Sak 7/15. Dokumenter i saken: Møteprotokollfra møte Side3 av7

Transkript

1 Innholdsfortegnelse SAKSPAPIRER - MØTEIKALLING PARTSSAMMENSATT UTVALG - SAS DEN PS 7/15 PSU - GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRA MØTET PSU - GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRA MØTET MØTEPROTOKOLL FRA MØTET PS 8/15 FRIKJØP TILLITSVALGTE FRIKJØP TILLITSVALGTE PS 9/15 INFORMASJON OM STATUS ANSETTELSE PROSJEKTLEDER / RÅDMANN INFORMASJON OM STATUS ANSETTELSE PROSJEKTLEDER / RÅDMANN

2

3

4 Sak 7/15 Dokumenter i saken: Møteprotokollfra møte Side3 av7

5

6

7 SANDEFJORD KOMMUNE SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: MetteWiik Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 15/647-3 INNSTILLING/BEHANDLING: Utvalgsbehandling: Dato: Partssammensatt utvalg PSU- GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRA MØTET I nnstilling til parssammensattutvalg SAS: Lederanbefalerat PSUfatterfølgendevedtak: Møteprotokollgodkjennes. Side1 av2

8 Dokumenter i saken: Møteprotokollfra møte Side2 av2

9 STOKKE KOMMUNE ANDEBU KOMMUNE SANDEFJORD KOMMUNE MØTEPROTOKOLL Partssammensattutvalg - SAS Møtested: Andebuherredshus,kommunestyresalen Møtedato: Tid: 11:00 12:50 Tilstede på møtet: Funksjon Navn Parti Møtt for Medlem Bjørn Ole Gleditsch H Medlem Tor SteinarMathiassen H Medlem AnneStrømøy H Medlem Vidar Andersen FRP Varamedlem AudunTjomsland H CathrineAndersen Medlem Bror-LennartMentzoni KRF Medlem Karin Virik V Medlem MortenJoelIstre AP Medlem LozanBalisany AP Medlem BjarneSommerstad SP Medlem JanToreRui Haugerød H Medlem Hilde Hoff Håkonsen AP Medlem ErlendLarsen H Medlem Roy Standal FRP Varamedlem Anne-GreteKjellemoeLie KRF GretheØstgård Medlem Nils IngarAabol AP Medlem WencheDavidsen AP Medlem AnneMereteSørensen Fagf. Medlem Siv Breitve Utd.f. Medlem RoarGunnufsen Fagf. Medlem BenteWangenNordengen Utd.f. Medlem Arne Antonsen Fagf. Medlem Ida Marie Torhaug Utd.f. Behandledesaker: 1/15-6/15 Sandefjord, Bjørn Ole Gleditsch leder

10 SAKSLISTE Innkjøpssjefi Sandefjordkommune,RogerStampe,orienterteomanskaffelsesprosessfor bistandtil rekrutteringavnyrådmann/prosjektleder Representanterfrapersonalavdelingeni Sandefjord,GroDvergstein,personalkonsulentog BenedicteKirkeberg,personalkonsulent,orientereromansettelsesprosesser. LarsJ. Tveit, rådmannorienterteominformasjonsarbeidetikommuneneogmuligprosessfor etableringavinformasjonsstrategiforsammenslåingsprosessen. GisleDahn,rådmannorienterteommulighetforfrikjøp avpersonforbistandtil Nemndafrem til nyrådmann/prosjektledereransatt. Rådmenneneorientereromvurderingervedr.avtalerogevt.oppsigelseavslike. Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 1/15 15/505 SPESIFIKASJON AV KONKURRANSE FOR ANSKAFFELSE FOR BISTAND TIL REKRUTTERING 2/15 15/505 KRITERIER FOR DEN NYE RÅDMANNEN/PROSJEKTLEDEREN 3/15 15/370 ROLLEFORSTÅELSE FOR FELLESNEMNDA OG PARTSAMMENSATT UTVALG 4/15 15/844 ANSETTELSESUTVALGET - MANDAT OG SAMMENSETNING 5/15 15/845 INFORMASJONSSTRATEGI 6/15 15/370 FRIKJØP EVENTUELT Side2av7

11 1/15 SPESIFIKASJON AV KONKURRANSE FOR ANSKAFFELSE FOR BISTAND TIL REKRUTTERING 1. Informasjonom prosessfor ansettelseav prosjektleder/rådmannvedrørende anskaffelseav bistand vedrogerstampe, innkjøpsavd. i Sandefjord. Fellesnemndasog partssammensatt utvalgfår av tilsvarendepresentasjonmøtet10. mars 2. Personalavdelingen i Sandefjordredegjordefor fremgangsmåtefor rekruttering, prosessenfør utlysning/jobbanalyse. Ansettelsesprosess ble presentertav representanter fra personalavdelingen i Sandefjord.MagneEckhoff, personalsjef,gro Dvergstein,personalkonsulent og BenedicteKirkeberg,personalkonsulent. Fellesnemndasog partssammensatt utvalgfår entilsvarendepresentasjonmøtet10. mars. Partssammensattutvalg - SASinnstilling: Partssammensatt utvalg SASanbefalerat Fellesnemndafatterfølgendevedtak: Orienteringtastil ette retning. 2/15 KRITERIER FOR DEN NYE RÅDMANNEN/PROSJEKTLEDEREN Ansettelsesutvalget berom mandattil å utarbeidekravspekkog jobbanalyse Partssammensattutvalg - SASinnstilling: Partssammensatt utvalg SASanbefalerat Fellesnemndafatterfølgendevedtak: Ansettelsesutvalget gis mandattil å utarbeideog godkjennekravspekkog jobbanalyse for ansettelseav ny rådmann/prosjektleder. 3/15 Side3 av7

12 ROLLEFORSTÅELSE FOR FELLESNEMND A OG PARTSAMMENSATT UTVALG Klargjørerolleforståelsenforfellesnemndaogpartssammensattutvalg Partssammensattutvalg- SASinnstilling: Partssammensattutvalg SASanbefaleratFellesnemndafatterfølgendevedtak: 1. Partssammensatt SASskal ha følgendemandat: Partssammensattutvalgskalbehandlesakersomgjelderforholdetmellomden nye kommunensomarbeidsgiverogdeansatte.partssammensattutvalgskalgi uttalelsei sakersomvedrøreroverordnedepersonalpolitiskespørsmål,retningslinjerogplaneri forbindelsemedkommunesammenslåingen 2. Fellesnemndaskalha følgendemandat: Fellesnemndaskalansetteprosjektlederforsammenslåingsprosessen.Prosjektleder ansettessområdmannidennyekommunenstraksnyttkommunestyreterkonstituert. Fellesnemndaskalbehandleprosjektledersinnstilling til organiseringavogansettelser til denøversteadministrativeledelseetter1.januar2017. Fellesnemndaskalsetilatreglerogavtaleromansattesogtillitsvalgtesmedvirkning/- bestemmelseiforholdsomgjeldersammenslåingavkommuneneblirivaretatt. Fellesnemndasmedlemmerskalogsåutgjørearbeidsgiversrepresentanteri partssammensattutvalgforsammenslåingsprosessen. Fellesnemndatarstillingtil revisjonsordningfordennyekommunenetterinnstilling frakontrollutvalgenei detrekommunene. Fellesnemndaskaletterspørreogavklarealleforholdvedrørende sammenslåingsprosessensomeravprinsipiellkaraktersomprosjektlederleggerfrem til behandling. Kommunenehari periodenfremtil 1. januar2017ansvarforsinordinæredrift, men spørsmålsomkanhabetydningfordennyekommunenbørførstdrøftesi fellesnemnda. Fellesnemndakanuttalesegisakersomertil behandlingi kommunenesordinære utvalgfremtil dennyekommuneneretablertogsomfellesnemndaanserforåkunne hakonsekvenserforsammenslåingsprosessen.fellesnemndaharetspesieltansvarfor åvurderesakermedøkonomiskekonsekvenserogforberedebudsjettfor2017og økonomiplan deter imidlertid detnyeformannskapetsomskalavgi budsjettinnstillingtil detnyekommunestyret. Side4av7

13 Fellesnemndaskalsøkeåoppnåkonsensusi alleavgjørelser.veduenighetskal Fellesnemndavurdereomspørsmåletkanutsettestil etteratnyttkommunestyreer konstituert.forholdsomlikevelvurderessomnødvendigåtastilling til avgjøresmed alminneligflertall. Fellesnemndagisfullmakttil å fattevedtaki samsvarmednemndasmandatsom innebærerbrukeav«engangsstøtten»frastatentil dekkingavomstillingskostnader. 4/15 ANSETTELSESUTVALGET - MANDAT OG SAMMENSETNING AnsettelsesutvalgetanbefalerforPSUog Fellesnemndafølgendeforslagtilmandat. Ansettelsesutvalgetskalmedbistandfrarekrutteringsfirmaleggefremforslagfor PartssammensattutvalgogFellesnemndatilhvemsomskalansettessområdmanni dennyekommunenogsomogsåskalværeprosjektlederforsammenslåingsprosessen. Ansettelsesutvalgetkansomdelavsittarbeidtastilling til valgavrekrutteringsfirma etterenkonkurranseprosessiht. lovomoff. anskaffelser.viderekanutvalgetmed bistandfrarekrutteringsfirmafastsetteønsketkompetanseprofil,avklareomfangav utlysningogevaluereaktuellekandidater.utvalgetskalogsåavklarelønns-og arbeidsvilkårfordenkandidatsomutvalgetanbefaleransatt. Kostnadertil utvalgetsarbeiddekkesovermidleravsatttil Fellesnemndasarbeid. Bjørn Ole Gleditschundersøkermedrådmennenevedrørendelovlighetom fellesnemdaharmandattilåansettenyrådmannidennyekommunen. Midlertidig ansettelsesutvalganbefalerpartssammensattutvalgåvelgefølgendekandidatertil ansettelsesutvalget: Ansettelsesutvalg Ansettelsesutvalgetbestårav4medlemmer+ansattesrepresentant Bjørn Ole Gleditsch(leder) BjarneSommerstad ErlendLarsen Hilde Håkonsen RoarGunnufsen Partssammensattutvalg- SASinnstilling: Partssammensattutvalg SASanbefaleratFellesnemndafatterfølgendevedtak: Side5av7

14 Fellesnemndagir ansettelsesutvalgtmyndighet til: 1. Ansettelsesutvalget skalmedbistandfra rekrutteringsfirmaleggefrem forslagfor Partssammensatt utvalgog Fellesnemndatil hvemsomskalansette sområdmanni dennyekommunenog somogsåskalværeprosjektlederfor sammenslåingsprosessen. 2. Ansettelsesutvalget kansomdel av sitt arbeidta stilling til valg av rekrutteringsfirma etterenkonkurranseprosess iht. lov om off. anskaffelser.viderekanutvalgetmed bistandfra rekrutteringsfirmafastsetteønsketkompetanseprofil,avklareomfangav utlysningogevaluereaktuellekandidater.utvalgetskalogsåavklarelønns- og arbeidsvilkårfor denkandidatsomutvalgetanbefaleransatt. 3. Kostnadertil utvalgetsarbeiddekkesovermidler avsatttil Fellesnemndasarbeid. 4. Ansettelsesutvalget innstiller kandidattil Fellesnemnda. 5. Fellesnemndaharendeligmyndighettil å ansetteny rådmann/prosjektleder og forhandleom lønns- og arbeidsvilkår. Ansettelsesutvalgetbestår av: Ansettelsesutvalget består av 4 medlemmer+ ansattesrepresentant: Bjørn Ole Gleditsch(leder) BjarneSommerstad ErlendLarsen Hilde Håkonsen RoarGunnufsen Vara: Vidar Andersener varafor Bjørn Ole Gleditsch JanToreRui Haugerøder varafor BjarneSommerstad Roy Standal er varafor ErlendLarsen Nils IngarAabol er varafor Hilde Hoff Håkonsen Siv Breitveer varafor RoarGunnufsen 5/15 INFORMASJONSSTRATEGI Rådmenneneorienterte om tankerrundtfremtidig samarbeidvedrørendefelles informasjonsstrategi. Rådmennenedrøftermulighetfor å samleall informasjonog om deter mulig å samle dettehosenperson.slik at informasjoneni størstmulig gradkankoordineresfor de tre kommunene,og at dettesærligskal gjeldefor info til ansatte/tillitsvalgte. Side6 av7

15 Partssammensattutvalg SASinnstilling: Part sammensattutvalg SASanbefalerat Fellesnemndafatterfølgendevedtak: 1. Orienteringfra rådmennenestastil etterretning. 2. Rådmennenesamarbeiderom fellesinformasjonsflyttil sineansatteog til innbyggerne. 3. Ny rådmann/prosjektleder skalutarbeideinformasjonsstrategi for dennyekommunen. 6/15 FRIKJØP Det er kommetinn ønskeom at fellesnemndasetternedfellesretningslinjerfor frikjøp av tillitsvalgte. Partssammensattutvalg - SASinnstilling: Partssammensatt utvalg SASanbefalerat Fellesnemndafatterfølgendevedtak: 1. Mandat: Forhandlingsutvalget gis mandattil å utarbeidefellesretningslinjerog frikjøp av tillitsvalgte, forhandlingsutvalgetsamarbeidermedpersonalsjefi StokkeTruls Hvitstein. 2. Forhandlingsutvalget består av: Tor SteinarMathiassen Roy Standal Hilde Hoff Håkonsen EVENTUELT: ErlendLarsen- berom at pensjonskassene starteret samarbeidfor å sepåfremtidens pensjonskasseløsning for dennyekommunen. Nils IngarAabol tok oppspørsmåletom fortrinnsret til å fortsettei tilsvarendeetter sammenslåingen. Tillitsvalgte harsendtinn spørsmålom kommunalsjefeneogsåharslik fortrinnsrett.det ble vist til KS advokatenesrapportom rettsvern.partssammensatt utvalgber rådmenneneom engenerellorientering om dettetemaet. AnneMereteSørensen Ber om at organisasjonenesammenmeddetillitsvalgte starter prosessenmedå bli bedrekjentepåtversav kommunegrensenevi hari dag. Side7 av7

16 SANDEFJORD KOMMUNE SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Bjørn Ole Gleditsch Arkiv: 031 Arkivsaksnr.: 15/ INNSTILLING/BEHANDLING: Utvalgsbehandling: Dato: Partssammensatt utvalg SAS FRIKJØP TILLITSVALGTE I nnstilling til PSU: Lederanbefalerat PSUfatterfølgendevedtak: Sakenleggesfrem uteninnstilling. Side1 av2

17 Side2 av2

18 SANDEFJORD KOMMUNE SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Bjørn Ole Gleditsch Arkiv: 031 Arkivsaksnr.: 15/ INNSTILLING/BEHANDLING: Utvalgsbehandling: Dato: Partssammensatt utvalg SAS INFORMASJON OM STATUS ANSETTELSE PROSJEKTLEDER / RÅDMANN I nnstilling til PSU: Lederanbefalerat PSUfatterfølgendevedtak: Informasjontastil etterretning. Side1 av2

19 Side2 av2