STYRINGSDOKUMENT. O t i u m b o - o g v e l f e r d s s e n t e r

Transkript

1 STYRINGSDOKUMENT O t i u m b o - o g v e l f e r d s s e n t e r 0 0-versjon TB ØL Revisjon Revisjonen gjelder Dato: Utarb. av Kontr. av Godkj. av Utarbeidet av: Tittel: Torfinn P Bobakk Styringsdokument Otium bo- og velferdssenter Otium bo- og velferdssenter Dokumentnummer: Revisjon: Antall sider: 17

2 Styringsdokumentet for Otium bo- og velferdssenter beskriver rammebetingelser, mål, organisering av arbeidet samt hvilke krav som gjelder for ledelse og styring i prosjektet. Styringsdokumentet er utarbeidet i samsvar med overordnede føringer fra prosjektansvarlig i Tromsø kommune Eiendom. Styringsdokument for Otium bo- og velferdssenter, gjeldende rutiner og prosedyrer samt dokumentmaler utgjør det dokumenterte styringssystemet for Otium bo- og velferdssenter. Styringsdokumentet skal oppdateres ved premissendringer i prosjektet og utgjør prosjektleder sin styringsbasis. Styringsdokumentet er utarbeidet av Prosjektleder og godkjennes av prosjektansvarlig Tromsø kommune Eiendom. Tromsø, 6. Oktober Ansvarlig: Øyvind Lundberg Prosjektsjef Faveo Prosjektledelse AS Godkjenning: Karin Rendahl Prosjektansvarlig Tromsø kommune Eiendom

3 DEL I OVERORDNEDE RAMMER INNLEDNING BAKGRUNN GRUNNLAGSDOKUMENTER OG BESLUTNINGER FINANSIERING BESKRIVELSE AV PROSJEKTET DELPROSJEKT (ENERGISENTRAL) PROSJEKTMÅL SAMFUNNSMÅL BRUKERMÅL (EFFEKTMÅL) RESULTATMÅL... 7 FØLGENDE MÅLSETTINGER ER DET LAGT VEKT PÅ FOR OTIUM: SHA OG KVALITET SHA OG YTRE MILJØ: KVALITET TID ORGANISERING OG ANSVARSDELING STYRINGSGRUPPE PROSJEKTLEDELSE BRUKERREPRESENTANT KONTRAKTSPARTER FULLMAKTMATRISE KONTRAKTSSTRATEGI OVERORDNEDE FORHOLD LOVER OG FORSKRIFTER OG GENERELLE BESTEMMELSER FOR OTIUM BO- OG VELFERDSSENTER STRATEGI FOR STYRING AV USIKKERHET KOMMUNIKASJONSSTRATEGI GENERELT DEL III PROSJEKTSTYRINGSBASIS STYRINGSBASIS STYRINGSMÅL OG DISPONERING AV RESERVER OG MARGINER STYRINGSSYSTEM RAPPORTERING DOKUMENTKONTROLL/HÅNDTERING VEDLEGG VEDLEGG 1: HOVEDFREMDRIFTSPLAN FOR OTIUM BO- OG VELFERDSSENTER VEDLEGG 2: FULLMAKT MATRISE... 14

4 Del I Overordnede Rammer 1 Innledning 1.1 Bakgrunn Dette styringsdokumentet er gjeldende for nytt bo- og velferdssenter i Tromsdalen, heretter kalt Otium bo- og velferdssenter. Øvrig framtidig bebyggelse er ikke medtatt i styringsparametere gjengitt i dette dokument. Etablering av Otium bo- og velferdssenter er et resultat av «Strategi for utvikling av eiendommer til helse og omsorg ». I kommunestyre sak 108/12 ble det vedtatt oppfølging av sak 66/10 og sak 124/11, igangsettes det skisseprosjekt med kostnadskalkyle for nytt bo- og velferdssenter på Otium med den hensikt å avklare både det konkrete utbyggingsprosjektet og endelig program for hele planområdet. Skisseprosjektet skal også vise og drøfte muligheten for å avsette tomt til seniorboliger. Dette må sees i sammenheng med det pågående planarbeid. Føringer fra velferdsteknologiprosjektet implementeres så langt mulig i skisseprosjektet. Tromsø kommune ved Eiendom er eier og bestiller av prosjektet. Styringsgruppa har gjennomført en konkurranse om prosjektledelse hvor Faveo Prosjektledelse AS har fått tildelt oppdraget. 1.2 Grunnlagsdokumenter og beslutninger Dokumentene og beslutningene som gir føringer for videre spesifikasjonsarbeid, prosjektering og utførelse består av: Bestillerdokument datert Skisseprosjekt

5 1.3 Finansiering Utarbeides når detaljprosjektering er igangsatt. Ramme må defineres gjennom skisse/forprosjekt. Følgende finansieringsplan er godkjent: Finansieringspart Kr Staten (Helse- og,- omsorgsdepartement),tippemidler Husbanken Tromsø Fylkeskommune,- Tromsø kommune,- RDA midler,- Sum (prisnivå er mm.åå-kroner),- Følgende budsjett er vedtatt av styringsgruppa Otium bo- og velferdssenter: Vedtatt budsjett i mm.åå-kroner Budsjett - styringsmål Entreprisekostnad,-,- Generelle kostnader,-,- Spesielle kostnader,-,- Reserve/Margin,-,- Prosjektkostnad,-,- Planen er forankret hos eiere i hht orientering gitt av PA i styremøte. Det er videre lagt til grunn at budsjett vil bli revidert etter at samhandlingsfase er utført for forprosjekt Otium bo- og velferdssenter. Prosjektet styres i fht en ramme, i prisnivå mm.åååå.

6 2 Beskrivelse av prosjektet Otium bo- og velferdssenter skal inneholde 137 boenheter, tjenestebase med garasjeanlegg for tjenestebiler, dagsenter, seniorsenter, kafé og møteromfasiliteter mm. Brutto rammeareal er omlag m 2. I tillegg kommer uteareal og veganlegg. 2.1 Delprosjekt (Energisentral) Det kan være aktuelt å bygge ut en energisentral som også skal dekke flere bygg i området. Eventuell utbygging vil også inngå i prosjektleders oppgaver. 3 Prosjektmål Målene beskriver hva prosjektet konkret skal oppnå i form av et målhierarki med samfunnsmål, effektmål og prosjektmål. Figuren under illustrerer målhierarkiet i prosjektet. Samfunnsperspektiv Samfunnsmål Prosjekteiers mål Brukerperspektiv Effektmål Prosjektperspektiv Resultatmål Resultatmål Resultatmål Suksessfaktor Suksessfaktor Suksessfaktor 3.1 Samfunnsmål Samfunnsmålet er definert som hvilken samfunnsutvikling prosjektet skal bygge opp under, eller bruttoeffekten av prosjektet over tid, og er formulert som følger: Sørge for at Tromsø kommune kan yte gode omsorgs- og velferdstjenester til de som trenger det. Et sentralt nøkkelbegrep mht eldreomsorgen er at «eldreomsorgen tilpasses den enkelte» 3.2 Brukermål (Effektmål) Effektmålene er knyttet til prosjektets virkning for brukerne av anlegget og Tromsø by. Otium bo og velferdssenter skal bidra til en bærekraftig helse- og omsorgstjeneste i bydelene, og virke utviklende og forebyggende i et folkehelseperspektiv gjennom: En effektiv tverrfaglig kommunal helse- og omsorgstjeneste med god faglig kvalitet på bydelsnivå. Boliggjøring og integrering i nærmiljøet. Forebyggende arbeid og oppfølging av kroniske lidelser. Bydelsutvikling og folkehelsetiltak ved å tilrettelegge for møteplasser for samvær og aktivitet for hele bydelens befolkning. Muligheter for samhandling med sivilsamfunnet for øvrig.

7 Senteret skal ha en offentlig tilgjengelig del som skal være et møtested for alle i bydelen med dagsenter, seniorsenter og frivillighetssentral. Senteret skal også innby til treffpunkt for alle aldre samt besøkende av omkringliggende instanser så som Kulta og Ishavskatedralen. 3.3 Resultatmål Følgende målsettinger er det lagt vekt på for Otium: Bo og velferdssenter skal gjennomføres i henhold til omforente rammer vedrørende kvalitet, kostnad og tid. 4 SHA og Kvalitet 4.1 SHA og Ytre Miljø: Det overordnede mål for SHA og ytre miljø er at gjennomføringen av prosjektet ikke skal gi negative konsekvenser for mennesker, miljø og samfunn i bygge- og driftsfasen. Det overordnede målet er at byggeprosjektet skal gjennomføres uten skade som fører til fravær. Byggherreforskriftens rapporterte verdier for sykefravær som skyldes arbeidsmiljø og skader skal ha en H-verdi mindre enn gjennomsnitt i regionen i byggeperioden. Gjennomføre en byggeprosess med minst mulig påvirkning på det ytre miljø. 4.2 Kvalitet Byggherren er bedt om å komme med de 5 viktigste kvalitetsmål for at oppdraget skal utføres på en tilfredsstillendene måte. Kvalitetsmål spesifisert av Tromsø kommune. Kriterier Vekt av de 5 viktigste Gjennomføring i hht. Avtalt budsjett og mest viktig rammer for kvalitet og tid. Riktig kompetanse i alle faser med en mer viktig prosjektledelse som er styringsvillig og bestemt. Gode verktøy og rutiner for middels prosjektstyring og ledelse. Med godt grep på modeller for gjennomføring fra skisse til bygging og drift. Prosjektledere må kjenne eierskap til mindre viktig oppdraget og vise engasjement for vårt behov Formidling av fagkunnskap minst viktig Underveis (Dato-sign) Evaluering Avslutning (Dato, sign) 5 svært bra, 4 bra, 3 godkjent, 2 mindre bra, 1 dårlig

8 5 Tid Tid: Driftsklart bygg i hht gjeldende hoved fremdriftsplan for Otium bo- og velferdssenter. Det vises til vedlegg 1. For hvert av delprosjektene legges følgende milepæler til grunn Nr. Milepæl Innen 1. Kontroll og verifisering av skisseprosjekt Forprosjekt innleveres Politisk behandling av forprosjekt med kostnadsramme 4. Detaljprosjektering ferdig Bygging ferdig

9 Del II Prosjektstrategi 6 Organisering og ansvarsdeling Prosjektets hovedorganisering består av fire hovedelementer: Styringsgruppe Prosjektledelse Brukermedvirkning Kontraktsparter 6.1 Styringsgruppe Styringsgruppe for Otium bo- og velferdssenter har 6 styremedlemmer oppnevnt av byrådet, som består av Byråd for helse og omsorg Kristoffer Kanestrøm, Byråd for finans Anne Berit Figenschau, Kommunaldirektør for finans Oddgeir Albertsen, Kommunaldirektør for helse og omsorg Eva T Olsen, Konst. Eiendomssjef Tove Nygård, Fagsjef prosjekt Arve Norgård Kommunikasjonsrådgiver Gudrun Gulldahl er ikke medlem men bør delta for å til en hver tid være oppdatert på status i prosjektet. Styringsgruppa har det overordnede ansvar for å sette mål og rammer for prosjektet, og for å påse at prosjektansvarlig styrer prosjektet i samsvar med dette. Styringsgruppa har instruksjonsmyndighet overfor prosjektansvarlig. Styringslinjen i prosjektet går entydig fra styringsgruppa til prosjektansvarlig. Styringsgruppas instruks og selskapsavtalen gir grunnlaget for styringsgruppas arbeid. 6.2 Prosjektledelse Prosjektledelsen utføres av FAVEO prosjektledelse AS med bistand fra prosjektutvikler hos Eiendom. Prosjektledelsen skal lede det daglige arbeidet, det vil si orientere, holde kontakt med prosjektdeltakerne, arrangere møter og motivere til innsats for å nå prosjektets mål og formål. Prosjektledelsen skal også ivareta sekretærfunksjonen i styringsgruppa, og sørge for innkalling i tråd med avtalt møteplan, foreslår agenda i samråd med eiendomssjef, sørger for saksforberedelser og referat. 6.3 Brukerrepresentant Brukerne styres av en egen brukerkoordinator som er underlagt PL. Brukerkoordinator er Vivi Ann Johnsen v/ Tromsø kommune. 6.4 Kontraktsparter Kontraktspartene er de rådgivere og entreprenører som byggherren knytter til seg for å sikre tilstrekkelig kompetanse og gjennomføringsevne i prosjektet. 6.5 Fullmaktmatrise Det vises til vedlegg 2.

10 Figur 1: Overordnet organisasjonsstruktur Eier Tromsø kommune Styringsgruppe Leder Kristoffer Kanestrøm Prosjektledelse Faveo ved Øyvind Lundberg og Torfinn Bobakk Brukerkoordinator Vivi Ann Johnsen Prosjektutviker Eiendom Karin Rendahl Totalentreprenør Prosjekterende og leverandører.

11 7 Kontraktsstrategi 7.1 Overordnede forhold Valg av kontraktstrategi skal støtte opp om definerte mål for Otium bo- og velferdssenter. Målsettinger med spesiell relevans i forhold til valg av kontraktstrategi er å blant annet: Sikre at prosjektet har nødvendig kompetanse tilgjengelig gjennom hele prosjektet. Sikre brukermedvirkning gjennom hele prosessen Oppnå maksimal konkurranse i markedet 7.2 Lover og forskrifter og generelle bestemmelser for Otium bo- og velferdssenter. I fm gjennomføring av prosjektet er Otium bo- og velferdssenter underlagt: Lov og forskrift om offentlige anskaffelser Investeringsinstruks for Tromsø kommune NS 8401 / NS 8407 er lagt til grunn for entreprisekontrakter Kontraktrelaterte rutiner, maler og øvrige relevante dokumenter som er etablert for prosjektet 8 Strategi for styring av usikkerhet Som en del av arbeidet med prosjektet skal det regelmessig gjennomføres usikkerhetsanalyse. Denne identifiserer usikkerhetsdrivere med tilhørende påvirkning på prosjekts kostnad og tid. Som en del av usikkerhetsanalysene skal det utarbeides tiltaksplan for oppfølging av usikkerhetsdriverne. Usikkerhetsdrivere og tiltaksplanen skal innarbeides i usikkerhetsregisteret og følges opp under prosjektets videre fremdrift. Prosjektleder beslutter gjennomføring av analysene samt hvilket omfang disse skal ha til en hver tid. 9 Kommunikasjonsstrategi 9.1 Generelt Mediene er en sterk og viktig aktør. De vil dekke prosjektets ulike deler uavhengig av hva Otium bo- og velferdssenter ønsker. For å sikre profesjonell håndtering av mediene, skal dette skje etter avtalt mønster med prosjektansvarlig. Det er kun styringsgruppeleder, og prosjektansvarlig som normalt har anledning til å uttale seg til mediene. Styringsgruppeleder og prosjektansvarlig er avsender av informasjon på overordnet nivå, mens prosjektleder er avsender av prosjektspesifikk informasjon. Otium bo- og velferdssenter har engasjert egen ressurs for å ivareta rådgiving i fht kommunikasjon og informasjon. Denne har følgende oppgaver: Ta imot mediehenvendelser. Serve media med forhåndsprodusert bakgrunn og praktisk info. Løpende mediekontakt. Organisere infotiltak. Praktisk tilrettelegging og veiledning for media. Produsere pressemeldinger/bilder i henhold til Plan. Produsere nyheter til Internett i henhold til Plan. Produsere/ferdiggjøre annet skriftlig infomateriell. Løpende kontakt med infoledd hos bruker.

12 Råd og praktisk assistanse for styringsgruppeleder, prosjektansvarlig og prosjektleder i kommunikasjonssaker. Koordinere forslag til profilering. Dersom andre enn styringsgruppeleder skal uttale seg til media skal dette kun skje etter avtale.

13 Del III 10 Styringsbasis Prosjektstyringsbasis 10.1 Styringsmål og disponering av reserver og marginer Prosjektleder får, dersom ikke annet avtales, styringsmål for hvert prosjekt på inntil P50. Styringsmål fastsettes etter styringsdialog med prosjektansvarlig. Otium bo- og velferdssenter har lagt opp til følgende fullmaktprinsipp i forhold til disponeringen av reservene i delprosjektene: Inntil P65-verdien disponeres av prosjektledelsen Inntil P85-verdien disponeres av styringsgruppa Det skal fastsettes styringsmål for hver enkelt kontrakt som inngås i hht definert PNS struktur. Styringsmål fastsettes av prosjektansvarlig etter innstilling fra prosjektleder. 11 Styringssystem Otium bo- og velferdssenter sine styringsparametere er: Kostnader Fremdrift (produksjon) Kvalitet SHA/Ytre miljø 11.1 Rapportering Aktivitetene innenfor hver styringsparameter skal rapporteres hver måned. Det skal utarbeides månedsrapporter for prosjektet. Status for Otium bo- og velferdssenter totalt sett rapporteres til prosjektansvarlig i avtalt omfang. Kostnadsstyring Prosjektledelsen skal foreta fakturabehandling på alle ytelser i prosjektet, føre attestasjonsregnskap og rapportere månedlig til oppdragsgiver på økonomi og fremdrift. Fakturaene skal behandles og attesteres innen 3 virkedager, dersom de ikke er omtvistet. Fremdriftsstyring: Prosjektledelsen er ansvarlig for utarbeidelse av forslag til hovedfremdriftsplan samt utarbeidelse av framdriftsplaner på delprosjekt basert på vedtatt hovedfremdriftsplan. Planene viser Otium bo- og velferdssenter og delprosjektenes fremdrift brutt ned i hovedfaser (programmering, skisseprosjekt, forprosjekt, prosjektering, bygging, ferdigstillelse ). I tillegg skal prosjektets hoved milepæler fremgå av hovedfremdriftsplan. Det skal stilles krav om utarbeidelse av produksjonsplaner. Prosjekteringsgruppen og entreprenørene vil være ansvarlig for å utarbeide sine egne detaljerte fremdriftsplaner.

14 Kvalitetsstyring Kvalitetsstyring i prosjektet består av de kontroll- og kvalitetssikringsaktiviteter samt arbeidsmetodene, som prosjektet har etablert. En kontrollaktivitet er en undersøkelse for å bekrefte om mål, krav, eller forventninger er oppfylt/kan oppfylles. Organisasjon/SHA/HMS SHA Prosjektet skal nå SHA målsettingen gjennom bruk av verktøy i form av kravdokumenter og maler både for prosjektering og gjennomføring. Prosjektet utarbeide SHA-plan og avtaler med SHA koordinatorer. Kontraktdokumentene skal inneholde krav til aktiviteter for å øke motivasjonen til å nå SHA målene Dokumentkontroll/håndtering Prosjekt Otium bo- og velferdssenter er underlagt Arkivloven. Tromsø kommune har egne rutiner for dokumenthåndtering og arkivering som ivaretar dette. Det er etablert et elektronisk arkiv og kommunen har innført det elektroniske saksbehandlingsprogrammet Doculive www sak. Dermed blir all korrespondanse journalført og arkivert elektronisk. (tilpasses prosjektet) I tillegg til de formelle krav som gjelder skal alle medarbeidere i prosjektet benytte den filstruktur som er etablert på fellesområdet Sharepoint for elektronisk lagring av prosjektdokumentasjon. Lagring skal utføres i henhold til definert arkiveringsnøkkel. Vedlegg Vedlegg 1: Hovedfremdriftsplan for Otium bo- og velferdssenter Vedlegg 2: Fullmakt matrise

15 Vedlegg 1 Hovedfremdriftsplan for Otium bo- og velferdssenter Hovedfremdriftsplan for Otium bo- og velferdssenter.

16 Styringsgruppe Prosjektansvarlig Prosjektleder Prosjekteringsleder Brukerkoordinator Prosjektsekretær Vedlegg 2 FULLMAKTSMATRISE PROSJEKTLEDELSE OTIUM BO- OG VELFERDSSENTER. Fullmakttype Merknad 1. Korrespondanse/underskrift/media Generell korrespondanse, egne oppdrag x x x x x x Utgående brev/notat til Styret x Utgående brev til Kommunerevisjon x Utgående brev til lokale myndigheter x (x) = standardsaker, forankring nivå opp Medieuttalelse overordnet og politisk x (x) = standardsaker, forankring nivå opp Presentasjoner offentlige og eksterne forum - overordnet x (x) = standardsaker, forankring nivå opp Medieuttalelse prosjekt-/saksrelatert x (x) = standardsaker, forankring nivå opp 2. Avtalefullmakt og Avropsfullmakt Inngåelse av forpliktelser innen godkjente styringsmål. x Fullmakt forutsetter underskrevet styringsdokument. Beløpsgrense kfr. Styringsmål. Inngåelse av avtaler over NOK 50 mill. Inngåelse av avtaler inntil NOK 50 mill. Inngåelse av avtaler inntil NOK 5 mill. Forankring nivå opp (Gjelder bare for Avtalefullmakt) Inngåelse av avtaler inntil NOK 0,1 mill Byggeleder kan inngå avtale dersom akkumulert forventet sluttkost ligger innenfor gjeldende budsjett på den aktuelle kontrakt Reiseordre 3. Budsjettdisponeringsmyndighet Kontroll Attestasjon x Fullmakt gjelder innenfor gitt styringsmål. Anvisning x Fullmakt gjelder innenfor gitt styringsmål Disponering av budsjettmidler. x x x Fullmakt gjelder innenfor gitt styringsmål Godkjenning av budsjett/revisjon x Anbefalt revidert budsjett fremsendes fra prosjektleder Disponering ubunden del av ramme for delprosjekter x x Styret disponerer margin inntil 85/15. Prosjektleder disponerer reserve inntil 50/50

17 Styringsgruppe Prosjektansvarlig Prosjektleder Prosjekteringsleder Brukerkoordinator Prosjektsekretær Fullmaktstype Merknad 4. Leverandører Godkjenne endringer i fht kontrakt - prosjektadministrasjon x x Godkjenne endringer i fht kontrakt prosjektering x x x Fullmakt gjelder innenfor gitt styringsmål Godkjenne endringer i fht kontrakt entrepriser Fullmakt gjelder innenfor gitt styringsmål x x x 5. IKT Brukertilgang til Fellessystemer x x x (x) = standardsaker, forankring nivå opp Godkjenne brukerbehov utover standardløsninger x Behov for utvidelse av nettverk (x) = standardsaker, forankring nivå opp Godkjenne fagsystemer, som brukes x x 6. Juridiske saker Alle typer juridiske saker x Kontaktperson for juridiske avklaringer: 7. Stedfortreder fullmakt NN har ved stedfortredelse for prosjektansvarlig samme fullmakter. NN har ved stedfortredelse for prosjektleder samme fullmakter. Styret Prosjektansvarlig Prosjektleder Brukerkoordinator Prosjekteringsleder Hoved byggeleder Kontraktsansvarlig Prosjektstyrer = v/ Kristoffer Kanestrøm = Karin Rendahl = Torfinn Bobakk = Vivi Ann Johansen = NN = NN = NN = NN