Spesialrevisor Rådgivar

Transkript

1 Møteprotokoll Utval: Kontrollutvalet Møtestad: Muritunet, Valldal Dato: Tid: 10:30 Protokoll nr: 1/12 Faste medlemer som møtte: Namn Funksjon Representerer Knut Anders Oskarson Leiar H Ann Kristin Sørvik Nestleiar SP Trond Hansen Riise Medlem V Per Helge Nordstrand Medlem SL/TVP Rolf Bergmann Medlem FRP Frå administrasjonen møtte: Namn Finn Åge Ødegård Bjørn Richard Jensen Tonje Skarvøy Stene Sekretariat: Namn Hans Blø Stilling Fylkesrevisjonssjef Spesialrevisor Rådgivar Stilling Kontrollsjef Adm. dir. Arne Sandnes ønskte medlemene m. fl. velkomen til Muritunet. Til stades frå institusjonen var elles kvalitetsleiar Sveinung Vemøy og økonomisjef Viktor Valdal. Sandnes orienterte om institusjonen, om kva rolle Muritunet spelar i rehabiliteringstilbodet i fylket og kva tenester som institusjonen yter. Vidare om utviklingstiltak og om planane for utviding av bygningsmassen. Vemøy og Valdal supplerte, og alle tre svara på spørsmål frå medlemene. Etter orienteringa var medlemene viste rundt på institusjonen. Leiaren takka Sandnes for at kontrollutvalet fekk kome på besøk, og for orienteringa. Leiaren sette møtet. Det var ikkje merknader til innkalling og sakliste. Det var ikkje kome merknader til møteboka frå møtet den 29. nov. 2011, og den vart godkjend. Fylkesrevisjonssjef Finn Åge Ødegård orienterte om fylkesrevisjonens opplegg for gjennomføring av rekneskapsrevisjonen i fylkeskommunen, og svara på spørsmål frå medlemene. Følgjande saker vart behandla:

2 2 Saksnr Innhald Uoff KO-1/12 Budsjett 2012 for Sentrale kontrollorgan, disponering av ramma m.m. KO-2/12 Prosedyrer m.m. i kontrollutvalet KO-3/12 Samarbeidsrutine med Fylkesmannen i Møre og Romsdal om tilsyns- og kontrollaktivitetar KO-4/12 Fylkesmannen - tilsynsrapport på opplæringsområdet, opplæringslova KO-5/12 Plan for verksemda i kontrollutvalet - premissar for planarbeidet KO-6/12 Prosjektskisse - forvaltningsrevisjonsprosjektet "Samhandling med Statens Vegvesen. Bestillingsfunksjonen. Kontraktsoppfølging." KO-7/12 Rapport om utført kvalitetskontroll - fylkesrevisjonen KO-8/12 Melding om gjennomsyn av utdanningsutvalets møtebok for 2. halvår 2011 KO-9/12 Midt-norsk konferanse for kontrollutval 2012 KO 1-12 Budsjett 2012 for Sentrale kontrollorgan, disponering av ramma m.m. Leiaren sette frå følgjande forslag som tillegg til tilrådinga: Kontrollutvalget ønsker å sette fokus på behovet for økte ressurser til kontrollutvalgssekretariatet. Ordningen med 1-mannssekretariat er sårbar. Dette blir å komme tilbake til i forbindelse med budsjettet for Forslaget til vedtak og tilleggsframlegget frå leiaren vart samrøystes vedtatt. Kontrollutvalet tek til vitande føresetnadene for budsjettrammene for Sentrale kontrollorgan i Kontrollutvalet ønsker å sette fokus på behovet for auka ressursar til kontrollutvalssekretariatet. Ordninga med 1-mannssekretariat er sårbar. Dette blir å komme tilbake til i samband med budsjettet for KO 2-12 Prosedyrer m.m. i kontrollutvalet Det var semje om at tredje strekpunkt i pkt. 2 går ut. Per-Helge Nordstrand fremma forslag om at pkt. 3 fekk slik endra ordlyd: 3. tilbod om deltaking på konferansar og liknande blir gitt til eit 1. varamedlem når eit medlem melder forfall. Når 1. varamedlem som er varamedlem for

3 fleire representantar har forfall, går tilbodet til 2. vara i gruppa, og stoppar der. 3 Leiaren, Knut Anders Oskarson, foreslo at pkt. 4 fekk slik endra ordlyd: 4. pressemeldingar i saker som skal behandlast i kontrollutvalet skal kontrollsjefen drøfte med leiaren i kontrollutvalet før den blir sendt vidare. Det vart røysta punktvis. Pkt. 1 i forslaget til vedtak vart samrøystes vedtatt. Pkt. 2 med den endring at tredje strekpunkt går ut, vart samsrøystes vedtatt. Pkt. 3 i samsvar med forslaget frå Per-Helge Nordstrand vart samrøystes vedtatt. Pkt. 4 i samsvar med forslaget frå leiaren vart samrøystes vedtatt. Pkt. 5 i forslaget til vedtak vart samrøystes vedtatt. Kontrollutvalet tar til vitande at 1. møteboka til kontrollutvalet blir offentleggjort etter at utkastet er gjennomlest av medlemene og ev. merknader er følgde opp, 2. - det blir ytt møtegodtgjering m.m. berre for oppmøte i gruppe/-fylkestingsmøte der kontrollutvalets saker blir behandla, - gruppemøte og fylkestingsmøte same dag blir rekna som eitt møte, - ved hovudutvalsmøte i alle hovudutvala same dag har medlemene i kontrollutvalet høve til å møte i ev. gruppemøte. Det siste er mest aktuelt ved behandling av årsbudsjett/øk.plan, 3. tilbod om deltaking på konferansar og liknande blir gitt til eit 1. varamedlem når eit medlem melder forfall. Når 1. varamedlem som er varamedlem for fleire representantar har forfall, går tilbodet til 2. vara i gruppa, og stoppar der. 4. pressemeldingar i saker som skal behandlast i kontrollutvalet skal kontrollsjefen drøfte med leiaren i kontrollutvalet før den blir sendt vidare. 5. behandlinga av forvaltningsrevisjonsrapportar i hovudutvala etter reglementet pkt. 8 er å rekne som ein del av kontrollutvalets prosedyrar. Kontrollutvalet ber om å få ei vurdering/klargjering av ymse sider av behandlinga av forvaltningsrevisjonsrapportar i fylkestinget. KO 3-12 Samarbeidsrutine med Fylkesmannen i Møre og Romsdal om tilsyns- og kontrollaktivitetar Forslaget til vedtak vart samrøytes vedtatt. Samrøystes vedtak i frå Kontrollutvalet Kontrollutvalet tar til vitande at det er etablert ei samarbeidsrutine med Fylkesmannen i Møre og Romsdal, med sikte på å samordne tilsyns- og kontrollaktivitetar. Kontrollutvalet vil vurdere rutinen etter ei tid. Kontrollutvalet sluttar seg elles til rutinen for oppfølging av statlege tilsynsrapportar i kontrollutvalet slik den er skildra i saka.

4 KO 4-12 Fylkesmannen - tilsynsrapport på opplæringsområdet, opplæringslova Forslaget til vedtak vart samrøystes vedtatt. Kontrollutvalet tar tilsynsrapporten frå fylkesmannen, datert , om tilsyn etter oppll og forskrift til oppll , til orientering. KO 5-12 Plan for verksemda i kontrollutvalet - premissar for planarbeidet Medlemene kom med innspel til fokusområde som i planperioden bør få merksemd, m.a. bestilling av ferjekontraktar, bruk av høyringar i kontrollutvalet i særlege høve, marknadsføring av kontrollutvalet/tema i fylkestinget, fokus på heilskapen i tilbodet til ungdomsgruppa, særleg dei som fell utanfor m.m. Det var semje om å be kontrollsjefen utarbeide eit utkast til plandokument til neste møte. Saka vart drøfta, og kontrollsjefen blir bedt om å utarbeide eit utkast til plandokument til neste møte. KO 6-12 Prosjektskisse - forvaltningsrevisjonsprosjektet "Samhandling med Statens Vegvesen. Bestillingsfunksjonen. Kontraktsoppfølging." Rådgivar Tonje Skarvøy Stene, fylkesrevisjonen, presenterte prosjektskissa for forvaltningsrevisjonsprosjektet Samhandlinga med Statens Vegvesen. Bestillingsfunksjonen. Kontraktsoppfølging. Med bakgrunn i drøftingane blant medlemene etter presentasjonen, var det semje om at forslaget til vedtak fekk følgjande tillegg: Kontrollutvalet ønsker at prosjektet blir delt i to rapportar, ein om bestillarrolla, og ein om årsakene til mindreforbruket innan vegsektoren. Forslaget til vedtak og tillegget vart samrøystes vedtatt. Kontrollutvalet sluttar seg til fylkesrevisjonens prosjektskisse for forvaltningsrevisjonsprosjektet Samhandling med Statens Vegvesen. Bestillingsfunksjonen. Kontraktsoppfølging. Kontrollutvalet ønsker at prosjektet blir delt i to rapportar, ein om bestillarrolla, og ein om årsakene til mindreforbruket innan vegsektoren.

5 KO 7-12 Rapport om utført kvalitetskontroll - fylkesrevisjonen 5 Fylkesrevisjonssjef svara på spørsmål frå medlemene til rapportane om kvalitetskontroll. Forslaget til vedtak vart samrøystes vedtatt. Kontrollutvalet tar rapporten frå NKRFs kvalitetskontrollkomité om utført kvalitetskontroll ved fylkesrevisjonen til vitande. KO 8-12 Melding om gjennomsyn av utdanningsutvalets møtebok for 2. halvår 2011 Forslaget til vedtak vart samrøystes vedtatt. Kontrollutvalet tek meldinga om gjennomsynet av utdanningsutvalet sine møtebøker for 2. halvår 2011 til vitande. Kontrollutvalet avsluttar med dette rutinen med melding om gjennomsyn av utdanningsutvalet si møtebok. KO 9-12 Midt-norsk konferanse for kontrollutval 2012 Per-Helge Nordstrand gjorde merksam på at månaden knytt til datoane i nest siste avsnitt på s. 2 i saksframlegget var feil, det skulle stå september i staden for juni. Leiaren, Knut Anders Oskarson, foreslo at Vårsøg Hotell i Surnadal vart valt som konferansehotell. Forslaget til vedtak og leiaren sitt framlegg om hotell vart samsrøystes vedtatt. Midt-norsk konferanse for kontrollutval blir lagt til dagane sept., på Vårsøg Hotell, Surnadal. Studietur til Brussel Kontrollsjefen bad medlemene ta avgjerd om reisa fram til Brussel i september skulle skje laurdag 22. sept. eller søndag 23. sept. Det var semje om å reise fram den 22. sept., og ev. vurdere om det faglege programmet kunne starte den 23. sept.

6 Ei førebels programskisse for det faglege programmet i Brussel vart omdelt. Medlemene hadde ikkje nemnande merknader til skissa. Kontrollsjefen sa at det ville bli høve til å komme tilbake til programmet seinare. 6 Evaluering av konferansar Kontrollutvalet har deltatt på to konferansar på nyåret, ein på Solstrand Hotel i Hordaland, med fokus på opplæring av nye kontrollutvalsmedlemer, og NKRFs kontrollutvalskonferanse på Gardermoen, med ulike tema knytt til rolla som medlem i kontrollutvalet. Det vart konkludert med at konferansane hadde vore nyttige, jamvel om dei var ulike. Møtet slutt kl