DAGSORDEN ÅRSMØTE, KOMMUNIKASJONSFORENINGEN HSF, 16. FEBRUAR 2017

Transkript

1 DAGSORDEN ÅRSMØTE, KOMMUNIKASJONSFORENINGEN HSF, 16. FEBRUAR : ÅRSBERETNING Styrets leder presenterer årsberetning. Forslag til vedtak: Årsmøtet tar årsberetningen til etterretning : REGNSKAP 2016 Styremedlem Jan Kåre Austrheim presenterer regnskap for 2016 og status økonomi. Forslag til vedtak: Årsmøtet tar status regnskap og økonomi til etterretning : AKTIVITETSPLAN 2017 Styrets leder presenterer aktivitetsplan for Forslag til vedtak: Årsmøtet tar aktivitetsplan 2017 til etterretning : VALGKOMITEENS INNSTILLING Krishan Totland, Leif Kjartan Bjørsvik og Anngun Dybsland trer av som styremedlemmer. Valgkomiteens leder, Katarina Lunde, presenterer nye kandidater til styret for Kommunikasjonsforeningen HSF Se eget vedlegg for valgkomiteens innstilling : VALG AV LEDER Valgkomiteen foreslår Lene Bergmann som ny leder for lokallaget i kommende toårsperiode. Forslag til vedtak: Årsmøtet velger Lene Bergmann som ny styreleder for perioden 2017 og : KANDIDATER TIL LANDSMØTET Kommunikasjonsforeningen HSF har 6 delegater på landsmøtet som arrangeres i Oslo 22. april Dagsorden, årsmøte 2017, Kommunikasjonsforeningen HSF 1

2 Forslag til vedtak: Årsmøtet velger følgende kandidater som delegater for Kommunikasjonsforeningen HSF på landsmøtet 22. april 2017: Lene Bergmann Jan Kåre Austrheim : VALGKOMITÉ 2017 Forslag til vedtak: Følgende kandidater velges som valgkomité for neste årsmøte: Krishan Totland, Anngun Dybsland og Katarina Lunde : INNKOMNE FORSLAG : EVENTUELT Dagsorden, årsmøte 2017, Kommunikasjonsforeningen HSF 2

3 STYRETS BERETNING 2016 Styrets sammensetning Styret har i perioden bestått av følgende tillitsvalgte: Styremedlemmer: Jan Kåre Austrheim, Haukeland universitetssjukehus Marius Solberg Anfinsen, Bergen kommune / Frende Lene Bergmann, Mannheimer Leif Kjartan Bjørsvik, Skandiabanken Gudrun Sylte, Bjerknessenteret Krishan Totland, Nor PR Varamedlem: Ingrid Aarseth Johannessen, student Leder: Anngun Dybsland, Vizrt Styrets plattform Styret i lokallaget opererer innenfor rammene av normalvedtektene for lokallag i Kommunikasjonsforeningen (se kommunikasjon.no). Hovedmålsettingen er å være et faglig og sosialt tilbud til medlemmene i regionen. Lokallaget er blant landets mest aktive. Styrearbeid og aktiviteter i 2016 Årsberetning 2016 / Kommunikasjonsforeningen HSF 1

4 Årsmøtet 2016 ble avholdt 3. mars. Fem av totalt åtte medlemmer gikk ut av styret. Det nye styret startet umiddelbart, og arbeidet pågikk derfor med god kontinuitet til tross for store utskiftninger. Prinsippet med fullt aktive varamedlemmer ble fulgt også dette året. Vi har også for første gang et studentmedlem i styret. Dette er en stor fordel for å nå bedre ut til studenter, sikre at møter også er relevant for denne målgruppen, og øke kjennskapen til foreningen i studentmiljøene. Styret har hatt månedlige møter (med unntak av juli). Mellom møtene er styrets egen Facebook-gruppe den viktigste kommunikasjonskanalen. Lokallaget har ingen infrastruktur eller fast møtelokale, kun elektroniske medier og driftsbudsjett. Arbeidsmengde Arbeidsmengden er overkommelig, men enkelte møter har vært ekstra tidkrevende å planlegge fordi det har vært vanskelig å få tak i paneldeltakere og moderatorer (se avsnitt om samarbeidsmøter). Frokostmøter og bedriftsbesøk krever mindre planlegging. Fagdag Hovedtema for årets Fagdag var Internkommunikasjon. Etter modell fra tidligere år valgte styret å sette ned en egen programkomité med ansvar for arrangementet. Komiteen tok seg av alle detaljer; program, praktisk planlegging og gjennomføring, arrangementssted og teknikk, påmelding, oppfølging av foredragsholdere, økonomi osv. Fagdagen er lokallagets største årlige arrangement, og krever ekstra tidsbruk for medlemmene i komiteen. I 2016 bestod gruppen av tre medlemmer som gjennomførte egne planleggingsmøter. Det øvrige styret ble holdt løpende orientert og bidro med innspill til program, økonomiske vurderinger, promotering av arrangementet, og avvikling. Fagdagen 2016 satte ny deltakerrekord med 138 påmeldte, og tilbakemeldinger fra deltakerne var svært positive. Det var tydelig at internkommunikasjon er et relevant tema for mange. Arrangementet har blitt en tradisjon, og styret har utarbeidet arbeidsplaner for å effektivisere og kvalitetssikre planlegging og gjennomføring. Samarbeidsmøter Foreningen har hatt to samarbeidsmøter i løpet av året, med hhv. Nordiske Mediedager og BIFF. Begge disse møtene ble lagt opp som paneldiskusjoner, og krevde endel ekstra ressurser i planlegging og gjennomføring. Dette først og fremst for booking og rigg av lokale, promotering, og å få tak i gode paneldeltakere og moderatorer. De fleste vi henvender oss til er positive til å stille, men må takke nei pga. tid og / eller honorarkrav. Begge møtene hadde fri adgang, og var åpne også for deltakere som ikke er medlemmer av foreningen. Vi kunne ønsket et høyere deltakerantall på begge disse møtene, særlig med tanke på ressursene som ble lagt ned og de aktuelle temaene som ble diskutert. Muntlige tilbakemeldinger fra publikum som deltok var svært gode, og styret ser positive synergieffekter ved å knytte seg opp til lokale arrangement. Slike samarbeidsarrangement Årsberetning 2016 / Kommunikasjonsforeningen HSF 2

5 fungerer spesielt godt for å øke kjennskap til foreningen, og med tanke på rekruttering av nye medlemmer. Sogn og Fjordane Styret opplever det som utfordrende å arrangere møter i Sogn og Fjordane, og har ikke kommet videre i arbeidet med å øke aktiviteten i fylket. Styret diskuterer ulike muligheter for hvordan vi kan øke tilbudet og skape aktiviteter utover Bergen, med særlig henblikk på Sogn og Fjordane. Neste års styre oppfordres til å videreføre denne diskusjonen og opprette kontakt med medlemmer i Sogn og Fjordane. Sentralt initierte kurs Kommunikasjonsforeningens kursportefølje anses som et godt supplement, og et viktig tilbud til medlemmene. Tilbakemeldinger fra medlemmer tyder på at kurspakken fra foreningen nasjonalt er interessant og relevant, men at høyt prisnivå i kombinasjon med tilleggskostnader ved reise og opphold i Oslo ofte setter en stopper for deltakelse. Etter avtale med sekretariatet legges ett kurs til Bergen hvert halvår. Lokallaget velger det konkrete kurset fra utvalget i den totale porteføljen. I 2016 var vårens kurs Skriv så det synes i Google (13 deltakere), høstens kurs Endringskommunikasjon avgjørende for effektiv omstilling (15 deltakere, fulltegnet). Sistnevnte fikk ekstra drahjelp i promoteringen ved en debatt som oppstod som følge av formuleringene i kursintroduksjonen. Møtefrekvens og deltakerantall Styret sier seg fornøyd med å ha gjennomført totalt åtte medlemsmøter i kalenderåret Dette inkluderer frokostmøter, ettermiddagsmøter, julebord, høstkick-off, samt planlegging av kommende Fagdag 23. februar I tillegg kommer en rekke rekrutteringsaktiviteter (se nedenfor). Utover Fagdagen blir det ikke gjennomført systematisk evaluering av aktivitetene, men muntlig respons fra deltakere har vært positiv både i forhold til tematikk, kvalitet og gjennomføring. Likevel noterer vi en nedgang i deltakerantall i forhold til fjoråret, med hhv. 57 vs. 45 i gjennomsnitt deltakelse per møte. Nedgangen kan ha ulike årsaker, f.eks.: I forhold til deltakelse ser det ut til at HSF følger nasjonal trend med at frokostmøter er mer populære enn ettermiddag- og helgemøter, uavhengig av tematikk. I 2015 ble det arrangert flere frokostmøter enn ettermiddag- og kveldsmøter vs Generell nedbemanning i regionen og nedgang i antall medlemmer. Medlemmene har ikke opplevd programmet som like relevant som i Tidspress på arbeidsplassen, man må prioritere bort deltakelse på møter. Dette er kun styrets teorier, og det anbefales at det nye styret studerer resultatene fra HSF i kommende undersøkelser fra foreningen nasjonalt, og gjennomfører hyppigere evaluering blant møtedeltakere og medlemmer generelt for å avdekke årsaker til at man deltar / ikke deltar. Vi noterer også at det er svært mange gjengangere på møtene. Vi setter stor pris på alle våre trofaste og engasjerte medlemmer, men ønsker å utvide deltakelsen ytterligere og Årsberetning 2016 / Kommunikasjonsforeningen HSF 3

6 trekke en bredere deltakergruppe til møtene. Styret har startet planlegging av ulike tiltak for å utvide arrangementstilbudet med nye møtearenaer, nye typer workshops / møter, og for å øke deltakelsen på arrangementene. Medlemsstatus År Medlemmer Endring Utmeldinger Innmeldinger Jan Jan Feb Feb Feb Feb Feb Feb Feb Feb Mye tyder på at antall medlemmer synker pga. generell nedbemanning i regionen, og trangere økonomiske tider hos flere selskaper. Nedgangen i HSF reflekterer også en nasjonal trend. Foreningen sentralt sender questback til utmeldte medlemmer med spørsmål om årsaken til utmeldingen. Det er to svar som helt tydelig skiller seg ut: 1) Bytte av arbeidssted og 2) at arbeidsgiver ikke lenger betaler medlemskapet. Rekruttering Styret har i 2016 gjennomført en rekke rekrutteringstiltak, særlig rettet mot studenter. Vi har bl.a. hatt egen stand på årets Karrieredag i Grieghallen, presentasjon av foreningen for studentene ved Praktisk informasjonsarbeid, Institutt for informasjons- og medievitenskap (UiB), og for BI-studenter ved deres arrangement, Et lite stykke PR. Rekrutteringsarbeidet vil fortsette i Rekrutteringstiltakene har resultert i flere nye medlemmer. Kommunikasjon med medlemmer Kommunikasjon med medlemmene foregår via nyhetsbrev, på lokallagets Facebook-side, under arrangementene, på e-post og via lokallagets sider på kommunikasjon.no. Styret deler på ansvaret for Facebook-oppdateringer, og leder har ansvar for oppfølging av e- poster sendt til lokallagets konto (hordaland@kommunikasjon.no). Lokallaget har ikke egen Twitter-konto, men bruker våre egne private kontoer for å spre informasjon om kommende møter. LinkedIn har ikke vært brukt inneværende år. Fra og med mars 2017 vil leder også sende en personlig e-post til alle nye innmeldte, og ønske dem Årsberetning 2016 / Kommunikasjonsforeningen HSF 4

7 velkommen til foreningen. Vi vil også ønske nye medlemmer spesielt velkommen på møtene. Styret har hatt god støtte fra Ida Melbye Lie i Kommunikasjonsforeningens administrasjon for publisering på web, oppsett og utsending av nyhetsbrev, og generell rådgiving og oppfølging. Denne støtten er uvurderlig for lokallaget. Facebook-siden har økt fra 436 til 513 liker i 2016, en god økning. Styret bruker siden aktivt for å kommunisere med medlemmer og promotere arrangementer og aktiviteter. Vi poster oppdateringer ca. en gang per uke, og setter opp egne eventsider for de større møtene vi arrangerer. Styret diskuterer om vi skal øke aktiviteten på siden ved å poste relevante artikler, diskutere aktuelle saker osv., men har foreløpig ikke definert en klar strategi for dette. En økt aktivitet på siden krever også kontinuerlig oppfølging fra styret, og må vurderes i forhold til styremedlemmenes tid. Økonomi Alle administrative oppgaver og løpende økonomioppfølging blir utført av foreningens sekretariat på vegne av lokallaget. Som lokallag har HSF imidlertid full styrings- og disposisjonsrett over egne midler. Styret mottar jevnlige statusrapporter. Som lokallagstyre kan vi bruke ressursene på medlemsrettede aktiviteter, fremfor å bruke tid på administrasjon. Ubenyttede midler fra tidligere år blir stående til lokallagets disposisjon. Økonomien i lokallaget er god, mye takket være inntektene fra Høstseminaret for noen år tilbake. Dette styrket økonomien i lokallaget, og det sittende styre anbefaler at videre bruk av disse midlene porsjoneres ut de neste årene slik at man har mulighet til å benytte noe ekstra i utvalgte sammenhenger, spesielt ved større arrangementer og enkeltstående rekrutteringstiltak. Lokallaget disponerer inntil kr ,- av kontingenten for Resterende oppsparte midler per 31. Desember 2016 er kr ,10,-. Årsberetning 2016 / Kommunikasjonsforeningen HSF 5

8 LOKALE AKTIVITETER OG ARRANGEMENT Kommunikasjonsforeningen HSF har hatt åtte medlemsmøter i kalenderåret 2016: 18. februar: Fagdag. Tema: Internkommunikasjon 138 deltakere 3. mars: Årsmøte 18 deltakere Lokale aktiviteter og arrangement 2016, Kommunikasjonsforeningen HSF 1

9 16. mars: Frokostmøte BIR 32 deltakere 11. mai: Tweets that matter, i samarbeid med Nordiske Mediedager 60 deltakere Åpent også for ikke-medlemmer Lokale aktiviteter og arrangement 2016, Kommunikasjonsforeningen HSF 2

10 31. august: Sensommerfest m/foredrag om måling 37 deltakere 21. september: Hvordan rote det skikkelig til for seg selv, i samarbeid med BIFF Åpen for alle, ingen forhåndspåmelding. Ca 40 deltakere Lokale aktiviteter og arrangement 2016, Kommunikasjonsforeningen HSF 3

11 16. november: Slik jobber Avinor med nye Flesland 30 deltakere 24. november: Julebord m/foredrag om retorikk i den amerikanske valgkampen 21 deltakere Lokale aktiviteter og arrangement 2016, Kommunikasjonsforeningen HSF 4

12 Styret har også arbeidet med planlegging av det første medlemsmøtet i 2017, som holdes på biblioteket 17 januar i samarbeid med Greenstat, BIR og Klimastiftelsen. I tillegg har programkomiteen lagt mye arbeid i planleggingen av den kommende Fagdagen 23. februar Tema: Vår rolle som rådgivere. Som i 2016 vil Fagdagen holdes på Scandic Ørnen hotell i Bergen sentrum. Andre aktiviteter: Intervju om foreningen i PRAKTINF-bloggen (UiB) Stand på Karrieredagen i Grieghallen Presentasjon av foreningen for studenter ved Praktisk informasjonsarbeid, Institutt for informasjons- og medievitenskap (UiB) Presentasjon av foreningen på PR-linjen v/bi sitt arrangement Et lite stykke PR : Lokale aktiviteter og arrangement 2016, Kommunikasjonsforeningen HSF 5

13 Prosjekt 44 - Lokallag Hordaland, Sogn og Fjordane - ØKONOMI 2016 INNTEKTER Deltakeravgifter ,00 Sum inntekter ,00 UTGIFTER Lønn/honorarer ,00 Møte- og arr.kostn ,76 Gaver styremedlem 2 937,97 Gaver 6 710,00 Reisekostnader ,08 Øvrige driftskostnader - Profil/desing/PR 3 835,00 Sum utgifter ,81 Netto ,81 Sum totalt utgifter ,81 NETTO FORBRUK ,81 overført oppspart maks andel netto forbruk oppspart oppspart Lokallag kontingent i år i år brukt i år rest Hordaland, , , , , ,10 Sogn og fjordane IML

14 ARBEIDSPROGRAM 2017 Styrets mål er å videreføre det høye aktivitetsnivået, videreutvikle et godt faglig tilbud til medlemmene, og legge til rette for nye sosiale møtesteder. I 2016 har styret holdt fokus på det som har fungert, og i tillegg utviklet tilbudet til medlemmene med nye typer arrangement deriblant samarbeidsarrangement med festivaler og andre organisasjoner. Dette arbeidet vil fortsette i Det høye aktivitets- og kvalitetsnivået må ses i forhold til praktisk gjennomførbarhet og ressursene lokallaget har til rådighet. Styret er i en fordelaktig situasjon med engasjerte medlemmer, og møter også samarbeidsvilje der vi spør. Planlegging og gjennomføring av arrangementene krever like fullt tid og ressurser fra styremedlemmene, og er helt avhengig av styrets kapasitet. For å tilføre ekstra ressurser, kan det nye styret vurdere å trekke inn medlemmer utenfor styret for planlegging og gjennomføring av enkeltstående arrangement. For lokallaget er Fagdagen årets største og viktigste enkeltarrangement. I år trakk konferansen 138 deltakere, ny rekord. Dette vitner om at en endagskonferanse av denne typen er relevant for foreningens medlemmer. Styret anbefaler at et slikt årlig arrangement videreføres og at påmeldingsavgiften fortsatt holdes på et relativt lavt nivå (rundt kr 1000,- for medlemmer). Hovedmålet med de ulike arrangementene er å sikre at medlemmene får godt utbytte av medlemskapet, både faglig og som nettverksarena. Styret ønsker at det fortsatt skal arrangeres kurs fra den sentrale kursporteføljen i Bergen. Ut fra interesse og påmeldingsantall kan det vurderes om antallet kurs i Bergen skal økes fra en til to per halvår. Hovedutfordringer: Stanse den negative utviklingen i medlemsantall, øke rekruttering i begge fylker Styrke arrangementstilbudet, skape flere uformelle møtesteder Synliggjøre lokallaget i sentralstyret, ta en aktiv rolle på landsmøtene Etablere et faglig tilbud i Sogn og Fjordane Arbeidsprogram 2017 / Kommunikasjonsforeningen HSF 1

15 Styrke kontakten med studentmiljøene og rekruttere flere studentmedlemmer Opprettholde og utvikle lokallagets kontaktflate mot andre organisasjoner, institusjoner og festivaler, som Design Region Bergen, RAFF, BIFF, Salgs- og reklameforeningen, Nordiske Mediedager, Bergen Næringsråd, utdanning m.fl. Fortsette arbeidet med å styrke omdømmet for både kommunikasjonsfaget i sin helhet, og lokallaget og dets medlemmer i særdeleshet Arbeide for å legge grunnen for søknad om å arrangere høstseminaret i Bergen Arbeidsprogram 2017 / Kommunikasjonsforeningen HSF 2

16 Valgkomiteens innstilling til nytt styre for Kommunikasjonsforeningen Hordaland Sogn og Fjordane Styret består av åtte personer. Det praktiseres at alle medlemmer, også de to varamedlemmene, møter. Leder, velges for 2 år Lene Bergmann (40) Daglig leder for kommunikasjonsbyrået Mannheimer AS. Bergman har vært styremedlem siden Har kunder innen alt fra subsea og kraft til kultur og offentlig sektor. Styremedlem i Mannheimer AS, Trykkmann AS og Bergmann AS. Har en master i litteraturvitenskap fra Universitetet i Bergen, med blant annet medievitenskap i fagkretsen. Etterutdanning i kommunikasjon fra Høgskolen i Bergen. Styremedlem, velges for 2 år Kjetil Myhren-Berge (40) Kommunikasjonssjef i Bergen Teknologioverføring (BTO). Berge har bakgrunn som journalist og redaksjonssjef fra blant annet TV 2. Han har en bachelorgrad i journalistikk fra Liverpool John Moores University og et mellomfag i statsvitenskap fra Høgskolen i Molde og Vista University i Sør Afrika. Styremedlem, velges for 2 år Ingrid Agasøster (41) Executive Vice Precident of Products and Marketing i Vizrt. Agasøster har jobbet i Vizrt i 14 år, i flere ulike stillinger både i Bergen og i USA. Er Advisory board-medlem i NCE Media og med i et arbeidsutvalg for Media City Bergen. Fikk Sunnivaprisen fra Bergen Næringsråd i Hun har en bachelorgrad i informasjonsteknologi fra Høgskolen i Bergen og Informasjonsvitenskap fra Universitetet i Bergen og Queensland University of Technology. Varamedlem, velges for 2 år Marianne Lid Iversen (43) Kommunikasjonsrådgiver ved Senter for internasjonalisering av utdanning (SIU). Jobber med tekst, sosiale medier, film og kampanjer. Tidligere reporter i TV2, regissør ved Pandora Film og Frø Film og kommunikasjonsrådgiver ved VilVite og Mattilsynet. Har en bachelor i kunsthistorie ved Universitetet i Bergen og kommunikasjonsarbeid ved Høgskulen på Vestlandet.

17 Styremedlemmer som ikke er på valg Marius Solberg Anfinsen (31), Kommunikasjonsrådgiver i Frende forsikring. (Valgt som styremedlem for 2 år i 2016.) Gudrun Sylte (42), Kommunikasjonsleder, Bjerknessenteret for klimaforskning og Uni Research. (Valgt som styremedlem for 2 år i 2016.) Jan Kåre Austrheim (42) Kommunikasjonsrådgiver, Haukeland universitetssjukehus. (Valgt som styremedlem for 2 år i 2016.) Ingrid Aarseth Johannessen (24), Student ved Universitetet i Bergen. (Valgt som varamedlem for 2 år i 2016.) Bergen 8. februar 2017 Valgkomiteen: Katarina Lunde (leder), kommunikasjonsrådgiver i Bergen kommune Ingrid Feet Bjørgo, kommunikasjonsrådgiver i Statens vegvesen Gro Malnes Øvrebø, kommunikasjonsrådgiver i Bergen kommune