Steinar Marthinsen, Bjørn Erikstein, Marianne Johnsen, Cathrine Klouman, Morten Lang-Ree, Nanette Loennechen, Tatjana Schanche, Joachim Thode

Transkript

1 SAKSLISTE Møte: Styret, Sykehuspartner Dato: 26. august 2015 kl 08:30 12:00 Sted: Møterom Livshjulet Skøyen Til: Steinar Marthinsen, Bjørn Erikstein, Marianne Johnsen, Cathrine Klouman, Morten Lang-Ree, Nanette Loennechen, Tatjana Schanche, Joachim Thode Godkjenning av innkalling og saksliste Beslutningssaker Sak nr Sakstittel Merknad Godkjenning av protokoll fra styremøte 22. juni Resultatrapport pr. juni/juli Status sikker og stabil drift IKT-tjenester Tiltredelse adm. direktør Orienteringssaker Sak nr Sakstittel Merknad Årsplan 2015 Temasak Sakstittel Unntatt offentlighet - Sykehuspartners arbeid med Eksternt partnerskap orientering om SIAM i Sykehuspartner Unntatt offentlighet - Budsjett 2016 Andre orienteringer Styreleder orienterer Orienteringer fra konst. daglig leder Eventuelt Drammen, 19. august 2015 Steinar Marthinsen Styreleder Side 1 av 1

2 Saksframlegg Saksgang: Styre Møtedato Styret Sykehuspartner HF 26. august 2015 SAK NR GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA STYREMØTE 22. JUNI 2015 Forslag til vedtak: Protokoll fra styremøte 22. juni 2015 godkjennes. Drammen, 19. august 2015 Ole Johan Kvan Konstituert daglig leder Side 1 av 1

3 Møteprotokoll Styre: Sykehuspartner HF Møtested: Sykehuspartner Skøyen Dato: 22. juni 2015 Tidspunkt: Følgende medlemmer møtte: Steinar Marthinsen Bjørn Erikstein Marianne Johnsen Cathrine Klouman Morten Lang Ree Nanette Loennechen Tatjana Schanche Joachim Thode Leder Nestleder Ansattes representant Ansattes representant Ansattes representant Forfall: Følgende fra administrasjonen var til stede i hele eller deler av møtet: Økonomidirektør Bernt Hellerud, økonomisjef IKT-tjenester Nils Piene, direktør IIKTtjenester Ingvild Berlin Kalleberg (deltok under behandling av sak ) direktør Prosjekttjenester Axel Bull (deltok under behandling av sak ), seniorrådgiver Virksomhetsstyring Per Magnus Strøm, kommunikasjonssjef Trude Julie Dommerud og rådgiver Mette Bustad Thordén (referent). Konstituering: Innkalling og saksliste ble godkjent. Sakene ble behandlet i følgende rekkefølge: Sak , , , , , , , , , og Side 1 av 6

4 SAK GODKJENNING AV PROTKOLL FRA STYREMØTE 13. og 19. MAI 2015 Styrets enstemmige V E D T A K: Protokoll fra styremøte 13. og 19. mai 2015 godkjennes. SAK PROTOKOLL FRA FORETAKSMØTE 18. JUNI 2015 Styrets enstemmige V E D T A K: Protokoll fra Foretaksmøte 18. juni 2015 tas til etterretning SAK RESULTATRAPPORT PR. MAI 2015 Administrasjonen legger frem resultatrapport for mai Styrets enstemmige V E D T A K: 1. Styret tar resultatrapport pr. mai 2015 til etterretning. 2. Styret ber om at det i neste styremøte blir gitt en grundig gjennomgang av kritiske hendelser og tiltak i forhold til dette. Side 2 av 6

5 SAK ØKONOMISK LANGTIDSPLAN Administrasjonen legger frem oppfølgingssak om Økonomisk langtidsplan for perioden Styrets enstemmige V E D T A K: 1. Styret tar forslag til tilpasninger i Sykehuspartners Økonomiske langtidsplan til orientering. 2. Styret ber om at det i neste styremøte legges til rette for en temasak om forberedelser til Budsjett 2016 med mere nøkkeltall og underliggende analyser knyttet til drift og utvikling. SAK NYE RETNINGSLINJER FOR LØNN OG ANNEN GODTGJØRELSE TIL LEDENDE ANSATTE I FORETAK OG SELSKAP MED STATLIG EIERANDEL Administrasjonen legger frem orienteringssak om nye retningslinjer for lønn til ledende ansatte. Styrets enstemmige V E D T A K: Styret godkjenner retningslinjer for avlønning av administrerende direktør og ledere på direktør- og avdelingsledernivå i Sykehuspartner HF. SAK BRUK AV FINANSIELL LEASING I SYKEHUSPARTNER Administrasjonen legger frem sak om bruk av finansiell leasing som finansieringsform for IKT-utstyr. Styrets enstemmige V E D T A K: 1. Styret godkjenner bruk av finansiell leasing som finansieringsform for IKT-utstyr og gir daglig leder fullmakt til å sende søknad om ibruktagelse av finansiell leasing i henhold til retningslinjer for leasing til Helse Sør-Øst RHF. 2. Styret gir daglig leder fullmakt til å etablere en driftskredittramme på 60 MNOK for 2015 med leasingpartner basert på godkjennelse i Helse Sør-Øst RHF. Styret gir daglig leder fullmakt til å gjøre avrop på regional rammeavtale innenfor driftskredittens ramme. Side 3 av 6

6 SAK MØTEPLAN STYREMØTER 2016 Administrasjonen legger frem forslag til møteplan for styremøter i 2016 Styrets enstemmige V E D T A K: Styret vedtar følgende møteplan for 2016: Dato Tid februar 2016 kl dag 1 kl dag 2 Styremøte Styreseminar 30. mars 2016 kl Styremøte 27. april 2016 kl Styremøte 25. mai 2016 kl Styremøte dato reserveres avholdes ved behov 22. juni 2016 kl Styremøte 21. september 2016 kl Styremøte oktober 2016 kl dag 1 kl dag 2 Styremøte Styreseminar 23. november 2016 kl Styremøte 21. desember 2016 kl Styremøte SAK INTERNREVISJON ETABLERING AV SYKEHUSPARTNER SOM EGET HF Administrasjonene legger frem orienteringssak om Konsernrevisjonenes planlagte revisjon av Sykehuspartner Styrets enstemmige V E D T A K: Styret tar saken til orientering. Side 4 av 6

7 SAK ÅRSPLAN 2015 Styrets enstemmige V E D T A K: Styret tar årsplan 2015 til orientering. SAK STATUS SYKEHUSPARTNERS ARBEID RETTET MOT NYTT ØSTFOLDSYKEHUS Administrasjonen presenterte status for Sykehuspartner sitt arbeid rettet mot Nytt Østfoldsykehus. Styrets enstemmige V E D T A K: Styret tar saken til orientering. SAK STATUS EKSTERNT PARTNERSKAP / LANGSIKTIG SAMARBEIDSAVTALE FOR IKT INFRASTRUKTUR Administrasjonene presenterte status for arbeidet med eksternt partnerskap / langsiktig samarbeidsavtale for IKT infrastruktur. Styrets enstemmige V E D T A K: Styret tar saken til orientering. KONST. DAGLIG LEDER ORIENTERER Konst. daglig leder Ole Johan Kvan orienterte om: Kunde- og fagdag er gjennomført Oppfølging av rapport 2/2014 fra Konsernrevisjonen. Vil bli ytterligere belyst i forbindelse med tertialrapportering 2. kvartal Side 5 av 6

8 STYRELEDER ORIENTERER Styreleder Steinar Marthinsen orienterte om: Etablering av et Nasjonalt innkjøpsselskap Skøyen, 22. juni 2015 Steinar Marthinsen Leder Bjørn Erikstein nestleder Cathrine Kloumann Marianne Johnsen Nanette Loennechen Joachim Thode Tatjana Schanche Morten Lang Ree Side 6 av 6

9 Saksframlegg Saksgang: Styre Møtedato Styret Sykehuspartner HF 26. august 2015 SAK NR RESULTATRAPPORT PR. JUNI/JULI 2015 Forslag til vedtak: Styret tar resultatrapport pr. juni/juli 2015 til etterretning. Drammen, 19. august 2015 Ole Johan Kvan Konstituert daglig leder Side 1 av 1

10 Resultatrapport Sykehuspartner HF Juni/Juli 2015

11 Månedsrapport Mai Sammendrag og målekort Økonomi og kostnadseffektivitet Måleindikator Resultat Budsjett Akk.resultat Akk.budsjett Trend Regnskapsresultat mot budsjett Driftsinvesteringer Måleindikator Baseline Mål Mai Juni/juli Trend Andel interne prosjektressurser i Digital Fornying / PNØ 43 % 55 % 45 % 43%/43% Produserte lønns-/trekkoppgaver pr lønnsmedarbeider Tjenesteleveranser Måleindikator Baseline Mål Mai Juni/Juli Trend Kritiske driftshendelser IKT /25 Månedsverk levert til Digital Fornying / PNØ /77 Leverte mot bestilte prosjektressurser totalt 93 % 95 % 99 % 96%/67% Tjenesteendringer /582 Leveransepresisjon Forsyningssenteret 96,6 % 96 % 96,3 % 93,6/95,8% SLA brudd HR, Økonomi og Regnskap (A-/ B-saker) 0 % / 1 % - 0 % / 0,6 % 0%/1% Kundetilfredshet Måleindikator Baseline Mål Mai Juni/Juli Trend Kundetilfredshetsindikator 76,7 % 80 % 75,7 % 75,4%/ - Brukertilfredshet i Temperaturmålingen 70 % 75 % 71,8 % 71,5/79,1% Medarbeidere Måleindikator Baseline Mål Mai Juni/Juli Trend Bemanningsutvikling /1394 Akkumulert turnover siste 12 måneder 6,9 % - 7,7 % 8%/8% Sykefravær 5,1 % 5,0 % 4,3 % 4,9 %/ - Økonomi og kostnadseffektivisering: Sykehuspartner ligger akkumulert pr juli 8,8 MNOK bedre enn budsjett. Salg av konsulenttimer har hatt en større nedgang enn forventet i feriemånedene som har gitt et moderat negativt avvik på akkumulerte prosjektinntekter. Positivt avvik på personalkost skyldes færre rekrutteringer enn opprinnelig planlagt. På bakgrunn av revidert stillingsbudsjett for 2015 holdes stram kontroll på ansettelser ut året. Sykehuspartner fikk beskjed 30. juni om å ta inn den ekstraordinære pensjonskostnaden i resultatoppstillingen ved rapportering for juli måned. Akkumulert effekt av dette er pr juli ca 10 MNOK. Sykehuspartner har så langt ikke økt basisdriftinntekt tilsvarende, derfor gir dette negativ resultateffekt. Det er forventet at ekstraordinær pensjonskostnad vil få en helårseffekt på MNOK. Økning i pensjonskostnaden forventes å fordeles til de øvrige HF gjennom avregningsmekanismen i tjenesteprismodellen å samme måte som for andre ordinære kostnader. Tjenesteleveranser: Ressurstilgangen til Digital fornying og SØK/PNØ er samlet sett tilfredsstillende, samtlige programmer melder grønt på ressurser. RKL mangler fortsatt noen ressurser fra Sykehuspartner forvaltning, spesielt innenfor LAB. Ressurstilgangen har vært om noe lavere enn forventet av prosjektene i juli. Det skyldes i hovedsak manglende nedjustering av ressursbehov i forbindelse med ferieavvikling. I juli har antall tjenesteendringer fortsatt vært høyt med en liten nedgang på ca 2% ift. mai/juni, et resultat som gjenspeiler dagens leveranseevne. Effekten til hovedtiltakene for å forbedre vår leveranseevne vil hovedsakelig bli synlig i løpet av Antall kritiske hendelser i juni 2015 har økt med 3,7% i forhold til mai Vi ligger fortsatt godt over snittet for Årvisse sesongvariasjoner med mye hendelser i mai og juni viser seg også for mai og juni i år. I juli var det som alltid endringsfrys og antall hendelser ligger på lignende nivå som i fjor. AHUS og OUS har fallende trendkurve på antall kritiske hendelser hittil i I juli hadde Ahus for første gang en måned uten 1A Sykehuspartner HF 1

12 Månedsrapport Mai 2015 hendelser. Resterende foretak har flat eller stigende trendkurve. Ca. halvparten av 1A og 2A hendelser er løst innen målsatt løsningstid. Kundetilfredshet: Kundene er i likhet med mai måned svært godt fornøyd med Prosjekttjenester, HR-tjenester, Innkjøp og Logistikk og Arkitektur/Innovasjon. I tillegg rapporter flere av helseforetakene stabil drift, samt godt samarbeid med lokale SP ressurser. Helseforetakene opplever fortsatt store utfordringer i forhold til IKT Leveranse, og helseforetakenes tilfredshet viser foreløpig få tegn til bedring når 2015 ses under ett. Over halvparten av foretakene rapporterer fremdeles vanskeligheter knyttet til IKT utstyrsleveranse. Medarbeidere: Det er utarbeidet revidert stillingsbudsjett for å korrigere inngangsfart i Dette medfører en reduksjon i planlagte rekrutteringer for resten av System for sluttintervjuer er implementert, og vil i løpet etter noen måneder med datafangst i løpet av høsten kunne gi forbedret informasjon om ulike sluttårsaker. Sykefravær er på normalnivå for mai og juni og gjennom trend i løpet av året ser vi at vi nærmer oss målet på 5 %. Sykehuspartner HF 2

13 Månedsrapport Mai Økonomi Den positive utviklingen fortsetter, og Sykehuspartner ligger akkumulert pr juli 8,8 MNOK bedre enn budsjett. Salg av konsulenttimer har hatt en større nedgang enn forventet i feriemånedene som har gitt et moderat negativt avvik på akkumulerte prosjektinntekter. Positivt avvik på personalkost skyldes færre rekrutteringer enn opprinnelig planlagt. På bakgrunn av revidert stillingsbudsjett for 2015 holdes stram kontroll på ansettelser ut året. Avvik Tiltak Ansvarlig Tidsfrist Status Revidert stillingsbudsjett skal sikre Økonomidirektør Løpende Lukket riktig inngangsfart 2016 VO-direktører Sykehuspartner HF 3

14 Månedsrapport Mai Økonomiske nøkkeltall Rød linje viser budsjett. Sykehuspartner HF 4

15 Månedsrapport Mai Tjenesteleveranser 3.1 Prosjektleveranser Ressursstatus Digital fornying og SØK/PNØ vs. andre prosjekter ved utgangen av juli (i månedsverk) Ressurstilgangen til Digital fornying og SØK/PNØ er samlet sett tilfredsstillende, samtlige programmer melder grønt på ressurser. RKL mangler fortsatt noen ressurser fra Sykehuspartner forvaltning. Mangelen på ressurser kan få konsekvenser for framdriften i Regional LAB. Linjen er i dialog med prosjektlederne og jobber med å få fordelt ressursene mellom prosjektene Regional LAB og LAB PNØ. Andelen leverte ressurser sett opp imot bestilte ressurser i juni var 96% og i juli 67% totalt. Avviket mellom bestilte og leverte ressurser i juli skyldes i hovedsak manglende nedjustering av ressursbehov i forbindelse med ferieavvikling. I juni og juli var 43 % av ressursene som leverte timer inn i Digital fornying ressurser fra Sykehuspartner. I løpet av det første halvåret har andelen av Sykehuspartnerressurser i Digital Fornying vært lavere enn målsetningen. Ut året viser ressursbehovet i Digital Fornying og PNØ en fallende trend og kan øke forholdstallet mellom interne og eksterne i prosjekt om meldt ressursbehov ikke endres. I tillegg svekkes muligheter for betydelig å kunne øke dagens deltakelsesandel av redusert prognosene for bemanningsvekst i 2015 som følge av nye styringssignaler Sykehuspartner fikk i juni. Dermed øker risikoen for at målet på 55% ikke nås innen utgangen av Fra et økonomisk perspektiv er deltakelsen i prosjektene i samsvar med det som ble budsjettert i Sykehuspartner for For 2016 er Prosjekttjenester nå i dialog med programmene for å øke kvaliteten på ressursbestillinger. Avvik Tiltak Ansvarlig Tidsfrist Status Andelen leverte ressurser i juli var langt under KPIkravet og skyldes at prosjektene ikke nedjusterte prosjektbehovet sitt i forbindelse med ferieavvikling Repetere kravet om etterlevelse av bestillingsrutine for prosjektlederne. Direktør PT Åpent Sykehuspartner HF 5

16 Månedsrapport Mai Tjenesteendringer og driftsleveranser Utvikling i Leveransebacklog for Tjenesteendringer for IKT-tjenester Tjenesteendringer i Sykehuspartner defineres som fakturerbare leveranser som bestilles av kundene i tillegg til årlig avtale og som krever et godkjent tilbud før leveranse iverksettes. Ved utgangen av juli måned har antall tjenesteendringer fremdeles vært høyt, men med en marginal nedgang på ca. 2% sammenlignet med mai måned. Antallet innkomne forespørsler for juni måned ligger noe over snitt siste tre måneder og noe under for juli, samtidig var antallet lukkede saker noe lavere enn snittet for begge måneder. 42 % av de avtalte leveransene er i tilbudsfasen og 58 % til gjennomføring ved utgangen av juli måned. Dette gjenspeiler stort sett en status quo på vår leveranseevne. Det pågår flere tiltak i parallell med fokus på forbedring og strømlinjeforming av håndtering av tjenesteendringer, inklusive arbeidet det med å forbedre mekanismer for å prioritere innkomne saker. Prioriteringsmekanismer skal være tema på Direktørmøtet i Helse Sør-Øst i august, med forslag om forberedelse og klargjøring Q3/Q4 2015, og ibruktakelse ved årskifte 2015/2016. Full effekt av initiativet vil ikke kunne forventes før i Prioriteringsmekanismene skal sikre enda mer relevante, og dermed forventet færre bestillinger. På litt lengre sikt forventes det også en økning i våre leveranser ved implementering av vårt nye leveransestyringsapparat, gjennom forbedret leveranseplanlegging og ressursstyring. Sykehuspartner HF 6

17 Månedsrapport Mai 2015 Kritiske hendelser Antall kritiske hendelser i juni 2015 har økt med 3,7% i forhold til mai Vi ligger fortsatt godt over snittet for Årvisse sesongvariasjoner med mye hendelser i mai og juni viser seg også for mai og juni i år. I juli var det som alltid endringsfrys og det ble registrert 25 hendelser (samme nivå som juli 2014 med 24 hendelser). Andel kritiske hendelser løst innenfor SLA-krav til løsningstid har gått ned fra mai til juli. Like i underkant av halvparten av 1A og 2A hendelser er løst innen målsatt løsningstid. AHUS og OUS har fallende trendkurve på antall kritiske hendelser hittil i I juli hadde Ahus for første gang en måned uten 1A hendelser. Resterende foretak har flat eller stigende trendkurve. Regional LIMS-tjenesten skaper fortsatt kritiske hendelser ved SØHF. I juni forårsaket tjenesten 5 av 14 kritiske hendelser, i juli forårsaket den 1 av 3 kritiske hendelser. Løsningen er enda ikke fullstendig formelt overlevert til drift og forvaltning i Sykehuspartner. SVHF hadde null kritiske hendelser i juni og juli. Fagmiljøer i Sykehuspartner bekrefter at det høye endringsaktivitetsnivået i 2015 er noe av forklaringen på det forhøyede antall kritiske hendelser, fordi det er vanskelig å avdekke alle avhengigheter mot gamle løsninger og parallelle endringsaktiviteter. OUS og SØHF har flest lukkede Changer i juni, og har et endringsvolum som ligger langt over de andre foretakene. Sykehuspartner HF 7

18 Månedsrapport Mai 2015 Avvik Tiltak Ansvarlig Tidsfrist Status Utfordringer knyttet til ledelseskapasitet og deltakelse i Langsiktig Samarbeidsavtale IKT Infrastruktur vs. prioritering av sikker og stabil drift og interne lederoppgaver Utnevnelse av fungerende avdelingsledere blir gjennomført, som vil avlaste eksisterende ledere og bedre lederkapasiteten rundt interne driftsog ledelsesoppgaver Direktør IKT-T Juni 2015 Lukket Høy stabil backlog i tjenesteendringer Økende antall kritiske hendelser Reduksjon i antall planlagte nyansettelser i 2015 Identifisere og sanere 250 tjenesteendringer, i dialog med HSØ og helseforetakene (backlogg) Utarbeidet forslag til prioriteringsmekanismer som nå behandles av HSØ Implementering og ferdigstilling av leveransestyring 1.0 (eget prosjekt). Nye forbedringstiltak legges i fase 2 f.o.m. september. Prosjektet vil ta inn plan og gjennomføring av prioriteringsmekanisme knyttet til punkt over Bistå aktivt i Infrastrukturmoderniseringsprogrammet for utskifting av gammel teknologi Gjennomføre stabiliseringsprosjekt på Ahus. Evaluere tilstanden på andre HF, og etablere fast rapportering på status og anbefalte proaktive tiltak. Forbedre KPIer for løpende å kunne måle og vurdere aktivitetsnivå på prosjekt og endringer, sett opp mot sikker og stabil drift. Forbedre rapportering og forsterke oppfølgingsregimet. På bakgrunn av revidert stillingsbudsjett gjennomføres en reprioritering av behovene for ny- og reansettelser Direktør IKT-T Direktør IKT-T Direktør IKT-T Direktør IKT-T VO-direktører Åpent Åpent Åpent Åpent Åpent Åpent Lukket Sykehuspartner HF 8

19 Månedsrapport Mai 2015 Kundetilfredshet 3.3 Kunderapport Tabellen viser helseforetakenes oppfatning av Sykehuspartner HF, videreformidlet gjennom kundeansvarlig: Kundene er i likhet med mai måned svært godt fornøyd med Prosjekttjenester, HR-tjenester, Innkjøp og Logistikk og Arkitektur/Innovasjon. I tillegg rapporter flere av helseforetakene stabil drift, samt godt samarbeid med lokale SP ressurser. Omfanget av kritiske hendelser har i juli måned vært halvert sammenlignet med forrige rapport. Over halvparten av foretakene rapporterer fremdeles vanskeligheter knyttet til IKT utstyr innenfor området IKT-service. Utviklingen er uendret fra forrige rapport, men trenden totalt for 2015 viser betydelig redusert tilfredshet på dette området. Helseforetakene opplever fortsatt store utfordringer i forhold til IKT Leveranse, og helseforetakenes tilfredshet viser foreløpig få tegn til bedring når 2015 ses under ett. Ahus og Vestre Viken rapporterer fortsatt betydelig bekymring i forhold til IKT Drift og Forvaltning. I all hovedsak dreier dette seg om konsekvensene av en aldrende infrastruktur. Sykehuspartner har fortsatt stort fokus på å avverge og rette kritiske feil for alle foretak. Sykehuspartner HF 9

20 Månedsrapport Mai Brukertilfredshet / temperaturmåling Andel som svarer ja på spørsmålet Er du totalt sett fornøyd med håndtering av henvendelsen din? Temperaturmålingen, som måler tilfredshet med løsningen på enkeltsaker meldt inn til Brukerstøtte, viser et hopp i tilfredshet fra juni til juli. Dette samsvarer i all hovedsak med tilsvarende måneder i fjor. I likhet med fjoråret var saksmengden betydelig redusert i sommermåneden. Sammen med frys-perioden for endringer kan dette i sin tur gitt økt kapasitet i Sykehuspartner og bedre brukeropplevelse som resultat. Avvik Tiltak Ansvarlig Tidsfrist Status Generelt lavere brukertilfredshet enn ønskelig Systematisere og analysere kunde- og brukertilbakemeldinger Kundedirektør Lukket Etablere en arena for tettere dialog med kunden Kundedirektør Åpent Sykehuspartner HF 10

21 Månedsrapport Mai Medarbeidere Avvik Tiltak Ansvarlig Tidsfrist Status Økende turnover Sikre at kunnskap om sluttårsak systematiseres HR-direktør Lukket Sikre at kunnskap fra HR-direktør I løpet av Åpent spørreundersøkelse om sluttårsak høsten nyttegjøres ved informasjon og ev anbefaling om tiltak. Sykehuspartner HF 11

22 Saksframlegg Saksgang: Styre Møtedato Styret Sykehuspartner HF 26. august 2015 SAK NR STATUS SIKKER OG STABIL DRIFT IKT-TJENESTER Forslag til vedtak: Saken tas til orientering Drammen, 19. august 2015 Ole Johan Kvan Konstituert daglig leder Side 1 av 3

23 1. Direktørs anbefalinger / konklusjon Saken tas til orientering 2. Faktabeskrivelse 2.1 Hva saken gjelder På bakgrunn av den siste tids økning i antall kritiske hendelser ba styret i sitt møte 22. juni 2014 om en skriftlig redegjørelse for status og iverksatte tiltak rundt sikker og stabil drift. Denne saken presenterer status og trender på alvorlige hendelser innen IKT drift. I tillegg gis en oppsummering av hvilke tiltak som er iverksatt på kort og lang sikt. Spesifikk status på Akershus universitetssykehus HF er beskrevet i saken. I tillegg gis en redegjørelse for et særskilt kritisk driftsavvik på Sentralt datasenter 1 den 9.juni Handlingsalternativer og hovedpunkter Det er fremdeles høyere antall hendelser så langt i 2015 enn i Det er fremdeles Akershus universitetssykehus HF som peker seg mest ut mht antall hendelser. I tillegg er det en økning hos Sykehuset Østfold HF som kan knyttes til løsninger som er under stabilisering etter overlevering fra Prosjekt Nytt Østfoldsykehus. For Akershus universitetssykehus HF er det etablert en egen task force som i tett samarbeid med sykehuset fortløpende analyserer problemområder og iverksetter tiltak. Det er så langt identifisert 13 hovedtiltak. Seks av disse er utført og de resterende er igangsatt. IKT Tjenester fortsetter å bygge opp planverk og prosesser som setter kvalitetssikring i system. Dette omfatter blant annet videreutvikling av Problemprosessen og Changeprosessen. Det er også et mål å i enda større grad strukturere input til årsplaner for å øke proaktivt vedlikehold, samt prioritere begrensede ressurser og midler på en måte som sikrer positiv utvikling på sikker og stabil drift. IKT Tjenester vil fortsettes utviklingen av driftsteam på de store systemene. Dette har vist god effekt, og det vurderes ut fra status på teamene at det er mulig å hente ut enda mer effekt gjennom mer tverrfaglig samarbeid i organisasjonen. IKT Tjenester har foretatt endringer i ledelsen for å sikre et sterkere operativt ledelsesfokus samtidig som det er høyt trykk på arbeidet med strategisk partnerskap. Vi vil forsterke rapportering og oppfølging av driftsavvik og tiltak gjennom egen rapportering og statusmøter. Dette vil gi tettere oppfølgning av organisasjonen på både løpende arbeid og spesifikke tiltak. I vedlegg til saken gis en grundig analyse av status og en mer detaljert redegjørelse av tiltak. Side 2 av 3

24 3. Direktørs vurderinger Utviklingen på kritiske hendelser så langt i 2015 er ikke tilfredsstillende. De tiltak som er oppsummert i punkt 2, sammen med planlagt modernisering og stabilisering av umodne løsninger (Sykehuset Østfold HF), vurderes å være riktig tiltak for å snu den negative utviklingen. Det understrekes at høyt ledelsesmessig fokus i tiden fremover vil være avgjørende. En mer langsiktig bedring av driftssituasjonen ved Akershus universitetssykehus HF krever en omlegging av teknisk plattform. Dette styres gjennom det felles regionale infrastrukturmoderniseringsprogrammet. Sykehuspartner vil gå i dialog med programmet for å bidra til at dette får prioritet i Eventuell dialog/forankring av saken (ansatte / kundene) Helseforetakene får status på sikker og stabil drift presentert i kundemøter regelmessig. Akershus universitetssykehus HF er spesifikt informert om sin situasjon og de tiltak som IKT Tjenester har igangsatt på kort sikt. Side 3 av 3

25 Kritiske hendelser - Oppsummering av status ved utgangen av juli 2015 En partner for helsetjenester i utvikling

26 Status nå

27 Ett eksempel på feilsituasjon: Alvorlig hendelse 9. juni 2015

28 Alvorlig hendelse 9.juni 2015 Hva skjedde I forbindelse med planlagt nødvendig vedlikehold i datasenter SDS1, feilet det redundante nettverket. Dette til tross for at redundanstest var utført i forkant og endringen hadde vært oppe til godkjenning i to omganger. Vedlikehold av sentral teknisk komponent var nøye planlagt og vurdert, men programversjoner mellom noder kom i for stort sprik i forhold til hverandre Sykehuspartner iverksatte umiddelbart rollback ihht prosedyrer, noe som tok 45 minutter

29 Alvorlig hendelse 9.juni 2015 Tilgangen til tjenester i det ene datasenteret (SDS1) var utilgjengelig for omverdenen i 45 minutter. Konsekvens Alle HF ble berørt, men i ulik grad. AHUS og SIHF var lite berørt. Hendelsen medførte også utfall av Sykehuspartners interne tjenester, som Regional Brukerstøtte og Driftssenter er avhengig av, noe som gav en mangelfull oppfølgning av HFene i situasjonen

30 Alvorlig hendelse 9.juni 2015 Forbedringsområder Endringen ble utført som en del av rutinemessig vedlikehold. Sannsynlighet for feil og konsekvens ble derfor undervurdert av utførende enhet, og den interne/eksterne varslingen av planlagt arbeid samt beredskapsplanlegging ble mangelfull. Det samtidige utfallet av interne støtteverktøy hos Regional Brukerstøtte og Driftssenter medførte at ekstern varsling og kriseledelse ble mangelfull.

31 Alvorlig hendelse 9.juni 2015 Tiltak Sykehuspartner har igangsatt gjennomgang av rutiner knyttet til vedlikehold av kritiske, regionale komponenter Sikre gjennomføring av jevnlige beredskapsøvelser for utfall av kritiske regionale komponenter.

32 Tiltak Tiltak detaljert Gjennomgang av rutiner og prioritering ved bortfall av IKT systemer på driftssenteret. Major endringer på sentral regionalt komponenter skal ikke utføres før prosedyren er kvalitetssikret av leverandøren og skal varsles til alle HF. Innarbeide rutine for å gå igjennom worst case scenario i en risikovurdering av en Major change på sentral infrastruktur. Det skal gjøres en vurdering ift. behov for ekstra beredskap og tiltak på høytilgjengelige tjenester. Iverksette gjennomgang av tjenester som er høytilgjengelige og verifisere at redundansen fungerer i henhold til design, og sikre regelmessig testing. Gjennomføre regelmessige beredskapsøvelser med bortfall av sentrale regionale komponenter/tjenester og av IKT systemer på driftssenteret. Inkludere release, innsatsleder, regional brukerstøtte. Vurdere å sette opp redundante løsninger for driftssenteret på SDS 3

33 Status nå

34 Utvikling i rotårsakskategorier hittil i 2015 Aldrende infrastruktur Manglende Applikasjonsvedlikehold (HF/SP/Lev.) Eksterne forhold Innføring av prosjekter og tjenesteendringer Rutinesvikt og manuelle feil Stopp i dataflyt mellom systemer

35

36 Utvikling for alle foretakene (alle årsaker og foretaksspesifikke tjenester) hittil i AHUS STHF OUS SVHF: Juni: 0 hendelser Juli: 0 hendelser SIHF SØHF SSHF VVHF

37 HF Berørte tjenester hittil i 2015 (alle årsaker) Jan Feb Mars 2015 Apr Mai 2015 Juni 2015 Juli 2015 August 2015 Sept Okt Nov Des NB! HSØ, MHH og SUNHF er ikke tatt med pga lave tall Berørte tjenester hittil i 2015 (ikke sum av månedstall hvis samme tjeneste berørt i flere måneder) Andel av alle kritikalitet 1 og 2 tjenester som har vært berørt av kritiske hendelser (ref. forrige kolonne) Ahus % OUS % SIHF % SSHF % STHF % SVHF % SØHF % VVHF % Ahus har i 2015 fått hele 59% av kritikalitet 1 og 2 tjenestene berørt av hendelser. Dette underbygger at infrastrukturen på Ahus har gjennomgående aldringsutfordringer STHF har 30% av kritikalitet 1 og 2 tjenestene sine berørt. Etter oppgraderingen til DIPS ble det uforutsette problemer mellom Biztalks ADT versjon og DIPS. Flere fagsystemer med integrasjoner har opplevd problemene som hendelser. Dette vil bli forbedret ved en oppgradering planlagt nå i august. Det eksisterer fortsatt noen gamle løsninger som gir hendelser. Det er fokus på å få disse prioritert innenfor SP rine rammer. OUS er i den andre enden av skalaen, kun 7% av tjenestene har vært berørt (gamle røntgenløsninger, nettverk som byttes ut og arbeidsflate på Aker).

38 AHUS taskforce Status og plan for stabiliseringsprosjekt

39 AHUS tiltaksplan Etablere målinger på bruker ytelse Nytt fillagringssystem Flytte databaser til nye virtuelle servere. Fase ut Veritas servere Flytte tjenester til nytt integrasjonsmiljø Vurdere ytelsen på arbeidsflate etter utskiftning for se på virkning og ytterligere tiltak SP prioriterer AHUS innenfor sine rammer for ytterligere forbedringer Regionen må prioritere modernisering av AHUS. Skifte Servere arbeidsflate Juni-aug Aug-des 2016-> Nettverksomlegging

40 Gjennomførte tiltak Tiltak Beskrivelse/ Avhengigheter Forventet effekt Tids estimat Kommentar / Plan for å lukke Brukere opplever tregheter ved innlogging og bruk av applikasjoner publisert ved hjelp av Citrix. Utøke kapasitet på Terminal Servere Utført Intern sone er økt med 10 servere Sikker sone er økt med 5 servere Filserver for sikkersone håndterer i dag kritiske filtjenester og applikasjoner. Maskinvaren er utdatert og bør byttes. Utbedre ytelse og sikre stabil drift Utført Sikker og Intern filserver er migrert over til nytt redundant filsystem. Gjennomgang av ACS konfigurasjon PC-er havner på Gjestenett sporadisk PC-er holder seg på riktig nett. Mindre belastning på ACS Utført Endring på portinstillinger er utført. Man ser en betydelig minskning av authentisering. (Minsket fra til 1000 i timen.) Man opplever at færre maskiner havner på gjestenett. Indeksering av DB Unngå tregheter og stopp av Veritas Cluster Stabil drift, og unngå kritiske hendelser. Utført Databasene i Veritas Clusterene på AHUS er gjennomgått for å sikre at databaser jobber mest mulig optimalt. Måling med prober Gir grunnlag for å feilsøke på rett sted, for videre analyse Lokalisere feilkilden til tregheter, og utbedre denne Utført Målinger er ferdigstilt og overlevert til linja Jobbes med å operasjonalisere og tune målinger. Brukere får feilmeldingen «launch fail» og tregheter ved oppstart av for eksempel DIPS, Cytodose og Elas. Basert på feilsøkingen anbefales det en gjennomgang av konfigurasjonen for distribusjon av applikasjoner. Herunder RES Workspacemanager, APP-V og Citrix terminalserver. APP-V er streaming av applikasjon til klient i en egen boble. Minimalt med feilmeldinger «Launch Fail» Utført Gjennomgått alle terminalservere og nullstilt cache. Brukerstøtte har ikke registrert «launch Fail» hendelser i etterkant av tiltaket.

41 Pågående tiltak Tiltak Beskrivelse/ Avhengigheter Forventet effekt Tids estimat Kommentar / Plan for å lukke Fortsette rot årsaksanalyser av dokumenterte feilsituasjoner hvor man kommer inn i andre brukeres Citrixsesjon. I noen tilfeller opplever brukere å komme inn i forrige påloggede brukers Citrix-sesjon. Unngå å få opp andres brukeres Citrix sesjon Pågår Klargjort for å rulle ut ny driver for buypass. Resterende tastatur som fortsatt har problemer må byttes ut av TS. Biztalk Applikasjonsdrift jobber aktivt med tiltak for å stabilisere dagens biztalk versjon etter hvert som feil oppstår. Flytte tjenester til nytt regionalt integrasjonsmiljø Biztalk kjører på servere som er 7år +, OS et og sql er uten support. Bedre ytelse og mer stabil plattform. Sikre at plattformen er på supporterte versjoner Pågår Det er etablert et nytt lokalt BizTalk miljø for AHUS i sentralt datarom i SIKT. Etter hendelser i juli vil integrasjoner flyttes til nytt miljø i Q3(august) Stabiliserende tiltak: Det er bestilt ekstra server for COMpacs integrasjonen og det planlegges å flytte COMpacs integrasjonen mot slutten av august. Veritas Cluster Flytte alle databaser som ligger på Veritas Cluster over på wmware? (Med ny installasjoner av SQL og oppdatert OS) Unngå en voldsom økning av kritiske hendelser. Pågår 3-6 mnd Jobber med databaser for migrering. 31 VC servere totalt, 8 utfaset, 4 under planlegging Sikker og stabil drift

42 Planlagte tiltak Tiltak Beskrivelse/ Avhengigheter Forventet effekt Tids estimat Kommentar / Plan for å lukke RES: Gjennomgang/reetablering av eksisterende RES løsning, som ikke har blitt løst etter kritisk hendelse i Oktober 2014 RES er en løsning for desktopstyring. Verifisert RES oppsett i «normal» status August Helsesjekk RES plattformen gjennomført i uke 27 og 28. Første tiltak etter helsesjekk implementeres i uke 33 og forventes å korte ned påloggings tid til Citrix i sikker sone med sek. Utskifting av gamle servere Aldrende hardware i terminalserver -miljøet Bedre ytelse og mer stabil plattform. August Skript er ferdigstilt og klargjort for tanking av nye servere. Hostene oppgraderes til v5.5 i uke 33 og 34. Sql Det er ca 70 baser som ikke går på veritas cluster som har usupportert mssql Ny hardware som gir bedre stabilitet. Mindre hendelser, Stabil og sikker drift ved å etablere basene på nye og oppdaterte servere. Punktet lukkes når gamle blade servere er ferdig utfaset. +9 mnd Avventer videre arbeid da man prioriterer baser på Veritas cluster først.

43 Noen av de mest hendelsesrammede tjenestene i 2013/2014 status utgang juli Tjeneste Hendelser i 2014 Hendelser hittil i 2015 Utførte tiltak Ahus-Imatis 25 7 Forbedret overvåking og rutinedokumentasjon, samt utført stabiliserende tiltak infrastruktur. Oppgradering av IMATIS planlagt 2015 Ahus-Analytix 7 3 Kjente feil er rettet i applikasjonen. Feil i 2015 primært knyttet til integrasjoner med andre løsninger. Integrasjoner flyttes til nytt integrasjonsmiljø i Ahus-Delta 4 2 Ingen hendelser siden februar 2015, da kjente feil i løsningen endelig ble løst av leverandør. Ahus-Ris/Pacs 8 2 Bedre overvåking etablert og mer proaktiv drift OUS-Nettverk Nettverksomlegging pågår fortsatt. Svært omfattende prosjekt som har høy risiko for følgefeil pga kompleksitet fremdeles. OUS-Prosang 6 0 Etter omfattende feilretting i første halvdel av 2014, og ytterligere sikringstiltak sent i 2014 har det ikke vært kritiske hendelser hittil i 2015.

44 Tjeneste Noen av de mest hendelsesrammede tjenestene i 2013/2014 status utgang juli OUS- Sectra RIS/PACS Hendelser i 2014 Hendelser hittil i 2015 Utførte tiltak 25 7 Etter ferdigstilling utfasing av Agfa-RIS/PACS i april (med mange hendelser som følge av problemer i utfasingsprosjektet (serverkloning), har det ikke vært kritiske hendelser med Sectra-RIS/PACS. SIHF-Nettverk 5 3 Lite feil etter nettverksomlegging i slutten av av hendelsene i 2015 skyldtes linjebrudd i Eidsivas nett. SIHF-RIS/PACS 6 1 Ingen hendelser siden januar 2015, skyldes primært svært proaktiv drift, for løsningen er gammel og sårbar og skal erstattes av regionalt system. SIHF-Telefoni 7 2 Kun 2 hendelser i 2015 (juni og juli). Begge skyldtes sårbar hardware pga. alder. Utskifting avventer Telenors teknologiskifte. STHF-Flexlab 18 5 Etter oppgradering i mars 2015, kun en hendelse som har berørt Flexlab STHF-RIS/PACS 10 4 Etter endring av driftsrutiner i slutten av 2014 har det vært reduksjon. De siste hendelsene (2 i mai) skyldtes endringer i DIPS-konfigurering, som skapte køer i utgående meldinger fra RIS/PACS til DIPS. SØHF-Nettverk 7 4 Forbedret overvåking av SØHF-nettverket er etablert. Alle 4 hendelsene i 2015 er knyttet til eksterne årsaker, som strømforsyning (3 stk) eller fiberbrudd hos ekstern leverandør (1 stk). Hendelsene rammet primært enkeltlokasjoner.

45 De mest berørte tjenester ift. kritiske hendelser danner grunnlag for prioritering av forbedringstiltak (status pr. juli 2015) Tjeneste Ant. 1A/2A Kommentar hendelser i 2015 Nettverk 19 NB! Dette dekker ulike foretaks nettverk og omfatter også eksterne årsaker (linjebrudd/strømbrudd/etc.) SØHF- Regional LIMS-Std AHUS- ComPACS- Std OUS-Hf Arbeidsflat e-øst 16 Kjent feil på printerløsning. Prosjekt og leverandør er på saken. Ressurskrevende workarounds for SP. Treghet i løsningen. Prosjekt leder taskforce. 16 Hyppige problemer med kommunikasjonen med DIPS og andre løsn. Årsaker ofte relatert til gammel integrasjonsplattform og gammelt Databasecluster 12 Lite ensartet feilbilde (Citrix på Aker, filområder, lokale nettverksdropp/kantnettproblemer) Tiltak De tilfellene som skyldes feil på gammelt nettverksutstyr rettes ved fortløpende utskifting. Det pågår et arbeid med konsolidering av software på nettverkskomponenter. Like viktig er «Kjernenett fase 2» som innebærer modernisering og robustifisering av flere lokasjoners tilknytning til kjernenettet (pågår hele 2015 og inn i 2016). Total nettverksomlegging pågår på OUS og har nettopp startet på Ahus, som de 2 siste foretakene i regionen. Pågående Task Force i regi av prosjektet for å løse feilene, der oppgavene i stor grad utføres av Sykehuspartner-ressurser. Pågår arbeid for å f lytte integrasjoner til ny integrasjonsplattform, samt oppgradere Compacs. Oppdatering av arbeidsflaten for alle OUS-brukere til Win 7 pågår, kapasitet i Aker Citrix er økt, nettverksomlegging pågår, filområdemigrering fullført.

46 Forts.. Tjeneste Ant. Kommentar 1A/2A hendelser i NB! Dette dekker telefoni for flere foretak og omfatter også eksterne årsaker (linjebrudd/strømbrudd/etc.) HR-ERP 10 Ulike problemstillinger (rammer primært Ahus og SØHF). Hovedsakelig stopp i dataflyten i løsningen som er en utfordring. Felles- Telefoni- Standard OUS-Dipsstd SSHF-Dips- Std 10 Oppsamling av ulike problemer som gir utslag for DIPS brukere. Kan være integrasjoner, filområder, nettverk o.l Tiltak Kontinuerlig fokus på utskifting av defekt utstyr etter hvert som det svikter (hardwarefeil/gml. komponenter som er sårbare for strømbrudd). Utbedret dokumentasjon av alle aspekter ved dataflyten i løsningen pågår. Denne skal benyttes til å løse feil raskere, og forhindre feil. Justering av overvåking i løsningens administrasjonsverktøry Arena-tregheter avhjelpes med oppgraderinger av DIPS som pågår løpende. Flere av de andre årsakene adresseres gjennom tiltaken som er listet opp for nettverk, og OUS_Hf Arbeidsflate- Øst. 9 Som over. Eventuelle applikasjonsspesifikke feil avhjelpes med oppgraderinger av DIPS som pågår løpende. AHUS- Citrix Arbeidsflat e-øst M/office VVHF-Dips- Std 9 Lite ensartet feilbilde. Mangefasettert tjeneste som berører mange andre tjenester. Feil i tjenesten berører potensielt svært stor andel av tjenestene på Ahus. Har fokus i Ahus taskforce 8 Som over., Applikasjonsspesifikke feil avhjelpes med oppgraderinger av DIPS som pågår løpende.. AHUS- Metavision -Std 8 Kroniske feil knyttet til problemer med gammel databaseclusterløsning. Har fokus i Ahus Taskforce.

47 Omfattende modernisering er nødvendig (utover SPs rammer) Modernisering pågår gjennom IMP og DF Løsninger under stabilisering Driftsteam Problem-prosess Releasevinduer Årsplaner for oppgradering og proaktivt vedlikehold Effektiv bruk av begrensede investeringsmidler Ledelsesfokus og rapportering

48 Ledelsesmessige tiltak Assisterende direktør IKT Tjenester Produksjon fra Merethe Austgulen Hovedfokus på ledelse av «produksjonsapparatet» Levere tjenester (drift og forvaltning i hht avtaler) Nye og endrede tjenester (leveranser) Forbedringer av prosesser i produksjonsapparatet Tre avdelingsledere Stig Nydal, Thor Lunde og Frode Steen går ut full tid i arbeid med eksternt partnerskap Fungerende avdelingslederne har full fokus på å levere tjenester Styrking av rapportering og oppfølging av produksjonen

49 Saksframlegg Saksgang: Styre Møtedato Styret Sykehuspartner HF 26. august 2015 SAK NR TILTREDELSE ADM. DIREKTØR Forslag til vedtak: Mariann Hornnes tiltrer i rollen som adm. direktør for Sykehuspartner HF. Drammen, 19. august 2015 Ole Johan Kvan Konstituert daglig leder Side 1 av 1

50 Saksframlegg Saksgang: Styre Møtedato Styret Sykehuspartner HF 26. august 2015 SAK NR ÅRSPLAN 2015 Forslag til vedtak: Årsplan 2015 for styret tas til orientering. Drammen, 19. august 2015 Ole Johan Kvan Konstituert daglig leder Side 1 av 3

51 Årsplan styret i Sykehuspartner HF Møtedato Vedtakssaker Orienteringssaker Temasaker 16. februar Protokoll fra Foretaksmøtet 9. og 12. februar Virksomhetsplan 2015 Resultatrapport pr. januar 2015 Fullmaktstruktur Prosess ansettelse adm. direktør Budsjett 2015 inkl. investeringsbudsjett Møteplan 2. halvår 19. mars Resultatrapport pr. februar 2015 Virksomhetsplan 2015 Investeringsbudsjett 13. mai Virksomhetsrapport pr. 1. tertial 2015 ØLP Avtaler HR-system Orientering om prosess vedr. ansettelse adm.direktør 19. mai Ansettelse av adm. direktør Årsplan 2015 Status nytt Østfoldsykehus Status avtale IKT infrastruktur Årsregnskap 2014 Forutsetninger ØLP Leasing periferiutstyr Årsplan 2015 Status nytt Østfoldsykehus Status avtale IKT infrastruktur Status nytt Østfoldsykehus Status avtale IKT infrastruktur Status kundefunksjon og styrking av kundedialog 22. juni Protokoll fra Foretaksmøtet 18. juni 2015 Resultatrapport pr. mai 2015 ØLP Nye retningslinjer for lønn og annen godtgjørelse til ledende ansette i foretak og selskaper med statlig eierandel Finansiell Lease Møteplan 2016 Intern revisjon etablering av Sykehuspartner som eget HF Status nytt Østfoldsykehus Status avtale IKT infrastruktur Side 2 av 3

52 26. august Resultatrapport pr. juli 2015 Status Sikker og stabil drift IKT-tjenester 30. september Virksomhetsrapport pr. 2. tertial oktober Resultatrapport pr. september november 18. desember Resultatrapport pr. oktober 2015 Resultatrapport pr. november 2015 Budsjett 2016 Budsjett 2016 Sykehuspartners arbeid med Eksternt partnerskap Orientering om SIAM i Sykehuspartner Budsjett 2016 Sykehuspartners arbeid med Eksternt partnerskap Tema xx Status nytt Østfoldsykehus Sykehuspartners arbeid med Eksternt partnerskap Tema xx Sykehuspartners arbeid med Eksternt partnerskap Tema xx Sykehuspartners arbeid med Eksternt partnerskap Tema xx Side 3 av 3