Steinar Marthinsen, Bjørn Erikstein, Marianne Johnsen, Morten Lang-Ree, Nanette Loennechen, Tatjana Schanche, Joachim Thode

Transkript

1 SAKSLISTE Møte: Styret, Sykehuspartner Dato: 30. september 2015 kl 09:00 14:00 Sted: Møterom Livshjulet Skøyen Til: Steinar Marthinsen, Bjørn Erikstein, Marianne Johnsen, Morten Lang-Ree, Nanette Loennechen, Tatjana Schanche, Joachim Thode Godkjenning av innkalling og saksliste Beslutningssaker Sak nr Sakstittel Merknad Godkjenning av protokoll fra styremøte 26. august Virksomhetsrapport pr. 2. tertial 2015 Vedlegg u.off Utvidelse av leasing ramme for Bruk av finansiell leasing til dekning av behov innen lagring og periferiutstyr i perioden Orienteringssaker Sak nr Sakstittel Merknad Årsplan Målstyringsprosess Status Sykehuspartners arbeid med Eksternt partnerskap U.off I møtet Andre orienteringer Styreleder orienterer Orienteringer fra adm. direktør Eventuelt Skøyen, 23. september 2015 Steinar Marthinsen Styreleder Side 1 av 1

2 Saksframlegg Saksgang: Styre Møtedato Styret Sykehuspartner HF 30. september 2015 SAK NR GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA STYREMØTE 26. AUGUST 2015 Forslag til vedtak: Protokoll fra styremøte 26. august 2015 godkjennes. Skøyen, 23. september 2015 Mariann Hornnes Adm. direktør Side 1 av 1

3 Møteprotokoll Styre: Sykehuspartner HF Møtested: Sykehuspartner Skøyen Dato: 26. august 2015 Tidspunkt: Følgende medlemmer møtte: Steinar Marthinsen Bjørn Erikstein Marianne Johnsen Morten Lang Ree Nanette Loennechen Tatjana Schanche Terje Aurdal Leder Nestleder Ansattes representant Ansattes representant Ansattes representant vara for Joachim Thode Forfall: Følgende fra administrasjonen var til stede i hele eller deler av møtet: Adm. direktør Mariann Hornnes, konst. daglig leder Ole Johan Kvan, konst. økonomidirektør Nils Piene, direktør IKT-tjenester Ingvild Berlin Kalleberg, kommunikasjonssjef Trude Julie Dommerud og rådgiver Mette Bustad Thordén (referent) Konstituering: Innkalling og saksliste ble godkjent. Sakene ble behandlet i følgende rekkefølge: Sak , , , , , temasaker Side 1 av 4

4 SAK GODKJENNING AV PROTKOLL FRA STYREMØTE 22. JUNI 2015 Styrets enstemmige V E D T A K: Protokoll fra styremøte 22. juni 2015 godkjennes. SAK RESULTATRAPPORT PR. JUNI/JULI 2015 Administrasjonen legger frem resultatrapport for juni/juli Styrets enstemmige V E D T A K: Styret tar resultatrapport pr. juni/juli 2015 til etterretning. Styret ber om å få en orientering om videre utvikling av kundetilfredshetsrapporten/brukerundersøkelser i styremøte 30. september 2015 Styret ber adm. direktør komme tilbake med en grundigere analyse av turnover og sykefravær Styret ber adm. direktør komme tilbake til håndtering av forventningsstyring på tjenesteendringer og nødvendige avklaringer om prinsipper og opplegg. SAK STATUS SIKKER OG STABIL DRIFT IKT-TJENESTER Administrasjonen legger frem oppfølgingssak om status sikker og stabil drift IKTtjenester. Styrets enstemmige V E D T A K: Styret tar saken til orientering. Styret ber om å få tilbake en egen sak knyttet til utfordringene på Akershus universitetssykehus HF Styret understeker viktigheten at Sykehuspartner har fokus på sikker og stabil drift Side 2 av 4

5 SAK TILTREDELSE ADM. DIREKTØR Styrets enstemmige V E D T A K: Mariann Hornnes tiltrer i rollen som adm. direktør for Sykehuspartner HF. SAK ÅRSPLAN 2015 Styrets enstemmige V E D T A K: Styret tar årsplan 2015 til orientering. TEMASAKER: Sykehuspartners arbeid med Eksternt partnerskap orientering om SIAM i Sykehuspartner HF Budsjett 2016 KONST. DAGLIG LEDER ORIENTERER Konst. daglig leder Ole Johan Kvan orienterte om: Utvidet kontroll fra Riksrevisjonen Styret ønsker orientering om fremdriften i dette arbeidet. STYRELEDER ORIENTERER Styreleder Steinar Marthinsen orienterte om: Etablering av nasjonalt selskap for innkjøp Side 3 av 4

6 Skøyen, 26. august 2015 Steinar Marthinsen Leder Bjørn Erikstein nestleder Marianne Johnsen Morten Lang Ree Nanette Loennechen Terje Aurdal for Joachim Thode Tatjana Schanche Side 4 av 4

7 Saksframlegg Saksgang: Styre Møtedato Styret Sykehuspartner HF 30. september 2015 SAK NR TERTIALRAPPORT PR. 2. TERTIAL 2015 Forslag til vedtak: Styret tar tertialrapport for 2. tertial 2015 til etterretning. Skøyen, 23. september 2015 Mariann Hornnes Adm. direktør Side 1 av 1

8 Tertialrapport 2.tertial 2015 Tertialrapport Sykehuspartner HF 2. tertial 2015 Sykehuspartner HF 0

9 Tertialrapport 2.tertial 2015 Innholdsfortegnelse 1 Sammendrag Økonomi Tjenesteleveranser Prosjektleveranser Driftsleveranser Rådgivningsleveranser Kundetilfredshet Kundetilfredshet Brukertilfredshet / temperaturmåling Bruker- og lederundersøkelsen Medarbeidere Måloppnåelse Risikovurdering Risikoområder Risikovurdering Risikostyring og tiltak Sykehuspartner HF 0

10 Tertialrapport 2.tertial Sammendrag Tallmateriale og vurderinger av økonomi, tjenesteleveranser, kundetilfredshet og medarbeidere er oppdatert pr august Økonomi og kostnadseffektivitet Måleindikator Resultat Budsjett Akk.resultat Akk.budsjett Trend Regnskapsresultat mot budsjett Driftsinvesteringer Måleindikator Baseline Mål Juni/juli August Trend Andel interne prosjektressurser i Digital Fornying / PNØ 43 % 55 % 43%/43% 40% Produserte lønns-/trekkoppgaver pr lønnsmedarbeider Tjenesteleveranser Måleindikator Baseline Mål Juni/Juli August Trend Kritiske driftshendelser IKT 34-61/25 32 Månedsverk levert til Digital Fornying / PNØ / Leverte mot bestilte prosjektressurser totalt 93 % 95 % 96%/67% 92% Tjenesteendringer / Leveransepresisjon Forsyningssenteret 96,6 % 96 % 93,6/95,8% 96,9% SLA brudd HR, Økonomi og Regnskap (A-/ B-saker) 0 % / 1 % - 0%/1% 0%/1% Kundetilfredshet Måleindikator Baseline Mål Juni/Juli August Trend Kundetilfredshetsindikator 76,7 % 80 % 75,4%/ - 73,5% Brukertilfredshet i Temperaturmålingen 70 % 75 % 71,5/79,1% 78,1% Medarbeidere Måleindikator Baseline Mål Juni/Juli August Trend Bemanningsutvikling / Akkumulert turnover siste 12 måneder 6,9 % - 8%/8% 8,3% Sykefravær 5,1 % 5,0 % 4,9 %/ - 4,6% Økonomi Resultat 2. tertial viser et akkumulert resultat på 28,2 MNOK som er 8 MNOK over budsjett. Akkumulerte inntekter fra salg av prosjekttimer er ca. 6 MNOK lavere enn budsjettert nivå i 2. tertial. Dette skyldes lavere salg av timer i juli enn forventet. Det er forventet at budsjettavvik på salg av konsulenttimer, hovedsakelig knyttet til tjenesteendringer, vil være ca. 25 MNOK ved utgangen av året. Det har i 2. tertial vært et økt positivt avvik på personalkostnader ift. budsjett til tross for økte pensjonskostnader. Det er forventet at akkumulert positivt avvik ved årsslutt er på samme nivå som 2. tertial. For å tilpasse oss nye økonomiske føringer fra eier, styrer nå SP HF mot et ansettelsesbudsjett som er 41 ÅV under innmeldt behov. Driftsinvesteringer er i henhold til plan og det er fokus på å frigjøre mest mulig investeringsmidler for å kunne dekke inn en eventuell true-up fra Microsoft. Basert på resultat for 2. tertial forventes Sykehuspartner å levere et resultat på budsjett i Resultatrisiko i 3. tertial er i all hovedsak knyttet opp mot resultatet av en eventuell true up på Microsoft avtalen, nivå på salg av timer til prosjekter og RHF sine forhandlinger med SØ HF vedrørende utestående fordringer. Sykehuspartner HF 1

11 Tertialrapport 2.tertial 2015 Sykehuspartner har i 2. tertial fått etablert en driftskreditt hos RHF med en ramme på 200 MNOK samt korrigert månedlig utbetaling til RHF knyttet til reelle avskrivninger og ikke budsjetterte. Dette bidrar til at vi har en bærekraftig likviditet forutsatt at fordringsmassen mot SØHF blir innbetalt. Kostnadseffektivisering I budsjettet for 2015 er det stilt et resultatkrav på 30 MNOK, som sammen med en reduksjon av ansettelsesbudsjett på 41 årsverk representerer en betydelig kostnadseffektivisering. Bruken av ekstern bistand er lavere enn tidligere år, med en prognose for 2015 på 130 MNOK. Forventet budsjettavvik på 19 MNOK er knyttet opp mot vakanser i forbindelse med redusert bemanning. Forventet nivå for 2015 er ca. 25 MNOK under forbruket i Innkjøp og logistikk gjennomfører kostnadsreduksjoner og kostnadsunngåelser for avtaleporteføljen iht. budsjett. HR Økonomi og Regnskap har over flere år vist en effektivisering og følger planen om å nå målet med å øke produktiviteten knyttet til antall LTO er produsert pr medarbeider til 970 ved utgangen av Når det gjelder IKT-området viser benchmarking gjennomført i at kostnadseffektivitet for infrastruktur og support samlet er litt bedre enn referansegruppen. Det er høy produktivitet spesielt innenfor nettverk, serverdrift og lagring, til tross for høyt lønnsnivå i Norge. Videre er arbeidet knyttet til å redusere og standardisere applikasjonsporteføljen til HSØ igangsatt. Parallelt arbeider Sykehuspartner med å forbedre selvbetjeningsløsninger for å effektivisere brukerstøtte. Tjenesteleveranser Sykehuspartner har gjennomført flere store leveranser i 2. tertial og nådd viktige milepæler for prosjekter innenfor Digital Fornying og Nytt Østfoldsykehus. Sykehuspartner har vært svært involvert i å sikre en vellykket oppstart av klinisk ibruktakelse 1 ved Nytt Østfoldsykehus Kalnes. Gjennom ukene i mai tok 800 medarbeidere i bruk det nye sykehuset med ca 100 sengeliggende døgnpasienter og 300 dagskonsultasjoner. Andre større og vellykkede leveranser har vært: Utfasing av Windows XP/Vista ved AHUS Omlegging av akutt og legevakt til ny klientplattform ved OUS (800 klienter) RIS/PACS konsolidering ved VVHF Driftssikring og konsolidering av RIS/PACS på OUS eresept ved AHUS og VVHF Oppgradert alle DIPS-installasjonene i regionen til å støtte krav i pasientrettighetsloven som trådde i kraft 1. september 2015 Prosjekt for miljøsertifisering av Sykehuspartner Sist og ikke minst leverer Sykehuspartner nå regional økonomi og logistikkløsning til tre helseforetak, hvorav Sykehuset i Vestfold var siste foretak til å ta den regionale løsningen i bruk 1. september Det er et tett og godt samarbeid mellom drift og forvaltningsorganisasjonen i Sykehuspartner og det regionale prosjektet som utvikler og innfører løsningen i helseforetakene. Det regionale prosjektet er ledet av ressurser ansatt i SP HR&ØR. Dette bidrar til felles mål, kompetanseoverføring mellom Sykehuspartner HF 2

12 Tertialrapport 2.tertial 2015 prosjekt og forvaltningsorganisasjonen samt en koordinert og sammenhengende leverandørstyring i både prosjekt og driftsfasen. Generelt drifter og forvalter Sykehuspartner systemløsningene til helseforetakene med en høy grad av stabilitet og forutsigbarhet. HR-, økonomi- og innkjøpssystemer har ikke hatt brudd på oppetiden i inneværende rapporteringsperiode. Mot slutten av 2. tertial er leveransepresisjonen fra HSØ forsyningssenter tilbake til det ønskede nivået på 96% og stabilisert. For de store kliniske systemene anses leveransesituasjonen som tilfredsstillende og under god kontroll til tross for et høyt aktivitetsnivå og gjennomføring av komplekse endringer. Omfattende oppgraderinger av de regionale kliniske systemene, som DIPS og Partus, har blitt gjennomført i henhold til avtalt plan, økonomiske rammer og kvalitet. Ekstra drift- og forvaltningsinnsats levert ved oppstart av nytt Sykehus Østfold har sikret en trygg og vellykket KIB1 ved sykehuset. Imidlertid er stabiliteten til disse kliniske systemløsninger noe utfordrende grunnet høyt antall endringer og stor prosjektaktivitet, samt en aldrende infrastruktur. Mot slutten av 2. tertial har utvikling av antall kritiske hendelser vist en positiv trend med reduksjon på 11% i forhold til 1. tertial. I tillegg viser andelen kritiske hendelser løst innen målsatt løsningstid også positiv utvikling. Stabiliseringstiltak innført i første halvår forventes å gi bedre kontroll videre selv om et høyt aktivitetsnivå kan medføre nye kritiske hendelser. Det er fortsatt en høy leveransebacklogg for tjenesteendringer til tross for at endringer leveres kapasitetsmessig iht. avtale. Internt effektiviseringsarbeid, samt planlagt etablering av en omforent leveranseplan i regionen vil kunne gi en reell effekt, gradvis synlig fra Situasjonen for IKT-utstyrsleveranser har forbedret seg betydelig i løpet av 2. tertial etter innføring av operasjonell leasing. Leveransetid er fremdeles utfordrende på grunn av et stort etterslep fra høsten/vinter 2014 som skal leveres samtidig med innkommende bestillinger. Både IKT-service Brukerstøtte og Teknisk support har hovedsakelig levert iht., eller over avtalen. Det foreligger en vesentlig kvalitetsforbedring i HR-brukerstøtte ved en reduksjon på samtaletid på over 20% i snitt i løpet av 2. tertial. Kundetilfredshet Når det gjelder tilfredshet på kundenivå viser trenden fra 1. til 2.tertial stabil og god kundetilfredshet knyttet til leveransepresisjon på tjenester innenfor HR, økonomi og innkjøp og logistikk. Det samme gjelder leveranser fra og samarbeid med prosjektene levert av Sykehuspartner. Tilfredsheten med hensyn til IKT drift og forvaltning har økt noe siden 1.tertial. Imidlertid opplever helseforetakene fortsatt store utfordringer med leveranser av nye og endrede lokale tjenester for administrative og kliniske systemløsninger. Når det gjelder leveranser av IKT-utstyr, viser tilfredsheten en negativ utvikling fra 1. til 2.tertial. Brukertilfredsheten på innsendte saker til brukerstøtte viser en positiv trend fra 1. til 2.tertial. Per august ligger gjennomsnittet i underkant av 80%. Sykehuspartner arbeider langsiktig med styrking av prosesser og datakvalitet for innhenting av tilbakemeldinger både på kunde- og brukernivå samt å benytte disse til identifikasjon og gjennomføring av tiltak. Medarbeidere Ansettelsesbudsjettet ble revidert før sommeren 2015, og ligger nå 41 ÅV under det opprinnelig innmeldte behovet. Bemanningsutviklingen er pr. august noe lavere enn ansettelsesbudsjett. Det er et høyt trykk på medarbeidere på grunn av et høyt aktivitetsnivå knyttet til deltakelse i strategisk partnerskap og innføring av nye tjenester (SØ HF og integrasjoner), spesielt i IKT-tjenester. Sykehuspartner HF 3

13 Tertialrapport 2.tertial 2015 Bemanningssituasjonen anses som stabil til tross for oppstart av store OU-løp knyttet til prosessen for etablering av nasjonalt foretak for innkjøp og prosessen for etablering av en langsiktig samarbeidsavtale innenfor infrastruktur. Sykefravær er på normalnivå for 2. tertial, og trend i løpet av året peker i retning av målet på 5 %. Turnover er på et akseptabelt nivå og spredt utover alle virksomhetsområder. System for sluttintervjuer er implementert, og vil i løpet av høsten, etter noen måneder med datafangst, kunne gi forbedret informasjon om ulike sluttårsaker. I et kompetanseperspektiv gir strategisk partnerskap, innføring av nye tjenester og revidert ansettelsesbudsjett utfordringer knyttet til endring og vridning av kompetanse i tiden fremover. Dette er et av de viktigste områdene Sykehuspartner vil fokusere på. Måloppnåelse Overordnet er fremdrift på tiltak knyttet til målene for 2015 tilfredsstillende. Et mer detaljert bilde viser imidlertid noe ustabilitet i drift og et høyt aktivitetsnivå samtidig med et redusert ansettelsesbudsjett. Dette utfordrer Sykehuspartners evne til å nå alle mål iht. opprinnelig omfang. Noen tiltak er endret med henhold på prioritering eller omfang. Resultat på måloppnåelse ved utgang av 2. tertial er derfor svakere enn for 1. tertial. De viktigste tiltakene som skal bidra til målrettet modernisering og utvikling er i rute: Prosjektene knyttet til Digital Fornying, Nytt Østfoldsykehus og prosjektene bestilt av foretakene leveres hovedsakelig som planlagt. Standardisering og konsolidering av IKT-applikasjoner er pågående i samarbeid med HFene. De planlagte nedtak representerer 17% av porteføljen for de 10 HFene som er avklart, videre er sanering påbegynt i OUS som en del av omleggingsprosjektet. For øvrige vil sanering gjennomføres av linjen etter nærmere avtale med de enkelte HF. Målet om å forbedre leveranser og tjenester til helseforetakene er avhengig av resultater som leveres fra drifts- og forvaltningsområdet innenfor IKT-Tjenester og IKT-utstyr. Resultatene ligger fortsatt noe bak forventningene spesielt i forbindelse med leveranseforutsigbarhet spesielt innenfor tjenesteendringer og IKT-utstyr. Imidlertid ser vi noe reduksjon av antall kritiske hendelser samt en forbedring i utskiftning av PC er. Det jobbes med langsiktige og strukturelle tiltak som vil ha god effekt over tid. I 2. tertial har andelen av Sykehuspartnerressurser i Digital Fornying vært lavere enn målsetningen for året (55 %). Ut året viser ressursbehovet i Digital Fornying og Prosjekt Nytt Østfoldsykehus en fallende trend, og kan øke forholdstallet mellom interne og eksterne i prosjekt om meldt ressursbehov ikke endres. Det er imidlertid lite sannsynlig at andelen interne ressurser i prosjekt når målet på 55% innen utgangen av Fra et økonomisk perspektiv er deltakelsen i prosjektene i samsvar med det som ble budsjettert i Sykehuspartner for 2015 og påvirker ikke prognostisert inntekt fra Digital Fornying, men vil medføre en økt kostnad for prosjektene. Risikovurdering Risikonivået knyttet til Sykehuspartners økonomi og leveranser vurderes generelt som moderat (gul sone). Det er gode prognoser for økonomien ut året, men vi ønsker å synliggjøre en risiko for økte kostnader knyttet til reforhandling av Microsoft avtalen, samt valuta- og prisjusteringer. Det er høyt fokus på å holde kontroll på disse kostnadsdriverne. Når det gjelder tjenesteleveranser, er det en viss risiko for ustabilitet og uforutsigbarhet på grunn av høyt aktivitetsnivå og komplekse endringer i kliniske systemløsninger. Dette gjelder for Ahus, OUS og SØHF, samt for overføring av nye tjenester fra prosjekter til linjen. Flere tiltak er iverksatt for å sikre driften hos Ahus inntil en modernisering er ferdig gjennomført, forsterkning av mottaksapparatet for Sykehuspartner HF 4

14 Tertialrapport 2.tertial 2015 KIB2, samt styrking av vår kompetanse og evne til å håndtere mer komplekse ende-til-ende tjenester. For leveranse av prosjekter er risiko stort sett knyttet til en eventuell omstrukturering av Digital fornying og omarbeidede planer som vil kunne påvirke behovet for ressurser fra Sykehuspartner. Det holdes en tett dialog om saken med Fornyingsstyrets programkontor og HSØ. Til slutt anser Sykehuspartner risiko knyttet til sitt eget omdømme som utfordrende på grunn av en lang historie med lavt omdømme som det tar tid å endre. Utfordringer med leveransesituasjonen hittil i år med mange kritiske hendelser, for liten kapasitet til å levere ønskede tjenesteendringer og lang leveransetid på IKT-utstyr betyr at omdømmerisikoen ikke reduseres. Risikonivået for kompetanse anses pr. i dag som lavt på kort sikt men utfordres på lang sikt. Sykehuspartner har behov for å endre og vri dagens kompetanse for klare å håndtere nye tjenester samt den fremtidige styrings- og leveransemodellen knyttet til strategisk partnerskap. Sykehuspartner HF 5

15 Tertialrapport 2.tertial Økonomi Sykehuspartner HF inkl Forsyningssenteret August Hittil i år (tall i tusen) Regnskap Budsjett Budsjettavvik Regnskap Budsjett Budsjettavvik Basisramme Driftsinntekter Konsulentinntekter Inntekter periferiutstyr og telekom Andre inntekter Sum driftsinntekter Personalkostnader Varekostnader Avskrivningskostnader Service og vedlikeholdskostnader Ekstern bistandskostnader Andre driftskostnader Sum driftskostnader Driftsresultat før viderefakturering Netto Viderefakturerbare kostnader Nettofinans Resultat Inntektene er hittil i år ca. 3 MNOK høyere enn budsjettert (inkludert aktiverbare prosjekttimer). Hovedårsaken til avviket er at salg av periferiutstyr er bedre enn estimert. Driftsinntekter og konsulentinntekter er under forventet nivå i perioden. Avviket på konsulentinntekter gjelder juli måned isolert. Avviket på varekostnad (og salg periferi) er i all hovedsak knyttet opp mot salg til Prosjekt Nytt Østfoldsykehus (PNØ) som ikke er budsjettert. Dette gir ingen resultateffekt for Sykehuspartner. Positivt avvik på personalkostnader skyldes færre årsverk enn budsjettert og følger trenden som har vært gjennom hele året. Det er et positivt avvik på ca. 35 MNOK på avskrivninger hittil i år. Dette skyldes først og fremst forsinkelser i idriftsettelse på prosjekter fra Digital Fornying. Avviket på service og vedlikeholdsavtaler skyldes i all hovedsak Atea-avtaler med et akkumulert avvik på 14,5 MNOK pr august. Sykehuspartner HF 6

16 Tertialrapport 2.tertial 2015 Økonomiske nøkkeltall Rød linje viser budsjett. Sykehuspartner HF 7

17 Tertialrapport 2.tertial Tjenesteleveranser 3.1 Prosjektleveranser Sykehuspartner har bidratt med mange viktige prosjektleveranser både i Digital Fornying og Prosjekt Nytt Østfoldsykehus (PNØ). Videre har det blitt arbeidet med prosjekter i egen organisasjon som for eksempel Miljøsertifisering av Sykehuspartner, klargjøring av Sykehuspartner for å ta i bruk ERP og nytt telefonisystem for Brukerstøtte. Av større leveranser i Digital Fornying og Prosjekt Nytt Østfoldsykehus i 2. tertial, nevnes spesielt: Vellykket oppstart av klinisk ibruktakelse 1 ved Nytt Østfoldsykehus Kalnes Utfasing av Windows XP/Vista ved AHUS Omlegging av akutt og skadelegevakt til ny klientplattform ved OUS (800 klienter) RIS/PACS konsolidering ved VVHF Driftssikring og konsolidering av RIS/PACS på OUS eresept ved AHUS og VVHF Oppgradert alle DIPS-installasjonene i regionen til å støtte krav i pasientrettighetsloven som trådde i kraft 1. september 2015 Prosjekt for miljøsertifisering av Sykehuspartner ERP ved SiVHF ble satt i drift 1. september 2015 i hht. plan og samarbeidet med SiVHF er meget godt. Sykehuspartner vil per 1. september ha levert ERP til tre foretak, der alle leveransene har vært på tid, kost og kvalitet. Videre arbeides det svært intensivt med å sikre vellykket oppstart av Klinisk ibruktakelse 2 (KIB2) ved Nytt Østfoldsykehus Kalnes. Den trinnvise ibruktakelsen som har vært planlagt for Nytt Østfoldsykehus har bidratt til å ta ned risiko for større feil ved oppstarten 2. november De aller fleste leveransene er tatt i bruk på eksisterende sykehus og i forbindelse med Klinisk ibruktakelse 1 (KIB1). Sykehuspartner ser likevel at noen av leveransene er mindre modne og har restanser, samt ustabilitet som vil medføre en fordyrende og mer krevende drift dersom disse ikke blir utbedret. Videre er Sykehuspartner bekymret for leveransen av det trådløse nettverket på Kalnes ettersom Prosjekt Nytt Østfoldsykehus er nærmere ett halvt år forsinket med denne leveransen, og det er fremdeles mangler og ustabilitet i det trådløse nettverket som medfører begrenset funksjonalitet. Sykehuspartner har gjennomgått erfaringene fra oppstart Klinisk ibruktakelse 1 og rigget seg med et utvidet drifts- og beredskapsapparat for å gjøre vårt ytterste for at Nytt Østfoldsykehus får en vellykket oppstart i november og sikre god drift etter at prosjektet er fullført. Det er dog viktig at prosjektet har fokus på å lukke restansene for å bidra til sikker og stabil drift for SØHF. Sykehuspartner HF 8

18 Tertialrapport 2.tertial 2015 Ressursstatus Digital fornying og SØK vs. andre prosjekter ved utgangen av august Ressurstilgangen til Digital fornying og PNØ er samlet sett tilfredsstillende. Andelen leverte ressurser vurdert mot bestilte ressurser var 92 % totalt i august. Avviket i august skyldes i hovedsak manglende nedjustering av ressursbehov i forbindelse med ferieavvikling. Imidlertid er andel ressurser fra Sykehuspartner inn i Digital fornying lavere enn målsetning for året på 55 % (40 % i august og i snitt 42,7% for 2. tertial). Regional klinisk løsning (RKL) mangler fortsatt ressurser fra Sykehuspartner forvaltning og fra HF til prosjektet Regional LAB. Tilgang på forvaltningsressurser fra SP vil være en utfordring fram til LAB PNØ kan begynne å frigjøre ressurser med spisskompetanse fra prosjektet. Det er dialog mellom prosjektledere og linjeledere for å kartlegge når ressurser fra LAB PNØ kan fristilles. Innhenting av ressursbestillinger i 2016 har vært krevende på grunn av at alle planer for neste år ikke er lagt. Prosjekttjenester har i samarbeid med programmene jobbet med å øke kvaliteten på ressursbestillingene fremover. Kvaliteten på ressursbestillingene ut 2015 er nå god. Kvaliteten på ressursbestillinger ut 2016 er betydelig bedre enn tidligere. Programmene jobber fortsatt med å registrere estimater for 2016 og det er forventet en betydelig økning i registrert ressursbehov innen neste rapportering. 3.2 Driftsleveranser Sikker og stabil drift er hovedprioritet i Sykehuspartner HF. Tjenesteområdet innkjøp og logistikk Innkjøp og logistikk har hatt fokus i 2. tertial på å levere sikkert og stabilt drift i henhold til kundenes forventninger. HSØ forsyningssenter har i perioder hatt leveransepresisjon litt under målkrav på 96%. Dette er fulgt opp og kvaliteten er nå på ønsket nivå. Omsetning for HSØ forsyningssenter ligger 5,5 MNOK foran budsjett etter 2 tertial med omsetning på 363,7 MNOK. Dette er en økning på 16,7% fra samme periode i fjor. Logistikkostnaden er i perioden synkende og iht budsjett som følge av økt volum og optimalisering. Sykehuspartner HF 9

19 Tertialrapport 2.tertial 2015 For anskaffelser har 23 av 25 pågående anskaffelsesprosjekter fremdrift i henhold til plan. Herunder har store prosjekter som strategisk partnerskap og kjøp av radiologitjenester fremdrift i henhold til plan. Det er ingen kritiske avvik. Forvaltning av grunndata (Master Data Management) har i 2. tertial etablert grunndatatjenesten på et stabilt nivå med leveranser til alle helseforetak og en utvidet leveranse til de helseforetak som har tatt ibruk regionalt ERP-system. Det er i perioden innfaset ca nye avtalelinjer i sortimentet til HSØ. Tjenesteområdet HR-lønn og personal HR-tjenestene leveres med en høy grad av stabilitet og forutsigbarhet, noe som gjenspeiles av gode tilbakemeldinger fra kundene. Det har i inneværende rapporteringsperiode ikke vært brudd på oppetiden på noen av leveransene, og gjennom kundefokus og målrettede tiltak er virksomhetsområdet i ferd med å realisere målet om 30 % reduksjon i antall henvendelser til brukerstøtte i løpet av Området har vist over flere år en effektivisering, og følger planen om å nå målet med å øke produktiviteten knyttet til antall LTO er produsert pr medarbeider til 970 ved utgangen av Tjenesteområdet IKT-systemløsninger Tjenesteområdet IKT-systemløsninger dekker alle IKT-systemer som driftes og forvaltes på tvers av virksomhetsområdene i Sykehuspartner. Drift og forvaltning Virksomhetsområdet HR, Økonomi og regnskap leverer nå regional økonomi og logistikkløsning til tre helseforetak, hvorav Sykehuset i Vestfold var siste foretak til å ta den regionale løsningen i bruk. Det er bygget opp et forvaltningsapparat i Sykehuspartner HR, Økonomi og regnskap som leverer løsningen til foretakene fra første dag i produksjon som en regional tjeneste. Det er et tett og godt samarbeid mellom drift og forvaltningsorganisasjonen i Sykehuspartner og det regionale prosjektet som utvikler og innfører løsningen i helseforetakene. For de aller fleste administrative og kliniske systemløsninger ble løpende drift og forvaltning utført iht. avtalte tjenestebeskrivelser og med tilfredsstillende kvalitet. Det er levert ekstra drift- og forvaltningsinnsats for SØ ved oppstart og videre over i ordinær leveransesituasjon. Parallelt er det mottatt nye tjenester og gjennomført store oppgraderinger i henhold til plan kommunisert med HF og RHF. Eksempelvis DIPS og Partus oppgraderinger til alle HF, oppbygging av forvaltning og drift for Kurve og LAB, klientomlegging OUS, ny regional arbeidsflate SI, nettverksomlegging Ahus, omlegging av kjernenett. På de regionale systemene utføres avtalt forvaltning i samarbeid med regional systemeier. Det er også klargjort for overtakelse av regional røntgen, som forventes levert fra prosjektet i oktober Imidlertid har det vært utfordringer med stabiliteten på noen av de administrative og kliniske systemløsningene i samme periode, med en økning av antall kritiske hendelser spesielt på Ahus og SØHF. Samtidig er backloggen for tjenesteendringer knyttet til de ovennevnte systemene fortsatt høy, til tross for at endringene leveres iht. avtalt kapasitet. Det jobbes aktivt for å finne varige løsninger og sikre både driftsstabilitet og leveranse iht. kundenes forventninger. Sykehuspartner HF 10

20 Tertialrapport 2.tertial 2015 Utvikling i Leveransebacklog for Tjenesteendringer for IKT-tjenester Tjenesteendringer i Sykehuspartner defineres som fakturerbare leveranser som bestilles av kunden i tillegg til årlig avtale og som krever et godkjent tilbud før leveranse iverksettes. Situasjonen ved utgangen av august er tilnærmet uendret fra situasjonen i 1. tertial. Antall tjenesteendringer er fremdeles høyt med en marginal økning på 10 leveranser fra utgangen av mars. 59 % av de avtalte leveransene er i tilbudsfasen og 41 % er i gjennomføringsfasen ved utgangen av august, og dette gjenspeiler igjen stort sett en status quo på vår leveransekapasitet som er i henhold til budsjett. Igangsatt arbeid med leveranseplanlegging, prioriteringsmekanismer, konsolidering og sanering, samt forbedret leveransestyring i Sykehuspartner har fortsatt med full styrke i 2.tertial, men er avhengig av regionens planleggingsarbeid for å gi full effekt. Effekten av disse initiativene vil kunne forventes gradvis i 2016, men i hovedsak i 2017, gitt at omforent leveranseplan i regionen blir etablert. Utvikling i aktivitetsnivå målt gjennom endringsaktivitet Sykehuspartner HF 11

21 Tertialrapport 2.tertial 2015 Endringer i produksjonsmiljøene utføres i henhold til Sykehuspartners Change prosess (endringsstyringsprosess). Det har vært en kraftig vekst i aktivitetsnivået i 2015 i forhold til tidligere år. Noe av veksten kan tilskrives at kravene til eksterne leverandører om å melde inn vedlikeholdsendringer er skjerpet, men den største delen av veksten skyldes økning i gjennomførte endringer i regi av prosjekter. Ikke uventet er det OUS og SØHF som står for flest innmeldte endringer og utførte/lukkede endringer. SØHF fikk utført 173 endringer i august mens OUS fikk utført 160 endringer. Det har vært en betydelig aktivitetsøkning i år sammenlignet med i fjor. Sammenlignet med 2.tertial i 2014 er det i tilsvarende periode i 2015 en økning på 36%. For august i år sammenlignet med august i fjor er det en økning på 50%. Basert på tendensene fra foregående år, kan vi forvente enda høyere aktivitetsnivå i 3. tertial i Modernisering gir mer stabile løsninger, men den høye endringstakten medfører også økt risiko i daglig drift. Utvikling av kritiske hendelser Kritiske hendelser (1A og 2A) har i 2. tertial blitt redusert med 11% i forhold til 1. tertial, til tross for at juni hadde rekordmange hendelser. Ved utgangen av august ser situasjonen lysere ut enn hittil i Andelen kritiske hendelser løst innen målsatt løsningstid, viser også positiv utvikling: + 11% for 1A og + 7% for 2A fra 1. tertial til 2. tertial. AHUS og OUS som har hatt størst antall hendelser hittil i år har fallende trendkurve på antall kritiske hendelser hittil i 2015, og for begge foretakene er kurven brattere nedadgående i 2. tertial enn 1. tertial. AHUS og OUS er også de siste foretakene som er inne i omfattende nettverksomlegging, som forventes å gi økt stabilitet når det er ferdigstilt. Andre stabiliseringstiltak ved Ahus berører grunnleggende infrastruktur og forventes å gi merkbar effekt først utover i 3. tertial. SØHF har sterkest stigende tendens av alle HF hittil i 2015, og hadde en topp i juni i antall hendelser. I 1. tertial var trendkurven bratt stigende, i 2. tertial er den klart fallende. I 1. tertial sto Kurve og Regional lab (LIMS) for hele 46% av hendelsene for SØHF. I 2. tertial har Regional LIMS alene stått for 43% av hendelsene for SØHF. Med erfaringene med innføring av Kurve og LIMS, kan det trolig forventes en stigning igjen i 3. tertial for SØHF (pga. KIB2). Resterende foretak har tilnærmet flat trendkurve. SIHF hadde null kritiske hendelser i august. Sykehuspartner HF 12

22 Tertialrapport 2.tertial 2015 IKT-utstyrsforvaltning Generelt har leveransetid på IKT-utstyr vært utfordrende siden For 2. tertial ligger gjennomsnittlig leveransetid på 34,5 dager. Operasjonell leasing som ble iverksatt i mai åpnet opp for å iverksette bestillinger på vent, samt flere nye bestillinger. Dette har gitt en høyere grad av totalt antall utplasserte enheter i 2. tertial. Gamle bestillinger som har ligget på vent har imidlertid gitt utslag på parameteren snitt antall leveringsdager. Det jobbes nå med finansiell lease og langsiktige utskiftningsplaner for alle foretak. Support Brukerstøtte innenfor HR relaterte tjenester har en gjennomsnittlig ventetid på 13 sekunder og løsningsgraden i førstelinje har vært 81% i juli. Området viser en svært god utvikling også i juli måned, med en reduksjon på 28 % av innkommende henvendelser. Det jobbes mot en 30 % reduksjon i perioden IKT-service Brukerstøtte har en gjennomsnittlig ventetid på 33 sekunder for innkommende telefoner i 2. tertial. Gjennomsnittlig løsningsgraden på 1. linje har vært på 83% i 2. tertial. Resultatene for Ahus og alle Sør-foretakene har vært under SLA-kravet. Forklaringen på dette er et høyt antall hendelser på Ahus og mange endringer i plattformen for Sør-foretakene. Dette har generert et høyt antall innkommende samtaler til IKT-service Brukerstøtte. I samme perioden har Teknisk support levert jevnt over gode og stabile tjenester. 3.3 Rådgivningsleveranser Virksomhetsområdet HR, Økonomi og regnskap har gjennom Rådgivningstjenester viktige bidrag inn i HSØ sitt «Tilgjengelighetsprosjekt», der formålet er å øke effektiviteten i pasientflyten gjennom bedre utnyttelse av ressursene. Så langt har prosjektet vært inne på 18 poliklinikker på fem foretak, og kombinert med målrettet arbeid knyttet til avvikling av de lengst ventende pasientene i HSØ, har prosjektet vært en viktig bidragsyter i arbeidet med å realisere HSØ sitt mål om maks 65 dagers gjennomsnittlig ventetid. Antall ventedager er i perioden juli 2014 til juli 2015 redusert fra 13,65 millioner til 10,2 millioner, tilsvarende en reduksjon på 3,5 millioner ventedager. Gjennomsnittlig ventetid er i denne perioden redusert fra 105 til 85 dager, og antall ventende pasienter er i samme periode redusert fra til Sykehuspartner HF 13

23 Tertialrapport 2.tertial Kundetilfredshet 4.1 Kundetilfredshet Trenden fra 1. til 2.tertial viser i all hovedsak at alle helseforetak fortsatt er svært godt fornøyd med tjenesteområdene Prosjekttjenester, HR-tjenester samt Innkjøp og Logistikk. Tilfredsheten knyttet til drift og forvaltning har økt noe fra 1. til 2.tertial, i tillegg rapporterer flere av helseforetakene godt samarbeid med lokale SP ressurser. Helseforetakene opplever fortsatt store utfordringer i forhold til Sykehuspartners leveranseevne innenfor IKT-tjenesteområdet. Utfordringene består hovedsakelig av avvik mellom HF ets behov (områdeplan) og Sykehuspartner sin kapasitet; leveranser som blir utsatt samt bestillinger som ikke blir prioritert i henhold til foretakets forventninger. Sykehuspartner arbeider kontinuerlig med å ferdigstille omforente leveranseplaner som del av kundeplanene. Hensikten med dette er å avstemme forventningsnivået til begge parter. Tilfredsheten knyttet til leveranser av IKT utstyr viser en negativ trend fra 1. til 2.tertial der kun noen få foretak nå er fornøyd. 4.2 Brukertilfredshet / temperaturmåling Figuren nedenfor illustrerer tilbakemeldinger fra brukerne etter at henvendelsene deres har blitt behandlet hos Brukerstøtte HR, IKT-service eller IKT-tjenester for tidsperioden september 2014 til august Andel som svarer ja på spørsmålet Er du totalt sett fornøyd med håndtering av henvendelsen din? 100,0% 90,0% Andel som svarte Ja 80,0% 70,0% 60,0% 50,0% HR IKT-service IKT-tjenester Gjennomsnitt totalt 40,0% Gjennomsnitt for brukertilfredshet på innsendte saker til Brukerstøtte HR, IKT-service og IKT-tjenester har økt fra 1. tertial til 2. tertial Gjennomsnittet ligger nå i underkant av 80%. Sykehuspartner HF 14

24 Tertialrapport 2.tertial Bruker- og lederundersøkelsen I sammenheng med Sykehuspartners økte satsing på prosesser og metodikk knyttet til kundetilfredshet, har siste Bruker- og Lederundersøkelse som ble gjennomført i desember 2014, blitt analysert i dybden samt at tiltak har blitt identifisert. Undersøkelsen ble sendt til alle med lederrolle samt 15% av brukerne for øvrig. Brukerstøtte og Personalportalen har hatt en positiv utvikling mens IKT Tjenester og IKT utstyr har opplevd både en negativ utvikling og har lave andeler positive svar. Analysen bekrefter også at lederne er signifikant mindre fornøyde enn brukerne forøvrig. Basert på undersøkelsens resultater har Sykehuspartner, i samarbeid med de 3 helseforetakene med lavest tilfredshet (OUS, Ahus og Sunnaas) satt fokus på følgende områder som utgangspunkt for tiltaksidentifikasjon: IKT Tjenester, IKT Utstyr, Brukerstøtte, Min Sykehuspartner samt Læringsportalen. Arbeid med en ny versjon av Bruker- og Lederundersøkelsen er under oppstart og det tas sikte på at den vil bli gjennomført i løpet av høsten Sykehuspartner HF 15

25 Tertialrapport 2.tertial Medarbeidere Sykehuspartner HF 16

26 Tertialrapport 2.tertial Måloppnåelse Sykehuspartner har vedtatt 12 mål for Vurdering av måloppnåelse er basert både på realiseringsgrad av forbedringstiltakene som underbygger målene for 2015, og på leveransesituasjonen hittil i år. Figuren nedenfor illustrer vurdering av måloppnåelse pr. 2. tertial: Fargeindikator: Grønn Gul Rød Definisjon: Ingen tiltak nødvendig; forventet full måloppnåelse Behov for tiltak; forventet delvis eller full måloppnåelse Behov for tiltak; stor risiko for manglende måloppnåelse Overordnet utvikling på mål Forbedre leveranser og tjenester til helseforetakene 2.tertial 1.1 Sikre sikker og stabil drift Status vurderes «gulrød» på grunn av ustabiliteten på en del av helseforetak som kan forsterkes av høy endringstakt i høstperioden Samlet sett leverer Sykehuspartner sikker og stabil drift som gir god oppetid og tilgjengelighet av tjenester i porteføljen. Likevel har antall kritiske hendelser økt i første halvåret De knyttes til aldrende systemer/infrastruktur og økt aktivitetsnivået på noen HF som medfører mange parallelle endringer. Kortsiktige tiltak er iverksatt og begynner å vise effekt mot slutten av 2. tertial. Langsiktige tiltak bygger på en mer proaktiv drift på tvers av HFene ved evaluering av hovedkomponenter og prosesser samt etablering av teknologimålbilder pr. foretak. 1.2 Sikre forutsigbare leveranser Status vurderes «gul» på grunn av fortsatt uforutsigbarhet på leveranse av tjenesteendringer som sterkt påvirker vårt omdømme Sykehuspartner leverer tjenestene sine med ulike grad av forutsigbarhet på tvers av tjenesteporteføljen. Det er høy leveransepresisjon for tjenester innenfor HR, økonomi og regnskap, Innkjøp og logistikk og regionale prosjekter. Når det gjelder porteføljen knyttet til IKT-tjenester jobbes det med innføring av prioriterings- og styringsmekanismer samt metodikk som skal sikre økt forutsigbarhet (tid/kvalitet) for både leveranser av lokale prosjekter, SLAoppgraderinger og tjenesteendringer. Generelt er prioriteringsregimet, samt plan og ressursstyring for oppgaver utenom regionale prosjekter i ferd til å bli fullt operativt. Målingsregimet for leveransepresisjon er under utvikling. Sykehuspartner HF 17

27 Tertialrapport 2.tertial Forbedre leveranser og tjenester til helseforetakene 2.tertial 1.3 Etablere og styrke forvaltning av regionale tjenester Status vurderes «grønn» ettersom Sykehuspartner har tilpasset sitt styringssystem iht. regionale krav Regional forvaltning for de regionale kliniske tjenestene PAS/EPJ, Lab, Radiologi, Kurve og Fødejournal er etablert. Det har vært arbeidet med årshjul for arbeid og planverk for oppgraderinger og endringer i samarbeid med RHF. HSØ regionalt senter for klinisk IKT er fortsatt ikke operativt, noe som medfører forsinkelser i implementering av full regional modell. 1.4 Modernisere klientporteføljen Status vurderes «gul» da det pt. er usikkert om målet på vil bli nådd Prosjektet for å modernisere klienter for OUS, kunden og mottaksorganisasjon i Sykehuspartner samarbeider godt. Det har ikke vært noen økning i kritiske hendelser forårsaket av klientomleggingen. Utskifting av PC er i regionen har fått en økt utskiftingstakt i 2. tertial etter inngåelsen av avtalen for operasjonell leasing. Status pr 2.tertial er ca pc er utplassert. Vi må fortsatt øke takten for å nå målet på for Øke kunde- og brukertilfredshet Status vurderes «gul/rød» på grunn av høy grad av misnøye hos en del av våre kunder Dette dreier seg i all hovedsak om leveranser av nye/endrede tjenester. For et par av foretakene er stabil drift også en utfordring. Tilfredshet med Leveranse av IKT utstyr har også hatt en negativ utvikling fra første til andre tertial. Resultatene fra den årlige bruker- og lederundersøkelsen illustrerer også utfordringer blant annet knyttet til innlogging/tilgjengelighet på IKT systemer samt IKT utstyr. Imidlertid jobber Sykehuspartner aktivt med å benytte resultatene fra ovennevnt undersøkelse for å identifisere årsak og iverksette konkrete tiltak som kan bidra til å løse utfordringene. Det opprettes også nye samhandlingsarenaer mellom prosjekt og foretak (7 av 8) som skal bidra til å forbedre kvaliteten på dialogen mellom partene. Parallelt har brukertilfredshet ifm opplevd håndtering av innsendte saker til Brukerstøtte økt i løpet av 2. tertial. Den er over målet (75%) og nærmer seg 80% fornøyde brukere. 2. Bidra til målrettet modernisering og utvikling 2.tertial 2.1 Bidra til vellykket oppstart av nytt Østfoldsykehus Status vurderes «grønn» siden Sykehuspartner leverer tjenester iht. avtale til nytt Østfoldsykehus Kundens ibruktagelse 1 (KIB 1) ble vellykket og det arbeides videre med forberedelser for KIB 2 i henhold til plan. Mottaksapparatet er operativt og rekruttering pågår iht. behov og plan. 2.2 Bidra til realisering av Digital fornying Status vurderes «grønn» siden Sykehuspartner leverer ressurser og resultater iht. behov innmeldt fra Digital fornying Sykehuspartner leverer på et tilfredsstillende nivå: i snitt (mai, juni, august) 95,6% andelen leverte ressurser sett opp imot bestilte ressurser (mål:95%), med et unntak i juli på grunn av manglende nedjustering av ressursbehov i forbindelse med ferieavvikling. Utnyttelsesgrad av prosjektledere er på 88% (mål: 85%). Sykehuspartner HF 18

28 Tertialrapport 2.tertial Bidra til målrettet modernisering og utvikling 2.tertial 2.3 Standardisere og konsolidere applikasjoner Status vurderes «gul» på grunn av kapasitetsutfordringer for å realisere avtalte nedtak innen utgang av 2015 Samlet sett har Sykehuspartner stort fokus på å bidra til at HFene standardiserer sine tjenester. Standardisering av HR-/økonomitjenester med implementering av ERP er iht. plan. Standardisering og konsolidering av IKT-applikasjoner er et pågående arbeid som gjennomføres gjennom omleggingsprosjekter (OUS) og sanering av applikasjonsporteføljen i samarbeid med HFene. De avtalte nedtak representerer 17% av porteføljen for de 10 HFene som er avklart. Realiseringen av avtalte nedtak innen utgang av 2015 utfordres av mangel på kapasitet i linjen. Parallelt jobbes det med en helhetlig plan for ytterligere å redusere applikasjonsporteføljen; den skal leveres Bistå helseforetakene og eier med prosjekttjenester etter behov Status vurderes «grønn» siden Sykehuspartner bistår helseforetakene og eier iht. innmeldt behov. Samlet sett bistår Sykehuspartner helseforetakene og eier iht. behovet. Alle prioriterte prosjekter/fokusområder er i rute iht. plan: Prosjekt Ventetid og fristbrudd, MTU-prosjekter, prosjektleveranser fra IOL, kundedrevet innovasjon (Medicloud plattform), Forskning, Eiendom og prehospitale tjenester. 3. Videreutvikle Sykehuspartner for å sikre kostnadseffektive tjenester 2.tertial 3.1 Sikre kostnadseffektivisering Status vurderes «grønn» siden Sykehuspartner er i rute med iverksettelse av tiltak som skal bidra til kostnadseffektivisering. Samlet sett er Sykehuspartner i rute med iverksettelse av tiltak som skal bidra til kostnadseffektivisering. I budsjettet for 2015 er det stilt vesentlig krav til kostnadseffektivisering, og hvor resultat hittil i år er i henhold til budsjett. Det er gjort tiltak for å endre bemanningsveksten slik at bemanning i 2016 kan være på samme nivå som Sykehuspartner gjennomfører anskaffelse om strategisk partnerskap for å sikre en kostnadseffektiv løsning for fremtidig infrastruktur. Dette arbeidet er i henhold til plan. Dekningsgrad for deltakelse av Sykehuspartners ansatte i Digital fornying er i snitt på 44% for 2. tertial og vesentlig lavere enn opprinnelig mål på 55%. Likevel, fra et økonomisk perspektiv, er deltakelsen i prosjektene i samsvar med det som ble budsjettert i Sykehuspartner for Etablering av en ny kontrakt for HSØ forsyningssenter er iht. plan. Gjennomføring av aktiviteter for kostnadsreduksjoner og kostnadsunngåelser er iht. budsjett. 3.2 Etablere langsiktig samarbeidsavtale for IKT infrastruktur Status vurderes «gul» på grunn av krav til transformasjon som initiativet innebærer for Sykehuspartner Sykehuspartner bidrar med kapasitet og kompetanse i IMP anskaffelsesprosjekt. Dette prosjektet er så langt gjennomført i henhold til gjeldende tidsplan, og vi får gode tilbakemeldinger på profesjonalitet og faglig deltakelse. Parallelt har Sykehuspartner etablert et internt OU-prosjekt for å tilrettelegge egen organisasjon slik at den kan styre og samarbeide optimalt med en ekstern partner. Anskaffelsesprosjektet og OU-prosjektet er ressurskrevende for både linjen og stabsfunksjoner, samt krever høyt fokus fra ledelse. Sykehuspartner HF 19

29 Tertialrapport 2.tertial Videreutvikle Sykehuspartner for å sikre kostnadseffektive tjenester 2.tertial 3.3 Bedre virksomhetsstyring Status vurderes «gul» på grunn av rolleavklaring mellom SP som nytt HF og eieren er under arbeid og påvirker utforming av styringssystemet. Sykehuspartner ble et eget helseforetak 1. januar Dette medfører nye styringskrav og en tydeliggjøring av roller og ansvar mellom helseforetaket og eieren. Avklaringsprosessen pågår med fokus på kontinuerlig forbedring av styringsmekanismene mellom partnere. Parallelt jobber Sykehuspartner med å etablere en ny styringsmodell både på strategisk og operativt nivå. Dette betyr etablering av nye rapporteringsrutiner og prosesser gjennom et felles rapporteringssenter samt etablering av et kvalitetssystem inkl. avvikshåndtering, intern kontroll og risikostyring/-håndtering. En første versjon av kvalitetssystemet vil være på plass innen utgang av året. Sykehuspartner er også i tett dialog med konsernrevisjonen, og følger opp avvik fra tidligere revisjoner. Sykehuspartner HF 20

30 Tertialrapport 2.tertial Risikovurdering 7.1 Risikoområder Definisjon av risikoområder 1. Økonomi iht. budsjett: Avvik mellom regnskap og budsjett 2. Sikker og stabil drift: Tilgjengelighet av driftstjenester for brukere 3. Leveranseforutsigbarhet: Avtalte leveranser levert iht. tid, kost, kvalitet 4. Prosjektleveranse (PNØ/DF): Avtalte prosjektleveranser for PNØ/DF levert iht. avtalt tid, kost, kvalitet 5. Strategisk partnerskap: Konsekvens for løpende drift 6. Kompetanse: Utvikling av kompetanse som trengs i framtiden 7. Omdømme: Omtale av Sykehuspartner, tillitsnivå blant kundene våre 7.2 Risikovurdering 7.3 Risikostyring og tiltak # Risikoområde Vurdering (Sann.het/ konsekv.) 1 Økonomi iht. budsjett Moderat/ Moderat Forklaring for risikofaktorer Tiltak Ansvarlig Utviklingen så langt i år viser en god kostnadskontroll i hele organisasjonen. Økte pensjonskostnader absorberes inn i driften pr. i dag, men er utfordrende året sett under ett. For å tilpasse oss nye økonomiske føringer fra eier styrer nå SP HF mot et ansettelsesbudsjett som er 41 ÅV under innmeldt behov. Risiko for økt kostnader knyttet Det gjennomføres stram kontroll med ansettelser. Reforhandling av avtale med Microsoft gjennomføres som et prosjekt med bistand fra ekstern lisensrådgiver. Prosess for reduksjon av risiko for pris- og valutajusteringer VO-dir Sykehuspartner HF 21

31 Tertialrapport 2.tertial 2015 # Risikoområde Vurdering (Sann.het/ konsekv.) Forklaring for risikofaktorer Tiltak Ansvarlig til reforhandling av Microsoft avtalen, samt valuta og prisjusteringer. håndteres av innkjøp og logistikk. 2 Sikker og stabil drift Moderat / Alvorlig Situasjonen for Ahus er fortsatt utilfredsstillende, men viser en positiv trend. Driftsstabiliteten for øvrig har vist en positiv utvikling gjennom sommeren. Det er positivt at moderniseringen i OUS ikke har medført økning i hendelser og at nye løsninger er stabile. Det skal etableres en egen tiltaksplan for Ahus som sikrer driften inntil en modernisering er ferdig gjennomført. Systemansvarlig IKT-T tjenesteproduksjon, IKT-T direktør For SØHF er det en økt risiko for driftsavvik grunnet ustabilitet i nye tjenester som produksjonssettes. Det er etablert et dedikert og vesentlig forsterket mottaksapparat for KIB2. Det oppleves i siste periode noe økning i SLA brudd på kritiske hendelser, noe som kan være et uttrykk for økt kompleksitet og integrasjon av tjenester, hvilket kompliserer feilretting. Dog bemerkes at sammenlignet med forrige år er tallene på tross av dette bedre i år. Utviklingen vil følges nøye for kommende periode. Det påbegynnes et arbeid får å se på behov for å styrke kompetanse og evne til å håndtere mer komplekse ende-tilende tjenester. 3 Leveranseforutsigbarhet Stor / Moderat Fortsatt uforutsigbarhet knyttet til leveranse av tjenesteendringer og SLAoppgraderinger for IKTtjenester. Mulig konsekvens er noe inntekt- og omdømmetap. Ferdigstille implementering av organisasjon og prosesser for leveransestyring. Leveransestyring IKT-T Seksjons- /enhetsledere og tjenesteansvarlige 4 Prosjektleveranse (PNØ/DF) Meget liten /Alvorlig Status så langt i år viser at prosjektleveranser er i henhold til plan for både nytt Østfoldsykehus og Digital fornying. En omstrukturering av Digital fornying og omarbeidede planer vil kunne påvirke behovet for ressurser fra Sykehuspartner. Tett dialog med Fornyingsstyrets programkontor og HSØ. Løpende vurdering av rekrutteringsplan opp mot ressursbehov i Digital fornying. Sikre leveranse til PNØ som avtalt PT direktør Restanser og evt ustabilitet i leveranser fra PNØ vil kunne ha betydning for sikker og stabil Sykehuspartner HF 22