Kontrollutvalet - melding om status for oppfølging av tidlegare forvaltningsrevisjonar og statlege tilsynsrapportar

Transkript

1 saksframlegg Dato: Referanse: Vår saksbehandlar: /2015 Hans Blø Saksnr Utval Møtedato Kontrollutvalet Fylkestinget Kontrollutvalet - melding om status for oppfølging av tidlegare forvaltningsrevisjonar og statlege tilsynsrapportar Bakgrunn Kontrollutvalet skal etter forskrift om kontrollutval 12 sjå til at fylkestingets vedtak ved behandlinga av forvaltningsrevisjonar blir følgde opp, og rapportere til fylkestinget om status for oppfølginga. Det er fylkesrådmannen som har ansvaret for å følgje opp fylkestingets vedtak, jf. kommunelova 23 nr. 2, dvs. å avgjere på kva måte administrasjonen skal følgje opp anbefalingane i den enkelte rapporten. Det har årvisst vore fremja rapportar til kontrollutvalet om status i oppfølginga, med melding til fylkestinget der manglande eller mangelfull oppfølging har vore påpeika, eventuelt om forvaltningsrevisjonens anbefalingar er blitt imøtekomne og dermed kunne avkvitterast. Dei seinare åra har elles kontrollutvalet bedt resp. politisk ansvarlege hovudutval om å gi særskilt tilbakemelding på korleis hovudutvalet vil følgje opp anbefalingane. Denne rutinen ansvarleggjer hovudutvalet i arbeidet med å følgje opp, og kan medverke til at den administrative oppfølginga blir avslutta tidlegare. Rutinen for oppfølging av forvaltningsrevisjonar i administrasjonen Hos fylkesrådmannen blir oppfølginga ivareteke av juridisk avdeling. Kontrollsjefen har bedt juridisk avdeling om ei statusmelding for oppfølgingsarbeidet pr mai Med brev av 11. mai 2015 har fylkesrådmannen oversendt årets melding, med omtale av status for forvaltningsrevisjonsprosjekt som står til observasjon frå tidlegare år, og for prosjekt som har vore behandla av fylkestinget i Brevet med statusmeldinga følgjer vedlagt. Melding om status for oppfølging av tidlegare forvaltningsrevisjonar Ved siste statusrapport, i sak T-22/14, vart i alt 3 tidlegare forvaltningsrevisjonar ståande til observasjon:

2 Side 2 I 2014 er følgjande nye forvaltningsrevisjonar komne til, etter behandling av rapportane i fylkestinget: 02/2014: Klima- og miljøsatsinga innan samferdselssektoren. 03/2014: Innkjøpsområdet i Møre og Romsdal fylkeskommune. Det er gitt nærare orientering om status for oppfølginga av dei 8 rapportane i den vedlagte meldinga. Når det gjeld dei 2 rapportane 03/2013 og 01/2014 er dei kommentert samla i statusmeldinga. For rapport 03/2014 har fylkestinget bedt om ei særskilt tilbakemelding frå fylkesrådmannen i eiga sak til junitinget, og denne rapporten er dermed ikkje kommentert i statusmeldinga. Av dei resterande 7 rapportane foreslår fylkesrådmannen at 4 rapportar framleis blir følgde opp i administrasjonen: * 02/2014: Klima og miljøsatsinga innan samferdselsektoren * Det er foreslått at oppfølginga kan avsluttast når ein avtale med Kristiansund kommune om sjukehusundervisning er kome på plass. Fylkesrådmannen foreslår at oppfølginga av dei resterande 3 rapportane blir avslutta: Vurdering av forslaga i statusmeldinga Rapporten omhandla i kva grad fylkeskommunen sørger for pålagt undervisning til elevar i institusjonar, fengsel m.v. og har stått til observasjon lenge pga. manglande avtale med ein kommune om undervisning av elevar ved eit sjukehus. Etter det som er opplyst reknar ein med at avtalen er på plass våren I tilfelle rår kontrollsjefen til at kontrollutvalet får fullmakt til å avkvittere rapporten. Vi har elles ikkje merknader til at dei øvrige rapportane framleis blir ståande til observasjon inntil vidare for oppfølging i administrasjonen. Når det gjeld forslaget om å avslutte oppfølginga av 3 rapportar, har vi følgjande merknader: Bakgrunnen for undersøkinga var utfordringane fylkeskommunen stod overfor ved at store lærargrupper var i ferd med å nå pensjonsalderen dei komande åra, og faren for tidlegpensjonering som pensjonsreforma gav høve til.

3 Side 3 Det er i statusmeldinga gitt ein brei omtale av det generelle arbeidet som er (og blir) gjort innan lærarrekruttering og kompetanseutvikling av undervisningspersonalet. Fleire tiltak er sett i verk, som har gitt synlege resultat, t.d. fleire søkjarar til ledige stillingar. I enkelte stillingar innan yrkesfag/realfag er det framleis få søkjarar. Det blir opplyst at løn blir nytta som verkemiddel i rekrutteringa i enkelttilfelle. Kontrollutvalet var elles opptatt av at utdanningsutvalet burde engasjere seg meir i problematikken, og det blir opplyst at fleire saker som er til behandling i utvalet har fokus på rekruttering og kompetanseutvikling. Det vil framleis vere ei stor utfordring å sikre ei god lærardekning etter kvart som mange lærarar blir pensjonistar. Merksemda hos det politiske nivået til problemet bør vere stor, og ut frå ein slik føresetnad kan kontrollsjefen i tilfelle rå til at oppfølginga av anbefalingane i rapporen blir avslutta. I rapporten vart det anbefalt å utarbeide ein konkret tiltaksplan for gjennomføring av AGP, og meir systematisk dokumentere prosessen. I tilbakemeldinga i 2014 vart det vist til ei rad initiativ som konsekvens av arbeidsgivarpolitikken knytt til kvar av dei to anbefalingane. Fylkesrådmannen ville i tillegg vurdere å få eit heilskapleg system for generelle brukar- og omdømmeundersøkingar på plass, men dette vart ikkje gjennomført i 2014 av ressursmessige omsyn. Etter det opplyste blir det heller ikkje tatt noko initiativ til dette i 2015, men blir vurdert på nytt i Kontrollsjefen meiner eit slikt system kan bli ressursparande sidan ein tidvis gjennomfører slike undersøkingar på ulike område, også sett i samanheng med den noko omfattande årlege medarbeidarundersøkinga og HMS-rapporteringa. Ettersom dette omsynet er spesielt knytt til ei av anbefalingane i rapporten, vil kontrollsjefen tilrå at oppfølginga ikkje blir avslutta no, men blir ståande til observasjon inntil vidare. Det vart særleg anbefalt å sikre involvering og avklare forventningar til prosjekt tidleg, og å legge til rette for gode prosessar med deltaking frå ulike aktørar i eit meir langsiktig utviklingsperspektiv. Kontrollutvalet sa seg nøgd med tilbakemeldinga frå regional- og næringsutvalet i samband med oppfølginga av anbefalingane i rapporten etter behandlinga i fylkestinget, men gav uttrykk for at ei samla ekstern evaluering av dei ulike kommuneretta tiltaka burde vere ein like naturleg del av satsinga. Etter tilbakemeldinga frå fylkesrådmannen avviser ein å ville følgje opp dette omsynet, men at ein vil halde fram med å evaluere enkelttiltak. (Det bør her nemnast at «kommuneretta utviklingsarbeid» var eit definert tiltaksområde innan regional- og næringsavdelinga no endra til «samfunnsutvikling», og ikkje som det er nemnt i tilbakemeldinga heile spekteret av tiltak mot kommunane). Behandlinga av rapporten tyder på at det politiske nivået er nøgd med den måten det kommuneretta utviklingsarbeidet blir gjennomført på, og at ei samla evaluering

4 Side 4 av verknadene dermed kan synest uønska. Kontrollsjefen tilrår dermed at oppfølginga av rapporten sine anbefalingar blir avslutta. Som nemnt skal fylkesrådmannen legge fram ei særskilt sak til fylkestinget i juni om status for oppfølginga av rapport 03/2014: Innkjøpsområdet i Møre og Romsdal fylkeskommune. Saksframlegget er pr dato ikkje kjent, og kontrollutvalet bør la rapporten stå til observasjon inntil vidare. Nærare om oppfølging av statlege tilsynsrapportar Ulike statlege tilsyn, som Fylkesmannen, Arbeidstilsynet, Mattilsynet, Helsetilsynet m. fl., gjennomfører årleg fleire tilsyn mot fylkeskommunal verksemd innan særskilt utvalde område. Tilsyna skal avdekke om verksemda oppfyller lovfastsette krav til tenestetilbodet. Det blir normalt utarbeidd ein rapport om resultatet av tilsynet, som blir oversendt fylkeskommunen til fråsegn, og til oppfølging ved påviste avvik. Regjeringa har bedt om at tilsynsrapportane blir lagde fram for folkevalte organ i kommunen/fylkeskommunen, og nemnte spesielt kontrollutvalet (Meld. St. 12 ( ) Stat og kommune styring og samspel, kap ). Kontrollutvalet har fastsett at relevante statlege tilsynsrappotar skal leggast fram for kontrollutvalet til orientering, med opplysning om oppfølginga av tilsynsrapporten i fylkeskommunen. I tillegg er det lagt til grunn at kontrollutvalet skal rapportere til fylkestinget om resultatet av oppfølginga av tilsynet, med ev. status for ikkje avklara avvik. Kontrollutvalet fann det formålstenleg å legge resultatet av oppfølginga inn i statusmeldinga til fylkestinget for oppfølging av forvaltningsrevisjonar. Melding om status i oppfølging av statlege tilsynsrapportar i 2014 og hittil i 2015 Sidan førre statusrapport (sak T-22/14) har kontrollutvalet behandla følgjande statlege tilsynsrapportar: Fylkesmannen: tilsyn ved Ørsta vgs. og Kristiansund vgs. (om skolane si oppfølging av krava i opplæringslova kap. 9a knytt til elevane sitt psykososiale miljø). Arbeidstilsynet: tilsyn ved Ålesund vgs. (Øwregt)., Fagerlia vgs., Haram vgs., Borgund vgs., Stranda vgs., Ulstein vgs., Rauma vgs., Sykkylven vgs., Herøy vgs., Spjelkavik vgs. og Molde vgs. (om skolane sitt arbeid for å førebygge kjemisk helsefare). Arbeidstilsynet: tilsyn av bygg 10 (truckføraropplæringsbygget) ved Kristiansund vgs. etter rehabilitering av bygget. Mattilsynet: tilsyn ved Ålesund vgs (Volsdalsberga) kantinedrifta etter næringsmiddelhygieneforskrifta, og ved Rauma vgs (om tilhøva på avdelinga for restaurant og matfag er innretta etter krava i matlova). Av dei tilsynsrapportane som kontrollutvalet har behandla er det pr dato ikkje noko pålegg etter tilsyna som står uoppgjort. Avsluttande vurdering Forvaltningsrevisjonar er ressurskrevjande, både ved fylkesrevisjonen, i administrasjonen og ved behandlinga i folkevalte organ. Etter kontrollsjefens syn er det viktig å ha trykk på oppfølginga av anbefalingane i revisjonsrapportane, - det bør ikkje gå for lang tid før anbefalte forbetringar blir følgde opp med konkrete

5 Side 5 tiltak. Det er vesentleg at dei ansvarlege politiske organa på alle nivå og tar ansvar for dette og følgjer opp «sine» rapportar. Regjeringa legg vekt på å få styrka eigenkontrollen i kommunar og fylkeskommunar, m.a. for å redusere behovet for statlege tilsynsaktivitetar. Det blir såleis forventa ei sterkare folkevalt forankring i behandlinga av statlege tilsynsrapportar, for å styrke den folkevalte involveringa i nødvendige endringsprosessar. Forslag til vedtak: Fylkestinget viser til meldinga om status for oppfølginga av tidlegare forvaltningsrevisjonar og for statlege tilsynsrapportar, og godkjenner at oppfølginga av følgjande forvaltningsrevisjonar blir avslutta: Fylkestinget sluttar seg til at følgjande forvaltningsrevisjonar framleis blir følgde opp: 02/2014: Klima og miljøsatsinga innan samferdselsektoren. 03/2014: Innkjøpsområdet i Møre og Romsdal fylkeskommune. Kontrollutvalet får fullmakt til å avslutte rapport 03/2010 når avtalen med Kristiansund kommune om sjukehusundervisning er inngått. Hans Blø kontrollsjef Vedlegg 1 Oppfølging av forvaltningsrevisjonar Melding om rapportar til oppfølging 2015