BUDSJETT & ÅRSPLAN 2015

Transkript

1 BUDSJETT & ÅRSPLAN 2015 OSCARSGATA MOTTAK VADSØ Thor-Arne Dallavara Oscarsgata mottak åpen og relasjonsskapende

2 Innholdsfortegnelse Kostnader Kostnad Månedsverk side Regnskapsarbeid Revisjon RS ,50 RS Administrasjon Bemanning ISS Kompetanseutvikling Ekstern veiledning RS ,00 RS Disp.hus Andre kostnader Vaskemidler Oppgradering av innbo Vedlikehold maskiner Vedlikehold TV lisens/internett Branngruppe RS ,00 RS Tolker RS Generelt lokalsamfunn Bibliotek Tr.kort Svømmekort Barneaktiviteter RS ,00 Resepsjonsgruppe Samarbeidsråd Sportsgruppe Cafe Oscar IT Gruppe Gartnergruppe RS ,00 Digitalt utstyr RS ,00 28 RS ,50 RS ,00 Busskort Barnebasen Utstyr RS ,00 RS RS ,00 Ungdomsrådet RS ,00 Tilrettelegging/Egenandel ,00 40 RS RS xxxx/ RS Sum ,00

3

4 RS V1 Skjema for plan og rapport - ordinære mottak Skjema for plan X og rapport (kryss av for plan eller rapport) Mottakets navn: År: 2015 Oscarsgata mottak Innhold RS Krav til plan-, rapporterings- og økonomiarbeid i statlige mottak... 2 RS Reglement for økonomiske ytelser til beboere i statlig mottak... 4 RS Krav til bemanning og kompetanse i statlige mottak... 4 RS Krav til databehandling og taushetsplikt i statlige mottak... 8 RS Krav til innkvarteringstilbud i ordinære statlige mottak RS Krav til etiske retningslinjer for statlige mottak RS Krav til bruk av tolk og språkassistenter i statlige mottak RS Krav til mottakenes samarbeid med lokale instanser (lokalsamfunnsarbeid) RS Krav til beboermedvirkning i ordinære statlige mottak RS Krav til informasjonsarbeid i ordinære statlige mottak RS Krav til bosettingsforberedende arbeid i ordinære statlige mottak RS Krav til returarbeid i mottak RS Krav til arbeid med barn og unge i statlige mottak RS Krav til forebygging og håndtering av grenseoverskridende adferd mot barn og ungdom i statlige mottak RS Krav til omsorgsarbeid for enslige mindreårige i mottak RS Krav til fritidsaktiviteter under opphold på statlig mottak... 36

5 RS Krav til differensiering av beboerrettede tiltak i ordinære statlige mottak: kvinner, eldre og personer med helseproblemer/funksjonshemninger RS Krav til mottakenes arbeid mot menneskehandel og oppfølgingen av mulige ofre xxxx / definert av mottaket RS Krav til oppfølging av beboere på tilrettelagt avdeling RS Krav til plan-, rapporterings- og økonomiarbeid i statlige mottak Krav Tiltak, metode og ressursbruk Tidspunkt Ansvarlig Kostnad Rapportering m/begrunnelse for eventuelle avvik 1. Planlegging. Årsplan. På første personalmøte i hvert kvartal skal det settes av tid til å gjennomgå årsplanen for inneværende år og en evaluering av situasjonen pr. dato. 1.onsdag i jan., april, juli og okt.- 15 Per Yngve/ alle Etter at UDIs satsningsområder er kommet, fastsettes et arbeidsmøte hvor planarbeidet for 2015 igangsettes. På første påfølgende møte i Samarbeidsrådet skal satsningsområdene presenteres. Samarbeidsrådet oppfordres til å komme med innspill til årsplanen innen Rapportering Årsrapport. All mottaksaktivitet skal rapporteres på mottakets rapporteringsskjema. Samles i Rapportperm for 2015 hos Per Yngve. Innen skal alle ansatte ha levert inn sin årsrapport for 2014 til Per Yngve. November- 15 November/ desember- 15 Innen Per Yngve Hilde Per Yngve/ alle Alle/Per Yngve 3. Budsjettarbeid Budsjettet utarbeides i samarbeid med eiere og ansatte. I Okt.-des.- Per Yngve/ 2

6 budsjettet forsøker man å gjenspeile aktiviteten i mottaket. 15 Kari 4. Regnskapsarbeid Regnskapet føres kontinuerlig gjennom hele året. Mottaket benytter regnskapsbyrå til selve føringen, men har avstemming og oppfølging selv. Kari Refusjonskrav Refusjonskravene utarbeides av mottaket og legges inn i Sesam fortløpende. Refusjonskravet avstemmes mot regnskapet hver måned før godkjenning fra Revisor. Godkjent og dokumentert refusjonskrav sendes inn til UDI innen frist. Kari 6. Revisjon Mottaket har avtale med revisor Berg som utfører revisjon av regnskap m/balanse samt refusjonskrav. Revisor setter også opp årsregnskap med noter. 7. Innsyn Mottaket skanner alle originalbilag slik at disse kan fremlegges til UDI eller riksrevisjonen ved behov. Kari Kari 8. Håndtering av person- og beboermapper Personmapper: Mottaket kontrollerer og supplerer personmappe som oversendes fra transitt. Mappene holdes innelåst. Ved avreise sendes mappene videre til tilflytnings-mottak/udi innen to uker etter avreise. Kari Beboermapper: Andre papirer som beboer ønsker å lagre ved mottaket arkiveres i beboermapper som også lagres innelåst. Mappene leveres beboeren ved avreise fra mottaket. 9. Veiledning 2 timer pr. måned skal hele personalgruppa delta på intern faglig gruppeveiledning. Hvert kvartal skal hele personalgruppa delta på veiledning med ekstern veileder. Alle ansatte skal få tilbud om individuell veiledning ved behov, av intern eller ekstern veileder. Mottaket skal benytte seg av RVTS i Tromsø, 1 gang (2 hele dager) i året. Hilde ½ mv. (N) 3

7 RS Reglement for økonomiske ytelser til beboere i statlig mottak Krav Tiltak, metode og ressursbruk Tidspunkt Ansvarlig Kostnad Rapportering m/begrunnelse for eventuelle avvik 1. Rutiner og satser for økonomisk ytelser til beboere i statlige mottak pengereglementet 2. Egenerklæring om inntekt og formue Mottaket benytter Sesam til utbetaling til beboere og benytter dermed satsene fra pengereglementet. Alle beboerne ved mottaket skal signere egenerklæring om inntekt og formue allerede på transittmottak. Vi skal kontrollere at dette er gjort ved ankomst mottaket. Skjemaet benyttes også ved søknad ved diverse refusjoner fra UDI. Kari Kari 3. Skjema for kontroll av beboeres inntekts- og formueforhold 4. Skjema for transporterklæring Mottaket har en rutine for kontroll av beboernes inntekt og formue. Denne rutinen gjennomføres to ganger pr. år på alle beboere (over 18 år) som bor ved mottaket ved kontrolltidspunkt. Kontrollen legges inn på personkortet i Sesam Skjema fylles ut ved fødsler på mottaket Etter fødsler Kari Kari RS Krav til bemanning og kompetanse i statlige mottak Krav Tiltak, metode og ressursbruk Tidspunkt Ansvarlig Kostnad Rapportering m/begrunnelse for eventuelle avvik 4

8 Bemanning a) Politiattest Alle som eventuelt ansettes på mottaket i løpet av året må framlegge en politiattest som ikke er eldre enn 3 måneder. Hvis attesten har merknader skal vedkommende ikke ansettes. Per Yngve/ Kari b) Taushetserklæring Alle som eventuelt ansettes på mottaket i løpet av året skal underskrive taushetserklæring. Kari c) Plan for bemanning Personelloversikt: - 100% - Daglig leder (L) - Per Yngve - 100% - Nestleder/Info.ansvarlig (N) - Hilde - 100% - Økonomiansvarlig (Ø) - Kari - 100% - Barne- og ungdomsansv. (BU) - Torbjørn - 100% - Miljøarbeider I (M1) - Sermed - 100% - Miljøarbeider II (M2) - Farid - 100% - Miljøarbeider III (M3) - Beate - 100% - Helsesøster (H1) - Ellen - 50% - Helsesøster (H2) - Anita - 100% - Brann/bygningsarbeider (BB) - Thor-Arne - 100% - Bygningsansvarlig (B) - Helge 1050% tilsammen 10 mv. (L) 10 mv. (Ø) * Vikar i 6 mnd. for Hilde/Farid, «Veien videre» * Vi kjøper inn tjeneste fra ISS ift. vask på adm-bygget vårt Sofie Klemetzen Beate/Kari * Være åpne for å ha praksisplasser via NAV. * Vi skal ta inn ungdom på praksisplass under arbeids-ukene ved ungdomsskolen og videregåendeskole samt Operasjon dagsverk. * Vi skal ta inn student(er) fra høgskoler/universitetet i Nord- Norge. Høsten (?) Høsten-15 Per Y./Hilde Hilde Personalarkiv: Personalarkivet med kompetanseoversikt over alle ansatte ved mottaket, skal oppdateres og videreutvikles. Spesielt skal alle ansattes uformelle kompetanse (hobbyer, Kontinuerlig Per Yngve/ Kari 5

9 interesser etc.) også registreres. Medarbeidersamtaler: Det skal foretas årlige medarbeidersamtaler med alle ansatte. November/desember Per Yngve d) Arbeid utenfor ordinær arbeidstid Hvis nødvendig skal ansatte beordres til arbeid utenfor ordinær arbeidstid. Per Yngve e) Vakttelefon: Denne skal være betjent døgnkontinuerlig hele året. Alle ansatte bytter på å ha vakt en uke pr. gang Kontinuerlig Thor Arne Kompetanse a) Rekruttering. UDI s krav skal følges. Per Yngve b) Utlysning innvandrerbakgrunn. Ved evt. utlysninger skal innvandrerbakgrunn framheves. Per Yngve c) Leder høyere utdanning og ledererfaring. UDI s krav skal følges. Per Yngve d) 2-årig barnefaglig utdannelse barne- og ungdomsansvarlig. UDI s krav skal følges. Per Yngve e) Pedagogisk utdanning - info-ansvarlig. UDI s krav skal følges. Per Yngve f) Ansvarlig for beboerøkonomi min. 1årig utdanning innen økonomi/regnskap. UDI s krav skal følges. Per Yngve g) Barnefaglig utdannelse høyskolenivå - Enslige mindreårige UDI s krav skal følges. Per Yngve h) Skriftlige stillingsbeskrivelser Per Yngve 6

10 Stillingsbeskrivelsene skal oppdateres fortløpende så godt det lar seg gjøre. i) Kompetanseutvikling. Per Yngve mottaksledermøter i hhv. Narvik og Tromsø, ca. april og november a 2 dager i regi av UDI-Nord. Skadedyrsdagene, Oslo Retur/«Veien videre»-seminar, UDI-Nord Hospitering på et annet asylmottak Utdanning i kognitiv terapi Kurs i risikoanalyse Kurs om menneskehandel og vold/traumer April/ november 1.halvår-15 (?) 1.halvår I løpet av året I løpet av året Per Yngve/Hilde/ Odd/Inger Helge Hilde/Farid Torbjørn/Beate Kari Hilde og Farid Thor Arne Beate Oppfriskningskurs i MI Tolkekurs Barne- og ungdomskurs, UDI-Nord 1 kreativ veiledning med RVTS her i Vadsø I løpet av året I løpet av året I løpet av året Mars/april-15 Alle ansatte Sermed Torbjørn Alle ansatte Alle ansatte deltar på personaltur m/årsplanlegging. Mulige reisemål er Dublin/Munchen/Athen (!). November-15 Alle ansatte j) Regelmessig ekstern veiledning. 1. torsdag i måneden skal hele personalet delta på intern faglig gruppeveiledning. Hvert kvartal skal alle ansatte delta på ekstern veiledning med gestalt-terapeut Kristin S.Ittelin e.l. Alle ansatte skal få tilbud om individuell veiledning ved behov, av intern eller ekstern veileder. En gang i året skal vi ha veiledning 1.gang pr. mnd. hele året Hilde

11 med RVTS-Tromsø. k) Ved behov søke rådgivning hos relevante faginstanser. UDI s krav skal følges. Alle ansatte RS Krav til databehandling og taushetsplikt i statlige mottak Krav Tiltak, metode og ressursbruk Tidspunkt Ansvarlig Kostnad Rapportering m/begrunnelse for eventuelle avvik Databehandling Mottaket planlegger databehandling som regulert i Personopplysningsloven 13 og 15 samt personopplysningsforskriften Dette gjelder for enhver bruk av personopplysninger. Kari Taushetsplikt Mottaket og dets ansatte planlegger å følge forvaltningslovens krav til taushetsplikt, men gjør gjeldende at denne ikke gjelder ovenfor UDI. Kari Div. krav a) Relevante personopplysninger Mottaket skal etterstreber og bare oppbevare opplysninger som er relevante og nødvendige i det daglige arbeidet ved mottaket. Kari b) Forskriftsmessing oppbevaring Mappene til beboerne skal oppbevares i tre forskjellige mapper. Alle mappene skal ligge i låste skap, hvor mappene med helseinformasjon bare er tilgjengelig for helsepersonellet ved mottaket. Kari c) Konfidensialitet, integritet og tilgjengelighet. Mottaket planlegger at kravene for konfidensialitet, integritet og tilgjengelighet ivaretas. Kari d) Skriftlige rutiner for avviksbehandling Kari 8

12 Mottaket har egne rutiner for avviksbehandling. Avvik noteres og gjennomgås fortløpende. e) Årlig sikkerhetsrevisjon Mottaket planlegger å gjennomføre en sikkerhets-revisjon pr. år. Innen Kari f) Gjennomgang av ledelsen av sikkerhetsarbeidet Mottaket planlegger rutiner for ledelsens gjennom-gang av relevant sikkerhetsarbeid. Innen Per Yngve/ Kari g) Innholdet i UDI s konsesjon for registrering Mottaket planlegger rutiner for gjennomgang av innholdet i UDIs konsesjon for registrering av personopplysninger. h) Taushetserklæring ved tiltredelse Alle som skal jobbe ved mottaket må underskrive egen taushetserklæring. Dersom vedkommende skal ha tilgang til Sesam underskrives egen taushetserklæring før bruk. i) Anonymisere journalføring/registrering Mottaket benytter journal i Sesam ved journalføring om den enkelte beboer. Andre journaler anonymiseres. Innen Per Yngve/ Kari Kari Alle ansatte j) Ikke oppbevare personopplysninger til ex-beboere makulering Ved flytting/forsvinning oversendes all informasjon, bortsett fra helse om beboeren til UDI. Ved bosetting sendes informasjon både til kommunen og UDI. Resterende personopplysninger overleveres beboer eller makuleres etter at beboeren er bosatt i kommunen. Kari k) Regelmessig gjennomgang av elektroniske registre sletting Vi skal gjennomgå våre elektroniske registre jevnlig jfr. egen rutine for sletting av info som vedrører tidligere beboere. l) Henvise begjæringer om innsyn, retting eller sletting. Alle begjæringer om f.eks. innsyn, retting eller sletting av personopplysninger skal rettes til UDI-Nord eller UDI sentralt. Kari Alle ansatte 9

13 RS Krav til innkvarteringstilbud i ordinære statlige mottak Krav Tiltak, metode og ressursbruk Tidspunkt Ansvarlig Kostnad Rapportering m/begrunnelse for eventuelle avvik 1. Boforhold. a) Alle beboere skal ha: - en seng å sove i, tilgang til låsbare bad og toalett, samt til fellesarealer for sosialt samvær tilpasset kjønn og alder. - tilfredsstillende hygieniske boforhold og gratis tilgang til vaskemaskin og tørk av klær. - mulighet til å lage egen mat eller ha tilbud om næringsrik, variert og tilstrekkelig bespisning. b) Beboere med særskilte behov skal så langt som mulig ha en tilpasset boløsning. Enslige kvinner skal tilbys et botilbud fysisk skjermet fra menn. c) Husreglene skal utdeles til alle nye beboere samt til enhver tid være oppslått i alle husene våre Innledning: Oscarsgata mottak AS har husregler som ivaretar beboernes sikkerhet og avklarer praktiske og økonomiske ansvarsforhold knyttet til boforholdet. Reglene skal oversettes til flere språk, og gjøres synlig for samtlige beboere Ro og orden: Samtlige beboere og besøkende på mottaket skal rette seg etter husreglene. Det skal være stille på mottaket mellom kl 23:00-06:00. Alkohol skal ikke nytes i fellesareal. Per Yngve 10

14 Tv, radio, musikkanlegg og liknende skal avpasses slik at det ikke sjenerer naboene. Straffbare forhold som bruk, oppbevaring eller salg av narkotiske stoffer, heleri, tyveri, oppbevaring av tyvgods, alvorlige trusler eller vold, sabotasje av brannslokkeutstyr, hærverk/sabotasje av brannalarmanlegg, vil bli politianmeldt og rapportert til UDI-Nord Bruk av fellesareal og utstyr: Fellesrom og utearealer skal holdes ryddig. Barnevogner, sykler, etc. skal ikke stå i veien for andre beboere. Nødutganger skal holdes ryddig. Søppel og avfall legges på anviste plasser. Innendørs fellesarealer skal vaskes hver dag. Inspeksjon kl 12:00. Vaskelistene viser når hver enkel beboer har sine vaskedager. Beboere skal sette seg inn i bruk av vaskemaskin, tørketrommel, komfyrer, komfyrvakter og annet fellesutstyr. Det er ikke tillatt å sette inn komfyrer på beboerrom uten ventilator. Røyking i fellesareal er ikke tillat Utflytting: Rommet/leiligheten skal ryddes og vaskes før utflytting. Nøkler skal leveres inn før avreise. Beboer er økonomisk ansvarlig for tap av nøkler Brudd på husregler: Ved brudd på husreglenes krav til vask og vedlikehold skal utbetaling av basis ytelser reduseres med kr. 100 pr. overtredelse i.h.h.t. RS V1: Reglement for økonomiske ytelser til beboere i statlige mottak. Tap av internettilgang kan også gjennomføres. Beboere er økonomisk ansvarlig for hærverk og skade på 11

15 inventar og bygninger, jfr. RS V1 pkt. 7.5 Disponible hus/bygninger: Oscarsgata mottak AS skal disponere følgende hus/bygninger til mottaksdriften i 2015: Helge/Thor- Arne Adresse Eiet/ Antall rom/ Max.antall leid leiligheter beboere Oscarsgata 29 Eiet Damsveien 23 Eiet 4 32 Nyborgveien 35 Eiet Waraveien 14 Eiet 2 12 Methiveien 4 Eiet 2 16 Havnegt. 7 Eiet 4 26 Fjellveien 2 Eiet 2 14 Sallinensgt. 2 Eiet 2 14 Sallinensgt. 4 Eiet 2 14 Hvistendahlsgt. 20 Eiet Amtmannsgt. 28 A Leid Til sammen: mv (B) På Oscarsgata 29, Hvistendalsgate og Nyborgveien skal det være/opprettes følgende i 2015: - Vaskeansvarlige i korridorer som har ansvar for vaskemidler og lignende. Det skal til enhver tid være vaskelister som følges opp daglig. - Det skal avholdes minimum fire korridormøter på hver enhet med tema om renhold og husregler, eventuelt opplæring. - Det skal gjennom hele året følges opp at husene er i god stand. - Alle tre-hus skal sjekkes daglig om morgenen i forhold til forebygging av renhold, hærverk og lignende. - Det skal gjennom hele 2015 jobbes med rundvask av alle de tre enhetene. Alle leiligheter, korridorer, kjøkken o.l. skal ha en rundvask i løpet av Det skal være kontinuerlig oppgradering/vedlikehold i form av rundvask, utbedring av mangler, utskifting av møbler og diverse Kontinuerlig Sermad/Sofie/ Helge 6 mv (M2)

16 utstyr. Alle senger skal byttes til stålsenger. Madrasser byttes til brannhemmende madrasser. Skap + øvrig møbler blir vurdert tilpasset beboere til enhver tid. Det kjøpes fortrinnsvis inn stålsenger og skap p.g.a. holdbarhet og skadedyr. Hvistendalsog Oscarsgate prioriteres. Skap 3000 kr./stk. Besørge vedlikehold evt. utskifting av defekte vaskemaskiner/tørketromler/komfyrer Leiligheter skal kontinuerlig vedlikeholdes etter behov. Utvendig vedlikehold: Delvis maling av Methiveien Prioriterte rekkefølge: 1. Skifte ut kjøkken og bad i Sall.gt.4 (begge leiligheter) samt Sall.gt. 2, 2.etg. 2. Skifte ut 2 felleskjøkken i Nyborgveien. 3. Oppgradere alle dusjrom (3 stk.) i Oscarsgt.29 med varmekabler. 4. Utskiftning av korridorgulv (nord) i Oscarsgt Automatsikringer i Nyborgveien Ansvaret for de ulike boenhetene skal være fordelt mellom miljøarbeiderne og bygningsansvarlige. Bygningsansvarlig har dog hovedansvaret for alle våre bygninger, inkl. skadedyrsanering, samt utearealer. Sarmad og Sofie: Nyborgveien, Hvistendalsgate og Oscarsgate 29. Helge og Thor Arne: Havnegata 7, Damsveien 23, Methiveien 4, Sallinensgt. 2 og 4, Fjellveien 2 og Waraveien 14. Beate: Amtmannsgt. 28 og kvinnekorridoren i O.29. Helge Sarmad/Sofie/ Torbjørn Helge/Thor- Arne mv (M1) 2 mv (M2) 2 mv (B) 2 mv (BB) 2 mv (M3) Beate 2. Fellesarealer. a) Mottaket skal ha et tilstrekkelig antall kjøkken, bad og toaletter, og det skal være atskilte bad og toaletter for kvinner og Per Yngve/ Helge/Thor 13

17 menn. Arne Felleskjøkken alle kjøkken skal kontinuerlig vedlikeholdes, byttes til stålbenkeplater. Fellesbad vedlikeholdes fortløpende. Følgende fellesrom skal ellers være tilgjengelige: b) Informasjonsrommet. c) Barnebasen. d) Fellesarealer for kvinner og menn: H.h.v. kvinnerommet samt Cafe Oscar. e) Kontemplasjonsrommet. f) Lekearealer for barn inne og ute: I Oscarsgt.29 og utenfor alle satelittene g) Lekserom på barnebasen 3. Trygghet. a) Trygg hverdag. b) Skjerme mot uønsket oppmerksomhet. c) Egne boløsninger for kvinner. d) Tilgang til telefon. e) Bistand til å anmelde forhold. f) Skjerme beboerne mot uønsket eksponering i media. Punktene a) f) skal tas hensyn til og ivaretas så godt det lar seg gjøre. 4. Sikkerhet. a) Skriftlige rutiner for brannberedskap. b) Branninstrukser oversatt til aktuelle språk. Per Yngve/ Alle ansatte 14

18 c) Branninformasjon til ansatte. Mottaket har skriftlige rutiner for brannberedskapen i egen brannperm. Alle ansatte kvitterer for gjennomgått instruks. Alle ansatte skal følge årsplanen for brannvernberedskap. d) Grunnleggende brannopplæring for ansatte. e) Kvartalsvise brannøvelser både for ansatte og beboere. f) Skriftlige rutiner for krisehåndtering. g) Skriftlige rutiner for håndtering og melding til politiet. h) Oppdaterte beboerlister. Punktene a) h) skal tas hensyn til og ivaretas så godt det lar seg gjøre. Per Yngve HMS: Det skal tas hensyn til beboeren med spesielle behov. Alle ansatte Trygghet/sikkerhet for beboerne - Fokus på menneskehandel (se også kap./rs ) Ellen/Per Yngve/alle ansatte - Kvinner: Kvinner generelt, skal prioriteres ift. boligtilbud på mottaket. Spesielt skal kvinne-gangen i 1.etg.-nord i Oscarsgt. 29 samt «Søsterhjemmet», holdes av til bruk for single kvinner samt enslige mødre m/barn. Kontinuerlig Per Yngve - Syke: Syke beboere skal også prioriteres ift. singelrom på mottaket (spesielt Oscarsgt. 29). - Eldre: Eldre beboere skal også prioriteres ift. singelrom på mottaket (spesielt Oscarsgt. 29). - Familier: Familier generelt skal prioriteres ift. Kontinuerlig Kontinuerlig Kontinuerlig Per Yngve Per Yngve Per Yngve 15

19 lelighetene vi disponerer. Spesielt skal leilighetene utenom Oscarsgt.29 holdes av til familier m/barn. - Vakttelefon: Denne skal være betjent døgnet Kontinuerlig Thor Arne rundt hele året. 12 ansatte bytter på å ha vakt 1 uke pr. gang. Trygghet/sikkerhet for ansatte: - Døra fra resepsjonen og til kontorgangen skal som hovedregel holdes stengt. Kontinuerlig Alle - Personalinngangen (mot vest i kontorfløyen) skal holdes låst til enhver tid. Kontinuerlig Alle - Mottakets resepsjon skal til enhver tid være operativ og drevet av beboerne. Kontinuerlig Hilde/Ellen/ Alle - Alle ansatte som vil, skal få muligheten til å bære en mobil alarm. Kontinuerlig Hilde/Per Yngve - Mottakets HMS-hjul fra 2013 skal gjennomgås og evt. revideres. Innen Thor-Arne/Per Yngve - HMS-erklæring fylles ut og sendes UDI-Nord. Innen Thor-Arne/ Per Yngve Brannsikkerhet Brannvernleder har ansvaret for: -at brannverngruppa fungerer, og at minimum 3 personer fra gruppa stiller ved brannalarm. - Brannvernopplæring/oppdatering av ansatte. 2 kurs teoretisk/praktisk holdes hvert år - Oppdatere brannteknisk dokumentasjon. - Egen kontroll av røykvarslere, slokkeutstyr, el anlegg i Oscarsgate 29 og alle satellitter. - Sørge for ekstern kontroll av branntekniske installasjoner og el anlegg blir utført ihht til avtale - Brannalarmanlegget i Oscarsgate 29, Nyborgveien 35 fungerer Innen og Thor Arne 8 mv (BB) 16

20 etter hensikten samt ettersyn av anlegget i Amtmannsgate 28. Anlegget i Hvistendahlsgate 20 er av eldre type, og vi sliter med reservedeler. Det virker, men må skiftes ut på sikt. - Oppdatert Brannvern og el sikkerhets info på aktuelt språk og at det er synlig for beboere i alle bygg. - Påse at branninstrukser, rømningsplaner og orienteringspla-ner er intakte, oppdaterte og gjort kjent for alle i brannobjektet. - Drive jevnlig ettersyn og vedlikehold av branntekniske installasjoner, teknisk utstyr med mer - Oppdatere den branntekniske dokumentasjon og fremlegge denne ved tilsyn - Tilsyn med UltraFog automatisk slukkesystem. Service-avtale etableres med Rørguttan AS. - Tilsyn/sjekk/vedlikehold av Q1 mobile vanntåkeanlegg i eksterne boliger I løpet av året Brannvarslingsanlegg Oscarsgate 29: Brannvarslingsanlegget i Oscarsgate 29 fungerer veldig bra. Internett tilkoblingen og kabel-tv er koblet opp mot brannvarslingsanlegget, slik at når alarmen er utløst, kobles både TV og internett ut. Dette kommer automatisk i gang igjen når alarmen er avklart og nullstilt. Brannverninfo: Brannvern og el sikkerhetsinfo på aktuelle språk settes opp i hall 1.etg. Brannverninfo. legges ut på intern TV-kanal. Dette leveres også ut ved ankomst til nye beboere. Branngruppe Oscarsgate 29: Branngruppa i Oscarsgate 29 skal til enhver tid bestå av minst 10 beboere. Medlemmene i branngruppa får kurs i brannvern 40 timer: Generell brannvern (brannfysikk/kjemi) Brannspredning Branncelleindeling Brannvern i større bygg Branninstruks 17

21 Opptreden ved brann Evakuering Samleplass Praktiske øvelser Etter endt kurs blir det utdelt diplom, og medlemmene oppdateres 4 timer i mnd. Minimum 3 personer fra gruppa skal møte ved brannalarm oppmøtested brannvarslingsentral. Branngruppa skal kunne opptre korrekt ved branntilløp, evakuering og slokking Navn, romnummer og telefonnummer til gruppa skal være tilgjengelig på branninfo-tavle i kontoravdeling. Ved falsk alarmer skal det kvitteres i bok som henger ved brannvarslingsentral (klokkeslett, sted, og sign) Brannøvelser: Brannøvelser gjennomføres kvartalsvis. En gang pr år gjennomføres denne øvelsen i lag med Vadsø brannvesen. I Oscarsgate 29 skal alle ansatte delta på denne øvelsen. Branngruppa deltar på alle øvelsene. I resten av byggene gjennomføres det brannøvelser og brann- møter vekselvis. Info og brannvideo til beboere. Egenkontroll brann: Egenkontroll brannrunde /brannvarslingssentral utføres hver morgen. Hver måned utføres en utvidet brannrunde i alle bygninger som inkluderer el-sjekk. Hvert kvartal utføres en grundig brannvernsjekk og el-sjekk i alle rom i samtlige bygninger (kontroll og vedlikeholds-skjema) Ekstern kontroll: Årskontroll av slokkeutstyr utføres i desember av Vadsø brannvesen Årskontroll av brannvarslingsanlegg utføres i desember av Des.-15 Des

22 Siemens AS Årskontroll elektrisk anlegg utføres i desember av Saxi installasjon Des.-15 El anlegg Oscarsgata 29 Utskifting av stikkontakter i noen beboerrom. For få uttak i rommene, dermed stor bruk av skjøte-ledninger. Brannteknisk Lage nye branntekniske tegninger til alle boliger. I løpet av året RS Krav til etiske retningslinjer for statlige mottak Krav Tiltak, metode og ressursbruk Tidspunkt Ansvarlig Kostnad Rapportering m/begrunnelse for eventuelle avvik Mottakets etiske retningslinjer skal gjennomgås og evt. revideres 1 gang pr. år. Retningslinjene omfatter følgende: - retningslinjer for relasjonen ansatte UDI. - retningslinjer for relasjonen ansatte beboere. - retningslinjer for relasjonen ansatte lokalsamfunn. Innen Per Yngve RS Krav til bruk av tolk og språkassistenter i statlige mottak Krav Tiltak, metode og ressursbruk Tidspunkt Ansvarlig Kostnad Rapportering m/begrunnelse for eventuelle avvik 19

23 Mottaket skal ha god oversikt over tilgjengelige profesjonelle tolker. Disse skal brukes når det er nødvendig. I tillegg kan mottaket bruke språkassistenter på informasjonsmøter og under enklere samtaler. Dette vurderes i hvert enkelt tilfelle. Mottaket skal gi tolker en enkel innføring i bruk av MI- metoden. Mottaket har en avtale med Vadsø kommune om at mottaket betaler helsesøsters lønn, mot at kommunen betaler for alle tolketjenester i forbindelse med helsesamtaler. Kontinuerlig Hilde RS Krav til mottakenes samarbeid med lokale instanser (lokalsamfunnsarbeid) Krav Tiltak, metode og ressursbruk Tidspunkt Ansvarlig Kostnad Rapportering m/begrunnelse for eventuelle avvik 1. Samarbeid med og informasjon til offentlige instanser a) Helsetjeneste, barnevern, skole og voksenopplæring. b) Politi. c) Brannvesenet. d) Biblioteket. e) Andre og alle offentlige samarbeidspartnere. Ift. punktene a) e) så ivaretas disse i stor grad av vårt faste forum Samarbeidsgruppa for flyktninger hvor det avholdes faste møter ca. hver 6 uke hele året i gjennom: 16.01, 27.02, 10.04, 05.06, 21.08, og f) Melding til UDI. Mottaket skal melde fra til UDI hvis aktuelle sektormyndigheter ikke utfører de oppgaver de har ansvar for. Per Yngve/ Alle ansatte 2. Kontakt med og informasjon til nærmiljøet a) Informasjon til nærmiljøet. b) Media; Finnmarken, NRK, facebook, twitter og vår egen hjemmeside. c) Naboer, næringslivet etc. d) Holdningsskapende arbeid ift. skoler, frivillige lag, organisasjoner etc. Hilde/ Per Yngve 20

24 e) Beboere som premissleverandører ift. info. og kontakt med lokalmiljøet. Ift. punktene a) e) så skal disse ivaretas så godt det lar seg gjøre. Mottakets egne mediarutine skal følges og vårt årlige invitasjonsbrev til alle grunnskolene skal sendes ut. Innen Hilde 3. Samarbeid med politiet i spesielle situasjoner a) Uttransportering. b) Bistand ved etterforskning. c) Bistand ved uttrykninger. Vi skal samarbeide tett med poltiet ift. alle punktene a) c). Våre skriftlige rutiner ift. politisamarbeid skal følges. Per Yngve/ alle ansatte 4.Generelt lokalsamfunnsarbeid Mottakets lokalsamfunnsarbeid skal sikre god kommunikasjon og samhandling mellom mottakets personale, beboere og lokale aktører for å fremme prinsippene om ikke-diskriminering, brukertilpasning og annerledeshet. Oscarsgata mottak ønsker i samarbeid med Samarbeidsrådet å fremme dette arbeidet med følgende aktiviteter/metoder: 1) Møte hver 6. uke med Samarbeidsgruppa (skoler, banehager, politi, NAV, biblioteket, ungdommens hus, kirken, Pedagogisk senter, osv) 2) Nært samarbeid med Vadsø Røde Kors (leksehjelp, førstehjelpskurs, turer etc) 3) Møte med BUP/Psykolog/PPT hver 6. uke 4) Invitere skoleklasser og barnehager til mottaket 5) Møter med PST og politi ved behov 6) Kvinnegruppe sammen med norske damer annenhver tirsdag på menighetshuset 7) Kvinnefest sammen med norske damer 2 gg. pr. år 8) Økonomisk støtte til biblioteket slik at de kan kjøpe inn nødvendig ekstrautstyr/bøker for å gjøre det mest mulig attraktivt å benytte seg av tilbudet. 9) Økonomisk støtte til ungdommens hus, da de daglig gir et formiddags tilbud til våre beboere med internett, biljard og lignende. Kontinuerlig Hilde 1 mv (N)