Faste medlemer som ikkje møtte: Namn Funksjon Representerer Trond Hansen Riise Medlem V

Transkript

1 Møteprotokoll Utval: Kontrollutvalet Møtestad: Møterom 100, Fylkeshuset, Molde Dato: Tid: 10:30 Protokoll nr: 2/12 Faste medlemer som møtte: Namn Funksjon Representerer Knut Anders Oskarson Leiar H Ann Kristin Sørvik Nestleiar SP Per Helge Nordstrand Medlem SL/TVP Rolf Bergmann Medlem FRP Faste medlemer som ikkje møtte: Namn Funksjon Representerer Trond Hansen Riise Medlem V Varamedlemer som møtte: Namn Møtte for Representerer Mellvin Steinsvoll Trond Hansen Riise AP Frå administrasjonen møtte: Namn Gro Kosberg Rolf Arnesen Stig Helle-Tautra Finn Åge Ødegård Bjørn Richard Jensen Tonje Skarvøy Stene Sekretariat: Namn Hans Blø Stilling Økonomisjef (sak Ko-13/12) Fylkeskasserar (sak Ko-13/12) Rådgivar, samf.avd. (sak Ko-13/12) Fylkesrevisjonssjef Spesialrevisor Rådgivar Stilling Kontrollsjef Leiaren ønskte velkomen og sette møtet. Det var ikkje merknader til innkalling og saksliste. Det var ikkje kome merknader til protokollen frå møtet 15. februar 2012, og den vart godkjend. Følgjande saker vart behandla:

2 Saksnr Innhald Uoff KO-13/12 Årsrekneskap 2011 for Møre og Romsdal fylkeskommune. Kontrollutvalets fråsegn. Revisjonsmelding. Tilråding om årsrekneskapen 2011 for Sentrale kontrollorgan. Revisjonsmelding. KO-10/12 Årsmelding 2011 for Sentrale kontrollorgan KO-11/12 Plan for verksemda i kontrollutvalet m. fl KO-12/12 Melding om gjennomsyn av fylkesutvalet og klagenemnda sine møtebøker for 2. halvår 2011 KO-14/12 KO-15/12 Vurdering av uavhengigheit Avslutning av forvaltningsrevisjonsprosjektet "Konsolidering av musea - kva er oppnådd?". KO Årsrekneskap 2011 for Møre og Romsdal fylkeskommune. Kontrollutvalets fråsegn. Revisjonsmelding. Tilråding om årsrekneskapen 2011 for Sentrale kontrollorgan. Revisjonsmelding. Økonomisjef Gro Kosberg og fylkeskasserar Rolf Arnesen samt rådgivar Stig Helle-Tautra (samf.avd.) kom til møtet. Fylkesrevisjonssjef Finn Åge Ødegård orienterte om hovudtala i årsrekneskapen, og kommenterte ulike forhold som revisjonen har arbeidd med, og viste elles til konklusjonane i revisjonsmeldinga. Kosberg, Arnesen, Helle-Tautra og Ødegård svara på spørsmål frå medlemene. På oppmoding frå leiaren orienterte Helle-Tautra om årsakene til mindreforbruket på vegsektoren. På spørsmål frå Mellvin Steinsvoll sa økonomisjefen at avviksbeløpa i tabellen på side 10 i sak U-44/12 var feil, og ville bli retta i det vidare. Etter forslag frå leiaren slutta medlemene seg til utkastet til fråsegn til årsrekneskapen frå kontrollutvalet til fylkesutvalet. Samrøystes fråsegn frå Kontrollutvalet Kontrollutvalet har behandla årsrekneskapen 2011 for Møre og Romsdal fylkeskommune. Saman med årsrekneskapen låg føre finansrapport 2011 og årsrapport for 2011 for Møre og Romsdal fylkeskommune frå fylkesrådmannen, samt revisjonsmelding 2011 frå fylkesrevisjonen, datert 17. mars Kontrollutvalet meiner at presentasjonen av den samla årsrekneskapen med tilhøyrande spesifikasjonar og notar tilfredsstiller brukarane sitt informasjonsbehov og gir eit rett inntrykk av dei forholda som fylkesrådmannens årsrapport og finansrapport omtaler. Ut over dette og det som går fram av revisjonsmeldinga, har kontrollutvalet ingen ytterlegare merknader til årsrekneskapen 2011 for Møre og Romsdal fylkeskommune.

3 Kontrollsjefen orienterte om resultatevalueringa for Sentrale kontrollorgan i sak U-44/12, som medlemene tok til vitande. Etter forslag frå leiaren slutta medlemene seg til forslaget til tilråding vedr. rekneskapen for Sentrale kontrollorgan for Rekneskapen for Sentrale kontrollorgan for 2011 blir godkjent, jf. revisjonsmelding datert 16. februar 2012 frå Kommunerevisjonsdistrikt 2 i Møre og Romsdal. KO Årsmelding 2011 for Sentrale kontrollorgan Det vart påpeikt nokre mindre feil i utkastet, som blir retta i den endeleg trykte meldinga. Fylkestinget tar årsmeldinga 2011 for Sentrale kontrollorgan til vitande. KO Plan for verksemda i kontrollutvalet m. fl Per-Helge Nordstrand bad om at ei mindre presisering vedr. medlemenes møterett i gruppemøte vart innarbeidd i pkt. 2.1, 2. avsnitt. Kontrollsjefen orienterte om moglege lovendringar vedr. kontrollutvalets verksemd som regjeringa venteleg fremmer i vårsesjonen. Fylkestinget sluttar seg til framlegget til plan for verksemda i kontrollutvalet , og godkjenner at kontrollutvalet legg til grunn dei føresetnader og strategiar for tilsyns- og kontrollarbeidet som går fram av planen. Fylkestinget tar til vitande at det formelle mandatet for kontrollutvalet kan bli endra som følgje av pågåande lovarbeid, og gir kontrollutvalet fullmakt til å tilpasse planen til eventuelle endra føresetnader. KO Melding om gjennomsyn av fylkesutvalet og klagenemnda sine møtebøker for 2. halvår 2011 Forslaget til tilråding vart samrøystes vedteke. 1. Fylkestinget tek meldinga om gjennomsynet av fylkesutvalet si møtebok for 2. halvår 2011 til vitande. 2. Fylkestinget tek meldinga om gjennomsynet av klagenemnda si møtebok for 2. halvår 2011 til vitande.

4 KO Vurdering av uavhengigheit Forslaget til vedtak vart samrøystes vedteke. Samrøystes vedtak i Kontrollutvalet Kontrollutvalet tar til vitande fylkesrevisjonssjefens vurdering av eiga og fylkesrevisjonens uavhengigheit i KO Avslutning av forvaltningsrevisjonsprosjektet "Konsolidering av musea - kva er oppnådd?" Forslaget til vedtak vart samrøystes vedteke. Samrøystes vedtak i Kontrollutvalet Kontrollutvalet godkjenner at oppfølginga av prosjektet Konsolidering av musea kva er oppnådd? kan avsluttast. Opplæringssekvens: Spesialrevisor Bjørn Richard Jensen orienterte om forvaltningsrevisjon, og svara på spørsmål frå medlemene om revisjonsforma. Orienteringssaker. Spesialrevisor Bjørn Richard Jensen orienterte om status i gjennomføringa av prosjektet Strategiar for å rekruttere lærarar, og behalde dei vi har. Utfordringar knytt til datamaterialet til ei av problemstillingane i prosjektet vart drøfta, og medlemene gav signal tilbake om moglege løysingsalternativ. Rådgivar Tonje Skarvøy Stene orienterte om status i gjennomføringa av prosjektet Samhandling med Statens Vegvesen. Bestillingsfunksjonen. Kontraktsoppfølging. Funna i prosjektet så langt ville bli vurdert i høve til leveranseavtalen mellom fylkeskommunen og Statens Vegvesen, og i mindre grad gå inn på tilhøva mellom Statens Vegvesen og underleverandørar. Medlemene hadde ikkje merknader til dette. Kontrollsjefen orienterte om status i planlegginga av den regionale samlinga for fylkeskommunale kontrollutval i Surnadal i september, der hotellrom er reservert på Vårsøg Hotell. Kontrollutvalet samtykte i at det planlagde ordinære møtet den 5. sept. vart flytta til den 6. sept., dvs. etter avslutning av samlinga, og at den faglege delen av samlinga startar om morgonen den 5. sept. Når det gjeld studieturen til Brussel i slutten av september er hotell i Brussel reservert, og flyreservasjon gjort. Det blir arbeidd med programmet, der det er mogleg å kome med forslag om emne ein ønskjer belyst. Fylkesmannen skipar til ein konferanse i Molde den 26. april med tema knytt til eigenkontroll og omdømme, der medlemer i kontrollutval er invitert. Fleire av medlemene ønskte å delta på konferansen, og blir påmeldt.

5 Kontrollutvalet har fått høve til å informere om funksjonen og om verksemda si under fylkestinget i april. Leiaren foreslo eit opplegg der leiaren innleier og blir supplert av kontrollsjefen og fylkesrevisjonssjefen. Orienteringa er meint å ta 30 min. Medlemene kom med innspel, men hadde elles ikkje merknader til forslaget. Møtet slutt kl