Thomas Bagley, Bjørn Erikstein, Marianne Johnsen, Marianne Andreassen, Morten Lang-Ree, Nanette Loennechen, Tatjana Schanche, Joachim Thode

Transkript

1 SAKSLISTE Møte: Styret, Sykehuspartner Dato: 18. desember 2015 kl 09:00 14:00 Sted: Møterom Livshjulet Skøyen Til: Thomas Bagley, Bjørn Erikstein, Marianne Johnsen, Marianne Andreassen, Morten Lang-Ree, Nanette Loennechen, Tatjana Schanche, Joachim Thode Godkjenning av innkalling og saksliste Beslutningssaker Sak nr Sakstittel Merknad U.Off Godkjenning av protokoll fra styremøte 11. november Budsjett Resultatrapport pr. oktober Medarbeiderundersøkelsen Konsernrevisjon av styring og oppfølging av Sykehuspartner HF Sykehusinnkjøp HF og Sykehuspartner HF - Utsatt offentlighet, ref. Offl Protokoll fra foretaksmøte Orienteringssaker Sak nr Sakstittel Merknad U.off Målbilde Sykehuspartner Riksrevisjonens revisjonskriterier Rrevl 18 (2) Årsplan Status Eksternt partnerskap I møtet Offl. 23 (3) Andre orienteringer Styreleder orienterer Orienteringer fra adm. direktør Eventuelt Skøyen, 11. desember 2015 Thomas Bagley styreleder Side 1 av 1

2 Møteprotokoll Styre: Sykehuspartner HF Møtested: Sykehuspartner Skøyen Dato: 11. november 2015 Tidspunkt: Følgende medlemmer møtte: Steinar Marthinsen Bjørn Erikstein Marianne Johnsen Morten Lang Ree Terje Aurdal Naime Øzdemir Joachim Thode Leder Nestleder Styremedlem Styremedlem Ansattes representant vara for Nanette Loennechen Ansattes representant vara for Tatjana Schanche Ansattes representant Følgende fra administrasjonen var til stede i hele eller deler av møtet: Adm. direktør Mariann Hornnes, konst. økonomidirektør Nils Piene, fung. direktør IKTtjenester Olav Berg, direktør Kunder og Kommunikasjon Stein-Are Agledal, direktør Innkjøp og logistikk Espen U. Eilertsen, HR-direktør Siv Halvorsen, spes.rådgiver Markus Amland, spes.rådgiver Magali Børsum og rådgiver Mette Bustad Thordén (referent) Konstituering: Innkalling og saksliste ble godkjent. Sakene ble behandlet i følgende rekkefølge: Sak , , , , , , , , , , og Side 1 av 6

3 SAK GODKJENNING AV PROTKOLL FRA STYREMØTE 30. SEPTEMBER 2015 Styrets enstemmige V E D T A K: Protokoll fra styremøte 30. september 2015 godkjennes. SAK RESULTATRAPPORT PR. SEPTEMBER 2015 Administrasjonen legger frem resultatrapport for september Styrets enstemmige V E D T A K: Styret tar resultatrapport pr. september 2015 til etterretning. SAK MÅLING AV TILFREDSHET PÅ KUNDENIVÅ Administrasjonen legger frem sak vedrørende endret metodikk for å måle tilfredshet på kundenivå. Styrets enstemmige V E D T A K: Styret slutter seg til fremlagt forslag for måling av tilfredshet på kundenivå. Styret understreker viktigheten av god dialog med helseforetakene og er opptatt av et målesystem som er enkelt. Side 2 av 6

4 SAK STATUS OG OPPFØLGING AV SYKEFRAVÆR OG TURNOVER Administrasjonen orienterer om status og oppføling av sykefravær og turnover. Styrets enstemmige V E D T A K: Status og oppfølging av sykefravær og turnover tas til orientering. SAK TILTAK BEDRE LEVERANSER TJENESTEENDRINGER Styrets enstemmige V E D T A K: Styret tar det fremlagte konsept for håndtering av tjenesteendringer til etterretning. SAK AVTALE MED LISENSLEVERANDØR Administrasjonene la frem sak vedr. avtale med lisensleverandør Styrets enstemmige V E D T A K: U.off. Offl. 23 (3) SAK VEILEDER OM EIERSTYRING, KOMMUNIKASJON OG ÅPENHET I STYREMØTER Administrasjonen la frem veileder for eierstyring, kommunikasjon og åpenhet i styremøter. Styrets enstemmige V E D T A K: Styret tar veileder om eierstyring, kommunikasjon og åpenhet i styremøter til etterretning. Side 3 av 6

5 SAK INSTRUKS FOR STYRET I SYKEHUSPARTNER HF OG INSTRUKS FOR ADMINISTRERENDE DIREKTØR Administrasjonen la frem instrukser for styret og adm. direktør for perioden Styrets enstemmige V E D T A K: Styret tar instruks for styret i Sykehuspartner HF til etterretning Styret beslutter instruks for administrerende direktør SAK SIKKER DRIFT AKERSHUS UNIVERSITETSSYKEHUS Administrasjonen legger frem sak vedrørende håndtering av sikker og stabil drift ved Akershus universitetssykehus Styrets enstemmige V E D T A K: Styret gir sin tilslutning til anbefalt håndtering av sikker og stabil drift ved Akershus universitetssykehus og ber adm. direktør komme tilbake til styret med forslag til inndekning av de nødvendige investeringer. Side 4 av 6

6 SAK EKSTERNT PARTNERSKAP Administrasjonen presenterte status for arbeidet med eksternt partnerskap og videre organisering av arbeidet. Styrets enstemmige V E D T A K: Styret tar saken til orientering SAK BUDSJETT 2016 Styrets enstemmige V E D T A K: Styret tar saken til orientering SAK ÅRSPLAN 2015 Styrets enstemmige V E D T A K: Årsplan 2015 for styret tas til orientering. ADMINISTRENDE DIREKTØR ORIENTERER Administrerende direktør Mariann Hornnes orienterte om: Ansettelse ny økonomidirektør Fremtidens Sykehuspartner Etablering av nasjonalt selskap innkjøp Klage radiologiavtale Anmeldelse svindelforsøk Innkjøp og logistikk alvorlig avvik opptrekkskanyle Grossisttillatelse fra Statens legemiddeltilsyn Innflytning Sykehuset Østfold Kalnes Sikker drift Sykehuset Østfold Driftsavvik uke 43/44 Informasjonssikkerhetshendelse Side 5 av 6

7 Vestre Viken plattformkonsolidering IKT-sykehusapotekene Restverdi/kassasjon utstyr Varsel om internrevisjon kjøp og innleie av ressurser til Digital fornying STYRELEDER ORIENTERER Styreleder Steinar Marthinsen orienterte om: Endring i styret Skøyen, 11. november 2015 Steinar Marthinsen Leder Bjørn Erikstein nestleder Morten Lang Ree Marianne Johnsen Terje Aurdal for Nanette Loennechen Joachim Thode Naime Øzdemir for Tatjana Schanche Side 6 av 6

8 Saksframlegg Saksgang: Styre Møtedato Styret Sykehuspartner HF 18. desember 2015 SAK NR Budsjett 2016 Forslag til vedtak: 1. Styret vedtar et driftsbudsjett for 2016 med sum inntekter 3642 MNOK og sum kostnader 3627 MNOK og et positivt resultat på 15 MNOK. 2. Styret vedtar et samlet investeringsbudsjett for 2016 på 335 MNOK. Skøyen, 11. desember 2015 Mariann Hornnes Administrerende direktør Side 1 av 6

9 1. Direktørens anbefalinger / konklusjon Administrerende direktør anbefaler at styret vedtar budsjett 2016 for Sykehuspartner HF. De overordnede føringer for budsjettet 2016 er å sikre økonomiske rammebetingelser for å tilfredsstille de krav og nå de mål som stilles i oppdragsdokumentet fra eier. Sykehuspartner HF har i 2016 et krav til positivt resultat på 15 MNOK. Sykehuspartner har i løpet av høsten utarbeidet et veikart for perioden frem mot Dette danner utgangspunktet for de mål som er identifisert for Budsjettet er utarbeidet med utgangspunkt i tre definerte fokusområder beskrevet under. Leveransekraft gjennom sikre, stabile og kostnadseffektive tjenester Gjennom dette fokusområdet skal det sikres at stabilitet og leveransepresisjon er i henhold til avtalt SLA mot helseforetak og redusere antall kritiske hendelser. Tjenesteorientering skal være et gjennomgående prinsipp og Sykehuspartner skal ha et godt driftskonsept og effektiv leveransemodell. For å kunne gjennomføre dette må Sykehuspartner profesjonalisere egen organisasjon, ha en tydelig styringsmodell, drive kontinuerlig forbedring og bruke markedet på en effektiv måte. Videre skal alle leveranser være avtaleregulerte og Sykehuspartner skal ha fokus på enhetspris og at det vi leverer er kostnadseffektivt. Verdi for kunden - synliggjort for helseforetak og pasient Sykehuspartner må synliggjøre merverdi for både helseforetak og pasient. Dette oppnås gjennom åpenhet mot kunden, effektive leveranser, ha klinikeren i fokus virksomhetsforståelse og kunden må føle seg sett og forstått. Videre er det viktig at Sykehuspartner er en aktiv bidragsyter for å hjelpe kunden og kan videreutvikle tjenester sammen med kunden som igjen kan komme hele regionen til gode. For å realisere dette må det gis god styringsinformasjon og planer rundt arbeidet vi gjør mot kunden, ha en forutsigbar og omforent plan og Sykehuspartner må ha kompetanse på kundens behov. Medarbeiderne i Sykehuspartner må være tilgjengelig og kunne bistå med å løse små problemer i hverdagen gjennom å ha en kundeorientert kultur, helt ned til den enkelte. Videre må kundegrensesnittet utvikles. Brukerstøtte må utvikles videre og utstyrsforvaltningen må forbedres. Best på helseteknologi - vi dekker et fremtidig pasientbehov sammen med kunden Sykehuspartner må legge til rette for å kunne dekke et fremtidig tjenestebehov sammen med kunden og understøtte helseforetakene. Når vi bidrar med innovasjon er det med tanke på hele regionen og vi skal bidra med prioritering av innovasjonsaktiviteter. Videre skal Sykehuspartner levere til Digital fornying, samtidig utvikle vårt ansvar i prosjekter og sikre at vi har kompetanse og ressurser som kan bidra her. Et viktig element er å bistå helseforetak med å ta ut gevinster. 2. Bakgrunn Som en felles tjenesteleverandør er det svært viktig å sikre at de tjenestene som vi tilbyr er kostnadseffektive og konkurransedyktig sammenlignet med andre aktører. I budsjettet for 2016 er det stilt ytterligere krav om kostnadseffektivisering for samtlige virksomhetsområder, dette er nærmere beskrevet i sammendrag og i egne kapitler under det enkelte virksomhetsområdet. Kostnadseffektivisering som er lagt inn i budsjettet er krevende. Sykehuspartner skal levere på behovsutviklingen med eksisterende organisasjon uten en økning i antall ansatte. Dette innebærer at vi absorberer nye og utvidede tjenester knyttet til nytt Østfoldsykehus, idriftsettelser av løsninger levert av digital fornying, nye integrasjoner i foretaksgruppen og innføring av nye mobilitetstjenester. I tillegg til dette absorberes all volumvekst og funksjonalitetsutvidelser av eksisterende organisasjon. Denne kostnadseffektiviseringen vil stille krav til ekstraordinære grep fra ledelsen samtidig som vi skal ha et stabilt kvalitetsnivå. Side 2 av 6

10 Budsjettprosessen Årets budsjettprosess startet i august hvor Sykehuspartners ledelse utformet overordnede budsjettforutsetninger. Dette sammen med budsjettføringer mottatt fra HSØ RHF er lagt til grunn for budsjettarbeidet. Det er lagt vekt på involvering av ledere på alle nivå både for å øke forståelsen av budsjettets innhold og sikre at endelig budsjett blir det styringsredskapet det skal være. Det er avholdt flere budsjettmøter på forskjellige nivåer i organisasjonen og den enkelte controller har koordinert arbeidet med linjeledelsen gjennom hele prosessen. I perioden fra 6. november til 30. november ble det gjennomført budsjettmøter med alle HF. I etterkant av dette foregår kvalitetssikring og mindre justeringer av de enkelte HF sine budsjett for å sikre enighet om budsjettet. Felles for alle møtene er at både Sykehuspartner og Helseforetakene har deltatt med både IKT- og økonomimedarbeidere. Budsjettet er fremlagt og drøftet med eier i flere runder. Eier har gitt klare krav til innretning og kostnadseffektivisering og det stilles krav til Sykehuspartner om et positivt resultat på 15 MNOK i Sammendrag Samlede inntekter i budsjettet er på MNOK, som er en reduksjon på omlag 159 MNOK sammenlignet med budsjett Reduksjonen skyldes at IOL inkludert forsyningssenteret kun er budsjettert med tre måneders drift i Det budsjetteres med et nullresultat i 2016 som er i tråd med ØLP Følgende fokusområder for 2016 er lagt til grunn ved utforming av budsjettet: Under hvert fokusområde er det implisitt at alle aktiviteter som planlegges for sikre måloppnåelse også skal understøtte kostnadseffektivt drift. Et sammendrag av disse tiltakene for å sikre kostnadseffektiv drift er beskrevet nedenfor. Ytterligere beskrivelser pr virksomhetsområde er beskrevet i egne kapitler under det enkelte virksomhetsområdet. Side 3 av 6

11 Budsjett 2016 stiller økte krav til kostnadseffektivisering for alle virksomhetsområdene i Sykehuspartner. Budsjettet for 2016 viser en kostnadsreduksjon på 61 MNOK i forhold til ØLP Dersom man trekker ut budsjettet til Forsyningssenteret er budsjettet 21 MNOK under ØLP Sykehuspartner HF vil i 2016 flate ut bemanningsveksten som har vært tidligere år. Totalt antall ansatte skal ikke overstige budsjettert antall ansatte Ekstern bistand holdes relativt likt budsjett 2015 til tross for økte behov knyttet til eksternt partnerskap. Kostnadsøkninger som ligger i budsjett 2016 kan i all hovedsak knyttes opp mot fire forhold; Redusert timepris til prosjekter Økt behov til drift og forvaltning ettersom man må absorbere alle nye prosjekter fra HF og digital fornying inn i eksisterende bemanning Økte avskrivninger fra digital fornying Økte avtalekostander grunnet indeksreguleringer, valutajusteringer og volumøkninger. For IKT- Tjenester reduseres bruken av ekstern bistand i operasjonelle aktiviteter med 20 % i 2016 sammenlignet med budsjett Videre vil det ikke rekrutteres noen nye inn i Budsjettet er lagt med samme antall ansatte i 2016 som i budsjett Alt rekrutteringsbehov i 2016 skal finansieres gjennom styrt rekruttering, det vil si rekruttering av ansatte med ny kompetanse skjer først ved turnover. Arbeidet som ble startet i 2015 for å redusere og standardisere applikasjonsporteføljen til HSØ videreføres i Dette vil gi besparelser i fremtidige avtalekostnader og drift og forvaltningskostnader. Det skal foretas en gjennomgang av avtaleporteføljen med fokus på besparelser. Det settes fokus på bedre lisensstyring. IKT-Service har høyt fokus på effektiv ressursutnyttelse, uavhengig av kunde, enhet og geografi. Dette skal sikres gjennom regionalisering av generell brukerstøtte og teknisk support i 2016, som innebærer å benytte ressurser på tvers av helseforetak i større grad enn i dag. Dette er spesielt relevant der helseforetakenes infrastruktur er løftet over på regionalisert plattform. Tiltakene vil bedre ressursutnyttelse, gjennom en ny og forbedret bemannings- og trafikkplanlegging, som gir mindre sårbarhet ved sykdom og annet fravær. IKT-Service skal videre fokusere på videreutvikling av brukernærhet og høy serviceytelse i Dette gjøres gjennom et kvalitetsarbeid knytte til arbeidsprosesser for bedre kundemøtene og oppfølging av saker. Det skal settes fokus på forbedring av utstyrsforvaltningen med tanke på økt leasingramme for perifieriutstyr. Dette vil gjøre Sykehuspartner i stand til legge en bedre plan for utstyrsleveranser i samarbeid med HFene. I tillegg jobbes med en oppgradering av telefoniløsningen som vil modernisere grensesnittet mot våre sluttbrukere ved innføring av nye henvendelseskanaler og gi en mer sømløs integrasjon mellom verktøy og telefoni. For Prosjekttjenester innebærer budsjett 2016 en stabilisering av antall ansatte og fokus vil gå fra vekst til økt kvalitet i form av kompetansehevning og økt kvalitet i prosjektgjennomføringen. Budsjettforslaget innebærer at bemanningen skal være stabil på 87,7 årsverk gjennom 2016 og organisasjonen er redusert med 1 leder og 6 medarbeidere i forhold til budsjett 2015 for å være mer kostnadseffektiv. I tillegg legges det opp til en reduksjon i ekstern bistand på 34 %. HR ØR leverer i dag svært stabile leveranser og over tid har både omfanget og kvaliteten på leveransene økt, noe man gjennom intern effektivisering har klart å levere uten å øke prisen til foretakene. Hovedfokusområdet for 2016 er ytterligere effektivisering av leveranseprosessene, kvalitetsøking generelt sett innen de etablerte tjenestene lønn- og personal (inkl. refusjon) og stabilisering av ERP tjenesten hos SiV, SP og RHF. Det er et kontinuerlig fokus på kostnadseffektiv drift internt i virksomhetsområdet og forbedringsmetodikk basert på LEAN er tatt i bruk for å sikre at kontinuerlig forbedring er en integrert del av det daglige arbeidet. Side 4 av 6

12 IOL sitt overordnede mål er å bidra til verdiskapning samlet for foretaksgruppen. IOL skal levere profesjonelle støttetjenester som sikrer kjernevirksomheten varer og tjenester av riktig kvalitet og til lavest mulig kostnad. IOL bidrar til regionale kostnadsbesparelser gjennom profesjonelle anskaffelser og avtaleforvalting. Ettersom IOL skal overføres til nasjonalt innkjøpsselskap er det i budsjett 2016 kun tatt med drift i Sykehuspartner HF i 1. kvartal Driftsbudsjett Sykehuspartner 3. Direktørens vurderinger Samlede inntekter i budsjettet er på MNOK, som er en reduksjon på omlag 159 MNOK sammenlignet med budsjett Reduksjonen skyldes at IOL inkludert forsyningssenteret kun er budsjettert med tre måneders drift i Det budsjetteres med et postivt Budsjettet er fremlagt og drøftet med eier i flere runder. Eier har gitt klare krav til innretning og kostnadseffektivisering og det stilles krav til Sykehuspartner om et positivt resultat på 15 MNOK i Det er ikke gjennomført en egen risikovurdering for oppnåelse av budsjettet blir et krevende år for Sykehuspartner med store omstillingsprosesser. Det er viktig å beholde fokus på de tre fokusområdene: leveransekraft, verdi for kunden og best på helseteknologi. Sykehuspartners viktigste oppgave er sikker og stabil drift. I tillegg skal det gjennomføres mange prosjekter i regi av Digital Fornying som trenger ressurser fra Sykehuspartner. Nye løsninger skal idriftsettes og krever en god og kompetent mottaksorganisasjon i Sykehuspartner. Det ligger en sterk Side 5 av 6

13 kostnadseffektivisering inne i budsjettet. Det er utfordrende å drifte mange nye komplekse løsninger med flere integrasjoner med det samme antallet medarbeidere. Den utfordringen har vi ivaretatt i budsjettet blir utfordrende og spennende og vi har stilt strenge krav til egen virksomhet og har satt fokus på at vi skal forbedre oss på de områder hvor vi har størst utfordringer i dag. Vedlegg: 1. Budsjettnotat Side 6 av 6

14 Budsjettnotat 2016 Sykehuspartner HF 1

15 Budsjettnotat 2016 Innhold Budsjettnotat Administrerende direktørs vurderinger Budsjettprosessen Sammendrag Driftsbudsjett Sykehuspartner Driftsbudsjett Inntekter Virksomhetsutvikling Investeringsrammer Digital fornying IKT-Tjenester Mål for Overordnet planer for måloppnåelse i Budsjettforutsetninger Tiltak for å sikre kostnadseffektivisering Driftsbudsjett IKT - Service Mål for Overordnet planer for måloppnåelse i Budsjettforutsetninger Tiltak for å sikre kostnadseffektivisering Driftsbudsjett Prosjekttjenester Mål for Overordnet planer for måloppnåelse i Budsjettforutsetninger Tiltak for å sikre kostnadseffektivisering Driftsbudsjett HR og ØR Tjenester Mål for

16 11.1. Overordnet planer for måloppnåelse i Budsjettforutsetninger Tiltak for å sikre kostnadseffektivisering Driftsbudsjett Innkjøp og logistikk Mål for Overordnet planer for å oppnå måloppnåelse i Budsjettforutsetninger Tiltak for å sikre kostnadseffektivisering Driftsbudsjett Basisramme Driftsinntekter Personalkostnader Konsulentinntekter Ekstern Bistand Andre driftskostnader Forsyningssenteret Mål for 1. kvartal Overordnet planer for å oppnå måloppnåelse i Budsjettforutsetninger Driftsbudsjett Annen inntekt Driftsinntekter Driftskostnader Stab og lokasjoner Sykehuspartner Stab Lokasjonskostnader

17 4 1. Administrerende direktørs vurderinger De overordnede føringer for budsjettet 2016 er å sikre økonomiske rammebetingelser for å tilfredsstille de krav og nå de mål som stilles i oppdragsdokumentet fra eier. Sykehuspartner har i løpet av høsten utarbeidet et veikart for perioden frem mot Dette danner utgangspunktet for de mål som er identifisert for Budsjettet er utarbeidet med utgangspunkt i tre definerte fokusområder beskrevet under. Leveransekraft gjennom sikre, stabile og kostnadseffektive tjenester Gjennom dette fokusområdet skal det sikres at stabilitet og leveransepresisjon er i henhold til avtalt SLA mot helseforetak og redusere antall kritiske hendelser. Tjenesteorientering skal være et gjennomgående prinsipp og Sykehuspartner skal ha et godt driftskonsept og effektiv leveransemodell. For å kunne gjennomføre dette må Sykehuspartner profesjonalisere egen organisasjon, ha en tydelig styringsmodell, drive kontinuerlig forbedring og bruke markedet på en effektiv måte. Videre skal alle leveranser være avtaleregulerte og Sykehuspartner skal ha fokus på enhetspris og at det vi leverer er kostnadseffektivt. Verdi for kunden - synliggjort for helseforetak og pasient Sykehuspartner må synliggjøre merverdi for både helseforetak og pasient. Dette oppnås gjennom åpenhet mot kunden, effektive leveranser, ha klinikeren i fokus virksomhetsforståelse og kunden må føle seg sett og forstått. Videre er det viktig at Sykehuspartner er en aktiv bidragsyter for å hjelpe kunden og kan videreutvikle tjenester sammen med kunden som igjen kan komme hele regionen til gode. For å realisere dette må det gis god styringsinformasjon og planer rundt arbeidet vi gjør mot kunden, ha en forutsigbar og omforent plan og Sykehuspartner må ha kompetanse på kundens behov. Medarbeiderne i Sykehuspartner må være tilgjengelig og kunne bistå med å løse små problemer i hverdagen gjennom å ha en kundeorientert kultur, helt ned til den enkelte. Videre må kundegrensesnittet utvikles. Brukerstøtte må utvikles videre og utstyrsforvaltningen må forbedres. Best på helseteknologi - vi dekker et fremtidig pasientbehov sammen med kunden Sykehuspartner må legge til rette for å kunne dekke et fremtidig tjenestebehov sammen med kunden og understøtte helseforetakene. Når vi bidrar med innovasjon er det med tanke på hele regionen og vi skal bidra med prioritering av innovasjonsaktiviteter. Videre skal Sykehuspartner levere til Digital fornying, samtidig utvikle vårt ansvar i prosjekter og sikre at vi har kompetanse og ressurser som kan bidra her. Et viktig element er å bistå helseforetak med å ta ut gevinster. Som en felles tjenesteleverandør er det svært viktig å sikre at de tjenestene som vi tilbyr er kostnadseffektive og konkurransedyktig sammenlignet med andre aktører. I budsjettet for 2016 er det stilt ytterligere krav om kostnadseffektivisering for samtlige virksomhetsområder, dette er nærmere beskrevet i sammendrag og i egne kapitler under det enkelte virksomhetsområdet. Kostnadseffektivisering som er lagt inn i budsjettet er krevende. Sykehuspartner skal levere på behovsutviklingen med eksisterende organisasjon uten en økning i antall ansatte. Dette innebærer at vi absorberer nye og utvidede tjenester knyttet til nytt Østfoldsykehus, idriftsettelser av løsninger levert av digital fornying, nye integrasjoner i foretaksgruppen og innføring av nye mobilitetstjenester.

18 I tillegg til dette absorberes all volumvekst og funksjonalitetsutvidelser av eksisterende organisasjon. Denne kostnadseffektiviseringen vil stille krav til ekstraordinære grep fra ledelsen samtidig som vi skal ha et stabilt kvalitetsnivå. 2. Budsjettprosessen Årets budsjettprosess startet i august hvor Sykehuspartners ledelse utformet overordnede budsjettforutsetninger. Dette sammen med budsjettføringer mottatt fra HSØ RHF er lagt til grunn for budsjettarbeidet. Det er lagt vekt på involvering av ledere på alle nivå både for å øke forståelsen av budsjettets innhold og sikre at endelig budsjett blir det styringsredskapet det skal være. Det er avholdt flere budsjettmøter på forskjellige nivåer i organisasjonen og den enkelte controller har koordinert arbeidet med linjeledelsen gjennom hele prosessen. I perioden fra 6. november til 30. november ble det gjennomført budsjettmøter med alle HF. I etterkant av dette foregår kvalitetssikring og mindre justeringer av de enkelte HF sine budsjett for å sikre enighet om budsjettet. Felles for alle møtene er at både Sykehuspartner og Helseforetakene har deltatt med både IKT- og økonomimedarbeidere. Budsjettet er fremlagt og drøftet med eier i flere runder. Eier har gitt klare krav til innretning og kostnadseffektivisering og Sykehuspartner har fått et resultatkrav på 15 MNOK i Sammendrag Samlede inntekter i budsjettet er på MNOK, som er en reduksjon på omlag 159 MNOK sammenlignet med budsjett Reduksjonen skyldes at IOL inkludert forsyningssenteret kun er budsjettert med tre måneders drift i Det budsjetteres med et positivt resultat på 15 MNOK i Følgende fokusområder for 2016 er lagt til grunn ved utforming av budsjettet: 5

19 Under hvert fokusområde er det implisitt at alle aktiviteter som planlegges for sikre måloppnåelse også skal understøtte kostnadseffektivt drift. Et sammendrag av disse tiltakene for å sikre kostnadseffektiv drift er beskrevet nedenfor. Ytterligere beskrivelser pr virksomhetsområde er beskrevet i egne kapitler under det enkelte virksomhetsområdet. Budsjett 2016 stiller økte krav til kostnadseffektivisering for alle virksomhetsområdene i Sykehuspartner. Budsjettet for 2016 viser en kostnadsreduksjon på 46 MNOK i forhold til ØLP Dersom man trekker ut budsjettet til Forsyningssenteret er budsjettet 6 MNOK under ØLP Sykehuspartner HF vil i 2016 flate ut bemanningsveksten som har vært tidligere år. Totalt antall ansatte skal ikke overstige budsjettert antall ansatte Ekstern bistand holdes relativt likt budsjett 2015 til tross for økte behov knyttet til eksternt partnerskap. Kostnadsøkninger som ligger i budsjett 2016 kan i all hovedsak knyttes opp mot fire forhold; Redusert timepris til prosjekter Økt behov til drift og forvaltning ettersom man må absorbere alle nye prosjekter fra HF og digital fornying inn i eksisterende bemanning Økte avskrivninger fra digital fornying Økte avtalekostander grunnet indeksreguleringer, valutajusteringer og volumøkninger. For IKT- Tjenester reduseres bruken av ekstern bistand i operasjonelle aktiviteter med 20 % i 2016 sammenlignet med budsjett Videre vil det ikke rekrutteres noen nye inn i Budsjettet er lagt med samme antall ansatte i 2016 som i budsjett Alt rekrutteringsbehov i 2016 skal finansieres gjennom styrt rekruttering, det vil si rekruttering av ansatte med ny kompetanse skjer først ved turnover. Arbeidet som ble startet i 2015 for å redusere og standardisere applikasjonsporteføljen til HSØ videreføres i Dette vil gi besparelser i fremtidige avtalekostnader og drift og 6

20 forvaltningskostnader. Det skal foretas en gjennomgang av avtaleporteføljen med fokus på besparelser. Det settes fokus på bedre lisensstyring. IKT-Service har høyt fokus på effektiv ressursutnyttelse, uavhengig av kunde, enhet og geografi. Dette skal sikres gjennom regionalisering av generell brukerstøtte og teknisk support i 2016, som innebærer å benytte ressurser på tvers av helseforetak i større grad enn i dag. Dette er spesielt relevant der helseforetakenes infrastruktur er løftet over på regionalisert plattform. Tiltakene vil bedre ressursutnyttelse, gjennom en ny og forbedret bemannings- og trafikkplanlegging, som gir mindre sårbarhet ved sykdom og annet fravær. IKT-Service skal videre fokusere på videreutvikling av brukernærhet og høy serviceytelse i Dette gjøres gjennom et kvalitetsarbeid knytte til arbeidsprosesser for bedre kundemøtene og oppfølging av saker. Det skal settes fokus på forbedring av utstyrsforvaltningen med tanke på økt leasingramme for perifieriutstyr. Dette vil gjøre Sykehuspartner i stand til legge en bedre plan for utstyrsleveranser i samarbeid med HFene. I tillegg jobbes med en oppgradering av telefoniløsningen som vil modernisere grensesnittet mot våre sluttbrukere ved innføring av nye henvendelseskanaler og gi en mer sømløs integrasjon mellom verktøy og telefoni. For Prosjekttjenester innebærer budsjett 2016 en stabilisering av antall ansatte og fokus vil gå fra vekst til økt kvalitet i form av kompetansehevning og økt kvalitet i prosjektgjennomføringen. Budsjettforslaget innebærer at bemanningen skal være stabil på 87,7 årsverk gjennom 2016 og organisasjonen er redusert med 1 leder og 6 medarbeidere i forhold til budsjett 2015 for å være mer kostnadseffektiv. I tillegg legges det opp til en reduksjon i ekstern bistand på 34 %. HR ØR leverer i dag svært stabile leveranser og over tid har både omfanget og kvaliteten på leveransene økt, noe man gjennom intern effektivisering har klart å levere uten å øke prisen til foretakene. Hovedfokusområdet for 2016 er ytterligere effektivisering av leveranseprosessene, kvalitetsøking generelt sett innen de etablerte tjenestene lønn- og personal (inkl. refusjon) og stabilisering av ERP tjenesten hos SiV, SP og RHF. Det er et kontinuerlig fokus på kostnadseffektiv drift internt i virksomhetsområdet og forbedringsmetodikk basert på LEAN er tatt i bruk for å sikre at kontinuerlig forbedring er en integrert del av det daglige arbeidet. IOL sitt overordnede mål er å bidra til verdiskapning samlet for foretaksgruppen. IOL skal levere profesjonelle støttetjenester som sikrer kjernevirksomheten varer og tjenester av riktig kvalitet og til lavest mulig kostnad. IOL bidrar til regionale kostnadsbesparelser gjennom profesjonelle anskaffelser og avtaleforvalting. Ettersom IOL skal overføres til nasjonalt innkjøpsselskap er det i budsjett 2016 kun tatt med drift i Sykehuspartner HF i 1. kvartal

21 4. Driftsbudsjett Sykehuspartner 4.1. Driftsbudsjett 2016 Sykehuspartner har budsjettert med et resultat på 15 MNOK i For 2016 videreføres prioriteringen om å bidra med Sykehuspartner sine ressurser inn i digital fornying og drift for å erstatte og redusere bruken av innleide konsulenter. Salg av konsulenttimer Budsjett 2016 har en inntektsreduksjon på 71 MNOK vs budsjett 2015 knyttet til salg av konsulenttimer. Årsaken til dette er todelt. Oppdatert timepris er 120 kr lavere enn fakturert timepris i Dette skyldes delvis at ca 17 MNOK er overført fra timepris til driftspris direkte fakturert til digital fornying i Dette knyttes opp mot driften av prosjektkontor og bemanningskontoret som ligger i VO Prosjekttjenester. Øvrig reduksjon er et resultat av økt behov for kapasitet innen drift og forvaltning ettersom alle nye prosjekter skal absorberes av eksisterende bemanning i Behovene kommer hovedsakelig innenfor nye og utvidede tjenester til SØHF, alle nye integrasjoner i foretaksgruppen, innføring av mobilitetstjenester og støtte til innovasjon og forskning. 8

22 Personalkostnader Bemanningen skal flates ut i løpet av 2016 og være på nivå med antall ansatte budsjettert Budsjettet viser en kostnadsreduksjon på personalkostnader med 19 MNOK vs budsjett Dersom man trekker ut IOL gir dette en kostnadsøkning på personalkostnader på ca 17 MNOK som i all hovedsak skyldes forventet lønnssregulering på 2,7%. Bemanningsutvikling i Sykehuspartner HF : Avskrivninger Avskrivningene øker med 237 MNOK fra budsjett 2015 og skyldes i all hovedsak prosjekter fra digital fornying som øker med 270 MNOK. I denne økningen er 151 MNOK nye prosjekter som forventes å idriftsettes i 2016, resterende er helårseffekter av idriftsettelser gjort i Aktiveringer fra de ulike programmene i 2016 er som følger; Satsingsområde Avskrivninger 2016 Infrastrukturmodernisering Regional klinisk dokumentasjon PNØ Øvrige Andre IKT behov SUM (i TNOK) Innføringen av finansiell leasing medfører en kostnadsøkning på 37 MNOK. Avtalekostnad Det er budsjettert med en kostnadsøkning mot prognose 2015 på 51,3 MNOK i Av dette utgjør ca 35 MNOK indeksreguleringer og valutakorrigeringer. Det er forventet et økt behov for utvidet support på gamle servere som bidrar til økte service- og vedlikeholdskostnader. Øvrig økning knyttes opp mot forventet volumøkning og nye avtaler som følge av prosjekter som idriftsettes. Det er budsjettert inn et nedtak av serviceavtaler på ca 12 MNOK. 9

23 Ekstern bistand Ekstern bistand er innleie av eksterne konsulenter i Sykehusparter HF som ikke viderefaktureres prosjekter. Behovet oppstår i all hovedsak av følgende årsaker: Innleie av spesialistkompetanse på systemer det ikke er hensiktsmessig at SP HF rekrutterer til. Dette er innleie fra leverandører og øvrig spisskompetanse. Midlertidige ressursbehov ved sykemeldinger, permisjoner ol. Backfill i linjen ved avgivelse av ressurser til prosjekter i digital fornying eller lokale HF prosjekter Budsjett 2016 er på nivå med budsjett 2015, men under prognose Andre driftskostnader Andre driftskostnader har en økning på ca 33 MNOK fra budsjett 2015 dersom man trekker ut IOL av budsjettet. Det er i 2015 benyttet operasjonell leasing som investeringsmetode for periferi, dette har en kostnadseffekt i 2016 på ca 12 MNOK. I tillegg er det budsjettert inn løpende vedlikehold (oppgraderinger mm som ikke er en del av service og vedlikeholdskontrakt med leverandør) med 7 MNOK som ikke var budsjettert i Nye lokaler i 2015 bidrar med en kostnadsøkning på ca 8 MNOK i

24 4.2. Inntekter SP finansieres gjennom tjenestepris fra HF-ene og basisrammefinansiering (tilleggsfinansiering) fra HSØ. I henhold til tjenesteprismodell består tjenesteprisen av basis driftstjenester og kundespesifikke tjenester. I tillegg kommer timebaserte tjenester samt andre tjenester hvor kostnader viderefaktureres fra Sykehuspartner etter avtale med andre HF eller RHF. 5. Virksomhetsutvikling 2016 I dagens finansieringsmodell har ikke Sykehuspartner egne inntekter som kan brukes til utviklingsprosjekter. Slike prosjekter skal finansieres via driftsinvesteringsrammen til Sykehuspartner HF. For å tilrettelegge for kostnadseffektiv drift, samt videreutvikle Sykehuspartner som en profesjonell tjenesteleverandør er det nødvendig å investere i systemer og verktøy som bidrar til denne måloppnåelsen. Tildeling av midler skjer først når det foreligger en business case som synliggjør positive gevinster knyttet til investeringen, enten i form av kostnadseffektiviseringsgevinster eller kvalitetsgevinster. Prioritering av investeringer skjer i ledergruppen til Sykehuspartner. 6. Investeringsrammer 2016 Sykehuspartner HF har fått tildelt en driftsinvesteringsramme på 150 MNOK for 2016 som skal dekke løpende behov for reinvesteringer og skalering av HW og SW. Det er i budsjett 2016 tatt en forutsetning om at det tildeles en ramme for finansiell lease på 185 MNOK som skal dekke vårt behov for periferi utstyr og ekstra behov for skalering på lagring. Kontogruppe Budsjett 2015 Budsjett 2016 alle tall i hele MNOK Driftsinvesteringer SP Finansiell leasing SUM Digital fornying Sykehuspartner HF mottar i forbindelse med budsjettprosessen innspill fra digital fornying på hvilke avskrivnings-og avtalekostnader som skal belastes det enkelte HF i året som kommer. Av forutsetninger som nå ligger inne i estimatene kan følgende nevnes: 11

25 Ved beregning av avskrivningene er det tatt utgangspunkt i totalt estimert investeringsbeløp for prosjektet. Der hvor tjenesten driftsettes mot helseforetak er det estimert at helseforetaket vil få en andel (basert på fordelingsnøkkel) av total investering for prosjektet. Ved endelig prising vil helseforetaket kun få andel av finansieringskostnad som faktisk er aktivert, og samtidig få en varsling på at det kan komme en økning i finansieringskostnaden gjennom prosjektperioden på grunn av ytterligere utviklingsinvesteringer. Differansen mellom faktisk investert beløp og estimert beløp kan medføre at estimatene for avskrivningene i budsjett 2016 kan være noe høyere enn det den faktiske prisen vil være. Budsjettet inneholder ingen økning i avtalekostnader som følge av idriftsettelser fra digital fornying. Innspill på kostnadsnivå er gitt av Teknologi og ehelse i HSØ RHF. Ved endelig prising av driftspris vil helseforetakene få sin andel basert på fordelingsnøkkel av total driftspris. Følgende programmer har driftsettelser og tjenestepris er estimert basert på dette i 2016: Satsingsområde Avskrivninger 2016 Infrastrukturmodernisering Regional klinisk dokumentasjon PNØ Øvrige Andre IKT behov SUM (i TNOK)

26 8. IKT-Tjenester 8.1. Mål for 2016 Målene for IKT-Tjenester for 2016 skal utledes ut fra Sykehuspartners overordnede målbilde. IKTtjenester skal levere sikker, stabil og kostnadseffektiv drift, tjenesteendringer og ressurser til regionale programmer. Det skal opprettholdes et høyt fokus på tiltak knyttet til sikker og stabil drift, og med et særskilt fokus på drift ved nytt sykehus på Kalnes. IKT-tjenester skal videre aktivt bidra til modernisering og utvikling av HSØ s tjeneste- og applikasjonsportefølje. Dette innebærer å være en aktiv pådriver for å forenkle, standardisere og konsolidere infrastruktur, applikasjoner og tjenester. I tillegg vil IKT-tjenester gjennomføre flere initiativer knyttet til sanering av applikasjoner og gammel infrastruktur. For å sikre tilstrekkelig forutsigbarhet i leveransene vil IKT-tjenester fokusere på ytterligere profesjonalisere og effektivisere arbeidsmetodikk, -prosesser og leveransemodell, i tråd med nasjonale og regionale føringer. En viktig del av dette er blir å implementere omforente prioriteringsmekanismer for å utnytte Sykehuspartners ressurser på best mulig måte, samt skape et bedre samsvar mellom helseforetakenes forventninger, prioriteringer, budsjetter og Sykehuspartners leveransekapasitet. Videre vil IKT-tjenester ha fokus på å sikre vellykket klargjøring for eksternt partnerskap, spesielt innenfor tjenesteintegrasjon og -styring. Dette innebærer å gi faglige innspill til og delta i dialogen med potensielle leverandører, forsterke leverandørhåndteringsfunksjonen i IKT-tjenester, forstå konsekvensene for dagens organisasjon og leveransemodell, samt tilrettelegge for trygt å kunne inngå et hensiktsmessig partnerskap og være i stand til å realisere de planlagte gevinstene. Virksomhetsområdet vil i 2016 også iverksette tiltak for profesjonalisering av lisensstyring og kontroll, samt startet arbeidet med utarbeidelse av en innovasjonsstrategi for å sikre støtte til helseforetakene på dette området. De ovennevnte fokusområder og mål skal tilsammen tilrettelegge for en fleksibel og bærekraftig fremtid for IKT-området i HSØ. De skal bidra til å effektivisere bruk av ressurser og kompetanse i Sykehuspartner, med den ambisjonen at kostnaden for basistjenester stabiliseres i samsvar med langsiktig økonomisk plan (ØLP), som vil gjenspeile en generell kostnadseffektivisering hos alle helseforetak i regionen Overordnet planer for måloppnåelse i 2016 IKT-tjenester fokuserer i 2016 på et lavere antall delmål for å muliggjøre sterkere ledelsesmessig oppfølging og økt sannsynlighet for måloppnåelse. Delmålene skal nås gjennom konkrete initiativer 13

27 innenfor gjeldende kostnads- og rammebetingelser. Slike konkrete initiativer og fokusområder inkluderer: Sikring av drift av nytt Østfoldsykehus, Kalnes Implementering av Leveransestyring 2.0 Styrking av lisensstyring og -forvaltning. Spesielt vil man ha fokus på å belaste lisenskostnader til prosjekter og kundestyrte bestillinger. Sanering og rydding ( Rusken ) Redundant driftssenter skal etableres for å sikre tilstrekkelig og kontinuerlig overvåkning. Dette omfatter etablering av overvåkning fra en separat lokasjon, samt redundante overvåknings- og driftsverktøy Fokusering på bedre utnyttelse av prosjekt som arbeidsform ved å styrke prosjektledelseskapasitet der det gir størst tids- og kvalitetsgevinst, for eksempel oppgraderinger av regionale tjenester og store tjenesteendringer/grupperte tjenesteendringer. Dette gjenspeiles ved opprettholdelse av dagens bruk av prosjektledere i drift. Ferdigstille det pågående Tjenestekatalogprosjektet Det er imidlertid på flere områder behov for ekstraordinære tiltak knyttet til modernisering og vedlikehold. Kostnadsrammen og øvrige føringer gir imidlertid ikke rom for å inkludere dette i det ordinære drifts- og investeringsbudsjettet. I samråd med HSØ og Sykehuspartners styre, vurderer man å fremme behovet for finansiering og igangsettelse av slike enkeltsaker separat. Avdeling Virksomhetsutvikling i IKT-T er i løpet av 2015 avviklet, og respektive funksjoner flyttet opp som fellesfunksjoner på Sykehuspartner-nivå. Dette muliggjør en bedre og mer koordinert bruk av disse ressursene, og muliggjør samtidig at utviklings- og forbedringstiltak i hele organisasjonen knyttes tett opp til Fremtidens Sykehuspartner og eksternt partnerskap Budsjettforutsetninger 2016 Basiskostnader: Budsjettet for IKT Basiskostnader øker med 265 MNOK fra 2015 til 2016: 14

28 Kostnadsøkningen spesifiseres slik: Den største økningen fremkommer av ny splitt av Microsoftkostnaden i Tidligere har denne kostnaden blitt lagt under arbeidsflate i sin helhet. Fra 2016 er denne mer korrekt fordelt mellom arbeidsflate og basis, slik at lisenser som naturlig ikke omfattes av arbeidsflatetjenesten i stedet blir fakturert som en basiskostnad. Arbeidsflate: Beregningen av ny arbeidsflatepris: 15

29 Kostnaden i forbindelse med arbeidsflate vil reduseres i 2016 grunnet følgende: Prisen ut til helseforetakene ble justert ned i januar i forhold til opprinnelig budsjett Lavere Microsoft-kostnader etter forhandlinger Elementer av Microsoft-avtalen ikke lenger inngår i beregningen av arbeidsflateprisen (93 MNOK) er overført til basiskostnader. Ingen bemanningsøkning i 2016 Øvrige budsjettforutsetninger: Basisrammefinansieringen fra RHF reduseres med 10 MNOK Det er ikke budsjettert med nyansettelser i Antall ansatte UB budsjett 2016 skal være likt UB budsjett IKT-T har imidlertid i 2015 hatt en lavere rekrutteringstakt enn budsjettert, og dette muliggjør en moderat økning av antall ansatte i første kvartal 2016 innenfor nevnte ramme Budsjettet forutsetter at Oppdragsdokumentet er i tråd med det som kan forventes oppnådd innenfor gitte budsjettrammer. Antall timer til Digital fornying og Tjenesteendringer samlet sett er timer lavere enn budsjett 2015, og ca timer lavere enn prognose Dette begrunnes med at 2015 reelt har hatt en høyere prosjektandel / faktureringsgrad enn det som kan regnes som forsvarlig over tid for opprettholdelse og forbedring av kvalitet og sikkerhet i drift og forvaltning, blant annet knyttet til aktiviteter i PNØ. Det planlegges med en økning i innsats til tjenesteendringer, økning fra prognose 2015 på timer til ca timer i

30 8.4. Tiltak for å sikre kostnadseffektivisering Budsjett 2016 stiller ytterligere krav om kostnadsbesparelser som igjen stiller større krav til IKT - Tjenester om å jobbe mer effektivt. En stor andel av IKT-Tjenester sin kostnadsbase (ca 2/3 av kostnadsbasen) er avskrivninger og avtalekostnader som kan anse som relativ faste og upåvirkbare kostnader på kort sikt, derfor er det innenfor personalkostnader, ADK og ekstern bistand hvor det er budsjettert inn effektiviseringstiltak. Følgende tiltak ligger til grunn i budsjettet: Det er ikke budsjettert med nye stillinger i 2016, og budsjettet forutsetter at nye tjenester håndteres med eksisterende ressurser Bruken av ekstern bistand inn i drift reduseres med 20 % i forhold til 2015-nivå Redusert kostnader pr ansatt for andre driftskostnader, reise, og telefon/internettkostnader I 2016 starter flere konkrete initiativer knyttet til sanering av applikasjoner og rydding i gammel infrastruktur Ved å realisere målene for 2016 forventes ytterligere effektiviseringsgevinster som omfatter: Bedre ressursutnyttelse på tvers av IKT-tjenester kjerneoppgaver (SLA, tjenesteendringer og allokering til prosjekt) Økt ressurskapasitet innenfor drift og SLA medfører mer tid til å fokusere på nødvendige vedlikeholdsoppgaver og deretter redusere antall kritiske feil med tilhørende følgekostnader Forenkling og forbedring av leveransestyring vil bidra til mer effektiv arbeidsflyt og riktige prioritering 17

31 8.5. Driftsbudsjett Personalkostnader IKT-tjenester vil i 2016 ikke rekruttere til nye stillinger dette for å sikre at antall årsverk og personalkostnader er i tråd med Økonomisk Langsiktig Plan (ØLP) for Dette skaper en betydelig utfordring knyttet til forvaltning av nye tjenester, som i 2016 må dekkes av eksisterende ressurser. Parallelt vil anskaffelsesprosessen for eksternt partnerskap samt ulike mottaksprosjekter internt legge et betydelig beslag på de samme ressursene. Som konsekvens av dette må Sykehuspartner styrke fokus på prioritering av oppgaver og ressursallokering. 18

32 Fordeling av personalkost mellom avdelinger er vist under: Endring fra 2015 til 2016 forklares med følgende: Fordeling av timesalg Budsjett 2016 innebærer en moderat vridning mot noe høyere SLA-andel av totale timer enn 2015 (både budsjett og prognose). Dette er i tråd med en reduksjon av prosjektdeltakelse som fremstår som nødvendig for å kunne opprettholde og øke fokus på sikker på sikker og stabil drift, samt kunne ivareta økende kompleksitet og strøm av nye tjenester i Sum av prosjekttimer (fakturerbare) i 2016 ligger timer under prognose 2015, og timer under budsjett

33 Avskrivninger For virksomhetsområdet IKT-T så utgjør avskrivningsbudsjettet omtrent 820 MNOK. Sammenlignet med prognose for 2015 så økes avskrivningsnivået med ca 232 MNOK som tilsvarer 39 %. Dette skyldes i hovedsak nytt sykehus i Østfold og omlegging av plattform på OUS. Årsaken til at arbeidsflate reduseres er at en andel av Microsoft-lisensene er omgjort til basiskostnad. Avskrivninger som gjelder regionale prosjekter har en andel på 64 % av totalt avskrivningsbudsjett 2016, og driftsinvesteringer utgjør 21 %. Resterende 15 % fordeler seg på lokale prosjekt, overførte anlegg og SP-investeringer. Økningen for regionale prosjekt fra prognose 2015 skyldes i hovedsak nytt sykehus i Østfold og omlegging av plattform på OUS. Dette er i tråd med ønsket regionalisering av løsninger. 20

34 Service og vedlikeholdskostnader Totale avtalekostnader øker med ca. 39 MNOK i 2016 mot budsjett Det er flere årsaker til at avtalekostnader øker inn i 2016,de vesentligste er volumøkninger, valutaendringer og indeksreguleringer. Økningen kan splittes opp i følgende elementer: Ekstern Bistand Budsjettet for ekstern bistand (dvs innleide ressurser til støtte i drift og forvaltning ikke viderefakturerbart) er redusert med 20% fra budsjett 2015, og beløper seg til 60 MNOK i Midlene vil fordeles løpende mellom avdelingene i IKT Tjenester løpende i 2016, etter nøye vurdering av behov og forventet effekt. Forventet fordeling mellom ulike behovskategorier: 21

35 Andre driftskostnader Andre driftskostnader har en kostnadsøkning på ca. 33 MNOK sammenlignet med budsjett Fordeling mellom de ulike kategorier er vist nedenfor: I budsjett 2015 inneholder grupperingen Andre driftskostnader inntekter til IKT-T fra ERPprosjektet på ca 9 MNOK som gir et negativt budsjettall. Budsjetteringen er ikke videreført i 2016, som medfører at grupperingen ikke er sammenlignbar med budsjett Det er i 2016 budsjettert med 7 MNOK til løpende vedlikeholds- og servicekostnader. Dette er kostnader fra leverandører for tjenester som ikke er dekkes av eksisterende avtaler, men som er nødvendig i tilfeller hvor akutte problemer må løses av leverandøren. Anskaffelse av tele- og datautstyr samt møtekostnader er redusert med hhv 30% og 41% mot 2015 i tråd med reelle kostnader i Tilsvarende er reisekostnader og kostnader til telefoni og internett til ansatte øket i tråd med faktiske påløpte kostnader i

36 9. IKT - Service 9.1. Mål for 2015 Den pågående virksomhetsutviklingsprosessen vil medføre tiltak som blir iverksatt utover i Det forventes at dette danner grunnlag for bedre ressursutnyttelse uten å redusere servicegraden. Dette er i tråd med Oppdragsdokumentet 2015 og Sykehuspartners mål om en kostnadseffektiv drift. Det er identifisert tre målområder for Virksomhetsutviklingsprosessen: Effektiv ressursutnyttelse uavhengig av kunde, enhet og geografi Eierskap til saken er løst Økt tilstedeværelse IKT-Service har høyt fokus på effektiv ressursutnyttelse, uavhengig av kunde, enhet og geografi. Dette skal sikres gjennom regionalisering av generell brukerstøtte og teknisk support i 2016, som innebærer å benytte ressurser på tvers av helseforetak i større grad enn i dag. Dette er spesielt relevant der helseforetakenes infrastruktur er løftet over på regionalisert plattform. Tiltakene vil bedre ressursutnyttelse, gjennom en ny og forbedret bemannings- og trafikkplanlegging, som gir mindre sårbarhet ved sykdom og annet fravær. IKT-Service skal videre fokusere på videreutvikling av brukernærhet og høy serviceytelse i Dette gjøres gjennom et kvalitetsarbeid knytte til arbeidsprosesser for å bedre kundemøtene og oppfølging av saker. I tillegg jobbes med en oppgradering av telefoniløsningen som vil modernisere grensesnittet mot våre sluttbrukere ved innføring av nye henvendelseskanaler og gi en mer sømløs integrasjon mellom verktøy og telefoni. For å imøtekomme behovet for fornying og utskiftning av periferi er det for 2016 søkt om en finansiell lease på 160 MNOK til utskiftning av periferiutstyr. Det forutsettes at dette godkjennes ila 2015, tidlig Plan for utskiftninger for 2016 skal utarbeides og møter med alle foretak gjennomføres i slutten av 2015/begynnelsen av Dette for å sikre og forankre omfanget hos alle foretak. Utskiftingsløpet planlegges gjennomført gjennom 2016 eller iht. avtaler inngått med foretakene Overordnet planer for måloppnåelse i 2016 Den pågående virksomhetsutviklingsprosessen vil medføre tiltak som blir iverksatt utover i Budsjettforutsetninger 2016 IKT Service skal ikke overstige 224 årsverk i Det kan imidlertid være aktuelt å omdisponere ressurser mellom Brukerstøtte, Teknisk Support, Utstyrsforvaltning og ledelse, og dette vil bli løpende vurdert gjennom året. 23

37 Bruk av eksterne ressurser (innleide) skal reduseres med 20 % mot budsjett Denne budsjettposten utgjør 6,3 MNOK i 2016, som medfører vesentlige utfordringer i bemanning av ulike prosjekter parallelt med løpende driftsoppgaver, ettersom en vesentlig del av rammen benyttes til erstatning av egne ansatte som jobber i prosjekter (backfill). For 2016 vil det særlig bli brukt slike ressurser på omleggingsprosjektet i OUS Tiltak for å sikre kostnadseffektivisering For å underbygge og sikre ytterligere kostnadseffektivisering i 2016, vil IKT Service gjennomføre følgende tiltak: Gjennomføring av virksomhetsutviklingsprosessen i tråd med gjeldende planer Opprettholde og sikre god kontroll over ansatte årsverk og over endringer i behov Særskilt oppfølging for å sikre at bruken av innleide ressurser holdes innenfor de gitte rammer 9.5. Driftsbudsjett IKT Service (tall i tusen) Endring mot Budsjett 2016 Prognose 2015 Budsjett 2015 budsjett 2015 Basisramme Driftsinntekter Konsulentinntekt Periferi og telekom Annen inntekt Sum driftsinntekter Personalkostnader Aktiverbare prosjekttimer Varekostnad Avskrivninger Service og vedlikehold Ekstern bistand Andre driftskostnader Sum driftskostnader Driftsresultat før viderefakturering Inntekter Viderefakturering Kostnader Viderefakturering Netto Viderefakturerbare kostnader Driftsresultat Nettofinans Resultat Driftsbudsjettet innebærer bl.a. følgende forutsetninger Bemanning ved inngangen til 2016 planlegges til 224 årsverk, og dette er også gjennomsnitt for året Ved permisjoner benyttes vikarer og ikke innleide. 24

38 Det forventes fortsatt turnover slik at nødvendige flyttinger av ressurser kan håndteres i slike sammenhenger. Rekruttering av nyansatte behandles av ledergruppen/vo-direktør i hver enkelt sak Det forutsettes at Oppdragsdokumentet er i tråd med det som kan forventes oppnådd innenfor gitte budsjettrammer. Reduksjon i forhold til 2015-budsjett for innleie av eksterne med 20%. Finansiell leasing overtar for tidligere ordinær eie-løsning. Begge løsningene vil leve videre i minst tre år. Kostnadene med finansiell leasing inkluderer også finanskostnader i tillegg til avskrivninger. Operasjonell leasing ble benyttet som midlertidig løsning i 2015 og vil vare i 3 år. Kostnadene knyttet til operasjonell leasing regnskapsførers som andre driftskostnader. Personalkostnader IKT-S forventer å gå ut av 2015 med 224 fast ansatte. Det er lagt opp til samme bemanning gjennom hele Ressursfordelingen mellom avdelinger/seksjoner kan bli endret i løpet av året. Konsulentinntekter og aktiverbare timer 25

39 Aktivitetsnivået på ulike prosjekter har i 2015 vært uvanlig høy, blant annet i flytteprosjektet på OUS. Verken prosjektenes behov eller tilgjengelige ressurser forventes å kunne opprettholdes i 2016, og budsjettet er derfor lagt betydelig lavere enn nivået i Avskrivinger IKT Service (tall i tusen) Budsjett 2016 Prognose 2015 Budsjett 2015 Avskrivninger Det er fra medio 2015 besluttet å benytte finansiell leasing som investeringsform for periferiutstyr. I en mellomfase ble det benyttet operasjonell leasing med en ramme for anskaffelseskost på 40 MNOK. Det er søkt om midler til finansiell leasing som innebærer et markert løft i avskrivningene i forhold til Service og vedlikeholdskostnader Service- og vedlikeholdskostnader er knyttet til avhending av utstyr gjennom Circle-IT. Det er forventet økt utskiftingstakt på eldre utstyr i forbindelse med finansiell leasing fremover som vil kostnadene øke noe. Kostnader knyttet til Multifunksjonsprintere er også inkludert i denne budsjettposten, men med tilhørende inntekter som ikke gir noen resultateffekt i budsjettet. Ekstern Bistand IKT Service (tall i tusen) Budsjett 2016 Prognose 2015 Budsjett 2015 Ekstern bistand Gitt budsjettforutsetninger er denne posten på 6,3 MNOK i 2016, som er ned 20% fra Rammen disponeres og tildeles av VO-direktør, med en forventning om en betydelig andel benyttet til konsulenter for backfill på grunn av omleggingsprosjektet på OUS. Overforbruk i 2015 skyldes høy prosjektdeltakelse i kombinasjon med innleide erstatningsressurser i drift. 26

40 Andre driftskostnader Andre driftskostnader har en økning på ca. 4,9 MNOK sammenlignet med prognose De vesentligste endringer er: Kostnader for operasjonell leasing i 2016 er 12 MNOK. Dette er en betydelig økning fra 4,0 MNOK i prognose 2015 da denne løsningen begynte i moderat omfang i april med full belastning fra november Økt andel felleskostnader SP med 0,8 MNOK Øvrige poster gir alle reduserte kostnader i forhold til prognosen 2015 til sammen 3,9 MNOK 27

41 10. Prosjekttjenester Mål for 2015 Prosjekttjenester skal sammen med Helse Sør-Øst RHF og de lokale helseforetakene levere profesjonelle IKT-prosjekter og bidra til å utføre god eierstyring av IKT-prosjekter i Helse Sør-Øst. Av alle IKT-prosjektene er det nødvendig med ekstra fokus på Digital fornying og sikre dette programmets realisering. Prosjekttjenester er i hovedsak en leverandør av kapasitet (ressurser) og kompetanse til prosjekter gjennomført i Digital Fornying, men leverer også ressurser til HF-prosjekter og interne prosjekter i Sykehuspartner Gjennom 2016 skal Sykehuspartner HF utvikles til å sikre prosesskvaliteten i de prosjekt leveransene de leverer ressurser til. Dette innebærer - opprettholdelse av leveranser av kapasitet og riktig kompetanse inn i prioriterte prosjekter - utvikling og forvaltning av metodikk og verktøy i henhold til krav fra Helse Sør-Øst RHF - ansvar for at prosjektressurser levert gjennom Sykehuspartner (interne og eksterne) leverer med riktig kvalitet og kompetanse - totalansvar for at prosjektledelse levert gjennom Sykehuspartner HF etterlever metodikk og verktøy som besluttet av Helse Sør-Øst RHF Målsettingen skal gjennomføres innen dagens stillingsramme. Avdelingene Regionalt porteføljekontor og Prosjektbemanning blir i 2016 finansiert direkte av HSØ RHF, og det er utarbeidet en egen tjenestebeskrivelse for disse. 28

42 10.2. Overordnet planer for måloppnåelse i 2016 Prosjekttjenester vil i 2016 ha fokus på å sikre kvalitet i tjenestene og utvikle organisasjonen til å ta et større ansvar i regionale IKT-prosjekter. Et ledd i dette arbeidet blir å sikre implementering av ny Prosjektveiviser. Denne ble ferdigstilt 2. halvår 2015, og det må sikres at denne er kjent og blir etterlevet. Prosjekttjenester har også igangsatt evaluering av sine leveranser, blant annet evaluering av prosjektledere hvor også kunder og oppdragsgiver er inkludert. Dette vil bli videreført og utviklet videre for å sikre kunnskap om kvalitet på egne leveranser samtidig som det vil gi et grunnlag for å iverksette tiltak for kvalitetsforbedring Budsjettforutsetninger 2016 Budsjett 2016 innebærer en stabilisering av antall ansatte og fokus vil gå fra vekst til økt kvalitet i form av kompetansehevning og økt kvalitet i prosjektgjennomføringen. Budsjettforslaget innebærer at bemanningen skal være stabil på 87,7 årsverk gjennom 2016 og organisasjonen er redusert med 1 leder og 6 medarbeidere i forhold til budsjett 2015 for å være mer kostnadseffektiv. I tillegg legges det opp til en reduksjon i ekstern bistand på 34 %. Dette vil gi en betydelig besparelse, og frigir midler som kan brukes til andre prioriterte oppgaver. I budsjett 2016 er det frigjort 13 prosjektleder-årsverk til interne prosjekter som vil redusere behovet for innleie av prosjektledelse til virksomhetsområdene i Sykehuspartner og sikre god prosjektgjennomføring lokalt i SP. Avdeling Prosjektbemanning og Prosjektporteføljekontor er samråd med HSØ RHF finansiert gjennom egen tjenestepris i Tiltak for å sikre kostnadseffektivisering Prosjekttjenester har gjennom budsjettprosessen sett på hvilke tiltak som kan bidra til å redusere kostnader og øke lønnsomheten i virksomheten. I budsjettet for 2016 er det lagt opp til høyere utnyttelsesgrad på prosjektlederne med en utnyttelsesgrad på 82 % mot i underkant av 80 % i Gjennomsnittlig timepris har i perioden gått ned fra NOK til NOK Videre er det gjennomført effektivisering innen ledelse og redusert enheten med 1 årsverk. Både prosjektbemanning og regionalt porteføljekontor er redusert med 6 årsverk i avtale med Fornyingsstyrets programkontor. Ekstern bistand er også redusert med 34 %. Andre poster har mindre endringer som gjenspeiler forventet prisvekst eller variasjon i arbeidet. 29

43 10.5. Driftsbudsjett Prosjekttjenester (tall i tusen) Endring mot Budsjett 2016 Prognose 2015 Budsjett 2015 budsjett 2015 Basisramme Driftsinntekter Konsulentinntekt Periferi og telekom Annen inntekt Sum driftsinntekter Personalkostnader Aktiverbare prosjekttimer Varekostnad Avskrivninger Service og vedlikehold Ekstern bistand Andre driftskostnader Sum driftskostnader Driftsresultat før viderefakturering Inntekter Viderefakturering Kostnader Viderefakturering Netto Viderefakturerbare kostnader Driftsresultat Nettofinans - 26 Resultat Prosjekttjenester budsjetterer med et bedre driftsresultat i 2016 enn budsjett Dette er drevet av mer tid budsjettert til prosjektarbeid med færre ansatte enn budsjett 2015, på tross av lavere timepris i I tillegg har prosjekttjenester redusert budsjettet knyttet til ekstern bistand i Personalkostnader Ansattutvikling budsjett 2015 til budsjett 2016: Prosjekttjenester budsjetterer med en bemanning på 88 FTE i Dette er en nedgang på 7 FTE mot budsjettert snitt i 2015 på 95 FTE og nedgang på 18 FTE mot desember budsjett 2015 på 106 FTE. Dette er i henhold til revidert stillingsbudsjett for Besparelsen på personalkostnad knyttet til reduksjon i antall ansatte er på 7,1 MNOK mot budsjett

44 Konsulentinntekter og Aktiverbare timer Forklaring på inntektsavvik: Prosjekttjenester forventer en reduksjon i konsulentinntekter i 2016, dette skyldes stort sett lavere timepris. Vi budsjetterer med å levere flere timer (+3800 timer) til prosjekt til en lavere timepris enn budsjettert i Dette betyr at vi skal leverer mer kapasitet inn mot regionale prosjekter og tjenesteendringer til en lavere kostnad i 2016 enn i 2015 med egne ressurser. Effekten av redusert timepris er på 9,9MNOK i lavere inntekt. Budsjettforutsetninger: Inntekter: Kostnader: Andel prosjekt for prosjektledere er på 82 % i snitt og programledere på 90 % i snitt. 13 årsverk til interne prosjekter. Snitt timepris på NOK 1084,- pr time. Driftsinntekt på 17,1 MNOK fra HSØ RHF for å dekke budsjetterte kostnader for avdelingene porteføljekontor og prosjektbemanning. Faste fordelingsnøkler benyttet Overtid og reisekostnader budsjettert på 2015 nivå. Stillingsannonser budsjettert basert på historisk turnover (~8%) med kr pr reansettelse. Ekstern Bistand Stillingsbudsjett på 87,7 FTE i budsjett 2016 som er iht til revidert budsjett. Det er en betydelig reduksjon i ekstern bistand (dvs innleide ressurser til støtte i drift og forvaltning ikke viderefakturerbart) i Det er budsjettert 3,3 MNOK til innleie av ekstra kapasitet i driften ved sykdom, oppsigelser og ekstra behov, samt støtte til videreutvikling av PPM metoden (utviklingstiltak i VO). I tillegg er det budsjettert 2,5 MNOK som «eies» av Fornyingsstyrets programkontor og benyttes til implementering av forbedringer og korreksjoner i Clarity. Sistnevnte beløp inngår som en del av HSØ RHF sin finansiering av porteføljekontor og prosjektbemanning. 31

45 Forventet fordeling mellom ulike behovskategorier: Andre driftskostnader Andre driftskostnader øker i 2016 hovedsakelig grunnet høyere felleskostnader i Sykehuspartner totalt. 32

46 11. HR og ØR Tjenester Mål for 2016 Målene for Virksomhetsområdte HR, Økonomi og regnskap i 2016 er i stor grad en videreføring av målene fra 2015, med fokus på sikker og stabil drift, forutsigbare leveranser og kostnadseffektivisering av tjenesteproduksjonen på lønn-, personal- og refusjonstjenesten. I tillegg vil det i 2016 være særskilt fokus på å: Videreføre arbeidet med å etablere og sikre god kvalitet på den nye tjeneste Felles regional økonomi- og logistikkløsning (ERP). Forvaltningsorganisasjonen er nå etablert som en egen seksjon i virksomhetsområdet og foruten sikker og stabil drift til eksisterende foretak vil hovedmålet i 2016 være en vellykket implementering av løsningen i SP og RHF. Fortsette og videreutvikle arbeidet med understøttelse av god virksomhetsstyring i foretakene gjennom analyser og forbedringsarbeid ved utvalgte poliklinikker i HSØ, for på den måten å bidra til å sikre en bedre utnyttelse av knappe ressurser. Øke tilgjengelighet og brukervennlighet på etablerte HR-løsninger, samt utvikle løsninger/ tjenester som understøtter regional HR strategi knyttet til styrket ledelse, bedre ressursstyring og kompetanseutvikling. Oppsummert er virksomhetsområdet sitt overordnede mål for 2016 å understøtte de føringer og forventninger som følger av oppdragsdokument for Overordnet planer for måloppnåelse i 2016 Virksomhetsområdet arbeider målrettet mot å bli en Partner for helsetjenester i utvikling. For å oppnå dette, er det en forutsetning at basistjenestene oppleves som sikre og stabile og er i overensstemmelse med kundenes krav og forventninger slik disse er regulert i tjenesteavtalene. I tillegg er det vesentlig at leveranseoppdrag utover det som ligger i tjenesteavtalene er i henhold til avtalt tid, kvalitet og kostnad. De fleste målene fra 2015 blir videreført for å sikre kontinuitet og varig forbedring, hvilket betyr at etablerte prosjekter og planlagte aktiviteter videreføres inn i LEAN som arbeidsmetodikk er implementert i alle avdelinger og seksjoner, og det jobbes gjennom dette med kontinuerlig prosessforbedringer. Forbedringstiltak som skal bidra til å redusere risiko for driftsavvik skal blant annet gjøres gjennom å forbedre leveranseprosessene internt og i samarbeid med våre drifts- og systemleverandører. Prosjekt Integrasjon 2.0 skal sikre bedre interne prosesser, parallelt med at innskjerpede krav til underleverandører er lagt inn i nye vedlikeholdsavtaler som er signert i Gode leveranseprosesser sammen med god virksomhetsstyring bidrar til å øke forutsigbarheten i våre tjenester. Virksomhetsområdet har gjennom de siste to årene jobbet målrettet med å redusere antall henvendelser til HR Brukerstøtte, der man nå kan vise til en nedgang på nærmere 30 % ved utgangen av Det tilsier at tjenestene fungerer bra og at kundene i stadig større grad får den informasjonen de trenger gjennom allerede etablerte og tilgjengelige kanaler uten å måtte kontakte 33

47 HR Brukerstøtte. Dette er noe både kundene og virksomhetsområdet sparer mye tid og ressurser på. For 2016 vil fokuset først og fremst være en kvalitetsheving og utnytte bedre kompetanse på tvers av fagmiljøene på HR Brukerstøtte. Dette arbeidet understøttes i stor grad av SP sitt «Kompetanseløft» og der man internt i virksomhetsområdet har utviklet en egen kompetanseutviklingsplattform. Dette sikrer rett kompetanse på rett sted slik at en større andel av innkomne saker kan løses «nærmere» kunden. Forventningene fra kundene endrer seg i takt med den teknologiske utviklingen ellers i samfunnet, hvor blant annet mobile løsninger i stadig større grad etterspørres i en digital hverdag. I 2016 vil implementering og tilgjengeliggjøring av mobil løsning for lønnslipp og reiseregninger øke fleksibiliteten i tjenestene betraktelig, noe som igjen forenkler hverdagen til brukerne i helseforetakene. Videre vil det være en ytterligere satsning på støtte til foretakene innenfor analyse, prosessforbedringer og virksomhetsstyring gjennom arbeidet i rådgivningstjenester. I dette arbeidet gjenbrukes opparbeidet kompetanse om metodikk for kontinuerlig forbedring av egne prosesser og produksjon (LEAN) i HR-tjenester Budsjettforutsetninger 2016 For de ordinære HR-tjenestene er det ingen vesentlige endringer i budsjett 2016 sammenlignet med årets budsjett. Følgende forutsetninger legges til grunn: Driftsprisen på de etablerte HR-tjenestene økes i hht deflator fra HSØ på 2,7 % fra 2015 til Eksisterende HR-løsninger oppgraderes med GAT analyse og Støttesystem for utdanningsplaner(lis) og det forutsettes i den forbindelse at etableringsprosjektene får de nødvendige investeringsmidlene på 3,5 MNOK fra RHF Virksomhetsområdet har gjennom 2015 økt satsningen på arbeidet med bedre utnyttelse av ressurser i poliklinikkene (kortere ventetid) og kostnaden for denne aktiviteten er forutsatt dekket av RHF et i 2016 med til sammen 10,8 MNOK (konsulentinntekt). Kostnader knyttet til drift av Regional økonomi- og logistikkløsning (ERP) som ikke dekkes av de foretakene som har tatt løsningen i bruk (Ahus, SØ, SiV, SP og RHF) forventes dekket av HSØ RHF (mellomfinansiering) Tiltak for å sikre kostnadseffektivisering Virksomhetsområdet leverer i dag en svært stabil leveranse og over tid har både omfanget og kvaliteten på leveransene økt, noe man gjennom intern effektivisering har klart å levere uten å øke prisen til foretakene. Hovedfokusområdet for 2016 er ytterligere effektivisering av leveranseprosessene, kvalitetsøking generelt sett innen de etablerte tjenestene lønn- og personal (inkl. refusjon) og stabilisering av ERP tjenesten hos SiV, SP og RHF. Det er et kontinuerlig fokus på kostnadseffektiv drift internt i virksomhetsområdet og forbedringsmetodikk basert på LEAN er tatt i bruk for å sikre at kontinuerlig forbedring er en integrert del av det daglige arbeidet. Det ble i 2012 vedtatt en bemanningsstrategi for HR tjenesteleveranse, der overordnet mål var å redusere bemanningen knyttet til lønns- og refusjonsproduksjon med 20 % i perioden 2012 til

48 Som grafen under viser var det i 2012 ca. 150 årsverk i produksjonen (både lønn og refusjon). Ved utgangen av 2015 er man helt i tråd med målsettingen, da det nå er ca. 130 produktive årsverk. Ambisjonen for 2016 er en ytterligere reduksjon til 120 ved utgangen av året. Antallet Lønn- og trekkoppgaver (LTO) har i samme periode økt noe, og kombinert med reduksjonen i antall årsverk gir dette en høyere produktivitet, målt som antall LTO er produsert pr medarbeider. Målet for 2016 er å øke antallet produsert enheter pr medarbeider fra 970 (2015 nivå) til 1000 ved utgangen av Videre er nye avtaler signert med underleverandører (Bluegarden og GAT) i 2015 og der en større andel av det totale leveranseomfanget nå er inkludert som del av de faste avtalene, noe som også bidrar til å redusere enhetskostnaden. Alle tjenestene leveres med felles leveranseindikatorer (KPIer), noe som sikrer at oppfølgingen av tjenestene er i henhold til den kvalitet som er fastsatt gjennom avtalene. I 2015 har kvaliteten på leveransene vært gjennomgående i henhold til hva som er avtalt og kundene har fått tilsendt månedlige statusrapporter fra virksomhetsområdet. Antall henvendelser til HR brukerstøtte skal reduseres ytterligere (målt mot tjenesteomfanget pr ), da man ønsker å redusere både kundens og SP sin egen tidsbruk på «plunder og heft» gjennom å levere riktig første gang. I tillegg vil det være fokus på raskere løsningstid gjennom at en større andel av sakene løses nærmere kunden. For å nå målet om reduksjon i antall brukerstøttehenvendelser vil HR-tjenester i større grad enn tidligere arbeide mer direkte med kompetanseutvikling og opplæring ute i helseforetakene, i tett samarbeid med foretakene. 35

49 11.4. Driftsbudsjett Sammenlignet med budsjett 2015 øker både de samlede inntektene og kostnadene til virksomhetsområdet med hhv. ca. 15 og 13 MNOK. Se beskrivelse av de vesentligste poster i de neste avsnittene. VO HR, Øk. og regnskap (tall i tusen) Endring mot Budsjett 2016 Prognose 2015 Budsjett 2015 budsjett 2015 Basisramme Driftsinntekter Konsulentinntekt Periferi og telekom Annen inntekt Sum driftsinntekter Personalkostnader Aktiverbare prosjekttimer Varekostnad Avskrivninger Service og vedlikehold Ekstern bistand Andre driftskostnader Sum driftskostnader Driftsresultat før viderefakturering Inntekter Viderefakturering Kostnader Viderefakturering Netto Viderefakturerbare kostnader Driftsresultat Nettofinans Resultat Driftsinntekter Virksomhetsområdet sine driftsinntekter kommer først og fremst fra de regionale HR tjenestene, imidlertid øker også inntekten fra Regional økonomi- og logistikkløsning (ERP) for hvert år. Av samlede driftsinntekter i 2016 på 362 MNOK utgjør Regional ERP 64 MNOK. Samlet økningen i driftsinntekt i 2016 er på ca. 35 MNOK og skyldes dels endringer i priser for HR-tjenester og dels endringer i ERP: - Endringen for HR tjenester utgjør ca. 14 MNOK, hvor en indeksregulering på 2,7 % utgjør 7,5 MNOK, mens resten skyldes merinntekt for ny/ utvidet funksjonalitet i eksisterende løsninger, ca. 7 MNOK (gjelder Mobil løsning, LSR V 2.0, LIS modul og GAT Analyse). - Endringen for ERP er på 21,5 MNOK og skyldes at flere foretak tar løsningen i bruk, noe som medfører høyere avskrivningskostnader og noe høyere forvaltningskostnad. Basisramme Avskrivningskostnaden for de regionale HR tjenestene dekkes av RHF et gjennom et basistilskudd. Det er en reduksjon i basisramme fra 2015 til 2016 på 26 MNOK, hvilket dels skyldes lavere avskrivningskostnad på 15 MNOK (se også pkt. om Avskrivningskostnader), samt at Rådgivningstjenesters bistand til HSØ sitt Tilgjengelighetsprosjekt i 2016 er budsjettert som konsulentinntekt og ikke basisramme (11 MNOK). 36

50 Personalkostnader Justert for prisvekst er det en reduksjon i de samlede personalkostnadene på ca. 3,2 MNOK sammenlignet med budsjett Dette skyldes at det er en netto nedgang på fire årsverk i 2016, fra 237 til 233, samt at antallet årsverk ved inngangen til 2016 er lavere enn hva som lå til grunn i budsjett Det er lagt til grunn 230 årsverk for videreføring av eksisterende tjenester, samt tre nye årsverk for drift og forvaltning av LIS modul i HSØ (kompetanseplaner for Leger i spesialisering). Ved inngangen til 2016 vil det være 230 årsverk og ved behov for annen/ ny kompetanse knyttet til eksisterende tjenester blir dette håndtert gjennom turnover. Endring mot prognose 2015 må også sees i sammenheng med endring på posten Ekstern Bistand, der det er en vesentlig reduksjon i 2016 sammenlignet med prognose Legges postene sammen ligger nivået i 2016 lavere enn både budsjett og prognose De innleide ressursene (Ekstern Bistand) er vikarer i drift som erstatter ansatte som følge av et relativt høyt sykefravær og mange permisjoner (noe som igjen skyldes sammensetningen av ansatte). Se også forklaring under posten Ekstern Bistand. Konsulentinntekter og aktiverbare timer Samlede konsulentinntekter er i 2016 ca. 13 MNOK og er i all hovedsak knyttet til salg av timer til RHF for Rådgivningstjenester sin bistand i Tilgjengelighetsprosjektet. Utover dette er ca. 0,5 MNOK inntekt fra det Regionale ERP-prosjektet for aktiverbare timer (0,5 årsverk). Avskrivninger Netto endring i samlede avskrivningskostnader er en reduksjon på i overkant av 1 MNOK. Endringen er todelt - Avskrivningene for de regionale HR-tjenestene reduseres med 15 MNOK i 2016, fra 35 MNOK til 20,5 MNOK. - Avskrivningene for den Regionale ERP løsningen øker med 14 MNOK som følge av justert avskrivningskostand for Ahus og SØ, helårseffekt av SiV, samt at SP og RHF tar løsningen i bruk i juni 2016 Tabellen under viser utvikling i årlig samlet avskrivningskostnad for eksisterende Regionale HRløsninger. 37

51 ALLE TALL I TUSEN Avskrivninger HR tjenester ERP Prognose Budsjett Service og vedlikeholdskostnader Det er i budsjett 2016 en økning i Service og vedlikeholdskostnad tilsvarende 13 MNOK, hvorav 7,5 MNOK kan tilskrives HR-tjenester og 5,5 MNOK skyldes den Regionale ERP løsningen. - Økningen knyttet til HR-tjenester skyldes en mindre justering av priser og omfang i driftsleveranser i forbindelse med reforhandling av eksisterende avtaler med de to største leverandørene (Bluegarden og GAT), samt økning som følge av ny/ utvidet funksjonalitet i eksisterende løsninger. Dette er Mobil løsning, Legestillingsregisteret V 2.0 (LSR), LIS modul samt GAT analyse og Grovplan. - For ERP skyldes økningen at flere foretak tar løsningen i bruk, noe som generer en høyere driftskostnad fra ekstern driftsleverandør (Evry), noe mer midler avsatt til endringsordrer og tilpasninger samt noe økt bruk av bistand fra Accenture. Ekstern Bistand Budsjettet for posten Ekstern bistand reduseres med 0,3 MNOK sammenlignet med budsjett 2015, der det er budsjettert med 2,3 MNOK på denne posten. I hovedsak er det satt av midler til eksterne revisjoner av lønnssystem/ beregningsnøkler, noe bistand i forbindelse med utrulling av GAT 6.0/ GAT analyse, samt at det planlegges med forlengelse av innleid testressurs (vikar) inntil omfanget og behov knyttet til den Regionale ERP løsningen er avklart. Sammenlignet med prognose 2015 er det en vesentlig nedgang på denne posten, tilsvarende 10,5 MNOK. Det har vært en ekstraordinær kostnad i 2015 som følge av omorganisering Lønn og refusjon, samt høyt sykefravær/ permisjoner på Brukerstøtte og GAT forvaltning. Omorganiseringen er avsluttet og det er gjennomført endringer på Brukerstøtte som skal sikre en større robusthet. Man må også se forbruket på denne kontoen i sammenheng med avviket på Personalkostnad, da de innleide ressursene på HR-tjenester kun er vikarer med et kostnadsnivå på linje med egne ansatte. Andre driftskostnader Det er i 2016 ingen vesentlig endringer i posten Andre driftskostnader. 38

52 12. Innkjøp og logistikk På grunn av overgangen til nasjonalt selskap er det kun budsjett for første kvartal som er med i Sykehuspartner sitt totale budsjett. Mål, planer og andre kommentarer knytter seg til hele Ved en overføring av Sykehuspartner innkjøp og logistikk sin virksomhet til Sykehusinnkjøp HF vil i hovedsak alle oppgaver overføres. Overføringen inkluderer også all virksomhet knyttet til Helse Sør- Øst forsyningssenter. Unntatt er oppgaver knyttet til direkte understøttelse av Sykehuspartner lokalt og regionale IKT programmer. Sykehuspartner innkjøp og logistikk skal levere profesjonelle støttetjenester som sikrer kjernevirksomheten varer og tjenester av riktig kvalitet til lavest mulig kostnad. Budsjettet for Sykehuspartner innkjøp og logistikk er satt opp basert på en realistisk og nøktern vurdering av de ressursene som kreves for å levere de tjenestene som blir beskrevet i oppdragsdokumentet fra Helse Sør-Øst RHF, samt for å ta høyde for den kommende utviklingen på nasjonalt nivå, både relatert til kategoristyring og den kommende nasjonale samordningen av innkjøpsfunksjonene i Helse-Norge Mål for 2016 Innkjøp og Logistikk sine mål for 2016 er en detaljering av Sykehuspartner sine overordnede mål og i stor grad en videreføring av innkjøp og logistikk sine mål for vil være et overgangsår for Sykehuspartner innkjøp og logistikk. Tilnærmet all virksomhet vil i løpet av året overføres til Sykehusinnkjøp HF. Det skal være fokus på å gjennomføre en overføringsprosess iht planer for virksomhetsoverdragelsen. Det skal i tillegg være fokus på etablering av intern bestillerfunksjon for Sykehuspartner iht behov fra eksternt partnerskap og implementering av ny ERP-løsning i Sykehuspartner. For å videreføre oppdraget gitt for 2015, skal Sykehuspartner innkjøp og logistikk fokusere på leveransekraft gjennom sikre og stabile tjenester. Dette innebærer oppfølging av definerte kvalitetsmål for HSØ forsyningssenter og prosjektgjennomføring iht avtalte fremdriftsplaner. Virksomhetsområdet vil i 2016 også iverksette tiltak for å understøtte Sykehuspartner sine planer for profesjonalisering av lisensstyring og kontroll, samt kvalitetssikring av avtaleporteføljen generelt. De ovennevnte fokusområder og mål skal tilsammen tilrettelegge for en fleksibel og planmessig utnyttelse av ressursene for Sykehuspartner innkjøp og logistikk. De skal bidra til å effektivisere bruk av ressurser og kompetanse i Sykehuspartner, med den ambisjonen at leverte tjenester er kostnadseffektive. Sykehuspartner innkjøp og logistikk har fått i oppdrag å etablere kategoristyring innenfor definerte kategorier; Medisinske forbruksvarer (MFV), Kirurgiske produkter (KIR), IKT og Helsetjenester. I dette ligger et helhetlig ansvar for å analysere, forberede tiltak, gjennomføre anskaffelser og følge opp i avtaleperioden for disse kategoriene, som skal bidra til å utvikle en større strategisk kompetanse innen kategorien. Det er utarbeidet kategoriplaner som skal danne grunnlag for strategisk styring av 39

53 kategoriene i 2016 og videre fremover. Disse kategoriplanene er levende dokumenter som skal oppdateres jevnlig etter hvert som nye analyser er klare og tiltak er gjennomført. Helse Sør-Øst RHF koordinerer og standardiserer kategoriene på tvers av de ulike organisasjonene (nasjonalt) som er gitt et slikt ansvar. I oppdragsdokumentet er Sykehuspartner innkjøp og logistikk gitt det hele og fulle ansvaret for drift og økonomi for Helse Sør-Øst Forsyningssenter. Sykehuspartner innkjøp og logistikk har etablert kapasitet og kompetanse, og vil i 2016 videreutvikle løsningen i tråd med målbildet for logistikkområdet. All virksomhet for Helse Sør-Øst forsyningssenter vil i løpet av 2016 overføres Sykehusinnkjøp HF. I Prosjekt Regional ERP ble det besluttet å sentralisere grunndataforvaltningen til Sykehuspartner. Det ble videre besluttet å opprette en egen avdeling for å ivareta dette, og avdeling for MDM ble opprettet. I 2016 skal tjenesten utvides i tråd med utrulling regionalt ERP prosjekt. Ved en etablering av Sykehusinnkjøp HF vil deler av MDM tjenesten overføres til regionalt ERP prosjekt Overordnet planer for å oppnå måloppnåelse i vil være et overgangsår for Sykehuspartner innkjøp og logistikk. Tilnærmet all virksomhet vil i løpet av året overføres til Sykehusinnkjøp HF. Virksomheten vil sannsynligvis leveres as-is i hele 2016 inntil nye tjenesteleveranser fra Sykehusinnkjøp HF er definert. Sykehuspartner innkjøp og logistikk vil derfor i 2016 fokusere på et mindre antall delmål for å muliggjøre sterkere ledelsesmessig oppfølging i omstillingen og samtidig god mulighet for måloppnåelse. Delmålene skal nås gjennom konkrete initiativer innenfor gjeldende kostnads- og rammebetingelser. Slike konkrete initiativer og fokusområder inkluderer: Overføring av Sykehuspartner innkjøp og logistikk til Sykehusinnkjøp HF Etablering av bestillerfunksjon i Sykehuspartner HF Ny kontrakt for HSØ forsyningssenter i løpet av 2017 Videreutvikle kategoristyring og synliggjøring av kostnadsreduksjoner/-gevinster Bistand anskaffelse eksternt partnerskap og øvrige anskaffelsesprosjekter i anskaffelsesplanen Kvalitetssikre avtaleporteføljen og synliggjøre kostnadsreduksjoner Utvikling av innkjøpsportalen iht lokale, regionale og nasjonale grunndata behov. Bistand til endring av leveransemodell for MTU 40

54 12.3. Budsjettforutsetninger 2016 Sykehuspartner Innkjøp og logistikk er dels finansiert gjennom basisramme på 56,1 MNOK for hele For første kvartal er basisrammen 14,1 MNOK. Det er en årlig endring i basisrammen på -4,65 MNOK. Dette gjenspeiler seg i økte kostnader ved etablering av nye tjenester. Det forutsetter at IOL får konsulentinntekter knyttet til sin innsats på enkelte DF prosjekter på ca. 5,45 MNOK Tiltak for å sikre kostnadseffektivisering IOL vil i 2016 redusere aktiviteter med behov for ekstern bistand for å sikre nedgang i konsulentkostnader. Det vil jobbes med å sikre prosesseffektivitet i samspillet med Helse Sør-Øst RHF, spesielt relatert til ad hoc oppdrag Driftsbudsjett Innkjøp og Logistikk (tall i tusen) Endring mot Budsjett 2016 Q1 Prognose 2015 Budsjett 2015 budsjett 2015 Basisramme Driftsinntekter Konsulentinntekt Periferi og telekom Annen inntekt 302 Sum driftsinntekter Personalkostnader Aktiverbare prosjekttimer Varekostnad Avskrivninger Service og vedlikehold Ekstern bistand Andre driftskostnader Sum driftskostnader Driftsresultat før viderefakturering Inntekter Viderefakturering Kostnader Viderefakturering Netto Viderefakturerbare kostnader Driftsresultat Nettofinans Resultat Basisramme Basisrammetilskuddet reduseres med ca. 1.1 MNOK i forhold til første kvartal i 2015 som følge av noe økte inntekter og redusert ekstern bistand Driftsinntekter Det er noe økning i driftsinntekter knyttet til ny MDM tjeneste som faktureres til HF-ene på ERP løsningen. 41

55 Personalkostnader Bemanningsutvikling 2015 til budsjett 2016 I 2016 er det budsjettert med totalt 0 nyansettelser hos Innkjøp og Logistikk. Det er noen pågående prosjekter hvor det er blitt brukt innleide konsulenter. Planen er å erstatte deler av disse med engasjerte medarbeidere (vikarer) i løpet av 2016, samt å redusere ekstern bistand til et minimum. En av hovedårsakene til behovet for flere ansatte er omorganisering mot kategoribasert innkjøp både regionalt og nasjonalt, behov for økt juridisk støtte på grunn av oppdragsmengde, samt videreutvikling av ny forsyningssenterløsning for Helse Sør-Øst. For første kvartal er det ingen vesentlig endring sammenlignet med Konsulentinntekter I 2016 er det først og fremst konsulentinntekter knyttet til regionale IKT anskaffelsesprosjekter, i hovedsak eksternt partnerskap. 42