonær- og premiereiser, vedlegges et eksempel på en invitasjon til en reise som er gjennomført tidligere, Bilag 1 A. Vi gjør oppmerksom på at vedlagte trykksaker og program kun er ment som eksempler og illustrasjoner, og skal ikke oppfattes som førende for utforming eller innhold i tilbyders løsningsvalg. Utforming og trykking av invitasjoner er ikke en del av oppdraget. 3.4 Tildelingskriterier Kun tilbud som er levert av kvalifiserte tilbydere vil bli vurdert i forhold til tildelingskriteriene. Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Kriterium Vekt Dokumentasjonskrav Pris 40 % Svar på kravene i kravspesifikasjonen Vurdering av prissetting av caser i kap. 3 Utfylt Bilag 7A Prismatrise Aksept av betingelsene i Bilag 7 Pris og prisbestemmelser. 13

14 Kriterium Vekt Dokumentasjonskrav Kvalitet 40 % Oppfyllelse av kravene i kravspesifikasjonen, spesielt med vekt på: Organisering og gjennomføring av oppdrag kap Gjennomføring av tidligere relevante oppdrag v/ kontakt med referanser oppgitt i Vedlegg 2 Referansematrise (om nødvendig). Vurdering av caser innhold 20 % Vurdering av forståelse av oppgaven og løsning av casene i kravspesifikasjonens kap. 3. Tilbyderne oppfordres til å stille spørsmål til konkurransedokumentene dersom noe er uklart, i god tid før tilbudsfristen. Bilag 1 A: Eksempel på turinvitasjon 14