Styrets beretning 2014/2015

Transkript

1 Styrets beretning 2014/2015 Styrets sammensetning Styret har i perioden bestått av følgende tillitsvalgte: Ståle Tvete Vollan, leder til desember 2014 (Statped), Katarina Lunde, nestleder og fungerende leder fra desember 2014 (Bergen kommune), Ingrid Feet Bjørgo, styremedlem (Husbanken), Vidar Hardeland, styremedlem (Statoil), Linn Mevold Skogheim, styremedlem (Sjømannskirken), Tone Hartvedt, styremedlem (Business Region Bergen), Gro Malnes Øvrebø, styremedlem, (Universitetet i Bergen), Astrid Tomassen, varamedlem og fungerende nestleder fra desember 2014 (God kommunikasjon). Styrets plattform Styret i lokallaget opererer innenfor rammene av normalvedtektene for lokallag i Kommunikasjonsforeningen (se nettsidene). Hovedmålsettingen er å være et faglig og sosialt tilbud til våre medlemmer. Hordaland og Sogn og Fjordane er blant landets mest aktive lokallag med flere medlemsarrangement i året. Møtefrekvens og intern kommunikasjon Årsmøte 2014 ble avholdt 6. mars, og arbeidet pågikk med god kontinuitet fra perioden før, da det var godt med overlapp blant medlemmene i styret. Den høye aktiviteten fra tidligere ble opprettholdt. Styremedlemmene startet tidlig med å arrangere møter og legge planer for året, basert på takten og årshjul fra "normalåret" Styret ønsket å bruke mer eksterne grupper og arrangementskomitéer sammensatt av medlemmer utenfor styret. Styret har hatt 8 ordinære styremøter i perioden med godt oppmøte. Utenom møtene er e-post og telefon avgjørende kommunikasjonskanaler. Video/telefonkonferanse er brukt begrenset, blant annet fordi det ikke var styrerepresentant fra Sogn og Fjordane. Arbeidsmengden er overkommelig, og jevnere fordelt utover året og mellom styremedlemmene enn før. Prinsippet med fullt aktive varamedlemmer ble fulgt også dette året. I stedet for styrerepresentant fra Sogn- og Fjordane, har leder tatt ekstra ansvar for å ha en kontaktperson i nordfylket som kunne arrangere minst én samling i semesteret, og tidligere styremedlemmer har deltatt som innleder og foredragsholder. Styret oppfordrer neste års styre til å ha aktiv kontakt med Sogn og Fjordane, og om mulig en styrerepresentant. Samtidig bør neste styre delegere enda mer arbeid til grupper utenfor styret, fortsette arbeidet med studentgrupper, og fortsette å arrangere sammen med f.eks. Media Bergen og Bergen Journalistlag. Styret synes det er passe å ha gjennomført 11 frokostmøter, møter og fagdager i styreperioden, og

2 nå sist heldags fagdag i Bergen 3. februar 2015, med 127 deltakere. Det har vært positiv tilbakemelding på møtefrekvens, valg av tema, høyt faglig nivå og kommunikasjonsfaglig utbytte, selv om det dessverre ikke har blitt gjennomført systematisk evaluering av aktivitetene. Medlemsstatus År* Medlemmer Økning *Opptelling skjer rundt årsmøtetider, ca februar hvert år. Tallet for 2012 er et estimat. Det reelle antallet nye medlemmer er trolig høyere enn 11, da noen kan ha meldt seg ut i 2014 på grunn av bransjebytte eller annet. Økningen har vært jevn de siste årene, med et lite byks i 2010 og Mye tyder på at antall medlemmer stagnerer nå fordi det ikke er ansatt flere kommunikasjonsrådgivere i regionen siste året. Veksten er både lav, og prosentvis ligger lokallaget også lavt, sett i forhold til folketallet i Hordaland og Sogn og Fjordane sammenlignet med både Rogaland og Oslo/Akershus. Som før skjer litt av veksten i lokallaget fordi journalister går over til kommunikasjonsbransjen, i takt med nedskjæringer i mediehusene vestpå. Se vedlegg i innkallingen om fordeling av kontingent/medlemmer. Rekruttering i vest har styret adressert ved å være synlige for flere tilstøtende interessegrupper, på arenaer utover kun egne og interne arrangementer. Lokallaget har vært mer synlige i media, spesielt i forkant av debatten på Litteraturhuset i mai om forholdet mellom journalister og PR-folk. Leder har også blitt invitert på flere møter og debatter i regi av andre enn Kommunikasjonsforeningen. Tall fra 2013 viste den gang at 75 prosent av medlemmene bor i Bergen kommune, og lite tyder på at dette har endret seg. Kommunikasjon med medlemmene

3 Kommunikasjonen med medlemmene foregår med nyhetsbrev pr e-post, direkte på arrangementene og via lokallagets sider på Facebook og LinkedIn. Styret har etablert et greit system for å besvare henvendelser og fått oversikt over lokallagets epost, men responstiden er fortsatt preget av at laget drives av ubetalte frivillige med vervet på si, uten dedikert infrastruktur, og med travle jobber. Dette er en akseptabel svakhet. Det må også sees som en styrke for Kommunikasjonsforeningen når lokallagenes tillitsvalgte har relevante arbeidserfaringer og står midt i en hektisk og relevant hverdag, som medlemmene. Styret har lent oss fullt ut på lokallags-servicen som hovedleddet yter oss, på web, nyhetsbrev og noe drahjelp på Twitter. Styret har besluttet å fortsatt ikke opprette en egen Twitter-konto. Styret bruker lokallagets epost hordaland@kommunikasjon.no for å unngå å privatisere utsendelse av arrangementsinvitasjoner og svar. Lokallagskoordinator og web/ikt-støtte i Kommunikasjonsforeningens sekretariat i Oslo er helt uvurderlig for lokallaget, både for å sende ut e-post og legge ut arrangementer, men også mer og mer i strategisk øyemed. Facebook-siden har rundt 360 «liker», mot 300 følgere året før. Det er ikke bare medlemmer som følger lokallaget. I tråd med syklus for medlemsundersøkelser, er det i siste styreperiode ikke gjennomført en egen medlemsundersøkelse lokalt. Økonomi Kommunikasjonsforeningen Hordaland Sogn og Fjordane ble i løpet av 2013 avviklet som selvstendig juridisk enhet og inngikk i Kommunikasjonsforeningen sentralt. Den største effekten på dette har vi merket på det økonomiske og administrative. Den nye ordningen innebærer at alle administrative oppgaver og løpende økonomioppfølging utføres av foreningens sekretariat på vegne av lokallaget. Vår egen bankkonto ble avviklet, og midlene ble overført til Norsk kommunikasjonsforenings sentrale prosjektkonto. Som lokallag har vi imidlertid fortsatt hatt full styrings- og disposisjonsrett over egne midler. Ubenyttede midler fra tidligere år, vil bli stående til lokallagets disposisjon. Styret mottar jevnlige rapporter om økonomistatus. Som lokallagstyre kan vi bruke våre ressurser på medlemsrettede aktiviteter, fremfor å måtte bruke tid på administrasjon. Økonomien i lokallaget er god, mye takket være inntektene fra Høstseminaret for noen år tilbake. Det styrket økonomien i lokallaget, og det sittende styret anbefaler at også videre bruk av disse midlene porsjoneres ut de neste årene slik at man har mulighet til å benytte noe ekstra i enkelte sammenhenger, spesielt ved større arrangementer. Lokallaget disponerer inntil kroner av kontingenten for Resterende oppsparte midler per 12. januar 2015 er kroner

4 Sogn og Fjordane Styret opplever det som utfordrende å arrangere møter i Sogn og Fjordane, da samtlige styremedlemmer denne perioden har sin base i Bergen og Hordaland. Det har likevel blitt arrangert et lokalt arrangement i fylket i denne perioden, henholdsvis hos Difi i Leikanger i april. Dette er takket være lokale medlemmer. I likhet med året før ble det arrangert et heldagsmøte. Tema for dagen var omdømme. Sentralt initierte kurs og arrangementer Det har vært et sterkt ønske fra foreningen sentralt at det nest største lokallaget skal benytte seg av kursporteføljen som arrangeres fra sentralt hold, og dette har vi fått til. Vi har et godt samarbeid med sekretariatet og fikk i perioden følgende kurs fra den nasjonale porteføljen: «Strategisk kommunikasjonsplanlegging» og «Skriv som en gud 2.0» Begge kursene ble holdt på Scandic Bergen City. Kursene anses som et særs viktig supplement til resten av arrangementsporteføljen og nye kurs kommer også opp i 2015.

5 Prosjekt 44 - Lokallag Hordaland, Sogn og Fjordane - ØKONOMI 2014 INNTEKTER Deltakeravgifter ,00 Sum inntekter ,00 UTGIFTER Lønn/honorarer Møte- og arr.kostn ,31 Gaver styremedlem 650,00 Gaver 569,00 Reisekostnader 8 525,02 Km godtgjørelse 1 814,40 Øvrige driftskostnader 9 737,50 Profil/desing/PR Sum utgifter ,23 Netto ,23 Sum totalt utgifter ,23 NETTO FORBRUK ,23 overført oppspart maks andel netto forbruk oppspart oppspart Lokallag kontingent i år i år brukt i år rest Hordaland, , , , , ,91 Sogn og fjordane IML

6 Lokallagene økonomi 2015 Fordeling av kontingent etter antall medlemmer lokalt: Medlemstall basert på betalende medlemmer pr Oslo og Akershus 2169 medlemmer Disponerer inntil kr Østfold 70 medlemmer Disponerer inntil kr Innlandet 168 medlemmer Disponerer inntil kr Buskerud/Vestfold/Telemark 233 medlemmer Disponerer inntil kr Agder 125 medlemmer Disponerer inntil kr Rogaland 272 medlemmer Disponerer inntil kr Hordaland, Sogn og Fjordane 397 medlemmer Disponerer inntil kr Møre og Romsdal 111 medlemmer Disponerer inntil kr Trøndelag 313 medlemmer Disponerer inntil kr Nord-Norge 200 medlemmer Disponerer inntil kr Totalt disponerer lokallagene inntil kr av kontingenten for 2015.

7 Lokale aktiviteter og arrangementer Kommunikasjonsforeningen Hordaland-Sogn og Fjordane har hatt 10 egne arrangementer i siste periode. Fire av arrangementene var frokostmøter. Styret opplever god respons fra medlemmene, med mange arrangementer som var fulltegnet. Debatten på Litteraturhuset i mai skapte en god del forhåndsomtale i media, og godt oppmøte på selve dagen. Alle innleggene i debatten er samlet på lokallagets nettsider: Fagdagen om historiefortelling på tampen av perioden samlet hele 127 kommunikatører på Scandic Hotel i Bergen. Det ble en inspirerende dag med mange dyktige og kreative foredragsholdere. Styret har arrangert et fotokurs, en sommerfest og avholdt julebord. Mer detaljert har lokallaget hatt følgende arrangementer i perioden: 2. april Heldagsmøte om omdømme Jørn Egil Gåsvær og Margunn Masdal var vertskap for denne samlingen hos Difi i Leikanger. Stikkord for dagen var omdømme. Samlingen bød på en blanding av foredrag og workshop. 30. april Bergens Tidende og sosiale medier Hvordan sette dagsorden med en kronikk? BTs debattleder Liv Skotheim og journalist Mathias Fischer gjestet rådhuskantinen og møtte et bredt sammensatt publikum av representanter fra regionens kommunikasjonsavdelinger. 68 deltakere. 7. mai Tjommi eller rævhål? Om forholdet mellom journalister og PR-folk Kommunikasjonsforeningen Hordaland Sogn og Fjordane, Bergen Journalistlag og Nordiske Mediedager inviterte til debatt på Litteraturhuset i Bergen, samme kveld som Nordiske Mediedager startet i I panelet satt nyhetsleder Trond Olav Skrunes fra Bergens Tidende og Nils Petter Strømmen, leder av sentralstyret i Kommunikasjonsforeningen og seniorkonsulent i TNS Gallup. Gjesteopptredener fra salen: Sjefredaktør Gard Steiro fra Bergens Tidende og kommunikasjonsdirektør Eva Hille i Bergen kommune. Møtet var åpent for alle interesserte. 5. juni Den store sommerfesten 2014 Sommerfest utendørs på Marineholmen sammen med Media Bergen. Live underholdning, grilling og mingling. 40 deltakere fra Kommunikasjonsforeningen. 10. september Foto for kommunikatører 3-timers workshop hos Sjømannskirkens fotograf Øyvind Sæthre og journalist Dag Folkestad. Arrangementet ble fulltegnet samme dag som det ble lagt ut på nett. 10 deltakere. 16. oktober Hvordan bygge omdømme for en usynlig bransje? Frokostmøte i regi av Vann- og avløpsetaten i Bergen kommune. Foredrag under jorden og omvisning på Svartediket vannbehandlingsanlegg. Her fikk vi et innblikk i hvordan etaten har jobbet parallelt med omdømme og rekruttering. 28 deltakere. 13. november - Hjelp, vi flytter! Kunsten å få 7000 studenter, 750 ansatte, nabolag og samarbeidspartnere til å føle seg topp informert og motivert til endring og å takle en ny hverdag. Frokostmøte hos Høgskolen i Bergen på Kronstad. 40 deltakere.

8 4. desember Julebord hos fastlegen Journalist, forfatter og quizmaster Atle Nielsen stilte med en spesiallaget kommunikasjonsquiz på julebordet på Dr. Wiesener. Etter quizen var det tid for julemat og hygge. 44 deltakere. 13. januar - Møt Sysla-redaksjonen. Hvilke nyheter vil de ha, og hva selger? På dette frokostmøtet i BT-kantinen fikk vi en presentasjon av den nye satsingen til Bergens Tidende og Stavanger Aftenblad. Sysla dekker nyheter fra næringene langs gullkysten. Reportasjesjef i Sysla, Marit Holm, og sjefredaktør i BT, Gard Steiro, stilte begge på møtet. 60 deltakere. 3. februar Fagdag om historiefortelling Hvordan bruke historier for å engasjere og styrke din virksomhets omdømme? Tema for årets fagdag i Bergen var historiefortelling. Dyktige foredragsholdere inspirerte til mer kreativ, digital og god historieformidling. 127 deltakere.

9 Arbeidsprogram Styrets mål er stadig å løfte og videreutvikle det gode faglige tilbudet til medlemmene, og legge til rette for sosiale møtesteder. Styret har holdt fokus på det som har fungert, og har fornyet tilbudet til medlemmene med andre typer arrangement. Dette er gjort i tråd med foreningens interesser, etter innspill fra medlemsundersøkelsen. Samtidig har det vært viktig at arrangementene er praktisk gjennomførbare med de ressursene lokallaget rår over. Styret er i en fordelaktig situasjon med engasjerte medlemmer, og møter samarbeidsvilje der vi spør. Arrangementene krever jevn jobbing hos styremedlemmene, og det anbefales at det nye styret fortsetter å trekke inn medlemmer utenfor styret for variasjon, flere og bedre arrangementer. Lokallaget har ingen infrastruktur eller fast møtelokale, kun elektroniske medier og driftsbudsjett. Frokostmøter og de to sosiale samlingene (sommerfest og julebord) blir planlagt og gjennomført på samme høye nivå som før. Hovedmålet for slike arrangement er å sikre at alle får mest mulig ut av medlemskapet i foreningen, faglig og som nettverksarena, gjennom å føre sammen gamle og nye medlemmer. Styret ønsker at det fortsatt skal arrangeres kurs fra den sentrale kursporteføljen. Samtidig anbefaler styret at det skal vurderes å inkludere lokale kursarrangører i denne porteføljen. Styret anbefaler at det tas sikte på å arrangere workshops i egen regi. For andre år på rad ble fotokurset hos Sjømannskirken fulltegnet uten annonsering, og flere medlemmer har uttrykt at de ønsker mer av slike praktiske øvelser. For tredje gang ble det nylig arrangert en heldags fagdag i regi av lokallaget. 127 deltakere vitner om at dette er en type arrangement som er ettertraktet blant medlemmene våre, og styret anbefaler at en slik årlig fagdag videreføres av det nye styret. Komiteen for fagdagen 2015 har levert en oppsummering og veileder for fremtidige komiteer. Hovedutfordringene for lokallaget: Fortsette medlemsrekrutteringen i begge fylker. Synliggjøre lokallaget i sentralstyret sitt strategiarbeid, og jobbe mer strategisk og langsiktig innen de rammer som foreligger, blant annet ved å spille en aktiv rolle på årsmøtene og spille opp lokalt ved nasjonale utspill. Øke det faglige tilbudet i Sogn og Fjordane, f.eks. gjennom større arrangementer som kan trekke medlemmer også fra andre fylker. Kostnadene for disse aktivitetene må stå i forhold til de resultater som oppnås. Styrke kontakten med studentmiljøene og rekruttere flere studentmedlemmer. Opprettholde og utvikle lokallagets kontaktflate mot ulike grupperinger i de nære omgivelsene, som f.eks. Nordiske mediedager og Bergens Næringsråd og andre innen næringsliv, offentlig sektor og formidling. I år, som i fjor, tar styret sikte på å få til et større arrangement sammen med sentralstyret under Nordiske Mediedager. Øke lokallagets synlighet, og bidra til bedre omdømme for både kommunikasjonsfaget i sin helhet, og lokallaget og dets medlemmer i særdeleshet. Arbeid for å legge grunnen for en ny søknad om å få arrangere høstseminar igjen. Få på plass retningslinjer og kriterier for utdeling av den lokale Kommunikasjonsprisen.

10 Innkommet forslag Det hadde vært veldig fint om dere kan diskutere på årsmøtet hvordan lokallaget bedre kan tilrettelegge for at studentmedlemmer kan delta på arrangementer. Det er mye av det som arrangeres som er veldig interessant og relevant å være med på, problemet er bare at det fort blir altfor dyrt. Så vidt jeg vet har det også nå blitt en god del studentmedlemmer i Kommunikasjonsforeningen, fra både UiB og andre institusjoner, som for eksempel BI. Anine Johnsen, Masterstudent i Medievitenskap, UiB Styrets innstilling Styret viser til at kontingenten for studentmedlemmer er på kroner 500 per kalenderår, mot ordinær pris på kroner Medlemskap innebærer gratis deltakelse på de fleste av lokallagets arrangementer. Vi ber kommende styre om å se på muligheten for å etablere rabattert studentpris på betalingsarrangementer. Videre vises det til arbeidsprogrammet for neste periode, hvor en av satsingene er nettopp å bedre kommunikasjonen med studentmiljøene.

11 Valgkomiteens innstilling til styret i Kommunikasjonsforeningen Hordaland Sogn og Fjordane Leder, velges for 1 år Katarina Lunde, kommunikasjonsrådgiver Bergen kommune. Lunde har siden 2011 vært journalist og rådgiver i informasjonsavdelingen i Bergen kommune. Hun er utdannet journalist fra Høgskulen i Volda, og har en bachelorgrad i sammenlignende politikk fra UiB. Katarina har journalistisk bakgrunn fra Bergens Tidende, Fanaposten og fn.no. Katarina har vært styremedlem i Kommunikasjonsforeningen Hordaland Sogn og Fjordane siden 2013, nestleder siden 2014 og fungerende leder siden desember Styremedlem, velges for 2 år Anngun Dybsland, Event Coordinator & Marketing Specialist Vizrt. Dybsland har siden mai 2014 jobbet med event og marketing i Vizrt. Hun var prosjektleder i Nordiske Mediedager fra 2006 til 2014, og har også vært styremedlem i MediArena og Bergen Media By/MediaRegion Bergen. Utdannet Cand. Polit i medievitenskap fra Universitetet i Bergen, London Guildhall University og Høgskulen i Sogn og Fjordane. Styremedlem, velges for 2 år Leif-Kjartan Bjørsvik er kommunikasjonssjef i Skandiabanken. Bjørsvik har en bachelorgrad i ledelse og kommunikasjon/pr fra Handelshøyskolen BI. I graden inngår også fag fra Universitetet i Bergen og Høgskolen i Bergen. Tidligere har han jobbet som journalist, tillitsvalgt og leder i NRK. Han var nestleder i NRKs Journalistlag fra 2001 til 2004, og leder i perioden Fra var Bjørsvik programsjef i NRK P2 med ansvar for kanalens verbalprogrammer. Bjørsvik har vært medlem av landsstyret i Norsk Journalistlag (NJ) i to perioder fra 2003 til 2007, og medlem av landsstyrets arbeidsutvalg fra 2005 til 2007.

12 Styremedlem, velges for 1 år (ny periode) Tone Hartvedt er kommunikasjonssjef ved Business Region Bergen, og har tidligere arbeidet hos Cox Bergen, Haraldsplass Diakonale Sykehus og Balder kommunikasjon. Utdannet fra UiB. Hartvedt har vært styremedlem i Kommunikasjonsforeningen Hordaland Sogn og Fjordane siden Styremedlem, velges for 1 år (ny periode) Ingrid Feet Bjørgo, kommunikasjonsrådgiver Husbanken Region vest. Bjørgo har siden 2011 jobbet som kommunikasjonsrådgiver i Husbanken Region vest. Utdannet medieviter fra UiB og Københavns Universitet, med masteroppgave om politisk kommunikasjon på Facebook. Bjørgo har vært styremedlem i Kommunikasjonsforeningen Hordaland Sogn og Fjordane siden Varamedlem, velges for 2 år Krishan Totland, junior kommunikasjonsrådgiver hos NOR PR. Totland har bachelorgrad innen PR, media og kommunikasjon fra Høyskolen i Volda. Totland har også studert økonomi, ledelse og medievitenskap. Ved siden av studiene har han blant annet vært økonomiansvarlig i Kommunikasjonsforeningens Studentlag i Volda. Totland har også hatt kommunikasjons- og HMS internship i Tysklands største olje og gasselskap, Wintershall. Styremedlemmer som ikke er på valg: Gro Øvrebø og Astrid Tomassen Bergen, 19. februar 2015 Jørgen Flint Leder valgkomiteen Synnøve Stub Tangen Medlem valgkomiteen Marius Solberg Anfinsen Medlem valgkomiteen

13 Styrets forslag til nytt valgstyre Linn Mevold Skogheim, leder valgkomiteen, Sjømannskirken Monika Sandnesmo, Uni Research Ida Marie Nygård, NOR PR