Konkurransegrunnlag Forprosjekt avslutning av husholdningsdeponi på Heggvin

Transkript

1 Konkurransegrunnlag Forprosjekt avslutning av husholdningsdeponi på Heggvin TILBUDSFRIST 10. juni 2015 kl Sak nr: 15/207 Hias IKS Postboks 4065, 2306 HAMAR tlf faks e-post: web:

2 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 Innledning Bakgrunn og formål Kunngjøring Oppdragsgiver Tidsplan Konkurransegrunnlaget Avtalen Avtalens omfang Avtaleform Alminnelige regler for gjennomføring av konkurransen Anskaffelsesprosedyre Økonomisk risiko Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Forbehold Administrative bestemmelser Hovedprinsipp for kommunikasjon Kontaktperson Rettelser, endringer og supplering av konkurransegrunnlaget Alternative tilbud Tilbud på deler av anskaffelsesomfanget Spørsmål til anskaffelsen Kvalifikasjonskrav krav til tilbyder Tilbyders organisatoriske og juridiske stilling Tilbyders økonomiske og finansielle kapasitet Tilbyders tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav til tilbudet Språk Tilbudets struktur Innbinding, merking og antall kopier Leveringsfrist og sted Tilgjengelighet Endring og tilbakekall av tilbud Vedståelsesfrist Oppdragsgivers behandling av tilbudet Registrering av tilbud Tilbudsåpning Avvisning Kvalifikasjon Evaluering av tilbud Oppdraget Rådgiverens oppgaver Generelt Prosjekteringsledelse Grunnlagsmateriale og befaringer Utarbeidelse av plan for avslutning av husholdningsdeponi Toppdekke Deponigass Sigevannssystem og system for overvannshåndtering Utarbeidelse av forprosjektrapport Organisering hos Hias Gjennomføring og fremdrift Timebudsjett Opsjon Fremdrift for opsjonen...16

3 9.5.2 Timebudsjett for opsjonen...16 Vedlegg: 1: Plantegning Heggvin avfall og gjenvinning 2. Z002 Nye gassbrønner - oversiktsplan

4 1 Innledning 1.1 Bakgrunn og formål Hias IKS drifter Heggvin avfallsdeponi på grensen mellom Hamar og Løten kommuner i Hedmark. På Heggvin tas det i mot og behandles husholdningsavfall fra husstandene i Hamar og omegn, samt næringsavfall fra en rekke næringsvirksomheter på Østlandet. Det har vært virksomhet knyttet til avfallsbehandling på stedet siden Det nedlagte deponiet for husholdningsavfall på Heggvin skal avsluttes endelig. Dette innebærer arrondering av terreng for å oppnå tilstrekkelig med fall på deponioverflaten, øke tykkelsen på toppdekke i de områder med liten overdekning, vurdere system for å fange opp overflatevann fra deponioverflaten og utvidelse av deponigassanlegget. Det foregår i dag lagring, omlasting og behandling av avfall oppe på det nedlagte deponiet, og det skal vurderes å flytte denne aktiviteten til områder utenfor deponiet. Denne aktiviteten må tas hensyn til ved avslutning av deponiet. Det skal derfor etableres en gjennomføringsplan for avslutningen. Det er etablert et sigevannssystem for deponiet med sigevannsbehandling. Det ble i 2009 foretatt en vurdering av sigevannsanlegget med hensyn på kapasitet, renseeffekt, innhold av miljøgifter i renset sigevann og kost/nytte av eventuelle planlagte tiltak. Vurderingene viste at sigevannsanlegget har god kapasitet. Det er i løpet av de siste år foretatt en oppgradering av renseanlegget for sigevannet, slik at tilstanden og funksjonen til dette er god. Det skal gjennomføres en tilstandsvurdering av kummer på sigevannsledningene. Deponigassanlegget ble bygget i 2000 og er senere supplert tre ganger med nye gassbrønner, sist i 2014 med 15 nye gassbrønner. Anlegget består i dag av totalt 35 gassbrønner, og deponiet produserer en gassmengde i området m3/h. Metaninnholdet i gassen varierer i området %. Gassanlegget består av brønner, sugeledninger, gasspumpestasjon med fakkel og en gassmotor for produksjon av strøm og varme fra deponigassen. Det er i dag 27 gassbrønner som er i drift, disse dekker imidlertid ikke hele husholdningsdeponiet, og det må derfor vurderes å etablere flere gassbrønner. Hias har under regulering en utvidelse av eksiterende anlegg på Heggvin for å legge til rette for en framtidig utvidelse av anlegget for avfallshåndtering og deponering i sørlig og nordlig retning. Hias IKS har behov for rådgivningstjenester for utarbeidelse av forprosjekt for avslutning av nedlagt husholdningsdeponi. Se kapittel 9 for hvilke oppgaver dette omfatter. Forespørselen omfatter også detaljprosjektering av valgte løsninger i forprosjektet. 1.2 Kunngjøring Anskaffelsen er kunngjort i DOFFIN-basen ( 1.3 Oppdragsgiver Oppdragsgiver for anskaffelsen er Hias IKS med underliggende virksomhet. Hias IKS er et interkommunalt selskap som er tjenesteleverandør til kommunene Hamar, Løten, Ringsaker og Stange på områdene vann, avløp og renovasjon. Nærmere informasjon om virksomheten kan finnes på Side 4 av 16

5 1.4 Tidsplan for anskaffelsen Det er planlagt med følgende fremdrift for anskaffelsen: Milepæl Dato Kunngjøring av konkurransen Frist for mottak av spørsmål Fristen for mottak av tilbud kl 12:00 Meddelelse om kontraktstildeling Uke Avtalen er signert Uke Side 5 av 16

6 2 Konkurransegrunnlaget Konkurransegrunnlaget består av av dette dokument med følgende vedlegg: Vedlegg: 1. Plantegning Heggvin avfall og gjenvinning 2. Z002 Nye gassbrønner - oversiktsplan Tilbyder må kontrollere at det mottatte konkurransegrunnlaget inneholder alle tekstsider og vedlegg som er angitt i innholdsfortegnelsen. Tilbyder skal sette seg grundig inn i konkurransegrunnlaget. 3 Avtalen 3.1 Avtalens omfang Avtalen omfatter utarbeidelse av forprosjekt for avslutning av husholdningsdeponiet på Heggvin, samt opsjon på detaljprosjektering for valgte løsninger fra forprosjektet. Avtaleperiode vil være fra signering av avtale til ferdig forprosjekt, planlagt uke Avtaleperiode for opsjonen vil bli klarlagt som et resultat av forprosjektet. 3.2 Avtaleform For oppdraget skal NS8401 benyttes som kontraktbestemmelser i avtalen mellom rådgiver og Hias IKS. Tilbud skal gis med øvre total honorarramme og skal faktureres etter medgått tid. 4 Alminnelige regler for gjennomføring av konkurransen 4.1 Anskaffelsesprosedyre Denne anskaffelsen følger prosedyren åpen anbudskonkurranse i henhold til Lov om offentlige anskaffelser m.v. av 16. juli 1999 nr 69 med tilhørende forskrift nr 402 om offentlige anskaffelser fastsatt ved kgl. res. 7. april 2006, del I og II. 4.2 Økonomisk risiko Tilbyder utarbeider og leverer tilbud for egen regning og risiko. Kostnader og utgifter som tilbyder pådrar seg relatert til anskaffelsen skal bæres av tilbyder selv, herunder alle omkostninger ved utarbeidelse og fremsending av tilbudet, som tilbudskonferansen, møter, befaringer og lignende. Dette gjelder også kostnader knyttet til eventuelle kompletterende bestemmelser eller avlysning av konkurransen. Oppdragsgiver påtar seg således intet økonomisk ansvar for nedlagt arbeid eller andre kostnader i forbindelse med tilbyders deltakelse i konkurransen. 4.3 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å forkaste samtlige tilbud eller avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn. 4.4 Forbehold Det er ikke anledning til å ta vesentlige forbehold til konkurransegrunnlaget eller avtalevilkårene. Eventuelle forbehold skal være presise og entydige og skal være beskrevet Side 6 av 16

7 slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med tilbyder. De skal enten være prissatt eller beskrevet på en slik måte at oppdragsgiver kan vurdere deres økonomiske verdi. 5 Administrative bestemmelser 5.1 Hovedprinsipp for kommunikasjon All kommunikasjon mellom tilbyder og oppdragsgiver i tilbudsfasen skal foregå skriftlig og gå gjennom oppdragsgivers kontaktperson. 5.2 Kontaktperson Navn: E-post: Adresse: Stian Wadahl stian.wadahl@hias.no Telefon Postboks 4065, 2306 Hamar 5.3 Rettelser, endringer og supplering av konkurransegrunnlaget Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget vil bli tilgjengeliggjort på Doffin og TED. Dersom dette dokument skulle inneholde åpenbare feil, eller oversendte filer ikke kan leses som forventet, er det tilbyders plikt å ta kontakt med oppdragsgiver for å få feilen rettet. 5.4 Alternative tilbud Det er ikke anledning til å inngi alternative tilbud, jfr kunngjøringen. Tilbud skal relateres til de krav som er satt i konkurransegrunnlaget og konkurransegrunnlagets vedlegg. 5.5 Tilbud på deler av anskaffelsesomfanget Det er ikke anledning til å levere tilbud på deler av anskaffelsesomfanget. 5.6 Spørsmål til anskaffelsen Eventuelle spørsmål til anskaffelsen og konkurransegrunnlaget skal være skriftlige. Spørsmålene vil bli gjennomgått og besvart på en generell og anonymisert måte, og vil bli publisert. Side 7 av 16

8 6 Kvalifikasjonskrav krav til tilbyder 6.1 Tilbyders organisatoriske og juridiske stilling Kvalifikasjonskrav: Tilbyder skal være et lovlig etablert foretak Ingen restanser på skatter og avgifter av betydning Tilbyder skal ha et system for å ivareta helse, miljø og sikkerhet Tilbyder skal oppfylle krav til lønns- og arbeidsvilkår Dokumentasjonskrav: Firmaattest Skatteattest for merverdiavgift Skatteattest for skatt HMS- egenerklæring i samsvar med vedlagt skjema Egenerklæring på lønns- og arbeidsvilkår i samsvar med vedlagt skjema Skatteattester skal ikke være eldre enn 6 mnd. ved utløp tilbudsfrist. 6.2 Tilbyders økonomiske og finansielle kapasitet Kvalifikasjonskrav: Tilbyder skal ha tilstrekkelig soliditet og finansiell kapasitet til å gjennomføre oppdraget Dokumentasjonskrav: Oppdragsgiver skriver ut en kredittvurdering gjennom AAA Soliditet (Bisnode) herunder hovedinfo, betalingsanmerkninger, regnskap, nøkkeltall og Decision score. Utenlandske tilbydere må sende inn en tilsvarende kredittsjekk som Lindorff Decision ikke eldre enn 3 mnd. 6.3 Tilbyders tekniske og faglige kvalifikasjoner Kvalifikasjonskrav: Tilbyder skal ha et system for å ivareta kvalitetssikring Tilbyder må ha gode tekniske og faglige kvalifikasjoner fra tilsvarende oppdrag Dokumentasjonskrav: Dokumentasjon av at tilbyder har et kvalitetssystem. Dersom foretaket er sertifisert, vedlegges dokumentasjon av dette. Referanser, relevante oppdrag de siste 5 år med angivelse av kontaktperson og kontaktinformasjon (telefon og e-post). Side 8 av 16

9 7 Krav til tilbudet 7.1 Språk Tilbudet skal være på norsk. Relevant dokumentasjon for vurdering av tilbudet skal avgis på norsk. Tilbudets priser skal være i norske kroner (NOK) eks. mva. 7.2 Tilbudets struktur Nedenfor gis detaljert informasjon om dokumentasjonen som skal inngå i tilbudet. Tilbudet skal ikke inneholde brosjyrer eller annet kommersielt materiale dersom ikke dette har saklig sammenheng med tilbudsbesvarelsen. Tilbudet skal bestå av: Tilbudsbrev Kvalifikasjon Oppdragsforståelse Rådgivers egnethet, kompetanse og erfaring. Beskrivelse Det stilles følgende krav til følgebrevets innhold: Brevet skal være datert Det skal tydelig fremgå hvem tilbyder er med navn, organisasjonsnummer, adresse, telefon og e- postadresse. Skal bekrefte leveranse og vedståelse av tilbud Hvem som er ansvarlig for tilbudet og hvordan vedkommende kan nås Kontaktperson og kontaktdata (telefon/e-post). Signatur av bemyndiget person Dokumentasjon av at kvalifikasjonskrav er oppfylt. Rådgiver skal med bakgrunn i dette dokument beskrive sin forståelse av oppdraget(forprosjektet) og hvordan dette best kan gjennomføres. Rådgiver skal presentere den/de rådgivere som foreslås stilt til rådighet for oppdraget. Rådgiveren skal med bakgrunn i kapittel 9 beskrive kompetansen til tilbudt(e) rådgiver(e) og hvilke aktiviteter den enkelte skal utføre. Dette skal dokumenteres med relevant CVer og oversikt over referanser (navn, tlf og e-postadresse) som kan kontaktes, samt tabell som beskriver hvilke aktivitet(er) den enkelte rådgiver skal utføre. Rådgiver(ne) skal ha evne til å jobbe selvstendig med pålagte arbeidsoppgaver, og levere innen avtalt frist. Rådgiver(ne) må ha en god skriftlig og muntlig framstillingsform. Det er viktig at rådgiveren raskt kan sette seg inn i oppdraget og samhandle godt med de øvrige prosjektdeltakerne. Side 9 av 16

10 Samlet pris på oppdrag/bistand Beskrivelse Rådgiver skal oppgi følgende priser: Timepris på de tilbudte rådgiverne for forprosjektet og opsjonen. For forprosjektet skal timene fordeles på de beskrevne aktivitetene i kapittel 9. For opsjonen skal Hias sitt timeestimat fordeles på de tilbudte rådgiverne. Totalt estimert timebudsjett for forprosjektet med fordeling på de tilbudte rådgiverne. Reiseutgifter etter statens satser. Evt. reiseutgifter skal godkjennes av ansvarlig for oppdraget. 7.3 Innbinding, merking og antall kopier Tilbudet skal leveres i én original papirversjon vedlagt CD eller minnepinne med tilbudsdokumentene i PDF-format. Tilbyder bes spesielt påse at papirversjon og elektronisk versjon av tilbudet inkludert alle vedlegg er identisk. Ved eventuelle avvik mellom eksemplarene vil signert papirversjon bli lagt til grunn. Tilbudet skal pakkes på en slik måte at det er anonymt. Komplett tilbud skal legges i lukket konvolutt/innpakning, og merkes: Tilbud på forprosjekt avslutning av husholdningsdeponi Heggvin - ÅPNES KUN AV ADRESSAT 7.4 Leveringsfrist og sted Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende innen kl Tilbudet kan sendes til Hias IKS ved Stian Wadahl, Postboks 4065, 2306 Hamar Tilbudet kan også leveres direkte til Hias IKS sitt hovedkontor på adresse Sandvikavegen 136, Ottestad mellom 0800 og Kontoret har ikke bemannet resepsjon, levering ved å ringe på dørklokke i 2. etasje, eller ved å henvende seg til kontaktperson. Det er tilbyders ansvar at tilbudet er i hende hos oppdragsgiver innen tidsfristen. Tilbud som leveres etter tilbudsfristen vil bli avvist. 7.5 Tilgjengelighet Det er et krav at det personellet rådgiver tilbyder er tilgjengelige for gjennomføring av oppdraget i henhold til kap. 9 og innen de frister som er angitt i kapittel 9.3 gjennomføring og fremdrift. 7.6 Endring og tilbakekall av tilbud Et tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekalling skal skje skriftlig. Endring av tilbudet er å betrakte som nytt tilbud og skal utformes i samsvar med de krav til tilbudet som er oppstilt ovenfor. Side 10 av 16

11 7.7 Vedståelsesfrist Vedståelsesfrist skal være 60 dager. Tilbyder bes vedstå seg sitt tilbud i tilbudsbrevet. 8 Oppdragsgivers behandling av tilbudet 8.1 Registrering av tilbud Tilbudene skal påføres tidspunkt for mottak etter hvert som de kommer inn. På anmodning skal oppdragsgiveren skriftlig bekrefte når tilbudet er mottatt. 8.2 Tilbudsåpning Åpning av tilbud vil gjennomføres umiddelbart etter tilbudsfristens utløp. Det vil ikke bli gjennomført åpen tilbudsåpning. Åpning foretas av minst to representanter for oppdragsgiveren. 8.3 Avvisning Eventuelle spørsmål om avisning vil bli vurdert i samsvar med anskaffelsesforskriftens Oppdragsgiveren har plikt til å avvise tilbydere som ved tilbudsfrist eller etter en eventuell tilleggsfrist ikke har levert skatteattester og HMS-egenerklæring, og de tilbydere som ikke oppfyller kvalifikasjonskravene. Oppdragsgiveren kan avvise tilbydere som ikke har sendt inn øvrig etterspurt dokumentasjon. Det presiseres at det ikke er anledning til å ta vesentlige forbehold mot kontraktsvilkårene eller konkurransegrunnlaget. Videre har oppdragsgiver adgang til å avvise tilbud som inneholder forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter eller lignende som medfører tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til øvrige tilbud. Avviste og forkastede tilbud vil ikke bli returnert, men forskriftsmessig arkivert eller destruert. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. 8.4 Kvalifikasjon Tilbydere som oppfyller kvalifikasjonskravene vil få tilbudet evaluert og vurdert ihht tildelingskriteriene. Side 11 av 16

12 8.5 Evaluering av tilbud Tildeling vil skje til det økonomisk mest fordelaktige tilbud basert på følgende kriterier: Tildelingskriterium Vekt Beskrivelse Tilbudt rådgivers egnethet og kompetanse 40 % Rådgiver skal presentere den/de rådgivere som foreslås stilt til rådighet for oppdraget. Rådgiveren skal med bakgrunn i kap. 9 beskrive kompetansen til tilbudt(e) rådgiver(e) og hvilke aktiviteter den enkelte skal utføre. Dette skal dokumenteres med relevant CV-er og oversikt over referanser (navn, tlf og e- postadresse) som kan kontaktes, samt tabell som beskriver hvilke aktivitet(er) den enkelte rådgiver skal utføre. Rådgiver(ne) skal ha evne til å jobbe selvstendig med pålagte arbeidsoppgaver, og levere innen avtalt frist. Rådgiver(ne) må ha en god skriftlig og muntlig framstillingsform. Det er viktig at rådgiveren raskt kan sette seg inn i oppdraget og samhandle godt med de øvrige prosjektdeltakerne. Rådgivers forståelse av oppdraget Samlet pris på oppdrag/bistand 30 % Rådgiver skal med bakgrunn i dette dokument beskrive sin forståelse av oppdraget(forprosjektet) og hvordan dette best kan gjennomføres. 30 % Rådgiver skal oppgi følgende priser: Timepris på de tilbudte rådgiverne for forprosjektet og opsjonen. For forprosjektet skal timene fordeles på de beskrevne aktivitetene i kapittel 9. For opsjonen skal Hias sitt timeestimat fordeles på de tilbudte rådgiverne. Totalt estimert timebudsjett for forprosjektet med fordeling på de tilbudte rådgiverne. Reiseutgifter etter statens satser. Evt. reiseutgifter skal godkjennes av ansvarlig for oppdraget. For kriteriet pris vil: Rådgivers time estimat, bli lagt til grunn ved vurdering av forprosjektet. Hias time estimat, bli lagt til grunn ved vurdering av opsjonen. Samlet pris for forprosjekt og opsjon vil bli lagt til grunn for vurdering av kriteriet. Side 12 av 16

13 9 Oppdraget 9.1 Rådgiverens oppgaver Generelt Rådgivers arbeidsoppgaver er delt inn i følgende aktiviteter: 1. Prosjekteringsledelse 2. Grunnlagsmateriale og befaringer 3. Utarbeidelse av plan for avslutning av husholdningsdeponi. 4. Toppdekke 5. Deponigassanlegg 6. Sigevannssystem og system for overvannshåndtering 7. Overflatevannshåndtering 8. Utarbeidelse av forprosjektrapport Prosjekteringsledelse Rådgiver skal utføre prosjekteringsledelse for egne ansatte og eventuelle underrådgivere. Prosjekteringsleder skal kunne gjøre avtaler med oppdragsgivers prosjektleder med bindende virkning. Prosjekteringslederfunksjonen skal ivaretas av den personen som er angitt i kontrakten. Eventuell endring kan bare gjøres etter skriftlig samtykke av Hias IKS. Følgende arbeidsoppgaver skal minst inngå: Oppfølging av kontrakt, faglig arbeid, interne møter, produksjon av dokumenter og framdriftskontroll. Detaljert fremdriftsplan over rådgivers arbeider skal utarbeides av rådgiveren og inngå som et av kontraktsdokumentene mellom rådgiver og Hias. Månedlig fakturering/rapportering til oppdragsgiver over framdrift, ressursbruk, økonomi. Organisere, lede og delta på arbeidsmøter med Hias IKS. Referater fra møter og befaringer skal utarbeides av rådgiver og sendes møtedeltakerne senest 3 dager etter avholdt møte. Rådgiver skal senest 3 dager før planlagt arbeidsmøte oversende oppdragsgiver møteagenda. Deltakelse i arbeidsmøter hos Hias i forbindelse oppdraget Grunnlagsmateriale og befaringer Rådgiveren forutsettes å innhente all informasjon som er nødvendig for å utføre oppdraget etter avtalen. Rådgiver skal foreta nødvendig befaring av deponiet og de stedlige forhold. Nødvendig tid rådgiver beregner for bearbeiding av grunnlagsdokumentasjon og informasjonsinnhenting skal være inkludert i tilbudet Utarbeidelse av plan for avslutning av husholdningsdeponi Aktiviteter: Kartlegge aktiviteter/avfallshåndtering som i dag foregår på nedlagt deponi Kartlegge krav til de aktiviteter som i dag foregår på nedlagt deponi. (Gitt i driftstillatelsen for deponiet) Sammen med Hias kartlegge og vurdere flytting av aktivitetene/avfallshåndteringen til de områder som Hias har tilgjengelig. Kostnadsvurdering for opparbeiding av nye arealer for de aktivitene/avfallshåndteringene som i dag foregår på nedlagt deponi. Vurdere om områder på nedlagt deponi skal tilrettelegges for framtidig drift på deponioverflaten etter at deponiet er avsluttet. Side 13 av 16

14 I nært samarbeid med Hias utarbeide framdriftsplan (i MS Project) for trinnvis avslutning av deponiet som inkluderer: o flytting av aktiviteter/avfallsbehandling som i dag foregår på deponioverflate inkludert opparbeidelse av nye arealer for aktivitetene/avfallsbehandlingen o arrondering av terreng og etablering av toppdekke o Utvidelse av deponigassanlegg o Tiltak på sigevannssystem og overvannshåndtering Toppdekke Aktiviteter: Vurdere oppbygging av toppdekke slik at dette oppfyller krav gitt i utslippstillatelsen Utarbeide arbeidstegninger for arrondering av toppdekke samt masseberegning for arrondering og toppdekke. Kostnadsvurdering for arrondering av terreng og oppbygging av toppdekke. Vurdere tilgjengelighet av masser som kan benyttes som toppdekke Deponigass Aktiviteter: Vurdere antall brønner og plassering for å samle opp deponigass fra alle deponiceller med signifikant gassproduksjon. Utarbeide tegning for plassering av gassbrønner. Vurdere behov for etablering av en ytterligere reguleringsstasjon Kostnadsvurdering av utvidelsen av deponigassanlegget Sigevannssystem og system for overvannshåndtering Aktiviteter: Tilstandsvurdering kummer sigevannsanlegg Kostnadsvurdering for rehabilitering av kummer Vurdere system for oppfanging av overflatevann fra deponiet Kostnadsvurdering for tiltak på system for håndtering av overflatevann Utarbeidelse av forprosjektrapport Det skal utarbeides en forprosjektrapport som minst inneholder: a. Forord b. Sammendrag c. Innledning i. Bakgrunn for prosjektet ii. Målsetting for prosjektet iii. Forutsetninger iv. Grunnlagsdokumentasjon, (opplisting av benyttet) d. Tilstandsbeskrivelser e. Beskrivelse av alternative tiltak med kostnadsberegninger f. Valg av alternativ i. Kostnadssammenstilling og valg av alternativ ii. Entrepriser og konkurranseform for disse iii. Avklare omfang av søknader /tillatelser mm. (Byggesøknader, grunneiere, Arbeidstilsynet.) iv. Miljøaspekter/mål som skal ivaretas i gjennomføringsfasen v. Kort omtale av forhold som må ivaretas i SHA-plan for utførelsen vi. Fremdriftsplan for gjennomføringen detaljert i Microsoft Project. Side 14 av 16

15 9.2 Organisering hos Hias Prosjektleder og kontaktperson hos Hias for oppdraget er Stian Wadahl. Hias har opprettet en arbeidsgruppe for oppdraget og rådgiver må påregne utstrakt samarbeid med denne arbeidsgruppen ved gjennomføring av oppdraget. Rådgivende ingeniør skal være prosjekteringsleder og skal ha saksbehandlere med nødvendig kompetanse for gjennomføringen. 9.3 Gjennomføring og fremdrift Oppdraget gjennomføres etter avtale med oppdragsansvarlig. Følgende fremdrift gjelder for gjennomføringen av utbyggingsprosjektet. Uke Uke Uke Tildeling av kontrakt rådgiver Oppstartsmøte med rådgiver Ferdig forprosjekt 9.4 Timebudsjett Hias har anslått behovet til 400 timer i avtaleperioden. Rådgiver(ne) må påregne ulik belastning i perioden. Tilbudte rådgivere må være tilgjengelige for oppdragsgiver i hele perioden. 9.5 Opsjon Hias ønsker opsjon på detaljprosjektering for valgte løsninger. Endelig omfang vil fremgå av det forprosjektet som skal utarbeides. Følgende aktiviteter vil minst inngå i rådgivers oppgaver: 1. Prosjekteringsledelse, herunder: a. Rådgiver skal utføre prosjekteringsledelse for egne ansatte og eventuelle underrådgivere, og prosjekteringsleder skal kunne gjøre avtaler med oppdragsgivers prosjektleder med bindende virkning. b. KS av egne arbeider. c. Månedlig rapportering til oppdragsgiver over fremdrift, ressursbruk, økonomi og beskrivelse av utført arbeid. Dette gjøres i forbindelse med månedlig fakturering. 2. Gjennomgang av ev supplerende grunnlagsmateriale og ev ytterligere befaringer. 3. Nødvendige beregninger for de ulike fag/entrepriser. 4. Konkurransegrunnlag og konkurransegrunnlagstegninger. Kontraktsbestemmelser og beskrivelse tilpasses den enkelte entreprise. 5. Bistand med gjennomføring av konkurranser i henhold til offentlige anskaffelser og Hias interne reglement. 6. SHA-plan for gjennomføringen. Rådgiver skal være koordinator i prosjekteringsfasen i henhold til Byggherreforskriften. 7. Nødvendige søknader i henhold til Plan og bygningsloven. Rådgiver skal være ansvarlig søker. 8. Bistand i byggefasen - produksjonsoppfølging. (Hias vil selv stå for byggeledelsen). Alle konkurransegrunnlag skal utarbeides i nært samarbeid med personell hos Hias IKS. Side 15 av 16

16 9.5.1 Fremdrift for opsjonen Detaljprosjekteringen forutsettes å starte opp første halvår Øvrig fremdrift i henholdt til forprosjektets fremdriftsplan for gjennomføringen Timebudsjett for opsjonen Behovet for rådgiverbistand vil være avhengig av tiltak og antall entrepriser gitt av forprosjektet. Foreløpig er behovet estimert til ca. 400 timer i avtaleperioden, men dette vil være avhengig av konklusjonene i forprosjektet. Ved utløsning av opsjonen skal rammen for oppdraget konkretiseres nærmere. Side 16 av 16