EKSTRAORDINÆRT ÅRSMØTE i Askøy Seilforening - saksdokumenter -

Transkript

1 SAK 4 / EKSTRA: Seilforeningens økonomiske situasjon, prognoser og kalkyler, og dialog omkring låneopptak med banken. BAKGRUNN FOR EKSTRAORDINÆRT ÅRSMØTE Seilforeningen har store økonomiske utfordringer: 1. Seilforeningen har i dag 1,6 millioner i ubetalt leverandørgjeld knyttet til arbeid på servicebygget i Seilforeningen har en gjeld på i overkant av i ikke-tilbakebetalt havneinnskudd til tidligere medlemmer i perioden Seilforeningen har et lån på 5 millioner kroner for å bygge servicebygget. 4. Seilforeningen har behov for ca 1,5-2 millioner for å ferdigstille servicebygget og få permanent brukstillatelse og lage en festeavtale for bygget. 5. Seilforeningen har ingen likviditet til å oppfylle våre økonomiske forpliktelser. 6. Banken er skeptisk til å låne oss mer penger, og seilforeningen ønsker heller ikke å øke lånerammen vesentlig da seilforeningen ikke kan betjene høyere lån. For å låne oss mer penger krever banken at vi viser at vi har betalingsevne, noe vi ikke har i dag. Uten tiltak vil seilforeningen vil ha et underliggende negativt driftsresultat. Dette vil også være situasjonen i årene fremover dersom seilforeningen drifter på et minimum. Leverandørgjeld og investeringer gjør at vår likviditetssituasjon er svært anstrengt. Styret har et 3-års perspektiv på å få økonomisk orden i seilforeningen. Styret har stilt følgende spørsmål og arbeidet med dette siden årsmøtet: 1. Hvor kan vi spare? 2. Hvor kan vi tjene mer penger? Styret har innført innkjøpsstopp og stoppet arbeidet på servicebygget. Styret har vurdert inntektspotensialet på servicebygget, og ser at netto eksterne inntekter på bygget ikke vil kunne tilsvare byggets finans og driftskostnader. Styret er derfor ikke villig til å investere ytterligere millioner i bygget slik at det kan brukes til kommersiell utleie og hotellvirksomhet. Styret vurderer det slik at byggets primæroppgave er å være en sosial samlingsarena for foreningens medlemmer og sportslig aktivitet. Begrenset utleievirksomhet vil kunne bidra med noen overskuddspenger til foreningens medlemmer. Inntektspotensialet til servicebygget er begrenset, og denne inntektssiden vil ikke kunne balansere kostnadssiden. Seilforeningen må derfor øke inntekter fra foreningens medlemmer for å kunne skaffe inntekter som står i forhold til seilforeningens kostnader.

2 Fokus på videre inntektsøkning vil være gjennom å øke antall medlemmer, få flere båtplasser, søknad om offentlig støtte, søknader til private bidragsytere (sponsorer), og ikke minst økt medlemsbidrag. Styret vil gjennomføre kostnadsreduserende tiltak på alle poster i seilforeningens utgifter. Styret vil derfor på dette årsmøtet be om de fremlagte endringer og tiltak for å bringe seilforeningens økonomi i balanse. Forslag til vedtak: Orienteringen tas til etterretning. SAK 5 / EKSTRA: Endring av dugnadsregler For at Askøy seilforening skal klare å arbeide seg ut av den økonomiske situasjonen er alle medlemmers bidrag i foreningen av største viktighet. Vi har derfor lagt opp til en ny modell som skal ha som hovedmål: Å redusere kostnader knyttet til drift av foreningen Å tjene mest mulig knyttet til arrangementer som gjennomføres Å fordele oppgaver på flere medlemmer Å gi enkelt medlemmer større valgmulighet Å skape en aktiv forening hvor flest mulig av medlemmene hjelper til Det foreslås endring i type arbeide i AS som defineres under dugnad. For å få flere til å delta i dugnad i AS utvides arbeid som kvalifiserer til dugnadstimer. Askøy Seilforenings aktiviteter har etter hvert fått et omfang som krever engasjement fra medlemmer utover bygg og anlegg som har hatt hovedprioritet over flere år. Fremover vil det være behov for flere ressurser innen drift, gjennomføring arrangementer seilsport og diverse andre arrangementer knyttet til servicebygget og administrasjon. Formålet med endringene er å rette opp tidligere skjevheter, dekke et bredere aktivitetsområde, redusere behov for innkjøpte tjenester og totalt sett bidra til at økonomien bedres, at aktiviteter opprettholdes og videreutvikles i tråd med medlemmenes interesser og seilforeningens formål. Disse retningslinjer er foreslått vedtatt på ekstraordinært årsmøte i 2014 med grunnlag i seilforeningens anstrengte økonomi og derav følgende behov for ekstrainnsats fra medlemmene de neste 3 år:

3 1. Timekostnad for ikke utført dugnad fastsettes til kr. 125 pr. time, og må innbetales like etter årsslutt. 2. Dugnad for havneplass fastsettes til 30 timer pr. år 3. Styret fastsetter dugnadsprogram i samråd med medlemmer og komiteer, og dette kan inneholde alle seilforeningens aktiviteter. 4. Faste verv i Styret samt noen av Styret nærmere spesifiserte faste komite/aktivitetsledere betraktes som at dugnadsplikt er oppfylt uten telling av timer. 5. Noen aktiviteter vil kunne beregnes med redusert timetall, vurdert etter arbeidets art og belastning.

4 Nye regler for dugnad: Dugnadstimer godkjennes av komiteleder Det føres eget skjema hvor alle timer og datoer skal fortløpende godkjennes. Det gis maks 5 timer per gang dugnad gjennomføres Dugnadstimer kan ikke overføres til nytt år Rabattordninger avvikles. Tidligere opptjente rabatter avvikles. Disse regler overstyrer andre regler som per dags dato måtte være gjeldende. Ved spørsmål eller uklarheter knyttet til dugnad er komiteleders beslutning avgjørende. Forslag til vedtak: Nye dugnadsregler vedtas. SAK 6 / EKSTRA: Ekstraordinære inntekter fra foreningens medlemmer SAK 7 / EKSTRA Revidert budsjett for 2014

5 SAK 8 / EKSTRA: Fullmakter og organisering av Askøy seilforening Askøy seilforening har i dag følgende komiteer: Komité Seiling Komité Regatta Komité PR og (Sponsor) Komité Havn og anlegg Komité for Aktivitet, kurs og sosialt samvær Komité for Vertskap (deles opp i 2 grupper) Komité for Økonomi/Regnskap Det foreslås følgende ny komité: Komité Administrasjon Denne komiteen skal ha de samme funksjoner og beslutningsmyndighet som daglig leder, og er direkte underlagt og rapporterer til styret. Alle komiteer er underlagt styret og følger ellers retningslinjer gitt i mandater for komiteer i Askøy Seilforening. Siste revidering var november Det vektlegges at leder i hver komité vil ha en beslutningsmyndighet som er i samsvar med retningslinjer gitt av styret. Mandater for komiteer i AS vurderes og endres fortløpende av styret. Forslag til vedtak: Ny organisering vedtas. Askøy, 5.juni 2014 Kees Ekeli, styreleder Askøy Seilforening