MØTEINNKALLING. Kommunestyret SAKSLISTE. Folkets spørretime Spørsmål til ordføreren må leveres skriftlig innen tirsdag 7. februar 2017.

Transkript

1 MØTEINNKALLING Kommunestyret Sted Rakkestad kommune, Kommunestyresalen Dato Tid 18:30 SAKSLISTE Folkets spørretime Spørsmål til ordføreren må leveres skriftlig innen tirsdag 7. februar Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 1/17 16/2331 FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT - FOSTERHJEM - ØKONOMI OG REFUSJONER 2/17 17/69 REVISJONSPLAN - FORVALTNINGSREVISJON /17 17/70 PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL /17 17/223 GARANTI FOR LÅN - RAKKESTAD SOGN 5/17 17/222 OVERTAKELSE AV AKSJE I RAKKESTAD FLYPLASS AS 6/17 17/221 AUTOMATISKE BRANNALARMER I BEDRIFTER M.M. - KOSTNADER FOR KOMMUNEN OG FINANSIERING AV TILTAKENE 7/17 16/3736 INNKJØPSSTRATEGI 8/17 17/107 EIENDOMSSKATT FRITAK ETTER EIENDOMSSKATTELOVEN 7

2 9/17 16/4406 ARBEIDSDELINGS- OG DELEGASJONSREGLEMENTET FOR POLITISK NIVÅ - ENDRINGER FOR BRUKER- OG INTERESSERÅD Eventuelt forfall meldes til Servicekontoret tlf Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Rakkestad, 2. februar 2017 Ellen Solbrække (s) Ordfører

3 FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT - FOSTERHJEM - ØKONOMI OG REFUSJONER Saksbehandler May-Britt Lunde Nordli Arkiv 210 Arkivsaksnr. 16/2331 Saksnr. Utvalg Møtedato 1/17 Kommunestyret Rådmannens forslag til vedtak a) Forvaltningsrevisjonsrapport «Fosterhjem økonomi og refusjoner» tas til orientering. b) Rapportens følgende anbefalinger vedtas iverksatt: 1. Kommunen utarbeider rutiner for hvordan særskilte forsterkningstiltak skal kompenseres. Herunder rutiner for hva man vurderer som viktige styringspunkter og prinsipper for fosterhjemsgodtgjørelse. 2. Rakkestad kommune utarbeider en samarbeidsavtale med Bufetat angående fosterhjemsarbeid. 3. Kommunen arbeider videre med å kontrollere at alle kostnader tilknyttet fosterhjem tas med i beregningen av refusjonsgrunnlaget. 4. Fosterhjemsavtalen rulleres årlig, og oppdateres i henhold til KS sine satser for fosterhjemsgodtgjøring og utgiftsdekning. 5. Kommunen utarbeider rutiner for at skriftlige behovsvurderinger med forsterkningstiltak tydeliggjøres i dokumentasjonen. 6. Kommunen har fokus på at refusjonssøknader skal være fylt ut i henhold til krav fra Bufetat. Vedlegg 1. Indre Østfold Kontrollutvalgssekretariat IKS sitt brev datert vedlagt Indre Østfold Kommunerevisjon IKS sin forvaltningsrevisjonsrapport «Fosterhjem Økonomi og refusjoner», datert med vedlegg. Bakgrunn I henhold til kommunelovens 78 og forskrift nr. 904/2004 om revisjon 6 skal det i hver kommune utføres forvaltningsrevisjon. Revisjonen skal rapportere resultatene av sin revisjon til kontrollutvalget. Kontrollutvalget vedtok den i sak 14/24 at forvaltningsrevisjonsprosjekt «Fosterhjem økonomi og refusjoner» skulle gjennomføres i løpet av planperioden. Rakkestad kommunestyre vedtok plan for forvaltningsrevisjon den i sak nr. 26/14. Kontrollutvalget behandlet forvaltningsrevisjonsrapporten den i sak 16/33. Rapporten legges frem for behandling i kommunestyret. Side 3 av 24

4 REVISJONSPLAN - FORVALTNINGSREVISJON Saksbehandler May-Britt Lunde Nordli Arkiv 210 Arkivsaksnr. 17/69 Saksnr. Utvalg Møtedato 2/17 Kommunestyret Rådmannens forslag til vedtak a) I perioden skal det gjennomføres forvaltningsrevisjon i samsvar med kontrollutvalgets forslag til «Revisjonsplan Forvaltningsrevisjon » med forvaltningsrevisjon innenfor områdene Offentlige anskaffelser 2017 Sykefravær 2018 b) Kontrollutvalget får fullmakt til å foreta nærmere planlegging av forvaltningsrevisjonen, herunder vedta de enkelte undersøkelser/prosjektplaner og inngå avtaler om gjennomføringen med revisjonen. c) Kontrollutvalget skal fortløpende sende forvaltningsrevisjonsrapporter til kommunestyret. d) Kommunestyret delegerer til kontrollutvalget å vurdere eventuelle behov for endringer i planen i planperioden. Vedlegg 1. Indre Østfold Kontrollutvalgs IKS sitt brev med møtebok, datert vedlagt Indre Østfold Kommunerevisjons IKS sin «Revisjonsplan Forvaltningsrevisjon », datert Bakgrunn Det følger av Kommunelovens 78 og forskrift om kontrollutvalg 10 at kontrollutvalget minst en gang i valgperioden, og senest innen utgangen av året etter konstitueringen, skal utarbeide en plan for forvaltningsrevisjon. Indre Østfold Kommunerevisjon IKS har gjennomført overordnet analyse og skrevet utkast til plan for forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget behandlet planen i sak 16/34 den Planen legges med dette frem for behandling i kommunestyret. Side 4 av 24

5 PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL Saksbehandler May-Britt Lunde Nordli Arkiv 210 Arkivsaksnr. 17/70 Saksnr. Utvalg Møtedato 3/17 Kommunestyret Rådmannens forslag til vedtak a) Kommunestyret vedtar «Plan for selskapskontroll for perioden » hvor følgende selskaper skal ha selskapskontroll i planperioden: Mortenstua Skole IKS Indre Østfold Krisesenter IKS Deltagruppen AS Rause AS b) Kommunestyret delegerer til kontrollutvalget å foreta eventuelle endringer i planen i planperioden. Vedlegg 1. Indre Østfold Kontrollutvalgssekretariat IKS sitt brev, datert vedlagt Indre Østfold Kommunerevisjon IKS sin «Plan for selskapskontroll », datert Bakgrunn Kommuneloven 77 nr. 5 fastsetter at kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper m.m. Kontrollutvalget er pålagt å utarbeide en plan for gjennomføringen av selskapskontrollen. Planens skal vedtas av kommunestyret, som kan delegere til kontrollutvalget å revidere planen i planperioden. Kontrollutvalget vedtok den i sak 16/35 «Plan for selskapskontroll ». Planen legges med dette fram for behandling i kommunestyret. Side 5 av 24

6 GARANTI FOR LÅN - RAKKESTAD SOGN Saksbehandler Alf Thode Skog Arkiv 251 Arkivsaksnr. 17/223 Saksnr. Utvalg Møtedato 2/17 Formannskapet /17 Kommunestyret Rådmannens forslag til vedtak Rakkestad kommune stiller i medhold av kommunelovens 51 nr. 2 garanti for Rakkestad Sogn sine lån i Kommunal Landspensjonskasse som følger: Lån nr kr Lån nr kr Garantiene gis som selvskyldnerkausjon. For lån nr gjelder garantien i 24 år og 4 måneder. For lån nr gjelder garantien i 26 år og 5 måneder. Garantiansvaret omfatter også renter, morarenter, provisjon og mulige kostnader til å drive inn lån som måtte følge av at Rakkestad Sogn misligholder sine låneforpliktelser i Kommunal Landspensjonskasse. Garantiansvaret består fullt og helt til Rakkestad Sogn har innfridd de forpliktelser som nevnt ovenfor. Behandling i Formannskapet den sak 2/17 Behandling Rådmannens forslag enstemmig vedtatt. Formannskapets innstilling til Kommunestyret Rakkestad kommune stiller i medhold av kommunelovens 51 nr. 2 garanti for Rakkestad Sogn sine lån i Kommunal Landspensjonskasse som følger: Lån nr kr Lån nr kr Garantiene gis som selvskyldnerkausjon. For lån nr gjelder garantien i 24 år og 4 måneder. For lån nr gjelder garantien i 26 år og 5 måneder. Side 6 av 24

7 Sak 4/17 Garantiansvaret omfatter også renter, morarenter, provisjon og mulige kostnader til å drive inn lån som måtte følge av at Rakkestad Sogn misligholder sine låneforpliktelser i Kommunal Landspensjonskasse. Garantiansvaret består fullt og helt til Rakkestad Sogn har innfridd de forpliktelser som nevnt ovenfor. Vedlegg Ingen Bakgrunn Rakkestad kommunestyre gjorde i budsjett 2017 og økonomiplan blant annet følgende vedtak: Rakkestad Kirkelige Fellesråd Rakkestad kommune og Rakkestad Kirkelige Fellesråd tar en gjennomgang av fellesrådets økonomi for å lage: 1. En økonomiplan for Rakkestad Kirkelige Fellesråd for Planen skal legge finansiering av etablert aktivitet og opprinnelige stillinger for virksomheten til grunn for planen. 2. En langtidsplan med investeringsbehov og reguleringsarbeid for virksomheten. Rakkestad Kirkelige Fellesråd behandler saken i enkeltsak med påfølgende behandling i kommunestyret innen utgangen av mars. For Rakkestad kommune og Rakkestad Sogn (Rakkestad Kirkelige Fellesråd) innebærer vedtaket en serie av tiltak for å redusere utgifter og/eller øke inntekter som til slutt skal settes sammen i en helhetlig økonomiplan. Rådmannen vurderer at formannskapet og kommunestyret må forlegges og gjøre flere enkeltvedtak i sakskomplekset før den tar stilling til økonomiplanen. Dette er en slik enkeltsak. Stat kommune kirke Fra har kirkens tilknytning til staten blitt endret. Den Norske Kirke er i hovedsak finansiert av kommunale og statlige midler. Statens finansieringsansvar dekker de samme for formål som tidligere det gjelder prestetjenesten, aktiviteten i de regionale og sentralkirkelige rådene, vedlikehold og restaurering av Nidarosdomen og tilskudd til ulike kirkelige organisasjoner og formål men reformen (skillet stat kirke) har konsekvenser for hvordan økonomiske bidraget blir overført til Den Norske Kirke. Fra nyttår er det kirken selv som bestemmer på hvilken måte statstilskuddet skal disponeres og fordeles mellom forskjellige kirkelige tiltak. Side 7 av 24

8 Sak 4/17 Kommunenes finansielle forpliktelser overfor Den Norske Kirke er ikke forandret. Over de kommunale budsjetter bevilges det midler til virksomheten i de lokale kirkelige organer (fellesrådene og menighetsrådene), herunder penger til drift av kirker og kirkegårder. Størrelsen av overføringene avhenger av budsjettvedtak i Stortinget og de ulike kommunestyrer. For inneværende år har Rakkestad kommune bevilget tilskudd med brutto kr til Rakkestad Sogn. Tiltak Det særskilte vedtak i budsjett og økonomiplan er begrunnet i at Rakkestad kommune og Rakkestad Sogn mener å ha et knapt økonomisk og finansielt handlingsrom og at kirkens driftsmessige utfordringer som følge av det primært bør løses av utgiftseffektiviserende og utgiftsreduserende tiltak. Rakkestad Sogn har langsiktige lån pr til Kommunal Landspensjonskasse (KLP) på kr som det i øyeblikket betaler 3,25 prosent renter p.a. på. Dette gir renteutgifter av denne porteføljen i størrelsesorden kr på årsbasis i de nærmeste årene. Som rådmannen ser det betaler Rakkestad Sogn for høye renter på sine låneforpliktelser i dag. Rakkestad kommune kan etter kommunelovens 51 nr. 2 garantere for de lån det er snakk om. Det reduserer rentesatsene på Rakkestad Sogns forpliktelser til 1,7 1,9 prosent p.a. noe som gir lavere kapitalutgifter for kirken på ca. kr årlig framover. For Rakkestad kommune innebærer en disposisjon som det ikke noen økt økonomisk risiko. Allerede finansierer kommunen nesten fullt ut Rakkestad Sogns virksomhet. Som rådmannen vurderer at det er i kommunens, kirkens og lokalsamfunnets interesse å stille en kommunal garanti for de lån som er inne i bildet. Vilkårene for å stille garanti for Rakkestad Sogn låneforpliktelser er med andre ord fullt ut til stede. Garanti utforming Rakkestad kommune kan stille garanti i form av simpelt forløfte eller selvskyldnerkausjon. En selvskyldnerkausjon innebærer et større formelt ansvar, men gir samtidig 0,65 prosent lavere renter p.a. for låntaker enn simpelt forløfte. For Rakkestad kommune spiller form en mindre rolle. I det aktuelle tilfelle genererer selvskyldnerkausjon ikke forhøyet kommunal økonomisk risiko. Lånene har en resterende løpetid på 24 år og 4 måneder (kr ) og 26 år og 5 måneder (kr ). En garanti må dekke gjenstående tid som lånene løper. Kommunal Landspensjonskasse krever garanti for hovedstolen på lånene og renter, morarenter, provisjoner og omkostninger som følger av et mulig mislighold av forpliktelsene fra Rakkestad Sogn sin side. Side 8 av 24

9 OVERTAKELSE AV AKSJE I RAKKESTAD FLYPLASS AS Saksbehandler Alf Thode Skog Arkiv 255 Arkivsaksnr. 17/222 Saksnr. Utvalg Møtedato 3/17 Formannskapet /17 Kommunestyret Rådmannens forslag til vedtak Rakkestad kommune tar over en aksje i Rakkestad Flyplass AS pålydende kr fra Rakkestad Energi AS vederlagsfritt. Behandling i Formannskapet den sak 3/17 Behandling Representanten Undis Holt (Krf) ble erklært inhabil etter fvl 6, 1. ledd pkt. e fordi hun er styremedlem i Rakkestad Flyplass AS. Karl Gunnar Westad (Krf) var innkalt som vararepresentant. Representanten Karoline Fjeldstad (Sp) ble erklærit inhabil etter fvl 6, 1. ledd pkt. e fordi hun er styreleder i Rakkestad Flyplass AS. Det var ikke innkalt vararepresentant. Rådmannens forslag enstemmig vedtatt. Formannskapets innstilling til Kommunestyret Rakkestad kommune tar over en aksje i Rakkestad Flyplass AS pålydende kr fra Rakkestad Energi AS vederlagsfritt. Vedlegg Ingen Sakens tema Rakkestad Energi AS eier en aksje pålydende kr i Rakkestad Flyplass AS. Investeringen ble i sin tid foretatt for å støtte opp om oppbyggingen av offentlig infrastruktur i kommunen. Rakkestad Energi AS sier at det ikke har preferanser eller andre anliggender til flyplassen og derfor ønsker å overdra aksjen vederlagsfritt til kommunen og få ryddet opp i egen balanse. Fakta Rakkestad kommune eier 64,7 prosent av aksjene i Rakkestad Flyplass AS. Side 9 av 24

10 Sak 5/17 Om selskapets formål heter det i vedtektene: Selskapets formål er å planlegge, finansiere, anlegge og drive flyplass i Rakkestad. Videre drive virksomhet som derved står i forbindelse eller som på annen måte fremmer distriktets næringsmessige interesser. Selskapet kan også ved aksjeinnskudd eller på annen måte delta i lignende virksomhet. Samlet aksjekapital er på kr Da Rakkestad Flyplass AS startet opp sin virksomhet på slutten av 1990 tallet, ble driften av anlegget satt bort til Norrønafly Rakkestad AS på kontrakt. Rakkestad Flyplass AS har stort sett gått med et lite underskudd hvert år slik at akkumulert underskudd ved utgangen av 2015 var på kr Følgelig har egenkapitalen i selskapet blitt redusert til kr i løpet av nærmere 20 års drift. Rakkestad Flypass AS har lav langsiktig gjeld. Den utgjorde kr pr Rådmannens vurderinger Som rådmannen ser det endrer det ikke på situasjonen i noen retning for Rakkestad Flyplass AS om Rakkestad kommunen tar over den aktuelle aksje. For Rakkestad kommune innebærer transaksjonen ikke noen økt risiko eller større potensial relatert til flyplassens virksomhet. Rådmannen anbefaler kommunestyret å akseptere Rakkestad Energi AS tilbud. Side 10 av 24

11 AUTOMATISKE BRANNALARMER I BEDRIFTER M.M. - KOSTNADER FOR KOMMUNEN OG FINANSIERING AV TILTAKENE Saksbehandler Alf Thode Skog Arkiv M75 Arkivsaksnr. 17/221 Saksnr. Utvalg Møtedato 4/17 Formannskapet /17 Kommunestyret Rådmannens forslag til vedtak Rakkestad kommune etablerer rådmannen sitt forslag til gebyrordning for utrykninger av Rakkestad Brann- og redningsvesen som skyldes at automatiske brannalarmer unødvendig blir løst ut. Ordningen trer i kraft fra Behandling i Formannskapet den sak 4/17 Behandling Rådmannens forslag enstemmig vedtatt. Formannskapets innstilling til Kommunestyret Rakkestad kommune etablerer rådmannen sitt forslag til gebyrordning for utrykninger av Rakkestad Brann- og redningsvesen som skyldes at automatiske brannalarmer unødvendig blir løst ut. Ordningen trer i kraft fra Vedlegg Ingen Bakgrunn Flere bedrifter m.m. har automatiske brannalarmer med direkte varsling til Alarmsentral Brann Øst AS. Direkte varsling er begrunnet i innhold og type drift i det enkelte bygg og installasjon. Rakkestad Brannvesen rykker ved alarm umiddelbart ut til aktuell bedrift eller institusjon med dimensjonert innsatsstyrke. Rakkestad kommune har hvert år betydelige kostnader til denne side av sin virksomhet. Driftsenheter hvor alarm går direkte til Alarmsentral Brann Øst AS, har et stort ansvar for at de stedlige varslingssystemer ivaretas med tanke på teknisk service, vedlikehold og opplæring av ansatte. Fra tid til annen resulterer manglende fokus på det at en eller flere unødvendige alarmer («falske alarmer») ved enkelte bedrifter utløses. Rakkestad Brannvesen opplever at bedrifter i slike tilfelle ikke alltid iverksetter nødvendige tiltak for å Side 11 av 24

12 Sak 6/17 rette opp feil og mangler på sine anlegg. For Rakkestad kommune gir det en situasjon med kostnader til mannskap og utrykning som det ikke er etablert noen ordning å kreve refusjon for. Mange andre kommuner har opprettet slike systemer. Betalingssatsene varierer mye mellom ulike kommuner. Større kommuner opererer med høye gebyrer på det aktuelle området. Rådmannens vurderinger Rådmannen ser det som rimelig og korrekt at Rakkestad kommune fra krever betalt for utrykninger som skyldes at automatiske brannalarmer løses ut unødvendig. Den som forårsaker utrykninger og kostnader for kommunen på det grunnlaget, bør gjøre opp det som tiltaket faktisk koster. Rådmannen mener det ikke kan belastes felleskapet og på denne måte gå utover tjenester og ulike former for annen drift. Forslag til gebyrordning for utrykning som skyldes at automatiske brannalarmer unødvendig løses ut: Første gangs utrykning: Kr. 0. Ny utrykning i løpet av 30 dager: Kr To utrykninger i løpet av 60 dager: Kr Tre utrykninger i løpet av 90 dager: Kr Etter 90 dager nullstilles systemet. Side 12 av 24

13 INNKJØPSSTRATEGI Saksbehandler Kåre Kristiansen Arkiv 601 Arkivsaksnr. 16/3736 Saksnr. Utvalg Møtedato 5/17 Formannskapet /17 Kommunestyret Rådmannens forslag til vedtak Rakkestad kommunestyre vedtar «Innkjøpsstrategi for Rakkestad kommune ». Deltakelse i Innkjøpskontoret for Indre Østfold opphører Rakkestad kommune styrker egen innkjøpsfunksjon med frigjorte midler på innkjøpsområdet og budsjettmessige tiltak med minst et årsverk i løpet av Behandling i Formannskapet den sak 5/17 Behandling Representanten Peder Harlem (Sp) foreslo å stryke følgende setning på side 2 i strategidokumentet; «også som et ledd i å oppfylle politikernes tanker om retningsvalg i kommunereformsaken.» Rådmannens forslag med Harlems endringsforslag ble enstemmig vedtatt. Formannskapets innstilling til Kommunestyret Rakkestad kommunestyre vedtar «Innkjøpsstrategi for Rakkestad kommune ». Deltakelse i Innkjøpskontoret for Indre Østfold opphører Rakkestad kommune styrker egen innkjøpsfunksjon med frigjorte midler på innkjøpsområdet og budsjettmessige tiltak med minst et årsverk i løpet av Setning på side 2 i strategidokumentet strykes; «også som et ledd i å oppfylle politikernes tanker om retningsvalg i kommunereformsaken.» Vedlegg 1. Innkjøpsstrategi for Rakkestad kommune Side 13 av 24

14 Sak 7/17 Bakgrunn Offentlige anskaffelser er kompetanse- og også på andre måter ressurskrevende prosesser. Det skyldes endringer og innstramminger i regelverket sist gang fra nyttår Regelverket har til hensikt både å heve kvalitet på offentlige anskaffelser og sikre tillit til at offentlige midler brukes på en samfunnsmessig god måte. En rekke forhold som relaterer seg til marked og utøvelse av samfunnsansvar skal samtidig ivaretas gjennom anskaffelsesprosessene. Tradisjonelle innkjøps- og konkurranseformer tilfredsstiller ofte ikke disse kravene. Offentlige innkjøpere møter derfor stadig oftere på store utfordringer ved gjennomføring av selv små anskaffelser. Dagens regelverk har vært gjenstand for betydelige endringer. Deler av det er forenklet og tilpasset, mens det på andre felt fortsatt er komplisert og komplekst. Tidligere forvaltningsrevisjonsrapporter har påpekt mangel på en helhetlig og overordnet strategi for innkjøpsområdet i Rakkestad kommune. Denne strategi sammen med etablering av spesifikke egne innkjøpsressurser vil gjøre det mulig for Rakkestad kommune å bli en selvstendig og mer robust innkjøpsenhet. Rakkestad kommune sa opp samarbeidsbeidsavtalen om innkjøp i Indre Østfold i desmeber 2016, og vil tre ut av avtalen Innen den tid skal det bygges opp et godt kompetanseorgan som gjør kommunen i stand til å gjennomføre de avtaler som er nødvendig og formålstjenlig for den daglige driften. Det vil også være aktuelt i fremtiden å søke samarbeid med andre parter, for eksempel Østfold Fylkeskommune og Sarpsborg kommune. Anskaffelser er ikke en direkte kjerneoppgave for kommunal virksomhet, men et viktig bidrag i dens måloppnåelse og drift. Å tilrettelegge for en god total anskaffelsesfunksjon som ivaretar alle fastlagte krav er derfor av stor strategisk betydning for hele kommunen. Det gjelder å utnytte kommunens økonomiske ressurser på beste måte, og samtidig ha evne til å sikre kvalitet innenfor et komplekst område som i stor utstrekning styres av overordnede føringer i nasjonalt regelverk og EU regelverk. Innkjøpsstrategien sier noe om hvordan innkjøpsarbeidet skal organiseres og gjennomføres. Den trekker opp «de store linjene» for ulike terskelverdier og regelverk og vil danne grunnlag for underliggende dokumenter som skal utarbeides. Strategien kan oppsummeres med at det vil være hensiktsmessig at kommunen utnytter sine stordriftsfordeler i retning av å ha en mest mulig helhetlig anskaffelsesfunksjon. Dette nås blant annet ved å styrke den sentrale innkjøpsseksjonen. Det opprettes et innkjøpsfaglig team som vil vurdere og prioritere alle anskaffelser fortløpende. Det sikrer at alle anskaffelser gjennomføres etter regelverket og at organsiasjonen får den hjelp og oppfølging den behøver. I innkjøpsfaglig team blir tilrettelagt for at organisasjonen foretar korrekte og effektive anskaffelser. Dette skjer ved mer dekkende bruk av avtaler, utvikling av gode hjelpeverktøy for anskaffelser og en mer tydelig anskaffelsesfunksjon, der roller er bedre definert og der tilpasset opplæring prioriteres høyt. Side 14 av 24

15 Sak 7/17 Andre faktaopplysninger Rakkestad kommune initierte opprettelsen av Innkjøpssamarbeidet i Indre Østfold sammen med Eidsberg kommune i På det meste var 10 kommuner tilknyttet samarbeidet. Etter hvert har flere meldt seg ut eller varslet at de vil gjøre det. Kommunereformen reiser nye utfordringer relatert til slike interkommunale samarbeid. Innkjøpskontoret kan reelt sett neppe videreføres i en form som i dag. Samtidig har Rakkestad kommune hele veien vært en av de faglig sterkeste driverne av samarbeidet, og lokalt besitter kommunen nå mye ressurser som sammen med en innkjøpskonsulent med god erfaring kan heve Rakkestad kommune sin avtaleportefølje lokalt, og overta arbeidet med lokal tilpasning av de sentrale rammeavtaler som er inngått i regionen, når de etter hvert trengs å fornyes. Økonomi For å kunne gjennomføre tiltak for å nå strategimålene som er satt, styrkes bemanningen i den sentrale innkjøpsenheten fra høsten Det for å dekke både arbeid med konkurranser om og oppfølging av rammeavtaler og kjøpsavtaler, ehandel, innkjøpsanalyser, opplæring av organisasjonen og så videre. Bemanningsøkningen gjennomføres ved ekstern ansettelse av en erfaren innkjøpsfaglig rådgiver med god kjenskap til regelverk, prosesser og arbeidsflyt. Kompetanseheving av to ansatte gjennomføres første halvår 2017, via KS sitt sertifiseringskurs for offentlige anskaffelser. Disse vil, sammen med innkjøpsrådgiver, lage et opplæringsprogram for ledere (og andre som arbeider med innkjøp) i Rakkestad kommune, slik at kjennskap og forståelse av regelverket bedres, og lederansvaret tydeliggjøres. Administrasjonens vurdering Det vedlagte utkastet til innkjøpsstrategi danner et godt grunnlag for å gå videre med en lokal innkjøpsorganisasjon. Kompetanseheving, internkontroll og systematisk oppfølging blir nøkkelord for å tydeliggjøre og klargjøre organisasjonen som innkjøpsaktør i enda større grad enn i dag. Strategien danner også grunnlag for å lage gode prosessdokumenter som vil være til stor hjelp når innkjøp skal gjøres. Det kan være maler til anbudsdokumenter, forslag til tildelingsbrev, oversikt over terskelverdier og forståelsen av disse m.m.. Det er et klart behov i organisasjonen for kortere informasjonslinjer og raskere svar enn tilfellet er i dag. Således vil startegien og opprettelsen av lokal, faglig kompetanse bli positivt mottatt og vil nok som en bi-effekt være med på å forenkle ledernes arbeidshverdag. Side 15 av 24

16 EIENDOMSSKATT FRITAK ETTER EIENDOMSSKATTELOVEN 7 Saksbehandler Thorbjørn Stubberud Arkiv 232 Arkivsaksnr. 17/107 Saksnr. Utvalg Møtedato 6/17 Formannskapet /17 Kommunestyret Rådmannens forslag til vedtak 1. I medhold av eiendomsskatteloven 7 bokstav a, gir kommunestyret - for skatteåret 2017 helt fritak for eiendomsskatt for de eiendommene som er listet opp i nedenstående «Tabell 2017 Fritak». 2. Eiendom tilhørende andre stiftelser/organisasjoner vil bli vurdert fritatt for eiendomsskatt av kommunestyret på grunnlag av søknad. Behandling i Formannskapet den sak 6/17 Behandling Rådmannens forslag enstemmig vedtatt. Formannskapets innstilling til Kommunestyret 1. I medhold av eiendomsskatteloven 7 bokstav a, gir kommunestyret - for skatteåret 2017 helt fritak for eiendomsskatt for de eiendommene som er listet opp i nedenstående «Tabell 2017 Fritak». 2. Eiendom tilhørende andre stiftelser/organisasjoner vil bli vurdert fritatt for eiendomsskatt av kommunestyret på grunnlag av søknad. Vedlegg Ingen Bakgrunn Eiendomsskatt for skatteåret 2017 skrives ut på alle faste eiendommer i Rakkestad kommune, jf. kommunestyresak nr. 37/16 av Enkelte eiendommer kan fritas for eiendomsskatt. I henhold til eiendomsskatteloven 7, kan kommunestyret vedta å gi eiendommer helt eller delvis fritak for eiendomsskatt. Lovparagrafen har følgende ordlyd (sitat): Kommunestyret kan fritaka desse eigedomane heilt eller delvis for eigedomsskatt: Side 16 av 24

17 Sak 8/17 a) Eigedom åt stiftingar eller institusjonar som tek sikte på å gagna ein kommune, eit fylke eller staten. b) Bygning som har historisk verde. c) Bygning som heilt eller i nokon mon vert nytta til husvære. Fritaket kan gjelda i opptil 20 år frå den tida bygningen vart ferdig. Formannskapet eller det utvalet som er nemnt i kommuneloven 10, kan få fullmakt til å avgjera einskildsaker om skattefritak. d) Bygning og grunn i visse luter av kommunen. Hjemmel Kommunestyret er det organ som har kompetanse til å fatte vedtak om helt eller delvis fritak for skatt etter eiendomsskatteloven 7 bokstav a. Fritaksvedtaket gjelder ett år av gangen, jf. eiendomsskatteloven 10. Andre faktaopplysninger Tabell 2017 Fritak Eiendom Gnr Bnr Fnr Navn Skrabberud Rakkestad Speidertropp Haugstad R Stad Kjøre- og Rideklubb Lyngby Alle Tryggheim Misjonshus Klubbhus R.I.F Storgata Rakkestad Idrettsforening Ulveveien Rakkestad Speidergruppe Skogveien Hjemmefrontmuseets Venner Skoleveien Rakkestadhallene Drift AS Lyborg, Storgt Menigheten Betania Asvotomta Rause AS Industriveien Rause AS Kaaen Sag Og Mølle Rakkestad Historielag Dalen Skytebane Rakkestad Skytterlag Ballbinge Østbygda Idrettslag Klubbhus (Hyllestad) Rakkestad Sportskytterklubb. Østbygda Idrettsplass Østbygda Idrettslag Jonsrud Skaukameratene O-Lag Slettemoen R.D.J.F.F. Bøndernes Hus, Degernes Samfunnshuset Bøndernes Hus 151/6/0/ Degernes Skytterlag Sandbekkveien Linnestrand Bedehus Speiderhytta Langheim Hafslund Speidergruppe 169/2/0/0 - Strandøerne Rakkestad Mannskor Idrettsveien Rakkestadhallene Drift AS Sagaveien Kirketun Bedehus Sandbekkveien Degernes Konferanse og Misjonssenter Osveien Lundheim Misjonshus Bergveien Sameiet Menighetshuset Holøsåsen Side 17 av 24

18 Sak 8/17 Heiaveien Heia Misjonshus Eiendommer listet opp i overforstående tabell er tidligere behandlet enkeltvis, og sist vedtatt i kommunestyresak nr. 78/15 av Det er ikke opplyst om eller registret endringer om status for disse eiendommene. For skatteåret 2017, foreligger det ikke nye fritakssøknader etter eiendomsskatteloven 7 a. Økonomi Samlet eiendomsskattetakst for eiendommene som er ført opp i «Tabell 2017 Fritak» er beregnet til kr Beregnet skatt for disse eiendommene vil for skatteåret 2017 beløpe seg til kr utregnet etter 4,75 promille av gjeldende takstverdier. Administrasjonens vurdering Fritak kan etter eiendomsskatteloven 7 a gis helt eller delvis for eiendommer som tjener allmennyttige formål. Samlet eiendomsskattetakst for eiendommene som er ført opp i «Tabell 2017 Fritak» er beregnet til kr Beregnet skatt for disse eiendommene vil for skatteåret 2017 beløpe seg til kr utregnet etter 4,75 promille av gjeldende takstverdier. Rådmannen har latt utarbeide et standardisert skjema for søknader om fritak for skatt etter eiendomsskatteloven 7 bokstav a. Skjemaet bygger på fritakskriterier som er juridisk vurdert av Kommunesektorens Organisasjon (KS) Eiendomsskatteforum. I henhold til rådmannens tidligere saksutredning, er fritaksspørsmålet for eiendommene nevnt i «Tabell 2015 Fritak» vurdert enkeltvis, konkret og helhetlig, jf. kommunestyresak nr. 38/12 av og 59/12 av Fritak for de spesifiserte eiendommene, er vurdert innenfor rammen av nedenstående kriterier: 1. Organisasjon/stiftelsen baseres på non-profit. 2. Betegnelse frivillig organisasjon. 3. Enhver kan bli medlem. 4. Kommunen gagnes gjennom at arbeidet som utføres kommer i tillegg til eller erstatter en oppgave som kommunen ellers måtte eller burde ha utført. 5. Organisasjonens tjenester dekker et behov hos mange av kommunens innbyggere gjennom et alminnelig formål. 6. Organisasjonen er et idrettslag, en religiøs, humanitær eller lignende organisasjon og eiendommer brukes til organisasjonens primæroppgaver. Rådmannen anser at det ville være urimelig å skattlegge virksomheter og eiendommer som er til gagn og nytte for lokalsamfunnet virksomheter som bygger på «non-profit» og frivillighet. Side 18 av 24

19 Sak 8/17 Da kravene nevnt i punktene 1 6 i noen eller stor grad er oppfylt, anser rådmannen at det kan gis fritak for eiendomsskatt for eiendommene nevnt i ovenstående «Tabell Fritak». Fritak gis for ett år av gangen, jf. eiendomsskatteloven 10. Det er viktig å ha oppmerksomhet på likhetsprinsippet. Rådmannen anser derfor at eiendom tilhørende andre stiftelser/organisasjoner enn nevnt over, kan vurderes fritatt for eiendomsskatt. Kommunestyret kan i nevnte tilfeller gi fritak på grunnlag av søknad. Når det gjelder eventuell søknad om tilbakebetaling av tidligere innbetalt eiendomsskatt, vises det til at fritak for eiendomsskatt kun gjelder for året det søkes for. Side 19 av 24

20 Sak 9/17 ARBEIDSDELINGS- OG DELEGASJONSREGLEMENTET FOR POLITISK NIVÅ - ENDRINGER FOR BRUKER- OG INTERESSERÅD Saksbehandler Anne Sofie Andersen Arkiv 033 &20 Arkivsaksnr. 16/4406 Saksnr. Utvalg Møtedato 9/17 Formannskapet /17 Kommunestyret Rådmannens forslag til vedtak 1. Arbeidsdelings- og delegasjonsregelementet revideres med nytt felles reglement for Bruker- og interesseråd. 2. Nytt reglement for Bruker- og interesseråd har følgende implikasjoner: a. Integreringsrådet innlemmes som et ordinært bruker- og interesseråd i Arbeidsdelings- og delegasjonsreglementet for politisk nivå. b. Rådene fristilles hovedutvalgene. c. Rådsledere eller nestledere har møte- og talerett i de 3 hovedutvalgene. d. Ungdomsrådet får et tilleggsmandat som rådgivende og deltagende organ i aktivitetskalender rettet mot barn og unge. 3. Rådmannen legger frem i egen sak forslag til endringer i «Reglement for godtgjørelse til folkevalgte» Behandling i Formannskapet den sak 9/17 Behandling Representanten Karoline Fjeldstad (Sp) foreslo at det til ungdomsrådet i tillegg velges en folkevalgt representant blant kommunestyrets representanter som velges for 4 år pkt e. Et omforent formannskap fremmet forslag om at alle rådene konstituerer seg selv pkt. f. Rådmannens forslag med tilleggsforslagene ble enstemmig vedtatt. Formannskapets innstilling til Kommunestyret 1. Arbeidsdelings- og delegasjonsregelementet revideres med nytt felles reglement for Bruker- og interesseråd. 2. Nytt reglement for Bruker- og interesseråd har følgende implikasjoner: a. Integreringsrådet innlemmes som et ordinært bruker- og interesseråd i Arbeidsdelings- og delegasjonsreglementet for politisk nivå. b. Rådene fristilles hovedutvalgene. c. Rådsledere eller nestledere har møte- og talerett i de 3 hovedutvalgene. d. Ungdomsrådet får et tilleggsmandat som rådgivende og deltagende organ i aktivitetskalender rettet mot barn og unge. e. Det velges i tillegg en folkevalgt representant blant kommunestyrets representanter for 4 år til Ungdomsrådet. f. Alle rådene konstituerer seg selv. Side 20 av 24

21 Sak 9/17 3. Rådmannen legger frem i egen sak forslag til endringer i «Reglement for godtgjørelse til folkevalgte» Vedlegg 1. Revidert Arbeidsdelings- og delegasjonsreglement for politisk nivå ny del 6 Reglement for Bruker- og interesseråd. Bakgrunn Gjeldende dokument «Arbeidsdelings- og delegasjonsreglementet for politisk nivå» er vedtatt i Kommunestyret 30. mai 2013 sak 17/13. Reglementet ble videreført uten endringer for inneværende kommunestyreperiode. I kommunestyrevedtak sak 85/15 fra 17. desember 2015 ble det opprettet et eget Integreringsråd i takt med den flyktningesituasjonen Norge var i på den tiden. Rådet ble supplert gjennom vedtak i Formannskapssak sak 20/16, 17. februar Rådet har hatt en sammensetning og et mandat som ikke samsvarer med øvrige bruker- og interesseråd. Gjennom aktiviteten i 2016, og i takt med en noe mer stabilisert flyktningesituasjon i Norge, har det fremkommet et ønske og behov for å innlemme Intergreringsrådet som et ordinært bruker- og interesseråd i Arbeidsdelings- og delegasjonsreglementet. Samtidig har Funksjonshemmedes råd initiert en vurdering av bredere funksjon og påvirkning. Dagens modell for de ulike rådene er underlagt hvert sitt politiske hovedutvalg som gir klare begrensninger i forhold til hvilke saker de har uttale- og påvirkningsmulighet på. Ungdomsrådet har også ført diskusjoner både på sammensetning og aktivitet. I denne saken fokuseres det på generelle endringer. Økonomi Rådmannen foreslår endringer i reglement for folkevalgte på det området som har med godtgjøring av rådsmedlemmer å gjøre. Dette fremmes i egen sak som oppfølging av vedtak i denne saken. Endringer forutsettes gjort innenfor eksisterende rammer for godtgjøringsreglementet. Administrasjonens vurdering Rådene fristilt fra utvalgene I dagens modell er rådene underlagt et av hovedutvalgene. Denne modellen begrenser hvilke saker som legges frem for rådene til uttalelse, og deres uttalelse blir hensynstatt gjennom det utvalget rådet er underlagt. Nye perspektiver i rådsarbeidet, spesielt gjennom Funksjonshemmedes råd og Ungdomsrådet, samt nytt Integreringsråd, påpeker begrensningene i denne modellen. Side 21 av 24

22 Sak 9/17 Funksjonshemmedes råd ønsker eksempelvis å være et talerør for sine interessegrupper, også i saker behandlet i kultur- og oppvekstutvalget eller teknikk-, miljø- og landbruksutvalget. I budsjettuttalelsene ønsker rådene å uttale seg til hele budsjettet. Det kan de også i dag, men deres uttalelser følger inn i saksbehandlingen via det utvalget de er underlagt, og dette begrenser i realiteten hvilket fokus som gis deres uttalelser. Tilsvarende gjelder alle rådene, og rådmann foreslår på bakgrunn av dette at rådene fristilles fra utvalgene, og at møte- og talerett i utvalgene gis for alle rådsledere på tvers av utvalgene. Rådene vil da selv stå ansvarlig for hvilke saker de ønsker å påvirke og følge opp. Denne ordningen forutsetter gode rutiner for saksdokumenter til rådsledere tilstøtende alle utvalgene. Rådmannen har vurdert rådenes interesser i forhold til saksbehandling i Fast byggekomitè. Fast byggekomitè skiller seg på mange måter fra øvrige hovedutvalg, og rådenes interesser på dette området vil ikke nødvendigvis bli ivaretatt gjennom møte- og talerett i komiteen. Det er likevel svært aktuelt for rådene å kunne ivareta sine interesser i ulike bygge- og rehabiliteringsprosjekter. Rådmannen vurderer at dette best ivaretas gjennom at byggeprosjekter legges frem for rådene til uttalelse på et tidspunkt hvor rådene har reell påvirkning på prosjektene ut fra sine perspektiver. Dette følger av nye fellesbestemmelser for rådene (pkt. 6.6) hvor det fremkommer at rådene skal forelegges aktuelle saker til uttalelse. Det foreslås dessuten i nytt reglement at rådsledere gis et ansvar for å samordne sin aktivitet. Felles rådsledermøter hvert halvår gir mulighet for å avdekke felles interesseområder og samarbeide på aktuelle temaer. For inneværende år kan KS-programmet om Utenforskap være eksempel på et slikt felles fokusområde. Sammensetning i rådene I bestemmelsene er det gjort noen mindre justeringer på sammensetning av rådene. For funksjonshemmedes råd er det gjort presisering på at varamedlemmer er personlig vara for/fra de organisasjoner medlemmene er oppnevnt. Det har vært uklart i gjeldende reglement. Sammensetning av Integreringsrådet er foreslått harmonisert mot øvrige råd, også når det gjelder antall. For Ungdomsrådet er det gjort justering på at medlem fra idrettslag foreslås gjennom Idrettsrådet. Der reviderte bestemmelser fraviker fra dagens sammensetning av rådene, gis ikke nye bestemmelser tilbakevirkende kraft. Ny sammensetning gjelder ved suppleringsvalg eller ved neste nyvalg. Side 22 av 24

23 Sak 9/17 Godtgjøring av rådsmedlemmer Møter og deltagelse i rådene godtgjøres etter «Reglement for godtgjøring av folkevalgte» med en fast møtegodtgjørelse. Møteaktivitet er styrt av politisk møtekalender og årlig budsjettering for folkevalgte organer. Dagens ordning tillater ikke økt aktivitet i rådene uten at dette får økonomiske konsekvenser. Rådsledere har selv etterspurt en ordning som i større grad tilrettelegger for mulig økt aktivitet uten at dette hindres av budsjett eller får økonomiske konsekvenser. Rådmannen foreslår endringer i «Reglement for godtgjørelse av folkevalgte» som prinsipielt betyr at rådsmedlemmer gis en årlig fast sum utbetalt etterskuddsvis hvert halvår, at det forutsettes en minimumsaktivitet i rådene hvert år tilsvarende det som settes på politisk møtekalender, og at det utover dette er opp til rådene å legge sin egen aktivitet. Detaljer rundt slik innretning fremmes i egen sak som endringer i «Reglement for godtgjørelse til folkevalgte», og kan gis virkning fra 2. halvår Særskilt om Ungdomsrådet Ungdomsrådet skiller seg på flere områder fra øvrige bruker- og interesseråd. Først og fremst gjelder dette valg av medlemmer for ett år av gangen. Valg av medlemmer til ungdomsrådet har vært gjenstand for diskusjon flere ganger. Dette rådet skiller seg fra andre råd ved at medlemmer ikke velges for 4 år av gangen. Alternative modeller har vært diskutert uten ensidig og god konklusjon. Dette må eventuelt vurderes ytterligere ved en samlet revisjon av Arbeidsdelings- og delegasjonsreglementet inn mot neste kommunestyreperiode. I nytt reglement for rådene er det kun gjort en justering i forhold til medlem fra idrettslag- og foreninger. Her foreslås en innstilling på medlem med varamedlem fra Idrettsrådet. Ungdomsrådet ønsker selv å innta en mer aktiv rolle som pådriver og deltager i forhold til arrangementer og tilbud til barn og unge. Rådet har selv initiert en større gjennomgang av sitt mandat og virkeområde. I forhold til saken fremlagt her vurderes ikke denne prosessen som sluttført. I nytt reglement for Bruker- og interesseråd er Ungdomsrådet gitt et tilleggsmandat som rådgivende og deltagende organ i aktivitetskalender rettet mot barn og unge. Dette mandatet ivaretar i all hovedsak initiativet fra Ungdomsrådet, men må konkretiseres gjennom viderføring av påbegynt prosess i Ungdomsrådet. Særskilt om Integreringsrådet Integreringsrådet ble opprettet i desember 2015 på bakgrunn av den relativt akutte og omfattende flyktningesituasjonen Norge befant seg i. Rådet ble opprettet som en viktig aktør og arena for avklaring av en rekke spørsmål som da var til avklaring og bearbeiding i lokalsamfunnet. Flyktningesituasjonen stabiliserte seg raskere enn først antatt i løpet av Side 23 av 24

24 Sak 9/17 I rådets videre arbeid har det da blitt tydelig at de mangler rolle som ordinært bruker- og interesseråd i den politiske organisasjonen i Rakkestad kommune. En viktig påvirkningsmulighet for rådene er uttalerett til budsjett, økonopmiplan, sentrale planer og andre aktuelle saker til politisk behandling. Dette gjelder også Integreringsrådet, og de er gjennom nytt reglement gitt samme plass som øvrige bruker- og interesseråd. Rådmannen foreslår noen justeringer i sammensetning av rådet for at det skal harmonisere mer med øvrige råd. Endringer vil ikke ha tilbakevirkende kraft. Nytt reglement på dette området vil ha konsekvenser ved suppleringsvalg og nyvalg. Øvrige endringer i Arbeidsdelings- og delegasjonsreglementet for politisk nivå Det er ikke gjort materielle eller redaksjonelle endringer i reglementene for utvalgene bortsett fra at rådene er fjernet som underliggende organer til de ulike utvalgene. I reglementet for Kultur- og oppvekstutvalget er avsnitt om Frivilligsentral fjernet i tråd med tidligere kommunestyrevedtak knyttet til nye rammebetingelser for Frivilligsentraler fra 1. januar Utvalget er derav ikke lengre årsmøte for Frivilligsentral. Det totale reglementet redigeres etter vedtak i saken her blant annet med ny nummerering av reglementene. Side 24 av 24