Økonomi Kostandsoppsett

Transkript

1 Årsmøte 2017 Sak 1 Endring av Servicebygg vedtak fra Årsmøtet 2014 Jf. vedtak på årsmøte 2014, da under prosjektnavn «garasjebygget», ble Styret gitt tilsagn til å starte prosjektering. Styret ble også gitt tilsagn til å iverksette bygging så snart Styret fant det økonomisk forsvarlig. Det ble i samme vedtak gitt en økonomisk ramme på totalt kr , fordelt på kr fra klubbens egenkapital og kr i lån der et eventuelt avslag hos banken åpnet for at Styret kunne bruke inntil av egenkapitalen. I løpet av prosjekteringen har det oppstått nye behov på flere områder i klubben, heriblant større plass til utstyr og en mer praktisk tilrettelagt kiosk. Dette er behov som kan dekkes på en god måte ved å tilpasse Servicebygget. Styret har i samarbeid med Byggmester Kjetil Helle foretatt endringer slik at både tidligere og nye behov er dekket i det nye forslaget. Dette fremgår av beskrivelsen under og bildene/appendix nederst i saken. Endringer Bygget har nå fått to etasjer. 1. etasje inneholder garasje og utstyrsrom med god plass. 2. etasje inneholder en kiosk med enkelt kjøkken, oppholdsrom som kan brukes til kafe, møterom og til arrangement som treff for sponsorer og scoringsklubben - samt egen bod til speaker. Kioskdriften forenkles betraktelig i forhold til dagens salgsvognløsning ved å ha et ordentlig lager i samme bygg, samt en større salgsflate og kunne brukes både til å betjene kunder utover og inne i kaferommet. Speaker får bedre oversikt og kommer nærmere banen slik at denne enklere kan følge med på spillet og spillerbytter. Løsningen følger universell standard slik at rullestolbrukere og andre med handicap enkelt kan benytte kiosk, oppholdsrom og balkong. I tillegg er også løsning for innbytterbenker forbedret. Økonomi Kostandsoppsett

2 Finansiering Likviditetsplan Styrets forslag til beslutning Styret i Riska FK ber Årsmøtet om fullmakt til følgende endringer fra vedtaket i ) Øke egenkapital investeringen fra ,- til ,- I fremdriften til prosjektet ligger det også en forutsetning om godkjenning av Sak 2 til Årsmøtet 2017 «Jf. Lov for Riska fotballklubb (III. ØKONOMI) 12, (7) - Fast kredittramme». Se videre likviditetsbelastning som fremgår av oversikten som vises i nederste del av i budsjettet med månedlig oversikt. Appendix A Tegninger

3

4 Årsmøte 2017 Sak 2 Jf. Lov for Riska fotballklubb (III. ØKONOMI) 12, (7) - Fast kredittramme Klubben gjennomfører med jevne mellomrom tiltak som er svært kostnadskrevende og bærer med seg en uheldig likviditetsbelastning. Dette gjelder tilfeller hvor vi har sikret dekning for hele eller deler av kostnadene, men der utgiftene kommer lenge før inntektene. Eksempler på slike tiltak er bygging av servicebygget og innkjøp av nye drakter til alle i klubben. - I tilfellet med servicebygget har vi fått en forhåndsgodkjenning av kommunen på tippemidler, i størrelsesorden kroner. Klubben må betale utgiftene når de påløper sommeren 2017, mens tidspunktet for når klubben mottar tippemidlene kan variere med alt fra ett til tre år etter at bygget står ferdig. Klubben må forskuttere beløpet. - I tilfellet med draktkjøpet har vi fått full dekning for beløpet gjennom 3-årige sponsoravtaler. Innkjøpet og betalingen av draktene finner sted i 2017, mens inntektene fra sponsorene kommer med en tredjedel for hvert av årene Klubben må forskuttere omlag kroner i Likviditetsbelastningen fremgår av oversikten som vises i nederste del av i budsjettet med månedlig oversikt. Styrets forslag til beslutning Årsmøtet gir styret fullmakt til å kunne ta opp et rammelån/kassekreditt hos Sandnes Sparebank på inntil kr én million kroner. Lånet/kreditten kan kun benyttes i tilfeller hvor klubben har dekning gjennom sikre inntekter. Det skal foreligge skriftlige godkjennelser og kontrakter som gir full dekning for det beløpet som til enhver tid er brukt på lånet/kreditten.

5 Årsmøte Sak 3 - Lov for Riska fotballklubb - 15, 10 - Valg til årsmøtet I klubben lover av vedtak årsmøtet 2016 var det satt følgende roller for styret i Riska Fotballklubb a) Styreleder, Nestleder b) 8 styremedlemmer og 2 varamedlemmer Styret i Riska Fotballklubb ser det nødvendig å justere på b). Antallet som er nødvendig for å ha et fungerende styret er for høyt og det vil i de fleste tilfeller ikke være behov for et slikt antall styremedlemmer. Det vil også være slik at klubbens styrebehov vil kunne variere fra år til år, og loven bør legges opp til å kunne håndtere dette. Styrets forslag til besluttning Styret i Riska FK foreslår derfor endring i klubbens lovverk 15 punkt 10. b, vedtatt av årsmøtet 2016 og videre godkjent av Rogaland Idrettskrets 13. Juni Styret foreslår punktet endret til følgende: « b) 3-6 styremedlemmer og 2 varamedlemmer»

6 Årsmøte 2017 Sak 4 Lov for Riska fotballklubb - (I. INNLEDENDE BESTEMMELSER) 1, Formål (2) - Visjon og verdier Bakgrunn Som et ledd i arbeidet med å løfte klubben til NFF s Kvalitetsklubb-standard, jobbes det nå med å fastsette en overordnet strategi for klubben. Det mest retningsgivende i denne planen vil være klubbens visjon og verdier. Det er allerede gjort et forarbeid og målet er å fullføre utarbeidelsen av dette tidsnok til at det sammenfaller i tid med øvrige prosesser i Kvalitetsklubbarbeidet - og der det samlede målet er å ha dokumentert Kvalitetsklubbnivå innen sommeren Det er viktig at den visjon og de verdier som fastsettes forankres i de ledd hvor visjonen og verdiene implementeres - først og fremst i trenerapparatet og klubbens ledelse. Det er derfor lagt opp til en prosess som involverer trenerapparatet og de sentrale utvalgene i klubben, slik det ble gjort med Sportsplanen i sin tid. Arve Sæther, tidligere medlem i klubben og rektor på Hommersåk Skole, har god erfaring fra denne type prosesser og er hentet inn som ekstern bistand i prosessen. Styrets forslag til beslutning: Styret gis fullmakt til endelig å beslutte klubbens visjon og verdier, så snart prosessen beskrevet ovenfor er gjennomført - og Styret og Sportslig utvalg er enige om disse.

7 Årsmøte 2017 Sak 5 Lov for Riska Fotballklubb 4 - KONTINGENTER Bakgrunn Klubben mangler egen kontingent for støttemedlemmer og styret å opprette en slik. I tillegg opprettes to nye kontingenter for Gøy-liga og Oldboys/-girls. - Gøyligaen er et tilbud om 7 er fotball for åringer som ikke satser tungt på fotballen. NFF behandler ligaen etter samme prinsipp som barnefotballen. Lagforsikringen er gratis. Det føres ikke kampprotokoller eller tabeller og tilbudet vil være typisk én treningsdag i uka og 4-10 kamper i sesongen. Kontingenten legges på et nivå som tilsvarer belastning på anlegg og satsning, sammenstilt med den merverdien som følger av å kunne bevare enda flere spillere i klubben i den perioden hvor flest faller av. - Oldboys/-girls har trening én dag i uken og vil ikke seriekamper. Vi setter kontingenten veldig lavt for å ha en lav terskel for rekruttering. Bak dette lave beløpet ligger også det faktum at brorparten av de interesserte i gruppen allerede er folk som har verv i klubben. Styret foreslår følgende kontingenter for 2017: (Rød tekst indikerer endring i forhold til 2016.) LAG 2016 Endring Forslag åringer: kr kr. 100 Barn (6-10): kr kr Barn (11-12): kr kr Ungdom 13-14: kr kr Ungdom 15-16: kr kr Gøy-liga (15-17) n.a. kr. 500 Junior (17-19): kr kr A-lag menn (20+) kr kr Øvrige senior menn: kr kr A-lag Damer: kr kr Oldboys/-girls n.a. kr. 100 Familie (3 eller flere): kr kr Støttemedlem n.a kr. 500

8 Årsmøte 2017 Sak 6 Lov for Riska Fotballklubb (Del III. Økonomi) 12 - Lagkontoer Bakgrunn I tråd med NIF s pålegg om at alle klubber skal føre internregnskap for klubbens lag, ble det i fjor vedtatt å opprette lagkontoer i klubbens eie. Styret vil nå inkludere dette i klubbens egne lover under et nytt punkt, under del III. Økonomi - punkt (8). Styret foreslår følgende tekst for punkt (8): (8) Alle lag i klubben har rett på en egen bankkonto til fri disposisjon for laget. Denne bankkontoen skal tilhøre klubben. Det er ikke anledning for noe lag å til å ha andre lagkontoer utenfor klubbens eie. Det foreslås videre, at følgende tekst tilføres klubbens håndbok for økonomistyring: a. Alle pengene på en lagkonto tilhører laget og er til fri disposisjon for lagene selv, med mindre det er gitt føringer i forbindelse med tilskudd fra klubben eller andre føringer fra eksterne parter som klubben står ansvarlig for. All disposisjon skal være i tråd med NIF s, NFF s og Klubbens lovverk. b. Klubbens kasserer/økonomiansvarlig skal besørge at hvert lag får tildelt en egen konto og at disponenter fra de respektive lag får tilgang til kontoen. Kontoen skal kunne disponeres av lagets disponenter alene. c. All fakturering ifm. sponsorer og andre typer salg, skal skje fra klubben. Lagleder skal gi lister til kasserer/økonomiansvarlig, der følgende på må oppgis: i. Beskrivelse på hva som faktureres (sponsor etc.) ii. Fakturamottakers navn, adresse, postnr/sted, e-post og telefonnummer iii. Fornavn og etternavn på kontaktperson iv. Beløp d. Alle som disponerer en lagkonto er ansvarlig for å bringe tilveie alle bilag og annen dokumentasjon på transaksjoner som går gjennom kontoen, som kontantuttak, reise- og utlegg etc. e. Dersom et lag opphører; i. ved at lagets spillere deles mellom to andre lag/aldersklasser, skal pengene følge spillerne og fordeles henholdsvis slik spillerne fordeles.

9 ii. iii. i forbindelse med at laget slås sammen med et annet lag, så skal pengene følge spillerne og pengene overføres til kontoen som det sammenslåtte laget disponerer. og spillerne ikke fortsetter i klubben, skal den delen av pengene som er gitt laget gjennom klubbstøtte, eksterne tilskudd, bedriftsgaver eller sponsing, tilfalle klubben. Er det penger igjen etter dette, fra egenandeler, dugnader eller andre direkte bidrag fra spillerne eller foreldregruppen, så skal disse gå tilbake til spillerne, fortrinnsvis etter den fordeling de er kommet inn. Fordelingen av dette er det laget og foreldregruppen selv som er ansvarlige for.

10 Årsmøte 2017 Sak 7 Lov for Riska fotballklubb (III. ØKONOMI) 15, 7. - Innføring av treningsavgift Bakgrunn Klubbens medlemmer og foreldregruppe er - ved betaling av kontingent - forpliktet til å levere 5 timer med dugnad på klubbnivå. Det reelle bidraget samlet sett er imidlertid svært lavt. Et estimat viser at omlag 5% av klubbens foreldre bidrar svært mye. Ca. 15% bidrar med obligatorisk del, mens de øvrige 80% bidrar med svært lite eller ingenting. Et velkjent scenario i de fleste breddeklubber. Som et virkemiddel for å skape en større balanse i foreldregruppens bidrag til klubben, vil Styret gjøre nytte av en modell som har vist seg effektiv i en rekke andre klubber: Innføring av treningsavgift som avregnes mot dugnad. Styrets forslag til beslutning Det innføres det en årlig treningsavgift på kr.1.000,- per medlem fra og med Denne treningsavgiften skal reduseres med kr. 200,- for hver dugnadstime som utføres for klubben, slik at denne står i 0,- når man har gjennomført de obligatoriske 5 timene med dugnad. For familier med rabatt, skal treningsavgiften stå i forhold til antallet timer som familien er pålagt. Det foreslås videre, at følgende tekst tilføres klubbens håndbok for økonomistyring: Treningsavgift, fakturering og avregning mot dugnad 1) Fakturering og avregning a) Dugnadssesongen regnes fra seriens sesongslutt til sesongslutt b) Dugnadstimer kan ikke overføres fra én sesong til en annen. c) Dugnad på lagnivå teller ikke. d) Faktura på kontingent og treningsavgift går ut samtidig i starten på sesongen - i to forskjellige e-poster. I e-posten om treningsavgift følger en lettfattelig forklaring og instruks, som favner følgende hovedprinsipp: i) De som betaler fakturaen med treningsavgiften er automatisk godskrevet med full dugnad. ii) De som har betalt kontingenten, men ikke betaler treningsavgiften, aksepterer at de vil bli etter-fakturert for eventuell ikke-utført dugnad med kr.200 per time.

11 e) Avregningen og etter-fakturering skal finne sted etter høstdugnaden, men før sesongslutt. i) De som har betalt fakturaen på treningsavgift i starten av sesongen, men som likevel deltar på dugnad i løpet av sesongen, vil få avskrevet timene i samme avregning. Timene må være registrert av rapporteringsansvarlig ifm. gjennomføring av dugnad. 2) Faste og omfattende dugnadsposter regnes som fullført obligatorisk dugnad, selv om dette noen ganger resulterer i et lavere timeantall enn det obligatoriske, jf. pkt. 4). 3) Dugnadsansvarlig har det overordnede oppsyn og kontroll med hvem som har gjennomført dugnad. Dugnadsansvarlig rapporterer til kasserer/økonomiansvarlig. 4) Lagledere, utvalgsledere og andre arrangementsansvarlige har ansvaret med å rapportere til dugnadsansvarlig, hvem som har deltatt på dugnadene. Retningslinjene er som følger: a) Deltagelse i alle formelle klubbverv (trenere/lagledere/utvalg/styre) regnes automatisk som full dugnadspott - regnes som full dugnadspott - rapporteres av utvalgslederne - til dugnadsansvarlig b) Deltagelse på vår/høst-dugnad på anlegget - regnes som full dugnadspott - rapporteres av dugnadsansvarlig c) Én kveld i kiosken - regnes som full dugnadspott - rapporteres av lagledere - til dugnadsansvarlig d) Bistand på A-lags- og andre arrangement - rapporteres av arrangementsansvarlig - til dugnadsansvarlig e) Bistand på Bane- og anlegg, eller i regi av andre utvalg - rapporteres av ansvarlig for det gjeldende utvalget - til dugnadsansvarlig I tillegg skal det i Håndboken for laglederen føyes til informasjon som sikrer at opplegget med treningsavgiften og dugnader blir informert om på facebookgrupper og i foreldremøtet som finner sted rett før sesongstart.

12 Årsmøte 2017 Sak 8 Forslag om endring i økonomisk dugnad Bakgrunn I de senere år har klubben hatt to økonomiske dugnader. Før 2016 var disse dugnadene Fotballlotteriet på våren og Julekalendere fra samme leverandør. Disse dugnadene har tilført klubben et ekstremt viktig bidrag, men har samtidig også medført en del ulemper. Medlemmer har gitt flere tilbakemeldinger på at dette var vanskelig å få solgt og man dermed ble sittende igjen med dem selv. I 2016 ble valgte vi å se på andre alternativer til Julekalendrene. Etter undersøkelser på flere produkter falt det endelige resultatet på Enjoy-kort. I stedet for at man skal selge 20 julekalendere var det bare nødvendig å selge 2 Enjoy-kort til samme inntjening for klubben. Enjoy-kortene var etter de tilbakemeldinger styret har fått fra øvrige medlemmer en kjempe suksess. Økonomisk ble resultatet mer eller mindre det samme, men opplevelsen av salget desto mye mer positiv. Produktet gir så gode rabatter på så mange plasser at kortet finansierer seg selv og vel så det. Derfor har også medlemmer kjøpt flere ekstrakort som gir inntekter direkte til laget. Fotball-lotteriet har fått flere av de samme tilbakemeldinger som Julekalendrene. Av denne grunn ser styret på muligheter for en endring også her. Enjoy-kortene kommer bare ut 1 gang i året som er November. Klubben kan derfor ikke bruke dette som dugnad to ganger i året, men dersom man øker antall Enjoy-kort per medlem til fire (4), så kan man fjerne hele den økonomiske dugnaden! Styrets forslag til beslutning Styret i Riska FK ber årsmøtet om å redusere antallet økonomiske dugnader fra to (2) til en (1). Dette samtidig som man øker antallet Enjoy-kort som skal selges på høsten til inntekt for klubben fra to (2) til fire (4).