Faste medlemer som ikkje møtte: Namn Funksjon Representerer Ann Kristin Sørvik Medlem SP. Frå administrasjonen møtte på heile eller delar av møtet:

Transkript

1 Møteprotokoll Utval: Kontrollutvalet Møtestad: Møterom 102, Fylkeshuset, Molde Dato: Tid: 10:00 Protokoll nr: 1/17 Faste medlemer som møtte: Namn Funksjon Representerer Anders Riise Leiar H Knut Flølo Nestleiar FRP Mellvin Steinsvoll Medlem AP Torleiv Rogne Medlem UVS Faste medlemer som ikkje møtte: Namn Funksjon Representerer Ann Kristin Sørvik Medlem SP Frå administrasjonen møtte på heile eller delar av møtet: Namn Stilling Henning Rødal kst. fylkesrevisjonssjef Sekretariat: Namn Tor Harald Hustad Gunn Elin Nygård Stilling Kontrollsjef konsulent

2 2 Kontrollutvalet sitt møte starta kl på Fylkeshuset i Molde, møterom 102, under leiing av utvalsleiar Anders Riise (H). Ann-Kristin Sørvik (SP) hadde meldt forfall. Irene Uniq (MDG) var innkalt som varamedlem, men meldte forfall på møtedagen. Det var ikkje tid til å kalle inn fleire varamedlemer. Møtet vart sett med 4 medlemer. Innkallinga og saklista vart godkjent utan merknader. Saksnr Innhald Uoff KO 1/17 Brev sendt skatteetaten vedrørende MVA kompensasjon KO 2/17 Generelt kontroll- og tilsynsarbeid - Handlingsplan 2017 KO 3/17 Tilsyn med revisjonsordninga - Forbundsbasert kvalitetskontroll NKRF KO 4/17 Forvaltningsrevisjon Framdrifts- og leveranseplan KO 5/17 Bestilling av forvaltningsrevisjonsprosjekt 1/17 - Fylkesveg KO 6/17 Bestilling av forvaltningsrevisjonsprosjekt 2/17 - Den kulturelle skolesekken KO 7/17 Rekneskapsrevisjon - rapportering om status i revisjonsarbeidet KO 8/17 KO 9/17 KO 10/17 Rekneskapsrevisjon - rapportering om skolebesøka Val av revisor for Sentrale kontrollorgan Ikkje offentleg: Offl 13, Fvl 13 Regnskapsopplæring for kontrollutval X RS 1/17 RS 2/17 RS 3/17 RS 4/17 RS 5/17 RS 6/17 Kontrollsjef orienterer - oppfølgingssaker Møre og Romsdal Revisjon IKS - status Invitasjon og program til fagkonferansar Sekretariatforum - Møte i arbeidsutvalet Evaluering av kontrollutvalet og sekretariatet sitt arbeid Ny konstituert fylkesrevisjonssjef Godkjenning av protokoll

3 3 KO 1/17 Brev sendt skatteetaten vedrørende MVA kompensasjon Kontrollutvalet tek orienteringa om innsendt brev til skatteetaten til etterretning. Kontrollutvalet ber fylkesrådmannen vurdere omlegging av intern praktisering av lovverket i samsvar med brevet frå advokat, inntil skatteetaten har gitt uttale til brevet. Torleiv Rogne (UVS) fremma følgjande endringsforslag til andre avsnitt (endring i kursiv): «Kontrollutvalet rår fylkesrådmannen til å vurdere..» Votering: Første avsnittet i tilrådinga vart samrøystes vedteke. Endringsforslaget frå Torleiv Rogne vart samrøystes vedteke. Kontrollutvalet tek orienteringa om innsendt brev til skatteetaten til etterretning. Kontrollutvalet rår fylkesrådmannen til å vurdere omlegging av intern praktisering av lovverket i samsvar med brevet frå advokat, inntil skatteetaten har gitt uttale til brevet. KO 2/17 Generelt kontroll- og tilsynsarbeid - Handlingsplan Kontrollutvalet sluttar seg til den framlagde handlingsplanen for generelt kontroll- og tilsynsarbeid 2. Kontrollutvalet ber om at det jamleg blir framlagt rapportering frå det løpande kontroll- og tilsynsarbeidet. 3. Kontrollutvalet gir fullmakt til kontrollsjefen å velje utførar av eventuelle kontroll- og tilsynsaktiviteter etter konsultasjon med leiar av kontrollutvalet, og med melding til kontrollutvalet i etterkant. 1. Kontrollutvalet sluttar seg til den framlagde handlingsplanen for generelt kontroll- og tilsynsarbeid 2. Kontrollutvalet ber om at det jamleg blir framlagt rapportering frå det løpande kontroll- og tilsynsarbeidet. 3. Kontrollutvalet gir fullmakt til kontrollsjefen å velje utførar av eventuelle kontroll- og tilsynsaktiviteter etter konsultasjon med leiar av kontrollutvalet, og med melding til kontrollutvalet i etterkant.

4 4 KO 3/17 Tilsyn med revisjonsordninga - Forbundsbasert kvalitetskontroll NKRF Kontrollutvalet er bekymra over avdekka forhold frå NKRF sin kvalitetskontroll og ber fylkesrevisjonen/(mrr) straks innarbeide kvalitetssikringsprosedyrer for å unngå tilsvarande merknadar for framtida. Kontrollutvalet ber om at fylkesrevisjonen melder tilbake kva tiltak som vil bli iverksatt. Kontrollutvalet ber kontrollsjef utarbeide handlingsplan og metode for kvalitetskontroll av forvaltningsrevisjon. Kontrollsjef Tor Harald Hustad og kst. fylkesrevisjonssjef Henning Rødal orienterte og svarte på spørsmål i møtet. Kontrollutvalet er bekymra over avdekka forhold frå NKRF sin kvalitetskontroll og ber fylkesrevisjonen/(mrr) straks innarbeide kvalitetssikringsprosedyrer for å unngå tilsvarande merknadar for framtida. Kontrollutvalet ber om at fylkesrevisjonen melder tilbake kva tiltak som vil bli iverksatt. Kontrollutvalet ber kontrollsjef utarbeide handlingsplan og metode for kvalitetskontroll av forvaltningsrevisjon. KO 4/17 Forvaltningsrevisjon Framdrifts- og leveranseplan 1. Kontrollutvalet sluttar seg til framlegget til framdrifts- og leveranseplan for forvaltningsrevisjonar i Kontrollutvalet føreset at framdrifts- og leveranseplanen ikkje har konsekvensar for den vedteke betalinga for tenestene. At fylkesrevisjonen ikkje har starta opp arbeidet med prosjektet som blei bestilt 28. september 2016 skal ikkje ha konsekvensar for fylkeskommunen sin betaling. Betaling på kr står fast. 3. Kontrollutvalet vil presisere viktigheita av at revisjonsleverandøren held seg til oppgitte leveringstidspunkt. 4. Kontrollutvalet vil også slå fast at revisjonsleverandøren skal halde kontrollsjefen løpande oppdatert underveis i prosjekta.

5 5 Kontrollsjef Tor Harald Hustad og kst. fylkesrevisjonssjef Henning Rødal orienterte og svarte på spørsmål i møtet. 1. Kontrollutvalet sluttar seg til framlegget til framdrifts- og leveranseplan for forvaltningsrevisjonar i Kontrollutvalet føreset at framdrifts- og leveranseplanen ikkje har konsekvensar for den vedteke betalinga for tenestene. At fylkesrevisjonen ikkje har starta opp arbeidet med prosjektet som blei bestilt 28. september 2016 skal ikkje ha konsekvensar for fylkeskommunen sin betaling. Betaling på kr står fast. 3. Kontrollutvalet vil presisere viktigheita av at revisjonsleverandøren held seg til oppgitte leveringstidspunkt. 4. Kontrollutvalet vil også slå fast at revisjonsleverandøren skal halde kontrollsjefen løpande oppdatert underveis i prosjekta. KO 5/17 Bestilling av forvaltningsrevisjonsprosjekt 1/17 - Fylkesveg Kontrollutvalet sluttar seg til den framlagde prosjektskissa for prosjektet «Fylkesveg», og ber kontrollsjefen bestille prosjektet hos fylkesrevisjonen. Kontrollutvalet ber fylkesrevisjonen deretter kjøpe kapasitet frå eksterne leverandører i marknaden, og at denne prosessen straks settast i gang. Kontrollsjefen får fullmakt til å gjere presiseringar og/eller mindre justeringar om innhald og gjennomføring, med melding tilbake til kontrollutvalet. Torleiv Rogne (UVS) fremma følgjande endringsforslag til andre avsnitt (endring i kursiv): «Kontrollsjefen får fullmakt til å gjere presiseringar og/eller mindre justeringar om innhald og gjennomføring som ikkje er av prinsipiell karakter, med melding tilbake til kontrollutvalet.» Votering: Første avsnitt i tilrådinga vart samrøystes vedteke. Endringsforslaget frå Torleiv Rogne vart samrøystes vedteke. Kontrollutvalet sluttar seg til den framlagde prosjektskissa for prosjektet «Fylkesveg», og ber kontrollsjefen bestille prosjektet hos fylkesrevisjonen. Kontrollsjefen får fullmakt til å gjere presiseringar og/eller mindre justeringar om innhald og gjennomføring som ikkje er av prinsipiell karakter, med melding tilbake til kontrollutvalet.

6 6 KO 6/17 Bestilling av forvaltningsrevisjonsprosjekt 2/17 - Den kulturelle skolesekken Kontrollutvalet sluttar seg til den framlagde prosjektskissa for prosjektet Den kulturelle skolesekken (DKS), og ber kontrollsjefen bestille prosjektet hos fylkesrevisjonen. Kontrollsjefen får fullmakt til å gjere presiseringar og/eller mindre justeringar om innhald og gjennomføring, med melding tilbake til kontrollutvalet. Torleiv Rogne (UVS) fremma følgjande endringsforslag til andre avsnitt (endring i kursiv): «Kontrollsjefen får fullmakt til å gjere presiseringar og/eller mindre justeringar om innhald og gjennomføring som ikkje er av prinsipiell karakter, med melding tilbake til kontrollutvalet.» Votering: Første avsnitt i tilrådinga vart samrøystes vedteke. Endringsforslaget frå Torleiv Rogne vart samrøystes vedteke. Kontrollutvalet sluttar seg til den framlagde prosjektskissa for prosjektet Den kulturelle skolesekken (DKS), og ber kontrollsjefen bestille prosjektet hos fylkesrevisjonen. Kontrollsjefen får fullmakt til å gjere presiseringar og/eller mindre justeringar om innhald og gjennomføring som ikkje er av prinsipiell karakter, med melding tilbake til kontrollutvalet. KO 7/17 Rekneskapsrevisjon - rapportering om status i revisjonsarbeidet 1. Kontrollutvalet er uroa over framdrifta i revisjonsarbeidet. 2. Kontrollutvalet ber kontrollsjefen følge opp situasjonen med fylkesrevisjonen/møre og Romsdal Revisjon IKS, med melding til kontrollutvalet. 1. Kontrollutvalet er uroa over framdrifta i revisjonsarbeidet. 2. Kontrollutvalet ber kontrollsjefen følge opp situasjonen med fylkesrevisjonen/møre og Romsdal Revisjon IKS, med melding til kontrollutvalet.

7 7 KO 8/17 Rekneskapsrevisjon - rapportering om skolebesøka 1. Kontrollutvalet tar rapporten frå kartleggingsbesøk ved vidaregåande skolar 2016 til etterretning. 2. Kontrollutvalet merkar seg avvika som er rapportert, og ber kontrollsjefen gjennomføre felles møte med revisjonen og administrasjonen for å sette trykk på kva tiltak som vil bli sett i verk for å lukke svakheitene og/eller manglar i rutinar. 3. Kontrollutvalet ber også kontrollsjefen i etterkant av felles møte å hente inn skriftleg tilbakemelding frå administrasjonen på tiltak som vil bli satt i verk når det gjeld funna som er avdekka i revisor sin rapport. 1. Kontrollutvalet tar rapporten frå kartleggingsbesøk ved vidaregåande skolar 2016 til etterretning. 2. Kontrollutvalet merkar seg avvika som er rapportert, og ber kontrollsjefen gjennomføre felles møte med revisjonen og administrasjonen for å sette trykk på kva tiltak som vil bli sett i verk for å lukke svakheitene og/eller manglar i rutinar. 3. Kontrollutvalet ber også kontrollsjefen i etterkant av felles møte å hente inn skriftleg tilbakemelding frå administrasjonen på tiltak som vil bli satt i verk når det gjeld funna som er avdekka i revisor sin rapport. Møtet vart lukka under behandlinga av sak KO 9/17, jfr. kommunelova 31, nr 2 (Offl 13, Fvl 13). Tilstades i møtet var medlemene i kontrollutvalet, kontrollsjef Tor Harald Hustad, og utvalssekretær Gunn Elin Nygård. KO 9/17 Val av revisor for Sentrale kontrollorgan 1. Kontrollutvalet veljer KPMG AS som revisor for Sentrale kontrollorgan for rekneskapsåret Kontrollsjef får fullmakt til å inngå engasjementsavtale med valt revisor. 1. Kontrollutvalet vel KPMG AS som revisor for Sentrale kontrollorgan for rekneskapsåret Kontrollsjef får fullmakt til å inngå engasjementsavtale med valt revisor. Møtet vart åpna.

8 8 KO 10/17 Regnskapsopplæring for kontrollutval Kontrollutvalet slutter seg til det framlagte kursprogrammet og ber kontrollsjefen invitere medlemmer av andre kontrollutval i regionen. Kontrollutvalet slutter seg til det framlagte kursprogrammet og ber kontrollsjefen invitere medlemmer av andre kontrollutval i regionen. RS 1/17 Kontrollsjef orienterer - oppfølgingssaker Kontrollsjef Tor Harald Hustad og kst. fylkesrevisjonssjef Henning Rødal orienterte og svarte på spørsmål. Kontrollutvalet tek orienteringa om status vedrørende til orientering. RS 2/17 Ny konstituert fylkesrevisjonssjef Kontrollutvalet tek referatsaka til orientering. RS 3/17 Møre og Romsdal Revisjon IKS - status Kontrollutvalet tek referatsaka til orientering. RS 4/17 Invitasjon og program til fagkonferansar Kontrollutvalet tek referatsaka til orientering. RS 5/17 Sekretariatforum - Møte i arbeidsutvalet Kontrollutvalet tek referatsaka til orientering.

9 9 RS 6/17 Evaluering av kontrollutvalet og sekretariatet sitt arbeid Kontrollutvalet tek saka igjen i eigen medarbeidersamtale med kontrollsjefen i eit seinare møte. Godkjenning av protokoll Kontrollutvalet gikk gjennom og godkjente samrøystes protokollen frå møte Møtet slutt kl