Resultatrapport. Sykehuspartner HF

Transkript

1 Resultatrapport Sykehuspartner HF Juni/Juli 2015

2 1 Sammendrag og målekort Økonomi og kostnadseffektivitet Måleindikator Resultat Budsjett Akk.resultat Akk.budsjett Trend Regnskapsresultat mot budsjett Driftsinvesteringer Måleindikator Baseline Mål Mai Juni/juli Trend Andel interne prosjektressurser i Digital Fornying / PNØ 43 % 55 % 45 % 43%/43% Produserte lønns-/trekkoppgaver pr lønnsmedarbeider Tjenesteleveranser Måleindikator Baseline Mål Mai Juni/Juli Trend Kritiske driftshendelser IKT /25 Månedsverk levert til Digital Fornying / PNØ /77 Leverte mot bestilte prosjektressurser totalt 93 % 95 % 99 % 96%/67% Tjenesteendringer /582 Leveransepresisjon Forsyningssenteret 96,6 % 96 % 96,3 % 93,6/95,8% SLA brudd HR, Økonomi og Regnskap (A-/ B-saker) 0 % / 1 % - 0 % / 0,6 % 0%/1% Kundetilfredshet Måleindikator Baseline Mål Mai Juni/Juli Trend Kundetilfredshetsindikator 76,7 % 80 % 75,7 % 75,4%/ - Brukertilfredshet i Temperaturmålingen 70 % 75 % 71,8 % 71,5/79,1% Medarbeidere Måleindikator Baseline Mål Mai Juni/Juli Trend Bemanningsutvikling /1394 Akkumulert turnover siste 12 måneder 6,9 % - 7,7 % 8%/8% Sykefravær 5,1 % 5,0 % 4,3 % 4,9 %/ - Økonomi og kostnadseffektivisering: Sykehuspartner ligger akkumulert pr juli 8,8 MNOK bedre enn budsjett. Salg av konsulenttimer har hatt en større nedgang enn forventet i feriemånedene som har gitt et moderat negativt avvik på akkumulerte prosjektinntekter. Positivt avvik på personalkost skyldes færre rekrutteringer enn opprinnelig planlagt. På bakgrunn av revidert stillingsbudsjett for 2015 holdes stram kontroll på ansettelser ut året. Sykehuspartner fikk beskjed 30. juni om å ta inn den ekstraordinære pensjonskostnaden i resultatoppstillingen ved rapportering for juli måned. Akkumulert effekt av dette er pr juli ca 10 MNOK. Sykehuspartner har så langt ikke økt basisdriftinntekt tilsvarende, derfor gir dette negativ resultateffekt. Det er forventet at ekstraordinær pensjonskostnad vil få en helårseffekt på MNOK. Økning i pensjonskostnaden forventes å fordeles til de øvrige HF gjennom avregningsmekanismen i tjenesteprismodellen å samme måte som for andre ordinære kostnader. Tjenesteleveranser: Ressurstilgangen til Digital fornying og SØK/PNØ er samlet sett tilfredsstillende, samtlige programmer melder grønt på ressurser. RKL mangler fortsatt noen ressurser fra Sykehuspartner forvaltning, spesielt innenfor LAB. Ressurstilgangen har vært om noe lavere enn forventet av prosjektene i juli. Det skyldes i hovedsak manglende nedjustering av ressursbehov i forbindelse med ferieavvikling. I juli har antall tjenesteendringer fortsatt vært høyt med en liten nedgang på ca 2% ift. mai/juni, et resultat som gjenspeiler dagens leveranseevne. Effekten til hovedtiltakene for å forbedre vår leveranseevne vil hovedsakelig bli synlig i løpet av Antall kritiske hendelser i juni 2015 har økt med 3,7% i forhold til mai Vi ligger fortsatt godt over snittet for Årvisse sesongvariasjoner med mye hendelser i mai og juni viser seg også for mai og juni i år. I juli var det som alltid endringsfrys og antall hendelser ligger på lignende nivå som i fjor. AHUS og OUS har fallende trendkurve på antall kritiske hendelser hittil i I juli hadde Ahus for første gang en måned uten 1A Sykehuspartner HF 1

3 hendelser. Resterende foretak har flat eller stigende trendkurve. Ca. halvparten av 1A og 2A hendelser er løst innen målsatt løsningstid. Kundetilfredshet: Kundene er i likhet med mai måned svært godt fornøyd med Prosjekttjenester, HR-tjenester, Innkjøp og Logistikk og Arkitektur/Innovasjon. I tillegg rapporter flere av helseforetakene stabil drift, samt godt samarbeid med lokale SP ressurser. Helseforetakene opplever fortsatt store utfordringer i forhold til IKT Leveranse, og helseforetakenes tilfredshet viser foreløpig få tegn til bedring når 2015 ses under ett. Over halvparten av foretakene rapporterer fremdeles vanskeligheter knyttet til IKT utstyrsleveranse. Medarbeidere: Det er utarbeidet revidert stillingsbudsjett for å korrigere inngangsfart i Dette medfører en reduksjon i planlagte rekrutteringer for resten av System for sluttintervjuer er implementert, og vil i løpet etter noen måneder med datafangst i løpet av høsten kunne gi forbedret informasjon om ulike sluttårsaker. Sykefravær er på normalnivå for mai og juni og gjennom trend i løpet av året ser vi at vi nærmer oss målet på 5 %. Sykehuspartner HF 2

4 2 Økonomi Den positive utviklingen fortsetter, og Sykehuspartner ligger akkumulert pr juli 8,8 MNOK bedre enn budsjett. Salg av konsulenttimer har hatt en større nedgang enn forventet i feriemånedene som har gitt et moderat negativt avvik på akkumulerte prosjektinntekter. Positivt avvik på personalkost skyldes færre rekrutteringer enn opprinnelig planlagt. På bakgrunn av revidert stillingsbudsjett for 2015 holdes stram kontroll på ansettelser ut året. Avvik Tiltak Ansvarlig Tidsfrist Status Revidert stillingsbudsjett skal sikre Økonomidirektør Løpende Lukket riktig inngangsfart 2016 VO-direktører Sykehuspartner HF 3

5 2.1 Økonomiske nøkkeltall Rød linje viser budsjett. Sykehuspartner HF 4

6 3 Tjenesteleveranser 3.1 Prosjektleveranser Ressursstatus Digital fornying og SØK/PNØ vs. andre prosjekter ved utgangen av juli (i månedsverk) Ressurstilgangen til Digital fornying og SØK/PNØ er samlet sett tilfredsstillende, samtlige programmer melder grønt på ressurser. RKL mangler fortsatt noen ressurser fra Sykehuspartner forvaltning. Mangelen på ressurser kan få konsekvenser for framdriften i Regional LAB. Linjen er i dialog med prosjektlederne og jobber med å få fordelt ressursene mellom prosjektene Regional LAB og LAB PNØ. Andelen leverte ressurser sett opp imot bestilte ressurser i juni var 96% og i juli 67% totalt. Avviket mellom bestilte og leverte ressurser i juli skyldes i hovedsak manglende nedjustering av ressursbehov i forbindelse med ferieavvikling. I juni og juli var 43 % av ressursene som leverte timer inn i Digital fornying ressurser fra Sykehuspartner. I løpet av det første halvåret har andelen av Sykehuspartnerressurser i Digital Fornying vært lavere enn målsetningen. Ut året viser ressursbehovet i Digital Fornying og PNØ en fallende trend og kan øke forholdstallet mellom interne og eksterne i prosjekt om meldt ressursbehov ikke endres. I tillegg svekkes muligheter for betydelig å kunne øke dagens deltakelsesandel av redusert prognosene for bemanningsvekst i 2015 som følge av nye styringssignaler Sykehuspartner fikk i juni. Dermed øker risikoen for at målet på 55% ikke nås innen utgangen av Fra et økonomisk perspektiv er deltakelsen i prosjektene i samsvar med det som ble budsjettert i Sykehuspartner for For 2016 er Prosjekttjenester nå i dialog med programmene for å øke kvaliteten på ressursbestillinger. Avvik Tiltak Ansvarlig Tidsfrist Status Andelen leverte ressurser i juli var langt under KPIkravet og skyldes at prosjektene ikke nedjusterte prosjektbehovet sitt i forbindelse med ferieavvikling Repetere kravet om etterlevelse av bestillingsrutine for prosjektlederne. Direktør PT Sykehuspartner HF 5

7 3.2 Tjenesteendringer og driftsleveranser Utvikling i Leveransebacklog for Tjenesteendringer for IKT-tjenester Tjenesteendringer i Sykehuspartner defineres som fakturerbare leveranser som bestilles av kundene i tillegg til årlig avtale og som krever et godkjent tilbud før leveranse iverksettes. Ved utgangen av juli måned har antall tjenesteendringer fremdeles vært høyt, men med en marginal nedgang på ca. 2% sammenlignet med mai måned. Antallet innkomne forespørsler for juni måned ligger noe over snitt siste tre måneder og noe under for juli, samtidig var antallet lukkede saker noe lavere enn snittet for begge måneder. 42 % av de avtalte leveransene er i tilbudsfasen og 58 % til gjennomføring ved utgangen av juli måned. Dette gjenspeiler stort sett en status quo på vår leveranseevne. Det pågår flere tiltak i parallell med fokus på forbedring og strømlinjeforming av håndtering av tjenesteendringer, inklusive arbeidet det med å forbedre mekanismer for å prioritere innkomne saker. Prioriteringsmekanismer skal være tema på Direktørmøtet i Helse Sør-Øst i august, med forslag om forberedelse og klargjøring Q3/Q4 2015, og ibruktakelse ved årskifte 2015/2016. Full effekt av initiativet vil ikke kunne forventes før i Prioriteringsmekanismene skal sikre enda mer relevante, og dermed forventet færre bestillinger. På litt lengre sikt forventes det også en økning i våre leveranser ved implementering av vårt nye leveransestyringsapparat, gjennom forbedret leveranseplanlegging og ressursstyring. Sykehuspartner HF 6

8 Kritiske hendelser Antall kritiske hendelser i juni 2015 har økt med 3,7% i forhold til mai Vi ligger fortsatt godt over snittet for Årvisse sesongvariasjoner med mye hendelser i mai og juni viser seg også for mai og juni i år. I juli var det som alltid endringsfrys og det ble registrert 25 hendelser (samme nivå som juli 2014 med 24 hendelser). Andel kritiske hendelser løst innenfor SLA-krav til løsningstid har gått ned fra mai til juli. Like i underkant av halvparten av 1A og 2A hendelser er løst innen målsatt løsningstid. AHUS og OUS har fallende trendkurve på antall kritiske hendelser hittil i I juli hadde Ahus for første gang en måned uten 1A hendelser. Resterende foretak har flat eller stigende trendkurve. Regional LIMS-tjenesten skaper fortsatt kritiske hendelser ved SØHF. I juni forårsaket tjenesten 5 av 14 kritiske hendelser, i juli forårsaket den 1 av 3 kritiske hendelser. Løsningen er enda ikke fullstendig formelt overlevert til drift og forvaltning i Sykehuspartner. SVHF hadde null kritiske hendelser i juni og juli. Fagmiljøer i Sykehuspartner bekrefter at det høye endringsaktivitetsnivået i 2015 er noe av forklaringen på det forhøyede antall kritiske hendelser, fordi det er vanskelig å avdekke alle avhengigheter mot gamle løsninger og parallelle endringsaktiviteter. OUS og SØHF har flest lukkede Changer i juni, og har et endringsvolum som ligger langt over de andre foretakene. Sykehuspartner HF 7

9 Avvik Tiltak Ansvarlig Tidsfrist Status Utfordringer knyttet til ledelseskapasitet og deltakelse i Langsiktig Samarbeidsavtale IKT Infrastruktur vs. prioritering av sikker og stabil drift og interne lederoppgaver Utnevnelse av fungerende avdelingsledere blir gjennomført, som vil avlaste eksisterende ledere og bedre lederkapasiteten rundt interne driftsog ledelsesoppgaver Direktør IKT-T Juni 2015 Lukket Høy stabil backlog i tjenesteendringer Økende antall kritiske hendelser Reduksjon i antall planlagte nyansettelser i 2015 Identifisere og sanere 250 tjenesteendringer, i dialog med HSØ og helseforetakene (backlogg) Utarbeidet forslag til prioriteringsmekanismer som nå behandles av HSØ Implementering og ferdigstilling av leveransestyring 1.0 (eget prosjekt). Nye forbedringstiltak legges i fase 2 f.o.m. september. Prosjektet vil ta inn plan og gjennomføring av prioriteringsmekanisme knyttet til punkt over Bistå aktivt i Infrastrukturmoderniseringsprogrammet for utskifting av gammel teknologi Gjennomføre stabiliseringsprosjekt på Ahus. Evaluere tilstanden på andre HF, og etablere fast rapportering på status og anbefalte proaktive tiltak. Forbedre KPIer for løpende å kunne måle og vurdere aktivitetsnivå på prosjekt og endringer, sett opp mot sikker og stabil drift. Forbedre rapportering og forsterke oppfølgingsregimet. På bakgrunn av revidert stillingsbudsjett gjennomføres en reprioritering av behovene for ny- og reansettelser Direktør IKT-T Direktør IKT-T Direktør IKT-T Direktør IKT-T VO-direktører Lukket Sykehuspartner HF 8

10 Kundetilfredshet 3.3 Kunderapport Tabellen viser helseforetakenes oppfatning av Sykehuspartner HF, videreformidlet gjennom kundeansvarlig: Kundene er i likhet med mai måned svært godt fornøyd med Prosjekttjenester, HR-tjenester, Innkjøp og Logistikk og Arkitektur/Innovasjon. I tillegg rapporter flere av helseforetakene stabil drift, samt godt samarbeid med lokale SP ressurser. Omfanget av kritiske hendelser har i juli måned vært halvert sammenlignet med forrige rapport. Over halvparten av foretakene rapporterer fremdeles vanskeligheter knyttet til IKT utstyr innenfor området IKT-service. Utviklingen er uendret fra forrige rapport, men trenden totalt for 2015 viser betydelig redusert tilfredshet på dette området. Helseforetakene opplever fortsatt store utfordringer i forhold til IKT Leveranse, og helseforetakenes tilfredshet viser foreløpig få tegn til bedring når 2015 ses under ett. Ahus og Vestre Viken rapporterer fortsatt betydelig bekymring i forhold til IKT Drift og Forvaltning. I all hovedsak dreier dette seg om konsekvensene av en aldrende infrastruktur. Sykehuspartner har fortsatt stort fokus på å avverge og rette kritiske feil for alle foretak. Sykehuspartner HF 9

11 3.4 Brukertilfredshet / temperaturmåling Andel som svarer ja på spørsmålet Er du totalt sett fornøyd med håndtering av henvendelsen din? Temperaturmålingen, som måler tilfredshet med løsningen på enkeltsaker meldt inn til Brukerstøtte, viser et hopp i tilfredshet fra juni til juli. Dette samsvarer i all hovedsak med tilsvarende måneder i fjor. I likhet med fjoråret var saksmengden betydelig redusert i sommermåneden. Sammen med frys-perioden for endringer kan dette i sin tur gitt økt kapasitet i Sykehuspartner og bedre brukeropplevelse som resultat. Avvik Tiltak Ansvarlig Tidsfrist Status Generelt lavere brukertilfredshet enn ønskelig Systematisere og analysere kunde- og brukertilbakemeldinger Kundedirektør Lukket Etablere en arena for tettere dialog med kunden Kundedirektør Sykehuspartner HF 10

12 4 Medarbeidere Avvik Tiltak Ansvarlig Tidsfrist Status Økende turnover Sikre at kunnskap om sluttårsak systematiseres Sikre at kunnskap fra HR-direktør HR-direktør I løpet av Lukket spørreundersøkelse om sluttårsak høsten nyttegjøres ved informasjon og ev anbefaling om tiltak. Sykehuspartner HF 11