1. Innkalling og dagsorden Årsmøte 2014

Transkript

1 1. Innkalling og dagsorden Årsmøte 2014 Publisert på «Årsmøte med brennhett tema» på kommunikasjon.no Tid: Torsdag 6. mars 2014 kl Sted: Bergen Hovedbrannstasjon, Lungegårdskaien 44, 5015 Bergen Årsmøtet behandler følgende saker, jf retningslinjer for lokallag: 1. Konstituering: Valg av ordstyrer, referent, og to personer til å undertegne protokollen. Godkjenning av innkalling 2. Styrets beretning 2013/2014, se vedlegg 2 3. Revidert regnskap 2013, budsjett 2014, vedlegg 3 og alt bakerst i innkallingen. 4. Innkomne forslag 5. Arbeidsprogram 2014/2015, se vedlegg 5 6. Valg av styre og valgkomité, vedlegg 6: Styreleder velges først. Så styremedlemmer og varamedlem, rokering i overgangene. Valg på valgkomité. Vedlagt innkallingen følger (numrene følger agendaen) 2. Styrets beretning 2013/ Budsjett Arbeidsprogram 2014/ Valgkomiteens innstilling til nytt styre, styrets forslag til valgkomité Regnskaper og fordeling av kontingent etter antall medlemmer i landet Bergen, 27. februar 2014, Jørgen Flint, styreleder 1

2 2. Styrets beretning 2012/2013 Styrets sammensetning Styret har i perioden bestått av følgende tillitsvalgte: Leder: Jørgen Flint (Forskningsdagene i Bergen/ Bergen Røde Kors) Styremedlemmer: Ingrid Feet Bjørgo, styremedlem (Husbanken), Peter Hagen, økonomiansvar (Ewos), Vidar Hardeland, nestleder (Statoil), Linn Mevold Skogheim, styremedlem (Sjømannskirken) og Ståle Tvete Vollan, styremedlem (Statped). Varamedl.: Anne-Mette Hjelle (Lotteritilsynet) og Katarina Lunde (Bergen kommune). Styrets plattform Styret i lokallaget opererer innenfor rammene av normalvedtektene for lokallag i Kommunikasjonsforeningen (se nettsidene). Hovedmålsetningen er å være et faglig og sosialt tilbud til våre medlemmer. Hordaland og Sogn og Fjordane er blant landets mest aktive lokallag med flere medlemsarrangement i året. Møtefrekvens og intern kommunikasjon Fjorårets årsmøte ble avholdt i slutten av februar, og arbeidet kom igang med en gang etter et utfordrende Takket være fungerende styreleder som satt fra forrige periode, og nestleder som også satt over, var det stort fokus på å løfte aktiviteten betydelig, og alle nye og gamle styremedlemmer ble satt prompte inn på å arrangere møter og legge planer for kommende periode. Styret har hatt 8 ordinære styremøter i perioden med generelt godt oppmøte. Utenom møtene er e-post og telefon viktige kommunikasjonskanaler for styret. Arbeidsmengden er stor, men jevnere fordelt enn tidligere, blant annet ved at alle fikk delegert mye ansvar. Det var viktig at varamedlemmer var fullt aktive, og ble behandlet som fullverdige styremedlemmer med det samme perioden tok til. Representanten fra Sogn- og Fjordane har hatt en krevende oppgave i å få ta del i forberedelser og planer på grunn av dårlig planlegging av møteform på telefon og video. Dette skyldes delvis at styreleder byttet arbeidsplass i perioden, og at lokallaget ikke har et fast sted å ha styremøter. Når det går på rundgang, blir det vanskeligere å bidra og å holde styr på hva som skjer i dette svært aktive og livlige styret! Styret oppfordrer neste års styre til å bedre struktur og møteform, for å bedre situasjonen for de styremedlemmene som er på reise, bor utenfor Bergen, eller av andre grunner må delta per video eller telefon. Styret er fornøyd med å ha gjennomført 12 frokostmøter, møter og fagdager i styreperioden, og nå sist heldags fagdag Krisekommunikasjon og beredskap i Bergen i februar 2014, med 90 deltakere. Det har vært svært positive tilbakemeldinger på møtefrekevns, valg av tema, høyt faglig nivå og kommunikasjonsfaglig utbytte. 2

3 Medlemsstatus og kommunikasjon med medlemmene År* Medlemmer Økning *Opptelling skjer rundt årsmøtetider, ca februar hvert år. Tallet for 2012 er et estimat. Det reelle antallet nye medlemmer er trolig høyere enn 26, da noen kan ha meldt seg ut i 2013 på grunn av bransjebytte eller annet. Økningen har vært jevn de siste årene, med et lite byks i 2010 og nå. Veksten er lav, og prosentvis ligger vi lavt, sett i forhold til folketallet i Hordaland og Sogn og Fjordane, sammenlignet med både Rogaland, Oslo/Akershus. Se vedlegg i innkallingen om fordeling av kontingent/medlemmer. Rekruttering i vest har styret tatt grep for å se på, se avsnittet om «Ressursgruppe» nedenfor. Et stort flertall, 75 prosent, av medlemmene bor i Bergen kommune. Noe av veksten skjer fordi journalister går over til kommunikasjonsbransjen. Kommunikasjonen med medlemmene foregår i hovedsak via nyhetsbrev pr e-post, direkte på arrangementene og via lokallagets Facebookside. Nytt av året er at styret har brukt LinkedIn mer aktivt, og at vi har lent oss mer på lokallags-servicen som hovedleddet yter oss, blant annet med noe drahjelp på Twitter. Styret har vurdert å holde en egen Twitterkonto ikke går da det er mye å holde styr på i de eksisterende kanalene for kontakt. Se likevel sosiale medier-aktivitet under «4. februar - Fagdag om beredskap og krisekommunikasjon» nedenfor. Styret har tatt i bruk lokallagets epost hordaland@kommunikasjon.no mer enn før for å unngå å privatisere utsendelse av arrangementsinvitasjoner og svare på spørsmål fra medlemmene. Styret har påpekt for sentralleddet at nettsidene er meget vanskelige å holde oppdatert, og at verktøyet er utdatert. En oppgradering må tas sentralt fra. Lokallagskoordinator i Kommunikasjonsforeningens sekreteriat i Oslo er flere ganger blitt bedt om å sende ut epost og legge ut arrangementer for oss. Dette har de vært veldig behjelpelig med og trådt støttende til når det har vært behov for det. Nyheter om kommende og gjennomførte arrangementer er lagt ut på lokallagets nettsider og Facebook. Facebooksiden har rundt 300 følgere, og her er det ikke bare medlemmer som har meldt seg på i I tråd med syklus for medlemsundersøkelser, er det i siste styreperiode ikke gjennomført egen medlemsundersøkelse lokalt, og styret har derfor brukt foregående undersøkelse som føringer med ønsker fra medlemmene. 3

4 Økonomi Kommunikasjonsforeningen Hordaland Sogn og Fjordane ble i løpet av 2013 avviklet som selvstendig juridisk enhet og inngikk i Kommunikasjonsforeningen sentralt. Den største effekten på dette har vi merket på det økonomiske og administrative. Den nye ordningen innebærer at alle administrative oppgaver og løpende økonomioppfølging utføres av foreningens sekretariat på vegne av lokallaget. Vår egen bankkonto ble avviklet, og midlene ble overført til Norsk kommunikasjonsforenings sentrale prosjektkonto. Som lokallag har vi imidlertid fortsatt hatt full styrings- og disposisjonsrett over egne midler. Ubenyttede midler fra tidligere år, vil bli stående til lokallagets disposisjon. Styret vil motta jevnlige rapporter om økonomistatus. Som lokallagstyre kan vi bruke våre ressurser på medlemsrettede aktiviteter, fremfor å måtte bruke tid på administrasjon. Dette har også vært økonomisk besparende i forhold til tidligere, da vi blant annet betalte eksterne for faktureringstjenester. Lokallagets økonomi fremgår av de vedlagte regnskaper med noter, herunder også resultat og balanse fra regnskapsbyrået. Siden vi gikk over til ny modell i 2013, er det lagt fram to forskjellige regnskap. Regnskapet frem til ny modell, og regnskapet etter ny modell, se vedlegg sist i innkallingen. Økonomien i lokallaget er god, mye takket være inntektene fra Høstseminaret for noen år tilbake. Det styrket økonomien i lokallaget, og det sittende styret anbefaler at også videre bruk av disse midlene porsjoneres ut de neste årene slik at man har mulighet til å benytte noe ekstra i enkelte sammenhenger, spesielt ved større arrangementer. Sogn og Fjordane Lokallaget har tradisjonelt hatt utfordringer med oppslutningen om medlemsarrangementer i Sogn og Fjordane. Geografi, avstand og kun 28 medlemmer, hovedsaklig i Leikanger, Førde og Sogndal, gjør det vanskelig med store arrangement. Det er derfor et riktig steg på veien at det heldagsmøte «Når krisa rammar» ble arrangert 9. oktober 2013 i Førde. På dette fagmøtet var fokuset på hva som skjer når en krise rammer egen organisasjon: Distrikstredaktør i NRK Sogn og Fjordane, Rolf Sanne Gundersen, delte sine erfaringer etter at en god kollega omkom i en boligbrann. 4

5 Ressursgruppe Styret satte på vårparten ned en ressursgruppe bestående av Jørgen Flint, Peter Hagen, Geir Holen, Gunn-Janne Myrseth og Tone Hartvedt. Gruppen fikk som oppgave å se nærmere på kommunikasjonsbransjen på Vestlandet og hvorfor det er så få kommunikasjonsjobber her, sammenlignet med andre steder. Gruppen har hatt flere møter og jobber med en handlingsplan. Medlemsmøte 20. februar med tittelen: «Hvordan kan vi skape flere spennende kommunikasjonsjobber i Bergen?» hadde sitt utspring i denne gruppens arbeid. Her inviterte man medlemmene til en felles idédugnad rundt tema, og ideene som kom opp her, vil bli tatt videre med inn i gruppens arbeid. Generelt om aktiviteter og arrangementer Styret har i år merket at det har vært noe vanskeligere å få til frokostmøter i virksomhetene der våre medlemmer jobber. Vi er likevel heldige som klarer å få dette til i Bergen uten at det koster medlemmene noe. Velvillige bedrifter stiller opp og bidrar både med faglig påfyll og frokost. Dette er spesielt for Bergen. I Oslo er det for eksempel vanlig å betale for deltakelse på frokostmøter og lignende. Nye rutiner for fakturering av de som ikke stiller opp på møter Det har gjennom styreperioden vært veldig god respons på arrangementene. Mange har meldt seg på. Dessverre har det ved flere medlemsarrangement vært noe forfall fra dem som har meldt seg på. Styret ber medlemmer som ikke kan stille på arrangement de har meldt seg på om å si ifra, slik at det ikke blir større utgifter for de organisasjonene som arrangerer frokostseminar. I enkelte tilfeller er det sentralleddet som setter opp påmeldingen og da er det gjort klart at en blir fakturert i etterkant, selv om en ikke møter. Sentral initierte kurs og arrangementer Det har vært et sterkt ønske fra foreningen sentralt at det nest største lokallaget skal benytte seg av kursporteføljen som arrangeres fra sentralt hold, og dette har vi fått til. Vi har et godt samarbeid med sekretariatet og fikk i perioden følgende kurs fra den nasjonale porteføljen: 13. februar 2013 «Skriv som en gud» og 27. august «Strategisk bruk av sosiale medier». Begge kursene ble holdt på Scandic Bergen City. Kursene anses som et særs viktig supplement til resten av arrangementsporteføljen og nye kurs kommer også opp i

6 Lokale aktiviteter og arrangementer Kommunikasjonsforeningen Hordaland-Sogn og Fjordane har hatt 12 egne arrangementer i siste periode. Fem av arrangementene var frokostmøter. Styret opplever god respons fra medlemmene, med mange arrangementer som er fulltegnet. I tillegg til frokostmøtene har beredskap vært tema på flere arrangementer. I oktober 2013 med fagmøte om når krisen rammer egen organisasjon i Førde, og i februar 2014 fagdagen om beredskap og krisekommunikasjon i Bergen. Vi hadde også et møte på Statoil om deres håndtering av kommunikasjon etter terrorangrepet selskapet ble utsatt for i Algerie. Med så mye beredskap på programmet er det derfor helt naturlig at styret avslutter sin periode med et brennhett årsmøte ved brannstasjonen i Bergen. Styret har arrangert et fotokurs, en sommerfest og avholdt julebord. Mer detaljert har lokallaget hatt følgende arrangementer i perioden: 16. april - Frokostmøte: Medietrening som intern ressurs Informasjonsdirektør Eva Hille og informasjonsstaben i Bergen kommune viste hvordan de jobber med medietrening. Her fikk vi se hvordan medietrening kan gjøres i praksis. Ca 65 personer. 13. juni Sommerfest, bokbad og ekstraordinært årsmøte Bokbad med Trond Albert Skjelbred om hvordan lykkes som konsulent, etterfulgt av sommerfest på et av Bergens fineste tak. Ca 25 personer. 20. august - Frokostmøte: Kommunikasjonsstrategi Konkurransedirektør Christine Meyer og kommunikasjonsdirektør Torny Aarbakke ga oss innblikk i hvordan Konkurransetilsynet operasjonaliserer sin kommunikasjonsstrategi. Ca 45 personer. 25. september - Frokostmøte: Kunsten å kommunisere kunnskap Audun Farbrot er fagsjef for forskningskommunikasjon ved Handelshøyskolen BI i Oslo, og forfatter av boken «Forskningskommunikasjon». Han ga oss innblikk i hvordan forskning kan formidles i det offentlige rom. Ca 60 personer. 1. oktober Frokostmøte: Twitring på Vestlandet Masterstudenten Frode Ones fortalte om sine funn om twitring i masteroppgaven fra UiB med eksempel fra virksomheter i Bergen, mens professor Hallvard Moe fra UiB og postdoktor Anders Olof Larsson fra UiO kunne fortelle litt mer om hvem twitterbrukerne er, og om hvordan politikerne lyktes og mislyktes når de har 140 tegn til rådighet. Til slutt fikk vi høre om hvordan politiet bruker twitter ved kommunikasjonsrådgiver Gry Benedicte Halseth. Ca 50 personer. 9. oktober - Fagmøte: Når krisa rammar I Førde hadde Kommunikasjonsforeningen fagmøte om hva som skjer når en krise rammer i egen organisasjon. Distrikstredaktør i NRK Sogn og Fjordane, Rolf Sanne Gundersen, delte sine erfaringer etter at en god kollega omkom i en boligbrann. Ca 15 personer. 6

7 15. oktober - Foto for kommunikatører Fotograf Øyvind Sæthre har tidligere jobbet som pressefotograf for blant andre Aftenposten og Vårt Land. Nå reiser han verden rundt som fotograf og kommunikasjonskonsulent for Sjømannskirken. Han ga oss en fulltegnet foto-workshop for å sikre at vi tar gode bilder der vi jobber. 15 personer. 22. oktober - Statoil-møte om kommunikasjon etter terrorangrepet i Algerie Informasjonsdirektør Jannik Lindbæk Jr. fortalte om hvordan Statoil jobbet med kommunikasjon og mediehåndtering etter angrepet, mens informasjonssjef Sissel Rinde fortalte om erfaringene sine fra pårørendesenteret som ble opprettet på Sandsli i Bergen. Møtet ble holdt etter arbeidstid. Ca 40 personer. 21. november - Frokostmøte: Valgets kval om rett kanal Øystein Bonvik har skrevet flere fagbøker, og denne gangen var han aktuell med boken "Suksess med egne medier". Han snakket om å ta de riktige valgene - både når det gjelder kanalmiks og historiefortelling. Ca 60 personer. 28. november - Julemat og tåkeprat! Det tradisjonelle julebordet ble i år arrangert på Hansakontoret i Nøsteboden. Vi hadde også et faglig innslag med Arne Klyve som inviterte oss inn i tåketalens verden. Klyve er undervisningssjef ved Bergensklinikkene og medforfatter av bestselgeren «Ordbok for underklassen» som kom ut tidligere i år. Ca 30 personer. 4. februar - Fagdag om beredskap og krisekommunikasjon Omdømmekriser, store organisatoriske endringsprosesser, ulykker og kriser stod på programmet da Kommunikasjonsforeningen Hordaland - Sogn og Fjordane arrangerte fagdag om beredskap. Se sosiale medier-aktiviteten fra fagdaen på Fagdagen var fulltegnet, ca 90 personer. 20. februar - Hvordan skape flere spennende kommunikasjonsjobber i Bergen? Lokallaget har satt ned prosjektgruppe som jobber med å se på hvorfor det er seks ganger flere kommunikasjonsfolk i Oslo og Akershus enn her? Denne dagen samlet prosjektgruppen medlemmer til diskusjon rundt temaet. Ca 30 personer. Bergen, februar 2013 Styret i Kommunikasjonsforeningen Hordaland - Sogn og Fjordane Jørgen Flint, leder (sign) Ingrid Feet Bjørgo (sign) Peter Hagen (sign) Vidar Hardeland (sign) Anne-Mette Hjelle (sign) Katarina Lunde (sign) Linn Mevold Skogheim (sign) Ståle Tvete Vollan (sign) 7

8 4. Budsjett 2014 (regnskapene er bakerst) Budsjettforslag 2014 Inntekter Kontingenter kr ,00 (arrangement) Medlemsaktiviteter Sogn og Fjordane kr 0 (arrangement) Medlemsaktiviteter Hordaland kr ,00 Kurs Sogn og Fjordane kr 0 Kurs Hordaland kr 0 Renter Sum inntekter kr ,00 Kostnader Medlemsaktiviteter Sogn og Fjordane kr 5 000,00 Medlemsaktiviteter Hordaland kr ,00 Kurs Hordaland kr 0 Kurs Sogn og Fjordane kr 0 Markesdsføring kr Styremøter kr ,00 Reiser kr 5 000,00 Kommunikasjonsprisen kr Ressursgruppe "Hvordan får vi flere kommunikasjonsjobber til Vestlandet?" kr ,00 Gaver kr Annet kr (bankutgifter) Gebyr kr 400 (bankutgifter) Avrundingskonto kr 0 Sum Kostnader kr ,00 Årsresultat

9 5. Arbeidsprogram Styrets mål er stadig å løfte og videreutvikle det gode faglige tilbudet til medlemmene, og legge til rette for sosiale møtesteder. Styret har holdt fokus på det som har fungert, og har fornyet tilbudet til medlemmene med andre typer arrangement. Dette er gjort i tråd med foreningens interesser, etter innspill fra medlemsundersøkelsen. Samtidig har det vært viktig at arrangementene er praktisk gjennomførbare med de ressursene lokallaget rår over. Styret er i en fordelaktig situasjon med engasjerte medlemmer, og møter samarbeidsvilje der vi spør. Arrangementene krever jevn jobbing hos styremedlemmene, og det anbefales at det nye styret fortsetter å trekke inn medlemmer utenfor styret for variasjon, flere og bedre arrangementer. Lokallaget har ingen infrastruktur eller fast møtelokale, kun elektroniske medier og driftsbudsjett. Frokostmøter og de to sosiale samlingene (sommerfest og julebord) blir planlagt og gjennomført på samme høye nivå som før. Hovedmålet for slike arrangement er å sikre at alle får mest mulig ut av medlemskapet i foreningen, faglig og som nettverksarena, gjennom å føre sammen gamle og nye medlemmer. Styret ønsker at det arrangeres flere kurs fra den sentrale kursporteføljen, og anbefaler at det også tas sikte på å arrangere workshops i egen regi. Fotokurset ble fulltegnet uten annonsering, og flere medlemmer har uttrykt at de ønsker mer slike praktiske øvelser. I januar 2013 ble det arrangert et større fagseminar om sosiale medier med 145 personer, og i februar 2014 en ny fagdag om krisekommunikasjon med 90 deltakere. Evaluering og andre tilbakemeldinger til styret i etterkant av disse større arangementene viser at dette fyller et etterlengtet behov hos medlemmene. Styret foreslår derfor at det nye styret viderefører fagdagen med et eller to slike arrangement i året. Hovedutfordringene for lokallaget: Fortsette medlemsrekrutteringen i begge fylker. Synliggjøre lokallaget i sentralstyret sitt strategiarbeid, og jobbe mer strategisk og langsiktig innen de rammer som foreligger, blant annet ved å spille en aktiv rolle på årsmøtene og spille opp lokalt ved nasjonale utspill. Videreføre speislet fokus på aktiv medlemsrekruttering i Sogn og Fjordane. En viktig del av denne langsiktige prosess er øke det faglige tilbudet i fylket, f.eks ved arrangement i Sogn og Fjordane som kan trekke medlemmer fra andre fylker. Kostnadene for disse aktivitetene må stå i forhold til de resultater som oppnås. Opprettholde og utvikle lokallagets kontaktflate mot ulike grupperinger i de nære omgivelsene, som f.eks Nordiske mediedager og Bergens Næringsråd og andre innen næringsliv, offentlig sektor og formidling. Styret planlegger sammen med sentralstyret fellesmøte med Bergen Journalistlag under Nordiske Mediedager. Øke lokallagets synlighet, og bidra til bedre omdømme for både kommunikasjonsfaget i sin helhet, og lokallaget og dets medlemmer i særdeleshet. Arbeid for å legge grunnen for en ny søknad om å få arrangere høstseminar igjen Sikre bedre kontinuitet og forutsigbarhet for den regionale Kommunikasjonsprisen. 9

10 6. Valg Valgkomiteens innstilling til nytt styre Ny styreleder: Ståle Tvete Vollan, Statped (går ut av toårig styremedlemsperioden, velges for 1 år) Styremedlem, ny periode: Linn Mevold Skogheim, Sjømannskirken (3. periode, velges for 1 år) Nye styremedlemmer: Gro Malnes, Universitetet i Bergen (velges for 2 år) Tone Hartvedt, Business Region Bergen (velges for 1 år). Nytt varamedlem: Astrid Tomassen, Kime Kommunikasjon (velges for 2 år) Bergen, februar 2014 Valgkomiteen Christina Hæraas, Gunn-Janne Myrseth og Kim Andreassen. Styremedlemmer som i utgangspunktet ikke er på valg: Ingrid Feet Bjørgo (Husbanken), Vidar Hardeland (Statoil), Katarina Lunde (Bergen kommune) og Ståle Tvete Vollan (Statped). Styremedlem Peter Hagen (Ewos) går ut av styret. Styrets forslag til ny valgkomite Jørgen Flint, leder valgkomitéen, Bergen Røde Kors Marius Solberg Anfinsen, Bergen kommune Synnøve Tangen Stub, Konkurransetilsynet Bergen, februar 2014 Styret i Kommunikasjonsforeningen Hordaland Sogn og Fjordane 10

11 Lokallagene økonomi 2014 Fordeling av kontingent etter antall medlemmer lokalt: Medlemstall basert på betalende medlemmer pr Oslo og Akershus 2204 medlemmer Disponerer inntil kr Østfold 67 medlemmer Disponerer inntil kr Innlandet 157 medlemmer Disponerer inntil kr Buskerud/Vestfold/Telemark 222 medlemmer Disponerer inntil kr Agder 134 medlemmer Disponerer inntil kr Rogaland 270 medlemmer Disponerer inntil kr Møre og Romsdal 105 medlemmer Disponerer inntil kr Hordaland, Sogn og Fjordane 377 medlemmer Disponerer inntil kr Trøndelag 316 medlemmer Disponerer inntil kr Nord-Norge 195 medlemmer Disponerer inntil kr Totalt disponerer lokallagene inntil kr av kontingenten for 2014.

12 Prosjekt 44 - Lokallag Hordaland, Sogn og Fjordane - ØKONOMI 2013 INNTEKTER Deltakeravgifter ,00 Sum inntekter ,00 UTGIFTER Lønn/honorarer - Møte- og arr.kostn ,00 Gaver 1 895,00 Reisekostnader 4 430,00 Km godtgjørelse - Øvrige driftskostnader - Profil/desing/PR - Sum utgifter ,00 Netto ,00 Utgifter før overgang til ny org. form ,50 Sum totalt utgifter ,50 NETTO FORBRUK ,50 overført oppspart maks andel netto forbruk oppspart oppspart Lokallag kontingent i år i år brukt i år rest Hordaland, S og F , , , ,14 Pluss godskrevet brukt egen konto ,50 Innleverte utgifter fra 2013 før ny organisasjonsform er godskrevet oppsparte midler MHL

13

14