ÅRSMØTE Badehusets venner. Sted: Farsund Brygghus. Dato: 19.mai klokka Side 1 av 8 SAKSLISTE

Transkript

1 Side 1 av 8 ÅRSMØTE Badehusets venner Sted: Farsund Brygghus Dato: 19.mai klokka SAKSLISTE - Til orientering. Foreningen er nå meldt inn i Frivillighetsregisteret og kan delta i grasrotandelen. 1/16 Godkjenning av innkalling Forslag til vedtak: Årsmøtet godkjenner innkallingen 2/16 Godkjenning av saksliste Forslag til vedtak: Årsmøtet godkjenner sakslisten 3/16 Valg av dirigent, referent og representanter til å underskrive møteprotokollen 4/16 Godkjenning av Årsmelding og regnskap Se vedlagt: Forslag til vedtak: Årsmelding og regnskap godkjennes.

2 Side 2 av 8 5/16 Valg av styre Anita Hals har fungert som styreleder fra 2014 (på valg) Geir Årnes (på valg). Solveig Nilsen ønsker å fratre som styremedlem. Forslag til vedtak: Solveig Nilsen fratrer og Ronny Vatland velges inn som nytt styremedlem. Geir Årnes tar gjenvalg som styremedlem. Forslag til rollefordeling og ansvar i Styret: Geir Årnes: adgangskontroll, medlemsregister, fakturering og regnskap, nettside Ronny Vatland: byggteknisk ansvarlig, HMS og internkontroll Styreleder: styrets leder, øvrig formelt og juridisk ansvarlig, nettside, markedsføring, sponsoravtaler 6/16 Signaturrett Vedtak: styret vedtar at Geir Årnes og Ronny Vatland skal tildeles signaturrett på vegne av foreningen. 7/16 Endring av vedtekter Vedtekter vedlegges. Forslag til vedtak: vedtekter godkjennes 8/15 Festekontrakt Styret i foreningen har tegnet festekontrakt på tomt til saunaen. Punktet om at kommunen kan overta bygg dersom det ikke er drift eller foreningen blir oppløst er ikke en ønsket klausul fra styrets side. Opprinnelig foreslo vi (styreleder Anita Hals) å redusere festetiden i den foreslåtte avtalen, da det ble oppfattet en noe negativ holdning fra politikere ift. Prosjektet (Bygging av badstue og overtagelse av tomt). For å unngå at kommunestyret avviste saken ble altså vårt forslag å redusere festetiden. Vi har imidlertid i ettertid kommet fra til at det vil være formålstjenlig med en noe lengre festetid, gjerne minimum 20 år. Dette av hensyn til kostnader ved fornying av festekontrakt.

3 Side 3 av 8 Vårt forslag til endring i festekontraktens ordlyd ble sendt til kommunens saksbehandler Alf Johnny Iddeland og Sten Otto Tjørve (teknisk avdeling) Kontraktens ordlyd: Til tillegg til festekontrakt pkt 4: Dersom foreningen Badehusets Venner oppløses og/eller dersom det ikke er noen virksomhet på tomten over en periode på 2 to år, har kommunen rett til å heve festekontrakten og kreve overtakelse av bygningene. Våre synspunkter: Vi synes det er synd dersom et såpass kostbart bygg skal kunne overdras kommunen vederlagsfritt. Dette gjør oss litt betenkte. Men vi tenker at dersom en slik situasjon skulle oppstå så er kommunen den naturlige "eier" av anlegget som et offentlig bygg. Det imperative for oss er at anlegget "i all fremtid" er tilgjengelig for allmennheten uavhengig av hva som måtte skje med foreningen Badehusets venner. Vi ønsker å høre om det er mulig å gjøre en endring eller et tillegg i teksten i punkt 4: Ved overdragelse av bygningene forplikter kommunen seg til å gjøre bygget tilgjengelig for allmennheten var styreleder Anita Hals i møte med Sten Otto Tjørve og Alf Johnny Iddeland. Forslagene våre ble avvist. Begrunnelsen fra kommunens side er at de ikke kan forplikte seg til å holde bygget åpent for allmennheten da dette i praksis vil bety en utgift for kommunen. Det er også slik at forslaget til festekontrakt ble vedtatt av kommunestyret og kan derfor ikke endres om ikke det opprettes en ny sak som kommunestyret må ta stilling til. Vår (styreleder) tilbakemelding var at Foreningen ser disse begrunnelsene, men ønsker likevel å opprettholde våre ankepunkt. Forslag til vedtak: Årsmøtet tar orienteringen til etterretning.

4 Side 4 av 8 9/16 Formalisering av økonomiske fordeler til diverse brukere Det er nødvendig med en avklaring på hvordan eventuelle økonomiske fordeler skal foregå. Det trengs et helhetlig system på dette. Det gjelder for eksempel privatpersoner som utfører frivillig arbeid for foreningen av betydelig omfang. Forslag til vedtak: Årsmøtet anmoder Styret om å få på plass et formelt system. 10/16 Ønske om bedriftsmedlemskap - Elisa Egeland S.M.A.R.T Trening Elisa Egeland ønsker å opprette et bedriftsmedlemskap hos Farsund Badehus og Sauna. Forslag til vedtak: Årsmøtet ber styret om å utarbeide avtale for bedriftsmedlemskap. 11/16 Offentliggjøring av dokumenter og avtaler vedrørende bygging av sauna Styret ønsker størst mulig transparents i drift av saunaen. Styret ser det som positivt at alle relevante dokumenter skal være offentlig tilgjengelig for allmennheten. Forslag til vedtak: alle relevante dokumenter skal være tilgjengelig på forespørsel. 11/16 Eventuelt Vedlegg 1: VEDTEKTER FOR BADEHUSETS VENNER Disse vedtektene erstatter tidligere vedtekter

5 Side 5 av 8 Formål 1 Formålet med Badehusets Venner (heretter kalt foreningen): Badehusets Venner er en ideell forening som skal arbeide for å ivareta og videreutvikle badehuset og nærliggende område på Sunsdsodden i Farsund kommune, slik at det fortsatt skal være til glede for gammel og ung, fastboende som turister. Alle installasjoner og aktiviteter som etableres og driftes av Badehusets Venner skal være tilgjengelige for offentligheten. Badehusets Venner er organisert med et styre hvor styreleder har det øverste ansvaret. Foreningen skal å bistå kommunen med vedlikeholdet av anlegget gjennom dugnadsarbeid, samt råd og innspill rundt utviklingsplaner for området. Medlemskap 2 Alle som ønsker det kan tegne individuelt medlemskap i foreningen. 3 Organisasjoner, institusjoner og firma/bedrifter kan tegne medlemskap for virksomheten og/eller for medlemmer/ansatte. 4 Medlemskontingenten og fastsettes av årsmøtet. Styret påser at melding om innbetaling sendes ut til medlemmer innen utløpet av januar hvert år, med betalingsfrist innen utløpet av februar. Styre 5 Foreningen ledes av et styre på minst tre (3) medlemmer (leder og (2) styremedlemmer. Styret kan eventuelt opprette støttestyremedlemmer etter behov 6 Årsmøtet velger leder for ett år av gangen. Leder har signaturrett og prokura. 7 Øvrige styremedlemmer velges for to år

6 Side 6 av 8 8 Styret har ikke vara medlemmer 9 Styret er beslutningsdyktig når minst leder og to (2) øvrige medlemmer er tilstede. Ved stemmelikhet har styreleder dobbeltstemme. 10 Utvalg blant foreningens medlemmer kan oppnevnes for å arbeide med spesielle oppgaver. Styret kan invitere andre til å være til stede på styremøter. 11 Foreningen ledes i samsvar med retningslinjer vedtatt av årsmøtet. 12 Møteprotokoll føres. Utskrift sendes styrets medlemmer på e-post. Årsmøte 13 Årsmøte holdes hvert år i perioden april-juni. 14 Innkalling til årsmøtet skjer på e-post til den betalende medlemsmassen, samt sosiale medier. Innkallingen skal skje på bakgrunn av ajourført oversikt med betalende medlemmer (per 1. mars). Styret avgjør behov for ytterligere annonsering i lokalpressen mv. Innkalling skal skje minst to (2) uker før fastsatt møtedato. Formatert: Skriftfarge: Automatisk 15 Forslag til saker som ønskes behandlet på årsmøtet må være styret i hende en (1) uker før fastsatt møtedato. 16 Årsmøtet er beslutningsdyktig når det er innkalt i henhold til vedtektene. 17 Årsmøtet gjennomføres etter følgende dagsorden: Åpning ved venneforeningens leder Valg av dirigent, referent og representanter til å underskrive møteprotokollen Styret legger frem årsberetning og regnskap med eventuell revisjonsberetning

7 Side 7 av 8 Saker styret ønsker behandlet på årsmøtet Saker medlemmer ønsker behandlet på årsmøtet Fastsettelse av medlemskontingent for neste år Styret legger frem budsjett for kommende år Valg av leder og styremedlemmer (som er på valg) Valg av eventuell revisor Valg av eventuell valgkomité 18 Ekstraordinært årsmøte kan innkalles med to ukers varsel når styret eller minst 10 betalende medlemmer ønsker det. Et medlemskrav om ekstraordinært årsmøte skal fortrinnsvis rettes skriftlig til foreningens leder. Foreningens virksomhet 19 Styret utarbeider plan for foreningens virksomhet, og står ansvarlig for foreningens løpende aktivitet. Økonomi 20 Foreningens inntekter består av medlemskontingent, eventuelle sponsorinntekter og innsamlede midler. 21 Foreningen disponerer egne inntekter fritt innenfor foreningens formål beskrevet i Økonomiske forhold vedrørende sauna administreres og effektueres av Styre. 23 Det skal føres eget regnskap for foreningen som skal forelegges foreningens årsmøte. 24 Revisor oppnevnes eventuelt av årsmøtet ved behov. Revisjonsberetning behandles på årsmøtet. Endring av vedtektene

8 Side 8 av 8 25 Endring av vedtektene behandles av lovlig innkalt årsmøte. 26 Vedtektsendring krever tilslutning fra to tredjedeler (2/3) av fremmøtte stemmeberettigede medlemmer. Oppløsning 27 Oppløsning av foreningen skjer etter likelydende vedtak på to etterfølgende lovlig innkalte årsmøter. Det kreves to tredelers (2/3) flertall av fremmøtte stemmeberettigede medlemmer for oppløsning av foreningen. 28 Ved oppløsning av foreningen skal eventuelle disponible midler i Foreningen tilfalle en annen forening eller organisasjon med tilknytning til Badehuset i Farsund, eller Farsund kommune.