Rådmannens innstilling: ::: Sett inn rådmannens innstilling under denne linja

Transkript

1 Arkivsaksnr.: 14/335 - Arkivnr.: Saksbehandler: Kommunalsjef, Bente Rudrud P208 Klemmaparken, fremmes for P4b vedtak i henhold til prosessbeskrivelse for investeringsprosjekter Hjemmel: Rådmannens innstilling: ::: Sett inn rådmannens innstilling under denne linja 1. Prosjekt P208 Klemmaparken realiseres 2. Prosjektet P208 Klemmaparken finansieres i tråd med P4a-vedtaket men med en utvidelse av rammen på ,-. Total ramme blir ,- Økningen på kr ,- innarbeides i budsjettet for 2016, ettersom økningen forventes å påløpe først i Det økte rammen fremkommer slik: PA-anlegg idrettshall ,- Belysning for mesterskap ,- Mobilt tribuneanlegg ,- Økt usikkerhetspost ,- SUM ,- 3. Totalentreprenør kontraheres i Prosjekt 208, Klemmaparken, i tråd med evaluering av anbudskonkurransen 4. Opsjon for utvidelse av barnehage med ytterligere 2 avdelinger utløses ikke 5. Opsjon for reduksjon av turnhall eller reduksjon bordtennishall utløses ikke 6. Det medtas et mindre tribuneanlegg for arrangementer i idrettshallen ::: Sett inn rådmannens innstilling over denne linja Side 1 av 9

2 ... Sett inn saksopplysninger under denne linja Sammendrag: I sak 0086/14 i kommunestyret ble prosjektet P208 presentert for kommunestyret med alternativsvurdering for videre omfang av prosjektet. Det ble vedtatt at prosjektet kunne gå videre i prosessen med anbudskonkurranse, P4a vedtak etter prosessbeskrivelse for investeringsprosjekter. Prosjekt 208 Klemmaparken har vært ute på doffin.no som totalentreprise. Tilbud er kommet inn og er evaluert. P208 Klemmaparken vil kunne realiseres innenfor rammen på kr ,- og fremmes nå for P4b vedtak iht prosessbeskrivelse for investeringsprosjekter. FAKTA: Kort historikk: Våren 2012 ble det satt ned en prosjektgruppe som fikk i mandat å utarbeide en behovsanalyse for ny idrettshall på Harestua. Prosjektgruppa bestod av HIL, Harestua Vel, Harestua skole m.fl. og ble ledet av rektor ved Harestua skole. En arkitekt fra SGarkitektur var også med i gruppa, og i mai 2013 kom dokumentet «Idrettshall og barnehage Programmering og mulighetsstudie». Juni 2013 kom et P3-vedtak om igangsetting av prosjektet. Antatt ramme kr ,- I vedtaket står at før endelig P4-vedtak skal området omreguleres, og bygging av ny «Klemmavei» (Elvefaret) koordineres med prosjektet. Dette er ivaretatt vedtar kommunestyre detaljreguleringsplanen for Klemmaparken i sak 133/ januar 2015 ble prosjektet på Doffin/TED med tilbudsfrist 3.mars I kommunestyret den / sak 0086/14 var det ønskelig at ved P4b-vedtak skulle det foreligge tilsvar på følgende punkter: Punkt 1) Anbudskonkurranse Anbudskonkurranse er gjennomført basert på kommunestyrets vedtak. Denne omfatter følgende arealer og kvaliteter: Idrettshall (aktivitetsflate 25x45) Basishall 1 (turn 23x20) Bordtennishall med mulighet for flerbruk/dans (12x36) Barnehage med 5 avdelinger, med opsjon for ytterligere 2. Byggeriet skal ha bærende konstruksjoner av tre og fasaden skal være dominert av tre, i henhold til stedsveileder. Utover dette vil konkurranseelementet være pris og løsninger som ivaretar overordnede funksjonelle og estetiske behov. For å sikre størst mulig konkurranse er barnehagen priset separat fra idrettsanlegget. Basert på tilbyders prising av prosjektet utgjør kostnaden for barnehagen 40% av totalkostnaden. Dette utgjør kr ,- Se for øvrig punkt A35. Side 2 av 9

3 Punkt 2) Opsjoner Det er innhentet priser for opsjoner som følger: * Hall for turn (16x24) * Bordtennishall (12x24) * Utvidelse av barnehage med to avdelinger. Kostnader for opsjoner fremkommer som følger: 1) Redusert hall for turn (16x24) ,- inkl mva som kostnadsreduksjon 2) Redusert bordtennishall 12x24): ,- inkl mva som kostnadsreduksjon 3) Utvidelse av barnehage med to avdelinger: ,- inkl mva i tilleggskostnad Prosjektet vil få betydelig økte kostnader med utvidelse av barnehagen med to avdelinger. Det foreslås derfor at denne opsjonen ikke utløses. Kostnadsbesparelser for å redusere turnhall og bordtennishall utgjør en del men vil redusere bruken vesentlig og det foreslås derfor at opprinnelige størrelser på disse beholdes. Punkt 3) Erfaringer fra tilsvarende prosjekter Kommunestyret vedtok i P4a-vedtaket, sak 86/14 at det til neste vedtak skulle innhentes priser fra tilsvarende prosjekter for en benchmarking av kostnader. Dette har ikke vært lett siden det er store variasjoner for hva som er medtatt av kostnader i andre prosjekter. Det er erfart at det er oppgitt kostnader med og uten MVA. Det er prosjekter som ikke har medtatt grunnarbeider etc. slik at en sammenligning av kostnader blir med stor unøyaktighet. Byggfakta sier om totalkostnader pr m² på landsbasis (2013-tall) Haller: kr ,- Komplette idrettsbygg: kr ,- Det er imidlertid store avvik fra fylke til fylke, og vi mener det tidvis må være store feil i innrapporterte tall. Rollag-hallen I prosjektet siste kalkyle for idrettshall ligger hallen på omkring kr ,- og garderober og birom på omkring kr ,-. I snitt kra ,- for komplett idrettsbygg. Dette stemmer godt med tallene vi fikk presentert på Rollag, der de mente at idrettsbygg skal ha en kostnad på pr m², men de refererte til tall uten mva. Når det gjelder hallen på Rollag er det stor fokus på at denne er spesielt billig. Prosjektet er ikke overbevist om at dette er riktig. Oppgitt kostnader og arealer : Kr ,- / 1336 m² = kr14 400,- m2 Prosjekterte kostnader er antakelig vis ikke medtatt Hallen er uten innredning Hallen er bygd uten garderober Kleivhallen i Hole kommune Er brukt som referanse for prosjektet tidligere Kr ,- / 2000 m² = kr ,- m² Kr ,- justert for prisstigning. Prosjektet ble gjennomført på gunstig tidspunkt med hensyn til markedet Det er nye forskriftskrav i etterkant Vi mener prosjektet i dag ville kostet mill som tilsier en m2-pris på ,- Side 3 av 9

4 Klemmaparken Slik prosjektet ligger nå har prosjektet en kostnad på kr ,-fordelt på 4800 m2 som gir en kvadratmeterpris på ,- Dette er en god del mer enn hva tidligere erfaringstall og Byggfakta oppgir. Årsaken kan ha sammenheng med flere forhold, som marked, kvaliteter, prisstigning, hvilke kostnader som er medtatt og hvilket areal kostnaden fordeles på. P208 Klemmaparken er et komplett prosjekt inklusiv MVA, innredning av idrettshaller, innredning av barnehage, aktivitetspark, utomhusarealer for barnehage, utstyr for renhold, lønnskostnader for administrasjon kommunen etc. Pkt 4) Kostnadsbesparende tiltak Tilbydere er anmodet om å komme med kostnadsbesparende tiltak. Dette ble lagt inn som en del av konkurransens tildelingskriterier for pris. Dette ble det reagert på fra tilbydere siden alle momenter ved kravspesifikasjonen da kunne settes til side og kommunen kunne få vesentlig dårligere kvaliteter enn forutsatt. Derfor ble dette tatt ut av selve konkurransen men at tilbydere kunne komme med forslag likevel. Det har fremkommet noen forslag fra enkelte tilbydere. Bare en av tilbyderne har priset noen forslag. Skal noen av disse forslagene gjennomføres må det sendes anmodning til den entreprenøren som det inngås kontrakt med etter kontraktsinngåelse. Det kan ikke forhandles på dette før kontraktsinngåelse siden prosjektet er over terskelverdi og det ikke gis anledning til forhandling i henhold til Lov om Offentlige Anskaffelser. Pkt 5) Trinnvis utbygging Prosjektet er tilrettelagt for trinnvis utbygging ved at barnehage kan utvides med to avdelinger vestover. I tillegg kan turnhall utvides i neste byggetrinn hvis det er behov for dette. Pkt 6) FDV-kostnader Basert på P4a-vedtak er det utført kostnadsberegninger for FDV for barnehagen og idrettshallene separat. Bergninger er utført med Statsbyggs modell for LCC-bergninger (Life cykel costs). Kostnader er basert på erfaringstall fra Lunner kommune der dette foreligger. For øvrig er det benyttet erfaringstall fra tilsvarende bygg og justert for lokal forhold. I denne oppstillingen skilles det på eiers- og leietakers ansvar siden modellen til Statsbygg er satt opp på denne måten. I denne sammenhengen er kommunen eier og leietaker. For idrettshaller fremkommer FDV-kostnader slik: Eiers ansvar og Leietakers Total årskostnad Årskostnad pr m2 kostnad kostnad 20 Forvaltning ,- 0, ,- 41,- 30 Drift ,- 0, ,- 562,- 40 Vedlikehold , , ,- 188,- SUM FDV , , ,- 791,- Side 4 av 9

5 For barnehagen fremkommer FDV-kostnader slik: Eiers ansvar og Leietakers Total årskostnad Årskostnad pr m2 kostnad kostnad 20 Forvaltning ,- 0, ,- 41,- 30 Drift ,- 0, ,- 849,- 40 Vedlikehold , , , SUM FDV , , , ,- Totale FDV-kostnader for idrettshaller og barnehage til sammen: Eiers ansvar og Leietakers Total årskostnad Årskostnad pr m2 kostnad kostnad 20 Forvaltning ,- 0, ,- 82,- 30 Drift ,- 0, , ,- 40 Vedlikehold , , , ,- SUM FDV , , , ,- Kapitalkostnader er ikke medtatt her, men blir ivaretatt av økonomiavdelingen. PLANLEGGINGSFASEN A21 Identifikasjon og omfang av aktiviteter/mengder. Det er benyttet fagkonsulenter på rammeavtale for detaljering i forprosjekt og beskrivelse til anbudsdokumentene. Beskrivelse vil foreligge i vedlagte anbudsgrunnlag. A22 Beskrive prosjektets leveranser/produkter i nedbrytningsstruktur og forslag til entreprisemodell På kommunestyremøtet i desember 2013, sak 108/13 ble totalentreprise som entrepriseform valgt for prosjektet. Løst inventar anskaffes over rammeavtaler. Anskaffelse av fjernvarme gjøre i egen anskaffelse. A23 Revidere prosjektorganisasjonen med interessenter/tillitsvalgte/vernetjeneste. Prosjektledelsen har i planleggingsfasen av prosjektet hatt særmøter med ulike interessenter som skolen, barnehagefaglig, idrettslag m.fl. verneombud, regionrådet, eldrerådet har blitt løpende orientert. Det har vært faste møter med styringsgruppa hver 2-3 måned og med prosjekteier kommunalsjef Bente Rudrud månedlig. Etter kontraktsinngåelse med totalentreprenøren vil detaljprosjekteringen starte opp. Det vil da være behov for brukermøter med skole, barnehage, eldreråd og råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne. Prosjektgruppen i denne fasen har bestått av: Prosjektansvarlig Arild Sandvik Prosjektleder Jan Erik Furuhaugen PGL Prosjekteringsgruppeleder Ove Mork, SG-arkitektur AS ARK Arkitekt Gunn Elisabeth Andresen, SG-arkitektur AS LARK Landskapsarkitekt Arvid Moger, Landskapsarkitekt Arvid Moger AS RIB Rådgivende ingeniør Bygg Felix Media Lenning, DBC AS RIBr Rådgivende ingeniør Brann Tore Bratvold, Roar Jørgensen AS RIV Rådgivende ingeniør VVS Olav Botnan, Uniconsult AS RIE Rådgivende ingeniør El Merethe Rønhaug, Ing.firmaet Malnes og Endresen AS RIaku Rådgivende ingeniør Reinertsen RIG Rådgivende ingeniør Reinertsen Side 5 av 9

6 A24 Brukerprosess og medvirkning I hovedsak har Harestua skole, barnehagen, representert ved Eva Dahl, og Harestua idrettslag vært de som prosjektledelsen og arkitekten har samarbeidet med. Andre aktuelle aktører, som fx. seniorsdansen, Grua idrettslag, Harestua vel m.fl. har vært på informasjons- og dialogmøter. Den faglige kompetansen som sitter i brukergruppene har vært viktig for prosjektets funksjonalitet og innovasjon. Renhold har renholdsleder i Lunner kommune har deltatt i særmøter for planlegging av renholdsentral, bøttekott, garderobeløsninger, valg av overflater, vindusløsninger etc. Driftspersonalet har deltatt i særmøter for bl.a. å ivareta at det er tilstrekkelig arealer i tekniske rom for installasjoner, for drift og vedlikehold av disse. Vi har avholdt et nabomøte. Innspillene her har hatt betydning for bl.a. reguleringsplanen. Et grøntareal på ca 30 meter mellom tomtegrenser i Steinbrøttet og hallene ivaretatt. I detaljprosjekteringen til totalentreprenøren vil brukergrupper bli involvert for detaljer. I tillegg vil rådet for mennesker med nedsatt funksjonsevne bli konsultert. A25 Avrop rammeavtaler rådgivere etc. Det er i forprosjektet og til anbudsdokumentasjonen brukt rådgivere/fagkonsulenter på rammeavtale. A26 Utarbeide PA-bok og SHA-plan for byggherre Det er etablert prosjektadministrativ bok (PA-bok for prosjektet). Hensikten med PA-bok er å fastsette de administrative rutinene for prosjektet slik alle involverte i prosjektet forholder seg til de rutiner som gjelder for dette prosjektet. PA-boken distribueres til de involverte som prosjekteringsgruppen, prosjektledelsen og de utførende entreprenørene. Lunner kommune er byggherre i henhold til definisjonen i Byggherreforskriften. Det er da etablert SHA-plan som ivaretar de rollene som kommunen har i henhold til forskriften. SHA-planen skal ivareta to faser for prosjektet: Prosjekteringsfasen Utførelsesfasen I prosjekteringsfasen skal det være fokus på prosjektering av løsninger i driftsfasen som i varetar helse, miljø og sikkerhet i bygget i bruk. For prosjekteringen er det i henhold til forskriften utpekt en egen koordinator for prosjektering (KP). Denne rollen er ivaretatt av prosjekteringsleder med en egne signert avtale mellom Lunner kommune og SG Arkitektur AS. I utførelsesfasen skal utførende entreprenør utarbeide HMS-plan basert på byggherrens SHA-plan. Målet for SHA-arbeidet er at ingen skal skade seg i prosjektet, men at dette skal være en trygg arbeidsplass. I henhold til byggherreforskriften skal byggherrens prosjektleder sørge for at det inngås en skriftlig avtale med SHA-koordinator for utførelse (KU). Denne avtalen signeres etter kommunestyrets vedtak om gjennomføring. A27 Tidsplan og fremdrift Opprinnelig tidsplan var å ferdigstille prosjektet vinteren Basert på kostnadsberegninger av skisseprosjektet tilsa det et behov for politisk avklaring for omfang av prosjektet. Det ble derfor revidert fremdrift og ny fremdrift er satt slik: Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring Doffin/TED Utsendelse av konkurransegrunnlag Anbudsbefaring kl. 10:00 Side 6 av 9

7 Frist for spørsmål Frist for innlevering av tilbud kl. 12:00 Vedtak i kommunestyre Meddelelse om kontraktstildeling Karensperiode Kontraktsinngåelse Overtakelse A28 Budsjett kostnadsplan, tilskuddsordninger og oppfølgingsrutiner På kommunestyremøtet i juni 2013 kom et P3-vedtak om igangsetting av prosjektet. Vedtatt ramme kr Etter forprosjekt og kostnadsberegning var det behov for politisk avklaring da kostnadsberegninger utført tilsa noe høyere kostnader en rammen som var satt i P3-vedtaket. Rammen som ble vedtatt i P4a-vedtaket var på 130,8 mill og at prosjektet skulle sendes ut på anbud. Billigste tilbyder var noen dyrere enn budsjettet tilsier og det foreslås å utvide prosjektets budsjett med ,- mill å få de kvaliteter som ønskes, og ha tilstrekkelig usikkerhetspost for gjennomføringen. Basert på innspill fra brukere, lag, foreninger og erfaringer fra tilsvarende prosjekter vil det være vesentlig større nytte av idrettshallen ved å kunne ha noe mer tribunekapasitet. Derfor foreslås det å legge til på investeringen et budsjett for dette for å prøve å implementere dette i prosjektet underveis. Dette omfatter: PA-anlegg(lydanlegg) idrettshall ,- Belysning for mesterskap ,- Mobilt tribuneanlegg ,- Økt usikkerhetspost ,- SUM ,- Prosjektet har fått mottatt idrettsfunksjonell forhåndsgodkjennelse av Kulturdepartementet, og det er gitt tilsagn spillemidler på til sammen 16,6 mill (Idrettshall 10,0 mill, turnhall 4,0 mill og bordtennishall 2,6 mill). Finansiering av prosjektet er som følger: Spillemidler Merverdiavgiftskompensasjon Lån SUM 16,6 mill 26,9 mill 92,3 mill 135,8 mill Det gjøres oppmerksom på at det for tiden er lang behandlingstid for utbetaling av spillemidler fra Kulturdepartementet. Det er for øvrig søkt om midler fra Kreftforeningen til aktivitetspark. Kommunen ble ikke prioritert på dette i 2014, men det kan være aktuelt å søke på nytt i Det er søkt Regionrådet for Hadeland for midler for oppfølging av bruk av treverk i prosjektet. Dette for å kunne måle bruken av treverk kontra andre prosjekter. Saken er under behandling. Det er mulig å få økte spillemidler hvis deler av anlegget defineres som interkommunalt anlegg. Dette vil det jobbes med videre i prosjektet hvis det er aktuelt fra nabokommuner å delta. Side 7 av 9

8 Det er avsatt en usikkerhetspost i prosjektet basert på prosjektets størrelse, kompleksitet, entreprisevalg og usikkerhetsvurdering. Denne utgjør ,- (12%) av prosjektkostnaden eks MVA og 15% av entreprisekostnaden som er en normal usikkerhetsmargin for totalentreprise. A29 Kommunikasjonsplan Det er etablert kommunikasjonsplan for prosjektet. Denne beskriver ansvar for kommunikasjon og hvordan denne skal foregå både internt i kommunen og til eksterne aktører. A30 Forprosjekt Forprosjekt er utarbeidet og forelå juni Basert på kostnadene i forprosjektet er anbudsunderlaget revidert i henhold til vedtak i sak frem til P4a-vedtaket. A31 Funksjonell og teknisk løsningsbeskrivelse Er utført i forprosjektet og gitt grunnlag for anbudsdokumentene, ytterligere detaljering vil gjøres av totalentreprenør A32 Plan for usikkerhet/risiko og gjennomføring Det er i forbindelse med områdereguleringen av Harestua ikke funnet forurensning eller fornminner i området. I tillegg er det gjort grunnundersøkelser på tomten. Dette har redusert risikoen i prosjektet. Det er etablert prosjektrutiner for kostnadsoppfølging av prosjektet. Det er satt av usikkerhetspost i budsjettet tilsvarende for totalentrepriser i denne størrelse. A33 Framdriftsplanlegging I hht milepelplanens pkt A28 er det etablert hovedfremdriftsplan for prosjektet. Det påhviler totalenetreprenøren å utarbeidet en detaljert fremdriftsplan for prosjektet. Denne planen skal inneholde plan for detaljprosjekteringen, byggefasen, avslutningsfasen etc. A34 Planlegge og utarbeide anbudsdokumenter Prosjekteringsgruppen ledet av SG Arkitektur har utarbeidet anbudsunderlaget for prosjektet. Dette er bygd opp på Norsk Standard (NS) og Lov om offentlige anskaffelser. A35 Gjennomføre og evaluerer anbudskonkurranser Anbudskonkurransen er gjennomført i henhold til Lov om Offentlige Anskaffelser (LOA). Konkurransen ble lagt ut på DOFFIN den og anbudsfrist var Konkurransen er også utlyst i EØS-området i TED-databasen da anskaffelsen er over terskelverdien. Ved anbudsfristens utløp var det innkommet 5 tilbud. Slik sett anses konkurransen som vellykket. Baser på de oppgitte tildelingskriteriene inngås det kontrakt med tilbyder med det økonomisk mest fordelaktige tilbudet til kommunen. Evalueringen er gjennomført av prosjektledelsen sammen med SG arkitektur AS. Totalentreprenør kontraheres i prosjekt 208, Klemmaparken, i tråd med evaluering av anbudskonkurransen. Side 8 av 9

9 A36 Sammenstille og fremlegge politisk saksfremlegg Saken bringes nå frem til P4b vedtak, hvor det gis aksept for kontrahering av totalentreprenør og oppstart av byggeriet. DOKUMENT I SAKEN: Vedlagt: Øvrige dokument: 14/331 Evaluering av anbud 14/331 Tilsagnsbrev fra Kulturdepartementet av /331 Brev med presisering av tilskudd fra Kulturdepartementet 14/331 Anbudsdokumenter Totalentreprise (mest relevante)... Sett inn saksopplysninger over denne linja Side 9 av 9