Resultatrapport. Sykehuspartner HF

Transkript

1 Resultatrapport Sykehuspartner HF September 2015

2 1 Sammendrag Økonomi og kostnadseffektivitet Måleindikator Resultat Budsjett Akk.resultat Akk.budsjett Trend Regnskapsresultat mot budsjett Driftsinvesteringer Måleindikator Baseline Mål August September Trend Andel interne prosjektressurser i Digital Fornying / PNØ 43 % 55 % 40% 46% Produserte lønns-/trekkoppgaver pr lønnsmedarbeider Tjenesteleveranser Måleindikator Baseline Mål August September Trend Kritiske driftshendelser IKT Månedsverk levert til Digital Fornying / PNØ Leverte mot bestilte prosjektressurser totalt 93 % 95 % 92% 100% Tjenesteendringer Leveransepresisjon Forsyningssenteret 96,6 % 96 % 96,9% 91,5% SLA brudd HR, Økonomi og Regnskap (A-/ B-saker) 0 % / 1 % - 0 % / 1 % 0 % / 1,2 % Kundetilfredshet Måleindikator Baseline Mål August September Trend Kundetilfredshetsindikator 76,7 % 80 % 73,5% 74,6 % Brukertilfredshet i Temperaturmålingen 70 % 75 % 78,1% 76,8 % Medarbeidere Måleindikator Baseline Mål August September Trend Bemanningsutvikling Akkumulert turnover siste 12 måneder 6,9 % - 8,3% 8% Sykefravær 5,1 % 5,0 % 4,6% 4,1% Økonomi Resultat pr. september for Sykehuspartner HF inkludert forsyningssenteret viser et akkumulert resultat på 35,2 MNOK som er 12 MNOK over budsjett. Forsyningssenteret har et negativt resultatavvik på ca. 4 MNOK akkumulert pr. september. Det er i september aktivert datasenterkostnader som har en akkumulert effekt på 10 MNOK som kommer isolert denne måneden. Årseffekten av dette er ca. 15 MNOK som er basiskostnader og vil ikke bli fakturert ut til HF i Driftsinvesteringer er i henhold til plan, men samtidig er det innført strenge restriksjoner for videre bruk for i størst mulig grad å frigjøre midler for å kunne dekke inn en true up fra Microsoft. Basert på resultat for september forventes Sykehuspartner å levere et resultat på budsjett i Resultatrisiko i 3. tertial er i all hovedsak knyttet opp mot resultatet av en eventuell true up på Microsoft avtalen, nivå på salg av timer til prosjekter og RHF sine forhandlinger med SØ HF vedrørende utestående fordringer. Tjenesteleveranser Prosjektleveranser I september har Sykehuspartner levert 100% av bestilte ressurser til Digital fornying (DF) og SØK/PNØ. 46% av ressursene levert til DF var fra Sykehuspartner, en andel som gjenspeiler årets trend. Denne måneden har Sykehuspartner ressurser bidratt til å levere viktige milepæler i prosjekter. Blant annet ble prosjektet for å legge over alle brukere ved SIHF til Helse Sør-Øst standard IKT-plattform ferdigstilt, Sykehuset i Vestfold tok i bruk den regionale økonomi og logistikkløsningen og Sykehuspartner HF 1

3 oppgradering av alle helseforetakene til felles DIPS versjoner ble ferdigstilt med leveransene til Sunnaas og Martine Hansen i Bærum. Sykehuspartner har bidratt med solid innsats inn i PNØ og det legges ned stor innsats knyttet til klientomlegging på OUS. Driftsleveranser Det har vært spesielt stort fokus på å utvikle kompetanse for drift og forvaltning av nye løsninger ved SØHF. Det jobbes godt i mottaksorganisasjonen med driften av de nye løsningene. De er levert med en del restanser noe som vanskeliggjør driften og gjør den mer krevende. Det jobbes tett med PNØ og SØ for å sikre stabil drift og trygg idriftsettelse ved KIB2. Løpende drift og forvaltning for den samlede tjenesteporteføljen utføres hovedsakelig iht. avtalte tjenestebeskrivelser og med tilfredsstillende kvalitet. For avvikende leveranser har Sykehuspartner høyt fokus på å følge opp iverksatte forbedringstiltak. Drift av HSØ forsyningssenter oppleves av kunder som stabil og sikker til tross for at leveransepresisjon i september var litt under målkravet på 96% (91,5%). Regionale HR-tjenester forvaltes med en høy grad av stabilitet og forutsigbarhet og det er i rapporteringsperioden ikke registrert kritiske avvik. Årets sentrale lønnsoppgjør ble effektuert i september, med gode tilbakemeldinger fra foretakene. Produktiviteten for lønns- og refusjonstjenestene fortsetter å øke iht. plan. For de aller fleste administrative og kliniske systemløsninger er driften stabil men det utfordres av et fortsatt høyt aktivitetsnivå. Kritiske hendelser har økt i september til 45 (vs. 32 i august) og er tilbake til gjennomsnitt nivå for 2015 hittil i år (45,7). Antall tjenesteendringer er fremdeles høyt til tross for at de leveres iht. avtalt kapasitet. I september leverte SP mer enn budsjettert på tjenesteendringer. Når det gjelder IKT-utstyr har gjennomsnittlig leveringstid blitt nesten halvert i september ift. august med 19,5 leveringsdager. Brukerstøtte HR og IKT leverer iht. avtale samtidig som det fokuseres på å redusere antall innkommende henvendelser: Hittil i år minus 29% i antall henvendelser for HR brukerstøtte. Rådgivningsleveranser Våre rådgivningstjenester som støtter HSØ sitt «Tilgjengelighetsprosjekt» oppnådde gode resultater i september med ca. 20% reduksjon på gjennomsnittlig ventetid ift. september Kundetilfredshet Kundetilfredshet knyttet til leveransepresisjon på tjenester innenfor HR, økonomi og innkjøp og logistikk er stabilt god. Det samme gjelder leveranser fra og samarbeid med prosjektene levert av Sykehuspartner. Tilfredsheten med hensyn til IKT drift og forvaltning har økt noe siden august og mange av foretakene melder nå om stabil drift. Helseforetakene opplever fortsatt store utfordringer med leveranser av nye og endrede lokale tjenester for administrative og kliniske systemløsninger. Når det gjelder leveranser av IKT-utstyr, er tilfredsheten fremdeles lav. Gjennomsnittet for brukertilfredsheten på innsendte saker til brukerstøtte i september ligger i underkant av 80%. Sykehuspartner arbeider langsiktig med styrking av prosesser og datakvalitet for innhenting av tilbakemeldinger både på kunde- og brukernivå samt å benytte disse til identifikasjon og gjennomføring av tiltak. Dette vil bli fulgt opp systematisk. Medarbeidere Bemanningssituasjonen er stabil og iht. forventninger. Bemanningsutviklingen er litt lavere enn planlagt, men økt rekruttering i høst viser at vi snart er i hht. budsjett. Sykehuspartner HF 2

4 Akkumulert turnover går litt ned i september. Analyser viser at turnover er spredt utover ulike VO og avdelinger, med noen flere i HRØR. Der har dette vært en ønsket turnover. Sykefravær i september er på 4,1 % og 1% poeng lavere enn i september Sykefravær hittil i år (5,08 %) er på samme nivå som sykefraværet i Det vurderes foreløpig at det ikke er behov for ytterligere tiltak i f.h.t allerede igangsatte tiltak. Sykehuspartner HF 3

5 2 Økonomi Inntektene hittil i år er ca. 6,7 MNOK høyere enn budsjettert. Den positive utviklingen på salg av konsulenttimer fortsetter i september, men akkumulert er avviket negativt hovedsakelig grunnet lavere salg av timer i sommer enn forventet. Positivt avvik på salg av periferiutstyr er hovedsakelig grunnet økt salg til PNØ. Forsyningssenteret har et positivt inntektsavvik på 4,3 MNOK grunnet økt aktivitet. Totale kostnader er hittil i år 24 MNOK lavere enn budsjettert. Lavere personal- og avskrivningskostnader er hovedårsaken til kostnadsavviket. Pr. september har Sykehuspartner ca. 77 årsverk færre enn budsjettert, man styrer inn mot revidert stillingsbudsjett Avskrivningskostnader er over budsjettet i september på grunn av aktivering av nytt datasenter. Akkumulert er avskrivningskostnader ca. 34 MNOK lavere enn budsjettert. Dette forklares av forsinkelser i idriftsettelse av prosjekter fra Digital Fornying. Det negative avviket på service og vedlikeholdskostnader er stort sett stabilt ift. august. Volumvekst knyttet til Atea-avtaler på 17 MNOK pr. september kompenseres av positive avvik på enkelte kundestyrteavtaler. Andre driftskostnader har et mindre negativt avvik i september grunnet risikoavsetning på tap på fordringer i forbindelse med stor utestående fordringsmasse mot SØHF. Sykehuspartner HF 4

6 Økonomiske nøkkeltall Rød linje viser budsjett. Sykehuspartner HF 5

7 3 Tjenesteleveranser 3.1 Prosjektleveranser i Digital fornying og SØK/PNØ I september har Sykehuspartner ressurser bidratt til å levere viktige milepæler i prosjekter styrt av RHF: - Prøvedrift Operasjon Kalnes ble produksjonssatt 20. september og to av de ni operasjonsstuene ble tatt i bruk. En viktig milepæl på veien til KIB2. - Alle brukere ved SIHF ble lagt over til Helse Sør-Øst standard IKT-plattform - Foreløpige kravspesifikasjonen til strategisk partnerskap (ISOS) ble ferdigstilt i SPIIS prosjektet og oversendt leverandørene. - Klientomleggingsprosjektet har rullet ut ca stasjonære klienter (ca. 11%) på OUS iht. plan. - Prosjektet Interaktiv henvisning og rekvirering (IHR) - Fase 1 i programmet Regional klinisk løsning har startet formell overføring til Sykehuspartner og regional forvaltning - Programmet Virksomhetsstyring (VIS) fortsetter utrullingen av den regionale økonomi og logistikkløsningen. Sykehuset i Vestfold (SVHF) tok i bruk løsningen første september, som tredje foretak i regionen. - Oppgradering av alle helseforetakene til felles DIPS versjoner ble avsluttet med leveransene til Sunnaas og Martine Hansen i Bærum. Arbeidet er gjennomført blant annet for å møte myndighetenes krav i Pasientrettighetsloven. Oppgraderingene ble levert en uke før plan. Oppgraderingen anses som vellykket, og det rapporteres om få feil i etterkant. Ressursstatus Digital fornying og SØK/PNØ vs. andre prosjekter ved utgangen av september (i månedsverk) Ressurstilgangen til Digital fornying og SØK/PNØ er samlet sett tilfredsstillende, samtlige programmer melder grønt på ressurser. RKL mangler fortsatt ressurser fra Sykehuspartner forvaltning og fra HF til prosjektet Regional LAB. Tilgang på forvaltningsressurser fra SP vil være en utfordring fram til LAB PNØ/SØ LAB Fase 3 kan begynne å frigjøre ressurser med spisskompetanse fra prosjektet. Totalt ble det bestilt 380 FTE til prosjektgjennomføring i september og antall FTE som ble levert var 380. I september var 46 % av ressursene som leverte timer inn i Digital fornying Sykehuspartnerressurser. Dette er en økning fra august og tilsvarende nivået i første halvår. Sykehuspartner HF 6

8 Kvaliteten på ressursbestillingene ut 2015 er nå god og estimater for 2016 er også betydelig forbedret siden forrige rapportering. 3.2 Driftsleveranser Tjenesteområdet innkjøp og logistikk Drift av HSØ forsyningssenter oppleves av kunder som stabil og sikker til tross for at leveransepresisjon i september er litt under målkravet på 96% (91,5%). Det har vært flere mindre hendelser knyttet til IKT-system og lageroperasjon som har ført til mindre forsinkelser på 1-2 timer. Sykehuspartner følger opp at hendelser håndteres slik at leveringspresisjon blir iht. avtalt kvalitet. For anskaffelser er det ingen kritiske avvik. 23 av 25 pågående anskaffelsesprosjekter har fremdrift i henhold til plan, herunder store prosjekter som strategisk partnerskap og kjøp av radiologitjenester. Forvaltning av grunndata (Master Data Management) har i 2. tertial etablert grunndatatjenesten på et stabilt nivå med leveranser til alle helseforetak og en utvidet leveranse til de helseforetak som har ibruktatt regionalt ERP-system. HR- tjenester Regionale HR-tjenester forvaltes med en høy grad av stabilitet og forutsigbarhet og det er i rapporteringsperioden ikke registrert kritiske avvik. Årets sentrale lønnsoppgjør ble effektuert i september, med gode tilbakemeldinger fra foretakene. Når det gjelder effektivisering av de etablerte lønns- og refusjonstjenestene fortsetter medarbeidernes produktivitet å øke i september med 955 lønn- og trekkoppgaver produsert pr. medarbeider. Målet på 970 for 2015 vil mest sannsynlig nås før utgangen av desember. Tjenesteområdet IKT-systemløsninger Drift og forvaltning Regional økonomi og logistikkløsning som leveres til tre helseforetak er stabil. Etter første driftsmåned i produksjon på Sykehus i Vestfold er leveransene som forventet og både foretaket og forvaltningen i SP er svært fornøyd med utviklingen. Det har ikke vært kritiske hendelser i rapporteringsperioden. For de aller fleste administrative og kliniske systemløsninger ble løpende drift og forvaltning utført iht. avtalte tjenestebeskrivelser og med tilfredsstillende kvalitet. Det leveres fortsatt ekstra drift- og forvaltningsinnsats for å sikre stabilitet til systemer på SØHF etter KIB1. Parallelt er det mottatt nye tjenester og gjennomført store oppgraderinger i henhold til plan kommunisert med HF og RHF. Imidlertid har det vært utfordringer med stabiliteten på noen av de administrative og kliniske systemløsningene i samme periode, med en økning av antall kritiske hendelser. Samtidig er leveranseloggen for tjenesteendringer knyttet til de ovennevnte systemene fortsatt høy, til tross for at endringene leveres iht. avtalt kapasitet. Sykehuspartner HF 7

9 Utvikling i tjenesteendringer for IKT-tjenester i tilbud- og gjennomføringsfase Tjenesteendringer i Sykehuspartner defineres som fakturerbare leveranser som bestilles av kunden i tillegg til årlig avtale og som krever et godkjent tilbud før leveranse iverksettes. Situasjonen ved utgangen av september er tilnærmet uendret fra situasjonen i august. Antallet tjenesteendringer er fremdeles høyt med en økning på 21 fra utgangen av august (omlag 3 %). Ca. 40 % av de avtalte leveransene er i tilbudsfasen og 60 % er i gjennomføringsfasen ved utgangen av september. Dette gjenspeiler stort sett en status quo på vår leveransekapasitet som er i henhold til budsjett. Igangsatt arbeid med leveranseplanlegging, prioriteringsmekanismer, konsolidering og sanering, samt forbedret leveransestyring i Sykehuspartner har fortsatt gjennom september måned, men er avhengig av regionens planleggingsarbeid. Effekten av disse initiativene vil kunne forventes å øke gradvis i 2016, men i hovedsak i 2017, gitt at omforent leveranseplan i regionen blir etablert. Utvikling av kritiske hendelser Antall kritiske hendelser i september har økt i forhold til august 2015 og andelen som ble løst innenfor målsatt løsningstid ble litt lavere enn i august for 1A hendelser (50% vs. 54%) og stabil for 2A hendelser (40%). Disse resultatene må bl.a. sees i sammenheng med fortsatt økende endringsvolum. Fra august til september 2015 har det vært en økning på 11% på opprettelse av endringer, og hele 46% økning på lukking av endringer. I forhold til samme måned i fjor er det en økning på 25% på opprettelse av endringer og på 45% på lukking av endringer. Sykehuspartner HF 8

10 AHUS, OUS og SVHF har fallende trendkurve på antall kritiske hendelser hittil i Resterende foretak har tilnærmet flat eller svakt stigende trendkurve. SØHF har sterkest stigende tendens av alle HF hittil i 2015, og i september har Regional LIMS-tjenesten stått for 33% av de kritiske hendelsene for SØHF. OUS og SØHF har flest lukkede endringer i september, og har et endringsvolum som fortsatt ligger langt over de andre foretakene, med unntak av Sykehuspartner (som står som endringseier på regionale tjenester). IKT-utstyrsforvaltning Utvikling av bestilling og utplassering av IKT-utstyr Bestilt Utplassert Leveringstiden har nesten blitt halvert i september ift. august, med i snitt 19,5 leveringsdager. Det utplasseres mer enn antall innkomne bestillinger. På grunn av at eldre bestillinger som var på vent iverksettes nå, dras imidlertid leveringstiden noe opp. Parallelt gir etableringen av finansiell lease en mulighet for større innkjøp til lager, noe som gir en raskere ekspedering av alle ordre og en redusert leveringstid ut til sluttbruker. Support IKT-brukerstøtte har i september mottatt over henvendelser på telefon og via Min Sykehuspartner. På telefonen har vi en svarprosent på 83% besvart innenfor 60 sekunder og en løsningsgrad i første linje på 80% innenfor generelle brukerstøtte, 24/7 og klinisk brukerstøtte. Parallelt jobbes det aktivt med å redusere behovet for å kontakte HR-brukerstøtte gjennom kundefokus og målrettede tiltak. Hittil i år er antall henvendelser til HR-brukerstøtte blitt redusert med 29 % pr. september (mål 2015: 30%). 3.3 Rådgivningsleveranser Virksomhetsområdet HR, Økonomi og regnskap har gjennom Rådgivningstjenester viktige bidrag inn i HSØ sitt «Tilgjengelighetsprosjekt», der formålet er å øke effektiviteten i pasientflyten gjennom bedre utnyttelse av ressursene og kortere ventetid. Sykehuspartner HF 9

11 Prosjektet er pr. september engasjert i 12 poliklinikker. I perioden september 2014 til september 2015 er antall ventedager redusert med 3,2 millioner. Gjennomsnittlig ventetid er i samme periode redusert fra 108 til 87 dager, og antall ventende pasienter fra til Sykehuspartner HF 10

12 4 Kundetilfredshet 4.1 Kundetilfredshet Følgende tabell illustrerer kundetilfredshet per september 2015, for hvert foretak innenfor 9 ulike dimensjoner. Tabellen benytter en enkel trafikklysvurdering for å illustrere tilfredsheten (rød=lite fornøyd, gul= middels fornøyd, grønn=fornøyd). Kundene er i likhet med forrige måned svært godt fornøyd med Prosjekttjenester, HR-tjenester og Innkjøp og Logistikk. Flere HF trekker frem enkelte prosjektleveranser som spesielt positive. Dette gjelder blant annet DIPS-oppgradering på STHF og Betanien, og e-resept på VVHF. I tillegg rapporter mange av helseforetakene stabil drift og godt samarbeid med lokale SP ressurser. Ahus rapporterer fortsatt betydelig bekymring i forhold til IKT Drift og Forvaltning. I all hovedsak dreier dette seg om konsekvensene av en aldrende infrastruktur. En rekke tiltak er implementert for å styrke sikker og stabil drift på Ahus, og effekten vises blant annet gjennom redusert påloggingstid. Sykehuspartner har stort fokus på å avverge og rette kritiske feil for alle foretak. Helseforetakene opplever fortsatt store utfordringer med leveranser av nye og endrede lokale tjenester for administrative og kliniske systemløsninger. Utfordringene består hovedsakelig av avvik mellom HF ets behov (områdeplan) og Sykehuspartner sin kapasitet; leveranser som blir utsatt samt bestillinger som ikke blir prioritert i henhold til foretakets forventninger. Tilfredsheten for dette området viser foreløpig få tegn til bedring når 2015 ses under ett. Mange av foretakene rapporterer fremdeles vanskeligheter knyttet til IKT-utstyrsforvaltning innenfor området IKT-service. Utviklingen er uendret fra forrige rapport, men trenden totalt for 2015 viser betydelig redusert tilfredshet på dette området. Imidlertid har IKT-service arbeidet med å forbedre leveringsinformasjon til kunden. Det sendes ukentlige rapporter til alle foretak på leveransestatus som innebærer en oversikt over saker som er lukket, saker som står på vent og hvilke saker som ligger til utlevering. Sykehuspartner HF 11

13 4.2 Brukertilfredshet / temperaturmåling Figuren nedenfor illustrerer tilbakemeldinger fra brukerne etter at henvendelsene deres har blitt behandlet hos Brukerstøtte HR, IKT-service eller IKT-tjenester for tidsperioden september Andel som svarer ja på spørsmålet Er du totalt sett fornøyd med håndtering av henvendelsen din? Fra 1. september ble utvalget som danner grunnlaget for temperaturmålingen endret til å omfatte alle henvendelser til brukerstøtte, inkludert henvendelser som blir løst direkte på telefon. Årsaken til denne endringen er at vi nå måler et riktig totalbilde av tilfredsheten for alle brukerhenvendelser til Sykehuspartner. Totalt vektet gjennomsnitt for brukertilfredshet på innsendte saker til Brukerstøtte HR, IKT-service og IKT-tjenester ligger per september på 77%. Sykehuspartner HF 12

14 5 Medarbeidere Bemanningssituasjonen er stabil. Sykehuspartner HF 13