Bergen, 30.november Onsdag 07. desember 2011 kl i Kommunestyresalen

Transkript

1 1 kommune Sekretariat for kontrollutvalet OBS at nokre saker kan vera U.off. Det er avmerka øverst til høgre på dei sakene det gjeld Kontrollutvalet Bergen, 30.november Innkalling til møte i kontrollutvalet Det vert med dette kalla inn til møte i kontrollutvalet Onsdag 07. desember 2011 kl i Kommunestyresalen Dersom nokon av medlemmene ikkje kan møte og må melde forfall, vert dei bedne om å gjere dette så tidleg som råd er til Kari Nygard, tlf / , kari.nygard@post.hfk.no eller til Hogne Haktorson, tlf / , hogne.haktorson@post.hfk.no. Det er planlagt at Kari Nygard møter frå sekretariatet på dette møtet. Til varamedlemmer er denne innkallinga å sjå på som ei orientering. Dersom det vert aktuelt at varamedlemmer må møta, vil det bli gjeve nærmare beskjed. Helga Nøtland Auestad -kontrollutvalsleiar- Hogne Haktorson Kontrollsjef Kari Nygard Seniorrådgjevar Vedlegg: Sakliste Kopi: Varamedlemmer til kontrollutvalet Ordførar i Fitjar kommune Deloitte AS Rådmannen i Fitjar kommune (har møte- og talerett) (har møte- og talerett) Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon: Mobil: E-postadresse: kari.nygard@post.hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva.

2 2 Sakliste: Saknr. Sak 34/11 Godkjenning av innkalling og sakliste Merknad Presentasjonsrunde 35/11 Protokoll frå siste møte i kontrollutvalet, Vedlegg 36/11 Orienteringssaker Vedlegg 37/11 Meldingar Vedlegg 38/11 Vurdering av om Deloitte er uavhengig i høve til Fitjar kommune 39/11 Sunnhordland Interkommunale Miljøverk IKS (SIM) vurdera prosjekt for å sjå på eigarstyringa i konsernet 40/11 Oppstart av arbeid med plan for forvaltningsrevisjon og plan for selskapskontroll for valperioden /11 Gjennomgang av informasjonsperm for kontrollutvalet. Kontrollutvalsboka 42/11 Gjennomgang av møteprotokollar fordeling av arbeid i kontrollutvalet Ymse Vedlegg Vedlegg 2

3 3 kommunee MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalet Dato: Kl.: Stad: Kommunestyresalen Saknr.: 26/11 33/11 MØTELEIAR Toralf Røen (Ap) DESSE MØTTE Gro Rydland (SP) Svein Lunde (KrF) Johannes Koløen (H) Angunn Bårdsen (SV) møtte i staden for Benedicte Meyer FORFALL Benedicte Meyer (SV) DESSUTAN MØTTE Deloitte AS v/else Holst Larsen i sakene 26, 27, 28, 30 og 32/11, og Aslak Svindland, som var med under heile møtet. Frå administrasjonen møtte: Rådmann Atle Tornes, økonomisjef Trond Salmo og helse- og sosialsjef Anne Berit Hofstad Johansen var med under sakene 26, 27, 28 og 30/11. Rådmann var og med då sak 29 og 32/11 vart handsama. Hordaland fylkeskommune, sekretariat for kontrollutvalet v/ Kari Nygard. Sakliste: Saknr. Sak 26/11 Godkjenning av innkalling og sakliste 27/11 Protokoll frå siste møte i kontrollutvalet, /11 Orienteringssaker 29/11 Meldingar 30/11 Rapport etter forvaltningsrevisjon gjennomgang av ressursbruk innanfor pleie og omsorg 31/11 Framlegg til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet for /11 Arbeid i kontrollutvalet evaluering og erfaringsoverføring 33/11 Gjennomgang av møteprotokollar Ymse 1

4 4 26/11 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE HANDSAMING I MØTET Det framkom ikkje merknader til innkalling og sakliste. VEDTAK Innkalling og sakliste vart samrøystes godkjend. 27/11 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRÅ MØTE HANDSAMING I MØTET Nokre av sakene frå møtet vart kort kommentert, men det framkom ikkje merknader til protokoll frå møte VEDTAK Protokollen frå møte vart samrøystes godkjend. 28/11 ORIENTERINGSSAKER Desse orienteringssakene vart lagt fram: Nr. Frå: Orientering vedr.: 1 Rådmann Skatteoppkrevjarfunksjonen i Fitjar kommune. Notat i saka om mogleg samarbeid med Stord kommune ligg vedlagt. Rådmann vil og orientera i møtet 2 Rådmann / Rekneskap pr. 1.halvår økonomisjef 3 Deloitte Revisjonsplan 4 Sekretariatet Melding om inngått avtale om revisjonstenester for Kyrkjeleg Fellesråd Ymse FORSLAG TIL VEDTAK: Kontrollutvalet tek orienteringane til orientering. HANDSAMING I MØTET Nr. Frå: Orientering vedr.: 1 Rådmann Rådmann Atle Tornes orienterte: Noverande skatteoppkrevjar skal slutta i stillingen, og ein har arbeidd med sak om å etablera eit samarbeid med Stord kommune sitt skatteoppkrevjarkontor, som alternativ til eige kontor i Fitjar kommune. Det er forhandla fram avtale om slikt samarbeid, og kun nokre formalia står att før avtalen er på plass. Kontrollutvalet tok orienteringa til orientering. 2 Rådmann / økonomisjef Økonomisjef Trond Salmo orienterte om rekneskapsstoda pr. 1.halvår Det er enkelte store avvik i høve til budsjett, og kontrollutvalet påpeika at det er viktig at grunngjeving for avvik kjem fram når rapportar vert lagt fram. Finansrapport i tråd med vedteke reglement vil bli lagt fram i eigen rapport. Kontrollutvalet tok orienteringa til orientering. 3 Deloitte Else Holt Larsen frå Deloitte gjennomgjekk revisjonsplan og orienterte om arbeidet som revisjonen utfører i løpet av året. Denne orienteringa vil og bli lagt fram for det nye kontrollutvalet, på deira første møte. Informasjonen vart teke til orientering. 2

5 5 4 Sekretariatet Sekretariatet orienterte om inngått avtale om revisjonstenester for Kyrkjeleg Fellesråd: Kyrkjeleg fellesråd i Fitjar kommune har inngått avtale om revisjon av rekneskapen sin med eit revisjonsfirma. Dette vart gjort samstundes med at det vart gjennomført ein open anbodskonkurranse, som la opp til at det skulle vera opsjon på slik revisjon med det firmaet som vart valgt etter konkurransen Kontrollutvalet drøfta dette og konklusjonen vart at utvalet gjev kontrollutvalsleiar, i samråd med sekretariatet, fullmakt til å sende brev til kyrkjeleg fellesråd i Fitjar kommune for å få klarlagt kva som har skjedd i høve avtale om revisjonsteneste for fellesrådet. Ymse ingen orienteringssaker under ymse VEDTAK: Orienteringssak nr. 4: Kontrollutvalet gjev kontrollutvalsleiar, i samråd med sekretariatet, fullmakt til å sende brev til kyrkjeleg fellesråd i Fitjar kommune, for å få klarlagt kva som har skjedd i høve avtale om revisjon av fellesrådet sin rekneskap. Kontrollutvalet tek informasjonen i dei andre orienteringssakene til orientering. 29/11 MELDINGAR Desse meldingane vart lagt fram: Nr. Melding frå: Melding vedr.: 1 Kommunestyret Melding om vedtak Årsrekneskap for Fitjar kommune 2010 Årsmelding 2010 Årsmelding for kontrollutvalet Formannskapet Melding om sak til formannskapsmøte : Selskapsoversikt Kommunal og regionaldep. (KRD) Høyring om endringar i kommunelova Eigenkontroll i kommunane m.m. 4 Forum for Kontroll Medlemsbrev nr og Tilsyn (FKT) Medlemsbrev nr Sekretariatet Møteplan for hausten drøfting av møteplan for kontrollutvalet for resten av haust-halvåret Ymse FORSLAG TIL VEDTAK: Kontrollutvalet tek meldingane til orientering. HANDSAMING I MØTET Nr. Melding frå: Melding vedr.: 1 Kommunestyret Melding om dei aktuelle vedtaka i kommunestyret vart gjennomgått og teke til orientering. 2 Formannskapet Sak til formannskapsmøte Selskapsoversikt 2010 vart gjennomgått og drøfta. Rådmann var med under denne meldinga, og han sa litt om utfordringar vedr. administrasjon av eigarskap, oppfølging når det gjeld kontroll og informasjon vedr. utvikling og drift av dei ulike eigarskapsinteressene kommunen har. Det vart og påpeika at det er særlege utfordringar for eit av selskapa, Fitjar Kultur- og Idrettsbygg AS. 3

6 Eit anna selskap, Sunnhordland Interkommunale Miljøverk (SIM) IKS, har sendt sak om oppgåver og organisering for SIM-konsernet på høyring til kommunane. Denne saka vil koma til handsaming i kommunen seinare. I konklusjonen etter drøfting vart det påpeika at dette er opplysningar som det nye kontrollutvalet bør bli kjent med før plan for selskapskontroll for ny periode skal utarbeidast. Opplæring av styrerepresentantar etter valet vil og vera eit viktig tiltak når det gjeld å følgja opp eigarskaps-oppgåvene til kommunen. Kontrollutvalet tek melding om Selskapsoversikt 2010 til orientering. 3 Kommunal og regionaldep. (KRD) Høyring om endringar i kommunelova Eigenkontroll i kommunane m.m. var gjennomgått, drøfta og teke til orientering 4 Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) Dei to medslemsbreva frå FKT vart gjennomgått, kommentert og teke til orientering 5 Sekretariatet Kontrollutvalet vil at møteplan for resten av året vert teke opp med det nye kontrollutvalet, når dette er på plass. Ymse ingen meldingar under ymse. VEDTAK: Kontrollutvalet tek meldingane til orientering. 30/11 RAPPORT ETTER FORVALTNINGSREVISJON GJENNOMGANG AV RESSURSBRUK INNANFOR PLEIE OG OMSORG FORSLAG TIL INNSTILLING: 6 Kommunestyret merkar seg det som kjem fram i rapport etter forvaltningsrevisjon vedr. gjennomgang av ressursbruk innanfor pleie- og omsorgssektoren. Kommunestyret ber rådmann syta for at følgjande tiltak vert sett i verk: 1. Vurdere om det er mogleg å erstatte manuell oppteljing av ikkje-økonomiske data til KOSTRA med rapportar frå fagsystem. 2. Utarbeide ein overordna plan/strategi for utvikling og strukturering av pleie- og omsorgstenestene i kommunen. 3. I auka grad gjere analyser av kommunen sin behovsprofil i samband med vurderingar knytt til strukturering, organisering og bemanning av pleie- og omsorgstenestene. 4. I større grad gjere analysar og kostnader og andre konsekvensar i samband med strukturering, organisering og bemanning av pleie- og omsorgstenestene. 5. Etablere rutinar for å sikre at einingane innanfor pleie og omsorg har fullstendig oversikt over talet på årsverk innanfor dei ulike einingane/tenestene. 6. Vurdere å utvikle og nytte styringsindikatorar, til dømes pleiefaktor, og sjå desse i samanheng med behovsanalysar. 7. Ta ut og systematisk nytte sjukefråværsstatistikkar for einingane innanfor pleie- og omsorgssektoren. 8. Auke kompetansen om kommunen sine moglegheiter knytt til å søkje om unntak frå arbeidsgjevar sitt ansvar for sjukepengar. 9. Sikre at arbeidet med å utvikle kriterium knytt til tildeling av pleie- og omsorgstenester blir gjennomført etter intensjonen, og at det er fokus på å yte tenester i samsvar med vedtak. 10. Vurdere ytterlegare bruk av IPLOS i samband med tildeling av tenester, samt utarbeide rutinar for å sikre at IPLOS-registreringar blir oppdaterte ved behov. 11. Vurdere moglegheiter for ein meir fleksibel bruk av personalressursar på tvers av einingar / tenester. 12. Vurdere om oppgåver kan organiserast på anna vis for å frigjere sjukepleiarkompetanse. 4

7 Kommunestyret ber om at rådmannen gjev melding tilbake om kva som er gjort, og planar vidare, med å følgja opp tiltaka. Slik tilbakemelding skal leggast fram som melding for kommunestyret innan , med kopi til kontrollutvalet. HANDSAMING I MØTET Frå administrasjonen var rådmann, helse- og sosialsjef og økonomisjef med under handsaminga av saka. Aslak Svindland frå Deloitte presenterte rapporten, og kontrollutvalet fekk stilla spørsmål og koma med kommentarar til arbeidet med å gjennomgå ressursbruk innan pleie- og omsorg. Innhaldet i rapporten vart drøfta, og konklusjonen i kontrollutvalet vart at ein vil innstille til kommunestyret om å sjå til at dei tiltak som er påpeika vert følgt opp. Forslag til innstilling vart samrøystes vedteke. INNSTILLING: Kommunestyret merkar seg det som kjem fram i rapport etter forvaltningsrevisjon vedr. gjennomgang av ressursbruk innanfor pleie- og omsorgssektoren. Kommunestyret ber rådmann syta for at følgjande tiltak vert sett i verk: 1. Vurdere om det er mogleg å erstatte manuell oppteljing av ikkje-økonomiske data til KOSTRA med rapportar frå fagsystem. 2. Utarbeide ein overordna plan/strategi for utvikling og strukturering av pleie- og omsorgstenestene i kommunen. 3. I auka grad gjere analyser av kommunen sin behovsprofil i samband med vurderingar knytt til strukturering, organisering og bemanning av pleie- og omsorgstenestene. 4. I større grad gjere analysar og kostnader og andre konsekvensar i samband med strukturering, organisering og bemanning av pleie- og omsorgstenestene. 5. Etablere rutinar for å sikre at einingane innanfor pleie og omsorg har fullstendig oversikt over talet på årsverk innanfor dei ulike einingane/tenestene. 6. Vurdere å utvikle og nytte styringsindikatorar, til dømes pleiefaktor, og sjå desse i samanheng med behovsanalysar. 7. Ta ut og systematisk nytte sjukefråværsstatistikkar for einingane innanfor pleie- og omsorgssektoren. 8. Auke kompetansen om kommunen sine moglegheiter knytt til å søkje om unntak frå arbeidsgjevar sitt ansvar for sjukepengar. 9. Sikre at arbeidet med å utvikle kriterium knytt til tildeling av pleie- og omsorgstenester blir gjennomført etter intensjonen, og at det er fokus på å yte tenester i samsvar med vedtak. 10. Vurdere ytterlegare bruk av IPLOS i samband med tildeling av tenester, samt utarbeide rutinar for å sikre at IPLOS-registreringar blir oppdaterte ved behov. 11. Vurdere moglegheiter for ein meir fleksibel bruk av personalressursar på tvers av einingar / tenester. 12. Vurdere om oppgåver kan organiserast på anna vis for å frigjere sjukepleiarkompetanse. Kommunestyret ber om at rådmannen gjev melding tilbake om kva som er gjort, og planar vidare, med å følgja opp tiltaka. Slik tilbakemelding skal leggast fram som melding for kommunestyret innan , med kopi til kontrollutvalet. 31/11 FRAMLEGG TIL BUDSJETT FOR KONTROLL- OG TILSYNSARBEIDET FOR FORSLAG TIL VEDTAK Kontrollutvalet godkjenner budsjettforslaget slik det ligg føre. Budsjettforslaget vert å senda Fitjar kommune for vidare handsaming. HANDSAMING I MØTET Framlegg til budsjett for 2012 vart gjennomgått, og dei einskilde postane vart drøfta. Kontrollutvalet gjorde ikkje endringar budsjettframlegget, og forslag til vedtak vart samrøystes vedteke. 7 5

8 8 VEDTAK Kontrollutvalet godkjenner budsjettforslaget slik det ligg føre. Budsjettforslaget vert å senda Fitjar kommune for vidare handsaming. 32/11 ARBEID I KONTROLLUTVALET EVALUERING OG ERFARINGSOVERFØRING FORSLAG TIL VEDTAK: Saka vert lagt fram utan forslag til vedtak. HANDSAMING I MØTET Nr. Spørsmål 1 Blir møta gjennomførte på ein effektiv og engasjerande måte? 2 Er talet på møte tilstrekkeleg i høve til saksmengda? 3 Klarer kontrollutvalet å fylle kontrollfunksjonen på ein god måte? 4 Korleis blir utvalet oppfatta av andre sentrale aktørar slik som kommunestyret og administrasjonen? 5 Er det klåre roller og klår ansvarsdeling mellom kontrollutvalet, kommunestyret og administrasjonen? 6 Bør kontrollutvalet gjere meir og/ eller mindre av noko? 7 Korleis fungerer samhandlinga med revisor? 8 Korleis fungerer samhandlinga med sekretariatet? 9 Kva forbetringstiltak kan gjennomførast? 10 Kva bør folkevaldopplæringa for det nye kontrollutvalet innehalde og kor omfattande bør det vera? Svar Ja Ja Arbeidet i kontrollutvalet har vorte utvikla i positiv lei i løpet av denne valperioden. Styrka sekretariatsfunksjon har betydd mykje. Kontrollutvalet meinte at det er for lite kunnskap om kva som er KU sine oppgåver og ansvarsområde. Opplæring også for kommunestyremedlemmer om kontrollutvalet sin funksjon vil vera av stor verdi. Å klargjera roller og ansvar / oppgåver i kontrollarbeidet kan betrast. Det nye utvalet bør informera i kommunestyret om roller og ansvar. Gjerne presentera seg når nye planar skal leggast fram for kommunestyret Ingen særskilte ting å peika på her. Bør framleis ha gjennomgang av møtebøker på saklista. Samarbeidet med revisor fungerer godt. Også samarbeidet med sekretariatet fungerer godt. Det vil vera av stor verdi å gjennomføra ein god prosess når nye planar (forvaltningsrevisjon og selskapskontroll) skal utarbeidast. Viktig å ikkje vera detalj-orientert i arbeidet. Viktig med opplæring / drøfting av roller når ny periode nå skal starta. Kontrollutvalsboka bør brukast som grunnlag for opplæring og som oppslagsbok i kontrollutvalet sitt arbeid utover i perioden. Felles folkevaldopplæring for kommunestyre og kontrollutval ville vera bra. Men det bør og vera særskilt opplæring for det nye kontrollutvalet. VEDTAK Resultatet av evalueringa vert å legga fram for det nye kontrollutvalet. 6

9 9 33/11 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR FORSLAG TIL VEDTAK Kontrollutvalet tar møteprotokollane til orientering. HANDSAMING I MØTET Det er registrert at sakshandsaming / sakshandsamingstid på teknisk sektor har fått positiv omtale i media i det siste. Kontrollutvalet merka seg dette. Ein møteprotokoll var mangelfullt utforma og utvalsleiar vil ta dette direkte opp med sekretariatet i kommunen. VEDTAK Kontrollutvalet tar møteprotokollane til orientering. YMSE Det var ingen saker å ta opp under dette punktet. Toralf Røen Leiar Kari Nygard Sekretær 7

10 10 kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 07.desember 2011 Sakshandsamar: Kari Nygard Kopi til: Sak: 36/11 36/11 ORIENTERINGSSAKER Nr. Frå: Orientering vedr.: 1 Deloitte Mandat for revisjonen sitt arbeid Revisjonsplan for 2011 / Sekretariatet / økonomikontoret Interimsrevisjon 2011 / revisjonsrapport nr. 11 Rekneskapsstoda pr. november 2011 for kontroll- og tilsynsområdet Framlegg til budsjett for Sekretariatet Det er kome innspel om at kontrollutvalet bør drøfte kommunen sin bruk av statistikk / opplysningar om sjukefråvær, og evt. be om nærmare orientering om dette på neste møte. 4 Sekretariatet Teieplikt for kontrollutvalet 5 Sekretariatet Kontrollutvalet kontakt med media 6 Sekretariatet Drøfta abonnement på Kommunerevisoren og Kommunal Rapport til kontrollutvalsmedlemmane 7 Sekretariatet Rutinar for innkalling til møte i kontrollutvalet 8 Sekretariatet Første møte i 2012 Ymse FORSLAG TIL VEDTAK: Kontrollutvalet tek orienteringane til orientering. Hogne Haktorson Kontrollsjef Kari Nygard Seniorrådgjevar Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon: Mobil: E-postadresse: kari.nygard@post.hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva.

11 11 Vedlegg: Mandat for revisjonen sitt arbeid Revisjonsplan for 2011 / 2012 Interimsrevisjon 2011 / revisjonsrtapport nr. 11 Rekneskapsstoda pr. november 2011 for kontroll- og tilsynsområdet Framlegg til budsjett for

12 12 Revisjonsmandatet for regnskapsrevisjon Fitjar Kommune 2011

13 Revisjonsmandatet for regnskapsrevisjon 13 1) Revisjonens innhold Revisor skal vurdere om kommunens årsregnskap er avlagt ihht lov og forskrift Revisjonen inneholder revisjon av årsregnskap og attestasjon, som omtalt i konkurransegrunnlaget Revisor skal se etter at beløp i årsregnskapet er i overensstemmelse med regulert budsjett og at endringer i budsjettet fremstår som følge av gyldige vedtak. Vesentlige avvik skal kommenteres i årsmeldingen Revisor skal vurdere om opplysningene i årsberetningen om årsregnskapet er konsistente med årsregnskapet Gjennom revisjonen skal revisor bidra til å forebygge og avdekke evt misligheter og feil. Dersom det avdekkes misligheter skal disse rapporteres til kontrollutvalget Revisor skal se etter at kommunen har tilfredsstillende økonomisk internkontroll Deloitte AS

14 Revisjonsmandatet for regnskapsrevisjon 2) Revisors plikter Revisor skal påpeke følgende forhold til kontrollutvalget: Manglende registrering og dokumentasjon av regnskapsopplysninger Feil eller mangler ved organisering av økonomisk internkontroll Misligheter Feil som kan medføre vesentlig feilinformasjon i årsregnskapet 14 Dersom vesentlige avvik i budsjett ikke er kommentert i årsmeldingen Begrunnelse for manglende underskrifter ved bekreftelse overfor offentlige myndigheter Begrunnelse dersom revisor sier opp kommunen som revisjonsklient Deloitte AS

15 Revisjonsmandatet for regnskapsrevisjon 15 3) Revisjonsprosessen Revisjonen av regnskapet er risikofokusert. Medfører at vi fokuserer på områder der det vurderes å være størst risiko Erfaringer fra fjorårets revisjon tas med i vurderingen av risiko Hver høst skal revisor ha oppstartsmøte med økonomiavdelingen. I et slikt møte vektlegges følgende områder: Tidsfrister for avleggelse av regnskap og årsmelding Risikoområder Evt endringer i kommunen i perioden fra årsoppgjøret til møtetidspunkt Avtale konkret tidspunkt for interim Presentasjon av revisjonsteam Vi sender ut en PBC (Prepared By Client)-liste til økonomiavdelingen i forkant av vår revisjon. Listen viser de avstemminger og dokumenter vi skal ha tilgang til ved vårt besøk. Revisjonsprosessen er i løpende endring. I 2010 hadde vi en noe endret revisjonsmetodikk. Dette kan påvirke de handlingene vi gjør og omfanget av handlingene. Risikofokus vil være sentralt i hele revisjonsprosessen. Ved vesentlige endringer vil vi komme tilbake til dette Deloitte AS

16 Revisjonsmandatet for regnskapsrevisjon 16 3) Revisjonsprosessen forts. Revisjonsplanen viser alle områder vi skal revidere samt tidspunktet for når dette skal gjøres. Interimsrevisjonen utføres i november. Tidspunktet kan endres dersom kommunen ønsker dette, men skal utføres i perioden oktober desember. Tidspunkt for årsoppgjør er februar april Tidsfrist for avgivelse av regnskap til oss er 15. februar. Kommunikasjon Revisjonsteamet er løpende tilgjengelig på mail og telefon dersom kontrollutvalg eller økonomiavdelingen har spørsmål Revisor skal delta på møte med kontrollutvalget i de tilfeller det er behov for dette samt i kommunestyre ved behandling av regnskap Rapportering Funn i revisjonen vil bli kommunisert løpende, muntlig til økonomiavdelingen Vesentlige funn vil i tillegg bli kommunisert skriftlig til kontrollutvalget og til økonomiavdelingen Vi kommer også med forslag til forbedringer Evaluering av prosessen sammen med økonomiavdelingen for å imøtekomme ønsker om endring/forbedring Deloitte AS

17 Revisjonsmandatet for regnskapsrevisjon 4) Revisjonsberetning Revisjonsberetning blir avgitt uten unødig opphold etter at årsregnskapet (inkl årsmeldingen) er avlagt Avgis senest 15. april 17 I beretningen bekreftes det at revisjonen er utført i samsvar med lov, forskrift og god kommunal revisjonsskikk Dersom årsregnskapet ikke inneholder de nødvendige opplysninger, skal revisor presisere dette i beretningen eller det skal tas forbehold Deloitte AS

18 Hva vi ikke legger i revisjonsmandatet for regnskapsrevisjon 18 Forvaltningsrevisjon Oppfølging av vedtak, lover og regler knyttet til kommunens tjenesteområder Rutiner og prosedyrer som ikke har en direkte økonomisk effekt for regnskapet Bistandsoppdrag listen nedenfor er ikke uttømmende: Hjelp til utarbeidelse av avstemminger Kurs innenfor ønskede områder Gjennomgang av finansreglement Deloitte AS

19 Revisjonsplan regnskapsrevisjon 19 Fitjar kommune Område Angrepsmåte Tidspunkt Rutiner Vi vil gjennomføre risikovurderingshandlinger for å kartlegge og teste vesentlige rutiner i kommunen: Kostnader/innkjøp Lønn Inntekter (SFO, egenbetaling institusjon, egenbetaling omsorgstjenester, gebyrer byggesaker.) Bankavstemming Regnskapssystem Okt. Fokus her vil være på etablert intern kontroll, og vurdere hvorvidt den interne kontrollen er tilstrekkelig og hensiktsmessig til å forhindre feil i regnskapsrapporteringen. Kostnader Investeringer/finans Detaljkontroll av kostnader. Analytisk revisjon av lønnskostnader. Påse at kommunen har vedtatt et finansforvaltningsreglement. Påse at finansforvaltningsreglementet følges. Gjennom året /Oktober Oktober Tertialsvis Offisielt regnskap Ved mottak av endelig regnskap for 2010, vil vi påse følgende: Regnskapsmateriell mottas innen Feb.-april Regnskapsoversikter henger sammen Nødvendige noteopplysninger er utarbeidet Avslutning av regnskapene er iht. forskrift Avstemming av kretsløp er foretatt (Egenkapital, arbeidskapital og anleggsmidler/langsiktig gjeld) Budsjettall stemmer med vedtatt budsjett Korrekte tall medtatt i årsmeldingen

20 Revisjonsplan regnskapsrevisjon 20 Fitjar kommune Område Angrepsmåte Tidspunkt KOSTRA-rapportering korrekt foretatt Område Angrepsmåte Tidspunkt Vi vil også foreta en analyse av regnskapstall mot budsjett og fjorårstall. Bank Bankavstemming Feb..-april Investeringer og utlån Verdsettelse og klassifisering av verdipapirer Avkastning på verdipapirer Utlån husbankmidler mm Feb..-april Fordringer Kundereskontro mot regnskap Tap på krav (inkl. innbetalingskontroll) Kreditsaldi Periodisering inntekter Feb..-april Forskuddsbetalte utgifter Avsetninger Feb.-april Driftsmidler Anleggsregister mot regnskap Aktivering Salg Avskrivninger iht. regelverk Gjennomgang prosjektregnskap Feb.-april Påløpte utgifter Vurdere om kommunen har tilfredsstillende rutine for å identifisere avsetning for påløpte utgifter Vurdere avsetningene som er gjort Feb.-april Leverandørgjeld Leverandørreskontro mot regnskap Debetposter Utbetalingskontroll Saldoforespørsler Feb.-april

21 Revisjonsplan regnskapsrevisjon 21 Fitjar kommune Område Angrepsmåte Tidspunkt Langsiktig gjeld Lån iht. låneavtale/bekreftelse fra långiver Låneopptak er i samsvar med kommuneloven Memoriakonti (samsvar mellom opptak av lån, bruk av lån og bevegelse på konto for ubrukte lånemidler) Rentekostnader Avdrag iht. vektingsregel Oversikt over garantier Feb.-april Egenkapital/fond Evt. bevegelser kontrolleres mot avsetninger og bruk i driftsregnskap og investeringsregnskap Kapitalkonto Feb.-april Inntekter Analyse av inntekter Skatteinntekter Rammetilskudd Feb.-april Utgifter Analyse av utgifter Periodisering iht. anordningsprinsippet Feb.-april Lønn Analyse av lønnskostnader Kontrolloppstilling over innberettet beløp Feriepenger Pensjon Skattetrekk Arbeidsgiveravgift Sykepengerefusjoner Oktober Feb.-april Attestasjoner Div. attestasjoner inkl. mva-kompensasjon Hele året

22 22

23 23

24 24

25 25

26 26

27 27

28 Vedlegg til SAK 31/11 til møte i Kontrollutvalet Kontrollutvalet i Fitjar kommune, budsjettframlegg for 2012 form. Tekst Budsjett 2011 Budsjett 2012 Merknader Godtgjersle folkevalde (4-5 møter pr. år) Møtegodtgj. Kr 590 pr.medl.pr.møte, utv.leiar kr (gjeldande satsar) Tapt arbeidsforteneste ,141 Arbeidsgjevaravgift 14,1 % av ,13 Servering på møta Kontrollutvalsmøter 0,25 Kurs/opplæring/konferanse Fagleg konferanse / kurs / folkevaldopplæring 0,07 Reise- og opphaldsutgifter Reise ifm. kurs/opplæring Kontingentar Kontingent Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) 0,25 Abonnement Abonnem. til kontrollutvalsmedlemmer 0,25 Kjøp av sekretariatstenester Berekna sekretariatskostn., SSB-auke iflg. avtale 0,25 Kjøp av revisjonstenester I tråd med gjeldande avtale frå , fastpris rekneskapsrevisjon og ramme på 250 timar til prosjektarbeid (forvaltn.revisjon og selsk.kontroll) 0,25 Ekstra tiltaksmidlar Til utarbeiding av nye planar for forvaltn.revisjon og selsk.kontroll, samt uforutsette oppgåver for kontrollutvalet Meirverdiavgift MVA-kompensasjon

29 29 kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 07. desember 2011 Sakshandsamar: Kari Nygard Kopi til: Sak: 37/11 37/11 MELDINGAR Nr. Melding frå: Melding vedr.: 1 Kommunestyret Melding om vedtak Rapport etter forvaltningsrevisjon ressursbruk pleie og omsorg Samarbeid med Stord kommune om skatteoppkrevjar Selskapsoversikt 2010 Årsmelding for kontrollutvalet 2010 Val av kontrollutval 2 Kyrkjeleg Fellesråd Tilbakemelding med svar på førespurnad om revisjonstenester 3 Sekretariatet Aktuelle konferansar for kontrollutvalet i 2012: Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) sin kontrollutvalskonferanse vert i Trondheim juni Norges Kommunerevisorforbund (NKRF) sin kontrollutvalskonferanse er på Gardermoen februar (invitasjon som vedlegg) 4 Sekretariatet Folkevaldopplæring for kontrollutval på Solstrand Program og orientering om påmelding. Ymse FORSLAG TIL VEDTAK: Kontrollutvalet tek meldingane til orientering. Hogne Haktorson Kontrollsjef Kari Nygard Seniorrådgjevar Vedlegg: Melding om vedtak i kommunestyret Svarbrev frå Kyrkjeleg Fellesråd Invitasjon til NKRF-konferanse Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon: Mobil: E-postadresse: kari.nygard@post.hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva.

30 30

31 31

32 32

33 33

34 34

35 35

36 36

37 37

38 P R O G R A M 38 NKRFs Kontrollutvalgskonferanse 1-2 februar 2012 Clarion Hotel Oslo Airport, Gardermoen Hovedtemaer Kontrollutvalget oppgaver og utfordringer Selskapskontroll Samhandlingsreformen Etikk og korrupsjon Kommunerevisor den gode støttespilleren Målgruppe Ledere/medlemmer av kontrollutvalg, kontrollutvalgssekretærer, revisorer og andre som er interessert i tilsyn og kontroll i kommunesektoren Norges Kommunerevisorforbund på vakt for fellesskapets verdier

39 u Møteleder: Ole Kristian Rogndokken Daglig leder i Norges Kommunerevisorforbund 39 Onsdag 1. februar Registrering og kaffe / Utstilling Velkommen u Daglig leder Ole Kristian Rogndokken, Norges Kommunerevisorforbund Åpning u Statssekretær Dag Henrik Sandbakken (Sp), Kommunal- og regionaldepartementet Hjelp, jeg er ny i kontrollutvalget! Oppgaver, roller og muligheter. Erfaringsoverføring u Magnhild Holmberg (Frp), Skien kommune, kontrollutvalget u En innleder annonseres senere Kaffe / Utstilling Etikk i kommunesektoren u Ordfører Nils Røhne (Ap), Stange kommune - leder av Kommunesektorens Etikkutvalg Lunsj / Utstilling Styringsutfordring i kommunesektoren. Hvordan holde styr på selskapsjungelen? Case Briskeby stadion Innledere: u Tidl. ordfører Einar Busterud (BBL), Hamar kommune u Kjetil Solbrækken, sekretær for kontrollutvalget i Hamar kommune u Advokat Vibeke Resch-Knudsen, egen praksis Utspørrer: u Redaktør Ole Petter Pedersen, Kommunal Rapport Kaffe / Utstilling Kontrollutvalg i medieblest u Øystein H. S. Moen, partner og fagansvarlig PR, Agendum AS Middag på vakt for fellesskapets verdier

40 40 Torsdag 2. februar Samhandlingsreformen styrings- og tilsynsutfordringer u Kommunerevisor Annette Gohn-Hellum, Oslo kommune, Kommunerevisjonen Pause / Utsjekking / Utstilling Antikorrupsjonsarbeid i kommunene analyser og verktøy u Generalsekretær Guro Slettemark, Transparency International Norge Lunsj / Utstilling Utfordringer for velferds-norge u Professor og forsker Gudmund Hernes, Fafo Pause / Utstilling Kommunerevisor den gode støttespilleren u Ass. revisjonssjef Berit M. Dalvik, Telemark kommunerevisjon IKS u Teamleder Kirsti Torbjørnson, Telemark kommunerevisjon IKS Kåseri Annonseres senere Avslutning u Styreleder Per Olav Nilsen, Norges Kommunerevisorforbund Minikurs A Minikurs B A. Intro kontrollutvalg (Målgruppe: Nye kontrollutvalgsmedlemmer) u Seniorrådgiver Bodhild Laastad, Norges Kommunerevisorforbund Innhold: - Rammeverk for tilsyn og kontroll i kommunal sektor - Kontrollutvalgets formål, rolle og oppgaver B. De sentrale momentene for å forstå kommunalt regnskap (Målgruppe: Kontrollutvalgsmedlemmer) u Registrert revisor og daglig leder Åge Sandsengen, Kommunerevisjon IKS Medlem av NKRFs regnskapskomite og fagkomiteen i Foreningen for god kommunal regnskapsskikk Innhold: - Det kommunale økonomisystemet - Regnskapets oppbygging - Grunnleggende prinsipper og de unike økonomiske sammenhengene spesielt i balansen - Anordningsprinsippet - Resultatbegrepet på vakt for fellesskapets verdier

41 GENERELL INFO 41 NKRFs Kontrollutvalgskonferanse 1-2 februar 2012 Påmelding Påmeldingsfrist: 16. desember Bindende påmelding skal skje via NKRFs nettsider Faktura vil bli tilsendt etter påmeldingsfristens utløp. Det tas forbehold om endringer i programmet. Avbestillingsbetingelser Avbestilling må skje skriftlig. Det vil ved avbestillinger etter påmeldingsfristens utløp kreves et gebyr på kr 500 til dekning av administrasjonsutgifter. Ved avbestilling senere enn en uke før konferansestart belastes 50 % av konferanseavgiften. Konferansematerialet vil da bli ettersendt. Avbestilling ved legitimert sykdom behandles særskilt. Avmelding på konferansedagen, eller ev. uteblivelse, med fører full konferanseavgift. Ved hotellreservasjon kommer i tillegg ev. ansvaret overfor hotellet. Deltakelse kan ved behov overføres til en annen kollega. Konferansepriser* Deltakelse m/overnatting og middag: Kr (ikke-medlemmer: Kr 6 200) Deltakelse u/overnatting og middag: Kr (ikke-medlemmer: Kr 5 100) Prisene inkluderer dokumentasjon, lunsj, drikke til måltidene og servering i pausene. Ekstra overnatting m/frokost fra 31. januar 1. februar 2012: Kr *) Deltakere fra kontrollutvalg i kommuner/fylkeskommuner hvor sekretærtjenesten ivaretas av virksomheter som er bedriftsmedlem i NKRF, oppnår medlemspris. Konferansehotellet Clarion Hotel Oslo Airport, Gardermoen Ved behov vil også Comfort Hotel RunWay, som ligger vegg i vegg med konferansehotellet Forhåndsgodkjenning 13 timer i forhold til NKRFs regler for obligatorisk etter- og videreutdanning. Norges Kommunerevisorforbund Postboks 1417 Vika, 0115 Oslo Telefon , post@nkrf.no, Velkommen på konferanse! erling@erlingsdesign.no / faglig arena nettverksbygging inspirasjon

42 42 Folkevaldopplæring for kontrollutval Solstrand Hotell & Bad Solstrandveien 200, 5201 Os Dag 1: Tid Tema Førelesar Opning Forventningar til kontrollutvala Ein ordførar Utfordringar for den kommunale eigenkontrollen Fylkesmannsembetet Kaffipause Kontrollutvalet si samhandling med fylkestinget? Kap. 1 og Kva kan kontrollutvalet forvente av sekretariatet og revisor? Kap Lunsj Kva skal til for at kontrollutvalet skal lukkast i samspelet med fylkesting, sekretariat og revisjon? Korleis bør tilhøvet til fylkesadministrasjonen vera? Kap Beinstrekk Korleis skape interessante og engasjerande møte i kontrollutvalet? Kap 4 og Kaffipause Deloitte Deloitte Gruppearbeid v/deloitte Deloitte Deloitte Korleis skape interessante og engasjerande møte i Deloitte kontrollutvalet? - forts - Synleggjering av KU s arbeid Korleis kan ei bestilling til kontrollutvalet oppstå? Gruppearbeid v/deloitte Kort presentasjon av gruppearbeidet Avslutning Quiz Stein Ove Songstad, Deloitte Middag

43 43 Dag 2: Tid Tema Førelesar Kva betyr kontrollutvalet sitt arbeid for fylkesrådmannen? Kontrollutvalet og rekneskapsrevisjon Samspelet med revisor, roller og gjeremål Kap 9 og Forvaltningsrevisjon og rolla til KUV. - Analyse og plan - Kap 6 og Kaffipause og utsjekking Lage forslag til ein bestilling på ein forvaltningsrevisjon Presentasjon av gruppearbeid Ein rådmann Deloitte Deloitte Gruppearbeid v/deloitte Lunsj Selskapskontroll. Eigarskapskontroll og tilhøvet til heileigde selskap - Analyse og plan Kap 6 og Kaffepause Deloitte Tips frå ein erfaren kontrollutvalsleiar Oppsummering/avslutning Hogne Haktorson Folkevaldopplæringa vil koste ca. kr pr deltaker. Dette beløpet skal dekke kostnader til hotellet og kursdokumentasjon. Påmelding vert å sende til sekretariat.kuv@post.hfk.no med desse opplysningane seinast innan kl : Kommune Deltakarnamn E-postadresse Mobiltelefon

44 44 kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 07. desember 2011 Sakshandsamar: Kari Nygard Kopi til: Sak: 38/11 38/11 VURDERING AV OM DELOITTE ER UAVHENGIG I HØVE TIL FITJAR KOMMUNE Bakgrunn for saka: I samsvar med forskrift om revisjon (revisjonsforskrifta) 12 skal oppdragsansvarleg revisor for kommunar og fylkeskommunar ha ført ein heiderleg vandel. Oppfølging av dette kravet ligg til kontrollutvalet, jamfør merknader til nemnte paragraf. Jmf. revisjonsforskrifta 15 skal oppdragsansvarleg revisor kvart år, og elles ved behov, gje ei skriftleg eigenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalet. Ansvarleg revisor hjå Deloitte AS Else Holst Larsen sende over ei slik eigenvurdering dagsett Eigevurderinga ligg ved saka. I kontrollutvalsforskrifta 4 heiter det: 4. Tilsyn og kontroll Kontrollutvalget skal føre det løpende tilsyn og kontroll med den kommunale eller fylkeskommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret eller fylkestinget, herunder påse at kommunen eller fylkeskommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Som det går fram av denne forskrifta har kontrollutvalet ansvar for å sjå til at kommunen har ei forsvarleg revisjonsordning. Kontrollutvalet si handsaming av ansvarleg revisor si eigenvurdering, vil vera ein lekk i å sjå til at kommunen har ei forsvarleg revisjonsordning. Konklusjon: Sekretariatet finn ikkje at det framkjem opplysningar i eigenerklæringa som svekkar Deloitte sin ansvarlege revisor sin uavhengighet i høve Tysnes kommune. Sekretariatet vil rå til at kontrollutvalet godkjenner uavhegighetserklæringa frå ansvarleg revisor Else Holst Larsen hjå Deloitte. FORSLAG TIL VEDTAK Kontrollutvalet tar uavhengighetserklæringa frå ansvarleg revisor Else Holst Larsen vedr. om Deloitte AS er uavhengig i høve Fitjar kommune, til etterretning. Hogne Haktorson Kontrollsjef Kari Nygard Seniorrådgjevar Vedlegg: Vurdering av uavhengighet frå Deloitte, datert Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon: Mobil: E-postadresse: kari.nygard@post.hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva.

45 45

46 46

47 47

48 48 kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 07. desember 2011 Sakshandsamar: Kari Nygard Kopi til: Sak: 39/11 39/11 SUNNHORDLAND INTERKOMMUNALE MILJØVERK IKS (SIM) VURDERA PROSJEKT FOR Å SJÅ PÅ EIGARSTYRINGA I KONSERNET Bakgrunn for saka: SIM-konsernet sine oppgåver og organisering er sendt til eigarkommunane på høyring. Brevet til kommunane er datert Høyringssaka er ennå ikkje handsama i Fitjar kommune. På siste møte i kommunestyret var styreleiar i SIM tilstades og orienterte om selskapet. Avisartikkel med referat av denne orienteringa vert lagt som vedlegg til denne saka, saman med utsending av høyringssak frå SIM datert Dei andre eigarkommunane har handsama høyringssaka og gjeve sin uttale til korleis dei ser på SIMkonsernet sine oppgåver og organisering. I denne høyringsrunden er det kome fram at eigarkommunane bør vurdera å sjå på om dei utøver eigarstyringa i SIM på ein god nok måte. Etter at sak har vore oppe i dei andre eigarkommunane vedr. utgreiing og tilråding om SIM-konsernet sine oppgåver og organisering, har saka vore lagt fram som melding for kontrollutvala i Stord, Kvinnherad, Bømlo, Fitjar Austevoll og Tysnes. I alle kontrollutvala har det vore stemning for å vurdera å sjå nærmare på denne saka. Det er gjort følgjande vedtak i dei kontrollutvala som har vurdert sak om prosjekt for å sjå på eigarstyringa i SIM: Kontrollutvalet i Tysnes kommune fekk saka oversendt frå kommunestyret i Tysnes som bad kontrollutvalet sjå på saka. I møte gjorde utvalet slikt vedtak: 1. Kontrollutvalet i Tysnes kommune ber om at det vert gjennomført selskapskontroll i Sunnhordland Interkommunale Miljøverk IKS SIM-konsernet. 2. Det skal sendast førespurnad til dei andre eigarkommunane om å samarbeida om gjennomføringa av ein slik selskapskontroll. 3. Den største eigarkommunen, Stord, vert oppmoda om å ta hovudansvaret for gjennomføringa av prosjektet. 4. Deloitte får i oppdrag å laga ein skisse til prosjektplan som bør leggast fram i dei andre kontrollutvalsmøta til drøfting, medan kontrollutvalsmedlemmane i Tysnes får høve til å gje innspel pr. e-post. Når denne prosjektplanen har vore drøfta i alle kontrollutvala, vert det å gjennomføra eit telefonmøte med leiarane i dei respektive utvala, for å endeleg godkjenna den og setja i gong bestilling. Kontrollutvalsleiaren i Tysnes kommune har fullmakt til å vera med på å fatta vedtak i dette telefonmøtet, på vegne av sitt kontrollutval. Vidare har kontrollutvalet i Bømlo i sitt møte gjort føgjande vedtak: 1. Kontrollutvalet godkjenner skisse til prosjektplan som er lagt fram med dei innspel som kom fram i møtet. Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon: Mobil: E-postadresse: kari.nygard@post.hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva.

49 2. Kontrollutvalsleiaren i Bømlo kommune får fullmakt frå utvalet til å delta på eit telefonmøte saman med leiarane i kontrollutvala i dei andre eigarkommunane. I dette møtet skal endeleg prosjektplan vedtakast slik at Deloitte kan starte opp arbeidet så snart som råd er. 3. Den endelege prosjektplanen vert å leggje fram som orientering for kontrollutvalet i det neste møtet. Kontrollutvalet i Austevoll har og handsama saka og gjort vedtak i møte : 1. Kontrollutvalet i Austevoll ønskjer å delta i prosjektet med å gjennomføra selskapskontroll i Sunnhordland Interkommunale Miljøverk IKS SIM-konsernet. 2. Kontrollutvalet vil at prosjektet skal gjennomførast med å engasjera KPMG til å følgja opp saka med å gjera dei undersøkingane som gjeld Austevoll kommune sin eigarskap, samt at det vert samarbeid med Deloitte om innspel og oppfølging vidare av selskapkontrollen. 3. Kontrollutvalet tek forbehold før endeleg bestilling om pris på prosjektet. Synspunkt på dette skal hentast inn hjå utvalet ved bruk av mail før telefonmøte med utvalsleiarane i kontrollutvala. 4. Utvalsleiar får fullmakt til å delta i telefonmøte og å endeleg bestemma innhald i prosjektplan, herunder pris og gjennomføring av selskapskontrollen. SIM IKS vart stifta i mai 1990, og er registrert som morselskap i konsern. Det er innbetalt interessekapital i høve til folketalet i kommunane på etableringstidspunktet. Stord kommune 29,38 % 6 representantar i representantskapet Kvinnherad kommune 24,14 % 5 representantar i representantskapet Bømlo kommune 19,55 % 4 representantar i representantskapet Sveio Kommune 8,38 % 2 representantar i representantskapet Austevoll kommune 8,00 % 2 representantar i representantskapet Fitjar kommune 5,42 % 2 representantar i representantskapet Tysnes kommune 5,13 % 2 representantar i representantskapet Eigarane har i fellesskap uavgrensa ansvar for selskapet sine plikter. Ansvaret er delt mellom kommunane etter folketal pr. dato. 49 Drøfting: Kontrollutvalet i Fitjar må vurdera om dei vil delta i prosjekt med å gjennomføra ein selskapskontroll av SIM IKS, og drøfta dette ut frå dei bakgrunnsopplysningane som ligg føre. Ein bør vidare drøfta og gje signal om kva som vil vera viktige områder å sjå nærare på innafor SIM-konsernet, samt ta stilling til korleis ein kan gjennomføra prosjektet. Dersom kontrollutvalet går inn for å delta i prosjektet må ein drøfta kva føremål og problemstillingar ein skal sjå på. Det er utarbeida ei skisse med innspel på føremål og problemstillingar, som er kome så langt, og denne skissa vil bli lagt fram i møtet i kontrollutvalet. Det kan vera ei utfordring å få til innsyn, kontroll og å gjennomføra demokratiske styringssignal i selskap som er organisert som sjølvstendige rettssubjekt. Grunnen er at dei ligg utanfor kommunestyret si direkte styring, og administrasjonen sitt ansvar for internkontroll. Særleg vil dette gjelda interkommunale selskap der fleire kommunar er ansvarlege eigarar. Sunnhordland Interkommunale Miljøverk IKS og SIM Næring AS er og prioritert som prosjekt nr. 1 i Plan for selskapskontroll for Fitjar kommune Leiar for kontrollutvalet har alt nå gjeve melding til sekretariatet om at ho vert ugild til å delta i handsaminga av selskapet, på grunn av at ho er vara til representantskapet, har møtt her og vore med å fatta vedtak. Konklusjon: Sekretariatet vil rå til at kontrollutvalet i Fitjar kommune går inn for å samarbeida med dei andre eigarkommunane om å gjennomføra selskapskontroll i SIM IKS. Vidare vert det rådd til at prosjektplan som vert framlagt i møtet vert nøye gjennomgått og drøfta. 2

50 50 FORSLAG TIL VEDTAK 1. Kontrollutvalet i Fitjar vil delta i prosjektet med å gjennomføra selskapskontroll i Sunnhordland Interkommunale Miljøverk IKS SIM-konsernet. 2. Kontrollutvalet godkjenner skisse til prosjektplan som er lagt fram med dei innspel som kom fram i møtet. 3. Nestleiar i kontrollutvalet i Fitjar kommune får fullmakt frå utvalet til å delta på eit telefonmøte saman med leiarane i kontrollutvala i dei andre eigarkommunane. I dette møtet skal endeleg prosjektplan vedtakast slik at Deloitte kan starte opp arbeidet så snart som råd er. 4. Den endelege prosjektplanen vert å leggje fram som orientering for kontrollutvalet i det neste møtet. Hogne Haktorson Kontrollsjef Kari Nygard Seniorrådgjevar Vedlegg: Skriv frå SIM til kommunane om konsernet sine oppgåver og organisering, datert Avisartikkel frå Sunnhordland om orientering frå styreleiar i SIM til kommunestyret 3

51 51

52 52

53 53

54 54

55 55

56 56

57 57

58 58

59 59

60 60

61 61

62 62

63 63

64 64

65 65

66 66

67 67

68 68

69 69

70 70

71 71

72 72

73 73

74 74

75 75 kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 07. desember 2011 Sakshandsamar: Kari Nygard Kopi til: Sak: 40/11 40/11 OPPSTART AV ARBEID MED PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON OG PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL FOR VALPERIODEN Bakgrunn for saka: Vedr. Plan for forvaltningsrevisjon: Forskrift om kontrollutval i kommunar og fylkeskommunar 10 Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon lyd slik: Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. Dette betyr at kontrollutvalet innan utgangen av 2012 må sørgja for: å utarbeida ein plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon i perioden å gjennomføre ein overordna analyse av risiko- og vesentlighetsvurderingar i kommunen som planen skal baserast på at planen vert vedteken av kommunestyret, som kan delegera til kontrollutvalet å føreta endringar i planperioden. Fram til ny plan er vedteken vil plan for forvaltningsrevisjon gjelde Vedr. Plan for selskapskontroll: Forskrift om kontrollutval i kommunar og fylkeskommunar 13 Selskapskontroll lyd slik: Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Planen skal vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Kontrollutvalget avgjør selv hvem som på dets vegne skal gjennomføre selskapskontroll. Dette betyr at kontrollutvalet innan utgangen av 2012 må sørgja for: å utarbeida ein plan for gjennomføring av selskapskontroll i perioden det vil vera ei føremon om det også vert gjennomført ein overordna analyse av risiko- og vesentlighetsvurderingar for selskapa i kommunen som planen skal baserast på at planen vert vedteken av kommunestyret, som kan delegera til kontrollutvalet å gjera endringar i planperioden. Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon: Mobil: E-postadresse: kari.nygard@post.hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva.

76 Fram til ny plan er vedteken vil plan for selskapskontroll gjelde 76 Drøfting: Sjølve planarbeidet for dei to planane: Utarbeiding av forslag til overordna analyse av risiko- og vesentlighetsvurderingar og utarbeiding av forslag til plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll, kan gjerast av den valde revisor, sekretariatet eller anna eksternt selskap med kompetanse på området. Sekretariat for kontrollutvalet har ikkje kapasitet til å gjennomføre slike oppdrag. Kontrollutvalet må difor ta stilling til om ein skal be den valde revisor gjennomføra oppdraget eller om ein skal innhente tilbod i marknaden hos andre med kompetanse. Det er mykje som tyder på at det kan vera føremålstenleg å be Deloitte, som den valde revisor, å utarbeide forslag til analyse og forslag til plan for forvaltningsrevisjon. Som den valde revisor for kommunen kjenner Deloitte etter kvart organisasjonen ganske godt. Det gjer at dei vil ha eit godt grunnlag for å gjennomføre dette arbeidet. På den andre sida vil nokon kunne hevde at det kan vera lurt at andre enn den valde revisor utarbeider analyse og plan av omsyn til uavhengighet. Dersom kontrollutvalet kjem til at ein vil ut i marknaden for å hente inn tilbod frå andre, vil det sannsynlegvis føra til budsjettmessige konsekvensar, samt meir bruk av tidsressursar. Konklusjon: Ut frå ei totalvurdering vil sekretariatet tilrå at kontrollutvalet ber Deloitte om å utarbeide forslag til overordna analyse av risiko- og vesentlighetsvurderingar i Fitjar kommune, både for forvaltningsrevisjon og for selskapskontroll. På bakgrunn av desse skal det så utarbeidast forslag til plan for forvaltningsrevisjon for perioden og forslag til plan for selskapskontroll for perioden FORSLAG TIL VEDTAK 1. Kontrollutvalet ber Deloitte utarbeida forslag til overordna analyse av risiko- og vesentlighetsvurderingar for forvaltningsrevisjon i Fitjar kommune. 2. Kontrollutvalet ber Deloitte utarbeida forslag til overordna analyse av risiko- og vesentlighetsvurderingar for selskapskontroll i Fitjar kommune. 3. Basert på ein slik analyse ber kontrollutvalet Deloitte om å utarbeida a. Forslag til plan for forvaltningsrevisjon for perioden b. Forslag til plan for selskapskontroll for perioden På bakgrunn av dette ber kontrollutvalet Deloitte innan utarbeida prosjektplan som bl.a. inneheld korleis arbeidet skal gjennomførast, ressursbruk og forventa levering av planforslaga. 5. Prosjektplanen vert sendt til kontrollutvalet på mail for evt. kommentarar. Kontrollutvalet gjev utvalsleiar, i samråd med sekretariat, fullmakt til å godkjenna prosjektplanen. 6. Kontrollutvalet føreset at prosessen vert lagt opp slik at forslag til plan for forvaltningsrevisjon og forslag til plan for selskapskontroll kan leggast fram for kommunestyret seinast før sommaren Hogne Haktorson Kontrollsjef Kari Nygard Seniorrådgjevar 2