Møteinnkalling. Side1. Utval: Kontrollutvalet Møtestad: Formannskapssalen, Herøy Rådhus, Rådhusgata 5, 6090 Fosnavåg Dato:

Transkript

1 Møteinnkalling Utval: Kontrollutvalet Møtestad: Formannskapssalen, Herøy Rådhus, Rådhusgata 5, 6090 Fosnavåg Dato: Tid: 10:00 Forfall skal meldast til utvalssekretær Gunn Elin Nygård, tlf eller e-post som kallar inn varamedlem. Varamedlem møter berre ved spesiell innkalling. Folkevalde, både medlemer og varamedlemer, plikter å møte jf kommunelova 40 nr. 1, med mindre det ligg føre gyldig forfall. Grunn til forfallet skal difor opplysast. Den som ønskjer å stille spørsmål om sin habilitet i ei sak jf forvaltningslova 6 og kommunelova 40 nr. 3 skal melde inn dette til utvalsekretæren eller juridisk avdeling i god tid før møtet. Dette også grunna eventuell innkalling av varamedlem jf forvaltningslova 8 3.ledd. Møtet startar kl med ei orientering frå Herøy kommune om satsinga på næringsutviklingstiltak i kommunen, ved m.a. ordførar Arnulf Goksøyr. Deretter orienterer regional- og næringsavdelinga v/seksjonsleiar Eivind Vartdal Ryste om dei ulike kommuneretta utviklingstiltaka som fylkeskommunen medverkar i. Etter orienteringane vil kontrollutvalet behandle rapporten «Kommuneretta utviklingstiltak», jf. sak Ko-49/14, og sakene på saklista for øvrig. Lunsj kl på Thon Hotel Fosnavåg, med ev. framhald av møtet på rådhuset kl I møtet blir det gitt ei orientering om status for arbeidet med etablering av ny revisjonsordning. Side1

2 Saksnr KO 49/14 KO 50/14 KO 51/14 KO 52/14 KO 53/14 Innhald Forvaltningsrevisjonsrapport nr 4/2014: Kommuneretta utviklingsarbeid Prosjektskisse - Bruttoanbod i bussdrifta Styrking av kontrollutvalets formelle status Økonomirapport pr for Sentrale kontrollorgan Rapport frå kartleggingsbesøk ved vidaregåande skular i 2014 RS 14/14 Finansrapport pr. 31. oktober 2014 RS 15/14 Invitasjon til NKRFs kontrollutvalskonferanse februar 2015 Godkjenning av protokoll Side2

3 saksframlegg Dato: Referanse: Vår saksbehandlar: /2014 Hans Blø Saksnr Utval Møtedato KO 49/14 Kontrollutvalet Fylkestinget Forvaltningsrevisjonsrapport nr 4/2014: Kommuneretta utviklingsarbeid Bakgrunn Kontrollutvalet slutta seg i sak Ko-26/14 til prosjektskissa for forvaltningsrevisjonsprosjektet om «Kommuneretta utviklingarbeid», der ein spesielt ønskte å få vurdert fylkeskommunens satsing på Lokal samfunnsutvikling i kommunane (LUK). Formålet med LUK-satsinga er å medverke i å styrke kommunane sitt arbeid med å bygge attraktive lokalsamfunn, gjennom å betre kompetansen og kapasiteten i kommunane til å drive kontinuerleg utviklingsarbeid. Fylkeskommunen har i åra brukt nær 23 mill. kroner på satsinga. Fylkesrevisjonen har utført undersøkinga, og resultatet går fram av vedlagte rapport. Fylkesrådmannen har gitt fråsegn til rapporten, jf. vedlegg 3 i rapporten. Vurdering Tilbakemeldingar frå kommunane er stort sett positive og tyder på at fylkeskommunen langt på veg har lukkast i å nå målsettingane for LUK-satsinga. Kommunane har mangla kompetanse og kapasitet til å få utført samfunnsanalysar til bruk i kommuneplanarbeidet, noko satsinga har hjelpt til med. LUK-satsinga er meint å avsluttast i år, men ein del av tiltaka vil bli vidareført i handlingsplanen for verdiskaping. LUK-satsinga har avdekt behov for meir samarbeid på tvers av kommunegrenser, tydelegare avklaring av forventningar til deltaking, sterkare forplikting hos kommunane og betre samordning mellom avdelingar i fylkeskommunen. Fylkesrevisjonen peiker på eit forbetringspotensiale på desse områda slik at tiltaka blir både meir målretta og forankra, jf. kap 7 i rapporten. Forslag til vedtak: Fylkestinget tar rapporten «Kommuneretta utviklingsarbeid» til vitande og ber om at konklusjonane og anbefalingane i kap. 7 i rapporten blir følgde opp. Hans Blø kontrollsjef Vedlegg 1 Forvaltningsrevisjonsrapport nr 4/2014: Kommuneretta utviklingsarbeid Side3

4 Ein tydeleg medspelar Kommuneretta utviklingsarbeid Ei vurdering av LUK-satsinga i Møre og Romsdal fylkeskommune Forvaltningsrevisjonsrapport 4/2014 Side4

5 FR 4/2014: «Kommuneretta utviklingsarbeid» Forord Fylkesrevisjonen har utført denne forvaltningsrevisjonen etter vedtak i fylkestinget (T-51/13) og kontrollutvalet (KO-4/14). Forvaltningsrevisjon er ei lovpålagt oppgåve som kontrollutvalet har ansvar for. Fylkestinget vedtar etter forslag frå kontrollutvalet kva forvaltningsrevisjonsprosjekt som skal bli gjennomført. Forvaltningsrevisjon er heimla i Kommunelova 77 nr. 4 og 78 nr. 2, jf. forskrift om kontrollutval kapittel 5 og forskrift om revisjon i kommunar og fylkeskommunar kapittel 3. Rapporten summerer opp resultata frå fylkesrevisjonen si undersøking «Kommuneretta utviklingsarbeid». Undersøkinga er utført av Heidi Nerland i september og oktober Fylkesrevisjonen vil takke alle som har medverka til gjennomføring av rapporten. Molde, 6. november 2014 Bjarne Dyrnes Tonje Skarvøy Stene Heidi Nerland Kst. Fylkesrevisjonssjef Fagansvarleg forvaltningsrevisjon Forvaltningsrevisor Fylkesrevisjonen i Møre og Romsdal Side 1 Side5

6 FR 4/2014: «Kommuneretta utviklingsarbeid» Hovudbodskap Prosjektet har vurdert samhandling og samordning i Møre og Romsdal fylkeskommune sin innsats i lokal samfunnsutvikling i kommunane. I tillegg gjer prosjektet greie for korleis måloppnåing blir vurdert og kva som er viktige føresetnader for å nå målsettingane i lokalt utviklingsarbeid. Nedanfor er vår konklusjon og anbefalingar. Hovudproblemstilling: «I kva grad er det god samhandling og samordning i det kommuneretta utviklingsarbeidet i Møre og Romsdal, og kva for arbeidsformer og tiltak ser ut til å gi særleg god måloppnåing?» For å svare på problemstillinga har vi sett nærare på desse spørsmåla: 1. Har fylkeskommunen lagt til rette for god samhandling med kommunar? 2. Er fylkeskommunen sin innsats koordinert og samordna? 3. Korleis blir måloppnåing vurdert? 4. Kva for tiltak og arbeidsformer ser ut til å gi særleg god måloppnåing? Prosjektet er avgrensa til satsinga lokal samfunnsutvikling i kommunane (LUK). LUK-satsinga har fokus på fylkeskommunen som regional utviklingsaktør og fylkeskommunane har hovudansvar for gjennomføringa av satsinga. Konklusjon og anbefalingar Forsking på lokal samfunnsutvikling peikar på god lokal og regional, intern og ekstern samhandling og samordning som viktige føresetnader for å nå målsettingane. Det blir òg trekt fram at å leite etter beste praksis i form av konkrete tiltak som løysing på utviklingsproblema til kommunar sannsynlegvis vil vere ein mislykka strategi. Å legge til rette for gode prosessar som involverer aktørar frå ulike instansar i å skape mål, og arbeide saman for å nå måla er vesentlege suksesskriterier. Ein viktig oppgåve for fylkeskommunen som regional utviklingsaktør vil soleis vere å etablere arbeidsformer og møteplassar som legg til rette for god samhandling, både intern og eksternt. Datagrunnlaget i denne rapporten tyder på at fylkeskommunen er opptatt av og arbeider bevisst med ulike former for samordning og samhandling, både på tvers av forvaltningsnivåa (fylkeskommune, kommune og fylkesmannen) og internt på tvers av avdelings-, fag- og sektorgrenser. Leiinga i fylkeskommunen besøkte i starten av LUK-satsinga politisk og administrativ leiing i alle kommunane i Møre og Romsdal. Besøka synleggjorde at mange kommunar mangla kompetanse til å gjennomføre samfunnsanalysar som grunnlag for kommuneplanlegginga. Fylkeskommunen møtte dette med tilbod om kurs for å løfte kompetansen. Innsatsen til fylkeskommunen kan dermed seiast å vere proaktivt retta mot å møte kommunane sine behov og utfordringar. Slike nedanfrå og oppprosessar bidrar til å sikre lokal forankring i arbeidet. I dei årlege utlysingane har fylkeskommunen lagt vekt på at utviklingsprosjekt skal vere forankra i målsettingar i kommuneplana og oppfordra til samarbeid mellom kommunar. Dette bidrar til samanheng og heilskap i satsinga. LUK-tematikk er vidare implementert i eksisterande møteplassar, som plannettverka og regionråda. I tillegg er det oppretta ei rekke møteplassar for pågåande prosjekt. Desse vert vektlagt som viktige av respondentane i utvalet, både som arena for erfaringsutveksling og påfyll. Tettare dialog og tydleg Fylkesrevisjonen i Møre og Romsdal Side 2 Side6

7 FR 4/2014: «Kommuneretta utviklingsarbeid» avklaring av forventningar og krav er eksempel respondentane trekk fram som forbetringsområder. Fylkeskommunen seier sjølv at dette er områder dei vil ha fokus på i tida framover. Vi meiner tidleg involvering og tydeleg avklaring av forventingar og ansvar kan bidra til at prosjekta blir meir målretta og forankra. Vi anbefaler fylkeskommunen å følgje opp dette i det vidare arbeidet. Data frå undersøkinga tyder på at fylkeskommunen har jobba med å få til betre samordning og koordinering internt i fylkeskommunen dei seinare åra, mellom anna gjennom oppretting av ulike fora på tvers av avdelingar. Alle avdelingane er likevel ikkje med, og tilbakemeldingar frå respondentar kan tyde på at fylkeskommunen har ein veg igjen for å framstå som godt samordna internt. Vi anbefaler fylkeskommunen å halde fram med å legge til rette for gode prosessar som involverer ulike deltakarar i det langsiktige arbeidet med lokal samfunnsutvikling, både internt i fylkeskommunen og mellom eksterne aktørar. Fylkesrevisjonen i Møre og Romsdal Side 3 Side7

8 FR 4/2014: «Kommuneretta utviklingsarbeid» Innhald Forord... 1 Hovudbodskap Innleiing Problemstilling og avgrensing Revisjonskriterium Metode og gjennomføring Lokal samfunnsutvikling i kommunane (LUK) LUK i Møre og Romsdal Samhandling med kommunane Revisjonskriterium Data Kommunebesøk og kompetanseheving Møteplassar Tilbakemeldingar frå regionråd og prosjektleiarar Vurdering Intern samordning Revisjonskriterium Data Samarbeid internt Andre aktørar Tilbakemeldingar frå regionråd og prosjektleiarar Vurdering Måloppnåing Data Evaluering av enkeltprosjekt Evaluering av samla satsingar Suksesskriterier Data Tilbakemeldingar frå fylkeskommunen, regionråd og prosjektleiarar Kva seier forsking? Konklusjon og anbefalingar Høyring Kjelder og støttelitteratur Fylkesrevisjonen i Møre og Romsdal Side 4 Side8

9 FR 4/2014: «Kommuneretta utviklingsarbeid» Vedlegg Vedlegg 1 Revisjonskriterium... I Vedlegg 2 Oversikt over LUK-tildelingar II Vedlegg 3 Høyringssvar frå fylkesrådmannen... III Fylkesrevisjonen i Møre og Romsdal Side 5 Side9

10 FR 4/2014: «Kommuneretta utviklingsarbeid» 1. Innleiing I samband med val av prosjekt for forvaltningsrevisjon i 2014, vart prosjektet «Kommuneretta utviklingsarbeid» opprinneleg sett som eit reserveprosjekt (sak T-51/13). Kontrollutvalet vedtok imidlertid i sak KO-4/14 å flytte prosjektet fram som prioritert prosjekt etter å ha utsett gjennomføringa av «Kapasitet og tilbodsstruktur innan vidaregåande opplæring.» Endeleg bestilling av prosjektet vart vedteke i kontrollutvalet i sak KO-26/14. I saksframlegget i sak T-51/13 var prosjektet om «Kommuneretta utviklingsarbeid» gitt slik omtale: «Kommuneretta utviklingsarbeid. Satsinga Lokal samfunnsutvikling i kommunane (LUK) har vore ein viktig berebjelke i fylkeskommunens kommuneretta utviklingsarbeid dei siste åra, med vekt på rettleiing og å vere koordinator og støttespelar for kommunane i å byggje attraktive lokalsamfunn. Målet er å heve kompetansen i kommunane på områda samfunnsanalyse, planlegging og gjennomføring av lokalt utviklingsarbeid. Andre viktige satsingar har vore og er utbygging av breibandtilbodet i fylket, tettstadprogrammet, omstillingskommuneprogrammet, bysatsinga og til dels hoppid.no. I same kategori kan og nemnast støtte til kommunale næringsfond, RDA kompensasjonsmidlar o.a. direkte og indirekte økonomiske incentiv. Satsingane, tiltaka og støtteordningane utgjer store beløp, heng saman og har mange like innfallsvinklar og samanfallande mål. Kommunane har ei nøkkelrolle og er avgjerande for om fylkeskommunen lukkast, samstundes som det er forventningar hos kommunane til fylkeskommunens involvering og oppfølging. Det bør undersøkast i kva grad ein oppnår god samhandling og samordning på området samt kva effektar ein kan sjå over tid.» I St. meld. nr. 25 ( ) «Lokal vekstkraft og framtidstru» er aktivt lokalt utviklingsarbeid og utvikling av attraktive lokalsamfunn i kommunane løfta fram som viktig for å nå hovudmålet i distrikts- og regionalpolitikken. Fylkeskommunen har ei viktig rolle som råd- og støttegivar samt koordinator i lokalt utviklingsarbeid. Mykje av arbeidet fylkeskommunen driv med handlar nettopp om å utvikle attraktive lokalsamfunn og det fins ei rekkje satsingar, støtteordningar og tiltak med samanfallande mål og innfallsviklar. Formålet med dette prosjektet er å undersøke fylkeskommunen si rolle og innsats som tilretteleggjar og samordnar av lokal samfunnsutvikling, kva som er gjort og kva føresetnader som blir oppfatta som viktige for å nå målsettingane. 1.1 Problemstilling og avgrensing På bakgrunn av bestilling frå kontrollutvalet i sak KO- 26/14, har vi utforma følgjande problemstilling: «I kva grad er det god samhandling og samordning i det kommuneretta utviklingsarbeidet i Møre og Romsdal, og kva for arbeidsformer og tiltak ser ut til å gi særleg god måloppnåing?» For å svare på problemstillinga har vi sett nærare på desse spørsmåla: 5. Har fylkeskommunen lagt til rette for god samhandling med kommunar? 6. Er fylkeskommunen sin innsats koordinert og samordna? 7. Korleis blir måloppnåing vurdert? 8. Kva for tiltak og arbeidsformer ser ut til å gi særleg god måloppnåing? Fylkesrevisjonen i Møre og Romsdal Side 6 Side10

11 FR 4/2014: «Kommuneretta utviklingsarbeid» Prosjektet er avgrensa til satsinga lokal samfunnsutvikling i kommunane (LUK). LUK-satsinga har fokus på fylkeskommunen som regional utviklingsaktør og fylkeskommunane har hovudansvar for gjennomføringa av satsinga. 1.2 Revisjonskriterium Revisjonskriterium er relevante krav eller standardar som resultatet i undersøkinga skal vurderast opp i mot. Relevante kjelder til revisjonskriterium i dette prosjektet er nasjonale føringar i Stortingsmelding nr. 25 ( ) «Lokal vekstkraft og framtidstru. Om distrikts og regionalpolitikken», samt målsettingane for LUK-satsinga som er ei direkte oppfølging av Stortingsmeldinga. I tillegg er fylkeskommunen si rolle som regional utviklingsaktør og MRFK sine eigne målsettingar om å vere ein tydeleg regional medspelar viktige overordna kriterium. Problemstilling nr. 1 og 2 vil bli vurdert opp mot følgjande utleidde revisjonskriterium: Fylkeskommunen skal legge til rette for å sikre lokal medverknad og forankring i det lokale utviklingsarbeidet Fylkeskommunen sin innsats i det lokale utviklingsarbeidet bør vere godt samordna. Revisjonskriteria er nærare utgreidd i vedlegg 1. Problemstilling nr. 3 og 4 er beskrivande og vil ikkje bli vurdert mot noko revisjonskriterium. 1.3 Metode og gjennomføring Forvaltningsrevisjonen er gjennomført i samsvar med krava i RSK001 Standard for forvaltningsrevisjon. Datainnsamlinga i dette prosjektet har inkludert følgjande aktivitetar: Oppstartsmøte med regional- og næringsavdelinga Gjennomgang og analyse av fylkeskommunale dokument (sjå litteraturliste) Data frå forsking på området Intervju med LUK-koordinator i fylkeskommunen Spørsmål per e-post til: o regionråda i fylket o prosjektleiarar av 10 utvalte LUK-prosjekt som involverer til saman 19 kommunar Vi fikk svar frå alle tre regionråda og 9 av totalt 10 prosjektleiarar. Dei 9 prosjekta inkluderer til saman 18 kommunar. Prosjekta er valt ut i samråd med regional- og næringsavdelinga og omfattar ulike satsingsområder. Utvalet utgjer ikkje eit representativt utval og vi kan derfor ikkje generalisere på bakgrunn av dette datamaterialet. Tilbakemeldingane vil likevel bidra til å danne eit bilete av oppfatningar av fylkeskommunen sin innsats innafor LUK-satsinga og kva dei meiner er viktige føresetnader for å lykkes. Rapporten har vore sendt på høyring til fylkesrådmannen og regionråda. Det har òg vore gjennomført høyringsmøte med regional- og næringsavdelinga. Sjå del 8 om høyring. Fylkesrevisjonen i Møre og Romsdal Side 7 Side11

12 FR 4/2014: «Kommuneretta utviklingsarbeid» Før vi går vidare med å svare på problemstillingane i undersøkinga, vil vi presentere LUK satsinga og korleis den er innretta i Møre og Romsdal. 2. Lokal samfunnsutvikling i kommunane (LUK) I St. meld. nr. 25 ( ) «Lokal vekstkraft og framtidstru» blir det slått fast at vekstkraft kommer nedanfrå og at lokale utfordringar best blir møtt med lokale initiativ. Fylkeskommunen blir løfta fram som ein viktig aktør for å styrke arbeidet med mobilisering og lokal samfunnsutvikling i kommunane. «Fylkeskommunen kan gjennom tilpassing av verkemiddel og regionalt samarbeid i mange tilfelle stø lokale krefter og næringsliv på ein meir treffsikker og samordna måte, enn ved direkte statlig sektorinnsats. 1» Satsinga Lokal samfunnsutvikling i kommunane (LUK) er ei oppfølging av St. meld.nr. 25 ( ) «Lokal vekstkraft og framtidstru», og skal styrke kommunane sitt arbeid med å bygge attraktive lokalsamfunn. Hovudmålsettinga er at kommunane skal bli enda betre til å planlegge, mobilisere, samarbeide og gjennomføre utviklingsprosjekt, for på det viset å utvikle meir attraktive lokalsamfunn. Målet inneber å betre kompetansen og kapasiteten til å drive kontinuerleg utviklingsarbeid i kommunane gjennom å utvikle eit tettare samarbeid både mellom fylke og kommunar, og mellom fleire kommunar. Det skal skje gjennom at fylkeskommunane si rolle som samordnar, aktiv rådgjevar og støttespelar overfor kommunar med utviklingsbehov vert styrkt. Satsinga starta i 2010 og held fram ut Resultatmål for LUK- satsinga er: 1. Fleire kommunar er sterke utviklingsaktørar og arbeider kontinuerleg med å bygge opp attraktive lokalsamfunn. 2. Initiativ frå innbyggarar, bedrifter, entreprenørar, eldsjeler og frivillige organisasjonar er godt integrerte i utviklingsarbeidet. 3. Fylkeskommunane har betre kapasitet og kompetanse til å styrke arbeidet med lokal samfunnsutvikling i kommunane. 4. Fylkeskommunane har oversikt over aktuelle utviklingsprogram og kan samordne fagleg og økonomisk støtte til kommunane. 5. Utnyttinga av verkemiddel til lokale utviklingstiltak er meir effektiv. Fylkeskommunane har hovudansvaret for gjennomføringa av LUK- satsinga. 2.1 LUK i Møre og Romsdal I Fylkesplanen blir det vektlagt at fylkeskommunen ønskjer å vere ein tydeleg regional medspelar, og høg grad av medverknad blir framheva som eit viktig prinsipp. 1 Stortingsmelding nr. 25 ( ) «Lokal vekstkraft og framtidstru. Om distrikts og regionalpolitikken», s. 9. Fylkesrevisjonen i Møre og Romsdal Side 8 Side12

13 FR 4/2014: «Kommuneretta utviklingsarbeid» Fylkesplan har fire satsingsområder Kultur, Kompetanse, Verdiskaping og Samferdsel. Kvart satsingsområde skal følgjast opp gjennom årlege handlingsprogram som skal utarbeidast i partnarskap mellom fylkeskommunen, Fylkesmannen og statlege etatar på regionalt nivå, kommunar, næringsliv, forskings- og utdanningsinstitusjonar, kulturlivet og andre partar. Hovudmålet for satsingsområde Verdiskaping er at Møre og Romsdal skal ha vekstkraftige lokalsamfunn med urbane kvalitetar, og eit internasjonalt konkurransedyktig næringsliv. Rekruttering av arbeidskraft med høg kompetanse er trekt fram som ei sentral utfordring for verdiskapinga i regionen. Utvikling av attraktive lokalsamfunn med urbane kvalitetar er framheva som viktig for at Møre og Romsdal skal tiltrekke seg ønska arbeidskraft. Dette er konkretisert i resultatmål 1: «Sentrum i byar og tettstader i Møre og Romsdal skal by på attraktive tenester og opplevingar for innbyggjarar og besøkande.» Lokal samfunnsutvikling i kommunane (LUK) er eit sentralt tiltak for å nå resultatmål 1. Den uttalte målsettinga med satsinga er at fylkeskommunen skal sette systematisk og heilskapleg utviklingsarbeid på dagsorden i alle kommunar i Møre og Romsdal. Dette skal skje gjennom å: Vidareutvikle kommunane sin kompetanse innan samfunnsanalyse, planlegging og gjennomføring av lokalt utviklingsarbeid Stimulere til samarbeid på tvers av kommunegrensene Styrke Møre og Romsdal fylkeskommune si rolle som ein tydeleg medspelar for kommunane i lokalt utviklingsarbeid Finne gode løysingar for integrering av tilflyttarar i eit samfunns- og ressursperspektiv Midlane som blir brukt til LUK-satsinga er hovudsakleg regionale utviklingsmidlar frå kap. 551 post 60 og midlar frå det fylkeskommunale Tiltaksfondet. I tillegg har fylkeskommunen årleg søkt om og fått særskilde LUK-midlar frå KRD. Mykje av arbeidet fylkeskommunen driv med handlar om å utvikle attraktive lokalsamfunn og dei er involvert i fleire prosjekt innafor lokal samfunnsutvikling. Til dømes tettstadsutviklingstiltak, bysatsinga og hoppid.no. Temaet lokal samfunnsutvikling er soleis ikkje noko nytt. I intervju blir LUK-satsinga omtalt som ein overbygning i forhold til mykje anna fylkeskommunen gjer. Fylkeskommunen har årleg lyst ut eigne midlar knytt til LUK-satsinga som kommunane kan søkje på. Samla for åra 2011, 12 og 13 har fylkeskommunen innvilga om lag 22,9 millionar til LUK-formål 2. Om lag 2/3 av dette beløpet er tildelt ulike prosjekt i kommunane etter årleg utlysing av LUK-midlar. Alle desse tildelingane er politisk behandla. Gjennom den årlege utlysninga har kommunane blitt oppfordra til å søkje om «midlar til gode tiltak ut frå dei utfordringane kommunane ser i arbeidet med gjennomføring av lokal samfunnsanalyse.» I utlysningsbrevet blir det lagt vekt på at utviklingstiltaka skal vere forankra i samfunnsdelen i kommuneplanen. Eit overordna mål med LUK-utlysninga er å stimulere til samarbeid om felles utviklingstiltak på tvers av kommunegrenser og kommunane blir oppfordra til dette i utlysningsbrevet. 2 Basert på tal frå regional- og næringsavdelinga Fylkesrevisjonen i Møre og Romsdal Side 9 Side13

14 FR 4/2014: «Kommuneretta utviklingsarbeid» Regional- og næringsavdelinga opplyser at spesifikke innsatsområder har varierert noko frå år til år, men det har heile tida vore fokus på kunnskapstiltak knytt opp mot planlegging og utviklingskompetanse. Eit sentralt innsatsområde dei siste åra har vore arbeidsinnvandring og integrering, og i følgje regional- og næringsavdelinga er det no 10 pågåande prosjekt i til saman 14 kommunar innan dette temaet i fylket. Oversikt over tildelingar for åra 2011, 12 og 13 er i vedlegg 2. Fylkesrevisjonen i Møre og Romsdal Side 10 Side14

15 FR 4/2014: «Kommuneretta utviklingsarbeid» 3. Samhandling med kommunane - Har fylkeskommunen lagt til rette for god samhandling med kommunar? Føremålet med dette spørsmålet er å undersøke om fylkeskommunen har etablert møteplassar og arbeidsformer som sikrar god samhandling, og legg til rette for lokal forankring og medverknad. 3.1 Revisjonskriterium Fylkeskommunen skal legge til rette for å sikre lokal medverknad og forankring i det lokale utviklingsarbeidet. 3.2 Data Kommunebesøk og kompetanseheving I starten av LUK-satsinga besøkte leiinga i fylkeskommunen politisk og administrativ leiing i alle kommunane i Møre og Romsdal. Her informerte kommunane om kva for utfordringar dei hadde når det gjaldt kommunale utviklingsoppgåver, og kva hjelp dei ønska seg frå fylkeskommunen. LUKkoordinator i fylkeskommunen fortel: «For å få eit godt grunnlag for samarbeid, valte vi å besøke alle kommunane i Møre og Romsdal. ( ) Gjennom dialog fikk vi danna oss eit bilde av kva utfordringane var i kommunane.» Seksjonsleiar ved regional- og næringsavdelinga seier at denne runden med kommunane var veldig nyttig: «..runden vi hadde med kommunane i starten av prosjektet var veldig nyttig, direkte dialog med ordførar og rådmann i andre i kommunen og få høyre om utfordringar og rett og slett få ein kontakt.» Etter at ny Plan- og bygningslov vart innført i 2008 skulle kommunane etter kvart kommuneval vedta ein kommunal planstrategi som skal avklare dei viktigaste planoppgåvene i kommunen. Dette krev at kommunen sett av ressursar til å sikre brei deltaking i arbeidet med å utforme den framtidige samfunnsutviklinga i kommunen. LUK- koordinator i fylkeskommunen påpeiker at god lokal samfunnsforståing og gode samfunnsanalyser er ein føresetnad for god samfunnsplanlegging, og kommunebesøka synleggjorde at mange kommunar mangla kompetanse og kapasitet til å gjennomføre dette: «Fikk tilbakemelding frå kommunane på at det mangla kompetanse på dette feltet og at det var kapasitetsproblem.» For å møte dette satt fylkeskommunen i gang kompetansehevingstiltak innan prosess- og prosjektleiing. Regionrådet på Sunnmøre (ÅRU) stod som arrangør for sine kommunar, mens fylkeskommunen arrangerte for kommunane i Nordmøre og Romsdal. Opplæringsopplegg var i følgje regional- og næringsavdelinga skreddarsydd for kommunane som deltok i form av at dei jobba med sine reelle planer og utviklingsprosjekt. I intervju får vi opplyst at det var god oppslutning og at fylkeskommunen har fått gode tilbakemeldingar på kursa. Fylkesrevisjonen i Møre og Romsdal Side 11 Side15

16 FR 4/2014: «Kommuneretta utviklingsarbeid» I tillegg bidrog fylkeskommunen med faktagrunnlag til samfunnsanalysane og gjennomførte opplæring i ny plan- og bygningslov Møteplassar I intervju får vi opplyst at fylkeskommunen i stor grad prøver å bruke eksisterande møteplassar i LUKsatsinga. Eksempel som blir trekt fram er plannettverka og regionråda. Plannettverka Plannettverka er uformelle nettverk for planleggarar og andre som er involvert i plan i regionen. Det er for tida tre regionale plannettverk i fylket: Nordmørsnettverket, Romsdalsnettverket og Sunnmørsnettverket som kvar har 2-3 årlege samlingar, der vertskapsrolla vekslar mellom kommunane. Møre og Romsdal fylkeskommune har eit koordinerande ansvar for plannettverka og leiar nettverkssamlingane. Nettverka skal vere ein fagleg arena der kommunane kan utveksle erfaringar med planarbeid, gi kvarandre innspel til pågåande plansaker, vere sosial møteplass og arena for opplæring. Ifølgje leiar for kommuneseksjonen ved regional- og næringsavdelinga har dei gjennom LUK kome inn med litt andre tema i plannettverka, mellom anna tilflytting og integrering. Fylkeskommunen er òg høyringsinstans for kommuneplaner, og ifølgje LUK-koordinatoren gir dette gode moglegheiter til å sjå på kommuneplanane med eit kritisk blikk. Regionråda Regionråda har i følgje seksjonsleiaren ein eigen status som LUK-kontaktar, og dei skal representere kommunane i sitt område. Det er tre regionråd i Møre og Romsdal; Sunnmøre (ÅRU), Romsdal (ROR) og Nordmøre (Orkidé). Regionråda opplyser at dei har fått støtte til fleire prosjekt i regi av LUK. Regional- og næringsavdelinga har faste møte med LUK-kontaktane i regionråda og dei blir invitert til å diskutere kva innretning satsinga skal ha kvart år. Prosjektoppfølging og andre møteplassar I følgje regional- og næringsavdelinga har ikkje kvar kommune spesifikke LUK-kontaktar, men prosjektleiarar som er knytt opp mot kvart enkelt prosjekt. Det er gjennom prosjekta kommunane har tatt kontakt og jobba saman med fylkeskommunen. I følgje seksjonsleiar for kommuneseksjonen er dei tett på prosjekta: «Når vi har gitt pengar til ein kommune har vi ikkje berre sendt frå oss pengane og sagt «lykke til», men har invitert oss sjølv med inn i styringsgruppe for eksempel eller i hvert fall hatt ein kontakt med dei for å sjå til at dei får effekt ut av det.» LUK-koordinatoren seier at kompetanse, møteplassar og netteverksbygging har vore fokusområde i LUK-samanheng, og fylkeskommunen legg til rette for fleire møteplassar gjennom satsinga. Døme som blir trekt fram er: «Søkeseminar» - presentasjon av moglegheitene med lokal samfunnsutvikling. Intensjonen med dette er ifølgje LUK-kontakt i fylkeskommunen å komme tettare på og at det blir lågare terskel for å bruke dei. Oppstartsseminar for alle som har fått LUK-midlar. Nettverkssamlingar for aktive LUK-prosjekt, ofte slått saman med Bulyst-prosjekta. Fylkesrevisjonen i Møre og Romsdal Side 12 Side16

17 FR 4/2014: «Kommuneretta utviklingsarbeid» Konferanse om arbeidsinnvandring og integrering vart arrangert i Haram i Vestlandsk Vidsyn regional konferanse for kommunar, fylkeskommunar og andre organisasjonar som har med lokal samfunnsutvikling å gjere. Dei fire fylka på Vestlandet bytter på å arrangere konferansen. Informantane frå regional- og næringsavdelinga seier dei vil bygge vidare på satsinga etter at prosjektperioden er over i 2014, og at ein god del vil bli vidareført og vidareutvikla. Dei legg særleg vekt på at dei vil fortsette å lage møteplassar, og at dei vil arbeide for å følgje tettare opp prosjekt som har fått pengar. Dei meiner fylkeskommunen må vere både meir støttande og krevjande overfor prosjekteigarane, samt at dei i større grad må etterspør resultat. Seksjonsleiaren uttaler: «Vere både meir støttande ovanfor dei som skal gjennomføre det og meir krevjande kanskje. I tillegg til at vi forventar og etterspør resultat når vi gir pengestøtte til noko.» Informantane seier det er viktig at fylkeskommunen kjem inn ved oppstarten av eit prosjekt slik at dei kan vere kritisk til korleis dei har organisert seg og kva ressursar prosjektet treng Tilbakemeldingar frå regionråd og prosjektleiarar Som ein del av datainnsamlinga i dette prosjektet har vi sendt ut spørsmål per e-post til regionråda i fylket, samt til leiarar for eit utval LUK- prosjekt. Vi fikk svar frå alle tre regionråda og 9 av totalt 10 prosjektleiarar. Dei 9 prosjekta inkluderer til saman 18 kommunar. Dei aller fleste respondentane blant prosjektleiarane gir tilbakemelding om ei rekke måtar dei har fått kompetansebistand frå fylkeskommunen. Mange svarer at dei har deltatt på fleire kompetansehevingstiltak som til dømes kurs i prosessleiing og fagseminar. Tilbakemeldingane vi har fått på desse er gode. Til dømes: «Prosessledelseskurset var svært målrettet og relevant.» «..god støtte i utdanning av prosessrettleiarar» Fleire trekk fram at dei har fått god rettleiing av fylkeskommunen, både før søknad og undervegs i prosjektet. Ein respondent skriv mellom anna: «Fylkeskommunen [har] vore diskusjonspartner i forkant i samband med prosjektutforming, fagpersonar har stilt på møter lokalt for å bidra i prosjekta, og det har vore god kontakt undervegs». Ein av respondentane svarer at dei først har blitt kontakta av fylkeskommunen når utbetaling nærma seg, men seier samstundes at dei har fått god hjelp når dei har hatt spørsmål. Også andre respondentar trekk fram at støtta frå fylkeskommunen har vore basert på at dei sjølve har tatt kontakt. Ein prosjektleiar meiner fylkeskommunen har endra seg og er meir proaktiv no: «Det har vore basert på at vi har tatt kontakt. Har endra seg på dette punktet meir proaktiv no.» Fylkesrevisjonen i Møre og Romsdal Side 13 Side17

18 FR 4/2014: «Kommuneretta utviklingsarbeid» Alle respondentane vurderer samhandlinga med fylkeskommunen som god. Nettverksmøta og samlingar blir av fleire trekt fram som ein viktig arena for erfaringsutveksling, og noko som gjer det enklare å ta kontakt både med kvarandre og med fylkeskommunen: «Fylket har også vore god til å arrangere nyttige kurs og samlingar som har fungert som inspirasjon og påfyll i desse prosessane. Det er låg terskel for å ta kontakt, og vi får konstruktiv hjelp og støtte.» «Eg set veldig pris på nettverkssamlingane for prosjektleiarar og regional/næringsavdelinga. Dette stimulerer oss til framdrift og er også ein viktig arena for erfaringsdeling undervegs.» Regionråda gir positive tilbakemeldingar på kva som er oppnådd med satsinga. Mellom anna blir det trekt fram at LUK-satsinga har bidratt til å spleise regionen saman, og at satsinga har ført til «økt fokus på lokalsamfunnsutvikling og en tydeliggjøring av fylkeskommunens rolle i dette arbeidet.» Det blir òg trekt fram at kommunebesøka som fylkeskommunen gjorde i starten av satsinga bidrog til lokal forankring: «Besøksrunden fra fylkeskommunen ut i kommunene i starten av satsingen ble oppfattet som svært positiv og bidro til forankring lokalt» Vi stilte òg spørsmål om kva dei meiner kan gjerast betre frå fylkeskommunen si side. Ein prosjektleiar trekk her fram at dei sakna tydelege avklaringar når det gjeld ansvar, arbeidsmåtar, forventningar og krav ved oppstart, og at prosjekta bør forankrast betre på kommunenivå: - Avklaring av ansvar og arbeidsmåter og mål i starten. Tydelege forventningar til kommunane ved oppstart - Tydlegare forventningar og krav til administrering/økonomirapportering ved oppstart - Prosjekta bør forankrast betre på kommunenivå t.d. ved forprosjekt og det å dra leiinga i kommunane konkret med Anna som blir trekt fram er at fylkeskommunen kan oppmuntre til meir samarbeid på tvers av kommunegrenser og regionar, synleggjere moglegheiter for deltaking i internasjonale prosjekt betre, ha tettare dialog og fagleg rettleiing undervegs i utvikling av prosjekta og at det kan vere fleire erfaringssamlingar undervegs. Døme på tilbakemeldingar frå prosjektleiarar: «Eg synes mykje blir gjort svært bra. Men kanskje oppmuntre til samarbeid på tvers av kommunegrenser og regionar. Moglegheiter for deltaking i internasjonale prosjekt bør synleggjerast betre.» «I tillegg til samlinger i regi av fylkeskommunen, med fokus på erfaringsutveksling mellom kommuner m.v., hadde det vært ønskelig med en tettere dialog/faglig veiledning fra fylkeskommunen underveis i utvikling av eget prosjekt.» «Kunne vært flere samlinger i prosjekt med like utfordring. Erfaringssamlinger.» To av regionrådsleiarane trekk fram at det burde vere meir dialog i prosjektperioden og læring mellom ulike prosjekt: «Mer dialog i prosjektperiodene kanskje, med læring mellom de ulike prosjektene.» Fylkesrevisjonen i Møre og Romsdal Side 14 Side18

19 FR 4/2014: «Kommuneretta utviklingsarbeid» «Samlinger med de ulike prosjektene selv om det er ulike mål er ofte prosessene like så alltid noe å lære av hverandre.» 3.3 Vurdering Gjennom besøk i alle kommunane danna fylkeskommunen seg eit bilete av kva utfordringar og behov kommunane hadde. Fylkeskommunen møtte dette med å sette i verk kompetansehevingstiltak innan prosess- og prosjektleiing, opplæring i plan- og bygningsloven, samt hjelp i arbeidet med samfunnsanalysar. LUK-tematikk er vidare implementert i eksisterande møteplassar som plannettverka og regionråda. Regionråda har status som LUK-kontaktar som skal representere sine kommunar, og dei vert involvert i prosessen med å prioritere satsingsområde kvart år. I tillegg er det oppretta fleire møteplassar for pågåande prosjekt. Desse vert vektlagt som viktige av respondentane i utvalet, både som arena for erfaringsutveksling og fagleg påfyll. Sjølv om alle respondentane vurderer samhandlinga med fylkeskommunen som god, tyder tilbakemeldingane på varierande grad av involvering frå fylkeskommunen si side. Tettare dialog og tydleg avklaring av forventningar og krav er eksempel respondentane trekk fram som forbetringsområder. Informantar i fylkeskommunen trekk òg fram tettare oppfølging av prosjekt som noko dei vil fokusere på i tida framover. Dei meiner det er særleg viktig at dei kjem inn i ein tidleg fase slik at dei kan kritisk vurdere organisering og kva ressursar prosjektet treng. Ut i frå dette meiner vi at fylkeskommunen har sett i verk mange ulike aktivitetar og møteplasser som legg til rette for god samhandling med kommunar i lokalt utviklingsarbeid. Fylkeskommunen har lagt vekt på nedanfrå og opp-prosessar for å møte kommunane sine utfordringar og behov. Dette bidrar til lokal forankring. Likevel er det forbetringspotensial. Til dømes blir tettare oppfølging og tydelegare avklaring av forventningar og krav trekt fram av fleire respondentar. Vi meiner det kan bidra til at prosjekta blir enda meir målretta og forankra. Dette ved at deltakarane blir meir forplikta til kva som er forventa av prosjekta. Fylkesrevisjonen i Møre og Romsdal Side 15 Side19

20 FR 4/2014: «Kommuneretta utviklingsarbeid» 4. Intern samordning - Er fylkeskommunen sin innsats koordinert og samordna? Formålet med dette spørsmålet er å undersøke om støtta til kommunane innan lokal samfunnsutvikling er koordinert og samordna internt i fylkeskommunen. I tillegg vil vi sjå på samarbeid med eksterne aktørar. 4.1 Revisjonskriterium Fylkeskommunen sin innsats i det lokale utviklingsarbeidet bør vere godt samordna. 4.2 Data Samarbeid internt Regional- og næringsavdelinga er ansvarleg for LUK i Møre og Romsdal, og har ansvar for styring og framdrift. Det er oppretta eit tverrfagleg team i fylkeskommunen med representantar frå regionalog næringsavdelinga og plan- og analyseavdelinga. Leiargruppa i Møre og Romsdal fylkeskommune, som består av fylkesrådmannen og avdelingsleiarane i sentraladministrasjonen, er intern strategigruppe for LUK. Regional og næringsavdelinga er organisert i ulike seksjonar. Etter ei nylig omorganisering i avdelinga går det eit skilje mellom næringsutvikling og samfunnsutvikling, kor kommuneseksjonen ivaretek samfunnsutviklinga. Vi får opplyst at det er god informasjonsflyt mellom dei ulike satsingsområda internt i seksjonen, og aktuelle prosjekter blir diskutert og delt på seksjonsmøte. LUK-koordinatoren fortel også at dei har tradisjon og kultur for å involvere andre: «Har blitt ein tradisjon i tenkinga som gjer at vi vil ta kontakt med andre som vi veit har noko anna i den kommunen. Primært slik det foregår.» Seksjonsleiaren seier dei jobbar med fleire andre prosjekt innafor lokal samfunnsutvikling, til dømes gjennom tettstadsprogrammet, bystasinga og hoppid. Han presiserer at dei jobba med lokal samfunnsutvikling før LUK-satsinga òg, men at LUK var ei anledning til å systematisere og sette ekstra «trøkk» på temaet. Lokal samfunnsutvikling er eit stort og vidt tema, og informatane meiner dette gir moglegheit for meirverdi ved at avdelingane i fylkeskommunen samarbeider tett. Samordning og samarbeid mellom avdelingar blir i fleire dokument framheva som viktig for at fylkeskommunen skal vere ein tydeleg medspelar for utviklingsarbeid i kommunane. Mellom anna i søknad om LUK-midlar til KRD for 2013, kor det står: «For å vere ein tydeleg medspelar for kommunane i utviklingsarbeid krev det tett samankopling mellom ulike avdelingar i fylkeskommunen. Regional- og næringsavdelinga koordinerer, samarbeider og samordnar oppgåver med bl.a plan- og analyseavdelinga, utdanningsavdelinga og kulturavdelinga. Tett dialog med kommunane, enkeltvis eller gjennom regionråda er ein føresetnad for å være ein tydeleg og samordna utviklingsaktør.» LUK-koordinatoren i fylkeskommunen opplyser at samarbeid og samordning mellom anna skjer gjennom ei referansegruppe. Gruppa møtes to gonger i året og består av to ordførarar, ein Fylkesrevisjonen i Møre og Romsdal Side 16 Side20

21 FR 4/2014: «Kommuneretta utviklingsarbeid» representant frå KS, ass. fylkesrådmann, avdelingsleiar frå kulturavdelinga og plan- og analyseavdelinga, samt seksjonsleiar og prosjektleiar frå regional- og næringsavdelinga. I følgje informanten kjem referansegruppa med innspel til område for samarbeid innan lokal samfunnsutvikling. I tillegg til den formelle kontakten gjennom referansegruppa, seier LUK-koordinatoren at dei har kontaktpersonar i forskjellige avdelingar som dei tar kontakt med når det oppstår viktige saker som må drøftast. Frå i år er det i tillegg oppretta ei samhandlingsgruppe og eit samhandlingsforum. Seksjonsleiar for kommuneseksjonen fortel at dei i løpet av det siste året har jobba konkret med korleis fylkeskommunen skal framstå meir samordna ovanfor kommunane. Mange avdelingar og fagområder jobbar mot kommunane, og gjennom samhandlingsgruppa er tanken at dei skal samordne prosjektoppfølging mellom dei ulike avdelingane betre. Alle avdelingar i fylkeskommunen samt representantar frå Fylkesmannen vart invitert til å delta. Samferdselsavdelinga og utdanningsavdelinga er ifølge LUK-koordinatoren ikkje med, men dei har blitt utfordra til å delta av leiargruppa: «..leiargruppa utfordra og utdanning og samferdsel til å vere med. Dei blei invitert, men kom ikkje nokon med.» Informanten fortel at dei i samband med utvikling av neste års Handlingsprogram Verdiskaping har invitert til eit samarbeid med utdanningsavdelinga. Samarbeidet går ut på korleis moglegheitene i næringslivet kan bli presentert for elever i vidaregåande skole og er initiert etter innspel frå ROR. Tanken er å bruke gründercamp som ein arena for å kople elevar og næringslivet saman for å profilere næringslivets behov for arbeidstakarar innafor sentrale næringar som mellom anna fiskeri, matfag og reiseliv. Ho meiner no det er viktig at utdanningsavdelinga er strategisk i val av områder og skoler kor dei kan løfte inn eit tema som kjem regionen til nytte: «No må dei tenke kor i regionen og på kva vidaregåande skoler vi skal løfte inn eit tema som kjem den delen av regionen til nytte. Må være strategisk i forhold til kva vi vel ut.» LUK-koordinatoren presiserer at samarbeid mellom avdelingane ikkje er eit absolutt mål, men må vere grunna i ein gevinst ved å samarbeide. Sett under eitt meiner dei vi har snakka med i regionalog næringsavdelinga at LUK-satsinga har bidratt til å betre det tverrfaglege samarbeidet internt i fylkeskommunen. Leiar for kommuneseksjonen uttaler: «Det er der [gjennom LUK] vi har fått synliggjort at dette [tverrfagleg samarbeid] er ei utfordring. Det har vært eit mål heile tida at dei ulike avdelingane i fylkeskommunen skal vere ein del av LUK, og vi har eigentlig blitt det meir og meir etter kvart.» Andre aktørar Kommunane blir helde fram som den viktigaste partnaren i lokal samfunnsutvikling. Som nemnt tidlegare, er det ikkje spesifikke LUK-kontaktar i kvar kommune, men regionråda har ei eiga rolle som representantar for sine kommunar. Regional- og næringsavdelinga seier dei har faste møte med LUKkontaktane i regionråda og dei er ein av instansane som blir involvert før dei bestemmer kva satsingsområder som skal bli prioritert kvart år. I følgje leiar for kommuneseksjonen har regionråda Fylkesrevisjonen i Møre og Romsdal Side 17 Side21

22 FR 4/2014: «Kommuneretta utviklingsarbeid» hatt noko ulik kapasitet og dei var i utgangspunktet tiltenkt ei større rolle i LUK-satsinga enn dei faktisk har tatt: «Dei var eigentlig tiltenkt ei litt større rolle enn dei faktisk har tatt. Det har sannsynlegvis med kapasitet å gjere.» I likskap med regionråda blir Fylkesmannen involvert i samband med val av satsingsområder før årleg LUK-utlysing. LUK-koordinator i fylkeskommunen fortel at dei samarbeider med Fylkesmannen om tildeling av skjønsmidlar og bygdemobiliseringsmidlar. Kommunane kan søke om midlar frå både fylkeskommunen og Fylkesmannen, og dei to siste åra har dei diskutert og delt informasjon seg i mellom. I følgje LUK-koordinatoren har samarbeidet utvikla seg enda meir gjennom det nyoppretta samhandlingsforumet og andre møtepunkt kor dei tar inn andre forhold som kan delast. Ho presiserer at det er viktig for å sjå heilheilt i lokalt utviklingsarbeid. Fylkeskommunen har òg ein samarbeidsavtale med Distriktssenteret 3 som mellom anna inneber at Distriktssenteret skal bidra med erfaring og kunnskap frå andre fylkeskommunar og formidling av dette i samband med nettverkssamlingar Tilbakemeldingar frå regionråd og prosjektleiarar Prosjektleiarane og regionråda svarer i all hovudsak positivt på spørsmålet om dei meiner fylkeskommunen si støtte til kommunane er samordna og koordinert. Det kjem likevel fram nokre forbetringspunkt. Nokon av respondentane svarer at dei har opplevd å få motstridande tilbakemeldingar frå ulike personar: «For det meste; ja. Noen ganger det er litt motstridende beskjeder fra forskjellige personer, men det må en regne med.» «Noe usikkerhet rundt siste tildeling, der vi måtte rigge om prosjektet og fikk ulike svar angående finansiering». Eit av regionråda meiner at innsatsen ikkje er samordna på tvers av avdelingane. Eit anna regionråd meiner det er uklart i kva grad andre avdelingar enn regional- og næringsavdelinga har vore kopla på satsinga: «Ikke samordnet på tvers av avdelingene i fylkeskommunen» «Satsingen fra Regional og næringsavdelingen har framstått som koordinert og samordnet. Det har imidlertid vært litt uklart i hvilken grad de øvrige avdelingene i fylkeskommunen (f.eks. kultur) har vært påkoblet denne satsingen.» 3 Distriktssenteret er ei offentleg verksemd som jobbar for å styrke kommunar og regionar si evne til å utvikle attraktive og vekstkraftige lokalsamfunn. Fylkesrevisjonen i Møre og Romsdal Side 18 Side22

23 FR 4/2014: «Kommuneretta utviklingsarbeid» 4.3 Vurdering Vi meiner data frå undersøkinga viser at fylkeskommunen har jobba med å få til betre samordning og koordinering internt i fylkeskommunen dei seinare åra. Det er mellom anna oppretta ulike fora som går på tvers av avdelingar og forvaltningsnivå. Alle avdelingane er likevel ikkje med, og tilbakemeldingar frå respondentar kan tyde på at fylkeskommunen har ein veg igjen for å framstå som godt samordna internt. Vi meiner samarbeidet mellom regional og næringsavdelinga og utdanningsavdelinga som koplar vidaregåande opplæring til behov i næringslivet er eit positivt eksempel på internt samordning. Dette er eit tiltak som kan få positive effektar både for rekruttering av nødvendig arbeidskraft i næringslivet og at fleire ungdomar blir i regionen. Dette er viktige målsettingar for fylkeskommunen sitt arbeid. Fylkesrevisjonen i Møre og Romsdal Side 19 Side23

24 FR 4/2014: «Kommuneretta utviklingsarbeid» 5. Måloppnåing - Korleis blir måloppnåing vurdert? Formålet med denne problemstillinga er å undersøke korleis måloppnåing i LUK-satsinga blir vurdert, både for enkeltprosjekt og større satsingar under eitt. Problemstillinga er beskrivande og vil ikkje bli vurdert mot noko revisjonskriterium. 5.1 Data Evaluering av enkeltprosjekt Midlane frå fylkeskommunen blir betalt ut etterskuddsvis. Kvart enkelt prosjekt må levere mål- og resultatskjema og fylkeskommunen skal gjere ei evaluering før utbetaling kan skje. I følgje LUKkoordinatoren er dette ikkje noko ein bruker mykje tid på. Ho seier dei som regel får såpass mykje informasjon om kva som er gjort i prosjekta gjennom oppfølging undervegs at dei kan konkludere ut i frå det. Ho seier nokon prosjekt ikkje blir realisert. Då blir midlane tilbakeført. I følgje LUKkoordinatoren er årsakar til manglande realisering ofte at det har vore søkt om midlar før prosjektet har vore godt nok forankra, eller som følgje av at små kommunar er sårbare ved uventa fråvær. Berre eit fåtal av prosjekta i utvalet vi har sett på er ferdigstilte. Prosjektleiarane vurderer likevel den foreløpige måloppnåinga i sine prosjekt som god. Fleire seier dei har nådd eitt eller fleire delmål, og har tru på at dei kjem til å nå måla dei har satt. Nokon av respondentane trekk likevel fram utfordingar i gjennomføring av prosjekta. Dømer som blir trekt fram er manglande interesse og forankring blant deltakande partar i kommunen og tronge økonomiske rammer. LUK-koordinatoren meiner òg at kartleggingsarbeidet som har vore gjort gjennom fleire LUK-prosjekt har hatt god måloppnåing. Det har vore innhenta mykje kunnskap som har blitt brukt i vidare planer i den enkelte kommune eller mellom kommunar. Kartleggingsarbeidet har vist kva ein skal legge vekt på og kva det ikkje er vits i å jobbe vidare med. Ho meiner det har vore gode resultat ut i frå kva prosjekta har fått pengar til Evaluering av samla satsingar Fylkeskommunen har ikkje gjennomført samla evalueringar av innsatsområder innafor LUK-satsinga. I intervju får vi opplyst at dette heng saman med at mange prosjekt ikkje er ferdigstilt enno. Regional- og næringsavdelinga seier dei i tida framover kjem til å fokusere på resultata av prosjekta som er satt i gang, både gjennom LUK og Bulyst-satsinga. Dei uttaler: «Naturleig å gå litt djupare ned for å sjå på korleis desse prosjekta har bidratt til endre på kommunale tenester og overordna samfunns- og regionalplanlegging.» Dei 13 kommunane som driv prosjekt innan arbeidsinnvandring og inkludering blir trekt fram som særleg aktuelle å sjå nærare på gjennom ei ekstern evaluering. I løpet av arbeidet med denne forvaltningsrevisjonen har fylkeskommunen satt i gang evaluering av kurset i utviklingsarbeid og prosessleiing. Eit spørjeskjema skal i følgje regional- og næringsavdelinga sendast ut til alle deltakarar for å finne ut kva effektar kurset har hatt og korleis kommunane har tatt Fylkesrevisjonen i Møre og Romsdal Side 20 Side24

25 FR 4/2014: «Kommuneretta utviklingsarbeid» i bruk kompetansen. Dei opplyser òg at dei vil spørje om kva kommunane forventar av fylkeskommunen i det vidare arbeidet med lokal samfunnsutvikling. Fylkesrevisjonen i Møre og Romsdal Side 21 Side25

26 FR 4/2014: «Kommuneretta utviklingsarbeid» 6. Suksesskriterier - Kva tiltak og arbeidsformer ser ut til å gi særleg god måloppnåing? Vi har lagt til grunn at det her er snakk om kva som er viktige føresetnader for å lykkes i lokalt utviklingsarbeid. Som grunnlag for å svare på problemstillinga har vi spurt LUK-koordinator i fylkeskommunen, regionråda og utvalet av prosjektleiarar om kva tiltak og arbeidsformer dei meiner gir særleg god måloppnåing. Det vil dermed danne grunnlag for å kunne seie noko om kva respondentane oppfattar som viktige føresetnader. I tillegg vil vi presentere funn frå forsking på området. Problemstillinga er beskrivande og vil ikkje bli vurdert mot noko revisjonskriterium. 6.1 Data Tilbakemeldingar frå fylkeskommunen, regionråd og prosjektleiarar LUK-koordinatoren meiner det er viktig at fylkeskommunen er synleg og tilgjengeleg i arbeidet med lokal samfunnsutvikling. Det må vere kort veg ut til kommunane slik at fylkeskommunen kan få innspel til kva tiltak som bør settast i verk. Ho meiner tett samhandling internt er avgjerande både i forhold til rådgiving, oppfølging og tilskotsforvalting. Gode møteplassar kor fleire avdelingar deltar, blir trekt fram som viktig for å legge til rette for dette arbeidet. Når det gjeld tiltak, meiner LUK-koordinatoren det er viktig at det er kontinuitet og samanheng i satsinga. Døme på dette er at fylkeskommunen heile tida har hatt fokus på at god samfunnsplanlegging krev gode samfunnsanalyser, og at utviklingstiltak i kommunane skal vere forankra i kommuneplanen. Det har òg vore fokusert på satsingsområde som skal tene regionen og føre til tettare samarbeid mellom kommunar, til dømes tilflytting og integrering som vert trekt fram som avgjerande for økonomisk vekst i næringslivet. Felles møteplassar og nettverk blir sett som på som viktig av dei fleste prosjektleiarane og regionråda i utvalet. Erfaringsutveksling mellom ulike prosjekt i kommunane og dialog med fylkeskommunen er noko fleire av respondentane meiner er nyttig og avgjerande for å forme fruktbare prosjekt og stimulere til framdrift. Nettverk og møteplassar blir òg trekt fram som viktig for å utvikle samarbeid på tvers av kommunegrenser og sektorar. Forankring av prosjekta, både fagleg og politisk, blir sett på som avgjerande for gjennomføringa, og fleire peikar på at fylkeskommunen må vere tydeleg på kva dei krev av resultat. Ein respondent seier mellom anna: «Viktig at fylkeskommunen er tydelige på kva dei krev av resultat. Dette tvingar fram ei konkretisering av problemstillingar, som ein ikkje alltid ser når ein planlegg prosjekt. Viktig å vere kritisk til kompetanse og økonomiske ressursar kommunane har til disposisjon i prosjektet, og om det er politisk vilje til å gjennomføre.» Ein av regionrådsleiarane framhevar langsiktig og målrettta arbeid med lokal samfunnsutvikling som avgjerande. Ho påpeiker at å byggje relasjonar, kapasitet og kompetanse i lokal samfunnsutvikling tek tid og når ein er godt i gang er det er det ein risiko for at pengane er brukt opp. Respondenten meiner òg at finansiering av mange små enkeltprosjekt fører til stor «prosjektslitasje», og endringar i prioriterte område frå år til år kan svekke ei langsiktig og målretta satsing. Fylkesrevisjonen i Møre og Romsdal Side 22 Side26

27 FR 4/2014: «Kommuneretta utviklingsarbeid» Kva seier forsking? Då LUK starta i 2010 vart det samstundes sett i gang ei følgjeevaluering av satsinga i regi av Telemarkforsking og Arbeidsforskingsinstituttet. Ei statuskartlegging frå 2011 (Berge m.fl.) peikar på god lokal og regional, intern og ekstern samhandling og samordning som avgjerande for å nå målsettingane i LUK-satsinga. Det blir konkludert med at dei regionale partnarskapa skaper arenaer for samordning av økonomisk og fagleg støtte til kommunane og fylkeskommunane. Ein oppfølgingsrapport om partnarskap som samhandlingsarena (Berge, 2012) prøver å spore tiltak, arbeidsmåtar og strukturar som syns å gi effekt lokalt. Rapporten peiker på at samordning av utviklingsarbeid gjeng føre seg på mange arenaer, og er ofte lokalt og regionalt tilpassa. Dei hevdar det likevel kan virke som om dei fylkeskommunane som lukkast best med dette arbeidet har: «1) prioritert og forankra samordning og samhandling i fylkeskommunen. Fylkeskommunen har klart definerte arenaer og strategiar for samordning. 2) Dei har eit leiarnivå med interesse for og fokus på samordning. Om ikkje leiinga i fylkeskommunen eller partnarskapet er opptekne av samordning, kan det virke vanskeleg å få dette til å gjennomsyre organisasjonen. 3) Dei har etablert både eit strategisk og eit operasjonelt fokus, samt god vertikal kommunikasjon mellom dei to. Det strategiske nivået må ha vilje og evne til å forankre vedtak i organisasjonen. Det operasjonelle nivået opererer feltnært og må ha vilje og evne til å forankre kunnskap og behov oppover til leiing. Ein god dynamikk mellom dei to ledda er avgjerande. 4) Vidare har ein sikra fylkespolitisk forankring, noko som gjev ein verdifull politisk og administrativ samhandlingsarena. 5) Det synes dessutan som om klart definerte arenaer for samordning er eit suksesskriterium. Det er dessutan svært viktig at deltakarane opplever at denne møteplassen er gjennomtenkt og har mandat til å arbeide planmessig. Ingen har tid til å møtast berre for å møtast. 6) Ikkje minst er det viktig med ein aktiv og dynamisk bruk av partnarskap. Ulike partnarskap er kanskje den viktigaste og mest effektive arenaen for samordning ein har; lokalt, regionalt, strategisk og operativt. I tillegg må det vere dynamikk i partnarskapa: Dei må kunne fasast ut om dei ikkje lenger har ein funksjon eller er den føretrekte arenaen. 7) Vidare er det viktig å klare å dele den tause og personspesifikke kunnskapen i organisasjonen(ane), og 8) sikre kontinuitet. Samordningsprosessar tek tid - endring tek tid. 9) Det er viktig å sikre god kommunikasjon med og nærleik til kommunane. Stikkord her er lokal forankring og nedanfrå og opp-prosessar i arbeidet med å sameine utviklingsarbeidet. 10) Ikkje minst er det viktig å forankre og gjere seg nytte av ekstern kompetanse, støtte og finansiering. Fleire stader er denne oppgåva med hell lagt til det operative nivået i fylkeskommunen (med backing frå strategisk og politisk nivå), der ein har klart å nytte t.d. KRD sine virkemiddel i etablert utviklingsarbeid.» Rapporten peikar på at den mest vellukka samhandlinga ser ut til å skje på arenaer der utviklingsarbeid er breiast mogleg forankra, både horisontalt og vertikalt i forvaltingssystemet lokalt/regionalt. For å oppnå god forankring meiner LUK-forskarane ein bør fokusere på prosessleiing heller enn prosjektleiing som arbeidsform. Prosessleiing handlar om å involvere fleire deltakarar i å skape mål Fylkesrevisjonen i Møre og Romsdal Side 23 Side27

28 FR 4/2014: «Kommuneretta utviklingsarbeid» og arbeide for å nå måla saman. Det vil vere lettare å realisere felles mål når fleire er med på å lage dei. I studien Suksessrike distriktskommunar (Kobro m.fl., 2012) blir det konkludert med at god næringsog befolkningsutvikling verken handlar om god kommuneøkonomi, spesielt gode samfunnsplaner eller at dei er organisert på ein bestemt måte. Suksess handlar meir om nærvær av ein offensiv utviklingskultur: om engasjement hos enkeltpersonar og om kvaliteten på samhandlinga mellom personar på tvers av kommunal, privat og frivillig sektor. Ein rapport (Carsslon m.fl., 2013) som vurderer resultat og effektar av det lokale utviklingsarbeidet i Rauma og Rindal kommune hevdar at å leite etter beste praksis som løysing på utviklingsproblema til ein kommune sannsynlegvis vil vere ein mislykka strategi. Utviklingsarbeidet må vere tilpassa dei lokale forholda: «Lokalt utviklingsarbeid skjer på historiske premisser og i samspill med ulike hendelser og påvirkningsfaktorer over tid og flettes inn i dagliglivet på et sted. Dette gjør at prosessene, eller måten det lokale utviklingsarbeidet skjer på har stor betydning for hvilke resultater det er mulig å oppnå.» Kjenneteikn på gode utviklingsprosessar er at dei er opne, langsiktege og sikrar medverknad. Medverknad frå lokale eldsjeler, frivillige organisasjonar og næringsliv og langsiktig fokus blir trekt fram som vesentleg for og nå målsettingane i arbeidet med lokalt utviklingsarbeid. Fylkesrevisjonen i Møre og Romsdal Side 24 Side28

29 FR 4/2014: «Kommuneretta utviklingsarbeid» 7. Konklusjon og anbefalingar Forsking på lokal samfunnsutvikling peikar på god lokal og regional, intern og ekstern samhandling og samordning som viktige føresetnader for å nå målsettingane. Det blir òg trekt fram at å leite etter beste praksis i form av konkrete tiltak som løysing på utviklingsproblema til kommunar sannsynlegvis vil vere ein mislykka strategi. Å legge til rette for gode prosessar som involverer aktørar frå ulike instansar i å skape mål, og arbeide saman for å nå måla blir framheva som viktige suksesskriterier. Ein viktig oppgåve for fylkeskommunen som regional utviklingsaktør vil soleis vere å etablere arbeidsformer og møteplassar som legg til rette for god samhandling, både intern og eksternt. Datagrunnlaget i denne rapporten tyder på at fylkeskommunen er opptatt av og arbeider bevisst med ulike former for samordning og samhandling, både på tvers av forvaltningsnivåa (fylkeskommune, kommune og fylkesmannen) og internt på tvers av avdelings-, fag- og sektorgrenser. Leiinga i fylkeskommunen besøkte i starten av LUK-satsinga politisk og administrativ leiing i alle kommunane i Møre og Romsdal. Besøka synleggjorde at mange kommunar mangla kompetanse til å gjennomføre samfunnsanalysar som grunnlag for kommuneplanlegginga. Fylkeskommunen møtte dette med tilbod om kurs for å løfte kompetansen. Innsatsen til fylkeskommunen kan dermed seiast å vere proaktivt retta mot å møte kommunane sine behov og utfordringar. Slike nedanfrå og oppprosessar bidrar til å sikre lokal forankring i arbeidet. I dei årlege utlysingane har fylkeskommunen lagt vekt på at utviklingsprosjekt skal vere forankra i målsettingar i kommuneplana og oppfordra til samarbeid mellom kommunar. Dette bidrar til samanheng og heilskap i satsinga. LUK-tematikk er vidare implementert i eksisterande møteplassar, som plannettverka og regionråda. I tillegg er det oppretta ei rekke møteplassar for pågåande prosjekt. Desse vert vektlagt som viktige av respondentane i utvalet, både som arena for erfaringsutveksling og påfyll. Tettare dialog og tydleg avklaring av forventningar og krav er eksempel respondentane trekk fram som forbetringsområder. Fylkeskommunen seier sjølv at dette er områder dei vil ha fokus på i tida framover. Vi meiner tidleg involvering og tydeleg avklaring av forventingar og ansvar kan bidra til at prosjekta blir meir målretta og forankra. Vi anbefaler fylkeskommunen å følgje opp dette i det vidare arbeidet. Data frå undersøkinga tyder på at fylkeskommunen har jobba med å få til betre samordning og koordinering internt i fylkeskommunen dei seinare åra, mellom anna gjennom oppretting av ulike fora på tvers av avdelingar. Alle avdelingane er likevel ikkje med, og tilbakemeldingar frå respondentar kan tyde på at fylkeskommunen har ein veg igjen for å framstå som godt samordna internt. Vi anbefaler fylkeskommunen å halde fram med å legge til rette for gode prosessar som involverer ulike deltakarar i det langsiktige arbeidet med lokal samfunnsutvikling, både internt i fylkeskommunen og mellom eksterne aktørar. Fylkesrevisjonen i Møre og Romsdal Side 25 Side29

30 FR 4/2014: «Kommuneretta utviklingsarbeid» 8. Høyring Rapporten vart sendt på høyring til fylkesrådmannen, regional- og næringssjefen og regionråda den 27.oktober. Høyringsmøte med regional- og næringsavdelinga vart gjennomført den 3.november. Som følgje av dette møtet vart det gjort nokre mindre endringar og presiseringar i datadelen av rapporten. Vi fikk skriftleg høyringssvar frå fylkesrådmannen den 5.november. Der går det fram at dei ikkje har merknader til konklusjon og anbefalingar i høyringsutkastet. Høyringssvaret er i vedlegg 3. Fylkesrevisjonen i Møre og Romsdal Side 26 Side30

31 FR 4/2014: «Kommuneretta utviklingsarbeid» Kjelder og støttelitteratur Rapportar: Berge, Ola K., Brandtzæg, A. og Svardal, S. (2011): «Styring og engasjement Føljeevaluering av lokal samfunnsutvikling i kommunane (LUK), statusrapport», Telemarksforsking, TF-rapport nr Berge, Ola K. (2012): «Partnarskap som samhandlingsarena samordning og samhandling i regionalutvikling», Telemarksforsking, TF-notat nr. 11/2012. Carlsson, E., Haugum, M. og Aasetre, J. (2013): Lokalt utviklingsarbeid ei vurdering av resultater og effekter i Rindal og Rauma kommune. Trøndelag Forsking og Utvikling Rapport 2013:3. Kobro, Lars U., Vareide, K. og Hatling, M. (2012): Suksessrike distriktskommuner en studie av kjennetegn ved 15 norske distriktskommuner. Telemarksforsking: TF-rapport nr Artiklar og nettressursar: Wekre, Torbjørn og Solbakken, M.: «Utviklingskultur viktigere enn kommunestruktur», kronikk i Sunnmørsposten Frå regjeringa.no: «Forskarane skryter av fylkeskommunane» Dato: ar-skryter-av-fylkeskommunane.html?id= «Nyttig kommuneturné i Møre og Romsdal» Dato: Frå mrfylke.no: Fylkeskommunale dokument: Fylkesplan Handlingsprogram Verdiskaping Søknad om LUK-midlar til KRD for åra «LUK i Møre og Romsdal» oppsummering av satsinga Handlingsplan 2015 for betre samhandling internt og tettare oppfølging eksternt Møtereferat frå møte i plannettverka Fylkesrevisjonen i Møre og Romsdal Side 27 Side31

32 Vedlegg 1 Revisjonskriterium I St. meld. nr. 25 ( ) «Lokal vekstkraft og framtidstru» er aktivt lokalt utviklingsarbeid og utvikling av attraktive lokalsamfunn i kommunane løfta fram som viktig for å nå hovudmålet i distrikts- og regionalpolitikken. Fylkeskommunane har ei viktig rolle som råd- og støttegivar samt koordinator i lokalt utviklingsarbeid. I Stortingsmeldinga blir det slått fast at vekstkraft kommer nedanfrå og at lokale utfordringar blir best møtt med lokale initiativ. Det blir trekt fram at statlege og regionale styresmakter har ei viktig oppgåve i å legge til rette for vekstkraft nedanfrå, og fylkeskommunen blir løfta fram som ein viktig aktør for å styrke arbeidet med mobilisering og lokal samfunnsutvikling i kommunane. Satsinga Lokal samfunnsutvikling i kommunane (LUK) er ei oppfølging av St. meld.nr. 25 ( ) «Lokal vekstkraft og framtidstru», og skal styrke kommunane sitt arbeid med å bygge attraktive lokalsamfunn 4. Hovudmålsettinga er at kommunane skal bli enda betre til å planlegge, mobilisere, samarbeide og gjennomføre utviklingsprosjekt, for på det viset å utvikle meir attraktive lokalsamfunn. Målet inneber å betre kompetansen og kapasiteten til å drive kontinuerleg utviklingsarbeid i kommunane gjennom å utvikle eit tettare samarbeid både mellom fylke og kommunar og mellom fleire kommunar. Det skal skje gjennom at fylkeskommunane si rolle som samordnar, aktiv rådgjevar og støttespelar overfor kommunar med utviklingsbehov vert styrkt. Satsinga starta i 2010 og held fram ut Resultatmål for LUK- satsinga: 1. Fleire kommunar er sterke utviklingsaktørar og arbeider kontinuerleg med å bygge opp attraktive lokalsamfunn. 2. Initiativ frå innbyggarar, bedrifter, entreprenørar, eldsjeler og frivillige organisasjonar er godt integrerte i utviklingsarbeidet. 3. Fylkeskommunane har betre kapasitet og kompetanse til å styrke arbeidet med lokal samfunnsutvikling i kommunane. 4. Fylkeskommunane har oversikt over aktuelle utviklingsprogram og kan samordne fagleg og økonomisk støtte til kommunane. 5. Utnyttinga av verkemiddel til lokale utviklingstiltak er meir effektiv. Resultatmål nr. 2 handlar om at ein skal sikre initiativ nedanfrå og opp. LUK skal bidra til at alle relevante aktørar og grupperingar har tilgang til og er godt integrerte i det lokale utviklingsarbeidet. For fylkeskommunen sin del dreier dette seg om å leggje til rette for å følgje opp kommunane sitt arbeid med slik medverking og forankring. Resultatmål nr. 3, 4 og 5 dreiar seg om samordning, kommunikasjons- og kompetanseflyt i fylkeskommunen. Tverrfagleg arbeid og samordning mellom økonomiske verkemidlar og kompetanserådgiving, både mellom ulike avdelingar i fylkeskommunen og i ulike samarbeid over 4 regjeringen.no / Kommunal- og moderniserings... / Kva er LUK-satsinga? I Side32

33 fylkes-, region og kommunegrenser blir vektlagt her. Samtidig er det eit viktig at fylkeskommunens innsats blir oppfatta som målretta, relevant, treffsikker og koordinert 5. Ut i frå dette legg vi til grunn at fylkeskommunen skal legge til rette for å sikre lokal medverknad og forankring i det lokale utviklingsarbeidet, og innsatsen skal vere godt samordna. Utleidd revisjonskriterium: Fylkeskommunen skal legge til rette for å sikre lokal medverknad og forankring i det lokale utviklingsarbeidet Fylkeskommunen sin innsats i det lokale utviklingsarbeidet bør vere godt samordna. 5 Utleiing er basert på følgjeevaluering av LUK-satsinga i regi av Telemarkforsking. Side33

34 Vedlegg 2 Oversikt over LUK-tildelingar År Tittel Søker Innvilget 2011 " Rammer for fellestenesteutvikling Fræna og Aukra " Aukra Kommune " Strategi for posisjonering av Norddal kommune" Norddal Kommune " Stevnemøte på Sunnmøre " Ålesund kommune " Idedugnad for utvikling på Nordøyane/Lepsøya " Lepsøya Bygdeutval " Analyse av utvikling og utfordringer på Indre Nordmøre" Indre Nordmøre " Intergreromgstiltak med fokus på språk og kultur " Haram Kommune " Levekårsprosjektet - hovedprosjektet" Kristiansund Kommune "Kompetanseløft innen prosessledelse " Ålesundsregionens utviklingsselskap "Økokommunen Tingvoll " Tingvoll Kommune " Sentrumsutvikling - Kristiansund kommune " Kristiansund Kommune " Utvikling av bustadområde - nabo hjelper nabo" Ørskog Kommune " Gjennomføring av samfunnsanalyse " Halsa Kommune " Forprosjekt for tilrettelegging for innovasjon og nyskaping i Brandal sentrum" Hareid Kommune " Skaparglede i Sentrumsutvikling " Sykkylven Næringsutvikling " Forseight Herøy " Herøy Kommune " Regional samfunnsanalyse for Eiksundregionen" Ørsta Kommune " Byen som regional motor på Nordmøre og Romsdal" Møre og Romsdal Utvikling AS " Byen som motor i regionen" Ålesund Kunnskapspark AS Aktivitets- og redegjørelsesplikten - en metode i omdømmebygging KUN senter for kunnskap og likestilling Administrasjonkostnader for gjennomføring av LUK Møre og Romsdal fylkeskommune Markesdføring av regionen. NæringsSørvis AS v/torill B Kyllo Trainee Indre Nordmøre / FRAM Trainee Profero AS Null-konsesjon som busetjingsverkemiddel Stranda kommune, Næringsavdelinga Korrigert søknad LUK: Ålesund som lokomotiv Sunnmøre i framtida Co/Ålesund Kunnskapspark Furene/Hovdebygda. Strategiar for regionalt knutepunkt Kommunane Volda og Ørsta Kvalitetsleiing i Giske - prosessar og verkty Giske kommune Interkommunalt plansamarbeid Skodje kommune Kulturløft Sunnmøre Sunnmøre regionråd IKS Skiltplan og skilting - Langevåg sentrum Sula kommune Interkommunalt samarbeid om posisjonering av Molde ROR v/molde Næringsforum Side34

35 2012 Fremtidige utviklingsretninger for ORKide Ordfører og Rådmannskollegiet for Nordmøre Næringsplan for Sunnmøre, et forprosjekt Sunnmøre regionråd IKS Samfunnsutvikling for alle i Ulstein og Herøy KUN senter for kunnskap og likestilling KUL-TUR-STI Rindal kommune Søknad om tilleggsbevilgning til Trainee Sunnmøre Sunnmøre i framtida Co/Ålesund Kunnskapspark Vestlandsk Vidsyn Sogn og Fjordane Fylkeskommune Organisering, næringsutvikling i Kristiansundsreg. Kristiansund kommune Styrking av planarbeid i kommunane Møre og Romsdal fylkeskommune Prosjektleiing og administrasjon av LUK 2012 Møre og Romsdal fylkeskommune Kurs i utviklingstiltak og prosessleiing Møre og Romsdal fylkeskommune Arbeidsinnvandringskonferanse i Møre og Romsdal Regional- og næringsavdelinga, Møre og Romsdal fyl Undersøking om lokalt utviklingsarbeid Regional- og næringsavdelinga, Møre og Romsdal fyl Vestlandsk vidsyn Regional- og næringsavdelinga, Møre og Romsdal fyl Lokal samfunnsutvikling i kommunane (LUK) Romsdal Regionråd (ROR) Kurs i utviklingsarbeid og prosessledelse, tillegg Møre og Romsdal fylkeskommune Strategisk næringssamarbeid mellom Sunndal og Surnadal Surnadal Kommune Kompetanserekruttering og integrering i Volda og regionen Volda kommune Integrering trinn 2 Aure kommune K6Sunnmøre Skodje kommune Norddal kommune, Stordal kommune, Stranda 2013 Kartlegging og inkludering av arbeidsinvandrarar kommune Nordmøre i samspill ORKide c/o Nordmøre Næringsråd Scenarioprosjekt Surnadal 2030 Surnadal Kommune Vestlandsk Vidsyn 2014 Møre og Romsdal fylkeskommune Kartlegging og verdisetting av friluftslivsområder i kommunene rundet Romsdalsfjorden Møre og Romsdal fylkeskommune v/kulturavdelinga Administrasjonskostnader LUK 2013 Møre og Romsdal fylkeskommune Politiske vedtak Politiske vedtak Politiske vedtak Sum Side35

36 Fylkesrevisjonen FYLKESRÅDMANNEN Dykkar ref: Dykkar dato: Vår ref: Vår saksbehandlar: Vår dato: 69023/2014/ Gunhild Dahle Høyringssvar til utkast til revisjonsrapport 4/2014 Vi viser til høyringsutkast 4/2014: «Kommuneretta utviklingsarbeid», datert Vi vil takke for godt samarbeid med revisjonen. Det er viktig for oss at nokon utanfrå stiller spørsmål om satsinga på lokal samfunnsutvikling (LUK). Revisjon stadfester at tett samarbeid og oppfølging av kommunane som er opptekne av lokal samfunnsutvikling er viktig. I tillegg vart det anbefalt å halde frem med prosessar som tek sikte på å utvikle samarbeid og samordning internt i fylkeskommunen. Sjølv om den 5-årige LUK-satsinga no er over, vil vi i følgje opp anbefalingane gjennom kommuneretta utviklingsarbeid i handlingsprogram Verdiskaping for neste år. Det kan og nemnast at ei eiga samhandlingsgruppe med deltakarar frå fleire avdelingar i fylkeskommunen og frå Fylkesmannen, vil arbeide vidare for å bli betre på intern samordning og prosjektoppfølging ute i kommunane. Vi har elles ingen merknader til konklusjon og anbefalingar i utkastet. Med helsing Ottar Brage Guttelvik Fylkesrådmann Bergljot Landstad Regional- og næringssjef Dokumentet er elektronisk godkjent og krever derfor ikke signatur Postadresse: Fylkeshuset, 6404 Molde Besøksadresse: Julsundveien 9 Telefon: Telefaks: e-post: post@mrfylke.no Side36

37 Møre og Romsdal fylkeskommune Fylkeshuset 6404 Molde Telefon E-post: Side37

38 saksframlegg Dato: Referanse: Vår saksbehandlar: /2014 Hans Blø Saksnr Utval Møtedato KO 50/14 Kontrollutvalet Prosjektskisse - Bruttoanbod i bussdrifta Bakgrunn Forvaltningsrevisjonsprosjektet «Bruttoanbod i bussdrifta» er det siste i bestillinga av prosjekt i 2014, vedtatt av fylkestinget i sak T-51/13. Rapporten er føresett levert til behandling i kontrollutvalet den 18. mars Fylkesrevisjonen har utarbeidd eit forslag til prosjektgjennomføring, med problemstillingar og vurderingskriteria. Prosjektskissa følgjer vedlagt. Vurdering Som nemnt i sak Ko-51/13 kjem dette prosjektet litt tidleg i høve til omlegginga av anbodsregimet innan kollektivtransporten. Det er først frå 2015 ein får full omlegging til bruttokontraktar innan bussområdet. Det var imidlertid eit ønskje frå fylkestinget å få sett på omlegginga allereie no, særleg knytt til om forventningane til dei økonomiske verknadene blir innfria. Forslag til vedtak: Kontrollutvalet godkjenner forslaget til prosjektskisse for prosjektet «Bruttoanbod i bussdrifta». Kontrollsjefen får fullmakt til å gjere mindre endringar eventuelt presiseringar i prosjektet, med melding tilbake til kontrollutvalet. Hans Blø kontrollsjef Vedlegg 1 Prosjektskisse - Bruttoanbod i bussdrifta Side38

39 Prosjektskisse FR 1/2015 PROSJEKTSKISSE forvaltningsrevisjonsprosjekt 1/2015 Bruttoanbod i bussdrifta Bestilling: Fylkestinget vedtok i sak T-51/13 at det skulle bli gjennomført eit forvaltningsrevisjonsprosjekt om bruttoanbod i bussdrifta. Skisse for prosjektet blir diskutert i kontrollutvalsmøte Grunngjeving for prosjektet i T-51/13: «I budsjett- og årsrapportdokumenta er det særleg fokus på det nye anbodsregimet i bussdrifta, knytt til bruttoanbod, inntektsansvar for fylkeskommunen og nytt billetteringssystem. Det nye regimet gir fylkeskommunen administrative utfordringar, i tillegg til at dei fastsette økonomiske rammene blir utfordra av endringar, - nye krav, tilpassing av ruter m.v. Området er følgjeleg risikofylt. Det er og fokus på og ønske om å få utnytta betre og meir effekt av busstilbodet. Det nye anbodsregimet vil gi moglegheit for dette. Blant forslaga i spørjeundersøkinga til medlemene i fylkestinget er det og forslag å få evaluert anbodsregimet i bussdrifta, spesielt dei økonomiske verknadene. Jamvel om det er noko tidleg å evaluere det nye anbodsregimet i bussdrifta i 2014, har temaet fått såpass fokus at eit prosjekt på området bør vere aktuelt, som ei tidlegevaluering om kva ein har oppnådd, og moglege gevinstar vidare». Bakgrunn: Kollektivtransporten i Norge har tidligare vore unntatt frå kravet om konkurranseutsetting. I Møre og Romsdal har hatt forhandla nettokontraktar med rutebilselskapa. EU har vedtatt at konkurranse skal vere hovudprinsipp ved tildeling av tilskot og ruteløyve, og all kollektivtransport skal vere basert på konkurranse innan Det er to kontraktsformer som er aktuelle for kollektivtransport: nettokontrakt og bruttokonktrakt. Fylkeskommunen i Møre og Romsdal har valt bruttoanbod som kontraktsform. I nettokontraktar er det rutebilselskapa som har inntektsansvaret i kontraktsperioden, i bruttokontraktar er det fylkeskommunen. Det å ha inntektsansvaret inneber ein risiko for den som har det. Oppgåvefordelinga mellom fylkeskommunen og transportøren er ulik ved nettokontrakt kontra bruttokontrakt, og bruttokontrakt inneberer at vesentleg fleire oppgåver ligg til fylkeskommunen (sjå tabell 1 under). Bruk av anbod krev profesjonell kompetanse om innkjøp og kontraktsforvaltning samtidig som fylkeskommunane får ansvar for inntekter, billettering, marknadsføring, ruteplanlegging og ruteopplysning. Det blir derfor behov for å bygge opp kompetanse og kapasitet i fylkeskommunen. Fylkesrevisjonen i Møre og Romsdal Side 1 Side39

40 Prosjektskisse FR 1/2015 Tabell 1. Oppgåvefordeling fylkeskommunen og rutebilselskap ved nettokontrakt og bruttokontrakt. Nettokontrakt Bruttokontrakt Oppgåver: Rutebil- MRFK Rutebilselskap MRFK selskap Styring av kollektivtrafikken X X Skoleskyss X X X X Kjøp av transporttenester X X Dagleg drift X X Driftsplanlegging X X Ruteplanlegging X X Takstsystem X X Takstar (X) X X Elektronisk billettering X X X Inntektsansvar X X Holdeplasser og leskur X X Ruteinformasjon på haldeplassar X (X) X Profilering X X Telefonisk ruteoppslysning X X X Rutehefter X (X) X Valet av bruttoanbod som kontraktsform blei begrunna slik (SA-52/08): Auka konkurranse om anboda Redusert pris på anboda pga. redusert risiko for operatøren Meir like konkurransevilkår mellom anbydarane Større fridom til å drive takstforsøk og innføre nye takst- og rabattsystem Innføre brukarundersøkingar med måling av kor nøgd dei reisande er Betre samla styring av kollektivtrafikken i fylket Betre profilering av kollektivtilbodet i fylket Betre ruteplanlegging, marknadsføring og informasjon Arbeidet med å innføre bruttokontrakt blei vedteke i 2008, og første kontrakt blei inngått i Anboda er delt inn i geografisk avgrensa pakkar for at fleire selskap skal ha moglegheit til å gi anbod. Om lag ¼ del av rutebiltransporten i fylket er nå satt på anbod med bruttokontrakt (T- 73/13). Tabellen 2 under viser kva type kontrakt som er inngått i dei ulike geografiske områda i fylket og varighet på kontraktane. Fylkesrevisjonen i Møre og Romsdal Side 2 Side40

41 Prosjektskisse FR 1/2015 Tabell 2. Type kontrakt etter område. Område Operatør Type kontrakt Kontraktslengde Aukra Aukra Auto Forhandla nettokontrakt Eide Eide Auto Forhandla nettokontrakt Fræna Atlantic Auto Forhandla nettokontrakt Indre Nordmøre Nettbuss Forhandla nettokontrakt Kristiansund, Averøy, Smøla og Aure Tide Anbod Molde og Gjemnes Anbod ila Rauma Veøy Buss Forhandla nettokontrakt Timeekspressen og Mørelinjen Nettbuss Forhandla nettokontrakt Ålesund, Giske og Sula Nettbuss Anbod Problemstillingar: Førebels overordna problemstilling: Kva har fylkeskommunen oppnådd så langt med overgangen til bruttoanbod innan bussdrifta? Førebels punkt å sjå på for å svare på overordna problemstilling: Organisering for å handtere dei nye oppgåvene i fylkeskommunen Samanlikne kostnader ved ein bruttokontrakt og ein forhandla nettokontrakt Måloppnåing så langt Avgrensingar: Overgangen til bruttoanbod er ikkje fullført. Fylkeskommunen har to nettokontraktar med bruttoanbod, som har vart i 1-2 år. Det er for tidleg å sjå på måloppnåing med overgangen ennå. Rapporten vil derfor vere ein statusrapport om kor fylkeskommunen har komme i arbeidet med overgangen og kva dei har fått til så langt. Metode: I prosjektet kan det være hensiktsmessig å kombinere kvalitativ og kvantitativ metode. Moglege metodar å bruke: Intervju med nøkkelpersonar Rekneskapsanalyse Dokumentanalyse Statistikk om bruken av kollektivtransport i fylket Brukarundersøkingar om dette er gjennomført Fokusgruppe Observasjon Fylkesrevisjonen i Møre og Romsdal Side 3 Side41

42 Prosjektskisse FR 1/2015 Revisjonskriterium: Moglege kjelder til revisjonskriterium: Vedtak om å setje bussdrifta ut på bruttoanbod (SA- 52/08) og andre politiske saker i den samanheng Fylkesplan med handlingsplan for satsingsområdet samferdsel Fylkesdelplan transport Kollektivstrategi Rapporteringsfrist til Kontrollsjefen: Fylkesrevisjonen tek sikte på at endelig forvaltningsrevisjonsrapport skal vere levert til kontrollsjefen 9.3. Kontrollsjefen får kopi av rapportutkast som vert sendt ut på høring i uke 9. Eksterne ressursar: Fylkesrevisjonen planlegg ikkje å nytte ekstern bistand i prosjektet. Milepælsplan: Uke/dato Uke Uke 49-51, 2-5 Uke 6-7 Uke 8 Uke 9: 26.2 Uke 10: 5.3 Uke 10: 9.3 Uke 11: 11.3 Uke 12: 18.3 Uke 16: 13.4 Milepæl Planlegging Gjennomføringsfase Rapportskriving Kvalitetssikring av rapport Rapportutkast sendt på høring (kopi til kontrollsjefen) Høyringsfrist Endeleg rapport levert kontrollsjef Utsending av rapporten til kontrollutvalet Behandling i kontrollutvalet Eventuell behandling i fylkestinget Fylkesrevisjonen i Møre og Romsdal Side 4 Side42

43 saksframlegg Dato: Referanse: Vår saksbehandlar: /2014 Hans Blø Saksnr Utval Møtedato KO 51/14 Kontrollutvalet Fylkestinget Styrking av kontrollutvalets formelle status Bakgrunn I samband med behandlinga av sak Ko-36/14 Forslag til økonomiplan med budsjett for 2015 for Sentrale kontrollorgan, i møte den 24. september d.å., bad kontrollutvalet om at kontrollsjefen førebudde ei sak knytt til spørsmålet om ev. styrking av kontrollutvalets formelle status i fylkeskommunen. Det vart lagt til grunn at eventuelle endringar burde gjerast gjeldande frå ny valperiode hausten Oppmodinga vart gjort m.a. med bakgrunn i følgjande kommentar frå kontrollsjefen i saksframlegget til budsjettet: «Kontrollsjefen vil på nytt peike på aktivitetsauken i kontrollutvalet i valperioden, dvs. fleire møte i året og auke i talet på behandla saker, som no er på nivå med eller høgare enn dei øvrige hovudutvala. Arbeidsmengda for medlemene har auka tilsvarande, og kontrollutvalet har «tunge» saker til behandling til mest kvart møte som stiller krav til leiaren og medlemene sitt førebuingsarbeid. Til kvart fylkesting blir det fremja viktige rapportar om verksemda i fylkeskommunen. Statusen til kontrollutvalet både politisk og i administrasjonen speglar likevel ikkje den auka betydninga som arbeidet i kontrollutvalet har fått. Kontrollutvalet bør vurdere å ta eit initiativ i høve til problemstillinga ovanfor no når valperiodens siste år nærmar seg. Utanom å styrke kontrollutvalets og medlemene sin status internt bør i tillegg det rettslege grunnlaget for arbeidet i kontrollutvalet styrkast i samband med det pågåande kommunelovarbeidet.» Kontrollutvalets formelle grunnlag er kommunelova (koml.) kap. 12 (spesielt 77) og forskrift om kontrollutval. Kontrollutvalet utøver ein funksjon (tilsyn og kontroll) på vegne av fylkestinget, og rapporterer til fylkestinget om resultatet av arbeidet sitt. Koml. kap. 12 samt forskrifta ligg ved. Minimumskravet er at kontrollutvalet skal ha minst 3 medlemer, der minst eit av medlemene skal vere fast medlem i fylkestinget. Leiaren har uansett møte- og talerett i fylkestinget når kontrollutvalets saker blir behandla. I forskrift om kontrollutval 2 er denne retten utvida til også å gjelde kontrollutvalets nestleiar. Side43

44 Side 2 Kontrollutvalet i vår fylkeskommune skal etter kontrollutvalets reglement pkt. 1.2 ha 5 medlemer med gruppevise varamedlemer. Leiaren skal veljast mellom fylkestingets faste medlemer og i tillegg kome frå eit av partia/gruppene som ikkje har ombodet som fylkesordførar. I nemnde punkt i reglementet er det elles fastsett at «Ved val av medlemer og varamedlemer bør omsynet til representativitet frå alle gruppene i fylkestinget særleg ivaretakast. Det bør vidare leggast vekt på å få medlemer og varamedlemer med god erfaring frå arbeidet som folkevald, og med eigenskapar/kunnskapar som er veleigna for arbeidet i kontrollutvalet. Om mogleg bør omsynet til kontinuitet blant medlemene i kontrollutvalet ha merksemd ved valet.» I tillegg er det i reglementet for kontrollutvalet pkt. 2.7 gitt høve til at øvrige medlemer som ikkje er fast medlem i fylkestinget, kan vere til stades i gruppemøte og i fylkestinget ved behandlinga av kontrollutvalets saker og få møtegodtgjering for oppmøtet. Reglementet følgjer vedlagt. Det kan elles nemnast at regelverket set strenge krav til valbarheit for medlemer og varamedlemer i kontrollutvalet, ved at desse ikkje kan ha andre folkevalde ombod eller vere tilsett i fylkeskommunen. Vurdering Det er viktig å fundamentere verksemda i kontrollutvalet i fylkestinget, ved at fylkestinget fastset rammevilkåra for arbeidet, og kontrollutvalet løpande informerer fylkestinget om sine gjeremål. Kontrollutvalet har lagt vekt på at det må vere god kommunikasjon og dialog mellom medlemene i kontrollutvalet og medlemene i fylkestinget. I dette bildet vil og den direkte kontakten mellom det enkelte medlem og respektive parti/gruppe vere verdifull, for å skape gjensidig forståing om korleis tilsyns- og kontrollarbeidet blir utført. Det er viktig med engasjement omkring sakene som kontrollutvalet fremjer, og for kontrollutvalet å få tilbakemeldingar og ev. korrektiv frå fylkestinget på korleis funksjonen blir ivaretatt. Jamvel om kontrollutvalets arbeidsvilkår og fullmakter er gode i dag, er ikkje den formelle statusen til kontrollutvalet i fylkeskommunen blitt særleg endra utover minimumskrava i lov og forskrift. Ombodet som medlem i kontrollutvalet får ein ufortent låg status som følgje av at det ikkje er kopla med fast plass i fylkestinget, og naturleg nok ikkje i same grad blir rekna som ein politisk posisjon. Dette trass i at kontrollutvalet behandlar fleire «tunge» saker knytt til forvaltninga, myndeutøvinga og tenesteproduksjonen, og legg desse fram for fylkestinget til behandling. I tillegg får kontrollutvalet som einaste folkevalte organ, seg førelagt resultatet av statlege tilsyn retta mot fylkeskommunal verksemd. Kontrollutvalet blir orientert om utfallet av saker der fylkeskommunen blir innklaga for offentlege klageorgan. Medlemene kan elles av eige initiativ i møte ta opp spørsmål om å få undersøkt spesielle forhold som medlemmen blir kjent med i utføringa av ombodet. I det daglege inneber det å følgje med i kva som rører seg i fylket, sett ut frå ein innbyggars ståstad. Side44

45 Side 3 Ombodet som medlem er dermed både krevjande og omfattande, noko talet på møte i året (normalt 8, i derav ei høyring) og talet på saker (i 2013 i alt 63 saksnr.) og viser. Dette er på nivå med eller høgare enn hovudutvala. Kontrollutvalet si betyding i fylkeskommunen har gradvis auka etter omlegginga som skjedde i 2004, og særleg i samband med arbeidet som vart gjort med dokumentet «85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll» i Kontrollutvalet har i desse åra i aukande grad medverka til å sette dagsorden for den løpande politiske og administrative merksemda. Kontrollutvalet sin formelle posisjon og status i fylkestinget bør stå i høve til betydinga av det arbeidet som blir utført, og vil vere eit viktig signal både innetter og utetter om den posisjonen kontrollutvalet i røynda har tileigna seg. Representasjonen av medlemer i kontrollutvalet i fylkestinget bør vere på nivå med hovudutvala, dvs. at eit fleirtal av medlemene er fast medlem i fylkestinget. Det bør leggast føring for valet av nytt kontrollutval i 2015 slik at minimum 3 av medlemene i kontrollutvalet blir valt mellom dei faste medlemene i fylkestinget. For å styrke tilliten til kontrollutvalet og omdømmet til tilsyns- og kontrollordninga (og dermed fylkeskommunen) bør det og leggast føring for at eit fleirtal av medlemene, dvs. minst 3, kjem frå dei partia/gruppene som utgjer mindretalskonstellasjonen («opposisjonen») i fylkestinget, dvs. frå dei partia/gruppene som ikkje står bak valet av fylkesordføraren. Konkret kan dette ivaretakast ved at det blir gjort ei endring i kontrollutvalet sitt reglement pkt. 1.2 val, samansetjing, 1. og 2. avsnitt som blir slått saman og får slik ordlyd (endring i kursiv): «Kontrollutvalet skal ha 5 medlemer med gruppevise varamedlemer i rekkefølgje. Leiaren og minst to av medlemene skal veljast blant fylkestingets faste medlemer. Leiaren og minst to av medlemene skal veljast frå dei partia/gruppene i fylkestinget som ikkje står bak valet av fylkesordføraren. Kontrollutvalet skal veljast som første val etter val av fylkesutvalet og fylkesordførar/ fylkesvaraordførar. Ved val av medlemer og varamedlemer bør omsynet til representativitet frå alle gruppene i fylkestinget særleg ivaretakast. Det bør vidare leggast vekt på å få medlemer og varamedlemer med god erfaring frå arbeidet som folkevald, og med eigenskapar/kunnskapar som er veleigna for arbeidet i kontrollutvalet. Om mogleg bør omsynet til kontinuitet blant medlemene i kontrollutvalet ha merksemd ved valet.» Det blir ikkje her lagt føringar for korleis endringane kan ivaretakast innafor eit samla representanttal på 49 ved konstitueringa av fylkestinget. Ein sideeffekt av omlegginga er ei innsparing på om lag kr pr år i møtegodtgjering, ved same representanttal i fylkestinget. Kontrollsjefen meiner det er eit viktig omsyn å sikre at kontrollutvalet sin formelle status i organisasjonen speglar den rolla det har fått. Det er og viktig å styrke tilliten til tilsyns- og kontrollordninga, og meiner forslaga ovanfor i så måte ivaretar desse omsyna. Side45

46 Side 4 Forslag til vedtak: Fylkestinget godkjenner følgjande endring i kontrollutvalet sitt reglement pkt. 1.2, 1. avsnitt: «Kontrollutvalet skal ha 5 medlemer med gruppevise varamedlemer i rekkefølgje. Leiaren og minst to av medlemene skal veljast blant fylkestingets faste medlemer. Leiaren og minst to av medlemene skal veljast frå dei partia/gruppene i fylkestinget som ikkje står bak valet av fylkesordføraren.» Endringa gjeld frå valperioden Hans Blø kontrollsjef Vedlegg 1 Kommunelova 12 - internt tilsyn og kontroll. Revisjon 2 Forskrift om kontrollutval 3 Reglement for kontrollutvalet m.fl. Side46

47 Lov om kommuner og fylkeskommuner Kapittel 12. Internt tilsyn og kontroll. Revisjon. 76.Kommunestyrets og fylkestingets tilsynsansvar Kommunestyret og fylkestinget har det øverste tilsyn med den kommunale og fylkeskommunale forvaltning, og kan forlange enhver sak lagt fram for seg til orientering eller avgjørelse. De kan omgjøre vedtak av andre folkevalgte organer eller administrasjonen i samme utstrekning som disse kunne omgjøre vedtaket selv. Kommunestyret og fylkestinget skal påse at de kommunale og fylkeskommunale regnskaper revideres på betryggende måte. 0 Tilføyd ved lov 12 des 2003 nr. 113 (ikr. 1 juli 2004 iflg. res. 18 juni 2004 nr. 915). 77.Kontrollutvalget 1. Kommunestyret og fylkestinget velger selv et kontrollutvalg til å forestå det løpende tilsyn med den kommunale og fylkeskommunale forvaltning på sine vegne. Utvalget skal ha minst tre medlemmer. Kommunestyret og fylkestinget velger selv medlemmer og varamedlemmer til utvalget, og blant medlemmene leder og nestleder. Minst ett av utvalgets medlemmer skal velges blant kommunestyrets eller fylkestingets medlemmer. Utvalgets leder har møte- og talerett i kommunestyret og fylkestinget når utvalgets saker behandles. 2. Utelukket fra valg er ordfører, fylkesordfører, varaordfører, medlem og varamedlem av formannskap og fylkesutvalg, medlem og varamedlem av kommunal eller fylkeskommunal nemnd med beslutningsmyndighet, medlem av kommuneråd eller fylkesråd og ansatte i kommunen eller fylkeskommunen. 3. Kommunestyret og fylkestinget kan når som helst foreta nyvalg av utvalgets medlemmer. 4. Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte. Kontrollutvalget skal videre påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon). 5. Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. 6. Kontrollutvalget skal rapportere resultatene av sitt arbeid til kommunestyret eller fylkestinget. Før en sak rapporteres til kommunestyret eller fylkestinget skal den ha vært forelagt administrasjonssjefen til uttalelse. 7. Kontrollutvalget kan hos kommunen eller fylkeskommunen, uten hinder av taushetsplikt, kreve enhver opplysning, redegjørelse eller ethvert dokument og foreta de undersøkelser som det finner nødvendig for å gjennomføre oppgavene. 8. Kommunens og fylkeskommunens revisor har møte- og talerett i kontrollutvalgets møter. 9. Kommunestyret og fylkestinget skal sørge for sekretærbistand til kontrollutvalget. 10. Departementet kan gi forskrifter med nærmere bestemmelser om kontrollutvalgets oppgaver og saksbehandling mv. Tilføyd ved lov 12 des 2003 nr. 113 (ikr. 1 juli 2004, nr. 1 tredje punktum 1 nov 2007 iflg. res. 18 juni 2004 nr. 915), endret ved lover 14 jan 2011 nr. 1 (ikr. 1 juli 2011 iflg. res. 14 jan 2011 nr. 38), 8 feb 2013 nr. 7 (ikr. 1 juli 2013 iflg. res. 8 feb 2013 nr. 144). Endres ved lov 8 feb 2013 nr. 7 (i nr. 2, ikr. 1 nov 2015 iflg. res. 8 feb 2013 nr. 144). 78.Revisjon 1. Revisjon av kommunal og fylkeskommunal virksomhet skal skje i henhold til god kommunal revisjonsskikk. 2. Revisjonsarbeidet skal omfatte regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon. 3. Kommunestyret eller fylkestinget avgjør selv om kommunen eller fylkeskommunen Side47

48 skal ansette egne revisorer, delta i interkommunalt samarbeid om revisjon, eller inngå avtale med annen revisor. Vedtaket treffes på grunnlag av innstilling fra kontrollutvalget. 4. Kommunestyret eller fylkestinget velger selv revisor. Vedtaket treffes på grunnlag av innstilling fra kontrollutvalget. 5. Kommunens eller fylkeskommunens revisor skal rapportere resultatene av sin revisjon og kontroll til kontrollutvalget. 6. Revisor kan hos kommunen eller fylkeskommunen, uten hinder av taushetsplikt, kreve enhver opplysning, redegjørelse eller ethvert dokument og foreta de undersøkelser som revisor finner nødvendige for å gjennomføre oppgavene. 7. Med mindre det følger av revisjonens oppgaver etter denne lov eller forskrift gitt i medhold av nr. 8, eller den opplysningene gjelder har samtykket til at taushetsplikten ikke skal gjelde, har revisor plikt til å bevare taushet om det de får kjennskap til i sitt oppdrag for kommunen eller fylkeskommunen. 8. Departementet kan gi forskrifter om revisjon. Tilføyd ved lov 12 des 2003 nr. 113 (ikr. 1 juli 2004 iflg. res. 18 juni 2004 nr. 915). 79.Revisors uavhengighet Den som foretar revisjon for en kommune eller fylkeskommune kan ikke ivareta revisjons- og kontrolloppdrag for kommunen eller fylkeskommunen dersom revisor eller dennes nærstående har en slik tilknytning til revidert eller kontrollert virksomhet, dens ansatte eller tillitsmenn, at dette kan svekke revisors uavhengighet og objektivitet. Det samme gjelder dersom det foreligger særegne forhold som er egnet til å svekke tilliten til revisors uavhengighet og objektivitet ved gjennomføring av oppgavene. Ansettelse som revisor i kommunen eller fylkeskommunen, eller i en interkommunal samarbeidsordning, medfører ikke i seg selv at revisoren mangler nødvendig uavhengighet og objektivitet. Som nærstående regnes a) ektefelle og en person som vedkommende bor sammen med i ekteskapsliknende forhold b) slektninger i rett oppstigende eller nedstigende linje og søsken, og deres ektefeller eller personer som de bor sammen med i ekteskapsliknende forhold og c) slektninger i rett oppstigende eller nedstigende linje og søsken til en person som nevnt under bokstav a. Departementet kan gi forskrifter med nærmere bestemmelser om revisors uavhengighet. Tilføyd ved lov 12 des 2003 nr. 113 (ikr. 1 juli 2004 iflg. res. 18 juni 2004 nr. 915). 80.Innsyn og undersøkelser i selskaper I interkommunale selskaper etter lov 29. januar 1999 nr. 6, i interkommunale styrer etter 27 og i aksjeselskaper der en kommune eller fylkeskommune alene eller sammen med andre kommuner, fylkeskommuner eller interkommunale selskaper direkte eller indirekte eier alle aksjer, har kommunens eller fylkeskommunens kontrollutvalg og revisor rett til å kreve de opplysninger som finnes påkrevd for deres kontroll, så vel fra selskapets daglige leder som fra styret og den valgte revisor for selskapet. I den utstrekning det finnes nødvendig, kan kontrollutvalget og kommunens revisor selv foreta undersøkelser i selskapet. Kommunestyret eller fylkestinget kan fastsette regler om kontrollutvalgets og revisors kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskapet og herunder fastsette hvilke dokumenter mv. som skal sendes kommunens eller fylkeskommunens kontrollutvalg og revisor. Kontrollutvalget og kommunens eller fylkeskommunens revisor skal varsles og har rett til å være tilstede på selskapets generalforsamling, samt møter i representantskap og tilsvarende organ. Tilføyd ved lov 12 des 2003 nr. 113 (ikr. 1 juli 2004 iflg. res. 18 juni 2004 nr. 915), endret ved lov 8 feb 2013 nr. 7 (ikr. 1 juli 2013 iflg. res. 8 feb 2013 nr. 144). Side48

49 Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner Hjemmel: Fastsatt av Kommunal- og regionaldepartementet (nå Kommunal- og moderniseringsdepartementet) 15. juni 2004 med hjemmel i lov 25. september 1992 nr. 107 om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) 77 nr. 11. Endringer: Endret ved forskrifter 26 mai 2011 nr. 557, 6 des 2012 nr. 1151, 13 juni 2013 nr Kap. 1. Virkeområde 1.Virkeområde Forskriften omfatter kommunens og fylkeskommunens kontrollutvalg, og gjelder utvalgets ansvar og oppgaver, regler om saksbehandling m.m. jf. kommuneloven 77. Kap. 2. Kontrollutvalgets sammensetning. Utskifting av medlemmer 2.Valg og sammensetning Kommunestyret og fylkestinget velger selv et kontrollutvalg til å forestå det løpende tilsyn med den kommunale og fylkeskommunale forvaltning på sine vegne. Utvalget skal ha minst tre medlemmer. Kommunestyret og fylkestinget velger selv medlemmer og varamedlemmer til utvalget, og blant medlemmene leder og nestleder. Minst ett av utvalgets medlemmer skal velges blant kommunestyrets eller fylkestingets medlemmer. Utvalgets leder og nestleder har møte- og talerett i kommunestyret og fylkestinget når utvalgets saker behandles. 3.Utskifting av medlemmer Kommunestyret eller fylkestinget kan når som helst foreta nyvalg av utvalgets medlemmer. Ved utskifting av ett eller flere medlemmer av utvalget skal det foretas nyvalg av samtlige medlemmer i utvalget. Kap. 3. Alminnelige regler om kontrollutvalgets ansvar og oppgaver 4.Tilsyn og kontroll Kontrollutvalget skal føre det løpende tilsyn og kontroll med den kommunale eller fylkeskommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret eller fylkestinget, herunder påse at kommunen eller fylkeskommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Kontrollutvalget har rett til å være til stede i lukket møte i kommunens eller fylkeskommunens folkevalgte organer. Kommunestyret eller fylkestinget kan bestemme, i forskrift eller for ett enkelt møte, at kontrollutvalget ikke har rett til å være til stede i lukket møte i kommunestyret eller fylkestinget. Utvalget kan ikke overprøve politiske prioriteringer som er foretatt av kommunens eller fylkeskommunens folkevalgte organer. Endret ved forskrift 6 des 2012 nr (i kraft 1 jan 2013). 5.Innhenting av opplysninger Kontrollutvalget kan hos kommunen eller fylkeskommunen, uten hinder av taushetsplikt, kreve enhver opplysning, redegjørelse eller ethvert dokument og foreta de undersøkelser som det finner nødvendig for å gjennomføre oppgavene. For kontrollutvalgets medlemmer og dets sekretariat gjelder forvaltningslovens alminnelige bestemmelser om taushetsplikt, jf. forvaltningsloven 13 mv. Dersom kommunen eller fylkeskommunen har egen ansatt revisor, kan kontrollutvalget be om adgang til revisjonens arbeidsdokumenter og kan kreve opplysninger av revisjonen. Kap. 4. Kontrollutvalgets oppgaver ved regnskapsrevisjon Side49

50 6.Regnskapsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens årsregnskap og kommunale eller fylkeskommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, herunder holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at dette foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets instrukser, eller avtaler med revisor. 7.Uttalelse om årsregnskapet Når kontrollutvalget er blitt forelagt revisjonsberetningen fra revisor, skal utvalget avgi uttalelse om årsregnskapet før det vedtas av kommunestyret eller fylkestinget. Uttalelsen avgis til kommunestyret eller fylkestinget. Kopi av uttalelsen skal være formannskapet/kommunerådet eller fylkesutvalget/fylkesrådet i hende tidsnok til at det kan tas hensyn til den før dette organet avgir innstilling om årsregnskapet til kommunestyret/fylkestinget. 8.Oppfølging av revisjonsmerknader Når revisor påpeker forhold i årsregnskapet, jf. forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 4, skal kontrollutvalget påse at dette blir fulgt opp. Det skal også rapporteres om tidligere saker som etter utvalgets mening ikke er blitt fulgt opp på en tilfredsstillende måte. Kontrollutvalget skal gi rapport til kommunestyret eller fylkestinget om hvordan kommunestyrets eller fylkestingets merknader er blitt fulgt opp. Kap. 5. Kontrollutvalgets oppgaver ved forvaltningsrevisjon 9.Forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon i samsvar med bestemmelsene i dette kapittel. Forvaltningsrevisjon kan utføres av andre enn den som er ansvarlig for revisjon av kommunens eller fylkeskommunens årsregnskap eller et kommunalt eller fylkeskommunalt foretaks årsregnskap. 10.Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. 11.Rapporter om forvaltningsrevisjon Med utgangspunkt i planen for gjennomføring av forvaltningsrevisjon, skal kontrollutvalget avgi rapport til kommunestyret eller fylkestinget om hvilke forvaltningsrevisjoner som er gjennomført og om resultatene av disse, jf. 8 i forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner. 12.Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporter Kontrollutvalget skal påse at kommunestyrets eller fylkestingets vedtak i tilknytning til behandlingen av rapporter om forvaltningsrevisjon følges opp. Kontrollutvalget skal gi rapport til kommunestyret eller fylkestinget om hvordan kommunestyrets eller fylkestingets merknader til rapport om forvaltningsrevisjon er blitt fulgt opp. Det skal også rapporteres om tidligere saker som etter utvalgets mening ikke er blitt fulgt opp på en tilfredsstillende måte. Kap. 6. Selskapskontroll 13.Selskapskontroll Side50

51 Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens eierskap ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for selskapskontroll på de ulike sektorer og med de ulike selskapene. Planen skal vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden Kontrollutvalget avgjør selv hvem som på dets vegne skal gjennomføre selskapskontroll. Endret ved forskrift 6 des 2012 nr (i kraft 1 jan 2013). 14.Selskapskontrollens innhold Kontrollutvalget skal påse at det gjennomføres kontroll med forvaltningen av eierinteressene i de selskaper som er omfattet av slik kontroll, herunder å kontrollere om den som utøver kommunens eller fylkeskommunens eierinteresser i selskaper gjør dette i samsvar med kommunestyrets/fylkestingets vedtak og forutsetninger (eierskapskontroll). Selskapskontrollen kan også omfatte forvaltningsrevisjon, jf. forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner kap Rapportering om selskapskontrollen Kontrollutvalget fastsetter selv hvordan utført selskapskontroll skal rapporteres til utvalget, herunder hvilket innhold slik rapport skal ha. Et selskap som er omfattet av selskapskontrollen, og den som utøver kommunens eierfunksjon, skal alltid gis anledning til å gi uttrykk for sitt syn på de forhold som omtales i rapporten. Eventuelle kommentarer skal fremgå av rapporten. Med utgangspunkt i planen for gjennomføring av selskapskontroll skal kontrollutvalget avgi rapport til kommunestyret eller fylkestinget om hvilke kontroller som er gjennomført samt om resultatene av disse. Kap. 7. Særlige oppgaver for kontrollutvalget 16.Valg av revisjonsordning. Valg av revisor Kommunestyret eller fylkestinget avgjør selv om kommunen eller fylkeskommunen skal ansette egne revisorer, delta i interkommunalt samarbeid om revisjon eller inngå avtale med annen revisor. Vedtaket treffes etter innstilling fra kontrollutvalget. Dersom kommunestyret eller fylkestinget vedtar å konkurranseutsette hele eller deler av revisjonen, foretar kommunestyret eller fylkestinget selv valg av revisor etter innstilling fra kontrollutvalget. Valgt revisor tjenestegjør inntil ny revisor er valgt av kommunestyret eller fylkestinget. 17.Saker om ansettelse, suspensjon, oppsigelse og avskjedigelse Der det er en egen revisjon i kommunen eller fylkeskommunen, avgir kontrollutvalget innstilling til kommunestyret eller fylkestinget om saker om ansettelse, suspensjon, oppsigelse og avskjed av ansvarlig revisor. Der det er en egen revisjon i kommunen eller fylkeskommunen, foretar kontrollutvalget ansettelse, suspensjon, oppsigelse og avskjedigelse av revisjonens øvrige personale når slik myndighet ikke er delegert til revisor. 18.Budsjettbehandlingen Kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen eller fylkeskommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal følge formannskapets/kommunerådets eller fylkesutvalgets/fylkesrådets innstilling til kommunestyret eller fylkestinget. Der kommunen eller fylkeskommunen har en egen revisjon avgir revisjonen innstilling til kontrollutvalget om budsjett for revisjonen. Side51

52 Kap. 8. Saksbehandling og sekretariat. 19.Saksbehandling. Møte- og talerett i kontrollutvalgets møter Innkalling til møtet skal med høvelig varsel sendes utvalgets medlemmer, ordfører eller fylkesordfører og kommunens eller fylkeskommunens oppdragsansvarlig(e) revisor(er). Innkallingen skal inneholde en oversikt over de saker som skal behandles samt saksdokumenter. Oppdragsansvarlig revisor, eller dennes stedfortreder, har møte- og talerett i kontrollutvalgets møter og kan forlange sine uttalelser på møtet protokollert. Møteretten gjelder likevel ikke når sak som angår en revisors tilsettingsforhold behandles. Endret ved forskrifter 26 mai 2011 nr. 557 (i kraft 1 juli 2011), 13 juni 2013 nr. 613 (i kraft 1 juli 2013). 20.Sekretariat Kommunestyret eller fylkestinget skal sørge for at kontrollutvalget har sekretariatsbistand som til enhver tid tilfredstiller utvalgets behov. Sekretariatet skal påse at de saker som behandles av kontrollutvalget er forsvarlig utredet og at utvalgets vedtak blir iverksatt. Sekretariatet skal være uavhengig av kommunens eller fylkeskommunens administrasjon og av den eller de som utfører revisjon for kommunen eller fylkeskommunen. Sekretariatsfunksjonen kan ikke legges til kommunens eller fylkekommunens administrasjon. Den som utfører revisjonsoppgaver for den aktuelle kommunen eller fylkeskommunen, kan ikke utøve sekretariatsfunksjoner for kontrollutvalget. Det samme gjelder medlemmer av kontrollutvalget eller kommunestyret eller fylkestinget i den aktuelle kommunen eller fylkeskommunen. Den som utfører sekretariatsfunksjon for kontrollutvalget er direkte underordnet kontrollutvalget og skal følge de retningslinjer og pålegg som utvalget gir. Administrasjonssjefen har innenfor kontrollutvalgets myndighetsområde ikke instruksjons- eller avgjøringsmyndighet overfor sekretariatet. Endret ved forskrift 6 des 2012 nr (i kraft 1 jan 2013). Kap. 9 Ikrafttredelse - overgangsregler 21.Ikrafttredelse m.m. Forskriften trer i kraft fra 1. juli Fra samme tidspunkt oppheves forskrift 13. januar 1993 nr om kontrollutvalg. Bestemmelsen i 2 annet ledd med krav om at minst ett av kontrollutvalgets medlemmer skal velges blant kommunestyret eller fylkestingets medlemmer trer i kraft fra 1. november Bestemmelsen i 20 om sekretariatet trer i kraft fra 1. januar Overgangsregler Kravet i 10 om at kontrollutvalget senest ett år etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, skal vedta en plan for forvaltningsrevisjon, gjelder først fra ny valgperiode starter 1. november I inneværende valgperiode skal slik plan være utarbeidet innen 31. desember Tilsvarende gjelder for kravet i 13 om at kommunestyret eller fylkestinget senest innen utgangen av året etter at det er konstituert skal utarbeide en plan for selskapskontroll. Fram til 1. januar 2005 kan kommunens revisor utføre saksutredning og sekretærbistand for kontrollutvalget. Side52

53 Reglement for organisasjon og saksbehandling for kontrollutvalet, kontrollutvalet sitt sekretariat og fylkesrevisjonen. Forskrift om revisjon og "Forskrift om kontrollutval" fastsett av Kommunaldepartementet den 15. juni 2004 med heimel i lov av 25. september 1992 nr. 107 om kommunar og fylkeskommunar 77, 78 og 79 er bindande og gjeld i sin heilskap. I tillegg gjeld følgjande reglement for organisasjon og saksbehandling i kontrollutvalet, for kontrollutvalet sitt sekretariat og for fylkesrevisjonen (vedteke av fylkestinget i sak T-4/11, jf. koml. 39 nr 1): KONTROLLUTVALET Formål Kontrollutvalet skal på vegne av fylkestinget stå føre det løpande tilsynet med den fylkeskommunale forvaltninga, og skal sjå til at fylkeskommunen har ei forsvarleg revisjonsordning. Kontrollutvalet skal medverke til at innbyggarane, brukarane av tenestene og andre interessentar har tillit til Møre og Romsdal fylkeskommune, og at tenesteproduksjon, myndeutøving og interne forvaltningsfunksjonar blir utført målretta og etter lov, forskrift o.a. reglar samt fylkestingets føresetnader og vedtak, og interne retningslinjer. Kontrollutvalet skal framstå som eit kompetent, uavhengig, objektivt og synleg organ med høg integritet. Kontrollutvalet skal særleg sjå til at: fylkeskommunen bruker ressursane til å løyse oppgåver som samsvarer med fylkestingets vedtak og føresetnader fylkeskommunens ressursbruk og verkemidlar er effektive i høve til måla som er sett på områda lov og regelverk blir etterlevd i den fylkeskommunale forvaltninga fylkeskommunens styringsverktøy og verkemidlar er formålstenlege resultata i tenesteproduksjonen er i samsvar med fylkestinget sine føresetnader fylkeskommunens årsrekneskap blir revidert på ein trygg måte fylkeskommunens interesser i selskap blir ivaretekne på ein formålstenleg måte 1 Organisasjon 1.1 Organisatorisk plassering Kontrollutvalet er direkte underordna fylkestinget og rapporterer til fylkestinget om resultatet av arbeidet sitt, jf. kap. 3. Berre fylkestinget kan pålegge kontrollutvalet andre oppgåver. 1.2 Val, samansetjing Kontrollutvalet skal ha 5 medlemer med gruppevise varamedlemer i rekkefølgje. Av medlemene skal leiaren vere medlem av fylkestinget. Side53

54 Leiaren bør veljast frå eit av dei partia/gruppene i fylkestinget som ikkje har ombodet som fylkesordførar. Kontrollutvalet skal veljast som første val etter val av fylkesutvalet og fylkesordførar/ fylkesvaraordførar. Ved val av medlemer og varamedlemer bør omsynet til representativitet frå alle gruppene i fylkestinget særleg ivaretakast. Det bør vidare leggast vekt på å få medlemer og varamedlemer med god erfaring frå arbeidet som folkevald, og med eigenskapar/kunnskapar som er veleigna for arbeidet i kontrollutvalet. Om mogleg bør omsynet til kontinuitet blant medlemene i kontrollutvalet ha merksemd ved valet. 2 Møte og saksbehandling i kontrollutvalet 2.1 Møte Ordinære møte blir avvikla i samsvar med fastsett møteplan, og elles når leiaren finn det påkravd eller når minst 2 av medlemene krev det. Ekstraordinære møte kan avviklast når tilhøva tilseier det, t.d. av omsyn til rask behandling av tilsyns- og kontrollsaker, eller når saksmengda ikkje er mogleg å få gjennomgått på dei ordinære møta. Møta blir i utgangspunktet haldne i fylkeshuset, men kan også leggjast til andre stader når kontrollutvalet finn dette formålstenleg som eit ledd i å ivareta tilsynsansvaret. Kontrollutvalets møter skal haldast for opne dører. Kontrollutvalet tek avgjerd om møtet skal lukkast, ev. i ei bestemt sak. Opplysningar underlagt teieplikt og personalsaker skal behandlast for lukka dører. Møte kan i særlege tilfelle avviklast som telefonmøte/fjernmøte når det er påkravd å få avgjort ei sak før neste møte, og det anten ikkje er tid til å kalle saman til ekstraordinært møte, eller saka ikkje er så viktig at dette blir sett på som nødvendig. Ved telefonmøte/fjernmøte skal omsynet til ope møte ivaretakast. 2.2 Møte- og talerett Fylkesrevisjonssjefen eller den han peikar ut mellom fylkesrevisjonens tilsette, har møte- og talerett i kontrollutvalet. Fylkesrådmannen eller den han peikar ut kan innkallast til møta for å svare på spørsmål om faktiske forhold eller klargjere eit saksforhold. Dei tilsette ved kontrollutvalssekretariatet har rett til å la seg representere i kontrollutvalet med ein tillitsvald ved behandling av personalsaker. 2.3 Innkalling, sakliste Innkalling til ordinære møte i kontrollutvalet blir utsendt med minst 7 dagars varsel og skal ha opplysning om møtestad og tid og kva saker som skal behandlast. Innkalling til ekstraordinære møte og telefonmøte o.l. kan skje med kortare, men høveleg varsel. Kontrollutvalet sitt sekretariat sørger for innkalling og utsending av saksdokument, og at varamedlemer blir innkalla ved meldte forfall. Sakslista med tilhøyrande saksdokument blir i tillegg til dei som er nemnt i 19 i forskrift om kontrollutval, sendt fylkesrådmannen samt avdelings- og etatsleiarane. Fylkesrådmannen og øvrige leiarar får likevel ikkje tilsendt sakene som det er gjort unntak for etter off.lova. Andre får tilsendt saksliste og saksdokument i samsvar med gjeldande praksis for fylkesutvalet. 2.4 Saksutgreiing Kontrollsjefen syter for saksutgreiing og gjev tilråding til vedtak. Kontrollutvalet ev. kontrollsjefen kan i einskildhøve be andre om utgreiingar. Side54

55 2.5 Møtebok Kontrollutvalet sitt sekretariat syter for føring av møtebok og at dette skjer i samsvar med reglement for føring av møtebøker fastsett av fylkestinget. Utkast til møtebok blir sendt møtande medlemer og varamedlemer for gjennomsyn. Merknader skal meldast til sekretariatet, som i samråd med leiaren tek avgjerd om endringar skal gjerast i utkastet. Møteboka skal endeleg godkjennast av kontrollutvalet seinast i neste møte. Møteboka skal sendast utvalets medlemer/varamedlemer, fylkesordførar, fylkestingets medlemer, fylkesrevisjonssjefen, fylkesrådmannen samt avdelings- og etatsleiarane i fylkeskommunen, og blir lagt ut på fylkeskommunens heimeside. Andre får møteboka i samsvar med praksis for fylkesutvalet. Melding om vedtak i kontrollutvalet (særutskrifter) blir elles sendt dei avdelingar/etatar i fylkeskommunen saka gjeld. 2.6 Høyringar Kontrollutvalet kan avvikle høyringar innafor sitt ansvarsområde. Med høyring er meint eit møte i utvalet der utvalet mottar munnlege forklaringar frå personar som er innkalla, for å få belyst ei spesiell sak eller saksområde. Høyringa blir avvikla etter eigne reglar, som er vedlegg til dette reglementet. 2.7 Oppmøte utanom møte Utanom ordinære fastlagte møte kan kontrollutvalet eller einskildmedlemer av kontrollutvalet innkallast til deltaking i andre møte, meldast på studiereiser/synfaringar/ konferansar og samlingar m.v. som er ein ledd i tilsynsansvaret, og få dekning for tapt arbeidsforteneste, reiseutgifter m.v. etter fylkeskommunens reglar for slik deltaking. Kontrollutvalet fastset sjølv omfanget av deltaking i studiereiser/synfaringar/ konferansar og samlingar innanlands og utanlands. Medlemer i kontrollutvalet som ikkje er medlem av fylkestinget, skal ha høve til å ta del i gruppemøte og ved møte i fylkestinget ved behandling av saker fremja av kontrollutvalet til fylkestinget, og får godtgjersle etter reglane i godtgjerslereglementet kap V pkt Generelt Kontrollutvalet kan fastsetje nærare reglar for si saksbehandling som presisering av desse retningslinjene. Om inhabilitet for medlemer av kontrollutvalet gjeld forvaltningslova 6 og kommunelova 40 nr 3 og 4. 3 Kontrollutvalets oppgåver 3.1 Fullmakt Kontrollutvalet tek avgjerd i saker som gjeld kontrollutvalets ansvarsområde og oppgåver etter kommunelova kap. 12, forskrift om revisjon og forskrift om kontrollutval, så langt desse reglane ikkje legg avgjerdsmynde til fylkestinget sjølv. I sistnemnde tilfelle gir kontrollutvalet tilråding til fylkestinget. Kontrollutvalet kan gi kontrollsjefen mynde til å ta avgjerd i andre saker som ikkje er av prinsipiell betydning. 3.2 Særlege oppgåver Økonomiplan, årsbudsjett, rekneskap, revisjon Side55

56 Fylkestinget skal sørge for at kontrollutvalet har eit ressursgrunnlag som er tilpassa utvalet sine oppgåver og ansvarsområde til ei kvar tid. Fylkesrevisjonssjefen gir innstilling til kontrollutvalet om fylkesrevisjonens budsjett, medan kontrollsjefen utarbeider forslag til budsjett for kontrollutvalet og kontrollutvalssekretariatet. Kontrollutvalet gir tilråding om kontrollutvalets og fylkesrevisjonens økonomiplan/ årsbudsjett. Utvalets tilråding blir å innarbeide i fylkesutvalets samla framlegg til økonomiplan/årsbudsjett og skal følgje budsjettsaka til fylkestinget. Endringar i budsjettet mellom tenesteområda innan rammeområdet Sentrale kontrollorgan kan berre gjerast av kontrollutvalet. Kontrollutvalet gjev tilråding om rekneskap og resultatevaluering for rammeområdet Sentrale kontrollorgan. Det skal ved evalueringa takast omsyn til ekstra kostnader som kontrollutvalet har hatt t.d. som følgje av ekstraordinære (ikkje planlagde) møte og aktivitetar. Tilrådinga skal følgje fylkesutvalets samla framlegg til årsrekneskap og resultatevaluering for fylkeskommunen. Rekneskapen til kontrollutvalet, kontrollutvalets sekretariat og fylkesrevisjonen blir revidert av ekstern revisor. Kontrollutvalet engasjerer revisor. Revisjonsmeldinga skal følgje som vedlegg til årsrekneskapssaka til fylkeskommunen Verksemdplan Ved starten av valperioden skal kontrollutvalet utarbeide ein plan for verksemda i utvalet i perioden. Kontrollutvalet fastset sjølv innhald og omfang etter tilhøva, men planen skal angi dei overordna føringane for revisjons-, tilsyns- og kontrollarbeidet, og følgjast opp med årlege handlingsplanar. Verksemdplanen skal vedtakast av fylkestinget, medan handlingsplanar blir fastsett av kontrollutvalet sjølv. Ei årleg sak om val av forvaltningsrevisjonar skal behandlast av fylkestinget Årsmelding Utvalet skal leggje fram årsmelding for verksemda i utvalet og fremje denne til fylkestinget til behandling som eiga sak. Kontrollutvalet skal behandle årsmeldinga frå fylkesrevisjonen. Årsmeldinga blir sendt fylkestinget til orientering som vedlegg til kontrollutvalets årsmelding Organisasjonsplan, personalsaker Utvalet fastset organisasjonsplan for kontrollutvalet sitt sekretariat. Fastsetting av løn for kontrollsjef og fylkesrevisjonssjef skal gjerast av lønsforhandlingsutvalet i fylkesutvalet. Rutinane for lønsforhandlingar for det øvrige personalet skal følgje fylkeskommunen sitt opplegg for dette. Kontrollutvalet har mynde til å ta avgjerd i øvrige personalsaker vedkomande kontrollutvalsekretariatets personale og i same omfang som elles er delegert til fylkesrådmannen for fylkeskommunale stillingar. Utvalet kan delegere mynde i personalsaker til kontrollsjefen vedkomande personalet ved sekretariatet for kontrollutvalet. 3.3 Bruk av sakkunnig hjelp Kontrollutvalet kan gjere seg nytte av sakkunnig hjelp utover bistand frå sekretariatet og fylkesrevisjonen når utvalet finn dette nødvendig. 3.4 Teieplikt Medlemer og varamedlemer i kontrollutvalet skal underteikne erklæring om teieplikt. Side56

57 3.5 Andre oppgåver I tillegg til lovpålagde revisjons- og kontrolloppgåver kan kontrollutvalet iverksette undersøkingar og granskingar av fylkeskommunal verksemd på eige initiativ, eller etter vedtak i fylkestinget. Kontrollutvalet fastset mandat og omfang, og gjer val om eventuell utførar. 3.6 Samarbeid med andre Kontrollutvalet har fullmakt til å samarbeide med politi og påtalemakta i saker som vedkjem kontrollutvalets arbeidsoppgåver knytt til etterforsking av tilhøve som kan bli råka av straffelova. Kontrollutvalet kan samarbeide med statlege tilsynsorgan, m.a. Fylkesmannen, for å samordne tilsynsaktivitetar retta mot fylkeskommunal verksemd. Kontrollutvalet har fullmakt til å samarbeide med andre kommunars og fylkeskommunars kontrollutval, og inngå avtalar om slikt samarbeid, for å samordne kontrollaktivitetar m.m., og innhente opplysningar m.v. knytt til oppgåvene til kontrollutvalet, samt samarbeid om opplæring og utviklingstiltak. 3.7 Informasjon og rapportering Som ledd i det førebyggande arbeidet skal kontrollutvalet prioritere rettleiing og informasjon om arbeide sitt, både innetter i fylkeskommunen og utetter til allmenta. Utvalet skal legge vekt på å vere løysingsorientert og medverke til dialog og læring i organisasjonen. Kontrollutvalet skal ha ein aktiv dialog med fylkestinget, og skal fremje aktuelle saker og rapportar til behandling og ta initiativ til å få sett fokus på aktuelle tema. 3.8 Avgrensing Kontrollutvalet kan ikkje vurdere om politiske vedtak er formålstenlege. Kontrollutvalet kan likevel gi merknad til vedtak som openbert er ulovlege. KONTROLLUTVALET SITT SEKRETARIAT Kontrollutvalet skal ha ei eiga sekretariatsordning som er tilpassa utvalet sitt behov, og ha kompetanse til å bistå kontrollutvalet på alle funksjonsområda til utvalet. Fylkestinget fastset kva sekretariatsordning kontrollutvalet skal ha etter tilråding frå kontrollutvalet. Dagleg leiar av sekretariatet skal ha nemninga kontrollsjef. 4 Organisatorisk plassering 4.1 Tilhøvet til kontrollutvalet Kontrollutvalet sitt sekretariat er underlagt kontrollutvalet og skal følgje dei retningslinjer og pålegg for drifta av sekretariatet som utvalet gir. Kontrollutvalet gjer vedtak og ev. tilråding i andre saker som vedkjem sekretariatet. 4.2 Tilsetting Fylkestinget foretar tilsetting i stillinga som kontrollsjef etter tilråding frå kontrollutvalet. Kontrollutvalet foretar tilsetting i øvrige stillingar ved sekretariatet. Kontrollutvalet godkjenner avtale om engasjement av mellombels sekretær/kjøp av sekretærtenester når tilhøva gjer dette naudsynt, eller for å sikre framdrifta i utvalsarbeidet ved tilfeldige fråver for kontrollsjefen. 5 Kontrollsjefens oppgåver 5.1 Leiing, saksbehandling og oppfølging av saker til kontrollutvalet Side57

58 Kontrollsjefen har ansvar for leiinga av sekretariatsfunksjonen for kontrollutvalet og at sekretariatet sine oppgåver blir utført i samsvar med dette reglementet og pålegg frå kontrollutvalet. Kontrollsjefen skal sørge for saksutgreiing og gir forslag til vedtak. Kontrollsjefen kan be om at andre førebur saksframlegg til kontrollutvalet. Kontrollsjefen skal følgje opp at saker som gjeld kontrollutvalets ansvar og oppgåver etter lov og forskrift blir ivareteke og forsvarleg løyste. Kontrollutvalet kan leggje andre arbeidsoppgåver til kontrollsjefen i den grad lov/forskrift ikkje er til hinder for dette. Kontrollsjefen skal sjå til at vedtak i kontrollutvalet ev. etter behandling i fylkestinget blir sett i verk. Kontrollsjefen har fullmakt til å ta avgjerd ev. i samråd med leiaren i enkeltsaker som er kurante, og elles når det hastar med å ta avgjerd, med melding til kontrollutvalet i neste møte. Kontrollsjefen kan bestille ekstraordinære kontrollhandlingar når det hastar å få sett i gang kontrollen, i samråd med leiaren i kontrollutvalet. Kontrollsjefen skal vere kontrollutvalets utoverretta operative apparat og kontaktledd, herunder overfor administrasjonen og revisjonen. 5.2 Tilvisingsmynde Kontrollsjefen har tilvisingsrett for utgifter og inntekter utanom lønsbilag som vedkjem kontrollutvalet og sekretariatet si drift. Lønsbilag blir tilviste av administrasjonssjefen. 5.3 Avgrensing mot revisjonsoppgåver Kontrollsjefen kan ikkje utføre revisjonsoppgåver etter forskrift om revisjon, men skal følgje opp at desse blir utført med rimeleg framdrift og innan fastsette fristar av fylkesrevisjonen, ev. av innleigde revisorar. 5.4 Tilhøvet til fylkesrevisjonen Kontrollsjefen er fylkesrevisjonssjefens kontaktperson overfor kontrollutvalet i alle saker og skal formidle pålegg og oppgåver som etter vedtak i kontrollutvalet skal løysast av fylkesrevisjonen. Kontrollsjefen skal etter nærare retningslinjer på vegne av kontrollutvalet stå føre det løpande tilsynet med revisjonsordninga og revisjonsarbeidet etter forskrift om kontrollutval, og rapportere til kontrollutvalet om dette. FYLKESREVISJONEN 6 Organisatorisk plassering 6.1. Tilhøvet til kontrollutvalet Kontrollutvalet skal sjå til at fylkeskommunen har ei forsvarleg revisjonsordning. Kontrollutvalet har tilgang til fylkesrevisjonens arbeids- og saksdokument i den grad kontrollutvalet ønskjer slike framlagt i møtet. Kontrollutvalet skal kunne evaluere revisjonsordninga og tilpasse denne til lovmessige krav og fylkestingets revisjons-, kontroll- og tilsynsbehov, behov for oppfølging av vedtak, kompetansenivået i fylkeskommunen samt fylkeskommunens eiga organisering og internkontroll. Kontrollutvalet skal ha melding ved engasjement av eksterne leverandørar til å utføre delar av revisjonsoppdraget. Fylkestinget vedtek revisjonsordning etter tilråding frå kontrollutvalet. 6.2 Fylkesrevisjonssjefstillinga Side58

59 Fylkestinget foretar tilsetting av fylkesrevisjonssjef etter tilråding frå kontrollutvalet. Kontrollutvalet gjer vedtak ev. tilråding i andre saker som vedkjem fylkesrevisjonssjefstillinga og som ikkje er knytt til fylkesrevisjonssjefens faglege ansvar. 7 Fylkesrevisjonssjefens oppgåver 7.1 Leiing, saksbehandling Fylkesrevisjonssjefen har ansvar for leiinga av fylkesrevisjonen og at fylkesrevisjonen utfører dei lovpålagde oppgåvene og oppgåver som kontrollutvalet gir pålegg om og som blir formidla av kontrollsjefen. Fylkesrevisjonssjefen har ansvar for at revisjonsarbeidet blir utført effektivt og innan fastsette fristar, og innafor dei rammer og føresetnader som elles er bestemt. Fylkesrevisjonssjefen skal gi kontrollutvalet tilbakemeldingar og rapportar om arbeidets gang og sluttkonklusjonar med anbefalingar. Kontrollutvalet fastset rapporteringsmåte og ev. frekvens. 7.2 Tilsettings- og tilvisingsmynde Fylkesrevisjonssjefen har fullmakt til å fastsette organiseringa av fylkesrevisjonen, tilsette i og gjere om stillingar for fylkesrevisjonens personale, og fastsetje ny løn for slike innafor den vedtekne budsjettramma. Dei tilsette ved fylkesrevisjonen har rett til å uttale seg i slike saker. Fylkesrevisjonssjefen har tilvisingsrett for utgifter og inntekter som vedkjem fylkesrevisjonen si drift. 7.3 Tilhøvet til kontrollutvalet sitt sekretariat Fylkesrevisjonssjefen eller tilsette ved fylkesrevisjonen skal ikkje utføre vanlege sekretariatsoppgåver for kontrollutvalet. Fylkesrevisjonssjefen skal sende sine rapportar m.m. til kontrollutvalet via sekretariatet for kontrollutvalet som skal sjå til at arbeidet er forsvarleg utført. Sekretariatet for kontrollutvalet kan i tilfelle be om å få ytterlegare opplysningar. 8. SÆRLEG OM FORVALTNINGSREVISJON Rapportar om forvaltningsrevisjon skal kontrollutvalet, etter behandling i fylkestinget, oversende til vedkomande hovudutval, ev. til fylkesrådmannen, for å få tilbakemelding om på kva måte konklusjonane og anbefalingane i rapporten blir følgde opp og påviste avvik handterast. Kontrollutvalet skal innan ein frist kontrollutvalet fastset, ha svar tilbake. 9. SÆRLEG OM SELSKAPSKONTROLL Kontrollutvalet kan innleie samarbeid om og samordne planlagt selskapskontroll med kontrollutval hos andre eigarkommunar/-fylkeskommunar i selskap (IKS, AS) som fylkeskommunen er medeigar i, når dette er formålstenleg. Rapporten frå selskapskontrollen skal på ordinær måte fremjast frå kontrollutvalet til fylkestinget. 10. ENDRING, IKRAFTSETTING Kontrollutvalet kan gjere mindre endringar i reglementet, ev. også som følgje av endringar i forskriftene om revisjon og kontrollutval. Reglementet blir gjort gjeldande frå 1. november Side59

60 Vedlegg, presisering av reglementet for kontrollutvalet pkt. 2.6 om høyringar: 1. Formål Reglar for avvikling av høyringar i kontrollutvalet Formålet med desse reglane er å sikre kontrollutvalet sitt informasjonsbehov, ei god framdrift i høyringa og trygge den enkelte deltakars rettstryggleik. 2. Opne høyringar, og når høyringar kan lukkast Avgjerd om høyring blir teke med alminneleg fleirtal, likevel slik at minst tre medlemer må røyste for høyringa. Høyringa skal i utgangspunktet vere open, men kontrollutvalet kan med alminneleg fleirtal avgjere at heile eller delar av høyringa kan vere lukka. Det kan t.d. skje som følgje av at den som skal høyrast berre ønskjer å uttale seg i lukka møte. Kontrollutvalet kan berre få teiepliktige opplysningar i lukka høyring. Under ei open høyring kan ikkje kontrollutvalets medlemer gjengi eller vise til opplysningar som er teiepliktige. 3. Førebuing av høyringa Før høyringa skal kontrollutvalet ha eit saksførebuande møte. På dette møtet skal utvalet gjennomgå kva for problemstillingar som utvalet ønskjer belyst. Det skal vidare fastsettast ei framdriftsplan for høyringa, som m.a. kan fastsette taletid for den enkelte som er innkalla eller invitert, rekkefølgje og hovudspørsmål/tema. Kontrollutvalet tek avgjerd om kven som skal inviterast til høyringa utanfrå og kven som skal ha talerett. Dersom det er ønske om å innkalle nokon frå fylkeskommunens administrasjon i høyringa skal innkallinga rettast til fylkesrådmannen som tek avgjerd om kven som skal møte. Er responsen negativ kan kontrollutvalet bringe saka inn for fylkesutvalet. 4. Den invitert og den innkalla si stilling Invitasjon/innkalling til høyringa skal sendast i så god tid som mogleg. Det skal opplysast om kva sak eller saksområde som er tema for høyringa, informerast om høvet til å reservere seg frå å møte for eksterne aktørar, og å krevje å bli høyrt i lukka møte. Kopi av dette reglementet skal følgje innkallinga. Overfor tilsette i fylkeskommunen som er innkalla, skal det visast til koml. 77 nr 7, jf. forskrift om kontrollutval 5 om kontrollutvalets rett til innhenting av opplysningar. Tilsette som fylkesrådmannen har pålagt å møte har møteplikt og plikt til å forklare seg. Tilsette skal normalt forklare seg i lukka møte. Den inviterte eller den innkalla skal ha tilgang til kontrollutvalets saksdokument dersom desse ikkje er underlagt teieplikt. Den inviterte eller innkalla har høve til å ha med seg ein person til å hjelpe seg, og rett til å konferere med vedkomande før det blir svara. 5. Gjennomføring av høyringa Dersom andre enn leiaren skal leie høyringa (dvs. vere hovudutspørjar), peikar kontrollutvalet ut den som skal ha denne funksjonen, anten eit anna medlem eller ein person som kontrollutvalet kan engasjere. Avgjerd om dette blir teke med alminneleg fleirtal. Møteleiaren innleiar høyringa ved å orientere om temaet for høyringa og dei prosedyrar som gjeld. Side60

61 Før kontrollutvalet startar utspørjinga av ein innkalla/invitert skal vedkomande få høve til å gi ei framstilling av saka. Etter at hovudutspørjar er ferdig med sine spørsmål kan kontrollutvalsmedlemene stille oppfølgingsspørsmål. Meiningsutveksling mellom kontrollutvalets medlemer skal ikkje finne stad under høyringa. Det skal ikkje røystast eller treffast konklusjonar under høyringa. Kontrollutvalet avgjer i møte korleis opplysningane som framkom under høyringa skal følgjast opp. Det skal førast protokoll frå høyringa, som omhandlar kven som var til stades frå kontrollutvalet og innkalla/inviterte og kven som uttalte seg/svarte på spørsmål. Kontrollutvalet avgjer ut over dette om det skal førast referat frå høyringa eller om det skal gjerast lydopptak. 6. Kunngjering Opne høyringar skal kunngjerast. Side61

62 saksframlegg Dato: Referanse: Vår saksbehandlar: /2014 Hans Blø Bjarne Dyrnes Saksnr Utval Møtedato KO 52/14 Kontrollutvalet Økonomirapport pr for Sentrale kontrollorgan Bakgrunn I samsvar med gjeldande rutine skal det rapporterast til kontrollutvalet om budsjettsituasjonen. Vedlagt følgjer økonomirapporten for Sentrale kontrollorgan pr 31. oktober d.å., som er siste rapporttidspunktet før årsskiftet. Vurdering Etter at rammene er tilført mindreforbruket frå 2013 med til saman kr og reguleringspremie til KLP med kr er samla budsjettramme for 2014 kr Rapporten viser eit samla mindreforbruk pr i høve til periodisert budsjett på kr Det manglar m.a. utgiftsføring av kompensasjon til Distriktsrevisjon Nordmøre IKS med om lag kr for kjøp av revisjonssjeftenester. Prognosen viser at ein samla vil kome ut med eit mindreforbruk ved årsslutt med om lag kr , dvs. om lag kr meir enn det tilførte mindreforbruket frå Rapporten gir ikkje grunnlag for nokre tiltak for å rette opp budsjettsituasjonen. Forslag til vedtak: Kontrollutvalet tar økonomirapporten pr for Sentrale kontrollorgan til vitande. Bjarne Dyrnes kst. fylkesrevisjonssjef Hans Blø kontrollsjef Vedlegg 1 Økonomirapport pr for Sentrale kontrollorgan Side62

63 Rapportering pr Innarbeidd 1000 kroner frå Akkumulert hittil i år 2014 evalueringa Ansvarsområd Budsjett Drift Avvik Årsbudsjett Prognose Avvik 2013 Fylkesrevisjon Kontrollutvalss Kontrollutvalet Resultat/netto Vakanser i forhold til budsjettert grunnbemanning, målt i månedsverk hittil i år: 0 Kommentarar til taldel: Fylkesrevisjonen: Ikkje motteke rekning fra Distriktsrevisjon Nordmøre for innleige av revisjonssjef enno.. Kontrollutvalssekr: Ingen spesielle merknader pr Kontrollutvalet: Ingen andre spesielle merknader pr Tiltak for å rette opp eventuelle avvik: Fylkesrevisjonen: Ikkje aktuelt Kontrollutvalssekr.: Ikkje aktuelt Kontrollutvalet: Ikkje aktuelt Konklusjon/årsprognose: Fylkesrevisjonen: Forventer et lite mindrefobruk ved årets slutt. Innleie fra Distriktsrevisjon Nordmøre kommer, samt noko sjukelønnsrefusjon. Kontrollutvalssekr./kontrollutvalet: Forventar mindreforbruk rundt kr , om lag som overført løyving frå Side63

64 saksframlegg Dato: Referanse: Vår saksbehandlar: /2014 Ronny Rishaug Saksnr Utval Møtedato KO 53/14 Kontrollutvalet Rapport frå kartleggingsbesøk ved vidaregåande skular i 2014 Bakgrunn Fylkesrevisjonen byggjer sin revisjon av skulane sine rekneskap på den interne kontrollen ved kvar skule. For å kunne gjere det må vi teste om kontrollane verkar i tilstrekkeleg grad. Fylkesrevisjonen valte for 2014 å besøke 6 skular. Dette etter ei vurdering av risiko og kapasitet ved revisjonen. Ved skulebesøka kontrollerte vi om rutinane i økonomihandboka vert følgt. Vi vurderte skulen si økonomioppfølging, samt gjekk gjennom aktuelle tema og problemstillingar knytt oppimot den enkelte skule. Rapport Vi har gjennom besøka funne at skulane sin interne kontroll i all hovudsak verkar tilfredsstillande. Mindre manglar og feil i dei interne rutinane har vorte teke opp på staden, men vi ynskjer å kome med nokre kommentarar på dei enkelte områda: Bankkonti Skulane har etter økonomihandboka lov til å ha eigne bankkonti der det er naudsynt. Det er då fylkeskasseraren som gjev dei lov til å opprette dette. Etter bokføringslova 4 pkt. 2 skal alle transaksjoner og andre rekneskapsmessige disposisjonar bokføras på ein fullstendig måte i rekneskapssystemet. Bankkonti som ikkje er registrert i fylket sin ordinære rekneskap er i tillegg til å vere eit avvik i forhold til bokføringslova og eit risikoområde i høve til misleghald. To av dei skulane vi besøkte hadde kontoar som ikkje var registrerte i fylket sin rekneskap. Dette skulle dei aktuelle skulane rette opp i med hjelp frå økonomiavdelinga. Dei fleste av skulane sine konti er no registrerte i fylket sin rekneskap. Vi har likevel bedt økonomiavdelinga om å sende førespurnad til alle bankane i fylket og be om ei oversikt over kontoar som er registrerte på skulane eller fylket. Vi viser og her til sak i KO 29/14 angåande konto registrert på Ørskog Vgs. Side64

65 Side 2 Innkjøpsrutinar Møre og Romsdal fylkeskommune må følgje regelverket om offentlege innkjøp. Om fylkeskommunen bryt regelverket kan den risikere å bli klaga inn til klagenemnda for offentlege innkjøp (KOFA). Av erfaring finn vi stadig feil på innkjøpsområdet. Det har difor og for 2014 vore prioritert kontrollar på området. Viser her og til sak i KO 30/14 - Forvaltningsrevisjonsprosjekt nr 3/2014: "Innkjøpsområdet i Møre og Romsdal fylkeskommune". I tillegg til dei ordinære kontrollane i året, vert det i forkant av skulebesøka gjennomført ein ekstrakontroll for å finne ut av om det er føreteke innkjøp ute på dei aktuelle skulane som er i strid med innkjøpsreglementet. Vi fann i år lite feil på dei utvalde skulane. Ved besøka hadde vi fokus på om skulane hadde gode interne rutinar på området, og om dei nytta anbodsprotokoll. Her såg vi som tidlegare at skulane bør verte flinkare til å innhente tilbod og føre anbodsprotokoll på innkjøp under terskelverdiane. Meirverdiavgift og kompensasjonsreglane Handsaming av meirverdiavgift vert i hovudsak kontrollert i forkant av skulebesøka. Under besøket tok vi opp dei svakheiter og manglar vi har funne gjennom våre ordinære revisjonshandlingar gjennom året. Vi påpeika i år kun nokre mindre feil knytt til meirverdiavgifta. Lønnsrutinar Lønn er den største utgiftsposten for fylkeskommunen. Svikt i rutinane kan dermed føre til vesentlege feil. Vi kontrollerte difor at naudsynte rutinar er på plass og at dei vert etterlevd. Trass i manglar ved delar av rutinane har vi ikkje funne teikn på at det er vesentlege feil i rekneskapen. Desse manglane vart teke tak i allereie ved besøka, og vil bli retta opp. Diverse Vi fekk i år tilbakemelding frå ein av skulane på at det hadde vore ynskjeleg med ei kartlegging av kva slags kunnskap som finnes blant leiing og merkantilt personale ute på skulane. Kartlegginga bør følgjast opp med mentorprogram eller liknande, og det bør gjennomføras fleire kurs/samlingar knytt oppimot særeigne og fagspesifikke problemstillingar knytt oppimot den praktiske kvardagen til både leiinga og merkantilt personale (Rekneskap og lønn). Vi ser elles at felles køyrereglar for rutinar knytt oppimot skuleturar hadde vore ynskjeleg. Side65

66 Side 3 Vi viser til saksframstillinga og fremjar slikt: Forslag til vedtak: Kontrollutvalet tek rapporten over varsla kontroll- og kartleggingsbesøk i 2014 ved vidaregåande skular til vitande. Bjarne Dyrnes kst. fylkesrevisjonssjef Ronny Rishaug spesialrevisor Side66

67 Side67

68 Side68

69 Side69

70 Side70

71 Side71