Tilsynsrapport fra Sunndal statlig mottak 2009

Transkript

1 udi Utlendingsdirektoratet Tilsynsrapport fra Sunndal statlig mottak 2009 Tilsynsrapport, uanmeldt tilsyn: Sunndal statlig mottak, 4.november 2009

2 Forord Tilsynsrapport, fra UDI Regionkontor Midt-Norge, 04.november 2009 uanmeldt tilsyn. Rapporten er utarbeidet i forhold til krav og retningslinjer gitt i Utlendingsdirektoratets (UDI) styringsdokumenter for mottaksdrift Styringsdokumentene omfatter RS Reglement for drifi av statlig mottak, RS Satsningsområder 2009, Kravspesifikasjonen m.fl, samt de til enhver tid gjeldende rundskriv, rutinebeskrivelser og veiledere. Rapporten er en del av UDIs årlige tilsyn med de statlige mottakene. Et tilsyn er en prosess som består av en helhetlig gjennomgang av mottaksdriften og kontroll av om kravene i styringsdokumentene blir fulgt. Denne rapporten omfatter vurderinger av om aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt om mottaket driver sin virksomhet innenfor de rammer som UDI har satt Tilsynet foregår ved gjennomgang av dokumenter og annen innhentet informasjon, med eller uten tilsynsmyndighetens fysiske tilstedeværelse. Fysisk tilstedeværelse kan være i form av meldte tilsynsmøter, korttidsmeldte møter/besøk og/eller uanmeldte møter/besøk. UDI gjennomfører også etter vurdering eller på indikasjon befaring av mottakets boligmasse. Formålet med tilsynsrapporten er å gi tilbakemelding til driftsoperatør og ansatte om UDIs vurderinger av driften, samt gi eventuelle pålegg med frister. Kommentarer angående avdelinger for enslige mindreårige og forsterkede avdelinger skilles ut i kursiv i rapporten. Nummerering av årets tilsynsrapport er i all hovedsak nummerert i forhold til strukturen i Kravspesifikasjonen, dette fordi ikke alle styringskrav som ligger i overnevnte dokument er flyttet over til regelverksdatabasen ( Avvik defineres som manglende oppfyllelse av UDIs krav. Merknad er forhold som ikke kan defmeres som avvik, men der UDI mener mottaket har et forbedringspotensial. Utlendingsdirektoratet

3 Innholdsfortegnelse Helhetsvurdering av mottakets drift på årets tilsynsområder 3 1. Boligtilbud Trygghet og 1.4. Sikkerhet 4 Regionkontorets vurdering 4 2. Beboerrettet arbeid Informasjon 6 Regionkontorets vurdering Retur- og tilbakevendingsarbeidet 7 Regionkontorets vurdering 7 3. Plan og rapport 2009 fra Sunndal mottak 8 4. Organisatorisk og administrativt arbeid Kontroll av økonomiregistreringer i SESAM 9 Regionkontorets vurdering 9 5. Oppfølging av tilsyn Oppsummering av avvik/ merknad Avvik Merknad 11 7 Mottakets arbeid er vurdert ut fra følgende kilder 12 Utlendingsdirektoratet

4 Helhetsvurdering av mottakets drift på årets tilsynsområder Målsetting: Et statlig mottak skal være et mest mulig normalt bosted for personer i en unormal livssituasjon. Mottaket skal ivareta og gi vekstmuligheter for beboernes individualitet, tilhørighet og mestringsevne. Tilbudene skal ha en nøktern men forsvarlig standard. Sunndal mottak ble tildelt ny kontrakt fra og med 1. januar 2008, noe som medførte en kapasitetsøkning fra 185 plasser til 248 plasser, fordelt på 160 faste plasser og 88 stykkprisplasser. Sunndal mottak er i hovedsak et sentralisert mottak, men de har også åtte leiligheter til disposisjon på ulike adresser i kommunen I tillegg ble mottaket tildelt en ny kontrakt for enslige mindreårige asylsøkere, med virkning fra 15. august Avdelingen for enslige mindreårige asylsøkere har plass til 30 beboere. Etter Utlendingsdirektoratets vurdering, er Sunndal mottak et veldrevet og trygt mottak å bo på. Mottaket har erfarne ansatte som legger vekt på god kontakt med beboeme. Utlendingsdirektoratet har inntrykk av at personalgruppen har et godt fellesskap, noe som bekreftes i samtaler med de ansatte. Ansatte føler et medansvar for at mottaket skal oppnå god måloppnåelse. Sunndal mottak legger til rette for ulike fritidsaktiviteter, og har blant annet et spennende prosjekt ved at de skal gjennomføre en brukerundersøkelse i løpet av 2010, der trygghet vil være et tema. Som følge av innspill fra beboere, ble det i løpet av 2009 innarbeidet i informasjonsprogramrnet ulike kurs som førstehjelpskurs, jobbsøkerkurs, regler og rutiner for utlendinger som ønsker opptak på Universitet. Bikuben barnehage, en kommunal barnehage lokalisert i mottaket, er et godt tilbud til bam under skolepliktig alder. UDI har mottatt årsplan for 2009/2010 for Bikuben barnehage, og denne viser blant annet at de skal ha hovedfokus på tema som kommunikasjon, språk og tekst. De skal også jobbe videre med prosjektet "Flerspråklighet en ressurs!". Både økonomisk/administrative og faglige rutiner er på plass. Under det uanmeldte tilsynet ved den ordinære avdelingen, var årets satsningsområder trygghet/sikkerhet, informasjon og retur, noen av områdene som ble gjennomgått. I tillegg ble det belyst tema i Sunndals Plan og rapport for UDI vurderer det dit hen at Sunndal mottak har et stort fokus på trygghet og sikkerhet. De har skriftlige rutiner for trusler og vold, og alle ansatte er informert og satt inn i rutiner vedrørende dette. I tillegg har alle ansatte i 2009, hatt ekstem veiledning/kurs om konfliktforebyggende kommunikasjon. Alle beboere i målgruppen, får tilbud om norskopplæring i kommunen. Informasjonsarbeidet ved Sunndal mottak, blir godt ivaretatt, både det formelle og det uformelle. Arbeidet med retur er en integrert del av alt arbeidet ved mottaket, noe som blir synliggjort ved skriftlig materiale, samt ved ulike uformelle aktiviteter. Utlendingsdirektoratet

5 1. Boligtilbud Målsetting: Statlig mottak skal være et nøkternt, men forsvarlig boligtilbud som skal sikre beboernes grunnleggende behov og den enkeltes behov for trygghet. 1.3.Trygghet og 1.4. Sikkerhet Tilsynet har hatt fokus på Sikkerhet for kvinner og andre utsatte beboere Brannberedskap Rutiner for håndtering av kriser og overgrep Regionkontorets vurdering Utlendingsdirektoratet vurderer det dit hen at Sunndal mottak har et stort fokus både for kvinner og andre beboere. Denne vurderingen bygger blant annet på mottakets samarbeid med eksterne aktører, som for eksempel Krisesenteret, helsestasjon og politi. Videre er rutiner for kriser og overgrep på plass, og kvinnegruppen ved mottaket synes å fungere godt. Mottaket forsøker å legge til rette for at enslige kvinner og enslige menn bor adskilt ved at det er egne etasjer for kvinner og menn. Beboersammensetningen gjør at dette ikke er helt gjennomført. Det er egne bad og toalett på hver rom og i hver leilighet. Det er muligheter for å skjerme enkeltbeboere ved behov, blant annet ved å bruke leilighetene som ligger utenfor den sentraliserte boligmassen. TV- stua har lås på døra, slik at denne kan stenges av dersom kvinner ønsker å være der alene. Mottaket har tiltak som vil bli igangsatt dersom kvinner blir utsatt for uønsket oppmerksomhet fra menn (i årsplan 2009), og intern flytting av beboere vil bli vurdert dersom det er formålstjenelig. Et av tiltakene som mottaket fremhever som nyttig når det gjelder krisehåndtering, er samarbeidet med Krisesenteret i Molde. Kvinnelige beboere ved mottaket, har også vært på besøk hos Krisesenteret. I tillegg har mottaket et godt samarbeid med helsestasjon og politi vedrørende disse tema, samt at barnehagen har fokus på dette i forbindelse med foreldresamtaler. Ved Sunndal mottak er det en egen kvinnegruppe, og kvinnene har også en egen representant som er leder av Samarbeidsrådet. Kvinnegruppa fungerer godt, med perioder som er mer aktive enn andre. Det gis tilpasset informasjon til kvinner, som blant annet går på kvinners rettigheter/muligheter og familievold. I Sunndal kommune er det laget en egen handlingsplan mot vold i nære relasjoner ( ), som ble vedtatt av Sunndal kommunestyre Leder for Innvandrertjenesten var med på å lage denne handlingsplanen. UDI har i etterkant av tilsynet fått tilsendt denne handlingsplanen. Det ble ikke foretatt befaring av boenheter for kvinner under det uanmeldte tilsynet, men mottaket opplyste at boenhetene for familier, har egen vaskemaskin Under tilsyn for 2008, ble det foretatt befaring av boenheter, og det fremkom at alle disse hadde egne vaskemaskiner. I tillegg har alle egne bad med dusj og toalett. Alle beboere har tilgang til felles oppholdsrom, både kvinne og menn. Fellesarealene fremstår som nøkterne, men akseptable. Beboerne har tilgang til 6 pc-er med internett på fellesrommet, og i tillegg er det en pc på kvinnerommet. Sunndal mottak har skriftlige tiltak og rutiner for håndtering av kriser, vold, overgrep og annen uønsket oppførsel på mottaket. De har lav terskel for bruk av helse og politi. Nyansatte blir satt inn i rutiner før vaktberedskap, og mottaket Utlendingsdirektoratet

6 har vakttelefon som ansatte har med seg hjem utenfor arbeidstid. Kommunen har en støttegruppe som kan gi psykososial omsorg og støtte i en krisesitasjon, og dette er en tverrfaglig gruppe bestående av helsesøster, lege, psykiatrisk sykepleier, psykolog, kurator og prest. Det er foretatt to brannvernrunder i år, og en er nært forestående. Det har ikke vært rapportert om vesentlige avvik på disse rundene. I ankomstinformasjonen får beboere blant annet branninnstruks og brosjyren "Brannsikker bolig". Barnehagen Bikuben, følger kommunens rutiner og retningslinjer vedrørende brannvem og brannberedskap, da de er en kommunal barnehage. UDI har et inntrykk av at Sunndal mottak har gode rutiner for håndtering av kriser og overgrep, og at fokus på sikkerhet og trygghet er viktige områder av mottaksdriften. Ingen avvik eller merknader avdekket. Utlendingsdirektoratet

7 2. Beboerrettet arbeid Målsetting: Beboerrettede tiltak skal, samlet sett og hver for seg, bidra til at beboerne kan ivareta egen livssituasjon under mottaksoppholdet, samt forberede seg på en eventuell bosetting eller retur. 2.1 Informasjon Tilsynet har hatt fokus på: Mottakets strategi for å håndtere det totale informasjonstilbudet til beboere Regionkontorets vurdering UDI vurderer informasjonsarbeidet ved Sunndal mottak som svært godt. Det virker som om informasjonsprogrammet blir gjennomført på en utmerket måte. Ved tilsynet mottok UDI en informasjonsog aktivitetsoversikt for januar til september 2009, og denne virker innholdsrik og vel gjennomtenkt. Vi vurderer det dit hen, at Sunndal mottak har et godt tilrettelagt tilbud for beboere, og at de legger til rette for at beboere kan delta og være pådrivere i fritidsaktiviteter på og utenfor mottaket. Det ble ansatt en ny informasjonsansvarlig i august 2008, som blant annet har utdannelse innen statsvitenskap, historie og samfunnsfag. Videre skal denne ansatte ta utdannelse innen pedagogikk. Vi anser det som positivt at mottaket sørger for å at personen med ansvaret for informasjonsarbeidet, har pedagogisk utdanning eller tilsvarende kompetanse. Sunndal mottak bruker praktiske aktiviteter som pedagogiske virkemidler og trekker inn aktuelle samarbeidspartnere i informasjonsprogrammet. Beboere ved mottaket har blant annet vært på besøk til Leikvin museum, de har hatt besøk av en rådgiver ved Sunndal videregående skole som informerte om kurs/høyskoler/universitet etc. Videre har de hatt ekstern veiledning for beboere vedrørende tvangsekteskap og æresrelatert vold. Mottaket har arrangert fotokurs, dansekurs, fotballturneringer og førstehjelpskurs for å nevne noen. Når det gjelder aktiviteter som Sunndal mottak har, så rapporterer de dette til kommunen 4 ganger i året. På tilsynstidspunktet, skulle det samme kveld, arrangeres en kulturkveld ("Kulturelt samspill"), hvor beboere ved mottaket blant annet hadde laget en film og plakater med bilder fra hjemlandet. Dette skulle fremvises i Kulturhuset, hvor lokal befolkning og Molde mottak var invitert. Det var kulturhuset sammen med Sunndal mottak som var arrangører for denne kvelden, og i forkant hadde beboere ved mottaket arbeidet mye mot selve fremvisningen. UDI ser positivt på at mottaket sørger for at ansatte er i stand til å styrke og utfylle det formaliserte informasjonsarbeidet på de ufonnelle arenaene på mottaket. Registreringer av beboers deltakelse i obligatorisk informasjonsprogram i Sesam, er godt utfylt. Det fremkommer om beboerne har fått informasjon om de ulike modulene i det obligatoriske informasjonsprogrammet. UDI er svært forwyd med beboerfokuset ved Sunndal mottak. Ingen avvik eller merknader. Utlendingsdirektoratet

8 2.2. Retur- og tilbakevendingsarbeidet Tilsynet har hatt fokus på bl.a.: Mottakets arbeid med retursamtaler Metoder for arbeid med tilrettelegging for frivillig retur Tilrettelegging for returfremmende aktiviteter Regionkontorets vurdering UDI vurderer at returarbeidet ved mottaket er godt, og denne vurderingen bygger blant annet på samtaler med ansatte, samt utlevert materiale fra mottaket. Sunndal mottak har retur som en integrert del av alt arbeid ved mottaket. Ved det uamneldte tilsynsmøtet, snakket UDI blant annet med informasjonsansvarlig. Vi fikk utlevert "Informasjonsog aktivitetsoversikt januar til september 2009". Mottaket benytter et eget skjema i samtaler vedrørende første gangs og endelig avslag på asylsøknad. Samme skjema blir brukt i disse samtalene, og mottaket føler dette er en tilfredsstillende tilnærmingsmetode. Mottaket erfarer fra samtale med beboere etter første avslag, at svært få er interessert eller motivert til å diskutere muligheten for retur til hjemlandet. For bam og unge har mottaket en annen tilnærmingsmåte vedrørende samtaler om retur, enn de har overfor voksne. Uformelle samtaler, samt besøk hos UDI Regionkontor Midt-Norge, er noen av metodene mottaket bruker. Mottaket anser også at informasjon omkring temaet retur, er viktig i barnehagen, og har fokus på dette blant annet i foreldresamtaler. I følge utlevert materiale, går det frem at mottaket tar opp emnet retur 4 ganger i året. Det blir tatt opp konsekvenser av avslag på asylsøknad, plikter og rettigheter. I tillegg er det jevnlig individuelle retursamtaler for beboere med avslag på sin asylsøknad. IOM har vært ved mottaket to ganger så langt i år, og hatt informasjon vedrørende frivillig retur. Sunndal mottak legger til rette for returfremmede aktiviteter, noe som også kommer frem i nevnte oversikt fra januar til september Blant annet har aktivitetsleder laget filmer sammen med beboere om hjemland, og 23. april var det arrangert "Kulturelt samspill" med danseforestilling, fotoutstilling og filmfremvisning. Ingen avvik eller merknader. Utlendingsdirektoratet

9 3. Plan og rapport 2009 fra Sunndal mottak Under det uanmeldte tilsynet, belyste UDI tema i Plan og Rapport 2009, innsendt fra Sunndal mottak. Vi ønsket å høre hvorvidt ulike punkter i nevnte rapport, var gjennomført. Nedenfor er det listet opp ulike punkter vi gjennomgikk: Brannvernkurs for all ansatte i løpet av 2009: Mottaket opplyste at alle ansatte ved den ordinære avdelingen hadde gjennomført brannvernkurs. Ikke alle ansatte ved avdeling for enslig mindreårige hadde gjennomført brannvernkurs, men mottaket håpet at det skulle bli gjennomført før utgangen av året. Avdelingen for enslige mindreårige startet opp i august. Ekstern veiledning: I følge årsplanen skulle det gjennomføres kurs (innen mai 2009) i konfliktforebyggende kommunikasjon for alle ansatte på mottaket. Under tilsynet opplyste mottaket om at dette var gjennomført, og at det var et heldags kurs i regi av Konfliktrådet. UDI anser det som positivt at mottaket sikrer at personalet får regelmessig ekstem veiledning i å håndtere de spesielle utforclringene knyttet til arbeidet i mottak. Leksehjelp: I følge årsplanen skulle mottaket har tilbud om leksehjelp for barn/ ungdom hver mandag (i løpet av 2009). Under tilsynet opplyste mottaket om at dette er satt i gang, og at det er barnehagepersonale ved pedagogisk leder som har leksehjelp for ungdommer. Det foregår på kveldstid på kvinnerommet. Sette ned arbeidsgruppe i forbindelse med temaet vold: Årsplanen sier noe om at det i løpet av høsten 2009, skulle settes ned en arbeidsgruppe for å se på arbeidet mottaket gjør på området, for å vurdere eventuelle andre forslag til andre nødvendige tiltak både overfor beboere og ansatte. Ved tilsynet informerte mottaket om at det ikke var satt ned en arbeidsgruppe enda, men at det likevel er et løpende tema og at mottaket har et samarbeid med Molde mottak. Selve arbeidet med å sette ned en arbeidsgruppe, er blitt skjøvet på i forbindelse med opprettelsen av EM- avdeling ved mottaket. Brukerundersøkelse: Det er skrevet i årsplanen at mottaket i løpet av 2009, skal gjennomføre en brukerundersøkelse der trygghet vil være et tema. Etter at dette er gjennomført, skal mottaket gå gjennom resultatene i samarbeid med beboere (i samarbeidsråd, kvinnegruppe og ungdomsgruppe). Dersom resultatet av undersøkelsen indikerer at det er et problem knyttet til trygghet, vil mottaket i samarbeid med beboeme vurdere tiltak, både i regi av mottakspersonale og beboeme. Mottaket opplyste under det uanmeldte tilsynet, at denne undersøkelsen var blitt skjøvet på, på grunn anbud og opprettelse av EM-avdeling ved mottaket. Mottaket har imidlertid en mal på en slik brukerundersøkelse, da de også hadde en slik i Selve brukerundersøkelsen er det et ekstemt firma som har laget. Mottaket ønsker å gjennomføre denne brukerundersøkelsen snarest mulig i 2010, og sa også at de så at de hadde nytte av den da den ble gjennomført i UDI stiller seg svært positiv til at en slik brukerundersøkelse blir gjennomført. Kurs for beboere: I årsplanen for 2009, står det at mottaket skulle innarbeide ulike kurs i informasjonsprogrammet. Dette som følge av innspill/ ønsker fra beboere. Under tilsynet opplyste mottaket om at dette var gjennomført, og at det hadde vært kurs i førstehjelp (i regi av Røde Kors), jobbsøkerkurs (i regi av NAV) og gjennomgang av regler og rutiner for utlendinger som ønsker opptak på Universitetet (i regi av rådgiver på videregående skole). UDI er meget positiv til at mottaket har tatt beboeres ønsker på alvor, og gjennomført slike kurs. Utlendingsdirektoratet

10 4. Organisatorisk og administrativt arbeid 4.2 Kontroll av økonomiregistreringer i SESAM Regionkontorets vurdering Kontrollen av økonomiregistreringer i Sesam var korrekte. Ingen avvik eller merknader. Utlendingsdirektoratet

11 5. Oppfølging av tilsyn 2008 Kravspesifikasjonen pkt Driftsoperatør skal påse at de krav og pålegg UDI har gitt i tilsynsrapporten blir fulgt opp innen de frister som er fastsatt. Ved tilsynet i 2008, var det ett avvik og 6 merknader. Avviket gjaldt transporterklæring for bametrygd, og ved gjennomgang av noen mapper ble det funnet at noen av transporterklæringene ikke var undertegnet. Fra mottaksleder mottok UDI brev datert , hvor det ble opplyst at mottaket fant dette avviket urimelig, og at mottaket hadde innhentet samtykke fra mottakets kontaktperson i UDI. Det ble videre rapportert fra mottaket at praksis ville bli korrigert og de eksisterende mappene skulle bli gjennomgått innen utløpet av august Merknadene gjaldt blant annet kontemplasjonsrom som var avviklet etter beboeres ønske. Etter tilsynet og etter tilbakemeldinger fra UDI, ble et rom i felleslokaler omdisponert til dette formålet. Ved tilsynet i 2008, fikk mottaket en merknad som gjaldt personmapper, og at andre dokumenter som oppbevares sammen med dokumentene i personmappen, måtte være skilt fra andre dokumenter. Ved det uanmeldte tilsynet 4. november 2009, fikk UDI se tilfeldige utvalgte personmapper. Disse var i orden når det gjaldt adskillelse av dokumenter, og disse dokumentene lå i egne plastmapper. Utlendingsdirektoratet

12 6. Oppsummering av avvik/ merknad Avvik defineres som manglende oppfyllelse av UDIs krav. Merknad er forhold som ikke kan defineres som avvik, men der UDI mener mottaket har et forbedringspotensial. 6.1 Avvik Ingen avvik Merknad Ingen merknader. Utlendingsdirektoratet

13 7 Mottakets arbeid er vurdert ut fra følgende kilder Dokumentasjon: Årsrapport 2009 Regnskap 2009 Årsplan 2009 Budsjett 2009 Egenerklæringen 2009 Andre informasjonskilder: Telefonsamtale med mottaksleder E-post fra mottaksleder Tilsynsmøte på mottaket Til stede under tilsynsmøtet: Anne-Mari Sæter, nestleder Sunndal mottak Kristine Kittelsen Bruseth, informasjonsasvarlig Sunndal mottak (tilstede under deler av møtet) Bente Mosbakk, leder for Innvandrertjenesten Monika Følstad, UDI Regionkontor Midt-Norge Margunn Engen, UDI Regionkontor Midt-Norge Utlendingsdirektoratet