Steinar Marthinsen, Bjørn Erikstein, Marianne Johnsen, Cathrine Klouman, Morten Lang-Ree, Nanette Loennechen, Tatjana Schanche, Joachim Thode

Transkript

1 SAKSLISTE Møte: Styret, Sykehuspartner Dato: 22. juni 2015 kl 09:00 13:00 Sted: Sykehuspartner Skøyen Til: Steinar Marthinsen, Bjørn Erikstein, Marianne Johnsen, Cathrine Klouman, Morten Lang-Ree, Nanette Loennechen, Tatjana Schanche, Joachim Thode Beslutningssaker Sak nr Sakstittel Merknad Godkjenning av protokoll fra styremøte 13. og 19. mai Protokoll fra Foretaksmøtet 18. juni 2015 I møtet Resultatrapport pr. mai 2015 Ettersendes Økonomisk langtidsplan Nye retningslinjer for lønn og annen godtgjørelse til ledende ansatte i foretak og selskap med statlig eierandel Bruk av finansiell leasing i Sykehuspartner Møteplan 2016 Orienteringssaker Sak nr Sakstittel Merknad Internrevisjon etablering av Sykehuspartner som eget HF Årsplan Status Sykehuspartners arbeid rettet mot Nytt Østfoldsykehus Status for Sykehuspartners arbeid med Eksternt partnerskap U.off i møtet Andre orienteringer Styreleder orienterer Driftsorienteringer fra konst. daglig leder Eventuelt Drammen, 15. juni 2015 Steinar Marthinsen Styreleder Side 1 av 1

2 Saksframlegg Saksgang: Styre Møtedato Styret Sykehuspartner HF 22. juni 2015 SAK NR GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA STYREMØTE 13. OG 19. MAI 2015 Forslag til vedtak: Protokoll fra styremøte 13. og 19. mai 2015 godkjennes. Drammen, 15. juni 2015 Ole Johan Kvan Konstituert daglig leder Side 1 av 1

3 Møteprotokoll Styre: Sykehuspartner HF Møtested: Radisson Blu - Gardermoen Dato: 13. mai 2015 Tidspunkt: Følgende medlemmer møtte: Steinar Marthinsen Bjørn Erikstein Marianne Johnsen Cathrine Klouman Morten Lang Ree Nanette Loennechen Tatjana Schanche Joachim Thode Leder Nestleder Ansattes representant Ansattes representant Ansattes representant Forfall: Følgende fra administrasjonen var til stede i hele eller deler av møtet: Økonomidirektør Bernt Hellerud, direktør IKT-tjenester Ingvild Berlin Kalleberg, direktør Prosjekttjenester Axel Bull (deltok under behandling av sak ), seniorrådgiver Virksomhetsstyring Per Magnus Strøm og rådgiver Mette Bustad Thordén (referent). Konstituering: Innkalling og saksliste ble godkjent. Sakene ble behandlet i følgende rekkefølge: Sak 029, 036, 031, 032, 033, 034, 035 og 030 Side 1 av 4

4 SAK GODKJENNING AV PROTKOLL FRA STYREMØTE 19. MARS 2015 Styrets enstemmige V E D T A K: Protokoll fra styremøte 19. mars 2015 godkjennes. SAK ORIENTERING OM PROSESS VEDR. ANSETTELSE AV ADM. DIREKTØR Styreleder supplert av ansettelsesutvalget orienterte om den pågående prosessen. Styrets enstemmige V E D T A K: 1. Styret tok orienteringen fra ansettelsesutvalget til orientering. 2. Styret ga styreleder fullmakt til å fullføre prosessen med sikte på en avklaring av prosessen i ekstraordinært styremøte så raskt som mulig. SAK TERTIALRAPPORT 1. TERTIAL 2015 Administrasjonen legger frem tertialrapport for 1. tertial Styrets enstemmige V E D T A K: Styret tar tertialrapport for 1. tertial 2015 til etterretning. Side 2 av 4

5 SAK ØKONOMISK LANGTIDSPLAN Administrasjonen legger frem sak om Økonomisk langtidsplan for perioden Styret ble videre orientert om endringer i krav fra eier. Styrets enstemmige V E D T A K: Styret tar økonomisk langtidsplan til etterretning og ber om bli holdt orientert om avklaringen mellom eier og Sykehuspartner HF SAK INNGÅELSE AV AVTALER MED BLUEGARDEN OM VEDLIKEHOLD OG DRIFT AV SYSTEM FOR LØNN OG PERSONAL OG GATSOFT OM VEDLIKEHOLD AV PROGRAMVARE FOR RESSURSSTYRINGSSYSTEMER Administrasjonen legger frem orienteringssak om inngåelse av nye avtaler for HRsystem Styrets enstemmige V E D T A K: 1. Styret i Sykehuspartner HF slutter seg til at det inngås nye avtaler med Bluegarden om vedlikehold og drift av system for lønn og personal, og Gatsoft om vedlikehold av programvare for ressursstyring. 2. Saken oversendes Helse Sør-Øst RHF som grunnlag for styrebehandling i Helse Sør-Øst RHF. SAK ÅRSPLAN 2015 Styrets enstemmige V E D T A K: Styret tar årsplan 2015 til orientering. Side 3 av 4

6 SAK STATUS SYKEHUSPARTNERS ARBEID RETTET MOT NYTT ØSTFOLDSYKEHUS Administrasjonen presenterte status for Sykehuspartner sitt arbeid rettet mot Nytt Østfoldsykehus. Styrets enstemmige V E D T A K: Styret tar saken til orientering og berømmet de to programlederne for stor innsats og ba direktør overbringe en stor takk til alle som har bidratt til det gode resultatet for Sykehuset Østfold SAK STATUS LANGSIKTIG SAMARBEIDSAVTALE FOR IKT INFRASTRUKTUR Direktør for teknologi og ehelse Thomas Bagley, Helse Sør-Øst RHF og direktør Ingvild Kalleberg orienterte om status for arbeidet med langsiktig samarbeidsavtale for IKT infrastruktur. Styrets enstemmige V E D T A K: Styret tar saken til orientering. Skøyen, 13. mai 2015 Steinar Marthinsen Leder Bjørn Erikstein nestleder Cathrine Kloumann Marianne Johnsen Nanette Loennechen Joachim Thode Tatjana Schanche Morten Lang Ree Side 4 av 4

7 Møteprotokoll Styre: Sykehuspartner HF Møtested: Telefonmøte Dato: 19. mai 2015 Tidspunkt: Følgende medlemmer var med pr. telefon: Steinar Marthinsen Bjørn Erikstein Cathrine Klouman Morten Lang Ree Marianne Johnsen Tatjana Schanche Joachim Thode Forfall: Nanette Loennechen Leder Nestleder Ansattes representant Ansattes representant Ansattes representant Følgende fra administrasjonen var til stede i hele eller deler av møtet: rådgiver Mette Bustad Thordén (referent). Konstituering: Innkalling ble godkjent. Side 1 av 2

8 SAK ANSETTELSE AV ADM. DIREKTØR I SYKEHUSPARTNER HF Styrets enstemmige V E D T A K: Styret ansetter Mariann Hornnes som adm. direktør for Sykehuspartner HF. Skøyen, 19. mai 2015 Steinar Marthinsen Leder Bjørn Erikstein nestleder Cathrine Klouman Morten Lang-Ree Marianne Johnsen Nanette Loennechen ikke til stede Terje Aurdal Tatjana Schanche Side 2 av 2

9 Saksframlegg Saksgang: Styre Møtedato Styret Sykehuspartner HF 22. juni 2015 SAK NR RESULTATRAPPORT PR. MAI 2015 Forslag til vedtak: Styret tar resultatrapport pr. mai 2015 til etterretning. Drammen, 16. juni 2015 Ole Johan Kvan Konstituert daglig leder Side 1 av 1

10 Resultatrapport Sykehuspartner HF Mai 2015

11 Månedsrapport Mai Sammendrag og målkort Økonomi og kostnadseffektivitet Måleindikator Resultat Budsjett Akk.resultat Akk.budsjett Trend Regnskapsresultat mot budsjett Driftsinvesteringer Måleindikator Baseline Mål April Mai Trend Andel interne prosjektressurser i Digital Fornying / PNØ 43 % 55 % 45 % 45 % Produserte lønns-/trekkoppgaver pr lønnsmedarbeider na * Tjenesteleveranser Måleindikator Baseline Mål April Mai Trend Kritiske driftshendelser IKT Månedsverk levert til Digital Fornying / PNØ Leverte mot bestilte prosjektressurser totalt 93 % 95 % 95 % 99 % Tjenesteendringer Leveransepresisjon Forsyningssenteret 96,6 % 96 % 96,2 % 96,3 % SLA brudd HR, Økonomi og Regnskap (A-/ B-saker) 0 % / 1 % - 0 % / 0,6 % na * Kundetilfredshet Måleindikator Baseline Mål April Mai Trend Kundetilfredshetsindikator 76,7 % 80 % 73 % 75,7 % Brukertilfredshet i Temperaturmålingen 70 % 75 % 70,2 % 71,8 % Medarbeidere Måleindikator Baseline Mål April Mai Trend Bemanningsutvikling Turnover 6,9 % - 7,9 % 7,7 % Sykefravær 5,1 % 5,0 % 4,9 % 4,0 % *) Tall for mai er ikke tilgjengelig Økonomi og kostnadseffektivisering: Resultatet pr mai viser et akkumulert resultat med 59,3 NOK som er 25,7 MNOK over budsjett. Akkumulerte inntekter fra prosjekter har utviklet seg positivt, og ligger nå litt over budsjett. Hovedårsaken til en fortsatt positiv trend på resultatet er lavere personalkostnader som følge av en lavere rekrutteringstakt enn forutsatt i budsjett På bakgrunn av revidert stillingsbudsjett gjennomføres en re-prioritering av behovene for ny- og re-ansettelser. Tjenesteleveranser: Ressurstilgangen til Digital fornying og SØK er tilfredsstillende med 99 % av bestilte ressurser levert. Den første milepælen for idriftsettelse av Nytt Østfoldsykehus (KIB1) er nådd med solid innsats frem til oppstartdato og lite henvendelser til brukerstøtte etter oppstarten. I tillegg har ca.5000 maskiner blitt skiftet ut og fått installert Windows 7 på Ahus, iht. avtalt tid, pris og kvalitet. DIPS har blitt oppgradert med suksess til versjon på AHUS og SIVHF, og fase 2 av RIS/PACS konsolideringsprosjektet ble levert til VVHF. Omleggingen til ny plattform på OUS startet i mai med å legge om Tårnbygget på Ullevål. I mai har antall tjenesteendringer fortsatt vært høyt med en liten nedgang på ca 4% ift. april. En del av nedgangen kan forklares ved det gjennomførte arbeidet med nedjustering av backlog tjenesteendringer. Antall kritiske hendelser øker i mai 2015 i forhold til april. Økning fra 47 hendelser i april til 56 i mai. Vi ligger fortsatt godt over snittet for SØHF har sterkest stigende tendens. Det knyttes til et veldig høyt endringstempo og innføring av nye tjenester på SØHF. Ahus og OUS ligger fortsatt høyt med hendelser fordelt på mange tjenester. Likevel ser vi en fallende trendkurve for kritiske hendelser knyttet til lokale tjenester på Ahus, samt en generell økning av andel kritiske hendelser løst innenfor SLA-krav fra april til mai. For første gang i år er over halvparten av hhv 1A og 2A hendelser løst innen målsatt løsningstid. Sykehuspartner HF 1

12 Månedsrapport Mai 2015 Kundetilfredshet: Kundetilfredsheten samlet sett har bedret seg noe fra april til mai, primært grunnet små men positive endringer innen Prosjekttjenester, HR Tjenester, Innkjøp og Logistikk samt Arkitektur. Samtidig opplever kundene fortsatt store utfordringer spesielt innenfor IKT Leveranse samt at noen av sykehusene rapporterer det samme i forhold til IKT Drift og Forvaltning. Tilfredsheten med utstyrsleveranse innenfor området IKT Service er også nedadgående. Sykehuspartner arbeider aktivt for å bedre disse forholdene. Medarbeidere: Det er utarbeidet revidert stillingsbudsjett for å korrigere inngangsfart i Dette medfører en reduksjon i planlagte rekrutteringer for resten av System for sluttintervjuer er implementert, og vil etter noen måneder med datafangst kunne gi forbedret informasjon om ulike sluttårsaker. Sykefravær er på normalt nivå for mai. 2 Økonomi Den positive utviklingen fortsetter, og Sykehuspartner ligger nå akkumulert 24 MNOK bedre enn budsjett. Det har vært en positiv utvikling på salg av konsulenttimer i forhold til tidligere perioder som gir en akkumulert timeproduksjon på budsjett. Positivt avvik på personalkost skyldes færre rekrutteringer enn opprinnelig planlagt. På bakgrunn av endrede rammevilkår er stillingsbudsjett for 2015 revidert, noe som vil medføre ytterligere innstramming og re-prioritering av ny- og reansettelser. Avvik Tiltak Ansvarlig Tidsfrist Revidert stillingsbudsjett skal sikre riktig Økonomidirektør Løpende inngangsfart 2016 VO-direktører Sykehuspartner HF 2

13 Månedsrapport Mai Økonomiske nøkkeltall Rød linje viser budsjett. Sykehuspartner HF 3

14 Månedsrapport Mai Tjenesteleveranser 3.1 Prosjektleveranser Ressursstatus Digital fornying og SØK/PNØ vs. andre prosjekter ved utgangen av mai Ressurstilgangen til Digital fornying og SØK/PNØ er samlet sett tilfredsstillende, unntatt for to prosjekter i RKLprogrammet som mangler ressurser. Sykehuspartner vil lukke sitt avvik for manglende ressurser (1,7 ÅV) i løpet av kort tid. Andelen leverte ressurser sett opp imot bestilte ressurser i mai var 99 % totalt. Ressurser fra Sykehuspartner leveres iht. planen og står for 45% av ressursene som leverte timer inn i Digital fornying. I mai startet klinisk ibruktakelse 1 av Nytt østfoldsykehus. 800 medarbeidere som har fått ny arbeidsplass på Kalnes. Oppstartet ansees som vellykket og det har vært lite henvendelser til brukerstøtte etter oppstarten. Sykehuset er operativt med ca 100 døgnpasienter og ca 350 dagskonsultasjoner i tillegg til de 800 medarbeiderne. Fra november vil sykehuset være i full drift med nærmere 3900 medarbeidere. På AHUS er utfasingen av XP/Vista gjennomført. ca.5000 maskiner har blitt skiftet ut og fått installert Windows 7. Ahus er meget fornøyd med gjennomføring, og sier at prosjektet har levert på avtalt tid, med avtalt kvalitet til avtalt pris. På AHUS og SIVHF er DIPS oppgradert til versjon Begge oppgraderinger anses som vellykket selv om produksjonssettingen tok noe lengre tid enn planlagt på Ahus. Ved VVHF ble fase 2 av RIS/PACS konsolideringsprosjektet levert i mai. Dette inkluderer røntgenrekvisisjon og svar på ny standard integrasjonsplattform, samt automatisk pasientoppslag mot folkeregisteret. Vi har startet omleggingen til ny plattform på OUS med å legge om Tårnbygget på Ullevål. Første steg er tatt, før det skal være avsluttet juni Sykehuspartner HF 4

15 Månedsrapport Mai Tjenesteendringer og driftsleveranser Utvikling i Leveransebacklog for Tjenesteendringer for IKT-tjenester november desember januar februar mars april mai Oppstart Tilbud Tjenesteendringer i Sykehuspartner defineres som fakturerbare leveranser som bestilles av kunden i tillegg til årlig avtale og som krever et godkjent tilbud før leveranse iverksettes. I mai har antall tjenesteendringer fortsatt vært høyt med en liten nedgang på ca 4% ift. april. En del av nedgangen kan forklares ved det gjennomførte arbeidet med nedjustering av backlog tjenesteendringer. 44 av 62 kansellerte leveranser i mai var direkte relatert til nedjustering. Ytterligere virkning av dette initiativet forventes ikke før videre håndtering er avklart med HSØ og HF. Antall innkomne forespørsler for mai måned lå samtidig på noen over snitt siste tre måneder noe som er en økning fra april måned, mens antall lukkede saker var noe høyere enn snittet. 40 % av de avtalte leveranser er i tilbudsfasen og 60 % til gjennomføring i mai. Det gjenspeiler stort sett en status quo på vår leveranseevne. I parallell med nedjustering av backloggen, arbeides det med å forbedre mekanismer for å prioritere innkomne saker. Foreslåtte prioriteringsmekanismer ble i mai presentert for HSØ, med forslag om forberedelse og klargjøring Q3/Q4 2015, og ibruktakelse ved årsskifte 2015/2016. Full effekt av dette initiativet vil således ikke kunne forventes før i Prioriteringsmekanismene skal sikre enda mer relevante, og dermed færre bestillinger. På litt lengre sikt forventes det også en økning i vår leveransekapasitet knyttet til tjenesteendringer knyttet implementering vårt nye leveransestyringsapparat. Sykehuspartner HF 5

16 Månedsrapport Mai 2015 Kritiske hendelser Det har vært en økning i kritiske hendelser i mai 2015 i forhold til april Økning fra 47 hendelser i april til 56 i mai. Vi ligger fortsatt godt over snittet for Sesongvariasjoner med mye hendelser i mai og juni viser seg også for mai i år. Andel kritiske hendelser løst innenfor SLA-krav til løsningstid har økt fra april til mai. Over halvparten av hhv 1A og 2A hendelser løst innen målsatt løsningstid. AHUS har fallende trendkurve på antall kritiske hendelser knyttet til lokale tjenester hittil i Resterende foretak har stigende trendkurve. For SVHF og SSHF er det spesielt mars 2015 som trekker opp for to ellers lite plagede HF i forhold til kritiske hendelser. SØHF har sterkest stigende tendens av alle HF hittil i 2015, selv om antall hendelser har fallende tendens etter mars. SØHF har fortsatt flest åpnede Changer i mai. I mai er det Regional LIMS-tjenesten som har skapt hele 4 av 6 hendelser for SØHF. Løsningen er enda ikke formelt overlevert til drift og forvaltning i Sykehuspartner (den er i samdriftsstatus, og planlegges overlevert 16. juni). Ahus og OUS ligger fortsatt høyt med hendelser fordelt på mange tjenester. For å stabilisere drift på Ahus pågår et prosjekt som fokuserer på identifiserte svakheter. Fagmiljøer i Sykehuspartner bekrefter at det høye endringsaktivitetsnivået i 2015 er noe av forklaringen på det forhøyede antall kritiske hendelser. Både fordi det er vanskelig å avdekke alle avhengigheter mot gamle løsninger og parallelle endringsaktiviteter. Sykehuspartner HF 6

17 Månedsrapport Mai 2015 Avvik Tiltak Ansvarlig Tidsfrist Utfordringer knyttet til ledelseskapasitet og deltakelse i Langsiktig Samarbeidsavtale IKT Infrastruktur vs. prioritering av sikker og stabil drift og interne lederoppgaver Utnevnelse av fungerende avdelingsledere blir gjennomført, som vil avlaste eksisterende ledere og bedre lederkapasiteten rundt interne drifts- og ledelsesoppgaver Direktør IKT-T Høy stabil backlog i tjenesteendringer Gjennomføring av sanering av tjenesteendringer i dialog med helseforetakene Utarbeidet forslag til prioriteringsmekanismer som nå behandles av HSØ Direktør IKT-T Økende antall kritiske hendelser Bistå aktivt i Infrastrukturmoderniseringsprogrammet for utskifting av gammel teknologi Gjennomføre stabiliseringsprosjekt på Ahus Direktør IKT-T Direktør IKT-T Reduksjon i antall planlagte nyansettelser i 2015 På bakgrunn av revidert stillingsbudsjett gjennomføres en re-prioritering av behovene for ny- og re-ansettelser VO-direktører Sykehuspartner HF 7

18 Månedsrapport Mai 2015 Kundetilfredshet 3.3 Kunderapport Tabellen viser helseforetakenes oppfatning av Sykehuspartner HF, videreformidlet gjennom kundeansvarlig: Kundene er i likhet med forrige måned godt fornøyd med Prosjekttjenester, HR-tjenester, Innkjøp og Logistikk, og Arkitektur/Innovasjon. Disse områdene kan også vise til noe bedring fra april. Flere av helseforetakene rapporterer positive erfaringer med Brukerstøtte og Teknisk Support samt god dialog og samhandling med lokale Sykehuspartneransatte. I tillegg rapporter flere av helseforetakene stabil drift. Over halvparten av foretakene rapporterer vanskeligheter knyttet til området IKT-Service, og det har vært en nedadgående trend fra april til mai. Primærårsaken er knyttet til utstyrsleveranse; både med hensyn til leveringstid og kvalitet. Helseforetakene opplever fortsatt store utfordringer i forhold til IKT Leveranse. Sykehuspartner arbeider kontinuerlig med å ferdigstille omforente leveranseplaner som del av kundeplanene. Hensikten med dette er å avstemme forventningsnivået til begge parter. Sykehuspartner arbeider også intensivt med forbedringsaktiviteter i leveranseapparatet. Ahus og Vestre Viken rapporterer fortsatt betydelig bekymring i forhold til IKT Drift og Forvaltning. I all hovedsak dreier dette seg om konsekvensene av en aldrende infrastruktur. Sykehuspartner har fortsatt stort fokus på å avverge og rette kritiske feil for alle foretak. Sykehuspartner HF 8

19 Månedsrapport Mai Brukertilfredshet / temperaturmåling Andel som svarer ja på spørsmålet Er du totalt sett fornøyd med håndtering av henvendelsen din? Avvik Tiltak Ansvarlig Tidsfrist Generelt lavere brukertilfredshet enn ønskelig Videreføring av arbeid med systematisering og dypere analyse av kunde- og brukertilbakemeldinger Kundedirektør Sykehuspartner HF 9

20 Månedsrapport Mai Medarbeidere Avvik Tiltak Ansvarlig Tidsfrist Økende turnover Sikre at kunnskap fra sluttintervjuer HR-direktør 1.sept systematiseres og nyttegjøres. Sykehuspartner HF 10

21 Saksframlegg Saksgang: Styre Møtedato Styret Sykehuspartner HF 22. juni 2015 SAK NR ØKONOMISK LANGTIDSPLAN Forslag til vedtak: 1. Styret tar forslag til tilpasninger i Sykehuspartners Økonomiske langtidsplan til etterretning. Drammen, 15. juni 2015 Ole Johan Kvan Konstituert daglig leder Postboks 3562, 3007 Drammen Besøksadresse hovedkontor: Vektergården, Grønland Drammen Telefon: Telefaks: Side 1 av 6 Web: E-post: post@sykehuspartner.no Org.nr.:

22 Direktørs anbefalinger / konklusjon Etter innlevering av økonomisk langtidsplan har Helse Sør-Øst RHF gitt tilbakemelding om at kostnadsnivået for personalkostnader og andre driftskostnader som er presentert i økonomisk langtidsplan må reduseres til budsjett 2015 nivå. Dette betyr at Sykehuspartner HF må gjøre tilpasninger i dag for å sikre at Sykehuspartner HF blir i stand til å imøtekomme de signaliserte økonomiske rammebetingelsene for Revidering av stillingsbudsjettet anses som det viktigste tiltaket for å kunne imøtekomme Helse Sør-Øst RHF krav om å holde personalkostnader og andre driftskostnader i Sykehuspartner for 2016 på samme nivå som budsjett Øvrige tilpasninger blir gjennomført i budsjettprosess for 2016 som starter umiddelbart. Bakgrunn Sykehuspartner har utarbeidet og sendt innspill til økonomiske langtidsplan til Helse Sør-Øst RHF som utarbeider økonomisk langtidsplan for foretaksgruppen som helhet. Økonomisk langtidsplan er tidligere presentert for styret i Sykehuspartner HF. Helse Sør-Øst RHF har uttrykt gjennom oppfølgingsmøter med Sykehuspartner HF at økonomisk langtidsplan viser for høyt kostnadsnivå i det første året i planperioden og må som øvrige helseforetak i Helse Sør-Øst gjøre tiltak for å sikre en bærekraftig økonomisk utvikling for foretaksgruppen. Det presiseres imidlertid at Helse Sør-Øst RHF legger til grunn Sykehuspartners innspill til økonomisk langtidsplan, men har samtidig stilt krav om at kostnadsnivået som er presentert i økonomisk langtidsplan i 2016 skal reduseres ned til budsjettert kostnadsnivå for 2015 vedrørende personalkostnader og andre driftskostnader, og at dette blir behandlet i budsjettprosessen for Formål med saken Formålet med saken er å presentere og forankre forslag om tilpasninger som må effektueres i 2015 som skal sikre at Sykehuspartner blir i stand til å tilpasse seg de økonomiske rammene for 2016 som er signalisert fra eier. Fakta beskrivelse I dialogen med Helse Sør-Øst RHF er det personalkostnader og andre driftskostnader som eier har stilt krav om videreføring av budsjettert kostnadsnivå for Økningen i avskrivningskostnader og avtalekostnader skyldes i hovedsak implementering av nye tjenester for digital fornying i 2015 og 2016 og dette er kostnadsarter som ikke er underlagt dette kravet. Postboks 3562, 3007 Drammen Besøksadresse hovedkontor: Vektergården, Grønland Drammen Telefon: Telefaks: Side 2 av 6 Web: E-post: post@sykehuspartner.no Org.nr.:

23 Når det gjelder økningen i andre driftskostnader fra 2015 til 2016, skyldes 25 mnok av økningen implementering av operasjonell leasing (inngått avtale i 2015) av periferi utstyr. Ved operasjonell leasing presenteres kostnadene som andre driftskostnader istedenfor som avskrivingskostnader. Siden leieperioden i leiekontrakten er like lang som tidligere praktisert avskrivingstid, medfører leasing av periferiutstyr ingen vesentlig kostnadsøkning sammenlignet med tidligere år, når Sykehuspartner eide periferi utstyret. For at Sykehuspartner skal være i stand til å imøtekomme kravet, er det viktigste tiltaket i dag å styre mot et nytt revidert stillingsbudsjett for 2015, som overordnet sikrer riktig inngangsfart for 2016 knyttet til personalkostnader. Sykehuspartner totalt # ansatte Opprinnelig budsjettert antall ansatte pr Antall ansatte Sykehuspartner maksimalt kan ha i Reduksjon antall ansatte i 2015 sammenlignet med budsjett Overordnet betyr de nye kravene fra Helse Sør-Øst RHF at Sykehuspartner HF må redusere opprinnelig stillingsbudsjett for 2015 ned med 41 stillinger. Øvrige tilpasninger av kostnadsnivået vil gjøres i budsjettprosessen som igangsettes umiddelbart. Intern prosess Midlertidig ansettelsesstopp ble vedtatt 27. mai 2015 i påvente om å få fullstendig oversikt over bemanningssituasjon i Sykehuspartner. Det ble umiddelbart igangsatt et arbeid om å Postboks 3562, 3007 Drammen Besøksadresse hovedkontor: Vektergården, Grønland Drammen Telefon: Telefaks: Side 3 av 6 Web: E-post: post@sykehuspartner.no Org.nr.:

24 fremskaffe et tilstrekkelig beslutningsunderlag for å vedta et revidert stillingsbudsjett for Det er derfor innhentet tallmateriale pr virksomhetsområde/stabsområde vedrørende antall ansatte i dag, samt signerte arbeidskontrakter og forventet turnover ut året. I tillegg er det gjennomført konsekvens- og kostnadsanalyse av ansettelsesstopp ut året mulighet og konsekvens av å unnlate å rekruttere enkelte stillinger i planlagt rekruttering vurdering av sannsynligheten av turnover i funksjoner som ikke trenger reansettelse i 2016, samt kostnadsbesparelsen knyttet til disse vurdering av behovet for å ansette ressurser som ikke er inkludert i det gjeldende stillingsbudsjettet, herunder økonomisk konsekvens og hvorvidt behovet kan løses med eksisterende ressurser På bakgrunn av dette har konstituert daglig leder den 9. juni besluttet et revidert stillingsbudsjett for Budsjettet innebærer en reduksjon på 41 ressurser i forhold til opprinnelig budsjett. Postboks 3562, 3007 Drammen Besøksadresse hovedkontor: Vektergården, Grønland Drammen Telefon: Telefaks: Side 4 av 6 Web: E-post: post@sykehuspartner.no Org.nr.:

25 Revidert stillingsbudsjett Reduksjonen er gjort med ulik konsekvens for virksomhetsområdene, og fordelingen er spesifisert under: Ytterligere spesifikasjon av reduksjonen er gitt under: Antall ansatte i budsjett pr Antall ansatte VO/Stab kan ha pr for å sikre likt kostnadsnivå i 2016 PT IKT-T IKT-S HR IOL Stab SP , , ,5 81, Antall ansatte pr mai ,5 82,3 1356,8 Gjennomførte nyansettelser etter mai (signert/muntlig tilbud) Forventet turnover ut året , ,5 Antall ansatte pr med «ansettelsesstopp» ut året Revidert stillingsbudsjett 2015 «overfører» stillinger til IKT-T i 2015 Krav om reduksjon i antall ansatte i 2016 (gjennom turnover) som kan overføres til andre VOer i budsjett ,5 82,3 1348, ,5 82,3 1420, Overordnede vurderinger og prioriteringer IKT-Tjenester: IKT- Tjenester er prioritert i revidert stillingsbudsjett for 2015 og har størst ressursbehov for å løse sine oppgaver. Dette skyldes innføring av nye tjenester og oppgaver i forbindelsen med Digital fornying. I dette budsjettet reduseres stillingsbudsjettet med 5 ansatte sammenlignet med opprinnelig budsjett for Postboks 3562, 3007 Drammen Besøksadresse hovedkontor: Vektergården, Grønland Drammen Telefon: Telefaks: Side 5 av 6 Web: E-post: post@sykehuspartner.no Org.nr.:

26 IKT- Service: IKT- Service kan levere tjenester med dagens bemanning og samtidig fortsette arbeidet for å effektivisere sin virksomhet ytterligere. Prosjekttjenester: Prosjekttjenester kan unnlate å rekruttere i noen støttefunksjoner, samtidig med dagens bemanning levere tilstrekkelig egendekning til digital fornying. HR tjenester: HR tjenester skal fortsette sitt effektiviseringsprogram knyttet til lønns refusjonstjenester og vil redusere sin bemanning gjennom turnover i Innkjøp og Logistikk: Innkjøp og Logistikk reduseres med 1 årsverk i 2016 Stab: Stab skal reduseres gjennom turnover i Videre arbeid I budsjettprosessen 2016 vil Sykehuspartner vurdere ytterligere effektiviseringskrav for enkelte funksjoner. Flytting av ressurser fra funksjoner som skal effektiviseres ytterligere til funksjoner som skal styrkes vil skje gradvis gjennom turnover. (Den totale rammen for 2016 er gitt). Budsjettprosessen 2016 vil besvare konkret hvordan Sykehuspartner skal imøtekomme de økonomiske rammebetingelsene for Postboks 3562, 3007 Drammen Besøksadresse hovedkontor: Vektergården, Grønland Drammen Telefon: Telefaks: Side 6 av 6 Web: E-post: post@sykehuspartner.no Org.nr.:

27 Saksframlegg Saksgang: Styre Møtedato Styret Sykehuspartner HF 22. juni 2015 SAK NR NYE RETNINGSLINJER FOR LØNN OG ANNEN GODTGJØRELSE TIL LEDENDE ANSATTE I FORETAK OG SELSKAPER MED STATLIG EIERANDEL Forslag til vedtak: Styret godkjenner retningslinjer for avlønning av administrerende direktør og ledere på direktør- og avdelingsledernivå i Sykehuspartner HF. Drammen, 15. juni 2015 Ole Johan Kvan Konstituert daglig leder Vedlegg: Retningslinjer for lønn og annen godtgjørelse til ledende ansatte i Sykehuspartner HF Postboks 3562, 3007 Drammen Besøksadresse hovedkontor: Vektergården, Grønland Drammen Telefon: Telefaks: Side 1 av 3 Web: E-post: post@sykehuspartner.no Org.nr.:

28 1. Direktørs anbefalinger De sentralt vedtatte retningslinjene gir i hovedsak tilstrekkelige føringer for fastsettelse av lønn både for administrerende direktør og ledere på direktørnivå i Sykehuspartner HF. Konstituert daglig leder har derfor valgt å konkretisere retningslinjer for avlønning av ledere i Sykehuspartner HF basert på de sentralt vedtatte Retningslinjer for lønn og annen godtgjørelse til ledende ansatte i foretak og selskaper med statlig eierandel. Nevnte retningslinjer er fastsatt av Nærings- og fiskeridepartementet med virkning fra 13.februar Faktabeskrivelse Det vises til brev av 17. mars 2015 fra Helse- og omsorgsdepartementet hvor de ber de ulike styrene i de regionale helseforetakene og helseforetakene gjøre retningslinjene gjeldende i sin helhet. Helse Sør-øst styrebehandlet dette 30. april 2015 og vedtok at retningslinjene også skulle styrebehandles i helseforetakene. I Sykehuspartner har følgende praksis vært etterlevd: Alle ledere på direktør- og avdelingsledernivå er unntatt fra overenskomst. Fram til 2015 har lønnsoppgjøret for ledere på direktør- og avdelingsledernivå skjedd samlet, med unntak av administrerende direktør som har fått fastsatt sin lønnsregulering av Helse Sør-Øst RHF. Virksomhetsdirektører og stabsdirektører har blitt vurdert av konstituert daglig leder. Ledere på avdelingsledernivå har blitt lønnsvurdert av virksomhets- og stabsdirektører. Lønnsoppgjøret for ledere på direktør- og avdelingsledernivå foretas i etterkant av overenskomstforhandlingene. Resultat og føringer fra overenskomstforhandlingene har dannet bakteppe for konstituert daglig leders beslutning når det gjelder nivå, profil og innretning på lønnsoppgjøret for denne gruppen. Oppgjørene for ledere unntatt overenskomst har, samlet sett, vært på nivå med den totale rammen av tariffoppgjørene. Lønnstillegg har vært gitt individuelt etter fastsatte kriterier. Hovedregelen er at all lønn og ytelser for ledere er samlet i en totallønn. 3. Direktørs vurderinger Sykehuspartner HF anser at lønnsfastsettelsen og lønnsnivået i dag reflekterer retningslinjene for statlig eierskap ved at vi ikke er lønnsledende verken i forhold til øvrige helseforetak eller de virksomheter en anser å konkurrere med for å sikre at virksomheten får de beste ressursene til sine viktige funksjoner. På bakgrunn av retningslinjene for statlige selskaper vil det være riktig at styret i Sykehuspartner HF fastsetter retningslinjer for fastsettelse av lønn for ledere i virksomheten. Helseministeren forventer at styrene både i de regionale helseforetakene og i det enkelte helseforetak har en høy bevissthet rundt oppfølgingen av de nye retningslinjene og at disse i sin helhet skal gjøres gjeldende både i de regionale helseforetakene og for helseforetakene. Postboks 3562, 3007 Drammen Besøksadresse hovedkontor: Vektergården, Grønland Drammen Telefon: Telefaks: Side 2 av 3 Web: E-post: post@sykehuspartner.no Org.nr.: