MØTEINNKALLING. Formannskapet SAKSLISTE 1/17 16/4421 GODKJENNING AV PROTOKOLL - MØTE I FORMANNSKAPET DEN

Transkript

1 MØTEINNKALLING Formannskapet Sted Rakkestad kulturhus, Formannskapssalen Dato Tid 09:00 SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 1/17 16/4421 GODKJENNING AV PROTOKOLL - MØTE I FORMANNSKAPET DEN /17 17/223 GARANTI FOR LÅN - RAKKESTAD SOGN 3/17 17/222 OVERTAKELSE AV AKSJE I RAKKESTAD FLYPLASS AS 4/17 17/221 AUTOMATISKE BRANNALARMER I BEDRIFTER M.M. - KOSTNADER FOR KOMMUNEN OG FINANSIERING AV TILTAKENE 5/17 16/3736 INNKJØPSSTRATEGI 6/17 17/107 EIENDOMSSKATT FRITAK ETTER EIENDOMSSKATTELOVEN 7 7/17 16/ /1 - MASSEUTTAK MURTNES - ORIENTERING 8/17 16/3884 NASJONAL TILSKUDDSORDNING MOT BARNEFATTIGDOM /17 16/4406 ARBEIDSDELINGS- OG DELEGASJONSREGLEMENTET FOR POLITISK NIVÅ - ENDRINGER FOR BRUKER- OG INTERESSERÅD 10/17 16/4549 KOMMUNEAVTALE OM SEKRETARIATFUNKSJON I ADMINISTRATIVT SAMARBEIDSUTVALG MED SYKEHUSET ØSTFOLD (ADMS) ORIENTERING

2 11/17 16/2167 KOMMUNEREFORMEN I ØSTFOLD - FYLKESMANNENS TILLEGGSTILRÅDING - ORIENTERING Eventuelt forfall meldes til Servicekontoret tlf Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Rakkestad, 25. januar 2016 Ellen Solbrække (s) Ordfører

3 GODKJENNING AV PROTOKOLL - MØTE I FORMANNSKAPET DEN Saksbehandler Jorun Cesilie Dybvik Arkiv 033 Arkivsaksnr. 16/4421 Saksnr. Utvalg Møtedato 1/17 Formannskapet Rådmannens forslag til vedtak Protokollen fra møte i Formannskapet den godkjennes. Vedlegg Protokoll fra møte i Formannskapet den Side 3 av 29

4 GARANTI FOR LÅN - RAKKESTAD SOGN Saksbehandler Alf Thode Skog Arkiv 251 Arkivsaksnr. 17/223 Saksnr. Utvalg Møtedato 2/17 Formannskapet / Kommunestyret Rådmannens forslag til vedtak Rakkestad kommune stiller i medhold av kommunelovens 51 nr. 2 garanti for Rakkestad Sogn sine lån i Kommunal Landspensjonskasse som følger: Lån nr kr Lån nr kr Garantiene gis som selvskyldnerkausjon. For lån nr gjelder garantien i 24 år og 4 måneder. For lån nr gjelder garantien i 26 år og 5 måneder. Garantiansvaret omfatter også renter, morarenter, provisjon og mulige kostnader til å drive inn lån som måtte følge av at Rakkestad Sogn misligholder sine låneforpliktelser i Kommunal Landspensjonskasse. Garantiansvaret består fullt og helt til Rakkestad Sogn har innfridd de forpliktelser som nevnt ovenfor. Vedlegg Ingen Bakgrunn Rakkestad kommunestyre gjorde i budsjett 2017 og økonomiplan blant annet følgende vedtak: Rakkestad Kirkelige Fellesråd Rakkestad kommune og Rakkestad Kirkelige Fellesråd tar en gjennomgang av fellesrådets økonomi for å lage: 1. En økonomiplan for Rakkestad Kirkelige Fellesråd for Planen skal legge finansiering av etablert aktivitet og opprinnelige stillinger for virksomheten til grunn for planen. Side 4 av 29

5 Sak 2/17 2. En langtidsplan med investeringsbehov og reguleringsarbeid for virksomheten. Rakkestad Kirkelige Fellesråd behandler saken i enkeltsak med påfølgende behandling i kommunestyret innen utgangen av mars. For Rakkestad kommune og Rakkestad Sogn (Rakkestad Kirkelige Fellesråd) innebærer vedtaket en serie av tiltak for å redusere utgifter og/eller øke inntekter som til slutt skal settes sammen i en helhetlig økonomiplan. Rådmannen vurderer at formannskapet og kommunestyret må forlegges og gjøre flere enkeltvedtak i sakskomplekset før den tar stilling til økonomiplanen. Dette er en slik enkeltsak. Stat kommune kirke Fra har kirkens tilknytning til staten blitt endret. Den Norske Kirke er i hovedsak finansiert av kommunale og statlige midler. Statens finansieringsansvar dekker de samme for formål som tidligere det gjelder prestetjenesten, aktiviteten i de regionale og sentralkirkelige rådene, vedlikehold og restaurering av Nidarosdomen og tilskudd til ulike kirkelige organisasjoner og formål men reformen (skillet stat kirke) har konsekvenser for hvordan økonomiske bidraget blir overført til Den Norske Kirke. Fra nyttår er det kirken selv som bestemmer på hvilken måte statstilskuddet skal disponeres og fordeles mellom forskjellige kirkelige tiltak. Kommunenes finansielle forpliktelser overfor Den Norske Kirke er ikke forandret. Over de kommunale budsjetter bevilges det midler til virksomheten i de lokale kirkelige organer (fellesrådene og menighetsrådene), herunder penger til drift av kirker og kirkegårder. Størrelsen av overføringene avhenger av budsjettvedtak i Stortinget og de ulike kommunestyrer. For inneværende år har Rakkestad kommune bevilget tilskudd med brutto kr til Rakkestad Sogn. Tiltak Det særskilte vedtak i budsjett og økonomiplan er begrunnet i at Rakkestad kommune og Rakkestad Sogn mener å ha et knapt økonomisk og finansielt handlingsrom og at kirkens driftsmessige utfordringer som følge av det primært bør løses av utgiftseffektiviserende og utgiftsreduserende tiltak. Rakkestad Sogn har langsiktige lån pr til Kommunal Landspensjonskasse (KLP) på kr som det i øyeblikket betaler 3,25 prosent renter p.a. på. Dette gir renteutgifter av denne porteføljen i størrelsesorden kr på årsbasis i de nærmeste årene. Som rådmannen ser det betaler Rakkestad Sogn for høye renter på sine låneforpliktelser i dag. Rakkestad kommune kan etter kommunelovens 51 nr. 2 garantere for de lån det er snakk om. Det reduserer rentesatsene på Rakkestad Sogns forpliktelser til 1,7 1,9 prosent p.a. Side 5 av 29

6 Sak 2/17 noe som gir lavere kapitalutgifter for kirken på ca. kr årlig framover. For Rakkestad kommune innebærer en disposisjon som det ikke noen økt økonomisk risiko. Allerede finansierer kommunen nesten fullt ut Rakkestad Sogns virksomhet. Som rådmannen vurderer at det er i kommunens, kirkens og lokalsamfunnets interesse å stille en kommunal garanti for de lån som er inne i bildet. Vilkårene for å stille garanti for Rakkestad Sogn låneforpliktelser er med andre ord fullt ut til stede. Garanti utforming Rakkestad kommune kan stille garanti i form av simpelt forløfte eller selvskyldnerkausjon. En selvskyldnerkausjon innebærer et større formelt ansvar, men gir samtidig 0,65 prosent lavere renter p.a. for låntaker enn simpelt forløfte. For Rakkestad kommune spiller form en mindre rolle. I det aktuelle tilfelle genererer selvskyldnerkausjon ikke forhøyet kommunal økonomisk risiko. Lånene har en resterende løpetid på 24 år og 4 måneder (kr ) og 26 år og 5 måneder (kr ). En garanti må dekke gjenstående tid som lånene løper. Kommunal Landspensjonskasse krever garanti for hovedstolen på lånene og renter, morarenter, provisjoner og omkostninger som følger av et mulig mislighold av forpliktelsene fra Rakkestad Sogn sin side. Side 6 av 29

7 OVERTAKELSE AV AKSJE I RAKKESTAD FLYPLASS AS Saksbehandler Alf Thode Skog Arkiv 255 Arkivsaksnr. 17/222 Saksnr. Utvalg Møtedato 3/17 Formannskapet / Kommunestyret Rådmannens forslag til vedtak Rakkestad kommune tar over en aksje i Rakkestad Flyplass AS pålydende kr fra Rakkestad Energi AS vederlagsfritt. Vedlegg Ingen Sakens tema Rakkestad Energi AS eier en aksje pålydende kr i Rakkestad Flyplass AS. Investeringen ble i sin tid foretatt for å støtte opp om oppbyggingen av offentlig infrastruktur i kommunen. Rakkestad Energi AS sier at det ikke har preferanser eller andre anliggender til flyplassen og derfor ønsker å overdra aksjen vederlagsfritt til kommunen og få ryddet opp i egen balanse. Fakta Rakkestad kommune eier 64,7 prosent av aksjene i Rakkestad Flyplass AS. Om selskapets formål heter det i vedtektene: Selskapets formål er å planlegge, finansiere, anlegge og drive flyplass i Rakkestad. Videre drive virksomhet som derved står i forbindelse eller som på annen måte fremmer distriktets næringsmessige interesser. Selskapet kan også ved aksjeinnskudd eller på annen måte delta i lignende virksomhet. Samlet aksjekapital er på kr Da Rakkestad Flyplass AS startet opp sin virksomhet på slutten av 1990 tallet, ble driften av anlegget satt bort til Norrønafly Rakkestad AS på kontrakt. Rakkestad Flyplass AS har stort sett gått med et lite underskudd hvert år slik at akkumulert underskudd ved utgangen av 2015 var på kr Side 7 av 29

8 Sak 3/17 Følgelig har egenkapitalen i selskapet blitt redusert til kr i løpet av nærmere 20 års drift. Rakkestad Flypass AS har lav langsiktig gjeld. Den utgjorde kr pr Rådmannens vurderinger Som rådmannen ser det endrer det ikke på situasjonen i noen retning for Rakkestad Flyplass AS om Rakkestad kommunen tar over den aktuelle aksje. For Rakkestad kommune innebærer transaksjonen ikke noen økt risiko eller større potensial relatert til flyplassens virksomhet. Rådmannen anbefaler kommunestyret å akseptere Rakkestad Energi AS tilbud. Side 8 av 29

9 AUTOMATISKE BRANNALARMER I BEDRIFTER M.M. - KOSTNADER FOR KOMMUNEN OG FINANSIERING AV TILTAKENE Saksbehandler Alf Thode Skog Arkiv M75 Arkivsaksnr. 17/221 Saksnr. Utvalg Møtedato 4/17 Formannskapet / Kommunestyret Rådmannens forslag til vedtak Rakkestad kommune etablerer rådmannen sitt forslag til gebyrordning for utrykninger av Rakkestad Brann- og redningsvesen som skyldes at automatiske brannalarmer unødvendig blir løst ut. Ordningen trer i kraft fra Vedlegg Ingen Bakgrunn Flere bedrifter m.m. har automatiske brannalarmer med direkte varsling til Alarmsentral Brann Øst AS. Direkte varsling er begrunnet i innhold og type drift i det enkelte bygg og installasjon. Rakkestad Brannvesen rykker ved alarm umiddelbart ut til aktuell bedrift eller institusjon med dimensjonert innsatsstyrke. Rakkestad kommune har hvert år betydelige kostnader til denne side av sin virksomhet. Driftsenheter hvor alarm går direkte til Alarmsentral Brann Øst AS, har et stort ansvar for at de stedlige varslingssystemer ivaretas med tanke på teknisk service, vedlikehold og opplæring av ansatte. Fra tid til annen resulterer manglende fokus på det at en eller flere unødvendige alarmer («falske alarmer») ved enkelte bedrifter utløses. Rakkestad Brannvesen opplever at bedrifter i slike tilfelle ikke alltid iverksetter nødvendige tiltak for å rette opp feil og mangler på sine anlegg. For Rakkestad kommune gir det en situasjon med kostnader til mannskap og utrykning som det ikke er etablert noen ordning å kreve refusjon for. Mange andre kommuner har opprettet slike systemer. Betalingssatsene varierer mye mellom ulike kommuner. Større kommuner opererer med høye gebyrer på det aktuelle området. Rådmannens vurderinger Rådmannen ser det som rimelig og korrekt at Rakkestad kommune fra krever betalt for utrykninger som skyldes at automatiske brannalarmer løses ut unødvendig. Den som forårsaker utrykninger og kostnader for kommunen på det grunnlaget, bør gjøre opp Side 9 av 29

10 Sak 4/17 det som tiltaket faktisk koster. Rådmannen mener det ikke kan belastes felleskapet og på denne måte gå utover tjenester og ulike former for annen drift. Forslag til gebyrordning for utrykning som skyldes at automatiske brannalarmer unødvendig løses ut: Første gangs utrykning: Kr. 0. Ny utrykning i løpet av 30 dager: Kr To utrykninger i løpet av 60 dager: Kr Tre utrykninger i løpet av 90 dager: Kr Etter 90 dager nullstilles systemet. Side 10 av 29

11 INNKJØPSSTRATEGI Saksbehandler Kåre Kristiansen Arkiv 601 Arkivsaksnr. 16/3736 Saksnr. Utvalg Møtedato 5/17 Formannskapet / Kommunestyret Rådmannens forslag til vedtak Rakkestad kommunestyre vedtar «Innkjøpsstrategi for Rakkestad kommune ». Deltakelse i Innkjøpskontoret for Indre Østfold opphører Rakkestad kommune styrker egen innkjøpsfunksjon med frigjorte midler på innkjøpsområdet og budsjettmessige tiltak med minst et årsverk i løpet av Vedlegg 1. Innkjøpsstrategi for Rakkestad kommune Bakgrunn Offentlige anskaffelser er kompetanse- og også på andre måter ressurskrevende prosesser. Det skyldes endringer og innstramminger i regelverket sist gang fra nyttår Regelverket har til hensikt både å heve kvalitet på offentlige anskaffelser og sikre tillit til at offentlige midler brukes på en samfunnsmessig god måte. En rekke forhold som relaterer seg til marked og utøvelse av samfunnsansvar skal samtidig ivaretas gjennom anskaffelsesprosessene. Tradisjonelle innkjøps- og konkurranseformer tilfredsstiller ofte ikke disse kravene. Offentlige innkjøpere møter derfor stadig oftere på store utfordringer ved gjennomføring av selv små anskaffelser. Dagens regelverk har vært gjenstand for betydelige endringer. Deler av det er forenklet og tilpasset, mens det på andre felt fortsatt er komplisert og komplekst. Tidligere forvaltningsrevisjonsrapporter har påpekt mangel på en helhetlig og overordnet strategi for innkjøpsområdet i Rakkestad kommune. Denne strategi sammen med etablering av spesifikke egne innkjøpsressurser vil gjøre det mulig for Rakkestad kommune å bli en selvstendig og mer robust innkjøpsenhet. Rakkestad kommune sa opp samarbeidsavtalen om innkjøp i Indre Østfold i desember 2016, og vil tre ut av avtalen Innen den tid skal det bygges opp et godt kompetanseorgan som gjør kommunen i stand til å gjennomføre de avtaler som er nødvendig og formålstjenlig for den daglige driften. Det vil også være aktuelt i fremtiden å søke samarbeid med andre parter, for eksempel Østfold Fylkeskommune og Sarpsborg kommune. Side 11 av 29

12 Sak 5/17 Anskaffelser er ikke en direkte kjerneoppgave for kommunal virksomhet, men et viktig bidrag i dens måloppnåelse og drift. Å tilrettelegge for en god total anskaffelsesfunksjon som ivaretar alle fastlagte krav er derfor av stor strategisk betydning for hele kommunen. Det gjelder å utnytte kommunens økonomiske ressurser på beste måte, og samtidig ha evne til å sikre kvalitet innenfor et komplekst område som i stor utstrekning styres av overordnede føringer i nasjonalt regelverk og EU regelverk. Innkjøpsstrategien sier noe om hvordan innkjøpsarbeidet skal organiseres og gjennomføres. Den trekker opp «de store linjene» for ulike terskelverdier og regelverk og vil danne grunnlag for underliggende dokumenter som skal utarbeides. Strategien kan oppsummeres med at det vil være hensiktsmessig at kommunen utnytter sine stordriftsfordeler i retning av å ha en mest mulig helhetlig anskaffelsesfunksjon. Dette nås blant annet ved å styrke den sentrale innkjøpsseksjonen. Det opprettes et innkjøpsfaglig team som vil vurdere og prioritere alle anskaffelser fortløpende. Det sikrer at alle anskaffelser gjennomføres etter regelverket og at organisasjonen får den hjelp og oppfølging den behøver. I innkjøpsfaglig team blir tilrettelagt for at organisasjonen foretar korrekte og effektive anskaffelser. Dette skjer ved mer dekkende bruk av avtaler, utvikling av gode hjelpeverktøy for anskaffelser og en mer tydelig anskaffelsesfunksjon, der roller er bedre definert og der tilpasset opplæring prioriteres høyt. Andre faktaopplysninger Rakkestad kommune initierte opprettelsen av Innkjøpssamarbeidet i Indre Østfold sammen med Eidsberg kommune i På det meste var 10 kommuner tilknyttet samarbeidet. Etter hvert har flere meldt seg ut eller varslet at de vil gjøre det. Kommunereformen reiser nye utfordringer relatert til slike interkommunale samarbeid. Innkjøpskontoret kan reelt sett neppe videreføres i en form som i dag. Samtidig har Rakkestad kommune hele veien vært en av de faglig sterkeste driverne av samarbeidet, og lokalt besitter kommunen nå mye ressurser som sammen med en innkjøpskonsulent med god erfaring kan heve Rakkestad kommune sin avtaleportefølje lokalt, og overta arbeidet med lokal tilpasning av de sentrale rammeavtaler som er inngått i regionen, når de etter hvert trengs å fornyes. Økonomi For å kunne gjennomføre tiltak for å nå strategimålene som er satt, styrkes bemanningen i den sentrale innkjøpsenheten fra høsten Det for å dekke både arbeid med konkurranser om og oppfølging av rammeavtaler og kjøpsavtaler, ehandel, innkjøpsanalyser, opplæring av organisasjonen og så videre. Bemanningsøkningen gjennomføres ved ekstern ansettelse av en erfaren innkjøpsfaglig rådgiver med god kjennskap til regelverk, prosesser og arbeidsflyt. Kompetanseheving av to ansatte gjennomføres første halvår 2017, via KS sitt sertifiseringskurs for offentlige anskaffelser. Disse vil, sammen med innkjøpsrådgiver, lage et opplæringsprogram for ledere (og andre som arbeider med innkjøp) i Rakkestad kommune, slik at kjennskap og forståelse av regelverket bedres, og lederansvaret tydeliggjøres. Side 12 av 29

13 Sak 5/17 Administrasjonens vurdering Det vedlagte utkastet til innkjøpsstrategi danner et godt grunnlag for å gå videre med en lokal innkjøpsorganisasjon. Kompetanseheving, internkontroll og systematisk oppfølging blir nøkkelord for å tydeliggjøre og klargjøre organisasjonen som innkjøpsaktør i enda større grad enn i dag. Strategien danner også grunnlag for å lage gode prosessdokumenter som vil være til stor hjelp når innkjøp skal gjøres. Det kan være maler til anbudsdokumenter, forslag til tildelingsbrev, oversikt over terskelverdier og forståelsen av disse m.m.. Det er et klart behov i organisasjonen for kortere informasjonslinjer og raskere svar enn tilfellet er i dag. Således vil startegien og opprettelsen av lokal, faglig kompetanse bli positivt mottatt og vil nok som en bi-effekt være med på å forenkle ledernes arbeidshverdag. Side 13 av 29

14 EIENDOMSSKATT FRITAK ETTER EIENDOMSSKATTELOVEN 7 Saksbehandler Thorbjørn Stubberud Arkiv 232 Arkivsaksnr. 17/107 Saksnr. Utvalg Møtedato 6/17 Formannskapet / Kommunestyret Rådmannens forslag til vedtak 1. I medhold av eiendomsskatteloven 7 bokstav a, gir kommunestyret - for skatteåret 2017 helt fritak for eiendomsskatt for de eiendommene som er listet opp i nedenstående «Tabell 2017 Fritak». 2. Eiendom tilhørende andre stiftelser/organisasjoner vil bli vurdert fritatt for eiendomsskatt av kommunestyret på grunnlag av søknad. Vedlegg Ingen Bakgrunn Eiendomsskatt for skatteåret 2017 skrives ut på alle faste eiendommer i Rakkestad kommune, jf. kommunestyresak nr. 37/16 av Enkelte eiendommer kan fritas for eiendomsskatt. I henhold til eiendomsskatteloven 7, kan kommunestyret vedta å gi eiendommer helt eller delvis fritak for eiendomsskatt. Lovparagrafen har følgende ordlyd (sitat): Kommunestyret kan fritaka desse eigedomane heilt eller delvis for eigedomsskatt: a) Eigedom åt stiftingar eller institusjonar som tek sikte på å gagna ein kommune, eit fylke eller staten. b) Bygning som har historisk verde. c) Bygning som heilt eller i nokon mon vert nytta til husvære. Fritaket kan gjelda i opptil 20 år frå den tida bygningen vart ferdig. Formannskapet eller det utvalet som er nemnt i kommuneloven 10, kan få fullmakt til å avgjera einskildsaker om skattefritak. d) Bygning og grunn i visse luter av kommunen. Hjemmel Kommunestyret er det organ som har kompetanse til å fatte vedtak om helt eller delvis fritak for skatt etter eiendomsskatteloven 7 bokstav a. Fritaksvedtaket gjelder ett år av gangen, jf. eiendomsskatteloven 10. Side 14 av 29

15 Sak 6/17 Andre faktaopplysninger Tabell 2017 Fritak Eiendom Gnr Bnr Fnr Navn Skrabberud Rakkestad Speidertropp Haugstad R Stad Kjøre- og Rideklubb Lyngby Alle Tryggheim Misjonshus Klubbhus R.I.F Storgata Rakkestad Idrettsforening Ulveveien Rakkestad Speidergruppe Skogveien Hjemmefrontmuseets Venner Skoleveien Rakkestadhallene Drift AS Lyborg, Storgt Menigheten Betania Asvotomta Rause AS Industriveien Rause AS Kaaen Sag Og Mølle Rakkestad Historielag Dalen Skytebane Rakkestad Skytterlag Ballbinge Østbygda Idrettslag Klubbhus (Hyllestad) Rakkestad Sportskytterklubb. Østbygda Idrettsplass Østbygda Idrettslag Jonsrud Skaukameratene O-Lag Slettemoen R.D.J.F.F. Bøndernes Hus, Degernes Samfunnshuset Bøndernes Hus 151/6/0/ Degernes Skytterlag Sandbekkveien Linnestrand Bedehus Speiderhytta Langheim Hafslund Speidergruppe 169/2/0/0 - Strandøerne Rakkestad Mannskor Idrettsveien Rakkestadhallene Drift AS Sagaveien Kirketun Bedehus Sandbekkveien Degernes Konferanse og Misjonssenter Osveien Lundheim Misjonshus Bergveien Sameiet Menighetshuset Holøsåsen Heiaveien Heia Misjonshus Eiendommer listet opp i overforstående tabell er tidligere behandlet enkeltvis, og sist vedtatt i kommunestyresak nr. 78/15 av Det er ikke opplyst om eller registret endringer om status for disse eiendommene. For skatteåret 2017, foreligger det ikke nye fritakssøknader etter eiendomsskatteloven 7 a. Økonomi Samlet eiendomsskattetakst for eiendommene som er ført opp i «Tabell 2017 Fritak» er beregnet til kr Beregnet skatt for disse eiendommene vil for skatteåret 2017 beløpe seg til kr utregnet etter 4,75 promille av gjeldende takstverdier. Side 15 av 29

16 Sak 6/17 Administrasjonens vurdering Fritak kan etter eiendomsskatteloven 7 a gis helt eller delvis for eiendommer som tjener allmennyttige formål. Samlet eiendomsskattetakst for eiendommene som er ført opp i «Tabell 2017 Fritak» er beregnet til kr Beregnet skatt for disse eiendommene vil for skatteåret 2017 beløpe seg til kr utregnet etter 4,75 promille av gjeldende takstverdier. Rådmannen har latt utarbeide et standardisert skjema for søknader om fritak for skatt etter eiendomsskatteloven 7 bokstav a. Skjemaet bygger på fritakskriterier som er juridisk vurdert av Kommunesektorens Organisasjon (KS) Eiendomsskatteforum. I henhold til rådmannens tidligere saksutredning, er fritaksspørsmålet for eiendommene nevnt i «Tabell 2015 Fritak» vurdert enkeltvis, konkret og helhetlig, jf. kommunestyresak nr. 38/12 av og 59/12 av Fritak for de spesifiserte eiendommene, er vurdert innenfor rammen av nedenstående kriterier: 1. Organisasjon/stiftelsen baseres på non-profit. 2. Betegnelse frivillig organisasjon. 3. Enhver kan bli medlem. 4. Kommunen gagnes gjennom at arbeidet som utføres kommer i tillegg til eller erstatter en oppgave som kommunen ellers måtte eller burde ha utført. 5. Organisasjonens tjenester dekker et behov hos mange av kommunens innbyggere gjennom et alminnelig formål. 6. Organisasjonen er et idrettslag, en religiøs, humanitær eller lignende organisasjon og eiendommer brukes til organisasjonens primæroppgaver. Rådmannen anser at det ville være urimelig å skattlegge virksomheter og eiendommer som er til gagn og nytte for lokalsamfunnet virksomheter som bygger på «non-profit» og frivillighet. Da kravene nevnt i punktene 1 6 i noen eller stor grad er oppfylt, anser rådmannen at det kan gis fritak for eiendomsskatt for eiendommene nevnt i ovenstående «Tabell Fritak». Fritak gis for ett år av gangen, jf. eiendomsskatteloven 10. Det er viktig å ha oppmerksomhet på likhetsprinsippet. Rådmannen anser derfor at eiendom tilhørende andre stiftelser/organisasjoner enn nevnt over, kan vurderes fritatt for eiendomsskatt. Kommunestyret kan i nevnte tilfeller gi fritak på grunnlag av søknad. Når det gjelder eventuell søknad om tilbakebetaling av tidligere innbetalt eiendomsskatt, vises det til at fritak for eiendomsskatt kun gjelder for året det søkes for. Side 16 av 29

17 126/1 - MASSEUTTAK MURTNES - ORIENTERING Saksbehandler Espen Glosli Arkiv GBR 126/1 Arkivsaksnr. 16/1804 Saksnr. Utvalg Møtedato 7/17 Formannskapet Rådmannens forslag til vedtak Rakkestad formannskap tar saken til orientering. Vedlegg 1. Saksfremlegg offentlig ettersyn. 2. Innsigelse fra Østfold fylkeskommune. 3. Innsigelse fra Fylkesmannen i Østfold. 4. Supplerende dokumentasjon fra forslagstiller. 5. Vurdering av masseuttak. Bakgrunn Rakkestad kommune, formannskapet, behandlet reguleringsplan for masseuttaket på Murtnes Gård i møte , sak nr. 15/16. Den ble vedtatt lagt ut på offentlig ettersyn. Østfold fylkeskommune og Fylkesmannen i Østfold leverte innsigelser på planen. Det var varslet allerede ved oppstart av planarbeidet. Rakkestad Kommune har bedt forslagstiller supplere planproduktet med den dokumentasjon som er etterspurt av innsigelsesmyndighetene. Rådmannen presenterte og diskuterte deretter planspørsmålet med regionale myndigheter gjennom planforum. Målsettingen var å forhandle bort de varslede innsigelser. Rådmannen ser ikke på det som en farbar vei å løse problemstillingene i saken på denne måte. For plansaker hvor det foreligger innsigelse, kan Rakkestad Kommune ikke egengodkjenne planen. Det er nødvendig å gjøre mekling om aktuelle spørsmål i regi av Fylkesmannen i Østfold før endelige vedtak i saken kan fattes. Hjemmel Plan- og bygningslovens 5 6 som gjelder meglingsinstituttet i kommunal planlegging. Andre faktaopplysninger Rakkestad Kommune har foretatt en vurdering av situasjonen omkring masseuttak kommunen. Den er vedlagt denne saken. Rådmannens vurderinger Rakkestad Kommune har hatt masseuttak på Murtnes Gård på sin dagsorden administrativt og politisk i flere sammenhenger over mange år. Side 17 av 29

18 Sak 7/17 Første gang ble oppstart av reguleringsplanarbeid innen rammene av kommuneplanen behandlet. Formannskapet bestemte i møte sak nr. 15/16 å legge forslag til reguleringsplan for masseuttak på Murtnes Gård ut på offentlig ettersyn. De varslede innsigelser av Østfold fylkeskommune og Fylkesmann i Østfold ble av Rakkestad Kommune vurdert dithen at plansaken i hovedtrekk faller innenfor veileder og plan og bygningslovens bestemmelser i forhold til arealbruksendringer som kan behandles utenom kommuneplanrullering. Innsigelsen som gjelder konflikt med regionalt viktig friluftsområde er ivaretatt i planmaterialet. Innsigelsene Fylkesmannen i Østfold Fylkesmannens miljøvernavdeling fremmer innsigelse til foreslått detaljregulering for Murtnes masseuttak. Planforslaget er i strid med kommuneplanens arealdel og vi mener det ikke er dokumentert behov for enda ett uttak i området. Ny masseuttaksområder bør løses gjennom kommuneplanprosess. Lokalisering med nærhet til «fjellaområdet» og Linnekleppen er i vesentlig konflikt med regionale friluftsinteresser. Vi mener også friluftsinteressene og støyforholdene er mangelfullt utredet. Gjennomført støyvurdering antyder imidlertid at støyen vil bli hørbar i et stort område og således påvirke friluftverdien negativt. Fravær av støy er en vesentlig verdi for folk som går tur i naturen jf. retningslinjer for behandling av støy i arealplanlegging (t-1442) og meld. ST. 18 ( ) Friluftsliv som kilde til helse og livskvalitet. Vi mener det er mangler ved foreslått detaljregulering, som ikke følger opp vedtatt planprogram. Dette er knyttet til avrenning og landskap. Østfold fylkeskommune Det fremmes innsigelse til nytt masseuttak ved Murtnes, eller en vesentlig utvidelse av eksisterende masseuttak, begrunnet med sakens omfang, og arealanvendelse for planområdet. Konsekvenser av tiltaket utløser et behov for behandling av tiltaket i en overordnet kommuneplansammenheng. Rådmannen mener at innsigelsene i stor utstrekning er tatt hensyn til i reguleringsplanen. Rakkestad Kommune har vurdert «situasjonen med uttak av masser» i kommunen. Det er konkludert med at kvalitet på produktene og lokalisering av uttaket er korrekt. Sammen med avbøtende tiltak som ivaretar friluftsinteresser og friluftsområder blir de beskrevne konflikter redusert og endog fjernet. Det er aktuelt å begrense knusetiden til en periode a tre uker utenfor sommersesongen. Området ved masseuttaket er i dag ikke støyfritt. Det er flere kilder til støy i nærområdet hvor det er flere landbrukseiendommer med aktiv drift av forskjellig karakter. Masseuttaket vil med begrenset knusetid ikke forandre det totale støybildet. Etter rådmannens vurdering jf. saksfremlegget til første gangs behandling blir motstridende interesser og konflikter til friluftsinteresser og friluftsområdet i praksis fjernet. Etablering av et masseuttak av dette omfang som ledd i å rydde opp i problemer og utfordringer innen området er etter rådmannens mening innenfor den Side 18 av 29

19 Sak 7/17 selvbestemmelsesrett en kommune har selv om det ligger i nærheten til et regionalt viktig friluftsområde. Masseuttaket er fortsatt en del av kulturlandskapsbildet og ikke inne i utmarksområdet. Rådmannen anbefaler at saken tas til mekling hos fylkesmannen. Side 19 av 29

20 NASJONAL TILSKUDDSORDNING MOT BARNEFATTIGDOM 2017 Saksbehandler May-Britt Lunde Nordli Arkiv 233 Arkivsaksnr. 16/3884 Saksnr. Utvalg Møtedato 8/17 Formannskapet Rådmannens forslag til vedtak Rakkestad formannskap anbefaler ovenfor Barne-, ungdoms- og familiedirektoratet at søknadene om tilskudd mot barnefattigdom i 2017 innvilges i slik prioritert rekkefølge: 1. Rakkestad Røde Kors, Ungdom. Det søkes om kr til tiltaket «Rakkestad Røde Kors, Ungdom» som bidrar til at barn og ungdom som er berørt av fattigdomsproblemer og deres familier kan delta i kultur- og fritidsaktviteter. 2. Rakkestad kommune, Frivillig Sentral. Det søkes om kr til oppbygging av utstyrslager av fritidsutstyr og gjennomføring av kurs i skigåing og skøyter. Vedlegg 1. Utlysningsbrev Nasjonal Tilskuddsordning, fra Barne-, ungdoms- og familiedirektoratet (Bufdir) mottatt Rundskriv 01/2017 fra Bufdir. 3. Søknad fra Rakkestad Røde Kors, Ungdom. 4. Søknad fra Rakkestad kommune, Frivillig Sentral. Bakgrunn Barne-, ungdoms- og familiedirektoratet (Bufdir) forvalter Nasjonal tilskuddsordning mot barnefattigdom. Ordningen er et av flere tiltak som inngår i «Barn som lever i fattigdom, regjeringens strategi ». Formålet med ordningen er å motvirke og/eller dempe konsekvensene av fattigdom blant barn og ungdom. Tilskuddsordningen skal være et virkemiddel for å bedre mulighetene for at flere barn og ungdom skal få delta på viktige sosiale arenaer, som ferie- og fritidsaktiviteter, uavhengig av foreldrenes inntekt og sosial situasjon. Det skal ikke stilles krav om kunnskap, politisk ståsted eller religiøs bakgrunn for å delta. Tilbudet skal så langt det er mulig ha lave eller ingen kostnader. Barne-, ungdoms- og familiedirektoratet utlyste ordningen i oktober 2016 og Rakkestad kommune kunngjorde tilskuddsordningen på sine nettsider og i lokalavisen i to uker før søknadsfristen den 2. desember 2016 i tråd med regelverket. Rakkestad kommune lenket sin nettside til Bufdirs nettside for tilskuddsordningen med rundskriv, veileder og lenke til elektronisk søknadsskjema i Altinn. Alle søkere må bruke denne søknadsprosedyren. Side 20 av 29

21 Sak 8/17 Andre faktaopplysninger Offentlige instanser, private aktører og frivillige organisasjoner kan søke om midler til tiltak. Det skal opplyses om hvilken kommune tiltakene hører innunder og søknadene vurderes og prioriteres av de respektive kommunene. Det er et krav at kommunene har en knutepunktfunksjon som skal prioritere oppsøkende arbeid mot familier som ellers er vanskelig å nå. Denne skal videre sørge for at kommunene har god oversikt over alle relevante tiltak, både i kommunal og frivillig regi, og på den måten etablere et bindeledd mellom de familiene som behøver hjelp og tiltakene som finnes i kommunen. Målet med funksjonen er å skape synergieffekter mellom offentlig og privat innsats, samt å samle kunnskap og kompetanse om hvordan det skal arbeides målrettet og forebyggende for å motvirke konsekvensen av å vokse opp i fattigdom. Det skal foretas en administrativ og politisk vurdering av søknadene. Videre skal «skjema for vurdering og prioritering av søknader 2016» oversendes til Bufdir innen Rakkestad kommune informerer søkere om sin prioritering, og om den videre sakskang og saksbehandlingstid hos Bufdir. Rakkestad kommune har mottatt to søknader for Rakkestad Røde Kors, Ungdom. Rakkestad kommune, Frivillig Sentral. Søknad fra Rakkestad Røde Kors, Ungdom Rakkestad Røde Kors, Ungdom søker om kr til tiltak som bidrar til at barn og ungdom berørt av fattigdomsproblemer og deres familier kan delta i kultur- og fritidsaktiviteter. Det ble søkt om kr og tildelt kr til tiltaket i Røde Kors, Ungdom har som målsetting med tiltaket og «sette» ungdom i aktivitet og opplyser at det er et stort behov for å få ungdom inn i organiserte fritidsaktiviteter for bl.a. å lære å ta ansvar for seg selv, utstyr, miljø og skape gode holdninger og relasjoner til hverandre. De ønsker også å bidra til at de lærer å ta ansvar for egen og andres sikkerhet. Aktivitetene skal ikke kreve bidrag fra foreldre som kontingent, dugnadsaktivieter, kjøreoppdrag med mer, mange ungdommer faller utenfor f.eks. idrett, speider, musikkkorps med mer på grunn av dette. Røde Kors, Ungdom ønsker å bidra til å skape positive holdninger gjennom gode opplevelser med veiledning fra positive voksne. For å bidra til å oppnå dette skal det gjennomføres ukentlige sammenkomster i tillegg til tiltak i flere helger. Det skal benyttes fast lokale ved Aktivitetshuset. Det arrangeres aktiviteter i skog og mark, overnattingsturer i tillegg til temaer, hygge og andre sosiale tiltak. På semesterplanen har de emner som: Folkehelse, seksualitet, friluftsliv, migrasjon, regler i krig, medmenneskelighet m.m. samt forsøke å gjennomføre en leiruke i løpet av sommeren. Side 21 av 29

22 Sak 8/17 Tiltakene er åpne for alle som ønsker å delta og er bygget opp slik at det fremmer integrering på en positiv måte for ungdom i Rakkestad kommune. Tiltaket retter seg spesielt mot ungdom i aldersgruppen år og år som faller utenfor andre fritidsaktiviteter. Aktivitetene vil foregå i samarbeide med hele Rakkestad Røde Kors for å innlemme ungdommene i en trygg og etablert organisasjon med gode holdninger og positive mennesker, samt i nært samarbeid med Rakkestad kommune. Rakkestad Røde Kors, Ungdom opplyser at tilsvarende tiltak ble startet og gjennomført i 2016 og har vist seg veldig nyttig. Deres sosiale møteplass fyller et stort udekket behov i kommunen, og det er derfor et stort ønske om å fortsettes å drive tiltaket i De søker om tilsvarende størrelse på tilskuddet, men planlegger allikevel å øke aktivitetsnivået. Søknad fra Rakkestad kommune, Frivilligsentral Rakkestad kommune, Frivilligsentral søker om kr til tiltak som bidrar til at barn og ungdom berørt av fattigdomsproblemer og deres familier kan delta i kultur- og fritidsaktiviteter. Det er ikke søkt om midler til tiltaket tidligere. Målsettingen med tiltaket er å bidra til å gi alle barn lik mulighet for fritidsaktiviteter, bl.a. ved å bygge opp et utstyrslager av fritidsutstyr samt gjennomføre kurs i skigåing og skøyter. Tiltaket fremmer integrering fordi det retter seg både mot innvandrermiljøer og etnisk norske i aldersgruppen 6 12 år og år. Rekrutteringen vil gå gjennom skole og kommunens familiesenter, og det vil være nært samarbeid med skolene og Familiehjelpen. Økonomi Tilskuddsordningen er en nasjonal tilskuddsordning og dekkes av statsbudsjettet. Det stilles krav til rapportering og regnskap i Rundskriv 01/2017 «Regelverk for nasjonal tilskuddsordning mot barenfattigdom». Administrasjonens vurdering Kommunen selv skal foreta en administrativ og politisk vurdering og prioritering av alle innkomne søknader etter at disse er oversendt Bufdir. Rakkestad kommune henter ut søknadene hos Bufdir. Prioriteringene bør gis på grunnlag av konkrete målsettinger for barne- og ungdomsarbeidet i kommunen og på bakgrunn av lokale levekårsutfordringer for barn og ungdom. Bufdir anbefaler at tiltakene som gis prioritet inngår i en helhetlig og samordnet barne- og ungdomspolitikk og i kommunens planarbeid. Som tidligere nevnt stiller Bufdir krav om at de kommuner som får midler gjennom tilskuddsordningen skal sørge for at de ha en knutepunktfunksjon. Rakkestad kommune ivaretar denne funksjonen gjennom NAV, og NAV leder har ansvar for sosialfaglige tjenester til familier, derav oppnås best koordinering av kommunale og frivillige tiltak ved å legge knutepunktfunksjonen til dette kommunale leddet. Side 22 av 29

23 Sak 8/17 Rakkestad Røde Kors søkte i 2016 om tilskuddsmidler på kr til oppstart av «Rakkestad Røde Kors, Ungdom». Tiltaket ble innvilget kr og Bufdir ba om i sitt vedtak om at det gjennom rapportering og fremtidige søknader gis en mer utfyllende besrkivelse av aktivitene og hvordan tilskuddsordningens målgruppe rekrutteres og inkluderes i tiltaket. Bufdir oppfordret til samarbeid med kommunens forebyggende og sosiale tjenester (som NAV og Barnevern) for å rekruttere og inkludere flest mulig fra målgruppen. Frist for rapport for 2016 er 28. februar 2017 med oversendelse til Bufdir innen 1. april 2017, og rapport er dermed ikke mottatt, men Rakkestad Røde Kors, Ungdom opplyser at tiltaket i 2016 har vist seg å være veldig nyttig i Rakkestad kommune og at deres sosiale møteplass fyller et stort udekket behov i lokalsamfunnet. Rakkestad kommune erfarer at disse samlingene har hatt stor oppslutning og er velfungerende, og har på kort tid pådratt seg et meget positivt omdømme. Rakkestad Røde Kors er gitt fast plass i Integreringsrådet som samarbeider tett med alle kommunale tjenester. Integreringsarbeidet er et av de viktigste elementene i arbeidet mot barnefattigdom pr. dato. Rakkestad kommune, Frivillig Sentral har ikke tidligere søkt om tilskudd til tiltaket. Rakkestad Frivillig Sentral er under utvikling etter lovendring pr Fra et mer tradisjonelt tjenestefokus utvides aktiviteten i retning av kommunens målsetninger for integrering, tidlig innsats og arbeidet mot utenforskap. Opprettelse av et utstyrslager er et tiltak i den retning. Ut fra tilskuddsordningens målsetting om at den skal være et virkemiddel for å bedre mulighetene for at flere barn og ungdom skal få delta på viktige sosiale arenaer, som ferieog fritidsaktiviteter, uavhengig av foreldrenes inntekt og sosial situasjon mener rådmannen at Rakkestad Røde Kors Ungdom og Rakkestad kommune, Frivillig Sentral planlegger tilfredsstillende aktiviteter og tiltak for å jobbe mot den aktuelle målsetting på en god måte. Det forutsettes at Rakkestad kommunes knutepunktfunksjon fortsetter sitt samarbeid med Rakkestad Røde Kors, Ungdom og at begge innleder et samarbeid med Rakkestad kommune, Frivillig Sentral for å nå frem til målgruppen. Rådmannen anbefaler at søknadene innvilges i prioritert rekkefølge slik 1. Rakkestad Røde Kors, Ungdom, 2. Rakkestad kommune, Frivillig Sentral. Side 23 av 29

24 ARBEIDSDELINGS- OG DELEGASJONSREGLEMENTET FOR POLITISK NIVÅ - ENDRINGER FOR BRUKER- OG INTERESSERÅD Saksbehandler Anne Sofie Andersen Arkiv 033 &20 Arkivsaksnr. 16/4406 Saksnr. Utvalg Møtedato 9/17 Formannskapet / Kommunestyret Rådmannens forslag til vedtak 1. Arbeidsdelings- og delegasjonsregelementet revideres med nytt felles reglement for Bruker- og interesseråd. 2. Nytt reglement for Bruker- og interesseråd har følgende implikasjoner: a. Integreringsrådet innlemmes som et ordinært bruker- og interesseråd i Arbeidsdelings- og delegasjonsreglementet for politisk nivå. b. Rådene fristilles hovedutvalgene. c. Rådsledere eller nestledere har møte- og talerett i de 3 hovedutvalgene. d. Ungdomsrådet får et tilleggsmandat som rådgivende og deltagende organ i aktivitetskalender rettet mot barn og unge. 3. Rådmannen legger frem i egen sak forslag til endringer i «Reglement for godtgjørelse til folkevalgte» Vedlegg 1. Revidert Arbeidsdelings- og delegasjonsreglement for politisk nivå ny del 6 Reglement for Bruker- og interesseråd. Bakgrunn Gjeldende dokument «Arbeidsdelings- og delegasjonsreglementet for politisk nivå» er vedtatt i Kommunestyret 30. mai 2013 sak 17/13. Reglementet ble videreført uten endringer for inneværende kommunestyreperiode. I kommunestyrevedtak sak 85/15 fra 17. desember 2015 ble det opprettet et eget Integreringsråd i takt med den flyktningesituasjonen Norge var i på den tiden. Rådet ble supplert gjennom vedtak i Formannskapssak sak 20/16, 17. februar Rådet har hatt en sammensetning og et mandat som ikke samsvarer med øvrige bruker- og interesseråd. Gjennom aktiviteten i 2016, og i takt med en noe mer stabilisert flyktningesituasjon i Norge, har det fremkommet et ønske og behov for å innlemme Integreringsrådet som et ordinært bruker- og interesseråd i Arbeidsdelings- og delegasjonsreglementet. Side 24 av 29

25 Sak 9/17 Samtidig har Funksjonshemmedes råd initiert en vurdering av bredere funksjon og påvirkning. Dagens modell for de ulike rådene er underlagt hvert sitt politiske hovedutvalg som gir klare begrensninger i forhold til hvilke saker de har uttale- og påvirkningsmulighet på. Ungdomsrådet har også ført diskusjoner både på sammensetning og aktivitet. I denne saken fokuseres det på generelle endringer. Økonomi Rådmannen foreslår endringer i reglement for folkevalgte på det området som har med godtgjøring av rådsmedlemmer å gjøre. Dette fremmes i egen sak som oppfølging av vedtak i denne saken. Endringer forutsettes gjort innenfor eksisterende rammer for godtgjøringsreglementet. Administrasjonens vurdering Rådene fristilt fra utvalgene I dagens modell er rådene underlagt et av hovedutvalgene. Denne modellen begrenser hvilke saker som legges frem for rådene til uttalelse, og deres uttalelse blir hensynstatt gjennom det utvalget rådet er underlagt. Nye perspektiver i rådsarbeidet, spesielt gjennom Funksjonshemmedes råd og Ungdomsrådet, samt nytt Integreringsråd, påpeker begrensningene i denne modellen. Funksjonshemmedes råd ønsker eksempelvis å være et talerør for sine interessegrupper, også i saker behandlet i kultur- og oppvekstutvalget eller teknikk-, miljø- og landbruksutvalget. I budsjettuttalelsene ønsker rådene å uttale seg til hele budsjettet. Det kan de også i dag, men deres uttalelser følger inn i saksbehandlingen via det utvalget de er underlagt, og dette begrenser i realiteten hvilket fokus som gis deres uttalelser. Tilsvarende gjelder alle rådene, og rådmann foreslår på bakgrunn av dette at rådene fristilles fra utvalgene, og at møte- og talerett i utvalgene gis for alle rådsledere på tvers av utvalgene. Rådene vil da selv stå ansvarlig for hvilke saker de ønsker å påvirke og følge opp. Denne ordningen forutsetter gode rutiner for saksdokumenter til rådsledere tilstøtende alle utvalgene. Rådmannen har vurdert rådenes interesser i forhold til saksbehandling i Fast byggekomitè. Fast byggekomitè skiller seg på mange måter fra øvrige hovedutvalg, og rådenes interesser på dette området vil ikke nødvendigvis bli ivaretatt gjennom møte- og talerett i komiteen. Det er likevel svært aktuelt for rådene å kunne ivareta sine interesser i ulike bygge- og rehabiliteringsprosjekter. Rådmannen vurderer at dette best ivaretas gjennom at byggeprosjekter legges frem for rådene til uttalelse på et tidspunkt hvor rådene har reell påvirkning på prosjektene ut fra sine perspektiver. Dette følger av nye fellesbestemmelser for rådene (pkt. 6.6) hvor det fremkommer at rådene skal forelegges aktuelle saker til uttalelse. Side 25 av 29

26 Sak 9/17 Det foreslås dessuten i nytt reglement at rådsledere gis et ansvar for å samordne sin aktivitet. Felles rådsledermøter hvert halvår gir mulighet for å avdekke felles interesseområder og samarbeide på aktuelle temaer. For inneværende år kan KS-programmet om Utenforskap være eksempel på et slikt felles fokusområde. Sammensetning i rådene I bestemmelsene er det gjort noen mindre justeringer på sammensetning av rådene. For funksjonshemmedes råd er det gjort presisering på at varamedlemmer er personlig vara for/fra de organisasjoner medlemmene er oppnevnt. Det har vært uklart i gjeldende reglement. Sammensetning av Integreringsrådet er foreslått harmonisert mot øvrige råd, også når det gjelder antall. For Ungdomsrådet er det gjort justering på at medlem fra idrettslag foreslås gjennom Idrettsrådet. Der reviderte bestemmelser fraviker fra dagens sammensetning av rådene, gis ikke nye bestemmelser tilbakevirkende kraft. Ny sammensetning gjelder ved suppleringsvalg eller ved neste nyvalg. Godtgjøring av rådsmedlemmer Møter og deltagelse i rådene godtgjøres etter «Reglement for godtgjøring av folkevalgte» med en fast møtegodtgjørelse. Møteaktivitet er styrt av politisk møtekalender og årlig budsjettering for folkevalgte organer. Dagens ordning tillater ikke økt aktivitet i rådene uten at dette får økonomiske konsekvenser. Rådsledere har selv etterspurt en ordning som i større grad tilrettelegger for mulig økt aktivitet uten at dette hindres av budsjett eller får økonomiske konsekvenser. Rådmannen foreslår endringer i «Reglement for godtgjørelse av folkevalgte» som prinsipielt betyr at rådsmedlemmer gis en årlig fast sum utbetalt etterskuddsvis hvert halvår, at det forutsettes en minimumsaktivitet i rådene hvert år tilsvarende det som settes på politisk møtekalender, og at det utover dette er opp til rådene å legge sin egen aktivitet. Detaljer rundt slik innretning fremmes i egen sak som endringer i «Reglement for godtgjørelse til folkevalgte», og kan gis virkning fra 2. halvår Særskilt om Ungdomsrådet Ungdomsrådet skiller seg på flere områder fra øvrige bruker- og interesseråd. Først og fremst gjelder dette valg av medlemmer for ett år av gangen. Side 26 av 29

27 Sak 9/17 Valg av medlemmer til ungdomsrådet har vært gjenstand for diskusjon flere ganger. Dette rådet skiller seg fra andre råd ved at medlemmer ikke velges for 4 år av gangen. Alternative modeller har vært diskutert uten ensidig og god konklusjon. Dette må eventuelt vurderes ytterligere ved en samlet revisjon av Arbeidsdelings- og delegasjonsreglementet inn mot neste kommunestyreperiode. I nytt reglement for rådene er det kun gjort en justering i forhold til medlem fra idrettslag- og foreninger. Her foreslås en innstilling på medlem med varamedlem fra Idrettsrådet. Ungdomsrådet ønsker selv å innta en mer aktiv rolle som pådriver og deltager i forhold til arrangementer og tilbud til barn og unge. Rådet har selv initiert en større gjennomgang av sitt mandat og virkeområde. I forhold til saken fremlagt her vurderes ikke denne prosessen som sluttført. I nytt reglement for Bruker- og interesseråd er Ungdomsrådet gitt et tilleggsmandat som rådgivende og deltagende organ i aktivitetskalender rettet mot barn og unge. Dette mandatet ivaretar i all hovedsak initiativet fra Ungdomsrådet, men må konkretiseres gjennom viderføring av påbegynt prosess i Ungdomsrådet. Særskilt om Integreringsrådet Integreringsrådet ble opprettet i desember 2015 på bakgrunn av den relativt akutte og omfattende flyktningesituasjonen Norge befant seg i. Rådet ble opprettet som en viktig aktør og arena for avklaring av en rekke spørsmål som da var til avklaring og bearbeiding i lokalsamfunnet. Flyktningesituasjonen stabiliserte seg raskere enn først antatt i løpet av I rådets videre arbeid har det da blitt tydelig at de mangler rolle som ordinært bruker- og interesseråd i den politiske organisasjonen i Rakkestad kommune. En viktig påvirkningsmulighet for rådene er uttalerett til budsjett, økonopmiplan, sentrale planer og andre aktuelle saker til politisk behandling. Dette gjelder også Integreringsrådet, og de er gjennom nytt reglement gitt samme plass som øvrige bruker- og interesseråd. Rådmannen foreslår noen justeringer i sammensetning av rådet for at det skal harmonisere mer med øvrige råd. Endringer vil ikke ha tilbakevirkende kraft. Nytt reglement på dette området vil ha konsekvenser ved suppleringsvalg og nyvalg. Øvrige endringer i Arbeidsdelings- og delegasjonsreglementet for politisk nivå Det er ikke gjort materielle eller redaksjonelle endringer i reglementene for utvalgene bortsett fra at rådene er fjernet som underliggende organer til de ulike utvalgene. I reglementet for Kultur- og oppvekstutvalget er avsnitt om Frivilligsentral fjernet i tråd med tidligere kommunestyrevedtak knyttet til nye rammebetingelser for Frivilligsentraler fra 1. januar Utvalget er derav ikke lengre årsmøte for Frivilligsentral. Det totale reglementet redigeres etter vedtak i saken her blant annet med ny nummerering av reglementene. Side 27 av 29

28 KOMMUNEAVTALE OM SEKRETARIATFUNKSJON I ADMINISTRATIVT SAMARBEIDSUTVALG MED SYKEHUSET ØSTFOLD (ADMS) - ORIENTERING Saksbehandler Alf Thode Skog Arkiv H10 Arkivsaksnr. 16/4549 Saksnr. Utvalg Møtedato 10/17 Formannskapet Rådmannens forslag til vedtak Rakkestad formannskap tar inngåelse av kommuneavtale om kommunal sekretariatsfunksjon i Administrativt samarbeidsutvalg i Østfold (ADMS) til orientering. Vedlegg 1. Brev fra Rådmann i Sarpsborg kommune, datert med vedlegg. Tema Rakkestad kommune har en plikt til å inngå samarbeidsavtale med det regionale helseforetaket i helseregionen. Kommunen kan inngå avtale alene eller sammen med andre. Rakkestad kommune er en del av en slik samarbeidsavtale sammen med 16 andre kommuner i Østfold. Administrativt samarbeidsutvalg (ADMS) ble etablert i 2005 og sekretariatsansvaret har vært tillagt Sykehuset Østfold. For at saksframstillinger og saker bedre skal belyse helhet og likeverdighet mellom kommuner og sykehus er det ønskelig at kommunene representeres i sekretariatet. Rådmannsutvalget i Østfold besluttet derfor å etablere en koordinerende sekretariatsfunksjon for Østfoldkommunene. Det opprettes en 40 prosent stilling som sekretariatsfunksjon, med Sarpsborg kommune som vertskommune. Kostnadene fordeles mellom kommunene etter innbyggertall. Kommuneavtalen plasserer ansvaret for drift av kommunens sekretariatsfunksjon til Sarpsborg kommune. Rådmann i Sarpsborg kommune har i brev, datert , oversendt ny kommuneavtale for godkjennelse. Rådmannen godkjente avtalen Brevet med vedlegg legges frem for formannskapet til orientering. Ytterligere informasjon Rakkestad kommune har ca. 2,8 prosent av innbyggerne i Østfold fylke slik at andelen av utgiftene ved tiltaket er i størrelsesorden kr kr pr. år. Det dekkes innen det vedtatte budsjettets ramme. Side 28 av 29

29 Sak 11/17 KOMMUNEREFORMEN I ØSTFOLD - FYLKESMANNENS TILLEGGSTILRÅDING - ORIENTERING Saksbehandler Alf Thode Skog Arkiv 002 Arkivsaksnr. 16/2167 Saksnr. Utvalg Møtedato 11/17 Formannskapet Rådmannens forslag til vedtak Rakkestad formannskap tar Fylkesmannens tilleggstilråding om kommunereformen i Østfold til orientering. Vedlegg 1. Fylkesmannens brev, datert med vedlegg. Bakgrunn Fylkesmannen i Østfold har i sin oversendelse til Kommunal- og Moderniseringsdepartementet 29. september 2016 oppsummert prosessen med kommunereform i fylket, og gitt sin tilråding til framtidig kommunestruktur. Videre har Kommunal- og Moderniseringsdepartementet bedt Fylkesmannen ettersende en vurdering av eventuelle vedtak som ble gjort i løpet av høsten. Fylkesmannen har i brev datert gitt en oppsummering av prosessen i tiden etter tilrådingen samt en vurdering av de nye vedtakene. Brevet med vedlegg legges frem for Formannskapet til orientering. Side 29 av 29