Referat av Oslo Trekkers årsmøte 2015

Transkript

1 Referat av Oslo Trekkers årsmøte 2015 Birch Reichenwalds gate 25 (Holodeck 3) 0482 Oslo Fredag 8. mai kl. 18:00 Sak 1: åpning og konstituering Møtet begynte ca. kl. 18:15. Bernhard Jensen var ordstyrer og referent. Det var åtte stemmeberettigede til stede: Bernhard Jensen, Marie Katrine Ekeberg, Melina Edvardsen, Dag Bryn, Geir Arne Paulsen, Arne Skotheim, Petter Haaland og Per Olav Kvernberg. Sak 2: godkjenning av innkalling og dagsorden Dagsorden 1. Åpning og konstituering 2. Godkjenning av innkalling og dagsorden 3. Årsmelding for Handlingsplan for Revidert regnskap for Budsjettforslag for Eventuelle foreslåtte vedtektsendringer 8. Eventuelle forhåndsmeldte saker 9. Valg a. Styre b. Revisor Godkjent.

2 Sak 3: årsmelding Godkjent i følgende form: Styret i Siden årsmøtet 2. mai 2014: Leder: Bernhard Jensen Nestleder og kommunikasjonsansvarlig: Marie Katrine Ekeberg Styremedlem og kasserer: Dag Bryn Styremøter har blitt avholdt omtrent annenhver måned i overensstemmelse med 6 b. 1) i Oslo Trekkers vedtekter, dog med et langt opphold høsten Referater fra disse møtene er deponert hos Trekkers Norge i overensstemmelse med 6 d. i Oslo Trekkers vedtekter. Aktivitet Bernhard, Marie og medlem Maša Nekic hadde stand for Oslo Trekkers/Trekkers Norge på DESUCONmessen på Norsk varemesse i Lillestrøm juni. Bernhard holdt et foredrag om Star Trek den 27. Lokallaget holdt et sommertrekk søndag 17. august. I utgangspunktet var planen å møtes til grilling og sosialt samvær på plenen utenfor medlem Melina Edvardsens hjem på Helsfyr, men da det var varslet regn, valgte vi isteden å møtes på Egon på Byporten til middag. Vi holdt høsttrekk lørdag 14. oktober, og vårtrekk lørdag 21. mars 2015, begge ganger i Birch Reichenwalds gate 25 på Storo. I tillegg har vi hatt visningstreff her hver første fredag i måneden, bortsett fra fredag 1. mai Borettslaget lar oss fortsatt bruke dette lokalet gratis, og tidligere leder John McGowan lar oss fortsatt benytte boden sin til vårt visningsutstyr og effekter. Vi forblir veldig takknemlige overfor John og borettslaget. Lokalet er ekstra hyggelig nå som de har fått satt inn noen sofaer og bord der. Oppmøtet på visningstreffene har variert mellom 6 og 10 stykker. Oppmøtet på sommertrekket var 9, og på de andre sesongtrekkene 10. Vi har vært flinkere til å sende ut invitasjonene tidligere. Bernhard representerte Oslo Trekkers på Trekkers Norges WARP III i Trondheim november 2014, hvor han holdt sitt foredrag igjen. Science-fiction foreningen Aniara markerte sitt 50-årsjubileum 28. mars, og inviterte Oslo Trekkers på dette. Bernhard deltok på arrangementet hvor han presenterte foreningen og holdt sitt foredrag. Oslo Trekkers har også blitt kontaktet av en radiojournalist som ønsker å lage et innslag om oss, men har ennå ikke hørt mer fra ham da vi svarte. I april fikk Oslo Trekkers en invitasjon til å delta på Fredrikstad science-fiction festival mai. På så kort varsel var det ikke mulig, men vi varslet våre medlemmer om arrangementet. Trekkers Norge markerte sitt tiårsjubileum 11. april, og oppfordret lokallagene sine til å holde sammenkomster denne dagen. Oslo Trekkers fikk imidlertid først beskjed om dette kort etter at vi hadde fått reservert lokalet ekstraordinært både til sesongtrekk i mars og årsmøte i mai, og valgte ikke å prøve å booke lokalet ekstraordinært i april også, av frykt for å fremstå som kravstore og risikere borettslagets velvilje. Isteden prøvde vi å finne andre steder. Medlem Petter Haaland kontaktet Hyperion og fikk booket deres lokaler på Tøyen for oss, men da var det blitt så kort tid til 11. april at vi valgte å utsette hele tiårsmarkeringen til rett etter årsmøtet 8. mai. Vi passet imidlertid

3 på å takke Hyperion hjertelig for å ha stilt sine lokaler til rådighet for oss, og vil huske at de har et alternativt klubblokale vi kan bruke ved en annen anledning hvis det er. På visningstreffet i desember fikk vi litt problemer med lyden fordi en batterieliminator til lydkortet vårt var i ferd med å gå i stykker. Medlem Geir Arne Paulsen fikk kjøpt en ny, som fungerer utmerket. Med Marie som nestleder har utsending av invitasjoner gått utmerket. Kontakten med sentralstyret har imidlertid vært svært liten, selv med medlemmer Øyvind Nedre, Geir Arne og Arne Skotheim i dette.

4 Sak 4: handlingsplan for Godkjent i følgende form: Styret ønsker å fortsette med den eksisterende arbeidsdelingen. Styret ønsker fortsatt å avholde visningstreff på Birch Reichenwalds gate 25 hver første fredag i måneden. Etter forslag fra Melina har styret som målsetning å begynne å sende ut varsel om visningstreff fredag to uker før det avholdes, og vi vil forsøke å supplere film/episodevisning med quiz og andre sosiale aktiviteter. Styret ønsker fortsatt å sende ut varsel om sesongtrekk tre måneder i forkant for å gi medlemmer god tid til å planlegge å komme. Styret ønsker å holde i hvert fall to sesongtrekk om året ett om våren og ett om høsten. Rett etter dette årsmøtet vil Oslo Trekkers altså feire Trekkers Norges tiårsjubileum med å dra ut på festmiddag. Spisestedet vi har valgt er Peppes Nydalen. Styret har ambisjoner om å delta på i hvert fall DESUCON og neste Fredrikstad science-fiction festival, og kanskje ARCON. Ellers vil styret prøve å få bedre oversikt over arrangementer Aniara og andre holder som vi kan delta på. Styret ønsker å donere bort alle bøker i boden så snart som mulig i kommende styreperiode på oppfordring fra Petter vil vi kontakte Realfagsbiblioteket på Blindern og høre om de er interessert. Episoden med batterieliminatoren er en påminnelse om at visningsutstyret vårt begynner å bli gammelt. Styret ønsker å fortsette med det vi har, men vi må være oppmerksomme på at mer vil bryte sammen før eller siden. Når det skjer, enten i kommende styreperiode eller senere, og hvis det er snakk om større og dyrere deler, ønsker styret å gå til anskaffelse av helt nytt visningsutstyr, og gjerne et enklere system enn det nåværende: istedenfor en bærbar PC og diverse mellomledd og omkoblinger, kan vi prøve å kjøpe en DVD/BluRay-spiller og et tilhørende lydsystem. Styret i Oslo Trekkers ser fortsatt et betydelig forbedringspotensial hva angår kontakt med Trekkers Norges sentralstyre.

5 Sak 5: revidert regnskap for 2014 Godkjent i følgende form: Regnskap 2014 Noter Regnskap 2013 Eiendeler Kasse 1 444, ,50 Bank 5 030, ,00 Fordringer - - Utstyr 739, ,00 Sum 7 213, ,50 Gjeld og egenkapital Gjeld - - Egenkapital 7 213, ,50 Sum 7 213, ,50 Inntekter Møteinntekter 1 913, ,00 Salg lodd Hodestøtte - - Andre inntekter - 830,00 Renteinntekter - - Sum 2 263, ,00 Kostnader Møtekostnader 1 933, ,00 Kjøp utstyr 1 744, ,00 Kjøp effekter Nedskriving projektorpære 740,00 740,00 Andre kostnader Rentekostnader Sum 4 417, ,00 Over/underskudd ,00 425,00 1 Nedskriving Kjøpsverdi projektorpære Nedskriving Akkumulert verdi Salg lodd I forbindelse med WARP III 3 Kjøp utstyr Nytt projektorstativ og batterieliminator Regnskapet for 2014 går med underskudd på kr ,00. Laget disponerer verdier tilsvarende totalt kr ,00, likvide midler kr Det ble ikke søkt om støtte fra Trekkers Norge, som planlagt på forrige årsmøte.

6 Sak 6: budsjett for 2015 Godkjent i følgende form: DRIFTSINNTEKTER OG -KOSTNADER Budsjett 2015 Faktisk 2014 Driftsinntekter Møteinntekter * Salg effekter 0 0 Salg lodd Hodestøtte fra Trekkers Norge Andre inntekter 0 0 Sum driftsinntekter Driftskostnader Møtekostnader * Veldedighetsbidrag 0 0 Innkjøp av nytt teknisk utstyr Nedskriving av prosjektorpære Kjøp effekter 0 0 Andre kostnader 0 0 Sum driftskostnader Finanskostnader Sum finanskostnader Sum budsjetterte kostnader Bankgebyrer m.m Budsjettert resultat * To sesongtrekk i året Styret legger i utgangspunktet ikke opp til nye ekstraordinære utgifter i Nedbetaling av projektorpæren, tidligere innkjøp av ekstern harddisk og nå nytt projektorstativ og batterieliminator har tært på pengebeholdningen, og vi må være innstilt på kanskje snart å betale for nytt visningsutstyr. Skulle en slik større utskiftning skje, vil vi søke finansiell støtte hos Trekkers Norge. Styret ønsker å selge lodd og uansett søke om støtte fra Trekkers Norge i Styret ønsker i 2015 å få avklart hvilken finansiell støtte vi kan få, og hva vår nøyaktige pengebeholdning er.

7 Sak 7: eventuelle forslag til vedtektsendringer Styret foreslo ingen vedtektsendringer til dette årsmøtet, og ingen medlemmer hadde kontaktet styret og foreslått vedtektsendringer før fristen løp ut 24. april. Sak 8: eventuelle forhåndsmeldte saker Ingen medlemmer hadde kontaktet styret og tatt opp saker de ønsket diskutert på årsmøtet før fristen løp ut 24. april.

8 Sak 9: valg Styremedlemmer Av det sittende styret stilte to medlemmer til gjenvalg med samme stillinger som før: Leder: Bernhard Jensen Styremedlem og kasserer: Dag Bryn Derimot takket Marie for seg etter to gode år som nestleder og kommunikasjonsansvarlig. Melina Edvardsen stilte til valg som ny nestleder og kommunikasjonsansvarlig. Revisor Juan Antonio «Jon» Oritz Fuglesteg stilte til gjenvalg som vår revisor. Styret og revisor ble valgt med akklamasjon. Årsmøtet ble hevet ca. kl. 19:30.